档案管理信息化建设建议论文

第一篇：档案管理信息化建设建议论文

【摘要】

档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。针对档案管理信息化建设方面，本文从提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障；转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理；优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力；加强档案网站建设，落实档案信息公开；注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用；规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确；完善数字档案馆建设共七个方面阐述了笔者的建议。

【关键词】档案管理；信息化建设；建议

档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。

一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障

各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。

二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理

传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。

三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力

从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。

四、加强档案网站建设，落实档案信息

公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。

五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用

档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。

六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确

电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。

七、完善数字化档案馆建设,开拓档案工作的新局面

数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

参考文献：

[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2001,(5).[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[J].档案与社会,2005,(12).[3]李香仙.浅谈人事档案管理信息化建设[J].科技创新导报,2011年17期.

第二篇：档案信息化建设与档案管理问题及建议论文

【摘要】本文首先阐述了电力建设项目档案信息化建设的重要性，然后指出了电力建设项目档案信息化建设过程中的常见问题，最后论述了促进电力建设项目档案信息化建设、加强档案管理的重要措施。

【关键词】档案管理；信息化建设；重要性；重要措施

电力建设项目档案管理工作是电力企业日常经营管理的重要内容，传统档案管理方式都是人工管理，不仅工作量大，而且还容易出问题。档案信息化的发展则有效规避了传统档案管理模式的弊端，在降低管理人员工作量的同时提高了管理效率和质量。电力建设项目档案信息化管理毕竟在我国出现的时间不长，所以在信息化建设过程中还存在一些问题，需要电力企业加大对档案信息化的投入和建设力度，从而不断提升档案管理的信息化程度。

一、电力建设项目档案管理信息化建设的重要性

（一）提高档案管理效率和质量。通常我们所见的电力建设项目档案都是纸质的，传统档案管理模式就是对这些纸质档案文件进行整理、保存，不仅工作量巨大，而且还容易出现差错。在电力建设项目档案管理工作中引进信息技术则显著改善了档案管理效率，将纸质档案扫描至电脑中，查找、阅览档案都可以利用计算机进行，再不需要查找大量纸质档案文件了。电力建设项目档案管理信息化建设改变了电力行业传统的档案管理模式，原本繁杂的工作变得更加简化。

（二）激发档案管理人员学习的主动性。电力建设项目档案信息化建设意味着传统档案管理工作的全面改革，对档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求。传统档案管理工作只需要工作人员细致、认真即可，在电力建设项目档案信息化建设形势下，就需要档案管理人员掌握基本的计算机知识和办公操作软件，这样才能在工作中游刃有余地利用计算机开展工作。

二、档案信息化建设过程中的常见问题

（一）重视程度不够。对电力建设项目档案信息化建设的重视程度不够主要体现在以下两点：第一，电力企业管理者对档案管理工作不重视，这就导致了无论是资金投入还是人力投入都比较不足，电力建设项目档案管理工作就会出现较多问题。第二，管理人员对档案管理工作不重视，没有认识到电力建设项目档案管理工作对电力企业发展的重要性，导致在日常工作中缺乏职业道德和责任心，这就会增加档案管理工作出错的可能性。

（二）资金人力投入力度少。电力建设项目的档案规模通常都比较大，其档案管理信息化建设需要电力企业投入较多的资金和人力，计算机的采购和档案管理软件的开发都需要大量的资金投入，信息化建设也少不了专业的信息人才。如果电力企业在资金和人力方面投入的力度小，就会严重阻碍电力建设项目档案信息化建设进程，理论无法变成现实，电力建设项目档案管理工作的效率和质量长期不能实现质的突破。

三、电力建设项目档案信息化建设的几点建议

（一）加强对档案信息化建设的重视。只有电力企业管理者充分认识到档案信息化建设的重要性，提高对信息技术应用的重视程度，才能切实促进电力建设项目档案信息化建设进程。随着经济和技术的发展，现代社会已经进入了信息社会，给人们的工作生活带来了极大的变化，只有加强对信息技术的重视，才能不断开发出信息技术的新功能，扩大信息技术的应用范围。在这种形势下，数字化档案已经成为电力建设项目档案管理的必然趋势，只有在电力企业的大力支持下，才能将更多的信息技术诸如加密技术、网络安全技术等应用在电力建设项目档案管理工作中。

