企业采购业务内部控制要点分析论文（5篇材料）

第一篇：企业采购业务内部控制要点分析论文

摘要:结合企业的内部控制和采购业务流程，分析如何规避、抑制其中可能出现的不利因素，说明采购环节的内部控制要点，并对内控环境提出建议。

关键词:采购循环；内部控制；流程

采购业务属于企业运营的核心业务，与资金存在直接的关系，如果程序制度不够清晰规范，内部控制不到位，则极容易出现相关人员利用管理漏洞，为一己私利舞弊，串通共谋，损害企业利益的情况。具有极高的风险性。在内部控制中，采购业务的控制直接关系到企业产成品的质量，以及企业生产成本。尤其对于制造企业而言，原材料成本在产品中占比较重，采购资金比之其他类型的企业也更多，存在的风险也就更高。

1内部控制概述

2004年9月，COSO委员会提出一个概念全新的COSO报告《企业风险管理———整合框架》（简称ERM框架），标志内部控制研究发展到一个新的阶段。ERM架构指出“企业风险管理是一个过程，它由一个主体的董事会﹑管理层和其他人员实施，应用于战略制定并贯穿于企业之中，旨在识别可能影响主体的潜在事项﹑管理风险﹑风险应对﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监控。《企业风险管理———整合框架》分为内部环境﹑目标制定﹑事项识别﹑风险评估﹑风险反应﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监督等八个相互关联的要素，各要素贯穿在企业的管理过程中。ERM框架指出，企业风险管理只是一个比内部控制更为广泛的管理概念和工具，不是也不可能取代内部控制。在风险管理八个要素中，有五个直接来自内部控制，显然，内部控制包含于风险管理之中。

2企业采购业务的风险及控制关键点

采购业务作为企业业务内容的一个部分，其风险存在于各业务环节中，主要有审核把关风险、采购价格失控风险、供应商选择不当风险、合同订立不当风险、物资验收不规范风险、会计记录不当风险、货款支付不当风险等。企业采购程序必须清晰，规范，即使企业采购流程较长，但人为简化，缩短流程将给企业的内部控制带来巨大漏洞，采购环节的风险无法控制，给公司带来巨大隐患，造成不堪设想的后果。为此有必要对以下环节进行控制，规避风险。

2.1请购与审批控制

2.1.1请购

请购单的填写应该内容完整且依据充分，由有需求的部门或人员写明采购类别、数量、品名、规格、型号、质量等级、需用日期、请购部门等相关要求，交给部门主管审核并签字批准。

2.1.2审核批准

请购单在审核批准时，主要注意三个点：订货数量，供应商备选，订货时间（再订货点）。

2.1.3不相容职务相分离

请购与审批不应该由同一人办理，以避免盲目采购。如果请购与审批不能分离，那么上述要求能否遵守完全取决于企业内部控制人员的职业素质，一旦遇上企业采购人员的职业道德不修，则可能会出现编制虚假采购业务以套取公司现金的情况。

2．2供应商管理制度

2.2.1选择供应商

企业应该建立恰当的供应商管理体制，企业采购的原材料直接决定了企业产成品的品质，关乎企业的品牌形象，一旦出现问题，将对企业信誉造成不可估量的影响。因此企业应该建立严格的供应商准入机制，为企业选择可靠的供应商，只向经过授权批准的供应商订货，保证原材料的品质与来源。

2.2.2不相容职务相分离

询价与确定供应商不应该由同一人负责办理，否则将形成采购业务内部控制漏洞，容易发生舞弊，出现相关人员收受回扣，高价采购等情况。其次，广泛询价，有利于企业拿到合理的采购价格，降低生产成本。

2.3采购控制

经过授权批准的请购单应该由采购部门汇总编号，生成采购订单，统一进行采购。在此步骤中应该注意如下几点：

2.3.1采购行为应合法合规

对于零星用品的采购，可以授权在独立人员抽样暗访制度下的直接采购，但对大宗商品的采购应交由采购部门集中统一招标进行，原材料的集中采购有利于企业提高采购效率，取得大宗订单折扣，从而降低原材料成本，控制生产成本。

2.3.2关注供应商的生产情况与供货情况

供应商的生产进度缓慢甚至停滞将造成原材料供应延迟，导致企业设备人员的闲置，增加企业运营成本，降低企业经营效率，尤其在原材料本就稀缺的行业，短时间内难以找到价格合适的替代供应商，密切关注供应商生产情况，能及早发现异常，为企业赢得反映时间，提早做准备。在原材料短缺严重时，企业将无法正常运转，既买不到原材料进行生产，又因为生产停滞而产品短缺，无法进行销售以获得资金投入生产，将使企业经营周转不良。为保证供应商持续，无差错供给企业原材料，以支持企业生产运作。企业应当密切关注供应商的生产进度与生产环境。当供应商出现异常情况时，企业能够及时发现并作出反应，制定对策，确保企业正常运营，最大限度降低供应商出现原材料供应问题而给企业带来的损失。

