做好电子档案管理,强化档案信息化建设五篇

第一篇：做好电子档案管理,强化档案信息化建设

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王英杰 ,尹小群

(中煤 国际工程集 团 沈 阳设计研究 院 ,辽 宁 沈 阳

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摘要 :随着信 息技 术 的 不断发展 和应 用 的不 断深入 ,做 好 电子档 案 管理 工作 日显 重要 ,电

子 档案 管理 系统逐 渐成 为各行 各 业信 息化建 设 的重要 组 成 部 分.只有 利 用各 种 先 进 的技 术 手段.建设档案信息化,档案部 门才能成为企业真正的信息 中心 ,从而参与生产,服务 生产.文章阐述 了档 案信 息化 建设 的意 义与 主要 内容.关键 词 :电子档 案 管理;信 息化 建设;步骤 中图分 类号 :G 7 25 文献标 识码 :B 文章 编号 :1 7 — 9 9 2 0)00 0-2 6 1 0 5(0 7 S-140

与 生 产 ,服务 生产.电子档案 管理 这一 概念来 自于西 方.在我 国 的应 用始

于2 0世纪 9 代初 ,当时主要 应用 的是 以 目录管理 为 主 o年 要特征 的第一代档案管理软件.到 19 9 8年 ,出现 了以清华

加强电子档案管 理 ,建设 档案信 息化 ,首先实 现 了档

案管理从 收 集到 管理 和利 用 的 自动化 ,提 高 了工 作 效率;

其次在使用 电子 档案管 理系统 的过 程 中,对 档案管 理 的各 个环节必须加 以规 范 ,从 而制订 和完善 了电子档案 管理制 度;再次 ,通过辅助 编研 等技术 手段 ,对 档案数 据进 行有 效地组织和挖 掘 ,整合企 业资 源 ,为建设 企业 知识管 理 系统 打 下 良好 的 基 础.紫光 ,超星等为代表 的以 电子 文件管 理为 主要 特征 的第二 代档案管理软件.近几年 ,随着信息 技术 的不断 发展 和应

用的不断深入 ,电子档 案管理 系统逐 渐成 为各行各 业信 息

化 建 设 的重 要 组 成 部 分.档 案信 息化建 设 的必要性 与意 义

做好 电子档案管理工作 ,建设档 案信息化 ,从外 因看 ,首先是建设法制 国家 ,服 务和谐 社会 的需要.法制 国家是

一档 案信 息化 建设 的主 要 内容 2 1 管理 流程再 造.要实现 电子档 案 的规范化 管理 ,使 电子 文件 的归档 和 管理制度化 ,规范 化 ,必须 检查 企业现 有管理 模式 与规 范 化管理 的差距.电子档 案管理 规范化 涉及 方

方 面面 ,但必 须解决三个主要问题 : 1)归档范围.明确各个部 门档案归档 的内容 和归档范 围 ,确 定各 类档案 的归 档介质 ,份 数 ,以及 在 电子档 案管 理 系统 中的管理模式.2)归档流程 及方式.对各 种应 用系统(O 如 A,P M)D , 各种设计 系统 中产 生的 电子文件 信息 和属性 信息 如何确 定 其最终版本 ,如何 确认 其对 应 的档 案管理 类 型(例如 P M D

个契约型社会 ,凡事必 讲证 据 ,讲 依据 ,而 只有 档 案能

够提供具有唯一法律 效力 的凭证 ,因此为 了满足 社会 发展 的需要 ,重视 档案管 理工作 ,提 高档 案利用 效率是 必然 的趋势.其次是各 行各业 信息化 建设 的需要.信 息化 建设 的 各种应用产生 了大量 的电子 文件 ,例如设计 院应 用 P M 系 D 统 和专业 设计 系统 ,制 造业 应用 O A,E P A P等 系统 R ,C P 都会产生大量 的电子文件 ,这些 电子文 件是有 别于传 统纸 介质档案 的新 的档 案类 型 ,如 何将 这些应 用成 果进行 有效 地归档 ,管理和利 用 ,是摆在 企业 管理者 面前 的一个 紧迫的问 题.从 内因看 ,是 档案 部 门管 理和发 展 的需要.电子文 件的大量产生 ,使 档案 管理 部 门管 理档 案 的外 延扩 大化 了 ,因此其相应 的管理 职 能也必须 调整 ,档 案人 员 的业 务素 质 也必须适应这 一变革.使用档 案管理 系统后 ,档案 部 门内 部可 以甩掉管理 台帐 ,对外 可 以利 用 网络 为领 导决策 提供 依据 ,为企业 发展提 供各种 服务.只 有利 用这些 先进 的技 术手 段 ,档案部 门才 能成 为企业真 正 的信息 中心 ,从 而参