（二）加大档案信息化建设的投入力度。一方面，电力企业应该投入资金来采购档案信息化建设需要的硬件设备，最典型的就是计算机；另一方面，企业应该加大人力资源的投入力度，因为电力建设项目档案信息化建设需要建立档案管理网络系统，开发档案管理软件，传统的档案管理人员在信息知识方面有些欠缺，无法胜任档案信息化改造工作，电力企业可以聘请专业的信息技术人才来帮助企业进行档案信息化建设。

（三）加强档案管理软件的开发。档案管理软件开发是电力建设项目档案信息化建设的必经途径。传统电力建设项目档案管理、储存工作的难度比较大，不仅需要足够的空间，而且对环境的温度、湿度等都有较高的要求，需要某档案时只能亲自查找，工作量非常大。利用档案管理软件检索系统则能在很短的时间内找到自己所需的材料，有时候还能通过档案在线阅览功能来查阅档案。

（四）建立健全档案管理制度。电力企业应该根据我国政府出台的《档案法》和单位自身的发展特点来建立自己的档案管理制度，明确电力建设项目档案管理各个岗位的工作职责，建立完善的档案管理监督机制，对电力建设项目档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保各项制度能够贯彻落实，如果发现档案管理中出现了严重疏漏，应该严格追究相关人员的责任。

四、结束语

在信息社会飞速发展的形势下，档案信息化建设已成为时代发展的必然趋势。电力建设项目档案信息化建设可以有效提升档案分类和管理的速度，简化了档案查阅和管理的流程。电力企业应该加强对档案管理信息化的重视，加大资金和人力的投入力度，重点开发电力建设项目档案信息化管理软件，建立健全档案管理制度，提升档案管理人员的综合素质能力。

【参考文献】

[1]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报（社会科学版）,2017,3(1):97-99.

第三篇：科技档案管理信息化建设

科技档案管理信息化建设

摘要：信息技术的快速发展使得各行各业发生了巨大变化，将其运用于科技档案管理上，能显著提高管理效率和质量。因此，国家对于科技档案管理信息化建设的发展问题越来越重视。所以，本文就对科技档案管理的信息化建设进行分析探讨，希望可以对大家日后的研究有所帮助。

关键词：科技档案；信息化；管理系统；人才

前言：近些年来，国家对于科技档案管理的发展越来越重视，随着计算机技术的不断发展以及网络技术的日益更新，档案管理信息化已经逐渐成为一种社会的发展趋势。因此，相关单位必须要重视科技档案信息化的发展建设，针对当前档案管理信息化建设中存在的相关问题采取合理的解决措施，这就需要相关单位了解并做到以下内容：科技档案信息化建设的意义分析

要知道，由于档案被长期保存在密封的空间内，经常会受到潮湿环境以及火灾的影响，所以相关单位必须支付一定的文档保管费用。所以，这样的情况在一定程度上影响了档案管理系统的整体发展。但是，由于近些年来，国家经济的不断发展，办公自动化以及无纸化的出现，使得整个档案管理工作发生了很大的变化。而这种变化也意味着档案工作将以多种多样的形式面向整个社会[1]。

另外，从档案信息化的角度看，环保档案管理的科技信息化也迫在眉睫。现今，许多的环保档案工作人员只是将档案管理的形式停留在一个肤浅的表面上，对信息化的理解过于狭隘。环保档案工作人员只是一味的照搬传统体制手法进行工作，而忽视了信息化所带来的快捷、方便。甚至于有些地方的环保部门没有充分按照要求进行信息化改革，只是进行口头的讲解，并未进行实际上的落实，这不仅消耗资源，不利于环保，更加阻碍了信息化建设的进程。环保档案局科技档案信息化建设方法

2.1 转变思想，树立新观念

首先，环保档案局的相关工作人员应该改变传统的意识，突破自我，对信息化进程加以重视。与此同时，各地方政府应该充分进行信息化模式的调整，加强环保档案的信息化建设，根据一系列的规章制度进行信息化改革。另外，单位人员还要根据环保局的自身发展情况，为单位内部的发展制定适合的管理体制。更重要的是，科技档案管理人员还应该对档案包含的文件、数据以及软件等进行统一的管理，从而保障档案管理信息化工作的顺利进行。相关档案管理人员还应该及时转变自身的观念，树立良好的信息化意识，为整个档案管理单位的快速发展做出更大的贡献。

