会议筹备问题[优秀范文五篇]

第一篇：会议筹备问题

会议筹备问题 摘 要

本文主要是为解决该届与会人员的会期期间的问题，包括住宿、会议室以及客车的租赁情况，先建立模型解决这些问题，以保障会议的正常有序的进行。

由于该届人员数量不确定，所以问题一中首先对该届与会人员数量进行了预测，由附表三中往届的人员浮动情况，首先计算得到往届的实际到场参会人数，并将每一届的实际到场人数和回执的代表人数取比值，根据比例，预测出该届的实际到场人数 662。

问题二是在问题一的基础上解决的，欲解决与会人员的酒店安排问题。根据附表二中代表回执对于住房的要求，对预测的人员数量运用比例法，初步判断出预测与会人员中对于住房的要求，以此来作为约束条件，运用 0-1 规划，分别将题目中要求宾馆数目最少、宾馆之间距离最短为目标函数，建立单目标线性规划函数，并用 lingo 软件进行求解，选定将要预定的宾馆 1、2、3、7。

问题三中需要在考虑经济、方便以及代表满意度的情况下，建立满足筹办方费用最低的规划模型。利用与会代表参加任一分组会议的概率均等性预测与会代表出行率，以筹办方在租会议室和租车花费最少为目标建立了多元复杂非线性规划模型。但是由于问题二中只是得到了所选的宾馆标号，不知道其中的具体情况，但是每个宾馆实际入住人数影响着会议室、客车的租赁情况。所以，在模型准备中需要得到每家宾馆的房间租住情况。以筹办方费用最优为目标运用 0-1 规划，以会议室、客车、每个宾馆的双人间中的独住人数作为变量，建立多变量非线性规划，利用 lingo 软件求解，得到最优策略。

最后进行对该模型评价以及相应的优化。

关键词 ：0-1 规划；费用最优解问题；单目标线性规划；lingo 软件

一、问题重述

会议的筹备问题，即要求为本届与会人员预定宾馆客房，租借会议室以及租车对与会人员进行接送，但是由于参会人员过多，适合接待的宾馆条件又有限，经过考察现决定了将十家宾馆作为备选，宾馆的住房和会议室条件如附表一所示，现给出数据，附表二中会议代表回执中对于住房的要求，附表三中往届代表回执和参会情况，以及附图中十个宾馆之间的距离平面图。根据已知信息，建立数学模型进行研究。

现可以将问题分为几部分，分别为：

问题一：根据附录三中往届与会人数，建立数学模型，来预测本届与会人员的实际到场情况。

问题二：根据已知信息，要求宾馆较少且之间的距离最短，来预测对宾馆的选择。建立从经济、方便、代表满意角度考虑的最优解模型。

问题三：根据问题二中对于宾馆的选择和会议的相关要求，在宾馆中选择会议室，并为相应人员进行租车安排。建立费用最优解。

二、模型假设 1、假设问题中所给数据真实可靠。

2、参加会议人数不会由于外界因素产生暴涨。

3、所租车辆一天最多跑两趟。

4、所选的十家宾馆在同等价位上的服务质量相同。

5、假设六个分组会议同时举行，上下午所用的会议室相同。参与每个分组会的人员大致形同。

三、符号说明 符号

含义

ia

发来回执的代表人数 ib

发来回执但为与会的代表人数 ic

未发回执但与会的代表人数 id

实际与会的代表人数 ie

实际与会占回执代表的比例 ix

  10 ,..., 2 , 1 1 , 0   i x i，宾馆的选择与否

ijd,..., 2 , 1 ,  j i，第 j i, 宾馆之间的距离 四、模型的建立与求解 4.1 问题一 4.1.1 问题分析 要求预测本届会议实际到场的与会人员，由附表三可以知道，实际到场人员由回执参加人数、回执参加实际却未到场的人数、没回执却来参加会议的人数三部分组成，所以先经过计算得到往届实际参与的人数，考虑到实际参与人数与回执人数具有某种关系，根据往届的实际到场人数与回执人员的人数的比例，对应来预测出本届会议中实际到场的人数。

4.1.2 模型建立与求解

首先根据以往数据，计算四届会议代表回执和与会情况，建立以下表格：

表 1：四届会议代表回执和与会情况)4 , 3 , 2 , 1( i

第一届（人）

第二届（人）

第三届（人）

第四届（人）

ia

315 356 408 711 ib

213 ic

id

283 310 362 602 ie

0.898 0.871 0.887 0.847

其中ia 表示为发来回执的代表人数，ib 为发来回执但未与会的代表人数，ic为未发回执但与会的代表人数，id 为实际与会的代表人数（4 , 3 , 2 , 1  i）则

  , 1,2,3,4i i i id a b c i    

（1-1）

并设ie 为实际与会代表占回执代表的比例，用公式表示为

 , 1,2,3,4iiide ia 

（1-2）

另外，根据附表二可知本届回执的代表总人数为 755，往年四届的实际与会

代表占回执代表的比例ie 取平均值()0.8758i meane ，依据比例法得到今年与会代表的预测值为 662。若为满足题意避免出现与会代表的不满意、非常被动的情况，那么需要多计算会议代表人数，取ie 的最大值max()0.8980ie ，按照比例得今年与会代表的预测值为 678。

4.1.3 模型检验及误差分析

在计算今年与会代表人数时，选择ie 的平均值和最大值计算，因此存在一定的误差，为此，我们选择在取不同ie 的值情况下计算往年四届的与会代表预测值，并与实际值比较，得到误差分析表：

表 2：四届实际与会人数与预测与会人数误差分析表

第一届 第二届 第三届 第四届 实际与会代表人数 283 310 362 602 ie平均值 预测代表人数

276 312 358 623 ie 最大值 预测代表人数 283 320 367 639 误差值1

0.0247 0.0065 0.0110 0.0348 误差值2

0 0.032 0.011 0.06 表 2 中 1 表示ie平均值的误差，2 表示ie 最大值的误差，通过 MATLAB 计算两者的期望和方差，410 6738.1)(, 0193.0)(  mean meane Var e E ；

4max max10 9758.6)(, 0257.0)(   e Var e E

比较可知ie 取平均值时ie 的方差和期望较小，因此预测今年与会代表人数为662。

4.2.问题二的模型建立和求解 4.2.1 模型一 4.2.1.1 模型一问题分析 问题二要求对宾馆进行预定，考虑到问题中有代表对价格的划分以及宾馆自身对于房间等级不同、价格不同的划分两种，因为宾馆是可以选择，但与会人员是无法选择的，所以优先考虑代表们对于价位的划分，于是可以将宾馆的房间按照代表价位划分分类，详细如附录一所示，根据题目中的附表一和附表二的数据计算可以得到，要求独住的人无法全部安排单人间，但是由说明可以知道要求独住的可以住单人间也可以住双人间，重要的是同等标准的宾馆单双间住房价大致相同，也不会产生代表由于住宿费用增加而影响满意度的情况。以价格最优为目标函数建立线性规划。

4.2.1.2 模型一的建立及求解

现根据题目附表二中回执代表的住房需求，将其分为六类，合住 1、2、3分别为第一类，第二类，第三类；独住 1、2、3 分别为第四类，第五类，第六类。根据上述预测的与会代表人数 662，按照等比例原则得到与会代表的住房需求表：