2.3.3采购人员定期轮换

企业采购人员应定期轮换岗位，并对离任采购人员进行审计，避免采购人员与供应商串通共谋。采购环节最常见的问题在于：供应商为长期获得公司的大量订单而贿赂采购人员，或者采购人员与供应商长期接触与合作后，建立过于密切的关系，出现串通舞弊的风险。企业采购人员实施轮岗制，其一，可以避免采购人员与供应商建立过于密切的关系。其二，如果无法与采购人员建立长期的关系，供应商将降低付出回扣的积极性。其三，对采购员定期轮换时进行的工作考评与交接使舞弊更容易被发现，采购员拿回扣被发现的风险更大，促使采购员遵守公司规定，提升职业道德操守以及自律性，有利于企业内部形成良好的控制氛围，从而维护公司利益。

2.3.4明确采购人员职责

明确划分采购人员的职责范围，有利于采购部门工作的有序进行，提高工作效率，避免互相推诿责任。及时调换职业胜任能力不足或是职业道德较低的职员，如果岗位职责安排混乱，企业的内部控制将无法实现应有的效果。

2.3.5明确质量标准

为保证原材料质量，公司可以在采购单后附上有关质量要求的文档。例如在采购零部件时，可由工程师在文档中写明各个部件需要达到怎样的质量标准，误差范围以及技术要求。由采购人员同时发给供应商，确保供应商在生产前了解图纸的质量要求。供应商生产过程中，采购部应该要求供应部定期出具质量报告，并定期查访供应商。

2.3.6不相容职务相分离

确定供应商与签订采购合同应该分离控制，不应由同一人办理。由专业专职人员负责签订采购合同，有利于回避风险，减少损失的产生。

2.4验收入库控制

验收入库是企业防止质量不达标的原材料进入企业的最后一道防线，一旦不合格的原材料流入企业生产环节，将对企业的产成品质量产生重大影响。如果三鹿企业能够重视食品安全，尊重消费者权益，收购鲜奶时能在验收环节严格管理，验收人员重视自身责任，仔细抽检，将没有达到抽检质量标准的鲜牛奶拒之企业门外，进行退货处理，也不会造成这样严重的后果。三鹿以其真实惨痛经历说明企业应当尤其重视对原材料入库的控制。

2.5付款管理控制

财务部门收到采购部门转来的相关凭证，例如采购计划、采购合同、入库单、发票抵扣联、运输费用发票、经过签字的申请单，经过审核无误后，作为入账的原始凭证，按照企业与供应商签订的合同付款，并及时登记应付账款总分类账以及明细账。付款虽然是企业采购流程的最后一个步骤，但其涉及资金的转移，风险较高，某些供应商为尽早收回货款买通财务人员，企业应该引起足够重视。

2.6供应商考核

企业应该建立供应商评价制度，对供应商提供的原材料质量，送货及时性以及原材料价格进行考核评价，并对各供应商进行排序，于企业将来采购相同规格货物时优先选择。排序结果确保每年更新一次，对考评不合格者应取消其供应商认证资格。不断调整优化企业供应商队伍。综上所述，请购与审批控制，供应商选择控制，采购控制，验收入库控制，付款管理控制，供应商评价反馈控制均是企业采购循环流程中的关键控制点。

3完善采购业务内部控制实施效果相关配套措施

为使企业采购业务内部控制能够落实到实处，企业一方面应该纵向完善采购流程与采购控制，横向健全采购控制制度，形成由线到面的控制局面，进行全面控制；另一方面，抓住流程中关键控制点作为重点控制。在此基础上，企业还应该完善公司治理结构，将绩效考核与激励机制结合起来。

3.1完善公司治理结构

公司治理是企业内部控制制度设计、运行的制度环境。而内部控制又是公司治理的延伸。完善企业治理结构，发挥企业董事会及监事会的作用。第一要强调董事会独立于企业的管理层，限制董事会成员与高级经理层交叉任职的现象，以避免出现高级管理层控制董事会的局面。第二，要完善独立董事制度，保持较高比例的，具有较高学历且管理经验丰富的独立董事的比例，利于对企业内部管理人员及企业经营行为进行有效监控。第三，建立专门的各类审计委员会，例如审计委员会，以加强内部控制。明确监事会职责，监事的监督工作要经常化，专业化，要努力提高监事会的监控能力和监控效果，董事会﹑监事会及其下属委员会应对公司管理实行有效监督，从而提高公司内部控制质量。如果治理层疏于监督，对控制不够重视，或者过分信赖管理层，就会给管理层提供舞弊的机会。