2.2 构建信息化管理系统一直以来，大多数的档案管理单位都是采用较为传统的档案管理模式，虽然也可以完成档案管理的工作，但是却缺少一定的效率和保障。所以，在加强科技档案管理的同时，档案管理单位应该在内部构建一个信息化管理系统，为其信息化的快速发展打下坚实的基础，这样一来，档案管理单位就可以运用高科技的管理系统，促进整个档案管理工作的不断发展。将信息化管理系统应用在整个档案管理单位中，不仅可以为档案管理人员节省一定的时间以及提高一定的工作效率，而且还可以保证整个科技档案管理工作的安全性和永久性，这无疑是一件一举两得的事[2]。

2.3 重视人员培训

相关单位的档案管理人员要知道，加强档案信息化建设是一个需要长期奋斗的艰巨任务，工作人员要想更好地完成任务，就必须要意识到这项工作的重要意义，并且还要不断培养自身的专业素质和奉献精神。尤其对当前情况而言，相关档案单位完全可以通过培养高素质的专业人才，来促进整个档案管理信息化工作的顺利进行。更重要的是，档案管理单位还要定期为员工安排一些专业技能培训，让其在不断的锻炼中提高自身的专业素养，以此来保证整个科技档案管理工作的顺利进行。所以，相关档案管理部门必须要注重这点内容，为其日后快速稳定的发展打下坚实的基础[3]。

2.4 加大资金投入

加大资金投入是环保档案局进行科技信息化的基础，因此，档案管理人员就应该加大物质基础的投入，让环保局的工作人员和领导人员重视信息化建设。在完善合理的情况下最大化的加强信息化改造，如果某一地方政府的资金投入能力有限，也可以进行分期式的投入，首先进行硬件系统的升级，加强信息安全式的防护[4]。第二、相关档案管理人员应该根据单位内部结构的不同特点，加强其硬件系统的建设工作，以保证其日后更快更好地发展。

2.5 重视信息化管理系统，完善信息化制度

合理科学的制度能够保障科技信息化建设的有效运行，所以，环保部门以及档案建设部门应该全力改善信息化体制，确保在日常生活以及工作过程当中都能实现科学信息化。安全对于档案管理信息化具有十分重要的意义。一个稳定的网络平台，对于科技档案管理信息化的发展有着尤为重要的作用。所以，相关档案管理人员必须要重视信息化管理系统的安全管理工作，时刻提高自身的安全管理意识，并且档案管理人员还要拥有较高的警惕性，了解安全管理对档案管理信息化的重要意义。档案管理人员还可以采取身份认证、使用杀毒软件等方式，对科技档案管理系统进行严格管制，以此来保证整个科技档案管理信息化工作的顺利进行[5]。

结束语：

总而言之，由于经济水平以及科技水平的不断发展，国家对于档案管理信息化的建设问题越来越重视，它对于我国经济的整体发展有着十分关键的作用。实现档案管理信息化，不仅可以在很大程度上保证档案管理单位的工作效率，还可以提高其工作的科技水平。更重要的是，档案管理单位还要重视档案管理工作的安全问题，加强安全管理体制，为档案的保密性做出更多的努力，真正地将管理档案的重要价值发挥出来。这样一来，不仅可以在一定程度上促进我国档案管理单位的不断发展，而且还可以提高其整体的工作效率，最终为我国的整体发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1]许丽英.浅谈科技档案管理信息化建设[J].企业文化（下旬刊），2015（2）：195-195.[2]龚霞，钟霞.浅谈科技档案管理信息化建设[J].沿海企业与科技，2011（9）：19-20.[3]张永宽.科技档案管理信息化建设[J].科技资讯，2014，12（8）：232.[4]管意.科技档案管理信息化建设刍议[J].大陆桥视野，2014（22）：92-93.[5]邢惠杰.科技档案管理信息化建设微探[J].魅力中国，2013（19）：14-14.

