文秘公文写作技巧说明[优秀范文5篇]

第一篇：文秘公文写作技巧说明

文秘公文写作技巧说明

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《文秘公文写作技巧说明》的内容，具体内容：秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具有的辅助性。那么大家知道关于一些文秘专业基础知识吗?下面是我给大家带来的事业单位文秘专业基础知识，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!...秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具有的辅助性。那么大家知道关于一些文秘专业基础知识吗?下面是我给大家带来的事业单位文秘专业基础知识，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!

文秘写作技巧四建议

狄德罗说过：“艺术中没有不能被天才成功地跳跃过去的规则”。文秘写作同样是一个勤于实践，勇于创新的过程，只有这样才能炼就精品，结出硕果。6 年的基层税收征管丰富了我的人生阅历，从征管到文秘岗位转眼又过了 6 年。现将本人对写作技巧几点浅见论述如下：

一、关于“求真”---生活中不是缺少美，而是缺少发现艺术来源于生活，又高于生活

文学艺术作品同样如此，归根结蒂它来源于人类生活，其实质是现实生活的写照和反映。仔细品味，它只不过是作者以文字的形式，描绘了全新的天地景象，表达了一种新境界，给平凡而熟悉的人和事注入了新的诠释。任何文学作品的参天大树，也得扎根大地，吮吸着阳光雨露的滋润，才得生长旺盛。

文学来源于生活，然而我们却又难以在普通的生活中发现不平凡的素材。这就需要我们热爱生活，留意生活，仔细观察生活，首先做一个生活的有心人，如蜜蜂酿蜜一般广采博收。唯有如此，方能在大千世界、纷繁复杂的人世中，练就高超的分辨、取舍、改造、锤炼、熔铸、点化、驱遣、驾驭生活质料的能力，用以观照现实生活，从中汲取丰富、新颖、饱满、充沛的情思，使思想的新、精神的新、气质的新，成为催发写作灵感的春风春雨。

生活是真实的，我们所有文字的装点都应建立在真知灼见之上。然而，为了追求文学作品的美，我们往往容易忽略了“真”。任思绪飞扬，任激情澎湃。到最后，却华而不实。真，应该是所有文字作品必备的基础品质。这样，才能使文学作品高于生活但并未脱离生活。作品是作者倾诉的载体和形式。文品即人品。文品的真真正正事实上间接地反映了作者的人品。所以，无论是哪位作家或是初学写作者要始终牢记陶行知先生的金玉良言：“千教万教教人求真，千学万学学做真人”。我想，这应是为人求学的最高境界了!

二、关于“立意”---意在笔先，意成笔后

主题是情思的浓缩与升华。高贵典雅、丰富的主题常会让读者得到无穷无尽的审美享受。

从美学上讲，主题的美有外在美和内在美。外在美表现在读者与作者的情感交流和灵魂撞击，内在美表现在“为天下人所共重，为天下人所共思”，体现时代高度、社会高度、人性深度和哲学高度。勿庸置疑，主题的真实美是一种交织的崇高美，往往令人产生一种钦敬、赞叹、鼓舞、振奋的思

想情感。

俄国著名文艺批评家车尔记雪夫斯基说过：“一件事物较之与它相比的一切事物要巨大得多，那便是崇高”。因此，崇高美是一种力学美。主题的崇高美见证着作者的主旨思想的遒劲力度，给人以巍峨、博大、壮观的享受。这需要作者有较强的发掘事物本质的洞察力和清纯厚实的文学修养。我想，作者的阅历、思想、洞察力、文学修养等就是造就主题美的胚胎。

一滴水可以折射太阳的光辉。立意高远的主题，仿佛使人看到奔流的长江黄河之水，气势磅礴，自由奔放，豪迈精深，力量无穷的壮观景象;仿佛让人看到像爆发的火山一样，红光冲天，气象恢宏。这就是最有力量美的主题。它以强大的艺术力量，深广持久地在我们每一个人心里唤起一种遐思和美感，潜移默化地产生了感染之力量，它对读者的影响也是不可估量的。这也是主题的飞跃和升华吧!

毛主席写的《沁园春雪》我们都熟读过。上半阕写北方的雪景，景象雄伟;下半阕写纵观历史评论人物;情景相生，感人至深。但作者把通篇的主旨全部凝聚为一个“雪”字。作者为何如此立意?据有关资料所载：“正如作者自注：雪：反封建主义，批判二千年封建主义的一个反动侧面”。知此，这篇含蓄宏伟的作品就让读者豁然开朗，眼前为之一亮。有种平凡中见伟大，普通中见惊奇的蕴味。立意的崇高美，实之则为作者伟大高尚心灵的反映。只有具备崇高主题的文章，才是“经国之大义，不朽之盛事。”

如果把文章看作一幢房子，那么主题就是这座房子的脊梁柱，个人以为可以称之为“文柱”。文柱的高度也决定了通篇文章的高度，文柱的厚度也

就决定了文章的深度。反之，再美观的文章也经不起风吹雨打的考验，只会像小草一样不堪一击。因此，动笔之前，我们必须找准核心“文柱”，进行准确定位，设计好高度，计算出厚度。

三、关于“选材”---大浪淘沙，历练精华

写作，诚然是用笔在呐与喊，鼓与呼。在文化多元、价值多元的社会生活中，作者需要以文学的慧眼来审视身边的事物，在纷繁复杂的社会现实中找回真正的自我，在文学艺术审美中澄清心灵、释放思想，给人以至真至纯的美的享受和教益。客观地说，在地税文秘队伍中，我们大多数人能够较好地写照现实生活，但是缺乏深刻体现人性深度和社会高度的情怀和思想。尽管在内容形式上能过关，但在质品上还是稍逊平淡，缺乏现实美的震撼力。

