办公物料、用品管理制度5篇

第一篇：办公物料、用品管理制度

办公物料、用品管理制度

一、目的为了规范公司内部办公物料及用品的申购、采购、领取、统计、使用等行为，合理控制公司运营成本，减少浪费，特制定本制度。

二、职责

1、各部门负责人负责本部门人员办公物料及用品的审报、保管、下发及使用，严格控

制本部门办公用品成本；

2、公司办公室负责收集各部门办公物料及用品的审报汇总，审核、采买、保管统计及

下发，严格控制各部门办公用品成本；

三、办公物料、用品的类型

1、办公物料、用品

（1）办公家具；（办公桌椅、柜子等）

（2）办公设备及器械；（电脑、打印机、电话、音响等）

（3）办公用品及耗材；（本、笔、纸等）

（4）办公物料（名片、展板、宣传册、光盘等）

（5）推广物料

2、生活物料、用品

（1）生活家具；（桌椅、沙发、柜子、床等）

（2）生活设备及器械；（饮水机、电视、煤气灶等）

（3）生活用品及耗材；（筷子、碗、垃圾袋等）

3、其它用品

四、办公物料、用品的申请与发放

1、各部门日常办公物料及用品的申请需于每月3号～5号统一申报；

2、各部门负责人在实际工作中产生办公物料及用品的需求时，以《办公用品申请单》

或《费用/物料请示卡》的形式提报办公室；

3、办公室根据申请部门的实际情况及已领取记录进行审批和发放（每月10号～12号

发放）；

4、办公室根据领取、发放情况，做好出入库记录。

五、办公物料、用品的采买

1、办公室负责办公物料及用品的询价、谈价、采买、验收等事宜；

2、办公室根据公司办公物料、用品的库存情况，结合《办公用品申请单》或《费用/

物料请示卡》审批意见确定采买时间，付款情况，进行所需费用初步预算；

3、办公室主任根据所需费用预算填写《财务借款单》，持填写完毕的《财务借款单》

及《办公用品申请单》或《费用/物料请示卡》，报总经理进行《财务借款单》审批，审批完成后于财务部出纳进行借款；

4、办公室采购时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行采购、入库登记；

5、采购完成后办公室主任持采购收据或发票，财务部进行费用报销（报销单据需标明

供货商的名称、住址及联系方式，不可写在发票上）

备注：如已确定长期供货商家的物料，由办公室根据《办公用品申请单》或《费用/物料请示卡》审批意见通知供货商报价，根据供货商报价单结合历史供货记录及市场价格对比进行价格审核，确认价格合理后通知送货并进行验收、入库、登记，同时根据采购收据或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式），如有供货商价格不合理，按照以上5点进行市场采买。

六、办公设备、设施的维修

1、各部门在实际工作中产生的办公设备维修、零部件更换等需求时，部门负责人以《办

公设备维修申请单》形式报办公室（申报时间为设备损坏3日内）；

2、办公室根据申请部门的实际情况及已领取记录进行调查、确认损坏原因，并作出处

理意见后，报总经理审批，按照审批情况进行处理、维修；

3、办公室根据《办公设备维修申请单》审批意见确定维修时间，付款情况，进行所需

费用初步预算；

4、办公室主任根据所需费用预算填写《财务借款单》，持填写完毕的《财务借款单》

及审批后的《办公设备维修申请单》，报总经理进行《财务借款单》审批，审批完成后于财务部出纳进行借款；

5、办公室维修时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行维修、验收、登

记；

6、维修完成后办公室主任持维修收据或发票进行费用报销（报销单据需标明维修商的名称、地址及联系方式，不可写在发票上）；

7、办公室根据实际维修、维护情况作好记录。

备注：如已确定长期维修商家，由办公室根据《办公设备维修申请单》审批意见通

知维修商报价，根据维修商报价结合历史维修记录及市场价格对比进行价格审核，确认价格合理后通知维修并进行验收、登记；同时根据维修收据或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式），如有维修商价格不合理，按照以上7点进行市场询价后维修。