表 3：与会代表的住房需求表

该图中表明要求合住价格在 120 ~160 的人数为 204 人，所需房间 102 间；要求合住价格在 161~ 200 的人为134人，所需房间67间；要求合住价格在 201~ 300的人数为 43 人，所需房间 22 间；要求独住价格在 120 ~160 的人数为 146 人，所需房间 146 间；要求独住价格在 161~ 200 的人数为 85 人，所需房间 85 间；要求合住价格在 201~ 300 的人数为 53 人，所需房间 53 间。

在问题中，独住指单人可住单间，也可单人住双人间，在附表 1 中满足独住1 的单间的数量不足 146 间，因此考虑单人住双间，即第四类与第一类可以综合考虑，所以第四类与第一类一共需的房间数为 102 146 248  ，同理，第五类和第二类综合考；第六类和第三类综合考虑。

因此，将问题中附表 1 的宾馆房间价格按照上述六类分类标准得到下表：

第一类 第二类 第三类 第四类 第五类 第六类 男 154 104 32 107 68 41 女 78 48 17 59 28 19 人数 204 134 43 146 85 53 计划房间数 102 67 22 146 85 53

表 4：10 个宾馆各类客房的间数

表 4 中，第一类指各个宾馆价格在 160 ~ 120 的宾馆的双间数；第二类指各个宾馆价格在 200 ~ 161 的双间数；第三类指宾馆价格在 300 ~ 201 之间的双间数；第四类指各宾馆价格在 160 ~ 120 的宾馆房间的单间数；第五类指各宾馆价格在200 ~ 161 的单间数；第六类指宾馆价格在 300 ~ 201 之间的单间数。

约束条件一：在十个宾馆中选择第一类的房间数要大于等于会议代表要求的第一类的数量，即：

 10111020,1 , 1,2,...,10i iiim xx i 

（2-1）

符号说明：2 , 1 ii 1, 0x  ，宾馆租房间，表示第宾馆不租房间 表示第ii

ijm 表示第 i 宾馆的第 j 类房间租的数量，    6 2 , 1 , 10 2 , 1 i     j

约束条件二：在十个宾馆中选择第二类的房间数要大于等于会议代表要求的第二类的数量，即：

    10 2 , 1 , 1 , 067101 i i xx mii ij

（2-2）

符号说明：2 , 1 ii 1, 0x  ，宾馆租房间，表示第宾馆不租房间 表示第ii

ijm 表示第 i 宾馆的第 j 类房间租的数量，    6 2 , 1 , 10 2 , 1 i     j

宾馆号/类别 第一类 第二类 第三类 第四类 第五类 第六类 1 0 50 30 0 30 20 2 85 65 0 0 0 0 3 50 24 0 27 0 0 4 50 45 0 0 0 0 5 70 40 0 0 0 0 6 0 40 30 40 30 0 7 50 0 0 40 0 30 8 40 40 0 0 45 0 9 0 0 60 0 0 60 10 0 0 100 0 0 0

约束条件三：在十个宾馆中选择第三类的房间数要大于等于会议代表要求的第三类的数量，即：

  10 ,..., 2 , 1 , 1 , 0221013i xx miii i

（2-3）

符号说明：2 , 1 ii 1, 0x  ，宾馆租房间，表示第宾馆不租房间 表示第ii

ijm 表示第 i 宾馆的第 j 类房间租的数量，    6 2 , 1 , 10 2 , 1 i     j

约束条件四：在十个宾馆中选择第一和第四类的房间之和数要大于等于会议代表要求第一和第四类的房间之和，即：

   10 ,..., 2 , 1 , 1 , 0248）

（1011 4i xx m miiii i i

（2-4）

符号说明：2 , 1 ii 1, 0x  ，宾馆租房间，表示第宾馆不租房间 表示第ii

ijm 表示第 i 宾馆的第 j 类房间租的数量，    6 2 , 1 , 10 2 , 1 i     j

约束条件五：在十个宾馆中选择第二和第五类的房间之和数要大于等于会议代表要求第二和第五类的房间之和，即：

   10 ,..., 2 , 1 , 1 , 0152）

（1012 5i xx m miiii i i

（2-5）

符号说明：2 , 1 ii 1, 0x  ，宾馆租房间，表示第宾馆不租房间 表示第ii

ijm 表示第 i 宾馆的第 j 类房间租的数量，    6 2 , 1 , 10 2 , 1 i     j 约束条件六：在十个宾馆中选择第三和第六类的房间之和数要大于等于会议代表要求第三和第六类的房间之和，即：

   10 ,..., 2 , 1 , 1 , 075）

（1013 6i xx m miiii i i

（2-6）

符号说明：2 , 1 ii 1, 0x  ，宾馆租房间，表示第宾馆不租房间 表示第ii

ijm 表示第 i 宾馆的第 j 类房间租的数量，    6 2 , 1 , 10 2 , 1 i     j 在这些条件下，我们将最少的宾馆数量作为目标方程，从十个宾馆中选择最佳入住的宾馆房间。

根据以上约束，我们建立的目标函数模型为：

目标函数：

101miniix Z

（2-7）

约束条件：

     10 ,..., 2 , 1 , 1 , 075）

（152）

（248）

（22671021013 61012 51011 4101310121011i xx m mx m mx m mx mx mx miiii i iiii i iiii i iii iii iii i

（2-8）

说明：约束条件中，10 2 , 1 ii 1, 0x  ，宾馆租房间，表示第宾馆不租房间 表示第ii

ijm 表示第 i 宾馆的第 j 类房间租的数量，    6 2 , 1 , 10 2 , 1 i     j 用 Lingo 软件编程，见附录程序 2，得到最优解为7 , 3 , 2 , 1 110 , 9 , 8 , 6 , 5 , 4 0iix i，，先预选择宾馆 1,2,3,7 为最佳结果。

4.2.1.3 模型的检验

由该模型解出的结果是选择宾馆 1,2,3,7，有上面数据可知第一类指各个宾馆价格在 160 ~ 120 的宾馆的双间数；第二类指各个宾馆价格在 200 ~ 161 的双间数；第三类指宾馆价格在 300 ~ 201 之间的双间数；第四类指各宾馆价格在160 ~ 120 的宾馆房间的单间数；第五类指各宾馆价格在 200 ~ 161 的单间数；第六类指宾馆价格在 300 ~ 201 之间的单间数。

图 1：1,2,3,7 宾馆各类客房供需图 由之前分析可知，单人间数不够，必然有单人住到双人间里面，所以第四类（独住 1）在单间不足的情况下，可以选择单人入住双间，因此第一类与第四类的房间数之和要大于等于 248 146 102   同理，第五类与第二类之和大于等于152 85 67  ，第六类与第三类大于等于 75 53 22  ，得到上图。得出结论可知结果正确。

4.2.2 模型二 4.2.2.1 问题分析 题目中要求所选择的宾馆尽可能少且相互距离近，上面已经根据宾馆数最少建立了规划模型，所以，接下来，对宾馆之间的距离建立目标函数，来求得将要预定的宾馆标号。这里我们首先将各宾馆之间的距离计算得出，表格如下图：表 5，详细表格见附录三 表 5：各宾馆之间的距离（单位：m)表 5 是题目附图的简化，表格第一列是宾馆标号，用 10 ,..., 2 , 1 ,  i x i 表示，第宾馆 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 0 150 850 550 600 600 300 500 650 1300 2 150 0 700 500 750 750 450 650 800 1450