社会现实气象万千、千变万化，我们要以大浪淘沙的精神来掘取社会生活中的精华材料精心构筑作品。精华材料是相当具有内力的。主要表现在两个方面：一是对主题的契合力。二是对信息的荷载力。

“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。如果把生活比作一座山，那么每一位作者就是游者。当我们拥有智慧的眼光，学会智慧地观察和思考，才不囿于经常机械地反映客观事物，才会在文字的王国里超凡脱俗、纵横驰骋、自由翱翔。反之，就算再激扬的文字，再新颖的表现形式，也难免让人闻到一股陈腐的霉味。这可谓，“所见者真，所知者深”。

选材的过程是十分困难的，选出精华材料更是百转千回，就如伯乐相千里马，千里马虽常有，但伯乐不常有。往往身边有很多的典型，有很好价值的材料，但我们仍“众里寻她千百度”，找不准、摸不透。归根结蒂还是

我们缺少文学者应有的责任感和严密的思想性。

写作，不简单地是交付任务、个人独白、展露心扉，更重点地是体现一种凝重的社会责任。一个热爱工作并负责任的文秘，他才会站在民主的立场，客观、公正、全面、科学地反映民生疾苦，不阿谀奉承，不溜须拍马，做人的脊梁始终是直的，敢于说民众的心里话，敢于说自己想说而又应该说的话，敢于扬弃地传达上级决策。如“三农问题”的首先提出，是来自安徽省一名普通的中学老师，可见这种“责任”实为“文胆”呀!否则，丧失主流责任意识的作者也只不过是别人握在手中的一枝笔而已。我们只有胸怀责任，才能清晰地看到该选什么样的材料，才能确定好选材的基本面和基本方位。

文学作品是具有严密的思想性的。而这种思想性更多的包含着作者个人的思想。所以，作为文秘，具有思想性是必备的基础品质。只有具有严密思想性的作者，才能从繁杂的现实中挑选出较好的作品材料，才能挖掘出材料的精华，去伪存真、去繁存精。这“严密的思想性”来自作者本人对现实的真切把脉、理解、分析、感悟、评判，来自作者自身所积累的人文科学和哲学知识。思想性是建立在作者对事物“直觉”主观认识的基础上，再进行严密的思考。运思的过程一方面是对直观事物的碎片进行梳理和整合;另一方面是切合主题提炼出闪光的精神、道德、价值、哲理。简而言之，思想性就是作者站在一个很高的视点，将平凡的事物进行美的提纯和升华。然而，这一层次和高度又是我们一般文秘人员所往往不能突破的或不敢去努力做到的。

选好材料是对文章进行定量的基础，在定量的基础上取其精华材料进行

准确定位，寻找最佳位置，通篇文章就能完成布局了。要想做到巧妙布局，这就需在不拘一格上多下功夫。

四、关于“语言”---行云流水，气贯长虹

“语不惊人，誓不休”。可见，古人对语言的讲究和锤炼是多么地良苦用心。语言是文章的有效载体，作者对表述语言的把握、锤炼、操纵及发力程度，也决定了文气和文风。我们在写作中，往往平白直露地在写一个人、一件事，语言叙述的技巧艺术却没有很好地去雕琢。独具风格的语言，是“简练、传神、韵味、和谐”的，能生动形象，灵活自然，征服读者，给人以新鲜的视觉和丰富的想象。

简洁是智慧的灵魂。简练的语言，就是“但著一字占尽风流”的奇效。如：毛泽东著的《七律长征》中“金沙水拍云崖暖，大渡桥横铁索寒。”一个“云”、“寒”，把两道天险写得淋漓尽致。还有，我们都熟稔的诗句“春风又绿江南岸”，“绿”字意蕴深远，煞费思量。再如，一文中的“我多想敲一敲共和国的记忆，最对不起的是农民兄弟”。一个“敲”字道出了多少情感和忧虑、责任和勇气，运字准确，言简意赅，生动传神，富于凝重的表现力。

传神，就是字里行间所流露出的形象，精神气质。有人说，语言无神，就如日月无彩。传神中的语言，能给读者带来好的意象和意境，鲜明中见，准确中见纯真，没有节外生枝，没有隐讳跳跃，流畅的思路，圆熟的文字体现作者思维敏锐，运思匠心，使读者产生亲切感和认同感。

蕴味，就是给读者带来回味无穷的美感和享受。有情有景，有虚有实，张弛有度，让人思考，发人深省，任读者思绪飞扬，给人以理想和力量，产生强烈的共鸣。

只有具备“简练、传神、蕴味”的语言字句，通篇文章读起来就会娓娓动人，畅达贯通，如行云流水般秀美和谐。如：徐志摩的《再别康桥》，脍炙人口，美仑美奂。如果作者处处拘泥于事实，字字平淡生硬那是难以最终达到和谐唯美的效果。

古人云：“气生则才勇，才勇则文壮，文壮后可以鼓天下之动”。文气如人气。作为青年一代的地税文秘们，我们正当“恰同学少年，风华正茂;书生意气，挥斥方遒”的流金岁月，虽然比较稚嫩，但富有生气和活力，符合历史的潮流，代表事业的希望，应当树立“少年心事当拿云”的凌云壮志和“胸中日月常新美”的胸怀，在税收事业和文秘工作中奋勇进击，劈涛斩浪，紧握手中的笔来抒发昂扬志气，谱写事业恢宏壮丽的诗篇。

文秘写作培训上个人的讲话

今天很高兴参加我们矿举办的此次文秘培训班结业典礼，我了解到参加我们此次培训班的大多是来自我们基层办公室工作人员、团员青年、包括机关科室一些工作人员，都是和文字材料经常打交道的，而且我看到大家都比较年轻，让我看到了柴里文字工作的新生力量，你们为柴里的发展、文化传播、作出了积极贡献，增添了后劲，经过三天的紧张学习，今天这个班就要结业了。三天来，大家珍惜这次学习培训的良好机会，善于钻研，勤于思考，勇于实践，取得了较好的学习效果。在此，我代表矿党委，对各位学员顺利完成学业表示热烈的祝贺!同时，向为这次培训付出辛勤劳动的各位老师和集团公司党校各位教职员工表示亲切的慰问!

