XX公司档案目标管理工作情况的调研报告

XX公司档案目标管理工作情况的调研报告

XXXX水电开发有限责任公司（以下简称“XX公司”）地处世界最大的水电基地——XX省宜昌市。XX公司于XX年1月经XX省人民政府批准成立，主要负责XX流域三个梯级水电站（装机X万千瓦的隔河岩水电站、装机X万千瓦的高坝洲水电站、装机X万千瓦的水布垭水电站）的开发建设及电站建成后的经营管理，用21年的时间完成了XX干流三大梯级电站建设任务后，目前主要负责电站的经营管理。

一、档案工作目标管理实施背景

XX公司经过多年的建设项目建档和档案管理实践，始终贯彻实施档案法律法规，充分汲取国内先进水电企业档案管理经验，坚持以规范化和科学化管理为目标，从单一的机关档案室发展到多个综合档案室，将简单的横向管理向多元的纵深推进，档案工作逐步从常规性、事务性、传统性的管理走向规范化、系统化、现代化的管理目标。丰富的馆藏资源在公司的基本建设、电力生产、经营管理、创新发展中发挥着重要作用，同时也见证了XX公司的战斗历程和辉煌业绩。

为全面提升XX公司档案管理水平，使档案资料更好地服务于XX公司“创建全国一流流域水电发电企业”的管理目标，践行XX公司“内涵式发展、专业化管理”的统领精髓，XX公司档案工作以XX省档案局文件《XX省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》为纲领，从组织管理、设施设备、业务建设、档案信息化、开发利用五个方面，全面、系统地进行检查和整改，顺利实施了档案工作目标管理“省特级”（此为XX省档案工作目标管理最高等级）的考评验收工作。

二、档案目标管理工作的主要做法

（一）坚持集中统一管理，不断健全档案管理网络体系

XX公司档案工作坚持统一领导、统一制度、集中管理的原则，实行各门类档案资料集中统一管理，档案中心及流域电厂档案室统一收集各部室或各单位产生的文书、合同、科技、会计、照片、实物等各门类、各载体的档案资料，并集中统一保管，避免档案资料的流失，确保安全保管和有效利用。

XX公司领导高度重视档案工作，将档案工作纳入议事日程和年度计划中，XX公司及流域电厂均成立了档案工作领导小组，由总经理（或厂长）任组长。各部室及各单位均配置兼职档案人员，业务上接受专业档案室的监督、指导和检查，有效确保了档案资料完整、规范、系统的移交、归档。

（二）持续加强制度建设，确保档案管理制度落实到位

XX公司流域电站开发战线长、技术难度大、施工复杂，产生的档案资料种类庞杂，数量繁多，档案资料收集难度大。为此，XX公司在工程建设管理过程中摸索出了一套适合流域管理特色的档案管理制度：一是严格执行国家和行业管理标准，如《重大建设项目档案验收办法》《水电站基本建设工程验收规程》《水电建设项目文件收集与档案整理规范》等；二是制定符合本单位工作实际的档案管理制度，如《XX公司档案工作管理标准》《XX公司档案库房火灾事故应急预案》及档案“三合一”制度、档案“四级”审签制度（即从施工、监理、建设单位，最后到档案室的逐级审查流程）等；三是根据机构和人员变化，及时修订档案资料归档范围和归档责任人。精细化的档案管理制度实现了对档案八个环节的标准化、规范化的管理。

（三）采取有效控制措施，保證档案资料完整准确

一是XX公司与各二级单位、流域电厂与厂各部室签订《档案工作责任书》，明确档案资料归档的责任和要求；

二是将档案工作纳入公司综合考核管理体系，XX公司档案中心对各单位档案工作进行考核，同时接受公司综合考核组的检查考核，确保对档案工作各个业务环节实行全过程考核；三是对各单位档案工作进行年度档案专项检查，及时查摆问题，强化整改落实，消除隐患；四是在合同条款中明确项目档案责任制，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体（声像、光盘、磁盘）等的整编归档内容，明确管理责任；五是项目档案工作实行“四同时”管理，即下达项目计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查项目计划进度同时检查文件材料形成情况，验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目档案的完整、准确、系统情况，项目总结同时做好项目文件归档交接，同时派遣档案人员参加设备开箱、项目竣工验收会等经营活动，所有项目档案资料须经档案部门审查并签字确认，方能办理竣工结算。

