简论科技档案管理信息化建设刍议（范文）

第一篇：简论科技档案管理信息化建设刍议（范文）

简论科技档案管理信息化建设刍议

论文摘要：信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。从科技档案在企业信息化建设中发挥的作用、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节、科技信息化管理是一项系统工程、科技管理系统实现了科技档案现代化管理等几个方面进行阐述。

论文关键词：信息化；科技；档案管理；必由之路

进入21世纪以来，由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。对于一个企业来说，研发能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，科技档案信息化管理势在必行。

所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始

档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高企业的生产能力和经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。

供电企业在改革发展的历史进程中，特别是经历了IP市场风雨变换的考验，以“抓住机遇，迎接挑战”为口号，已实现了信息化建设的新局面。以辽宁省电力公司ERP项目为例，2008年9月26日全面启动，2009年6月25日成功上线，11家市级供电公司按照试点设计流程无差异推广，当年11月25日，ERP项目在14家市级供电公司全面推广。继后，2010年ERP在农电系统的71个县区上线。这说明了以ERP为核心的各信息系统深化应用为主线，为支撑坚强智能电网和三集五大体系建设，为尽快建成“一强三优”现代公司，奠定了坚实的信息化建设的基础。

同样，在供电企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息，为供电企业的生产、经营、研发和领导决策服务，已成为供电企业信息化建设的核心环节。供电企业的科技档案信息化建设，将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平，建设成具有行业特色的专题数据库，这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是一项系统工程

供电企业一般设置科技信息管理部门，这个部门的主要职责是：根据本企业生产、经营和发展需要，开展科技工作，解决实际问题，推动电网技术进步与信息化；运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段，提高本企业科学管理水平。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划（资金）管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是供电企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。

供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作（当然包括科技档案管理）的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更

高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统

以辽宁省电力公司为例，科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构（BAS），应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统

计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统

全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

5.科技统计系统

统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

在辽宁电力科技管理系统应用过程中，不仅实现了科技档案现代化管理，同时涌现出大量的新技术、新成果服务于企业建设。信息化是科技档案管理的核心，它可以带动其他新技术的应用与发展。随着企业信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现科技档案的管理信息化，科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。

第二篇：科技档案管理信息化建设

科技档案管理信息化建设

摘要：信息技术的快速发展使得各行各业发生了巨大变化，将其运用于科技档案管理上，能显著提高管理效率和质量。因此，国家对于科技档案管理信息化建设的发展问题越来越重视。所以，本文就对科技档案管理的信息化建设进行分析探讨，希望可以对大家日后的研究有所帮助。

关键词：科技档案；信息化；管理系统；人才

前言：近些年来，国家对于科技档案管理的发展越来越重视，随着计算机技术的不断发展以及网络技术的日益更新，档案管理信息化已经逐渐成为一种社会的发展趋势。因此，相关单位必须要重视科技档案信息化的发展建设，针对当前档案管理信息化建设中存在的相关问题采取合理的解决措施，这就需要相关单位了解并做到以下内容：科技档案信息化建设的意义分析

要知道，由于档案被长期保存在密封的空间内，经常会受到潮湿环境以及火灾的影响，所以相关单位必须支付一定的文档保管费用。所以，这样的情况在一定程度上影响了档案管理系统的整体发展。但是，由于近些年来，国家经济的不断发展，办公自动化以及无纸化的出现，使得整个档案管理工作发生了很大的变化。而这种变化也意味着档案工作将以多种多样的形式面向整个社会[1]。

另外，从档案信息化的角度看，环保档案管理的科技信息化也迫在眉睫。现今，许多的环保档案工作人员只是将档案管理的形式停留在一个肤浅的表面上，对信息化的理解过于狭隘。环保档案工作人员只是一味的照搬传统体制手法进行工作，而忽视了信息化所带来的快捷、方便。甚至于有些地方的环保部门没有充分按照要求进行信息化改革，只是进行口头的讲解，并未进行实际上的落实，这不仅消耗资源，不利于环保，更加阻碍了信息化建设的进程。环保档案局科技档案信息化建设方法