我矿各级领导历来高度重视文秘队伍建设，对于文秘人员的选拔、培养和使用，单位主要领导都是亲自过问。近年来，经过矿党政等部门的不懈

努力，总体上我们文秘工作队伍是好的，工作效果也比较突出，保证了我矿改革发展稳定各项事业不断前进，但是近年来各种原因也出现了文秘人员缺失，文秘人员实际写作能力、实践能力低等现象，有些单位这方面人才出现青黄不接等现象。所以我们举办此次培训班的目的一个是提高大家的理论写作水平，第二个呢就是从中发现这方面的人才。

我最初也我也从事过宣传、文秘工作，道我们文秘人员的辛苦，对于文秘工作我有三点深刻体会：一是文秘工作很重要。文秘工作是办公室工作的组成部分，担负着传达政令、优化管理、沟通信息、商洽工作等重要任务，文秘人员承担着协调、服务、参谋、助手的职责，相当于一个单位的“神经中枢”，作用非常重要。二是文秘工作很难干。它涉及面广，既有政务，也有事务，工作量大，头绪繁杂，服务对象多，工作要求高。换句通俗的话说就是婆婆多，哪个婆婆都要服务好，而且要求还不同。比如写文章，有的事无巨细，有的理论要求强，众口难调，调不好就很容易受批评。三是文秘工作很辛苦。我们也许都有体会，文秘工作没早没晚，生活没有规律，压力常年紧绷，一年到头睡不上几个安稳觉，常年累月兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获”。所以说干文秘工作要耐得住清贫、耐得住寂寞。

但是作为秘书工作也是一个很锻炼人的工作、也是容易提拔的工作。由于秘书人员总是站在领导的角度思考问题、处理问题，而且工作涉及的面广、接触的人多，跟在领导后面，他的思维能力、处理问题的能力都能得到锻炼。而当今社会，可以这么说，任何一种行当都离不开秘书这种承上启下、连接八方的工作。秘书是一个特殊的职位，是领导身边的助手。由

于这一职位就决定了对个人能力和素质的特殊要求，所以，一个好秘书有着不可估量的前途。大家可以从我们集团公司上次竞聘的 12 个副处级干部看出，有 5 名同志都是曾经干过宣传、文秘工作的，文秘在从事管理岗位上的人来说也是越来越重要。所以我们要对我们从事的这份工作要有信心、有激情。

最后，作为一名老文秘工作人员针对今天这次培训班，我想对大家再提三点建议：实际上就是三个字：“勤、实、灵”。要做好文秘工作就要在“勤”字上下功夫，这是做好工作的前提。一是要勤学习。苦练“内功”，拓宽知识面。用知识武装头脑，用理论指导工作。文秘工作“办文”很重要。要文理通畅，辞能达意，对重要的办文工作要认真核实，反复校对，确保万无一失，才能有好的效果。参与授课的同志都正在或曾经在办公室长期从事文秘信息工作，他们讲课的内容是对丰富阅历的精心提炼、深刻总结和深入浅出的阐释，学习好、领会好授课内容，对于做好文秘工作非常重要。希望大家多向他们学习，吸取经验。二是要勤动脑，勤动嘴。事事想周全，在办会、办事等方面事前要有计划有安排。文秘人员的工作接触范围广，干好工作必须要多问、多想、多跑。向有经验的同志多请教、多交流、多问几个为什么，这不仅能保证在工作中获得详实的第一手资料，而且还是一条快速提高工作能力和工作水平的捷径。三是要勤动手。所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”理论联系实际是根本的学习方法。希望大家无论在学习中还是在今后的工作中，都要善于这一科学方法，把学习到的知识用于指导实践工作。同时，大家都来自不同的单位，尺有所长、寸有所短，要注意在学习交流的过程中，吸取别人的长处和经验，回

去改进工作中的不足和差距，这样才能真正使自己的业务上层次、上水平。

围绕“实”字做工作，是做好政协文秘工作的基础。为人处事要实。秘书处与领导和群众的中间，还要为各部门服务，接触面非常广。文秘人员的言谈举止、待人接物直接关系到机关的形象。因此，一定要正直、正派，实实在在，不能给人以华而不实、虚情假意、缺乏信任的感觉。文秘人员应适应形势和工作的需要不断地提高自身素质，说话、办事时时注意要有根有据，不能不负责任地乱说，办没有依据的事情。要科学务实，向领导和上级反映情况，向相关部门传达领导指示、批示等，必须实事求是，有时领导交办一件事并不十分明确，不要自作聪明，凭经验猜测，要搞清领会领导的意图，杜绝差错。

在“灵”字上把握好度，是做好政协文秘工作的要点。文秘人员要有灵活性，对周围发生的事情必须敏锐，善于在复杂的环境中把握住事物的本质。要处理好原则性与灵活性的关系，说话办事既要有政策观念，又要讲组织原则。在不违背原则的基础上办事要有灵活性，有应变的能力，当然还要具体问题具体分析，把握好灵活的度。工作要分清轻重缓急。哪些工作必须马上做，哪些可暂缓，应做到心中有数。要围绕政协中心工作履职尽责。在实际工作中，由于工作量大，头绪多，有时难免出现杂乱的现象，稍不注意就容易偏离服务主体。为此，一定要围绕中心开展工作，这样工作才能做到主动，使各项工作更加规范、科学，做得更好。同时要多观察，自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，想领导所想，谋领导所谋，增强服务的主动性。

最后，衷心祝愿在座的各位学员奋发有为，以更加饱满的热情和扎实的工作积极投身建设和谐柴里的伟大实践中，祝同志们取得真经、炼出真功，为柴里明天的发展做出新的贡献!