七、外阜项目部采购管理办法

1、外阜项目部采购条件

A.项目在实际工作中遇特殊情况，未能提前按照公司规定申请的，临时补打《办

公用品申请单》或《费用∕物料请示卡》经办公室主任审核且总经理审批后，方可在当地购买。

B.按照公司规定申请，经得办公室主任审核且总经理书面审批本地购买的，方可

在当地购买。

2、项目部采购时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行采购、入库登记；

3、采购完成后项目负责人持《办公用品申请单》或《费用∕物料请示卡》、采购收据

或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式）

八、办公物料的制作

1、各部门在实际工作中产生办公物料制作的需求时，以《物料制作申请单》的形式提

报办公室；（附制作效果图并标明规格、工艺）

2、办公物料的制作特指：名片、宣传册、展板等相关销售及策划等物料；

3、办公室根据申请部门的实际情况及历史制作记录进行初审，初审后统一报总经理审

批，按照审批意见进行制作；

4、由办公室根据《物料制作申请单》审批意见通知制作商报价，根据制作商报价单结

合历史制作记录及市场价格对比进行价格询问、审核，确认价格合理后填写《物料制作发包单》报财务部及总经理再次价格审批，审批完成后通知制作商进行制作，制作完成后办公室与申请部门共同验收、登记，同时根据制作收据或发票进行费用报销（报销单据需标明制作商的名称、地址及联系方式）

5、办公室在价格审核过程中发现制作商如有价格不合理或与历史制作记录悬殊较大，由办公室负责重新询价比较确立制作商，确立制作商时，必须进行三家以上询价比较，并将询价记入《物料制作发包单》

6、办公室根据制作情况，做好制作以及付款情况记录。

九、其他事项

1、公司将不定期组织财务部对部分发票与收据进行抽查，如发现假报或虚报时，处以

假报或虚报金额5倍的罚款，情节严重的给予开除处理并追究其经济责任；

2、公司内部日常办公用品按照部门月度申请进行统一审核发放，其余时间不予领取及

发放（部门副总或总经理特批除外）

3、办公室及各项目部办公物料及用品的入库、出库需作好相关登记及领取签名；

4、公司只提供部门共同物品，个人使用物品须自备，不得领用；

5、公司会根据情况给员工制作胸牌一个，名片一盒（各部门根据情况确定制作数量），如果员工不满3个月离职，扣除名片制作费用。

办公室

2014年 3月 13日

第二篇：门店物料用品管理制度

门店物料用品申购与领用管理办法

一、内容

物料用品是指单位价值在300元以下并在短期内(三个月)消耗的物品，300元而低于1000元的易耗物品也并入物料用品类。

二、物料用品管理原则：

采取分级建立物料库、实物负责的管理原则，在欢乐大家庭所辖各门店建立物料用品库，由专人负责，并按财务部的要求建立数量、金额明细帐。

三、操作流程：

（一）计划控制：

1． 管理制度：公司对门店核定每个单品每月的使用定额。2． 定额调整：参照每个单品的实际使用量对原核定的使用定额每季度调整一次，制定新的使用定额。

（二）物料用品的申购

1． 审批权限：由欢乐大家庭财务总监审批。

2． 申购程序及计划：各部门根据本部门物料使用情况及每个单品的定额量提出申购计划，报门店行政部和财务部审核后（由门店财务部确定该物料用品的购置方式）报公司财务总监审批。3． 申购要求：

1）申购的物料用品应按照行政部规定的时间一次性申购，在一个申购周期内一般不允许重复申购同一品种。如属特殊情况需由使用部门（门店）知会财务总监，经同意后，按申购程序办理。

2）因门店急用而又临时性短缺的物品，事先知会财务部后，可以由门店行政处进行采购，采购完毕后办理出入库手续，并完善未办理的申购手续。

（三）物料用品的采购：

1．采购物料应本着节约、实用的原则进行，并索取有效发票等有关原始单据。

2．采购的物料由行政部与供应商联系，由供应商在规定的时间内将物品送到各门店。

（四）物料用品的验收：

1．所有物品在采购后一律通过申购总部或门店所在地的物料库进行验收。物料库的实物负责人根据已审批的申购单进行验收，逐一清点数量及抽查其质量，对质量不合格的物品应拒收。

2．对验收合格的物品应填制收料单。

（五）物料用品的领用：

1． 各部门根据工作需要领用物料用品，由实物负责人填制领料单（领料单一式四联，一联存根联，一联财务联，一联记帐联、一联领料联），经领用部门负责人审批和领料人签字后发货。

2． 领料单的财务联由物料的实务负责人于月末汇总后交至财务处记账。

3． 物料用品领料单视同发票进行管理，不得虚开、涂改、挖补、变造、撕毁、拆本和单联填开领料单，发领料单的存根联应整本保存、不得撕开。

4． 月末物料库实物负责人将已填制的领料单的存根传交公司财务部，公司财务部对存根联进行检查，如有违规现象，按公司规定对当事人进行处罚。

（六）物料用品的明细帐（门店）和二级帐（部门）： 1． 物料用品采用的是帐和实物相分离的处理方式。2． 由实物负责人将当月所开的收、领料单及时传递给物料记帐人员，记帐员按类别品种据以逐日逐笔登记录入电脑，月未汇总收、领料单，分析填列“收领存汇总月报表”、“各部门领用物品汇总月报表”、“实际使用量与定额量对比表”及“领出未用物料盘点表”