2.1 转变思想，树立新观念

首先，环保档案局的相关工作人员应该改变传统的意识，突破自我，对信息化进程加以重视。与此同时，各地方政府应该充分进行信息化模式的调整，加强环保档案的信息化建设，根据一系列的规章制度进行信息化改革。另外，单位人员还要根据环保局的自身发展情况，为单位内部的发展制定适合的管理体制。更重要的是，科技档案管理人员还应该对档案包含的文件、数据以及软件等进行统一的管理，从而保障档案管理信息化工作的顺利进行。相关档案管理人员还应该及时转变自身的观念，树立良好的信息化意识，为整个档案管理单位的快速发展做出更大的贡献。

2.2 构建信息化管理系统一直以来，大多数的档案管理单位都是采用较为传统的档案管理模式，虽然也可以完成档案管理的工作，但是却缺少一定的效率和保障。所以，在加强科技档案管理的同时，档案管理单位应该在内部构建一个信息化管理系统，为其信息化的快速发展打下坚实的基础，这样一来，档案管理单位就可以运用高科技的管理系统，促进整个档案管理工作的不断发展。将信息化管理系统应用在整个档案管理单位中，不仅可以为档案管理人员节省一定的时间以及提高一定的工作效率，而且还可以保证整个科技档案管理工作的安全性和永久性，这无疑是一件一举两得的事[2]。

2.3 重视人员培训

相关单位的档案管理人员要知道，加强档案信息化建设是一个需要长期奋斗的艰巨任务，工作人员要想更好地完成任务，就必须要意识到这项工作的重要意义，并且还要不断培养自身的专业素质和奉献精神。尤其对当前情况而言，相关档案单位完全可以通过培养高素质的专业人才，来促进整个档案管理信息化工作的顺利进行。更重要的是，档案管理单位还要定期为员工安排一些专业技能培训，让其在不断的锻炼中提高自身的专业素养，以此来保证整个科技档案管理工作的顺利进行。所以，相关档案管理部门必须要注重这点内容，为其日后快速稳定的发展打下坚实的基础[3]。

2.4 加大资金投入

加大资金投入是环保档案局进行科技信息化的基础，因此，档案管理人员就应该加大物质基础的投入，让环保局的工作人员和领导人员重视信息化建设。在完善合理的情况下最大化的加强信息化改造，如果某一地方政府的资金投入能力有限，也可以进行分期式的投入，首先进行硬件系统的升级，加强信息安全式的防护[4]。第二、相关档案管理人员应该根据单位内部结构的不同特点，加强其硬件系统的建设工作，以保证其日后更快更好地发展。

2.5 重视信息化管理系统，完善信息化制度

合理科学的制度能够保障科技信息化建设的有效运行，所以，环保部门以及档案建设部门应该全力改善信息化体制，确保在日常生活以及工作过程当中都能实现科学信息化。安全对于档案管理信息化具有十分重要的意义。一个稳定的网络平台，对于科技档案管理信息化的发展有着尤为重要的作用。所以，相关档案管理人员必须要重视信息化管理系统的安全管理工作，时刻提高自身的安全管理意识，并且档案管理人员还要拥有较高的警惕性，了解安全管理对档案管理信息化的重要意义。档案管理人员还可以采取身份认证、使用杀毒软件等方式，对科技档案管理系统进行严格管制，以此来保证整个科技档案管理信息化工作的顺利进行[5]。