收 稿 日期 :20 0 —2 0 7— 8 1

会涉及工程设计类和科学技术研究类两 种类型档案 ,O A只 涉及文书档案一种类 型),归档方式是 自动还 是手动等 ,同

时要确定只管理到 目录级 的档案 的归档流程.电子文件格式.必须明确文 书,科技 ,声 像 ,实物)

等 档案的电子文 件格式 ,其 中尤 以科技 档案 为重.科技 档 案 电子文件 的主 要格式 有光栅 与矢 量两 种 ,而矢 量格式 又

作者简介 :王英杰(9 2一)16 ,女 ,辽宁黑山人 ,18 97年毕业 于大连外国语学院 日语语 言专业' ,现在 中煤 国际沈阳设计 研究 院信息中心工作.0

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以.w d g文 件 为 主 ,因 此 对 科 技 档 案 要 确定 设 计 软 件 的 版 本2 4 档 案 系统数 字 资源的 建设.档案系统资源 的建设是 指 现行应 用系 统归 档文件 的收 集和馆藏 档案的数字化两部分 内容.现行应用系统 如 O A,P M 等产 生 的 归档 文件 一般 是 D 通过数据 的接 口实 现归 档文件 的 自动流转 ,即文 档一体 化 和科 档一体化.接 口程序 一般 是一 次性 开发完 成 ,可 以保 证档案数据 与应用 系统最 终版 本 的数据 同步.归 档后 的电 子文件 存放于文件服务器 中,也可 以存人数据 库中.馆藏 档案 的数 字化 ,即利 用专 用扫 描设备 如工 程 扫描

并对其进行归档 ,以防止 归档 电子文 件 由于浏 览器 问题 导 致将来数据无法迁移的情况 出现.2 基 础设 施 建设.主要是指软件和硬件 的基础设施建设.电子 档 案 管 理 系统 软件.电子 档 案 管 理 系 统 软 件 是)系 统 的核 心 ,应 主 要 包 含 数 据 录 入 系 统 ,权 限 管 理 系 统 ,系统设置系统 ,WE B查询系 统等基 本模块 ,要 能通过 局域 网处理档案部 门所 有 的档案 管理业 务 ,完 成对 档案 的数字 化加工 ,数字档 案 的采集 ,处 理 ,存 储 ,归 档 ,组 织 ,发 布和利用等全过程 ,并交换档案(即电子归档 ,包 括管理信 息 ,数字化档案和数字档案),通 过局 域网对企业各 部门提 供高效跨库 ,无缝 连接的信息服务.2)服 务器和存储设备.应 由企业信息 管理部 门统 一规

划 ,在此 不再 赘 述.仪 ,文档 高速 扫 瞄仪 等设 备 对馆藏 的 图纸 ,文 档 ,声像 等

档案进行 扫描 和: 等工 作 ,从 而实现 纸质 档案 向 电子 文 处理

件 的转 变.数 字 化 的 过 程 分 为 鉴 定 ,整 理 ,扫 描 ,图 像 处

理 ,质量检验 ,电子文件挂接等几个过程.馆藏 档案如果全 部数 字化 ,对 于馆藏 量较 大 的单位 数 字化费用是相 当 高的.因此 ,数 字化 的原则 首先是 “ 鉴 先定后数字化 ” ,同 时兼 顾 “ 用 为 本 ,抢 救 优 先 ” 的原 则 , 利输 入 设 备.主 要 是 对 馆 藏 档 案 进 行 数 字 化 处 理 ,包)

括工程图纸扫描仪 ,文档高速扫描仪 和普通平板 扫描仪 等 , 分别完成图纸 ,文件和照片等档案 的数字化处理工作.输 出设 备.主 要 是 完 成 档 案 的打 印 输 出工 作 ,包 括)