一行宾馆标号用10 , , 2 , 1 ,   j x j表示，其间的数值用ijd 表示距离。

4.2.2.2 模型二的建立和求解

目标函数：

 10, 1 ,mini j j ij i ijx x d Z

（3-1）

约束条件：和上一个模型一样，详细见公式（2-8）

用 Lingo 软 件 编程，程 序和 运 行 结果 见 附 录代 码 四，得 到 最 优 解7 , 3 , 2 , 1 110 , 9 , 8 , 6 , 5 , 4 0iix i，，发现，与上述模型一的结果相同，因此，综合模型一模型二，选择宾馆代号 1,2,3,7 入住。

4.2.2.3 模型检验

该模型用以宾馆间的最短距离最短和预选宾馆的数量最少为目标，以满足会代表住房要求为约束条件的 0-1 规划，由 lingo 程序的算法特点可知得到的结果必然是最优解，符合模型的最优性。那我们只需要检验是否符合约束条件和是否符合现实实际，将宾馆 1,2,3,7 的数据代入约束方程（2-8）中，符合要求，则满足约束条件，因此，此模型具有合理性，模型成立。

4.3 问题三 4.3.1 问题分析 由于问题二中只是预测出预定的宾馆选择，并没有详细的宾馆住宿安排，加上部分双人间中居住一个人，而这种情况具体数值也未定，所以为更好地解决租车问题，首先对宾馆中租住的房间规格进行预测。

由于需要解决会议室、租车的相关问题，所以需要得知较为具体的人数进行分析，而造成每个宾馆人数不定的原因是由于个人住入双人间造成的，所以将双人间中住的个人作为变量。为下边的建模做准备。

由于会议的不确定性，加之以条件不足的因素，所以只好采用平均、随机的原则来进行来尽量减少误差，同时要考虑人员的到达问题，即租车问题，所需要考虑到需要客车运送人数的多少，可以初步认为每个会议参与人数为总的六分之一在会议室所在地，即需要考虑剩余的六分之五的人员运送问题，因为会议室和客车的租赁相互制约，所以两者与上述变量连立方程解决问题。

4.3.2 模型的前期准备 对题目中所给附表一的简化得到关于宾馆 1,2,3,7 的客房数如下：

表 7.1,2,3,7 宾馆的客房数 宾馆代号 客房 规格 间数 价格（天）

① 普通双标间 50 180 元 商务双标间 30 220 元 普通单人间 30 180 元 商务单人间 20 220 元

② 普通双标间 50 140 元 商务双标间 35 160 元 豪华双标间 A 30 180 元 豪华双标间 B 35 200 元

③ 普通双标间 50 150 元 商务双标间 24 180 元 普通单人间 27 150 元

⑦ 普通双标间 50 150 元 商务单人间 40 160 元 商务套房（1 床）300 元 表 7 为预选宾馆客房的数量，为降低主办方出现空房要支付的成本，将会议代表的住房总价钱降到最低，建立关于与会代表住房总价钱的线性规划函数，设in 为表 7 中不同宾馆不同种类客房的租借量，将表格中第二列从上到下标注为14 1n n ，即1n 为 1 号宾馆普通双标间，50 01  n ；2n 为 1 号宾馆商务双标间，30 02  n ；依次类推，ic 为第 i 类的价格。

约束条件一：在预选的四个宾馆中预定第一类（价格在 120 ~160 之间的双人间）的房间之和数要大于等于会议代表要求第一类的房间之和，即：6 9 12102 n n n n    

（3-1）

约束条件二：在预选的四个宾馆中预定第二类（价格在 161~ 200 之间的双人间）的房间之和数要大于等于会议代表要求第二类的房间之和，即：

1067 n n n n    

（3-2）

约束条件三：在预选的四个宾馆中预定第三类（价格在 201~ 300 之间的双人间）的房间之和数要大于等于会议代表要求第二类的房间之和，即：

222 n 

（3-3）

约束条件四：在预选的四个宾馆中预定第四类（价格在 120 ~160 之间的单人间）和第一类的房间之和数要大于等于会议代表要求第四类和第一类的房间之和，即：

11 13248 n n n n n n      

（3-4）

约束条件五：在预选的四个宾馆中预定第五类（价格在 161~ 200 之间的单人间）和第二类的房间之和数要大于等于会议代表要求第五类和第二类的房间之和，即：7 8 10 3151 n n n n n     

（3-5）

约束条件六：在预选的四个宾馆中预定第五类（价格在 161~ 200 之间的单人间）和第二类的房间之和数要大于等于会议代表要求第五类和第二类的房间之和，即：2 1475 n n n   

（3-6）

约束条件七：在预选的四个宾馆中预定的所有不同规格的房间数不能超过该宾馆对应规格的总房间数，即：5 9 122 3 7 1446 81011130 , , , 500 , , , 300 200 , 350 240 270 40n n n nn n n nnn nnnn         

（3-7）

综上所述，以住房总价最低为目标函数，以满足会议代表住房要求和宾馆实际的房间数为约束条件建立目标函数。

目标函数：

141minii i nc Z

（3-8）

约束条件：6 9 121 7 8 1025 6 9 12 11 131 7 8 10 34 2 141 5 9 122 3 7 1446 81011***815175.0 , , , 500 , , , 300 200 , 350 240 270 40n n n nn n n nnn n n n n nn n n n nn n nst n n n nn n n nnn nnnn                           

（3-9）

用 Lingo 软件编程，见附录代码四，得到最优解为：2 3 4 5 6 78 9 10 11 12 13 1450, 30, 30, 20, 50, 35, 30,17, 50, 24, 27, 50, 36, 25n n n n n n nn n n n n n n            

为形象表示与会议代表的住房情况，建立最佳客房入住情况：

表 8：与会代表客房安排 宾馆代号 客房 规格 间数 价格（天）

① 普通双标间 50 180 元 商务双标间 30 220 元 普通单人间 30 180 元 商务单人间 20 220 元

② 普通双标间 50 140 元 商务双标间 35 160 元 豪华双标间 A 30 180 元 豪华双标间 B 17 200 元

③ 普通双标间 50 150 元 商务双标间 24 180 元 普通单人间 27 150 元

⑦ 普通双标间 50 150 元 商务单人间 36 160 元 商务套房（1 床）300 元 4.3.3 模型的建立和求解 题目中要求会议室的选取要在与会代表入塌的宾馆中，因此在上述选定的最佳入住宾馆 1,2,3,7 中，选择要租的会议室。会议期间有一天的上下午会安排 6

个分组会议，按照随机、平均原则将要租住的会议室要求定为至少能够容纳 111人，因此，将 1,2,3,7 宾馆的会议室剔除不足 111 人，得到以下表格：

表 9：最佳宾馆的会议室 宾馆代号 会议室 规模 间数 价格(半天)① 200 人 1 1500 元 150 人 2 1200 元 ② 130 人 2 1000 元 180 人 1 1500 元 ③ 200 人 1 1200 元 150 人 1 1000 元 ⑦ 140 人 2 800 元 200 人 1 1000 元 表 9 为宾馆 1,2,3,7 中能够容纳 111 人的会议室，因此我们要在上述表格中选择 6 间会议室，并且要求费用最少。运用 0-1 规划，按照表 9 中规模一栏的顺序依次定义为11 ,..., 2 , 1 ,  i u i，即1u 表示为宾馆 1 中规模为 200 的会议室是否租赁；2u 表示为宾馆 1 规模为 150 的会议室是否租赁；3u 表示为宾馆 1 中规模为 150人的会议室是否租赁，以此类推。以所需费用最低作为目标函数，并设ip 为第 i个会议室的价格。