文秘写作拟定小标题的六个技巧

(1)看是否准确恰当。

小标题对于本段所写的内容主旨而言，必须概括得准确无误，恰如其分。例如有篇关于××工程的调查报告，题为《一颗盲目施工的苦果》，设立了这样几个小标题：“钓鱼”工程，后患无穷;违反基建程序，造成浪费;合同没订，扯皮无穷;领导外行，吃尽苦头。其中第三个小标题下面的内容为：××工程一开工，“扯皮”之战就打响。遇到问题，主建、施工、设计三方各说各的理，问题不能顺利解决。这个工程自兴建以来，主建、施工和设计三方，竟连一份经济合同都没签订。设计图纸没有按时完成，拖延了工期，但设计单位不负经济责任;主建部门任意要求修改设计，不受任何契约约束;施工单位则是“老牛赶山，走着瞧”，来一部分图纸，要一部分钱，干一部分工程。外装修用的面砖就是一个三方扯皮的典型事例。主建单位要求由面砖改为水刷石，设计单位则坚持要用面砖;而面砖的采购，主建单位和施工单位又互相推靠、扯皮近半年之久。这段文字是该项工程三方互相“扯皮”的活写真。作者将小标题拟为“合同没订，扯皮无穷”是极其准确恰当的。

(2)看是否明确集中。

拟定小标题，要特别注意不能过于杂乱，而要力求明确集中，写得越单一越好。不要将几个性质不同、不能相提并论的问题，硬行扯在一起，搞成“小杂烩”。同时，也不能将原本是性质相同的问题，却分散到两个小标

题中去说。例如×单位所写的《xxxx 年度工作总结》，共列有四个小标题，其中第一个是：“解放思想，广泛宣传，积极争取对外业务，努力开展多种经营”。不难看出，这个小标题的内容较为杂乱，既有思想政治方面的，又有生产经营方面的，将这些性质不同的事项硬行“捏”在一起，显得头绪纷繁，庞乱芜杂。

(3)看是否照应总题。

拟定小标题，要注意与全文总标题相呼应。总标题是对全篇内容的高度概括，是“纲”，各个小标题均是从不同角度、不同层面对总标题的展示，是“目”。它们共同服务于总标题，呈现出一种“轮辐向心”和“众星捧月”的态势。例如《中共中央、国务院关于保护森林发展林业若干问题的决定》一文共列有八个小标题：稳定山权林权，落实林业生产责任制;木材实行集中统一管理;对林业的经济扶持;木材综合利用和节约代用;抓紧林区的恢复和建设;大力育林造林;发展林业科学技术和教育;加强党和政府对林业的领导。可以看出，上列小标题是从八个方面制定了如何“保护”、如何“发展”的林业政策，丝丝入扣，不枝不蔓。值得注意的是，一些方针政策性较强的公文如通知、意见等等，其所设立的小标题往往呈现出一种规律性的特征，即通常在第一个小标题交代问题的重要性及必要性，中间各题是有关指导思想、基本原则、总体目标以及主要任务、政策措施等方面的内容，最后则是组织领导方面的要求，也是从不同角度对总标题加以展示。

(4)看是否合乎逻辑。

拟定小标题，必须注意讲究逻辑性。从逻辑角度讲，公文总标题与小标题之间具有领属关系，而各个小标题相互之间则是并列关系。撰写时要对

其进行合理地分类，符合逻辑，不能彼此包容或者相互交叉，不该并列的不能并列。对各个小标题的设置，还要照应全文主旨，分清性质、轻重、主次，仔细考虑其排列次序，做到条理清楚。例如《××县放宽政策和发展第三产业现场办公会议纪要》，共列有六个小标题：关于放宽政策问题;关于筹建货场问题;关于发展第三产业问题;关于贷款问题;关于扩建整流器厂问题;关于企业办理工商营业执照问题。从表面上看，各标题排列整齐具体，反映出了会议的主要议题。但仔细推敲则不然。从总标题来看，会议的中心议题实际是两个：一是放宽政策问题，一是发展第三产业问题。因此，要拟定小标题，有这样两个也就足够了。有些应归属“发展第三产业问题”，有些则应归属“放宽政策问题”。而文中所列小标题将具有从属关系的“问题”并列，显然不当。

(5)看是否有艺术性。

拟定小标题，还要讲求艺术性。一般来讲，主要有四种方法：一是运用形象化的语句。例如《中纪委关于加强纪检工作座谈会纪要》一文，其中最后一个小标题“自己干净才能帮助别人洗澡”，采用借喻手法，生动活泼，耐人寻味。二是运用对仗式。但这种对仗一般只是讲求字数的对称整齐，而非严格意义上的对仗。例如上文“总结工作，增强信心”、“全党动手，上帮下促”等便是。三是运用排比式。例如《全国农村工作会议纪要》下设五个小标题：关于农业生产责任制;关于改善农村商品流通;关于农业科学技术;关于提高经济效益、改善生产条件;关于加强思想政治工作和基层组织建设。以介词“关于”作提示语，统辖全“局”，结构紧凑，语势强劲，富于表现力。四是使用该段中具有概括性的“原话”。这在一些综合性的简