这样才能保证 在 合理 的投 入 内取得 最好 的经济 效益.对 于 已经失去利用 价值或 利用 价值 不高 的档案 ,则 必须 尽快 销 毁 以减轻库 房 的压力.否则 ,既不 销毁 也不数 字化 只会使 以后 的工作难度加 大.绘图仪 ,激光 打 印机 等.只有必要 的基 础设 施完 备后 ,才 能形成完整 ,有效 的电子档案管理系统.3 制订 电子档 案 管理制 度.为了适应 数 字资 源 多样 性 ,满 足 数 字资 源 长期 保 存 , 规范 电子档案管理 的需 要 ,有 必要 在实施 电子 档案 管理 系 统一 定时期 后制 订适 合 本单 位需 求 的 电子 档 案管 理制 度.从 目前情 况看 ,可 依据 的 国家标准 分别有 《 B T 184 G / 8 9 — 20 0 2电子文件归档与管理规范》,《 质档案 数字 化技术规 纸结

语

随着信息技 术的不 断发展 ,电子 档案 的管理 与应 用也

会不 断地 深入.目前 ,除 了普遍 开展 的档案 数字 化工 作 以 外 ,许 多高端技 术如 全文检 索 ,电子印章 ,电子 文件加 密 等技术也在一些 用户 中得到 了不 同程度 的应 用 ,这些 应用 为构筑企业数字 踏案 馆和 企业 知识 管理平台打 下了 良好 的 基础.在 I T业人 士与广大 用户 的共 同努力 下 ,档案信息 化 建设 工作 必将 为 企业发展和社会进步做 出更 大的贡献.(责任 编辑 郑燕凌)

范 D / 3 — 0 5 等相关标准 ,但前者是原则 性的规定和 A T 1 20)要求 ,对于实施 而言 ,还必 须有 具体 的可操 作 的电子 文件 归档与管理标准.目前各企 事业单 位都 在积 极探 索制 订 电

子档案管理的相关 规范 ,力 求从 管理 和技 术上保 证 电子文 件的真实性 ,完整性和有效性.※信 息 资讯 · 建设 信 息 ※

我国将新建 5 0座 煤 矸 石综 合 利 用 电厂

近日,国家发展和改革 委员会 印发了 《 关于 2 0 2 1 0 7～ 0 0年煤矸石综合 利用 电厂项 目建设有关事 项 的通 知》 ,确定 2 0 07

～1 全 国 将 新 建 煤 矸 石 综 合 利 用 电厂 5 00年 0座 ,总 装 机 容 量 2 0 00万 k.W

据 了解 , 目前 ,全 国每年排放 的可用 于发 电的煤矸石约 2 多吨.煤矸石排放堆积 ,浪 费资源 ,占压土地 ,污染环境.亿

有关人士认为 ,该 《 通知》 的印发对于指导企业开展煤矸石综 合利用电厂项 目前期工作 ,加快煤 矸石等低 热值资源综 合利 用 ,推动全 国的节能减排工作具有重要作 用.目前 ,煤炭企业的煤矸石综合利用 电厂规模 大多偏小 ,《 知》 的出 台给煤炭企 业 的煤矸石综 合利 用 电厂提出 了更 高 通的标 准.[ 本刊 通讯 员]0

第二篇：关于档案信息化建设提高工程档案管理效率

关于档案信息化建设提高工程档案管理效率

摘要：本文分析档案信息化建设的涵义，改进档案管理方式，推进工程档案管理进程，对档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向等。

关键词：档案信息化档案管理方向

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

前言:档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

2.1 拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.2 提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管

理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。本文转自论文发表http://

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4、结语

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效

率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

[1] 赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案,2008,(06).[2] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010,(03).