个会议室租赁 表示第个会议室不租赁 表示第iiu i10，在客房选择中，在考虑价格最优的情况下，有单人需要入住双标房，但是各个宾馆之间单人入住双人房的数量是不确定的，不能忽略不考虑，因为宾馆中单人入住双人房的数量将直接影响租车的费用，通过分析法可知一下数量不确定：

（1）2、3、7 宾馆双租房 1 中单人入住双人房的数量

（2）1、2、3 宾馆双租房 2 中单人入住双人房的数量 表 10：四个宾馆中的住房需求

单租房 1 单租房 2 单租房 3 双租房 1 双租房 2 双租房 3 1 0 30 20 0 y4 30 2 0 0 0 y1 y5 0 3 27 0 0 y2 y6 0 7 36 0 25 y3 0 0 表 10 中，在满足独住人数在已有单租房都住满的情况下，对不同宾馆的双租房入住情况并不能确定，因此设在表格中标注的6 1 ~y y，1y 表示在宾馆 2 双租房 1 中单人入住的数量；2y 宾馆 3 双租房 1 中单人入住的数量；3y 宾馆 7 双租房 1 中单人入住人数；4y 宾馆 1 中双租房 2 中单人入住人数；5y 宾馆 2 双租房 2 中单人入住人数；6y 宾馆 3 中双租房 2 中单人入住人数。

约束条件一：即1 6y ~ y 的取值范围：联系现实可知1 6y ~ y 必然是大于 0 的整数，因为预定单租房 1 的房间数为 3 号宾馆的 27 个和 7 号宾馆的 36，总共是 63个，然而要求住单租房 1 的会议代表人数为 146，那么有 83 个人要住到双租房 1中，而预定双租房 1 的宾馆有 2（85 间）、3（50 间）、7（50 间）号，由此得到1 3y ~y的范围，因为预定单租房 2 的房间数为 1 号宾馆的 30 个，然而要求住单租房 2的会议代表人数为 84，那么有 54 个人要住到双租房 2 中，而预定双租房 2 的宾馆有 1（50 间）、2（47 间）、3（24 间）号，由此得到4 6y ~y 的范围，3 4561 2 34 5 60 83;0 , , 50;0 47;0 24;8354yy y yyyy y yy y y          

（4-1）

约束条件二：对车辆的安排，按照随机、平均原则，若本宾馆内有会议室，选择本宾馆人数的6i在客房会议室内开会（i 为该宾馆租赁的会议室的个数），另外人数的61i 需要车辆接送，即每个宾馆派出的车辆座位要大于要外出开会的人数。以此为约束条件。设ijr 为车辆数，i 表示宾馆代号，7 , 3 , 2 , 1  i ； j 表示三种类型的客车，3 , 2 , 1  j，分别表示 45 座，36 座，33 座；例如：11r 代表 1 号宾馆需要 45 座客车的数量。客车单价用jk 表示，1k =800，2k =700，3k =600。

3314 4 116341 1 5 5 218372 2 6 6 3111393 3 416(102(50)*2)*()66(4(83)*2(47)*2)*()66(27(50)*2(24)*2)*()66(61(50)*2)*()6iij jjiij jjiij jjiij jjuy y k ruy y y y k ruy y y y k ruy y k r                   

（4-2）

综上所述，建立上述租会议室，客房安排，租车的三类约束条件，以租会议室和租车的费用最少为目标函数。

建立如下：

目标函数：

    31;7 , 3 , 2 , 1111* 2 minj iij jii ir k u p Z

（4-3）

约束条件：

3314 4 116341 1 5 5 218372 2 6 6 3111393 3 4116(102(50)*2)*()66(4(83)*2(47)*2)*()66(27(50)*2(24)*2)*()66(61(50)*2)*()60 830iij jjiij jjiij jjiij jjuy y k ruy y y y k ruy y y y k ruy y k ry                   2 3 456500 470 24y y yyy    

（4-4）

用 Lingo 软件编程，详细程序及结果见附录代码五，得到关于客房安排，租会议室，租车的最优解。

4.3.4 最优筹备方案 4.3.4.1 客房安排方案 表 11：宾馆客房最终安排 宾馆 客房

规格 间数 人数 价格（天）

① 普通双标间 50 55 180 元 商务双标间 30 52 220 元 普通单人间 30 30 180 元 商务单人间 20 20 220 元

② 普通双标间 50 86 140 元 商务双标间 35 70 160 元 豪华双标间 A 30 60 180 元 豪华双标间 B 17 34 200 元

③ 普通双标间 50 57 150 元 商务双标间 24 39 180 元 普通单人间 27 27 150 元

⑦ 普通双标间 50 74 150 元 商务单人间 36 36 160 元 商务套房（1 床）25 300 元 说明：

宾馆 1：

普通双标间入住合住 2 的代表 10 人，独住 2 的代表 45 人；商务双标间入住合住 3 的代表 44 人，独住 3 的代表 8 人；普通单人间入住独住 2 的代表 30 人；商务单人间入住独住 3 的代表 20 人。

宾馆 2：

普通双标间入住合住 1 的代表 72 人，独住 1 的代表 14 人；商务双标间入住代表合住 1 的代表 70 人；豪华双标间 A 入住合住 2 的代表 60 人；豪华双标间 B入住合住 2 的代表 34 人。

宾馆 3：

普通双标间入住合住 1 的代表 14 人，独住 1 的代表 43 人；商务双标间入住合住 2 的代表 30 人，独住 2 的代表 9 人；普通单人间入住独住 1 的代表 27 人。

宾馆 7：

普通双标间入住合住 1 的代表 48 人，入住独住 1 的代表 26 人；商务双标间入住独住 1 的代表 36 人；商务套房（1 床）入住独住 3 的代表 25 人。

4.3.4.2 租会议室安排 表 12：会议室最终安排 宾馆代号 会议室 规模 间数 价格(半天)① 150 人 1 1200 元 ② 130 人 2 1000 元 180 人 1 1500 元 ⑦ 140 人 2 800 元 说明: 会议室最终选择宾馆 1 规模 150 人的 1 间；宾馆 2 规模 130 人的 2 间，180人的 1 间；宾馆 7 规模 140 人的 2 间。租会议室费用 Z=6300.4.3.4.3 租车安排

表 13：租车最终安排

住房人数

坐车人数

座 36 座 33 座 1 157 131 3 0 0 2 250 125 2 1 0 3 123 123 2 0 1 7 135 9 2 0 0 说明：

根据会议室的位置安排外出开会的人数安排，根据表 14，宾馆 1 需要 45 座的 3 辆，宾馆 2 需要 45 座的客车 2 辆，36 座的客车 1 辆；宾馆 3 需要 45 座的客车 2 辆，33 座的客车 1 辆；宾馆 7 需要 45 座的客车 2 辆。上下午车辆最终花费 17000。主办方最终花费 6300+17000=23300.五、模型的评价与改进 5.1 模型的优缺点：

优点：

1、本模型利用了概率均等的知识，较为科学的完成模型。

2、进行了误差分析和模型检验，具有一定的参考价值。

3、将数据以表格的形式展现出来，简单直观。

缺点：

1、所得数据处理取两位小数，使得结果产生误差。

2、理想化的安排了会议，有一些违反了事物的客观性。

3、没有对代表的满意度进行量化。

5.2 模型的改进：

1、模型中的租车问题中，一辆车采用的是起点终点两点一线的方式，无中间站，可能会造成在资源上的浪费，增加会议成本，应考虑公交车的方式，节省时间，可以有效的减少浪费。