结束语：

总而言之，由于经济水平以及科技水平的不断发展，国家对于档案管理信息化的建设问题越来越重视，它对于我国经济的整体发展有着十分关键的作用。实现档案管理信息化，不仅可以在很大程度上保证档案管理单位的工作效率，还可以提高其工作的科技水平。更重要的是，档案管理单位还要重视档案管理工作的安全问题，加强安全管理体制，为档案的保密性做出更多的努力，真正地将管理档案的重要价值发挥出来。这样一来，不仅可以在一定程度上促进我国档案管理单位的不断发展，而且还可以提高其整体的工作效率，最终为我国的整体发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1]许丽英.浅谈科技档案管理信息化建设[J].企业文化（下旬刊），2015（2）：195-195.[2]龚霞，钟霞.浅谈科技档案管理信息化建设[J].沿海企业与科技，2011（9）：19-20.[3]张永宽.科技档案管理信息化建设[J].科技资讯，2014，12（8）：232.[4]管意.科技档案管理信息化建设刍议[J].大陆桥视野，2014（22）：92-93.[5]邢惠杰.科技档案管理信息化建设微探[J].魅力中国，2013（19）：14-14.

第三篇：简论物业档案管理

浅 论 我 国 物 业 档 案 管 理

［内容摘要］ 19世纪中叶到20世纪20年代，是旧中国房地产业萌芽和初步发展的时期。在当时的房地产市场上，已经出现了代理租赁、清洁卫生，保安服务等专业性的经营公司，这些专业公司的管理方式正是我国物业管理的早期形式。随着改革开放的深入，我国物业管理行业也有较大的发展。近年来，随着我国市场经济的发展和人民对生活质量的提高，人民对物业管理的要求越来越高。档案管理作为物业管理的一个重要内容在当今的物业管理过程中越来越为重要。但因为我国物业管理行业还不够成熟，物业档案管理方面仍存在许多问题。［关键词］ 物业管理 档案管理 问题 对策

21世纪，是中国物业管理行业进入发展、完善和成熟的重要阶段，在这个阶段将会出现一个竞争激烈、管理完善、服务理念提升的时期。对物业管理行业来说，质量理念和品牌理念的角逐市场环境的变化、竞争格局的形成、高新技术的应用、消费观念的更新，要求物业管理企业从服务观念到服务方式，从经营理念到市场定位，都要作出相应的变革，才能适应发展的需要。

物业档案管理工作是物业管理工作中的一项重要内容，也是一项基础工作。物业档案管理质量的优劣直接反映了物业管理水平的高低，已成为衡量物业管理企业规范与否的重要标志。随着《物业管理条例》的深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，在新的形势下对物业档案管理的要求也越来越高。因此，要解决物业档案工作中存在的共性问题，做好物业档案工作，真正发挥物业档案在物业管理工作中的基础性作用。

一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。但当前我国物也行业在物业档案管理方面仍然存在许多的缺陷及不足。

目前物业档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

一、档案材料不完整。例如员工入职表中本人签名、填表时间、审核签字不齐全；装修备案表中装修内容填写不完整。

二、档案管理不够规范。材料排序杂乱无章。很多档案中多年来形成的档案材料简单地塞到档案袋中，没有进行过整理和排序。

三、档案材料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范，档案材料在转递过程中手续不健全，对缺失的档案材料互相推委，造成档案材料收集、补充工作异常困难。

四、档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉物业档案内容，能进行物业档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

五、档案材料缺失情况比较严重。很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书、装箱清单、安装使用说明书、产品合格证书、产品原理图等随机文件，设备安装、调试记录、验收单、移交清册等重要档案材料缺失，从而影响设备档案的质量和设备的使用。

针对当前物业档案工作存在的主要问题，究其根源，主要有五个方面的原因：

一、物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。

二、对档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少或是没有，相关的制度和检查考核措施没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。

三、档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。

四、规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。

通过对当前物业档案工作中存在的问题及主要原因的分析，我认为，要进一步做好物业档案工作应从以下几个方面入手：

一、强化业务培训。统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，对档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划，提高档案管理人员的管理水平，改变思想观念，建立档案管理人才梯队，紧跟时代的发展，创新档案管理手段，激发工作活力。