3.2将绩效考核与激励机制结合使用

企业内部控制的实施必须有一个完整的过程，这个过程就是制定标准、采取行动、衡量业绩，通过业绩的衡量来考核行为是否符合标准，从而使行为符合内部控制控制标准。在整个风险管理体系中，内部控制通过致力于抑制不利因素来达到内控目标，而激励机制则竭尽全力促使有利因素发挥更大作用，因此，如能将绩效考核与激励机制结合起来使用，将会使企业内控发挥更大效果。

主要参考文献:

［1］陈策．采购循环的内部控制要点［J］．财会月刊，2009（32）：27－28．

［2］郑伟．《企业内部控制基本规范》实施探讨———基于业务流程的分析［J］．财会通讯，2011（2）：102－103．

［3］郑海航，牛晓娟．从通用电气看我国企业采购制度的完善［J］．会计之友，2011（13）：27－31．

第二篇：企业采购控制分析论文

摘要：文章阐述了采购与付款的内部会计控制基本制度，并根据其业务流程，详述了相关控制点实施的控制措施。关键词：采购与付款；会计控制采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程，是企业生产经营管理中的一个主要环节，是企业生存发展的基础。因此，企业应制定采购与付款业务的内部会计控制制度，健全业务记录控制系统，加强其业务流程关键点的控制，实施采购决策环节的相互制约和监督。

一、采购与付款内部会计控制定义采购与付款内部会计控制指为了规范企业采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错与舞弊，保证采购在满足生产和销售的前提下，最大限度地降低采购成本而采取的一系列控制措施。

二、采购与付款业务内部会计控制的基本制度为了充分发挥采购与付款业务内部会计控制的作用，针对采购与付款业务的内容，应设计以下采购与付款业务内部会计控制的基本制度。

（一）不相容职务岗位分工制度

1、请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批；

2、询价与确定供应商。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商；

3、采购合同的订立与审计。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计；

4、采购与验收。企业采购人员不能同时担任物品的验收工作；

5、采购、验收与相关会计记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性；

6、付款的审批与付款执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离。

（二）授权审批制度企业应明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。根据采购与付款业务，控制的审批要点主要包括：

1、企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；

2、企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购；

3、企业对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；

4、采购合同的签订需经有关授权人员审批；

5、采购款项的支付应经有关授权人员审批。

（三）业务记录控制为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录，签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查有编号签字的凭证与记录是否按程序要求处理，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可检查是否存在舞弊现象。

三、采购与付款业务流程的内部会计控制一般来说，采购与付款的业务流程包括请购、采购作业、验收入库、货款结算，根据我国《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》，企业至少应加强对以下控制点的控制。

（一）请购提出物品和劳务的需要是采购环节的开始，企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。企业生产经营需求量比较多的原材料、零配件等物品，使用部门可根据预算、即将签发的生产通知单等情况填写请购单，由采购部门、财务部门、业务主管部门的人员共同参与请购的审核，由本企业授权的采购负责人审批。请购单一式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；临星需要的物品，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经采购部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序；特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。

（二）询价为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：

1、定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息；

2、对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；

3、对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等；

4、对某些采购可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一因素；

5、对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度；

6、就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。

（三）采购询价程序完成后，采购部门须作出以下决定：

1、根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量；

2、根据询价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；

3、将请购单一联退请购部门，以示答复；一联退财务部门筹备资金；一联采购部门作为签订购销合同的依据。

（四）合同采购部门应及时与供应商签订合同，合同必须按照采购权限规定，由各级授权人审核同意。合同一式三联，一份交供应商请求发货，一份由采购部门专人保管，负责合同的执行，一份交财务部门以监督合同的执行。对某些采购数量不大，不经常采购的物品，也可以不签订合同而直接购买，以简化手续，加快进货速度。部分企业以订单替代购货合同，订单要素必须设计完整，一般一式三联并连续编号。

（五）验收验收人员根据订单、合同等单据，对采购物品的品种、规格、质量和其他相关内容进行验收。验收人员通过点数、过称或测量等手段来检验物品数量的正确性。在可能的范围内对物品的质量进行检验。经验收的物品，由验收入员出据验收单。保管人员根据验收单点收实物的数量和质量并填写入库单，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量等内容。入库单一式三联，一联留存，登记仓库台账；一联交财务部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对后归纳备案。