第四篇：档案管理及信息化建设汇报

国电赤峰化工有限公司

档案管理及信息化建设汇报材料

国电赤峰化工有限公司在国电蒙能公司有关部门的指导下，紧紧围绕企业发展和工程建设中心工作任务，认真贯彻落实国家和集团公司有关法律和规定，着力抓好档案管理及信息化建设的各项基础工作，努力促使公司档案管理及信息化建设工作步入科学化、规范化、制度化的管理轨道，各类档案的管理和现代信息技术、信息资源的利用都取得了一定的成效，现将档案管理及信息化建设工作开展情况汇报如下：

一、档案管理及信息化建设基本现状

（一）、人员设施投入初具规模，基本满足企业基建阶段需要。在目前公司基建阶段人员与办公场地都较紧张的情况下，公司高度重视档案管理与信息化建设工作。在档案管理方面，公司目前设有专职档案管理人员两人，临时档案管理办公室一间，临时档案库房3间。在信息化建设方面，公司设有专职人员2人，建设了树状拓扑结构内部局域网，实现光缆进户，出口带宽为8MB，现有20平米中心机房一处，机房配有华为百兆防火墙一台，物资系统、财务系统、档案系统专用服务器3台，网络终端计算机总数超过200台，配有北京金和软件股份有限公司OA办公系统。档案管理软件已经采用北京东方飞扬软件公司开发的档案管理系统，目前正在于前期培训阶段。物资系统软件目前已经完成系统构架的部署、基础数据的录入、流程测试等基础性工作，投入试运行。

（二）、及时建立完善制度体系，档案信息管理逐步规范。化工公司是新建企业，为了尽快规范档案及信息管理，促进工程建设进展，公司及时制定了《国电赤峰化工有限公司建设项目档案归档办法（暂行）》、《工程竣工档案申报专项验收管理办法》，并附“基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表”。同时按集团公司档案管理要求制定了《档案保密管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案信息化建设管理办法》、《电子文件归档管理办法》、《科技档案管理制度》、《声像、实物档案管理制度》、《文书档案管理制度》、《信息管理办法》等各项规章制度，确保档案管理和信息化建设工作有法可依。

（三）、加强基建阶段档案整理，维护企业历史真实面貌。为了防止工程建设过程中出现前期资料不全和归档责任不清等问题，在时间紧、任务重、人员少等不利条件下，公司档案管理人员及时掌握各项工程的进展情况，参加各项工程的竣工验收会，做好设备开箱登记工作，认真搜集应当归档的散失在个人手中的各种文件材料，提高档案的归档率。具体做好了以下几个方面的工作：一是对公司成立前期各种文件材料进行了收集、分类、整理及组卷工作；二是对已经完成的设备及工程项目招投标文件进行了整理，装订及组卷，并按着蒙能公司的要求逐渐把招投标文件目录标准化，规范化；三是对技术部、设备部、物资部、计划部等部门零散归档的文件材料进行了登记、分类、整理及组卷；四是完成了对三修车间办公室、设备、备件、仪表电气库、厂区道路、厂区临时道路及临建工程、倒班宿舍楼等竣工项目的竣工档案的接收工作，并把各项工程的竣工档案按标准进行了分类、登记、整理及组卷；五是对招投标过程中形成的电子版文件进行了分类、整理、刻录工作。

（四）、提高档案利用效率，服务工程建设大局。档案工作的总目的，是提供档案信息为公司工程建设和中心工作任务服务。公司档案工作开展以来，大力开发档案信息资源，规范档案利用行为，促进档案有效地为工作建设服务，一年多来公司档案室提供借阅各种档案800多人次，复印资料20000多张。

（五）、注重人员业务培训，不断提高管理水平。长期以来，公司非常重视档案工作，今年3月份公司组织档案人员赴山西天脊集团参观考察；5月份组织人员参加了国家档案局举办的第九期档案人员业务培训班，系统地学习了档案管理学等专业课；6月份举办了新员工计算机应用知识培训。通过各种培训使工作人员学习档案管理和信息化建设新知识、新方法、新理念，为进一步做好公司档案管理和信息化建设打下扎实基础。

二、档案管理及信息化建设面临问题

（一）、公司工程建设当中有些项目是边设计，边招标，边施工工程，个别设备及工程招投标文件存在缺项及整理不规范等问题。

（二）、化工行业档案分类方案与电力企业档案分类方案有所不同，我公司是国电集团的第一个化工项目，档案分类过程中存在系统之间的差异，目前公司档案分类是按着化工工艺流程和各工号分类，大的类别不违背电力系统分类方案。希望上级档案主管部门给予指导，进一步明确工作标准。