二、上至下加强档案意识。业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工

作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。

三、案管理人员的责任意识和奉献意识。安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，进一步规范工作程序。案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，严格执行档案管理制度，并结合实际制定切实可行的具体措施，抓好物业档案管理的每一个环节的工作，使物业档案工作走上规范化管理轨道。同时，在工作中，要严格执行工作规程，做到手续完备，为物业档案管理工作奠定良好的基础。

五、开发档案资源，为物业管理工作服务。通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。论文发表。同时，通过利用档案为物业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。

当前, 随着物业管理市场的建立和完善，现代物业公司对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。由于我国正处于社会主义初级阶段，市场经济的发展不成熟和我国物业行业发展的不成熟必然导致物业档案管理方面存在许多的缺陷和不足。面对这些缺陷及不足我们必须采取有效的措施来进一步健全和完善我国的物业档案管理。同时，物业档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。

第四篇：浅谈学校档案管理信息化建设

浅谈学校档案管理信息化建设

来源：呼死你 http://www.xiexiebang.com/

摘要：本文从档案信息化的内涵、档案信息化建设策略、当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法三个方面进行阐述，力图进一步推进学校档案管理的信息化。

关键词：学校 档案管理 信息化 中图分类号：G6 5 7 文献标识码：A 文章编号：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01学校档案不仅具备一般档案的特点，同时也有一些其它档案不具备的特性——专业性、周期性和分散性。而信息化技术恰以其方便、快捷、开放，为学校的档案管理开启了新的窗口。在当前形势下，大力推进学校档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。

1档案信息化的内涵 所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要*提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务，在学校信息化改革中要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面人手促进信息化建设。

2档案信息化建设策略 2-．1提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。

2．2 着力提高档案标准化、规范化水平要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所(如机房、库房等)的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。

2．3 抓好学校档案数据库的建设目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。

数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。

2．4 搭建学校档案信息化建设平台提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立健全档案管理制度。提高和增强学校全体师生对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。我们要按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。同时，学校在人才使用上要把好关，引进一些档案专业和计算机管理方面的专业人员，也要往重档案人员的培训和深造，鼓励他们继续学习，提供机会让他们参加上级档案部门举办的各种培训。

2．5加强横向联合，实现信息资源共享学校部门多，人员复杂，学生流动性强。

因此，档案管理的复杂多样。建立一个完整的校园信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员、资金紧张等矛盾。

3当前学校档案工作普遍存在的问题与解决办法3．1存在的问题(1)档案意识淡薄、档案材料不全。一方面，由于学校教学工作任务繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，可能使重要材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性；另一方面，在学校教学过程中，有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

(2)档案管理手段落后、硬件设施不达标。目前，大多数学校，尤其是中小学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

3．2解决办法(1)加强档案部门网上办公先进设备的配置，加快档案信息化建设。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的学校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程。

(2)加强信息人文管理。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对档案信息进行管理，其主要管理手段是档案法律、信息政策和弘扬档案信息文化。在推进档案信息社会化中，应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立，没有这种人文管理提供支撑，要想充分实现档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的，只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。

(3)采取切实可行的信息保护措施。加强使用电子档案的法律、制度的制定，用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。

第五篇：文书档案管理信息化建设浅谈

文书档案管理信息化建设浅谈

摘要：档案工作中有一个不可或缺的一部分，那就是文书档案管理，因此它只能不停的向前发展才能适应这瞬息万变的社会。现在，一个新的发展契机摆在了中国的文书档案管理工作面前，传统的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通过信息化的管理方式，人工管理方式中的许多问题都变得迎刃而解，本文着重介绍了文书档案管理信息化的大致架构和作用，并仔细比较了两种管理方式的差异和优缺点。提出了存在的问题以及相应的解决措施。

关键词：信息化；档案管理；建设；问题应对

引言

近几年来计算机技术得到了飞速的发展，高速缓存的大存储空间的档案影星管理系统也被逐渐普及，因此，建立综合性和专业性的文书档案刻不容缓。我们所希望达到的是实现档案长期保存、管理高效和能够快速查询相关信息的状态，而文书档案管理信息化所具有的不可替代的特点恰好为这一设想的实现提供了一个好机会。