2、对代表的满意度进行统一的量化处理。

参考文献 [1]全国大学生建模大赛 d 题

2016 [2]姜启源

数学模型 [3]高华

大中型会议筹备问题的多目标规划模型构建及分析研究

2011 附录 附录一：按照代表回执信息中对于住房的要求将宾馆的住房费用分类

宾馆序号 种类 1 2 3 1 0 80 50 2 85 65 0 3 77 24 0 4 50 45 0 5 70 40 0 6 40 70 0 7 90 0 30 8 40 85 0 9 0 0 120 10 0 0 100 附录二程序：以宾馆最少为目标函数的规划

min=x1+x2+x3+x4+x5+x6+x7+x8+x9+x10;@bin(x1);@bin(x2);@bin(x3);@bin(x4);@bin(x5);@bin(x6);@bin(x7);@bin(x8);@bin(x9);@bin(x10);85*x2+50*x3+50*x4+70*x5+50*x7+40*x8>102;50*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+40*x6+40*x8>67;30*x1+30*x6+60*x9+100*x10>22;x2*85+77*x3+50*x4+70*x5+40*x6+90*x7+40*x8>248;80*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+70*x6+85*x8>151;

50*x1+30*x7+120*x9+100*x10>75;End 运行结果：

附录三：各个宾馆之间的距离

1 0 150 850 550 600 600 300 500 650 1300 2 150 0 700 500 750 750 450 650 800 1450 3 850 700 0 200 1500 1500 1200 1000 1150 2200 4 550 500 200 0 1050 1250 950 1200 1350 1950 5 600 750 1500 1050 0 600 300 500 650 1300 6 600 750 1500 1250 600 0 300 500 350 700 7 300 450 1200 950 300 300 0 200 350 1000 8 500 650 1000 1200 500 500 200 0 150 1200 9 650 800 1150 1350 650 350 350 150 0 1050 10 1300 1450 2200 1950 1300 700 1000 1200 1050 0 附录代码四：以距离最短为目标函数的数学规划 min=150*x1*x2+850*x1*x3+550*x1*x4+600*x1*x5+600*x1*x6+300*x1*x7+500*x1*x8+650*x1*x9+1300*x1*x10+700*x2*x3+500*x2*x4+750*x2*x5+750*x2*x6+450*x2*x7+650*x2*x8+800*x2*x9+1450*x2*x10+200*x3*x4+1500*x3*x5+1500*x3*x6+1200*x3*x7+1000*x3*x8+1150*x3*x9+2200*x3*x10+1050*x4*x5+1250*x4*x6+950*x4*x7+1200*x4*x8+1350*x4*x9+1950*x4*x10+600*x5*x6+300*x5*x7+500*x5*x8+650*x5*x9+1300*x5*x10+300*x6*x7+500*x6*x8+350*x6*x9+700*x6*x10+200*x7*x8+350*x7*x9+100*x7*x10+150*x8*x9+1200*x8*x10+1050*x9*x10;@bin(x1);@bin(x2);

@bin(x3);@bin(x4);@bin(x5);@bin(x6);@bin(x7);@bin(x8);@bin(x9);@bin(x10);85*x2+50*x3+50*x4+70*x5+50*x7+40*x8>102;50*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+40*x6+40*x8>67;30*x1+30*x6+60*x9+100*x10>22;x2*85+77*x3+50*x4+70*x5+40*x6+90*x7+40*x8>248;80*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+70*x6+85*x8>151;50*x1+30*x7+120*x9+100*x10>75;end

运行结果：

附录代码五：宾馆房间规格的选择预定

min=180*n1+220*n2+180*n3+220*n4+140*n5+160*n6+180*n7+200*n8+150*n9+180*n10+150*n11+150*n12+160*n13+300*n14;n5+n6+n9+n12>102;n1+n7+n8+n10>67;n2>22;n5+n6+n9+n12+n11+n13>248;n3+n1+n7+n8+n10>151;n4+n14+n2>75;n1<50;n2<30;n3<30;n4<20;n5<50;n6<35;n7<30;n8<35;n9<50;n10<24;n11<27;n12<50;n13<40;n14<30;运行结果：

附录代码六：将会议室和租车问题同时建立模型，代码如下：

min=1500*y1+1200*y2+1200*y3+1000*y4+1000*y5+1500*y6+1200*y7+1000*y8+800*y9+800*y10+1000*y11+(800*a1+700*a2+600*a3+800*b1+700*b2+600*b3+800*c1+700*c2+600*c3+800*d1+700*d2+600*d3)*2;x1+x2+x3=83;

x1<83;x2<50;x3<50;x4+x5+x6=54;x4<50;x5<47;x6<24;y1+y2+y3+y4+y5+y6+y7+y8+y9+y10+y11=6;((102+x4+(50-x4)*2)*(6-y1-y2-y3)/6)<45*a1+36*a2+33*a3;((4+x1+(83-x1)*2+x5+(47-x5)*2)*(6-y4-y5-y6)/6)<45*b1+36*b2+33*b3;((27+x2+(50-x2)*2+x6+(24-x6)*2)*(6-y7-y8)/6)<45*c1+36*c2+33*c3;((36+25+x3+(50-x3)*2)*(6-y9-y10-y11)/6)<45*d1+36*d2+33*d3;@bin(y1);@bin(y2);@bin(y3);@bin(y4);@bin(y5);@bin(y6);@bin(y7);@bin(y8);@bin(y9);@bin(y10);@bin(y11);@gin(x1);@gin(x2);@gin(x3);@gin(x4);@gin(x5);@gin(x6);@gin(a1);@gin(a2);@gin(a3);@gin(b1);@gin(b2);@gin(b3);@gin(c1);@gin(c2);@gin(c3);@gin(d1);@gin(d2);@gin(d3);end 运行结果：

第二篇：会议筹备

会议筹备

会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排

会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式

日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面 在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间 会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式

议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理

考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望 清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施

对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间 双人间和套房（3）检查会议登记 管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目 营业时间 了解交通停车设施

中大型会场多采用大小方形，突出主持人 注意进退场的方便 座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排 会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置 常见排法有：横排法 竖排法 左右排列法

传递方式：当面告知 电话传真 书面形式 电子邮件 分发过程：准备 登记 附清退目录 装封 发出 方法：提前发出 签到时发出 会中发出 现场发出 发布程序：收集 筛选 加工 审核 发布

餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多为自助餐制 嘉宾类型：上级领导 政府官员 重要客户 社会名流 潜在贡献人

邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则 接站人员应在20分钟抵达接站地点

会议资料包括来宾资料，会务资料 沟通资料 用品分为必备和特殊设备 空调应在两小时前开机预热

会议通用礼仪：文书 参会 服务 迎送礼仪 大部分试听设备操作温度在0-40度

剔除的方法：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍 标题一般反映信息内容与价值

信息分类要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性

分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法 分类的依据是信息的特征

归类原则是依信息的不同来源 内容 时间 性质 作用进行组织 信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性 准确性 认定真实性

校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法 核对法依据最权威资料进行对照分析

逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析 数理统计法对信息中的数据定性分析 判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理 信息传递方向：内向传递 外向传递

内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物 外向传递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明 信息传递要素：（1）信源（2）信道（3）信宿

信源分原生源和再生源，信宿即信息终点 信息的接受者 信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时 不便交换看法

备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少 沟通慢 不便于交换看法 报告针对特定利用者

通知是使用最广泛，频率最高 具有很强的时间性

内部刊物介绍公司动态，业务进展 沟通上下 联系员工桥梁

信息传递方法：（1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递 文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。语言传递简洁 直接 快速 及时 受 场地限制小 但获取信息零乱 较难存储

