加强档案管理信息化建设的重要性及对策建议思考

加强档案管理信息化建设的重要性

及对策建议思考

如今，随着信息化的发展，社会上的各行各业都应用科技来加速自身发展，现今我国也要开展档案管理的信息化建设。档案的信息化管理能够保证档案可以长期保存，不仅能够提升档案管理效率，还能实现档案资源的共享，增加档案的整体利用价值。

一、档案管理信息化建设的重要性

如今我国的数字化、信息化技术得到了快速的发展，许多行业的档案管理工作都开始应用信息技术，从而加快了档案管理的信息化发展进程。在我国社会经济快速发展的背景下，档案管理的意义及其重要性日益凸显，同时对其管理工作的要求也逐步提升，这使得信息化技术在档案管理中的应用成为一种必然趋势。信息化档案管理模式的建设，不仅提升了档案的完整性和可靠性，而且还使档案资料的利用率得到了显著提升；此外，利用信息化技术进行档案管理，即简化了档案整理及分类工作，又使得管理过程更加标准化和规范化。现今应用信息化技术不仅要掌控好时机，而且还能加快办公效率，使档案管理更具科学性，从而极大地节省了人力，提高了工作效率，减少了占地空间，并且还方便后续的资料查找。

二、影响档案信息化建设的因素

（一）缺乏对档案信息化建设的认知

利用信息化技术进行档案管理，在新的管理模式下，使档案资源在共享平台下更易保存、查找以及分享，这对单位而言必然为一种趋势。可是如今我国还有大部分档案管理人员不能充分了解档案信息化管理工作，从而对其不够重视，使信息化技术在档案管理中的应用价值难以被正确认识。档案信息化建设的优势具体表现在：一是采用信息技术来提高档案的管理效率，可以加快档案管理部门的办公速度；二是建设信息化的档案管理工作，便于对档案进行查询，不仅能提升管理人员的办公效率，而且还能方便档案管理人员开展工作；三是实现档案管理的信息化建设能够实现档案的共享，提高档案管理的整体价值。可是目前还是有部分档案管理人员并未充分的了解到档案信息化建设的作用，阻碍了档案信息化的发展，从而降低了档案管理的效率及便利性。

（二）信息资源的应用存在错误的观念

影响档案信息化建设的原因之一就是对信息化资源的应用观念不正确，从而使档案信息化建设过程中所遇阻碍较多，难以顺利实施。在传统模式及理念下，档案管理只是简单地将档案资料收集起来，并放入馆中保存，再提供读者查阅。信息化档案管理建设的目的之一是实现资源共享，这不仅要使档案便于查阅，同时还需保证档案信息的安全性，使档案管理的价值最大化。但是如今还是有部分档案管理人员的档案观念不正确，并没有将重点放在档案的资源利用上，阻碍了档案管理工作的开展，难以充分发挥出档案管理的作用。

（三）信息资源保管部门无条件开展深层次整合与挖掘

档案管理的工作人员主要负责收集及保管档案、文献和资料，同时还要对档案进行分类、整理、保存、保护，还要提供馆内的查档服务等，而传统的档案管理方式存在较多的问题，不能充分开展档案的编辑、研究、汇总、分析等工作。同时员工少、缺乏相应的信息技术支持，导致工作人员难以充分、全面开展信息资源挖掘、利用和展示等工作。

（四）已形成的数字信息资源没有永久保管空间

目前的档案管理方式缺乏系统化的管理，导致大量信息资源无法得到永久保管，并且也没有构建较为完善的收集、保管和存储体制及标准，从而进一步加大了人力、物力和财力的投入，这时就要构建信息化的档案管理工作，减少流失及后续的重复性开发。

三、档案信息化建设与档案管理的对策

（一）增加档案信息化建设设备支持

如今随着信息化技术的发展，其在许多行业都得到了广泛的應用，为了提高档案管理工作的工作效率，优化档案管理的工作环境以及资源条件，就要在档案管理工作中采用信息技术进行作业，加快档案管理信息化建设的进程。在实际的工作中，还要加大资金方面的投入，同时也要引进先进的设施、设备，配置计算机与网络软件，全面落实好档案管理的信息化建设。除此之外，不仅需要采用信息技术，而且还要拓展延伸档案管理对象，将电子文件、视频资料等都纳入档案管理工作中，确保档案资源的全面性。在管理的过程中，还要加大档案资源数据库的建设力度，不仅要收集档案信息，而且还要对档案信息进行分类、储存与管理，便于后续开展档案资源的查询工作，提高档案信息管理的工作效率。