（四）创造有利条件，确保工作顺利开展

公司档案工作得到各级领导的重视和支持，档案设施设备购置、库房保洁、档案资源开发利用、档案专项活动等均顺利开展。XX公司及流域电厂均提供充足的档案库房和办公用房满足多年档案保管的需要；配备档案设施设备并进行正常维护和使用，确保档案资料的安全存放。持续加强档案管理人才队伍建设，组织专职档案员参加XX省人事局与XX省档案局举办的业务培训班，确保档案工作人员持证上岗。

（五）积极搭建信息平台，用好用活档案资料

XX公司档案自动化管理起步较早，从20世纪90年代开始配置计算机及档案管理系统，实现文档一体化管理。按照集团化管理要求，XX公司及流域电厂于XXX年统一采用上级主管单位开发的协同办公系统和档案管理系统，实现了档案的自动编目、检索、统计等功能，可将纸质文件和电子文件同步归档；数字化档案可直接载入系统，实现文件资料全文电子化、照片档案数字化及部分档案资料的数字化；根据国家标准对数据库数据进行安全备份和管理，并利用网络安全认证、防火墙和杀毒软件等有效防护措施，确保档案网络数据的安全。

创新档案服务形式，充分利用档案信息资源开展编研服务。XX公司档案中心建立了全公司所有员工任职的索引数据库，编研了XX公司员工任职全宗成果汇编，解决历年来查找员工任职信息的困难；编印文件汇编、大事记、水电站建设史、研究文集、年鉴等二次编研文献资料，便于各层次人员对档案资料的高效利用；利用网络平台和荣誉室展板等多种形式提供各类档案信息资源，展现XX公司及流域电厂的文化风貌、人文情怀，增强企业的凝聚力和创造力。

充分发挥档案资料在电力生产、工程建设、各项审计、法律纠纷、专项验收等工作中的依据凭证作用，为XX公司及流域电厂创造经济价值和社会效益。积极参加上级主管单位组织的档案资源开发利用优秀案例评选表彰活动，其中《为“1998年XX隔河岩水库错峰”提供决策依据》案例荣获二等奖，《规避“水布垭库区沉船事件”中的事故责任》等3项案例荣获优秀奖。

XX流域电站建设的档案资料作为珍贵的无形资产，是无数建设者们智慧的结晶，用好、用活这些资料，是档案管理人员责无旁贷的职责和义务。

三、档案目标管理等级评审工作后的思考

XX公司档案工作目标管理省特级评审工作虽然取得了阶段性成功，但是也暴露了在档案信息化水平不够高、档案编研工作有待加深拓广、档案管理工作发展不均衡等问题，今后XX公司将按照档案目标管理的各项指标，延续档案工作记录历史、传承文明的特性，本着服务为第一要務的宗旨，着力抓好“收齐、管好、用活”三个核心环节，努力开创XX公司档案管理新局面。

一是逐步实施各门类档案资料的数字化管理，提高档案信息化管理水平。

随着科学技术的不断发展和现代化管理手段的提高，档案资料的数字化建设势在必行，XX公司的科技档案涵盖3座大坝的全过程原始资料，是真实反映电站全过程建设的有效凭证，为让广大建设者们更加便捷、充分地利用这些资源，将这些档案资料全部进行数字化管理是非常必要的，下一步XX公司将按照上级主管单位的统一布署，分阶段、分步骤对室存全部档案进行数字化，积极用好数字档案馆系统的建设和运用，实现资源信息的高效共享。

二是开发更多可用的编研成果，充分用活档案资料。

XX公司室存档案资料专业技术强、创新科研成果丰富、建设时间长，如何将这些专业技术资料整理提炼，使其更好地服务社会和广大员工是档案工作者们必须思考的问题，今后我们将与相关业务技术部门一道，深层次、多方位地开展档案编研工作，使档案资料更好地服务本单位的各项管理工作。

三是夯实档案业务基础工作，不断提高档案规范化管理水平。

档案资料的齐全完整是档案管理工作的核心工作，是档案整理和归档工作的基础，今后要坚持不懈地抓好档案资料的收集工作，进一步完善档案管理制度，抓实档案工作控制措施，确保各类档案资料收集齐全、整理规范、归档科学、保管安全，铸就XX公司资源丰富、管理科学、健康发展的档案工作品牌内涵。