（六）付款财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证审核后，与合同进行核对，经企业授权人审批后向供应商办理结算。货款到期后，应及时支付，以维持企业良好的信用。采购需预付货款或订金的，应适当授权后才能支付，并需收到供应商的相关票据。对于企业采用赊账方式购买物品时，由此而形成的债务结算业务也必须加强控制。具体要求是：

1、应付账款的入账必须在发票等凭证经企业授权人审批后方可入账；

2、由专门人员定期与供应商核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规定处理，确保双方的账目相符；

3、按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后，依据相关凭证，登记账薄。在实际工作中，企业应根据采购与付款业务的具体特点，不断完善、修订其内部会计控制制度，保证企业经营活动的有序、高效运行。参考文献：

1、财政部.内部会计控制规范——基本规范（试行）.财会(2001)41号.2、财政部.内部会计控制规范——采购与付款（试行）.财会(2002)21号.3、内部会计控制制度实务[M].民主与建设出版社,2004.

第三篇：浅议加强企业存货采购业务的内部控制

摘要:本文对企业采购业务流程中各环节怎样加强内部控制进行了简要的论述。

来源：中国论文下载中心[ 11-09-02 09:31:00 ]作者：孙丽艳

关键词:企业 采购业务 内部控制

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。存货是企业流动资产的重要组成部分之一，是企业生产循环中重要的一环，而采购是存货业务流程诸多环节中的重点环节之一。采购业务流程主要包括编制需求和采购计划、采购申请、供应商的选择、制定采购价格、采购合同的签订、验收入库、结算付款等环节。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要部分，又与企业”资金流“密切相关。企业采购的物资和商品，在很大程度上决定了企业的生存和发展，因而企业应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，对存货进行集中采购，实行物归一口原则，建立健全采购业务的内部控制，加强采购业务的管理。

一、编制需求和采购计划

需求部门应根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。需求部门在提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。采购计划是企业生产经营计划的一部分，企业应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。

二、建立健全采购申请制度

企业应建立采购申请制度，生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出采购申请。依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。具备审批权限的部门或人员应严格审批采购申请。

三、供应商选择制度

选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

四、采购合同管理

企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。

五、采购价格管理

企业应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。

六、验收入库制度

企业应制定明确的采购验收标准，各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。

七、结算付款

指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。财务部门应当参与对供应商付款条件的商定。在办理付款业务时，应严格按合同协议的约定审核付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性。财务部门依据合同协议、发票、入库手续等对付款进行复核后，提交有关领导审批，选择合理的付款方式付款。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，防止企业资金损失或信用受损。

建立健全存货采购业务的内部控制，不仅能够较好地保证物资供应顺畅，使其与生产和销售等其他环节紧密衔接，还可以有效降低存货采购成本，加强成本控制，促进企业生产经营持续稳步发展，提高企业的经济效益，实现企业的预期目标。

第四篇：内部控制应用指引培训资料-采购业务

企业内部控制应用指引-采购

培训提纲

一、采购业务内部控制的目标（第一条）

规范采购行为，防范采购风险,从而促进企业合理采购，满足生产经营需要。本指引所称采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。

二、采购业务的主要风险（第三条）

（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。

（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

三、采购业务流程

（一）总体要求（第四条）

企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。

（二）采购业务流程图（主要有10个环节）

 编制需求计划和采购计划；  请购；  选择供应商；  确定采购价格；

 订立框架协议或采购合同；  管理供应过程；  验收；  退货；  付款；  会计控制。

四、各环节的主要风险点及管控措施

第一个环节：编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。

企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

该环节的主要风险：三个“不”

1、需求或采购计划不合理、2、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，3、与企业生产经营计划不协调。主要管控措施：有3个

1、根据实际需要编制需求计划。

生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。

2、科学安排采购买计划。

采购计划是企业生产经营计划的一部分，在制定生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。

3、采购计划应纳入预算管理。

采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。第二个环节：请购（第六条）

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。该环节的主要风险：

1、缺乏采购申请制度，2、请购未经适当审批或超越授权审批，后果：可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：有3个

1、建立采购申请制度。

依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。

2、严格按照预算进度办理请购手续

具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

3、严格审核采购申请

具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容： 一是否准确、完整，二是否符合生产经营需要，三是否符合采购计划，四是否在采购预算范围内。