（二）落实好电子文件管理工作

如今各行业的工作都开始应用计算机网络，档案管理工作也不例外，管理部门将公文传到网络上，节省了储存空间，增加了电子文件的存储数量。数据分析，充分利用电子文件进行管理，不仅能够增加存储的数据，而且还能保证信息的完整性和全面性，充分发挥出档案信息的价值。因此，管理人员一定要重视档案文件的管理工作：首先，一定要先设立与电子文件管理直接相关的部门，不仅要保证电子文件管理流程的规范性，而且还要确保电子文件管理各个环节的流畅性，从而提高电子文件管理的科学性和可靠性。第二，提升管理人员的处理能力。在开展电子文件的管理工作时，工作人员一定要具备处理电子档案工作的能力，例如电子档案的文件格式、接收电子档案、保存电子档案等内容。第三，确保电子文件储存的全面性。虽然以电子文件的形式来管理档案信息，能够增加存储的数量，但目前并不确定这能否得到长期保存。因此，相应的管理人员要重视关于电子文件的保存问题，对于较为重要的电子文件要进行备份，避免档案信息丢失。

（三）建立网络档案

在档案管理工作中，构建网络档案能够最大限度地提高管理效率。首先，档案管理部门要建立档案网站，并且将部分档案放到资源网站中，便于单位员工进行查询，在源头上节约时间，提高服务效率。其次，建立网络档案还能够提高档案信息的利用率。第三，引进先进的硬件设备。建设档案管理的信息化，就一定要采用先进的硬件设备。应用质量好的硬件设备，不仅能够保证网络档案信息的安全性，而且还能实现网络档案信息的共享。所以说，落实好网络档案的构建能够推动档案管理的信息化建设，有利于档案工作的顺利开展，使其逐渐向现代化的方向发展，满足单位对档案管理的需求。此外，网络档案的构建在一定程度上方便了各项工作的开展，提高了工作效率。

（四）增强信息安全化的管理力度

信息化档案管理的建设，首先要保证信息的安全性，这就需要管理人员把控好档案信息，对于一些重要、私密的档案信息要落实好安全保密工作。在管理档案信息时，可以考虑建立相应的管理体制来监管管理工作，进一步落实好档案信息的保密工作。

（五）重视标准化管理

确保档案信息管理的标准化，是实现信息资源共享和利用的前提。因此，事业单位一定要对档案工作进行标准化的管理，确保档案工作的规范性。现阶段，各个行业都开始建设档案管理的信息化，但信息化技术尚处于初级阶段，档案管理的信息化建设并不全面，并且建设方法也存在一些问题。所以在建设中，单位也要重视相应的标准化管理，避免由于不良因素而影响到档案管理工作的开展。而且设置的标准化程度会直接影响档案管理的信息化建设，同时也会影响管理部门的发展。重视建设的标准化管理还能在一定程度上优化档案管理工作，提高整体的工作效率。

四、档案信息化建设的发展策略

（一）管理体系方面

想要进一步推进档案管理的信息化建设，首先，可以从档案信息资源整合和档案事业发展方面进行考虑，确保档案管理工作的规范性和可靠性。其次，从整个档案事业来看，还要建立数字档案馆，并对档案信息进行收集、整理、存储、管理、利用，从而再开展平台搭建、系统运维、数据存储、数据访问等，最终构成数字档案馆的基础体系。

（二）技术策略方面

如今在档案管理中最常采用的技术策略就是OCR识别技术和数据存储技术。OCR自动识别技术对档案基本信息的自动预识别。而数据存储技术包括有直接附加DAS技术、网络附加存储NAS技术等。通过优化管理技术来优化档案管理工作。

（三）人才策略方面

档案管理人员除了要具备传统的档案管理能力，同时也要能掌握现代化、数字化、网络化的管理技术。因此，档案管理人员要逐渐创新观念，树立较强的档案信息意识、服务意识。同时单位一定要重视关于档案管理人才的培养，从而为档案管理信息化建设的发展奠定坚实的基础。

五、结语

综上所述，随着社会的快速发展，在建设档案管理的信息化时，一定要先完善相应的管理体制，并且提高工作人员的综合素养，同时结合我国社会主义市场经济的发展规律制定档案管理工作的内容，推动档案管理事业的发展。