第三篇：浅谈如何做好机关档案信息化建设工作

浅谈如何做好机关档案信息化建设工作

档案作为一种基础性的社会信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，加快档案资源的信息化和数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案馆建设成为公众获取政府公开信息的便利场所，以满足社会对档案信息资源的需求，这对于档案工作更有效的服务于政府和社会具有重要的意义。档案信息化建设要做好如下几项工作。

一是加强电子政务建设。档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。因此。要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。

二是加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源

建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。

三是调整馆藏结构，加快数字档案馆建设。在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。因此，一定要加快数字档案馆建设。近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。

四是加快档案信息资源管理的统一规范。档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息化建设的主要内容是档案信息数字化建设。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准、统一规范，使电子文件的归档，传统载体档案的数字化，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。要积极推广应用了统一规范的易初档案系统管理软件，并做好本单位的电子计算机积累、鉴定、著录和归档管理等工作，确保档案信息交换与实现档案信息资源共享。

五是加强信息技术人才的培养工作。档案部门应尽快建立起一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍，以满足档案信息化建设的需要。为加快档案信息化建设，可采取引进和培养并重的措施，加强档案干部队伍建设。做好现职人员的培训工作，分期分批地安排机关工作人员参加有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术和现代管理技术等知识的培训；积极开展多种形式的技术培训和技术交流，经常组织机干部外出参观学习，努力营造学习新技术和新知识的良好环境；大胆启用现有的技术骨干，给他们压担子、交任务，使他们在实践中成长，在工作中进步；积极具有专业知识的专门技术人才，并为他们创造了良好的工作环境。

第四篇：档案信息化建设与档案管理问题及建议论文

【摘要】本文首先阐述了电力建设项目档案信息化建设的重要性，然后指出了电力建设项目档案信息化建设过程中的常见问题，最后论述了促进电力建设项目档案信息化建设、加强档案管理的重要措施。

【关键词】档案管理；信息化建设；重要性；重要措施

电力建设项目档案管理工作是电力企业日常经营管理的重要内容，传统档案管理方式都是人工管理，不仅工作量大，而且还容易出问题。档案信息化的发展则有效规避了传统档案管理模式的弊端，在降低管理人员工作量的同时提高了管理效率和质量。电力建设项目档案信息化管理毕竟在我国出现的时间不长，所以在信息化建设过程中还存在一些问题，需要电力企业加大对档案信息化的投入和建设力度，从而不断提升档案管理的信息化程度。

一、电力建设项目档案管理信息化建设的重要性

（一）提高档案管理效率和质量。通常我们所见的电力建设项目档案都是纸质的，传统档案管理模式就是对这些纸质档案文件进行整理、保存，不仅工作量巨大，而且还容易出现差错。在电力建设项目档案管理工作中引进信息技术则显著改善了档案管理效率，将纸质档案扫描至电脑中，查找、阅览档案都可以利用计算机进行，再不需要查找大量纸质档案文件了。电力建设项目档案管理信息化建设改变了电力行业传统的档案管理模式，原本繁杂的工作变得更加简化。

（二）激发档案管理人员学习的主动性。电力建设项目档案信息化建设意味着传统档案管理工作的全面改革，对档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求。传统档案管理工作只需要工作人员细致、认真即可，在电力建设项目档案信息化建设形势下，就需要档案管理人员掌握基本的计算机知识和办公操作软件，这样才能在工作中游刃有余地利用计算机开展工作。

二、档案信息化建设过程中的常见问题

（一）重视程度不够。对电力建设项目档案信息化建设的重视程度不够主要体现在以下两点：第一，电力企业管理者对档案管理工作不重视，这就导致了无论是资金投入还是人力投入都比较不足，电力建设项目档案管理工作就会出现较多问题。第二，管理人员对档案管理工作不重视，没有认识到电力建设项目档案管理工作对电力企业发展的重要性，导致在日常工作中缺乏职业道德和责任心，这就会增加档案管理工作出错的可能性。

（二）资金人力投入力度少。电力建设项目的档案规模通常都比较大，其档案管理信息化建设需要电力企业投入较多的资金和人力，计算机的采购和档案管理软件的开发都需要大量的资金投入，信息化建设也少不了专业的信息人才。如果电力企业在资金和人力方面投入的力度小，就会严重阻碍电力建设项目档案信息化建设进程，理论无法变成现实，电力建设项目档案管理工作的效率和质量长期不能实现质的突破。

三、电力建设项目档案信息化建设的几点建议

（一）加强对档案信息化建设的重视。只有电力企业管理者充分认识到档案信息化建设的重要性，提高对信息技术应用的重视程度，才能切实促进电力建设项目档案信息化建设进程。随着经济和技术的发展，现代社会已经进入了信息社会，给人们的工作生活带来了极大的变化，只有加强对信息技术的重视，才能不断开发出信息技术的新功能，扩大信息技术的应用范围。在这种形势下，数字化档案已经成为电力建设项目档案管理的必然趋势，只有在电力企业的大力支持下，才能将更多的信息技术诸如加密技术、网络安全技术等应用在电力建设项目档案管理工作中。