（三）、由于公司正处在全面建设时期，办公楼还没有竣工，档案库房是临时的，面积较小，各项安全防护设施还不齐全，所以档案库房存在着一定的安全隐患。

（四）公司通信系统及计算机网络维护人员专业水平较低，还不能完全满足现代化煤化工企业的发展需要。

三、下一步工作思路

（一）、进一步加大资金投入。下半年公司办公楼将竣工，我们将按国家档案管理的有关标准，规划公司未来档案室、库房的布置及各项设施的配备，提前做好各种设备采购计划，确保公司档案工作尽快步入正轨。

（二）、进一步重视信息安全。公司将认真强化内部管理，建立建全管理制度和岗位责任制，把档案管理和信息化建设工作责任落实到人，加强涉密档案的管理，切实做好档案信息系统安全保密工作。定期进行异机备份，做好各种数据保护，保证服务器安全，网络安全，加强计算机病毒防护。

（三）、加强档案管理人员业务培训。为进一步加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，以适应现代化化工企业新形势下的档案工作，公司将不断加强各级人员的培训，提高档案管理和信息化专责人员综合素质及业务能力。

（四）、加强宣传工作力度。今后我们要着力加强档案法制和企业信息化建设意义的宣传，不断强化各级人员档案意识，在日常工作中不断积累资料，养成谁经办谁归档的好习惯，确保公司档案的齐全、完整。

化工公司虽然在较短的时间内建立起档案管理及信息化工作基本框架，满足了企业基建阶段需求，但我们清醒地认识到，目前化工公司的档案管理与信息化建设工作与国内优秀企业相比仍有巨大差距。尤其是公司创建全国一流化工企业的战略对我们档案管理和和信息化建设工作提出了更高的要求，如何满足企业发展的需求，如何为领导提供决策支持，如何通过信息化的应用进一步提高公司的管理水平等都是我们现在和将来要考虑解决和实施的重要工作内容。我们将在总结经验的基础上，虚心学习，科学规划，为项目顺利投产，早日实现全国一流化工企业的目标提供强大的信息支撑。

第五篇：浅谈学校档案管理信息化建设

浅谈学校档案管理信息化建设

来源：呼死你 http://www.xiexiebang.com/

摘要：本文从档案信息化的内涵、档案信息化建设策略、当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法三个方面进行阐述，力图进一步推进学校档案管理的信息化。

关键词：学校 档案管理 信息化 中图分类号：G6 5 7 文献标识码：A 文章编号：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01学校档案不仅具备一般档案的特点，同时也有一些其它档案不具备的特性——专业性、周期性和分散性。而信息化技术恰以其方便、快捷、开放，为学校的档案管理开启了新的窗口。在当前形势下，大力推进学校档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。

1档案信息化的内涵 所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要*提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务，在学校信息化改革中要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面人手促进信息化建设。

2档案信息化建设策略 2-．1提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。

2．2 着力提高档案标准化、规范化水平要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所(如机房、库房等)的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。

2．3 抓好学校档案数据库的建设目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。

数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。

2．4 搭建学校档案信息化建设平台提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立健全档案管理制度。提高和增强学校全体师生对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。我们要按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。同时，学校在人才使用上要把好关，引进一些档案专业和计算机管理方面的专业人员，也要往重档案人员的培训和深造，鼓励他们继续学习，提供机会让他们参加上级档案部门举办的各种培训。

2．5加强横向联合，实现信息资源共享学校部门多，人员复杂，学生流动性强。

因此，档案管理的复杂多样。建立一个完整的校园信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员、资金紧张等矛盾。

3当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法3．1存在的问题(1)档案意识淡薄、档案材料不全。一方面，由于学校教学工作任务繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，可能使重要材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性；另一方面，在学校教学过程中，有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

(2)档案管理手段落后、硬件设施不达标。目前，大多数学校，尤其是中小学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

3．2解决办法(1)加强档案部门网上办公先进设备的配置，加快档案信息化建设。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的学校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程。

(2)加强信息人文管理。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对档案信息进行管理，其主要管理手段是档案法律、信息政策和弘扬档案信息文化。在推进档案信息社会化中，应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立，没有这种人文管理提供支撑，要想充分实现档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的，只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。

(3)采取切实可行的信息保护措施。加强使用电子档案的法律、制度的制定，用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。