3． 实物负责人于每月初将上述表格交公司财务部，（七）物料用品的盘存：

1． 为确保公司资产的完整性，各门店财务部至少每季度组织对物料库进行一次全面的盘点，由物料库的实物负责人进行实物盘点，公司财务部派人监盘。2． 盘点要求：

1）门店各部门的物料实物负责人在接到物料盘点书面通知后，应即刻作好预盘工作。

2）所有收领料单据须在盘点前一日全部开完，盘点后补开的领料单据不予承认，作盘亏处理。

3）物料明细帐必须在盘点前一日登记完毕，以便帐帐核对。盘点当月的领料单、收料单及相关报表在盘点前交财务监盘人员。

4）出现差异时，物料库负责人应及时查明原因，在盘点后三天内将盈亏原因报告交公司财务部。

5）公司财务人员根据盘点表及盈亏说明作物料盘点报告，报财务总监、董事长批示后，做相应的帐务处理，人为因素造成的盘亏由实物负责人赔偿。

6）每月应对已领用但未使用完的物料进行盘点，以便核实当月物料实际使用量，真实反映当月物料消耗。

（八）其他：

1．更换物料库的实物负责人时，应由公司财务部派人员参加实物盘点与监交工作，以便分清责任。

2．物料库只能存放物料用品，对于暂时性寄存的物品，应在一个星期内处理完毕，不允许长期存放其他物品，占用物料库的空间。物料库实物负责人对此负有监督责任。3．对于长期不用的物料用品，物料负责人应及时提出处理意见，以免长期占用物料库的空间。

4．对人为损坏物料用品的，除对损坏的部分进行赔偿外，还应处于50元以上罚款。

5．对丢失的物料用品，由实物负责人全额赔偿。6．对超定额使用物料用品又无正当理由的，将视情况对门店负责人进行处罚。

第三篇：办公行政用品管理制度

办公行政用品管理制度

为规范分公司属项目部行政办公用品申购、保管、发放、使用、报废及交接等程序，使之管理有序、责任明确，充分发挥资产的使用价值，特制订本制度。

第一条：分公司属项目部购置办公行政用品原则

应遵循“节约、适用、环保、安全、可重复使用”的原则。

第二条：行政办公用品的分类

按使用的性质分为低值易耗和高值管理品两类。其中低值易耗主要有：签字笔、签字笔芯、胶水、胶带、曲别针、打印纸、墨粉、夹子、文件盒、记事本、电插排、订书机、计算器、电话机以及装订机等。

高值管理品为：空调、打印机、投影仪、复印机、相机、传真机、文件柜、办公桌等价值较高的物品。

第三条：购置办公行政用品审批程序

1．分公司属项目部如需购置的行政办公用品为50元以下单件物品，应由各科室填写《办公行政用品计划申请表》，经由分管经理审批后由办公室负责采购，并建立发放签字登记簿。

2．购置大宗行政办公用品（百元以上物品），属项目部需填写《办公行政用品计划申请表》，分管经理签字后并报分公司经理审批，方可由项目人员会同分公司办公室负责集体采购。

3．新建项目部采购行政办公用品，应向分公司提交采购明细报告。内容包括：项目工期、人员配置等，需由分管经理认真审阅《办公行政用品计划申请表》并报分公司经理批准后，方可由在建项目部人员会同分公司办公室协助统一购置。

第四条：办公用品管理，调配程序

1．属项目部所购置的行政办公用品（包括大包施工队办公行政用品），必须建立办公行政用品登记台账，并由专人负责，如工作变动应及时做好移交签字手续。

2．属项目部所有行政办公用品，分公司可根据各项目部实际情况与项目部协商合理调配使用，如施工项目结束后，所有行政办公用品应及时盘存并移交分

公司负责人，并及时办理移交签字手续。

第五条：行政办公用品报废审批程序

分公司属项目部所有办公行政用品出现下列情况可申请报废

（1）因固定资产已超过使用寿命，确实不能使用的。

（2）因固定资产出现故障，维修价值过高或无需再有修复使用价值的。

（3）因办公设备使用成本过高，超过当前使用价值的。

凡办公用品需报废的，应由责任人提交书面报告，经分公司经理、书记研究确认批准后方可按报废处置。

第六条：办公行政用品移交程序

分公司属项目部所有办公行政用品所有权归分公司所有，如因职工岗位变动所领用的办公用行政用品应及时移交责任人，并及时注销原登记台账，方可办理变动新工作岗位，办公室责任人应及时重新登入分公司办公行政用品台账。