一、传统文书档案管理的缺陷

1.1传统文书档案管理不能实现实时共享

由于在传统文书管理的系统下借阅文档必须要亲自到档案室，加之查找翻阅文档即需要耗费时间又需要耗费人力，人工工作难免对时效性有所影响。如出现身在外地的情况，该问题便更加突出。另外，由于纸质文档的数量有限，无法满足多人同时使用的需求，如果出现使用高峰期便需要排队等候使用的情况，无疑这将使文档的时效性大打折扣。

1.2传统文书管理既复杂又繁琐

传统的文书档案室纸质的，它需要做一些类似于分类编写目录的繁复性的工作。由于档案资料的来源以及方向不一致等原因，这些工作都需要派专人去整理。过程之繁琐与复杂不言而喻。另外，众所周知无论借阅文何种档都需要进行登记，而登记过程的复杂与繁琐也是令体会过的人深感无奈。

1.3传统文档极易受损，保存难度大

纸张是大多传统文档的载体。在众多档案中不乏有年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的价值。对其保存便成为一项艰难的任务。另外传统的纸质档案在翻阅与移动过程中不可避免的会造成损坏，极不易保存。因此在传统文书管理中文档受损与如何保存便成为一大难题。

二、文书档案实现信息化管理的好处

2.1 办公及使用效率高，文档时效性强 计算机强大的计算力量在文书档案管理的过程中发挥了重要的作用，它已经完全取代传统的手工操作。在传统的文书档案管理中，无论是收集资料要完整、齐全、不可漏抄、漏写等要求，还是用手写的方式来规范相关内容、档案使用的持久性、等要求，或是对分类统计需准确无误的要求。对于工作人员而言都是艰巨的任务。但是，有了计算机中的一些办公软件，一切就变得简单的不能再简单了，编写文件，传递文件都变得轻松无比。极大的提高了办公及使用效率，增强了文档的时效性，使传统文书档案管理中存在的文档缺乏时效性的问题得以解决。

2.2电子文件能够长期且稳定地保存下来

传统的文档由于是纸质的，所以保存的时间有限，然而相比之下电子文档的寿命就要长很多。在档案保存的过程中，一些人为地非人为的因素都会使纸质档案的纤维素受到不同程度的损害。而纤维素又是的纸质与纸质档案耐久度的决定因素，而电子档案对这些客观条件并没有那么高的要求。在电子技术迅猛发展的时代，我们已经能够随时随地地通过一些外围设备来读取和存储电子文件，比如说那些带有USB插口的U盘等移动设备。这些载体存读方便、便于携带、不易损坏、受外部环境影响小等特性使电子文件的保存具有稳定性与长久性。

2.3文档信息得到充分共享

在传统的文书档案管理系统下，由于文件查阅困难以及文件传递不便使得文件共享不易实现且共享范围小。由此造成大量的信息闲置进而造成资金和资源的损失。利用信息化的管理方式使得所有的档案不再是一个个“个体户”,管理员可以根据档案的内外特征对档案进行综合性的管理。在计算机技术快速发展的背景下，档案的信息化管理使得档案与其载体可以分离开来，并且能够实现与其他信息系统的相互联系。因信息化管理不受空间及时间的影响，并有效地了解各方面的信息动态。使文档信息得到充分的共享。

2.4提高了文件传递的安全性

由于在以往的办公中所有的文件都是纸质的，因此会经常存在文件丢失或者工作人员私藏文件的现象，以往传递文件基本上全部用邮递的方式但是这种方式不仅受到目的地远近的约束，而且文件在邮递过程中遗失的风险也比较大，对档案的安全性极其不利。但是如果我们采用计算机技术来对文件实现信息化管理的话，就可以直接通过因特网来传送我们需要的文件，直接跳过第三方，从而使得文件传送的安全性大幅度提高。