图表分柱状图 用于统计数字比较 饼状图多用于展示信息 折线图用于比较性及趋势信息 信息存储载体：纸质载体 磁性载体 纸质载体使用最多 方便阅读记载 标准化

磁性载体：（1）软盘（2）硬盘 最为常用（3）磁带（4）磁盘（5）缩微品 存储系统：（1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统 集中管理系统具有便于实现科学化 现代化具有整体性的特点 存储程序：（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管 信息编码由字母和数字组成基本编码

编码分为：（1）顺序编码法（2）分组编码法 采用十进位阿拉伯数字 排列方法：（1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列 保存方法：（1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品

档案分类是按来源 时间 内容 形式等方面的异同，将归档文件划分为若干类别，构成有机体系的工作 分类方法：（1）分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法 分类要求：正确判定所属和所属机构

文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间

分析文档形成单位的情况：（1）单位大小（2）稳定状况（3）界限清晰程度 分类法使用最广

问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位

档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件 类型：（1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南 档案保管期限：（1）长期 16-50年（2）短期 15年以下（3）永久 保管期限从文件产生形成后的第二年算起

分析档案价值：（1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素 分析档案的重要性 独特性 时效性 价值由内容体现出来

纸质档案温度14度-20度 相对湿度50%——65% 变化在正负2度 湿度正负5度 档案日常管理：（1）建立制度（2）调节温度（3）流动保护（4）安全检查（5）库房卫生 会中服务

传递方式和内容应该综合考虑对象 效果 时效 费用

如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。（2）迅速绘制座位图（3）提前参阅其他会议记录 会议记录要求：（1）快速是基本要求(2)纪实性是重要特征 具体为真实 准确 突出重点 会议简报分为报头 报尾 报核，标题要求：简明 醒目 准确 生动 形式灵活

简报要求：（1）真实准确是其生命（2）短小精悍是其力量所在（3）快是质量的体现（4）生动活泼 信息分类：按作用分为：（1）与会者信息（2）指导宣传信息（3）议题性信息（4）主题内容信息（5）记录结果性信息（6）程序性信息（7）交流性信息（8）参考性信息（9）管理性信息 按会议信息保密性划分：（1）保密性信息（2）内部性信息（3）公开性信息 按传递方式划分：（1）讲话信息（2）会议书面信息（3）会议声像信息 收集信息要求：齐全 及时 准确 有效

确定会议信息搜集方法：（1）召集开会（2）提供书面材料（3）个别约见（4）会议结束后及时搜集（5）个别催退（6）按清退目录搜集（7）限时交退 信息反馈方式：口头 书面 会议反馈

会议值班内容：电话记录 接待记录 值班日志

会议值班意义：（1）起着沟通内外，协调上下的作用（2）保证重大事项 指令 精神的及时传达（3）保证会议顺利进行（4）代表了会议工作质量（5）直接影响了会议主办方的工作效率 值班工作制度：（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）交接班制度 会议善后

需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件

立卷归档的意义：（1）是文件转为档案的重要步骤和基础（2）保持了历史联系，便于查找利用（3）保持了历史联系，反映了客观进程（4）保护了文件的完整安全，便于保管利用（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础

不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿

会议主要文件如领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单位地区立卷 通知来往文书 按时间立卷

大会文件按重要程度和时间排列

整理录音的技巧：（1）删除（2）增加（3）修改（4）送审 清理方法：收销带存

会议文件保管分为长期 短期 永久三种

会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质 注意：正确区分保管期限 办理好移交手续

会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件 会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要 拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括 提炼归纳（3）条理清楚 一目了然

会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导

会议经费决算：（1）会议拟定开支预算（2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算决算（5）遵循勤俭节约原则

催办要求：准确及时到位 不可拖延 断章取义 搞本位主义

业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责 综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位 催办方式：（1）发文催办（2）电话催办（3）派员催办

电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短

派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力 对于难办事项可以采用会议催办

传达落实要求：（1）迅速果断 保证质量（2）忠于决策 不打折扣（3）解放思想 有创造性落实 浏览景观一般分为人文景观和自然景观 娱乐活动分为观看项目和参与项目

制定方案时注意：（1）安排好人员（2）参观地点检查（3）提前预定好门票（4）人数过多时，可外包旅行社

在制定接待计划考虑客人的信仰 忌讳 身份 性别 年龄 是否带有家属 预定餐厅时注意：事项确定好时间 地点 宴请人员 桌次座次 菜单

选择宾馆时考虑（1）交通便利与否（2）档次是否合适（3）环境是否优雅

正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由 规模确定地点大小

撰拟出国申请内容：（1）路线（2）时间（3）地点（4）交通工具（5）具体事项（6）备注 办理护照的相关证件：（1）任务批件（2）政审批件（3）邀请书（4）2寸免冠照 申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆

商务旅行制订程序：（1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证 护照 黄皮书 出境登记卡的手续（5）订购机票

准备工作：（1）审查最佳旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件 相关证件（5）做好旅行安排（6）注意时差（7）搜集资料

办公室布置要求：（1）优先采用光线 通风 监督 沟通占优的办公室（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近背对背放置档案柜（6）设置休息区

光线应来自桌子左上方和斜后上方

办公室布置三原则：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督 协调要求：（1）连续性（2）协同性（3）有序和谐

内部监督特点：（1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束 办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议 信息保密工作：（1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息

保密信息内容：（1）人事信息（2）财务信息（3）产品信息（4）客户信息 印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理 印章种类：（1）单位印章（2）单位印章（3）秘书公章 单位印章是对外行使权利的标志

印章作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用 印章使用要求：（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损

印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡

用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函 介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致 印章取回销毁都应该有两人参与

上司交办事项：（1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服务工作 公务接洽制度（1）岗位责任制度（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密制度 汇报技巧：（1）问明情况 及时报告（2）作好记录 避免失误

值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况 保持工作的联系性 有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料

电话是值班工作中使用最频繁的工具 快汇汇票由秘书认购

零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费 邮资 茶点费 停车费和少量办公用品费

文书形成程序：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发

上司临时交办事项特点：（1）广泛性（2）临时性 基本特点（3）具体性（4）紧迫性 办理原则：（1）积极主动 千方百计这是应有态度（2）符合政策，灵活变通（3）有着落 有回音 要点记录法用于电话 来访 会议记录

详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议 反应问题建议调查 领导指示

用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类 重而不急的，最后做C类，不重不急的

上司日志内容：（1）上司接待信息（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息 秘书日志内容：（1）上司所需秘书协助事宜（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动

注意事项：（1）确保保密，只给上司授权的人查阅（2）保持一致准确，每天检查更新（3）熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）熟悉上司用餐和休息时间 在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。检验办事效率原则：（1）工作质量（2）工作速度（3）产生影响 复命三注意（1）不失真（2）不吹嘘（3）不邀利

库存卡作用：（1）保证资金不被占用(2)保证空间充足（3）监督物品使用（4）防止损失（5）正确估计

库存概念（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量（2）最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准 订购数量以剩余库存量为基础

保管措施（1）房间柜子上锁（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体积大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在较大物品前面（6）注意通风 有良好照明 选择供应商时考虑：（1）价格费用(2)质量交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性

文书拟写

简报的特点：简 快 新 实

简报的类型：（1）会议简报（2）动态简报（3）工作简报 简报结构：报头+报核+报核

简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字 意向书的特点： 协商性 灵活性 简略性 结构：标题+正文+尾部 订货单特点：协约性 严肃性 结构：标题+正文+尾部