报以及先进人物事迹材料中较为多见。

(6)看是否匀称和谐。

即指各个小标题的拟定，一定要顾及相互之间在形式上的整齐匀称，无论在句式还是在字数上，都要尽量做到和谐顺畅，讲究布局上的美感，不能长短不一，参差不齐。例如《全国农村工作会议纪要》一文所设的五个小标题，均是以介词“关于”作提示语，构成整齐的排比式布局，显得十分匀称和谐。而像前文《一颗盲目施工的苦果》一文所列的四个小标题，第一、第三和第四个小标题均是由八个字组成，但第二个小标题却不如此，破坏了标题的整体美。因此，可将其中的“基建”二字删去，以求和谐匀称。

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第二篇：公文写作技巧

公文写作方法和技巧

一、公文的种类

过去党政公文是分开的，各有各的标准，党内公文遵照执行的是中办印发的〘条例〙，行政公文遵照执行的是国办印发的〘办法〙，双方有7点不同：第一纸头不同，党内公文是小纸头，行政公文是A4纸头。第二，文种不同，党内公文是14种（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要），行政公文是13种（命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要），其中有9种大家都一样，有5个党的机关有，行政机关没有，有4个行政机关有，党的机关没有。第三，党内文件文号下面有五角星，行政公文没有。第四，如果有密级，党内文件全部标在左上角，行政公文全部标在右上角。第五，成文日期不同，党的文件是阿拉伯数字，行政公文是中文。第六个不同，取消“此页无正文”。第七个不同，版记，党内公文没有主题词，行政公文有。

2012年中共中央办公厅、国务院办公厅出台了新的标准（中办发〔2012〕14号文件），党政公文7个方面的问题就解决了，实现了党政公文一体化。

（一）公文的种类及主要区别

1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。既然是重大决

策事项，这个在领导机关才使用，使用范围就比较小，基层机关很少使用。

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定在各级单位当中都可以有，使用范围比较宽泛。

3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（《宪法》规定，国家主席、国务院、国务院各部和各委员会，县级以上地方各级政府有权发布命令，一般分为：发布令、行政令（通缉令）、嘉奖令、任免令。党的各级领导机关一般不单独使用"命令（令）这一文种。）

决定和命令都有奖励，嘉奖，奖惩。决定可以奖也可以惩，可以奖励也可以处分。命令只奖不惩，就是只嘉奖，没有处分，所以在应用上决定一般是对本机关的工作人员做出的，命令是上级机关对同级，就是他的主管单位和下级机关做出的。

4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。公告、公报、通告在使用范围上有区别，公告适用于国内外、范围最广；公报适用于党和国家级管理机关、范围次之；通告则面向一个特定的地区，适用于各级行政机关和企事业单位，范围最窄，比如停水通告、征收通告。

7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

意见与通知都可以用来安排部署工作，但意见带有参考性，可以适当变通；通知则具有指令性，必须不折不扣的遵照执行。

9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

请示与报告有四点区别：一是行文时间不同，请示必须在事前，报告可以事前、事中、事后。二是行文范围不同，请示必须“一文一事”，报告可以“一文一事”，也可以“一文多事”。三是行文目的不同，请示是请求上级机关指示、批准，报告则是向上级机关汇报工作、反映情况。四是处理方式不同，请示，上级机关一定批复；报告，上级机关不必批复。

12.批复。适用于答复下级机关请示事项。

13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或者人大常委会提请审议事项。

14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（函的使用范围较广，一般情况下把握好两点就行，一是无隶属关系，二是同属一个上级单位，必须平级之间。）

15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

会议纪要和会议记录的区分有三点：首先纪要是公文，记录不是。其次纪要需要加工整理，记录只需记下原话，怎么说就怎么记。第三，纪要需要印发执行，记录只需存档备查。会议记录里面要把会议详细情况都记下来，包括研究了什么问题、谁参加的、主持人是谁、谁发言的、说的什么，最后事情怎么定的，记录人是谁等等。

上述这些文种当中我们可能用的比较多的，比如说通知、报告、请示、函、纪要，这几种可能用的比较多，特别是非领导机关，基层机关用的非常多。在用的时候可能就会出现一些容易出现的问题，比如说请示和报告混用，有的写成关于什么问题的请示报告，这个不可以的，请示就是请示，报告就是报告；有的就是把通知和通告混用，有的是通知和通报混用，分不清楚，有的是通知和函混用，还有的是一些其他方面的。

比如说请示和报告混用，请示是什么？请示有几条，请示是事前，报告是事后，你事还没办呢，你请示什么，你完了事才报告，这是它的不同。那么请示是要求回复的，你回复了以后我才能办，那报告的话是不要求回复的，告知性的。再有一个，很重要的一点，请示是千万不能分送的，因为有分管领导，你不能分给所有的领导一人一份，所有领导都给你回复的话这个指示都不同，你按谁的执行？这个就乱套了，出现过这种事，这种事是非常难堪的。报告就无所谓，请示是一事一报，报告可能就是一个综合性的报告，所以这两个东西不要搞混。请示就是请示，报告就是报告。