（二）加大档案信息化建设的投入力度。一方面，电力企业应该投入资金来采购档案信息化建设需要的硬件设备，最典型的就是计算机；另一方面，企业应该加大人力资源的投入力度，因为电力建设项目档案信息化建设需要建立档案管理网络系统，开发档案管理软件，传统的档案管理人员在信息知识方面有些欠缺，无法胜任档案信息化改造工作，电力企业可以聘请专业的信息技术人才来帮助企业进行档案信息化建设。

（三）加强档案管理软件的开发。档案管理软件开发是电力建设项目档案信息化建设的必经途径。传统电力建设项目档案管理、储存工作的难度比较大，不仅需要足够的空间，而且对环境的温度、湿度等都有较高的要求，需要某档案时只能亲自查找，工作量非常大。利用档案管理软件检索系统则能在很短的时间内找到自己所需的材料，有时候还能通过档案在线阅览功能来查阅档案。

（四）建立健全档案管理制度。电力企业应该根据我国政府出台的《档案法》和单位自身的发展特点来建立自己的档案管理制度，明确电力建设项目档案管理各个岗位的工作职责，建立完善的档案管理监督机制，对电力建设项目档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保各项制度能够贯彻落实，如果发现档案管理中出现了严重疏漏，应该严格追究相关人员的责任。

四、结束语

在信息社会飞速发展的形势下，档案信息化建设已成为时代发展的必然趋势。电力建设项目档案信息化建设可以有效提升档案分类和管理的速度，简化了档案查阅和管理的流程。电力企业应该加强对档案管理信息化的重视，加大资金和人力的投入力度，重点开发电力建设项目档案信息化管理软件，建立健全档案管理制度，提升档案管理人员的综合素质能力。

【参考文献】

[1]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报（社会科学版）,2017,3(1):97-99.

第五篇：浅谈学校档案管理信息化建设

浅谈学校档案管理信息化建设

来源：呼死你 http://www.xiexiebang.com/

摘要：本文从档案信息化的内涵、档案信息化建设策略、当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法三个方面进行阐述，力图进一步推进学校档案管理的信息化。

关键词：学校 档案管理 信息化 中图分类号：G6 5 7 文献标识码：A 文章编号：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01学校档案不仅具备一般档案的特点，同时也有一些其它档案不具备的特性——专业性、周期性和分散性。而信息化技术恰以其方便、快捷、开放，为学校的档案管理开启了新的窗口。在当前形势下，大力推进学校档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。

1档案信息化的内涵 所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要*提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务，在学校信息化改革中要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面人手促进信息化建设。

2档案信息化建设策略 2-．1提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。

2．2 着力提高档案标准化、规范化水平要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所(如机房、库房等)的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。

2．3 抓好学校档案数据库的建设目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。

数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。

2．4 搭建学校档案信息化建设平台提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立健全档案管理制度。提高和增强学校全体师生对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。我们要按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。同时，学校在人才使用上要把好关，引进一些档案专业和计算机管理方面的专业人员，也要往重档案人员的培训和深造，鼓励他们继续学习，提供机会让他们参加上级档案部门举办的各种培训。

2．5加强横向联合，实现信息资源共享学校部门多，人员复杂，学生流动性强。

因此，档案管理的复杂多样。建立一个完整的校园信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员、资金紧张等矛盾。

3当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法3．1存在的问题(1)档案意识淡薄、档案材料不全。一方面，由于学校教学工作任务繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，可能使重要材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性；另一方面，在学校教学过程中，有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

(2)档案管理手段落后、硬件设施不达标。目前，大多数学校，尤其是中小学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

3．2解决办法(1)加强档案部门网上办公先进设备的配置，加快档案信息化建设。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的学校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程。

(2)加强信息人文管理。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对档案信息进行管理，其主要管理手段是档案法律、信息政策和弘扬档案信息文化。在推进档案信息社会化中，应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立，没有这种人文管理提供支撑，要想充分实现档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的，只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。

(3)采取切实可行的信息保护措施。加强使用电子档案的法律、制度的制定，用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。