商品说明书：真实性 科学性 条理性 通俗性

设计注意：（1）如实介绍 真实可信（2）抓住特征 突出个性（3）语言简洁 通俗明了（4）设计新颖 美观大方 报告特点： 汇报性 陈述性

报告与请示的区别：（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复

（2）行文时限不同，请示必须事前。（3）请示必须一文一事，且请批对应（4）请示需逐级请示，语气温和谦恭

会议纪录特点：真实性 资料性 商务接待

接待规格：高规格 低规格 对等 高规格接待最能体现友好 对等接待最常用 低规格接待适用基层 接待计划内容：接待规格 日程安排 经费预算 工作人员 经费预算由接待规格 人员数量 活动内容确定 接待计划的制订由接待规格制约

接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通 制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。

影响接待规格的因素：（1）双方关系（2）突然变化（3）上次接待标准 座次高低由司机身份决定

司机如是专职司机，上座为后排右座 话别时间在半小时内为宜

接待计划主要项目：（1）陪同人员（2）食宿安排（3）接待日程（4）经费预算 制订计划注意：（1）执行规章制度（2）适应来宾生活习惯（3）做好保密工作 沟通工作特点：（1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性

沟通类型：（1）人与人沟通（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通 秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通

网络沟通优势：（1）降低成本 提高效率（2）平等 即时性强（3）有安全感 制约性：（1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张 纵向沟通弱化 尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键 沟通目标：（1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境 与客户沟通原则：（1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户 横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈 备忘录 报告

横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表达理解存在歧义

上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一 下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真 上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会

上行沟通作用：（1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛围（4）缓解工作压力

下行沟通策略：（1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启用反馈（6）多介质组合

多介质组合是最简单最主要的方法

沟通重点：（1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体

危机认定：（1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4）间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多

对策：（1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与调查

信息与档案

信息的特征：客观性 时效性 可塑性 共享性 依附性 传递性（通过一定媒介才可传播）开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生）信息种类：（1）按信息源划分自然信息和社会信息

（2）按信息表现形式划分语言 文字 表象 计算机 缩微品信息（3）按信息内容设计领域划分政治 经济信息

（4）按信息稳定程度分为静态（资源 统计）信息和动态（市场）信息（5）按来源分为横向纵向信息（6）按工作作用划分额为预测 动态 反馈信息 信息搜集要求：价值性 时效性 层次性 针对性 全面性

信息收集方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（5）网络法（6）交换法（7）购置法

观察法简单 灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少 适宜对人物 环境 事物实际状况的了解

阅读法信息量大 涉及面广 适用性强 但有失真的可能 询问法灵活实用，信息价值大 但费时费力 规模小

问卷法客观，便于定量分析 省时省力 效率高 但质量难以保证 网络法不受时间 地域限制，可获取广泛 迅速 时效性强的信息 交换法及时 适用 针对性强 省时

购置法可获取系统化 专业化的信息 来源广 但费用高 费时费力 信息形态：（1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态 秘书要经常查阅利用信息

筛选方法：（1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明

筛选要求：（1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性 动向性 突发性（4）能预见未来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时 虚假 重复 缺少实际内容的信息

文书基础

公文用纸为A4型纸 尺寸210x297 公文眉首部分内容：（1）公文分数序号（2）秘密等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关（6）签发人（7）红色反线

联合行文时只标识主办机关发文字号

主体包括：（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注 上行文（请示 报告）特指性下行文（批复 通知）平行文（函）主送一个机关

普发性下行文（决定 通知 通告 意见）写多个主送机关 周知性下行文（公告 通告）不写主送机关 成文日期原则：（1）办公室主任签发以签发日期为准（2）联合行文时，以最后一个机关签字日期为准（3）经会议通过讨论的，以通过日期为准（4）须经上级机关批准的，以批准日期为准 印章是公文生效的标识，印章中心线压在成文日期上

两机关联合行文时，主办机关印章在前。每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期

版记：（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期（5）反线 文件的主题词标引不得超过5个 标引应坚持谁办文 谁标引的原则 材料运用环节： 占有—鉴别—选择—使用

占有材料途径：（1）亲身经历所获（2）调查阅读所获

占有材料原则：（1）围绕主题（2）选择典型（3）真实准确（4）新颖生动 材料使用环节：（1）恰当安排顺序（2）确定详略 确立主题依据：（1）写作目的（2）材料本身 主题要求：（1）正确（2）深刻（3）新颖（4）集中

开头方式：（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式 段落排列：（1）提行式（2）条款式（3）篇段合一式 照应：（1）首尾照应（2）文题照应（3）行文前后照应 结构要求：严谨 自然 完整 统一 语言要求：准确 简洁平实

叙述六要素：时间 地点 人物 事件 原因 结束 叙述人称：第一人称 第三人称 叙述方式：顺叙 倒叙

论证方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法 说明方法：（1）定义表述（2）分类比较（3）数字图表

办公自动化 计算机分硬件和软件系统

1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB 系统软件:(1)DOS(2)UNIX(3)NET WARE(4)NT 开机顺序：（1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源 关机相反 热启动方法：（1）CTRL+ALT+DEL(2)按RESET 计算机病毒特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性 计算机网络由通信子网和资源子网组成 计算网络分局域网和广域网 TCP/IP是网络标准协议

因特网主要功能：（1）信息查询（2）通信服务(3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物 数码相机核心部件是CCD，它相当于胶卷 关系到相片的分辨率

数码相机与传统相机的区别：（1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同（4）输入输出的方式不同

分辨率是数码相机最重要的指标之一。图像色彩好坏取决于镜头 相机存储格式多为JPEG 一般相机色彩位数16BIT和24BIT 专业多为24BIT和36BIT 在拍摄时注意：（1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆光时注意补光

相机维护：（1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿 扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色 按扫描方式分为手持式平台式 滚筒式平台式最为常用，分辨率多为600X1200DPI 扫描文稿多在300DPI 扫描仪性能：（1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型

扫描仪安装：（1）硬件安装（2）安装驱动（3）安装扫描软件OCR（4）扫描图像（5）扫描文字 注意：（1）及时锁定（2）保持清洁（3）勿带电插拔（4）注意更新（5）分辨率不要过高 光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。CD-R只可刻录CD-R光盘 CD-RW皆可刻录 性能指标：（1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性

步骤：（1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘

注意事项：（1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其他程序（6）不要操作面板按键（7）及时取出

投影仪 性能指标：（1）分辨率（2）亮度（3）对比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7）接口配置 操作：（1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪 注意：（1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆 常见问题：（1）RGB端口无信号（2）无图像（3）图像偏色 摄像机由光学 光电转换 图像信号 自动控制系统组成

操作步骤：（1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机 注意：（1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒

公司的特征：（1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人

有限责任公司注册资本3万元，首次出资不得低于20%，其余2年内缴足投资公司5年 股东人数50人以下 货币出资额不得低于注册资本的30% 股东会是最高权力机关 一人有限责任公司注册资本10万元人民币 股份有限公司股东人数为2—200人，注册资本500万元 发起人在30内举行创立大会 15日内发布通告 股东大会是股份有限公司的权力机构

不予受理专利条件：（1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化所获的物质（5）违反法律 社会公德

专利权的条件：（1）新颖性（2）实用性（3）深刻性 专利权限20年 实用新型 外观设计10年 商标特征：（1）专有性（2）时间性（3）地域性 商标权有效期1年

上市公司股本总额不得5000万，且连续3年盈利 持有1000元股票面值的股东在1000人以上 现代企业的特征：（1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学 企业管理本质是对人管理