对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。第三个环节：选择供应商（第七条）

选择供应商，也就是确定采购渠道。非常重要的环节。

该环节的主要风险： 供应商选择不当，后果：可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。主要管控措施：有3个

1、建立科学的供应商评估和准入制度。

一是，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全供应商网络。

二是，企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。

三是，企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

2、择优确定供应商。

采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

3、建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。

一是，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价。

二是，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

第四个环节：确定采购价格（第八条和第九条）

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。该环节的主要风险：三个“不”

1、采购定价机制不科学，2、采购定价方式选择不当，3、缺乏对重要物资品种价格跟踪监控，引起采购价格不合理，后果：可能造成企业资金损失。主要管控措施：有2个

1、健全采购定价机制。

采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。

对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。

2、确定采购执行价格或参考价格。

采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。

建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

第五个环节：订立框架协议或采购合同（第十条）

框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）。

该环节的主要风险：

1、框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅

2、未经授权对外订立采购合同

3、合同对方主体资格、履约能力等未达要求

4、合同内容存在重大疏漏和欺诈 后果：可能导致企业合法权益受到侵害。主要管控措施：有3个

1、进行风险评估和引入竞争制度。

一是，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估； 二是，框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。

2、按照规定权限签署采购合同。

根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。

对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

3、统一规定量差允许度。

对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。第六个环节：管理供应过程（第十条、第十二条）

管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供

货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。

该环节的主要风险：

1、缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，2、运输方式选择不合理，3、忽视运输过程保险风险，后果：可能导致采购物资损失或无法保证供应。

主要管控措施：有4个

1、跟踪合同履行情况。

依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。

2、建立并执行巡视、点检和监造制度。

对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。

对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。

3、选择合理的运输工具和运输方式。

根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。

4、实行采购登记制度或信息化管理。

实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。第七个环节：验收（第十一条）

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。

该环节的主要风险：三个“不”

1、验收标准不明确

2、验收程序不规范

3、对验收中存在的异常情况不作处理 后果：可能造成账实不符、采购物资损失。

主要管控措施：有3个

1、制定采购验收标准。

制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。

2、各部门各司其职。

验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强、大宗和新、特物资，应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。

3、按规定处理异常情况、不合格物资和迟交货。

对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。

对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。第八个环节:付款（第十三条和第十四条）

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。

该环节的主要风险：三个“不”

1、付款审核不严格

2、付款方式不恰当

3、付款金额控制不严，后果：可能导致企业资金损失或信用受损。

主要管控措施：有3个

1、严审票据的真实性、合法性和有效性。

严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。一是审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。

二是企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。

2、合理选择付款方式。

根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。

除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。

3、加强预付款和定金的管理。

加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。第九个环节：会计控制（第十五条）

会计控制主要指采购业务会计系统控制。该环节的主要风险： 缺乏有效的采购会计系统控制

1、未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况

2、相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致

后果：可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

主要管控措施：有2个

1、加强会计系统控制。

企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，目标：确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

2、核对往来款项。

指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。第十个环节：采购业务的后评估（第四条）

企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程。

同时，将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购效能。

第五篇：政府采购业务管理制度 (内部控制资料)

政府采购管理制度

第一条 为加强学校政府采购的管理，规范采购行为，提高采购效率，促进学校廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规定，结合学校实际，制订本制度。

第二条 凡使用学校财政性资金采购的货物、服务和工程类项目均适用本制度。

第三条 学校政府采购项目必须经过立项、论证、审批等确认程序，并落实经费来源后方可组织实施。

第四条 学校政府采购分政府集中采购、分散自行采购等两种类型。政府集中采购是指学校委托市公共资源交易中心组织实施的、属于黑龙江省集中采购目录以内、且符合集中采购项目标准的采购活动；分散自行采购是指学校自行组织实施的、属于集中采购目录以内，但采购预算额度在“集中采购限额标准”以下的项目和集中采购目录以外政府采购限额标准以上项目的采购活动。

第五条 学校政府采购活动，凡《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》及政府其他法律法规已有规定的，一律从其规定执行。

第六条 学校政府采购领导小组是学校政府采购工作的领导、决策机构，研究决定学校政府采购工作的政策、制度和有关重要事项。领导小组由校长任组长，由分管采购工作的副校长任副组长，成员由其他校领导等部门负责人组成。其主要职责是：

（一）全面负责学校政府采购工作。

（二）审定学校政府采购工作规章制度。

（三）审定学校各部门政府采购预算的申请。

（四）讨论、决定学校政府采购工作中的重大事项。

第七条 本制度自发布之日起施行，学校原相关文件规定与本制度不符的，以本制度为准。