三、文书档案信息化管理系统的大概构成和解决的问题

文书档案管理信息系统由各种相关联的程序、该系统的数据库和文件打印等部分组成。文档的建立、修改、查询等功能是由文档管理程序来实现的，而且通过文档管理程序，还可以将不同的权限授予不同的登陆者，以此来实现不同管理人员对文档的不同操作。不同的功能模块实现不同的功能，他们各自负责自己的工作，但彼此之间又互相联系。系统的数据库可以用来存储该系统所有文档的相关信息。数据库是文档信息化管理系统的核心，它的一切操作都是以数据库为基础来进行的。当用户需要纸质版的文档的时候，打印系统就要开始工作了，他可以把用户所需要的文件转换成文档形式，并在显示器上显示出来供用户进行预览并最后打印出纸质文件。

四、文书档案管理信息化建设存在的问题

4.1电子文件保密性受限制

电子档案的内容变化多端，所以说它的稳定性反倒不如纸质档案。并且黑客等网络黑手的出现时电子文件存在安全隐患。而且假如出现有人恶意篡改档案的情况，因其改动不会在原稿上留下痕迹，所以将无法确认档案是否真实。

4.2需要专业的人员来对电子档案进行管理

要想实现对电子档案的全面管理，就必须聘用那些专业人员来担任这项工作。有人会说，我以前管理过纸质档案，在档案管理方面有着丰富的经验，或者说是IT界的一名大神，掌握计算机个各种功能是不是局可以胜任这份工作，答案是NO。档案管理信息化就是将传统的档案管理方法同先进的计算机技术结合在一起，因此我们所需要的是一种复合型的人才，是那种能够把理论知识和先进的计算机技术结合在一起来对电子档案管理系统进行管理的人。而现在，我们恰恰缺的就是这种人才，尽管一些现代化设备已经被引入到档案管理的工作中来，但是懂得人却少之又少，因此这些器材都不能发挥他们应有的价值，而对档案的管理工作也称不上信息化。

五、应对方法

5.1信息化系统内、外网隔离

我们系统内部的网络都是我们管理人员的工作区域，而外网上的各种隐患才是对我们电子档案管理系统最致命的伤害，因此我们课在内网和外网之间设置物理隔离，这也是一种性价比最高的解决方法。隔离防护第一层的实现是由路由器来实现的。路由器滤掉被屏蔽的ＩＰ地址和服务。在所有访问内网的IP地址中，路由器可以选择性地将其放行，然后自动忽略那些筛选掉的IP的访问请求。防火墙则担任第二层防护任务。防火墙的认证机制可以帮助我们实现这个功能。所有类型的防火墙从功能上来看都是一致的，比如：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；将所有经过防火墙的痕迹都保留下来；对网络攻击的检测和告警。

5.2提高档案人员的综合素质

首先要提高管理系统硬件设施方面的标准，只有将硬件设施的标准提上来，管理人员才有机会接触到这些先进的思想和技术，继而学习掌握电子档案的管理方法。其次，作为一名档案管理人员，我们也要与时俱进，积极充实自己的大脑，学习先进的技术，保证让自己能够始终走在社会的最前列。同时，相关单位也要多组织员工进行学习，加强员工之间的沟通和交流，并将电子档案管理方法学习程度的好坏来作为考核的一项以此来激励管理人员对新知识的吸收，也只有这样才能提高本单位的软实力。

六、结束语

文书档案所承载的信息是无法衡量的宝藏，如何高效的利用宝藏是值得我们去不断思考的。在信息化技术盛行的当下，传统的纸质档案已经不再符合社会的发展需求。因此，实现文书档案的信息化管理是一个必然的事件，我们也要利用信息化管理这个强有力的工具来使我们的文化宝藏能够永远保留下来。

参考文献

[1]汤颖．浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风,2014-09-11.[2]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情：教育经济研究，2008-08-11.