江南分公司

2012年3月2日

第四篇：办公也用品采购管理制度

采购管理办法

依据公司《采购管理办法》，为规范办公用品的采购管理，特制订本办法：

第一条办公用品的购买原则

（一）办公用品的采购由采购管理中心负责。

（二）按照各部门的采购申请，每月集中采购一次。

第二条 采购方式

（一）按照货比三家的原则，确定相对固定的供应商。

（二）定期对市场进行调查，评价供货商的价格及信用。

第三条 采购程序

（一）采购申请单：集团职能部门每月需要采购的办公用品，填写好申请单，经分管领导审批准后，于每月29日下午报行政部门。

（二）采购：行政部门审核采购申请单的合理性后，根据申请单，联系供货商及时组织采购。

（三）验收：行政部门将采购回来的办公用品交申请部门，由申请部门根据采购申请进行质量和数量的验收，并确认签字。

第四条 费用报销

各部门办公用品费用由各部门自行承担，由行政部统一报销。

第五条 本管理办法由行政后勤中心执行实施。

第六条 本管理办法修改权属于行政后勤中心。

第七条 本管理办法的最终解释权在行政后勤中心。

第八条 本管理办法自公布之日起实施。

第五篇：办公后勤用品采购及管理制度

办公后勤用品采购及管理制度

一、总则

1、为了规范办公后勤用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约，杜绝浪费，在管理上贯彻“管用结合、合理调配、物尽其用”的原则，特制定办公后勤用品管理制度。

2、本制度适用公司所有部门及员工。

二、办公后勤用品的采购

1、所有办公后勤用品的采购工作归口行政部管理。

2、严格执行公司采购制度，凡采购物资商品等必须按采购规定标准程序进行。

3、严格采购审批制度，行政部负责控制公司办公后勤用品预算和使用情况，审核物品采购及个人领用申请。

4、采购工作要科学合理，增强透明度，采购前应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家，讲价压价，实行阳光采购，避免和杜绝人情采购，努力达到货真价实、物美价廉。

5、办公后勤用品采购一般程序：

（1）部门提出采购申请，部门主管、分管领导审核（每周一各部门将申请清单报行政部）；（2）行政部按以下规定权限办理审批。

A、一次性支出在500元以下的．由行政部经理审批；一次性支出在 500元以上3000元以下的，由分管领导审批；3000以上的，由总经理审批。

B、大宗、批量、贵重物品由行政部经理、分管领导在采购地点、规格型号和质量价格上予以把关，全程参与采购工作。必要时，申购部门也要派人参与采购工作。

（3）在分管领导、行政部经理监督指导下实施采购；

（4）所购物品交保管员验收登记入库；

（5）采购人员凭入库单、发票等到财务部报账；

（6）行政部应做好周、月、的《办公后勤用品申购台账》。

三、办公后勤用品的保管

1、办公后勤用品由行政部安排专人负责保管。保管与采购人员应由2人以上分别担任，各负其责，不得一人双兼。

2、库存物品的种类要科学确定，合理控制，常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公后勤用品可适量库存，要避免不必要的储存和过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

3、批量购入的办公后勤用品应即时入库，分类存储，注意防火、防盗、防湿。物品采购员和保管员要搞好验收交接，在《办公后勤用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量并签收。

4、定期对办公后勤用品进行盘点，确保帐物相符，随时撑握库存物品数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。

四、办公后勤用品领取

1、领取的原则：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用，由仓管负责人审核发放领用物品。

2、领取时，领取人须在办公后勤用品领取登记本上写明日期，领用物品名称及规格、数量、用途，并由领用人签字。

3、招待烟酒领取审批参照《招待管理制度》。

4、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要，对于消耗品，可根据历史记录和经验法则制定领取基准。

5、领取非消耗性办公后勤用品，应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

6、大件物品领取后，应列入行政部固定资产管理序列。

7、为接受民主监督，强化节约意识，每季度通报一次办公后勤用品领用情况。

五、办公后勤用品的使用

1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节约每一张纸，每一颗订，每一滴墨，每一分钱，努力降低办公成本。

2、办公后勤用品应为办公、后勤保障所用，不得据为已有，挪作私用，不

得用办公后勤设备干私活，谋私利，不许将办公用品随意丢弃、废置。

3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关用电源，定期维护、保养，最大限度的延迟办公设备、后勤用品的使用寿命。

4、办公后勤用品的使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用，应充分发挥各种办公后勤用品的使用效率。

六、其他

1、本制度的解释、修订由行政部负责。

2、本制度自颁发之日起施行。