现代企业文化特征：（1）独特性（2）普遍性（3）可塑性

会计六要素：（1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润 税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性

货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币 汇率制度分为固定汇率和浮动汇率 多为固定汇率制度

第三篇：会议筹备

2016年公司年终晚会策划方案

一、活动目的：

1、加强管理者和员工之间的沟通﹑理解、信任，增强团队合作精神。提高企业内部员工的向心力﹑凝聚力；提升员工对企业的认同感和归属感。

2、对2016年企业的发展成绩进行总结，并制定2017年各部门的总体规划，明确2017工作方向和目标。

3、表彰业绩优秀的员工，分享工作的经验和忠告，有效激励全体人员对2017年，新的梦想开始起航。

二、晚会主题：事业梦想远航

三、内容、时间、地点：

年终总结大会时间：2017年1月19日下午14：00点（地址：***）；

年夜饭时间：2014年1月19日17：00（地址：***）； 文艺晚会时间：2014年1月19日19：00（地址：**）；

四、参加人员：公司全体员工

六、晚会组织：由公司总经办统一组织、执行。

七、年终总结大会流程

1、进场播放2016年公司活动及员工短片（14点之前）

2、主持人开场白，介绍晚会流程。

3、董事长致辞，宣布2016 年年终总结大会正式开始

4、各部门总结2016年展望2017年每月业绩目标 5、2016年优秀员工表彰(优秀党员、优秀员工)

6、结束

2016年年终晚会策划方案二

活动目的：通过本次文艺晚会丰富员工的业余文化生活，活跃假前氛围；加强部门管理者和员工之间的团队合作精神；提高员工对企业的认同感和归属感。为明年打下一个良好的精神基础，也为来年的生活和工作创个良好的精神环境。为此，我公司将通过举办年终晚会，大家共聚一堂，表达对公司的美好祝福，并激励所有员工迈好新生活的第一步。晚会的主题是“事业、梦想、远航”，着重突出一个“爱”字。借这个晚会让全体员工再次感受公司大家庭的温暖以及美好回忆。

一、内容、时间、地点：

1、年夜饭时间：2014年1月19日17：00（地址：**）；年夜饭：（准备：就餐场地、播放歌曲、预算就餐费用***）

2、文艺晚会时间：2016年1月19日19：00（地址：**）；

二、参加人员：公司全体员工

三、活动具体实施

1、拟定责任人：***

每次活动都必须有相应的一个负责人，对于此次的活动来说，人员较多，必须要统筹好所 有的事情，所以在各个方面都要先拟定好负责人，这样有利于活动的正常开展。

2、宣传阶段：***

给每位公司成员都发布这次活动的消息，并积极对此次活动进行宣传。组织大家都报名参加此次活动，为活动更加热闹的展开，奠定一个人气基础。

3、节目准备工作：

A、节目的收集，大力督促同事们参加此次活动。每位员工都必须要参与其中。

B、为了让晚会更加精彩，每个部门必须2个以上节目，其中一个节目必须团队全体人员参与；

C、为了使晚会更加的丰富，在晚会的进行过程中会穿插入几个分段活动。D、各个成员的活动都必须进行登记、安排。并对每个节目都要跟踪、落实，以防现场出现演出事故。

E、晚会举办的前一个星期，节目策划小组要定出晚会的节目单，包括互动环节的节目，并模拟出晚会的情景。主持稿，也要发给主持人，邀请嘉宾也要邀请好。

F、总结彩排，修改细节，同时现场布置方案也要出来

4、物品准备工作：

a、道具、音箱和表演中的表演工具都要转备好；准备好舞台布置和其他一些效果装饰物（包括幕布奖品等）。

b、会场布置：

（气球、彩带、礼品、抽奖箱的堆放、游戏所需的道具的摆放、餐桌排列、摆放评委牌、节目单、评分卡、水笔、计算器、统计表、卫生清理）c、花生、水果、红酒

四、活动流程

（1）、开场舞（勇往直前）（2）、主持人开场，主持人** 介绍特邀嘉宾评委** 计分：** 摄影：** 节目奖金：

一等奖1000元（1个）

二等奖800元（1个）

三等奖600元（1个）

优胜奖300元（3个）参与奖（礼品）

中途三轮游戏有礼品、嘉宾有礼品；（3）、董事长宣布晚会开始。

（4）、按照节目的流程，正式现场演出及现场活动。（5）、表演结束后，评比团队前三名；优胜节目：3个；（6）、发放年终奖金、宣布晚会结束，并对到场的各位嘉宾及同仁表示最衷心的感谢和祝福。

（7）、主持人安排负责清洁的人员留下，清理现场。

XXXXXXXXXX 有限公司

2013 年春节联欢晚会策划方案

第四篇：会议筹备注意事项

会议筹备注意事项

一、会前阶段

1.形成会议方案，报领导签批；

2.确定参会名单，通知参会人员；

3.布置会议室：

音响设备、座牌、横幅、电脑投影仪、摄像机、照相机等；

4.准备会议材料：

议程、主持词、讲话稿、文件资料、签到表等。

二、会中阶段

1.签到；

2.拍照或摄像。

三、会后阶段

1.简报信息；

2.会后总结。

第五篇：会议筹备情况汇报

XXXX会筹备情况汇报

XXX县商务局 2014年8月

近阶段，XXXX会筹备情况汇报如下：

一、明确职责、落实责任。

8月19日，市委召开第一次商情组工作会议，我区就本次会议安排、客商邀请、细节安排等相关工作进行了部署，按照工作要求，我们进行了精心组织，确定了综合科为责任科室，落实上报了责任人、联络员，做到了专人对接，责任明确，与上级部门保持经常联络，互通信息，不断完善筹备工作。区委、区政府主要领导高度重视，召集相关区领导及部门召开专题会议，明确责任、落实人员，整个活动由区政府党组成员牵头负责，商务局具体承办，开发区配合。

二、精心筛选，邀请参会客商。

按照会议要求，我区负责邀请客商30名，原则上要求邀请《财富》、《福布斯》、《金融时报》世界500强企业高管人员，根据以上要求，我局及时与各镇、园区进行了对接，认真梳理排查，于8月19日上报我区拟邀请客商总名单，并下发了电子邀请函。并就会议的议程安排、参会细节、客商食宿安排与相关责任单位进行了对接落实，确保本次客商按时参会，同时让客商安心参会，舒心参会。

三、争创特色，举办专场活动。

近年来，我区围绕全区产业规划定位，将侨商作为外资引进的对接

突破口之一，与侨办积极联系沟通，并充分利用侨办海外丰富资源和平台优势，积极邀请一批侨商来淳考察兴业，为创造良好的投资环境，我区在开发区内设立“华侨产业园”，力争全区外资利用取得重大突破。专场活动包含：

1、组织侨商实地考察。组织近100名侨商对我区经济开发区等进行实地考察，来全面了解我区投资环境及产业发展分布状况。

2、举行侨商产业洽谈会。会上，我区主要领导重点推介我区投资环境与未来前景展望，并进行面对面洽谈，对侨商提出的投资环境、政策咨询等进行现场解答，力争一批项目早日落户高淳。

3、进行项目签约。对全区招商项目认真梳理，精心挑选制造业项目13个、现代服务业项目32个、生物医药项目52个、农业项目22个、文化创意项目14个举行签约仪式。