（二）公文的分类

以上是15种类型的公文，这15种公文从行文规范上分，可以分为三类：

第一类：上行文，如请示、报告。

这个很好把握，要上级批复，就报请示，不需要批复，就报报告。

第二类：平行文，如通知、函、纪要、议案（政府提请人大审议事项）。

第三类：下行文，如命令、决定、公告、通告、通报、批复、决议、公报、意见、通知、纪要等（通知、纪要在下行文中比较常见）。

（三）公文写作特点 1.起草公文有三定

一是认定关系，二是选定文种，三是确定内容。2.公文有三个标识

一是套红头，二是编文号，三是盖公章（纪要、决议、通报等除外），盖公章是公文印制中最后的工序。

3.行文要行公文

前面提到三个动词，批转、转发、印发，这三个动词在起草公文时常用，但是不能乱用。

（1）批转就是批示转发，一般是上级转下级。（2）转发一般是平级转平级的文、下级转上级的文。（3）印发有两点：一般是发非公文，比如工作计划、工作方案、应急预案，都可以随文印发；

再是公文中的意见，其他公文不能用印发，就是可以用印发的就只有意见一个。

二、公文的格式

公文的格式分为文头、文中、文尾三部分。

（一）文头部分

文头部分必须要有的要素是发文单位名称、发文字号。1.发文单位名称。发文单位名称可以是全称或者规范化简称加“文件”二字。发文单位名称一般使用红色小标宋体字，大小根据文字长短设定。位置距上边沿35mm，下空2行（距发文字号）约20mm。

2.发文字号。由单位代字+年份+发文序号，关于单位代字，新条例没有明确规定，一般来说，一个单位代字，不要超过六个汉字，代字一旦确定，就要固定使用，不能经常更换、改动。确定的时候，也有规范要求，一般先取单位名称的第一个字，然后取表明单位、行业属性的字，再冠以行文机关的简称，比如崆峒区效能风暴行动协调推进领导小组办公室发文，就是崆效办发。需要注意的是，年份要写全，如2017不能写成17，年份要用六角括号括起来，其他括号不能用。文号不能设虚位，比如1号文不能写成01号，前面也不加“第”字。

另外，文头部分可能还要有以下要素，份号、密级、保密期限、紧急程度、签发人等。

（1）份号就是公文印制份数的序号，一般用6位阿拉伯数字，可以设虚位，份号一般标注在文头左上角第一行顶格，黑体字三号。

（2）密级和保密期限，公文密级有三个：绝密、机密、秘密。绝密最长30年，机密最长20年，秘密最长10年，一般保密时间不需要那么长，所以就用密级+保密期限来标注，如绝密★1年，密级和期限之间用实心五角星相隔，年之前数字用阿拉伯数字，不设虚位，这个标注在文头左上角第二行顶格（党政公文一体化前，行政公文标注在右上角），黑体字三号。

（3）紧急程度，紧急公文分为特急和加急两种，紧急电报则分为“特提”“特急”“加急”“平急”。这个标注在文头左上角第三行顶格，如果份号和密级有一种不用标注，则紧急程度可以提到上一行，黑体字三号。

（4）签发人，签发人居右，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字编排，编排在发文机关标志下空两行位置，签发人三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。

（二）文中部分

文中也称作公文主体，文中部分必须要有的要素包括：大标题、主送单位、正文、落款、成文日期。

1.大标题，由单位+事项+文种组成，用小标宋二号，位置上距红色分割线2行约20mm，下空1行约10mm写主送单位。

2.主送单位，可以是单位全称、规范化简称或者若干单位统称，要顶格写，用仿宋三号，比如：政府办普发文件主送单位为“各乡镇人民政府、街道办事处、平凉崆峒山大景区管委会，区政府各部门，省、市驻区有关单位：”，区委或区委办单独行文变为：“各乡镇、街道党（工）委，平凉崆峒山大景区党工委，区委各部委，区级国家机关及各部门党组、党（工）委，区人民武装部党委，各人民团体党组，平凉新世纪集团、海螺水泥有限责任公司党委：”。

有些公文不标注主送机关，如纪要、决议、公报、公告等。3.正文，正文部分有层次结构，第一层是一级标题，黑体字三号，用汉字序号，后加顿号；第二层是二级标题，用楷体加黑，用汉字序号加圆括号，后不加标点；第三层是三级标题，用仿宋体加黑，用阿拉伯数字加圆点，不是顿号；第四层是四级标题，用仿宋体不加黑，用阿拉伯数字加圆括号，后不加标点。正文部分要尽量避免采用多层次结构，正文其他文字部分一般全部用三号仿宋字体。

4.落款，就是发文单位署名，需要加盖发文单位公章。加盖公章有标准，可以总结成一句话，“上大下小齐年盖月”。

5.成文日期，一般是指签发人签发日期，成文日期右空四字编排。年月日要齐全，用阿拉伯数字，不设虚位，7月不能写成07月，党政公文都一样。

6.附件，有时文件中含有附件，附件位置在正文下空一行、左空两格，附件后加全角冒号。附件名称不加书名号，如果只有一个附件，直接跟在附件后面，前不加序号，后不加标点；如果有多个附件，附件名称前要加阿拉伯数字序号，序号后面加小圆点，不是顿号，附件名称后面不加任何标点，附件名称太长需要回行，第二行首字要与上一行附件名称首字对齐。

附件内容首页左上角顶格编排附件及顺序号，附件及顺序号用3号黑体字。

7.附注，有时还有说明事项，就用附注，位置就在成文日期下一行，左空两格加圆括号，括号内不出现“附注”二字，比如：（此件发至县团级）、（联系人XXX联系电话）、（此件可登报）等等。

（三）文尾部分

文尾也叫版记，就是文件最后有几条黑线的部分，黑线与版心等宽。首条分割线与末条分割线都用粗线，中间的用细线。分割线上不放东西，党政公文都取消了主题词。文尾必须要有的要素为：印发单位和印发日期，两者同处一行，一左一右，左空一字，右空一字，四号仿宋字体。年月日标全，不设虚位。

抄送单位：有的公文还有抄送单位，位置在印发单位上一行，左右各空一字编排，写成“抄送冒号”，冒号为全角，四号仿宋字体，抄送单位可以是全称，也可以是简称或统称，一行放不下就另起一行写，要与冒号后第一个字对齐，中间不加黑线，最后一个抄送单位名称后标句号。

公开属性：有些公文还有公开属性，这个国家有最新的规定，2016年11月10日国务院办公厅印发〘〖关于全面推进政务公开工作的意见〗实施细则〙国办发〔2016〕80号，明确提出“行政机关拟制公文时，要明确主动公开、依申请公开、不予公开等属性；部门上报的发文请示件没有明确的公开属性建议的，本级政府办公部门可按规定予以退文。”公开属性分三种：主动公开、依申请公开、不予公开，位置就在印发单位之上、抄送单位之下，左空一字，写“公开属性冒号”，四号仿宋字体，后不加标点符号，用细线隔开。

（四）版面

版面也是一个重要部分，但不属于公文格式。依据〘党政机关公文格式〙（GB/T9704—2012），这个标准是中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局等单位起草，中国国家标准化管理委员会发布的，2012-06-29发布，2012-07-01实施，替代了GB/T9704—1999，版面基本格式简单作以介绍。

1.公文一般采用A4纸，有些附件太大，比如图表，也用A3或者更大尺寸纸。

2.装订订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。

3.上行文与下行文文头统一，上行文不再留空。

4.成文日期一律采用阿拉伯数字，不设虚位，不能写成01。5.页边距，上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm，页脚，单面排版2.8cm，双面排版2.7cm，文字一般每页排22行，每行排28个字，特定情况下可以适当调整。

6.页码，用阿拉伯数字，字体为四号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线，单页居右空一字，双页居左空一字。

如果附件中有表格，表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

三、公文写作要领

（一）大标题

大标题有三性，一是完整性，就是“发文单位+事由+文种”，三要素不能少，次序也不能乱。二是简洁性，能简则简，简化要在事由部分简。三是准确性，就是要一目了然。

（二）小标题

1.小标题是大标题的分支，内容不能与大标题重复，也就是说大标题与小标题是总分关系，如果内容相同，整体上就会逻辑混乱。

2.小标题排布要统一，如果小标题后紧跟内容，所有段落都要一致；如果内容另起一行，其他段落都另起一行，小标题后不要加句号。

3.小标题句式要对仗，如果公文内容分若干段落，就会有若干小标题，小标题的句式结构要尽可能的整齐对仗。通常有这么几种结构：

A.介词式：如“关于活动的主题”；B.偏正式：如“工作的基本思路”；C.动宾式：如“建立执法队伍”；D.主谓式：如“思想认识”。比如有份文字材料，小标题这样写：

一、充分认识安全生产的重要意义，二、切实明确安全生产的主体责任，三、科学制定安全生产的具体措施，四、全面提升安全生产的保障能力。

（三）结尾语

通常用的公文一般都有结尾语，包括：通知、请示、报告、函、批复等。结尾语之后要有句号，不能缺少。

1.通知，可以选用的结尾语

常用的指令性通知：“请认真贯彻执行。”或者“请遵照执行。”

或者“请组织落实。”告知性的通知，就一种，“特此通知。”通常可以省略。

2.请示，可以选用的结尾语 以上请示，请予批复。以上请示，请审批。妥否，请批示。

3.报告，可以选用的结尾语 特此报告。

以上报告，请审阅。

以上报告，如有不当，请指正。4.函，可以选用的结尾语

有两类，一类不需要回复，如特此致函。专此函告。还有一类需要回复的函，如以上妥否，请予函复。以上请予支持并盼复。

5.批复，结尾语只有一种 特此批复。

（四）常用公文的写法

首先告诉大家写作的基本步骤： 1.领会领导意图 2.明确发文目的 3.广泛收集材料 4.合理谋篇布局 5.组织语言文字

6.进行修改完善

这里有几种常见公文的写法，我们看一下：

1.通知，分两种，指令性通知和告知性通知，指令性通知里面有部署工作和批转事项，批转或者转发、印发前面说过了，这里再不说了，部署工作的通知用的更为广泛，通常写三个部分：（1）总说。包括背景、目的、依据、过渡语（如“现就XXXX作如下通知：”）。有时，背景、目的可以省略。（2）部署事项。可以分成小标题展开，小标题前面也说过了。（3）结尾语，前面也说过了，结尾语有时可以省略。

告知性通知分为告知事项和任免干部两种，告知事项通知通常写三个部分：（1）总说。包括背景、目的、依据、过渡语。有时背景、目的可以省略。（2）告知内容。（3）结尾语，可以省略。任免通知通常写两部分：（1）任免内容。（2）结尾语。

2.请示，通常写四部分：包括起因，事由或理由，请示事项，结尾语。比如：XX县文广局关于申请古建筑修复所需资金的请示，县政府：县AA公园BB古建筑因年久失修，目前损毁严重（起因）。这座古建筑建造于清代乾隆年间，具有很高的艺术价值，修复这座古建筑，对于保护历史文化遗产，促进我县旅游资源开发，具有重要意义和作用（理由）。经初步测算，修复工程共需资金80万元。由于我局财力有限，资金筹措困难，现请求县政府研究解决资金问题（此为请示事项）。以上请示，请予批复（此为结尾语）。后加落款、日期就行了。

3.报告，通常写六部分，一是总说，包括概况、过渡语（如，“现将有关情况报告如下：”）。二是取得的成效，可以分成小标题。三是采取的措施（或做法、体会、特点），可以分成小标题，一般成效和措施可以合并写。四是存在的不足。五是下一步工作打算。这两部分也可以合并来写。六是结尾语，可以省略。比如：

XX市人民政府关于全市2016年工作情况的报告

省政府：

2016年，在省委、省政府和市委的坚强领导下，我市深入贯彻党的十八大及十八届XXXX，认真落实XXXX等措施，各项工作成效明显。现将有关情况报告如下（总说）：

过去的一年，我市取得的成绩主要体现在六个方面。一是经济实力大幅提升。··· 二是工业经济稳步增长。··· 三是现代农业快速发展。··· 四是城市功能不断完善。··· 五是旅游产业深度开发。··· 六是民计民生持续改善。···（以上是取得的成效）

为了做好2016年工作，我市主要采取了四项措施。一是始终在项目建办中加快转型。··· 二是始终在实干攻坚中破解难题。··· 三是始终在共建共享中促进和谐。··· 四是始终在转变作风中提高效能。···

（以上是做法）

在看到成绩的同时，我们也清醒地认识到，当前我区总体上还处于打基础、增后劲、促转型的发展阶段，经济社会发展还存在一些亟待解决的困难和问题：一是····；二是····；三是····；可以概括的说。（这是存在的不足）

新的一年里，我市将立足新起点，顺应新常态，抢抓新机遇，围绕省委、省政府部署要求，紧扣XXX目标，突出抓好XXX等重点工作，努力推动全市经济社会发展再上新台阶。（这是下一步打算，由于这个报告的主要内容是第二、三部分，因此这部分没有必要展开。）

以上报告，如有不妥，请指正。（此为结束语，一般可以省略。）最后加上落款和日期就可以了。

4.通报，从内容上看，通报分为表彰性、批评性和传达性这三种。如批评性通报，通常写五部分：一是总说，包括定性、目的、依据、过渡语。二是事情经过。三是原因分析。四是处理情况，原因分析和处理情况可以合并。五是下一步要求。

5.纪要，一般写五部分，一是会议简况，包括时间、地点、主持人、议题、出席者。二是会议经过，如“会议听取了XXX关于···的汇报。”三是会议观点，这是虚的，比如会议认为···，会议指出···。四是会议成果，这是实的，比如会议决定（确定、议定）如下事项（意见）：

一、···；

二、···；

三、···。五是结尾语，如会议要求····，会议号召···。

6.函与批复，函可以分为去函和复函两种，去函通常写三部分，即事由、理由或要求、结尾语。还有一种是复函，复函也写三部分，一是收文情况，如“贵单位〘关于···的函〙收悉，我办高度重视，认真研究，同意怎么怎么样，”二是回复意见，必要时，可以分成小标题来说明。三是结尾语，此复或者特此函复。

批复可以写四部分。一是收文情况，如“你单位〘关于···的请示〙收悉。”二是批复意见，分三种情况：同意、原则同意、不同意。如“经市政府研究，同意你们提出的意见，···”三是补充要求。如“希望你们···，请你们···，”这里可以用序号分几条来说，这部分也可以省略。四是结尾语，特此批复。

7.公告与通告

公告是一种严肃庄重的公文，它内容单一，篇幅较短，分三部分：标题、正文、落款和日期。标题有三种，一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；有的只有文种。正文一般由依据、事项和结语组成，开头要简明扼要地写出公告的依据，中间写公告事项，最后用特此公告结尾。公告日期有的注在标题下方，也可注在正文末尾落款处。比如：

中华人民共和国全国人民代表大会公告

第十届全国人民代表大会第三次会议于2005年3月13日选举胡锦涛为中华人民共和国中央军事委员会主席。

特此公告。

中华人民共和国第十届全国人民代表

大会

第三次会议主席团

2005年3月13日

通告也分三部分写，标题、正文、结尾。

标题有三种形式：(1)发文机关+事由+文种；(2)发文机关+文种；(3)只标明文种名称，落款写发文机关全称，加盖公章。

正文也分三部分：开头。说明发布通告的原因和目的，主要为下文提出“应该遵守和执行的事项”打基础。中间写通告的具体事项，如果事项较多，要分项逐条写。结尾写具体要求，最后写“特此通告”，也可以省略。

8.信息，信息是非公文，但是大家可能经常写信息。那么信息怎么写，不同类的信息有不同的写法，最基本的就是写好标题、写实内容，标题很重要，俗话说“看报先看题”，题目要直观，要能够反映整篇信息的核心内容，通过看题目就知道信息说的是什么。

那么标题制作都有哪些要求？

第一个要求就是政务信息的标题一般不玩虚的。第二个要求就是信息标题要简短，最好是一句短话，顶多不能超过两句短话。第三个要注意标题一般没有副标题，而且下面一般也不分小标题。

我们举一些例子，〘我是哪个县，哪个灌区，续建配套与节水改造项目连续7年得到中央预算内专项资金支持〙，这是人家原来编的一个信息的标题；第二个标题呢，〘哪个区第一季度财政收入

实现开门红〙。大家看看这两个标题有什么缺点，第一个标题太长了，而且还没有说的很清楚。第二个标题简短倒是简短，意思也基本上知道，但是不具体，因为开门红可能是所有单位的特点，那么你实现开门红到底财政收入是个什么样的一个概念。没有出现在标题上，所以这两个标题都是需要再推敲的。那么我们试着改一下，比如第一个信息，我们改成这样一个标题，反过来，不是说我们县，而是从上面来讲，〘国家发改委下达某某灌区的续建项目专项资金450万元〙，清清楚楚，哪下达的，给哪的多少钱，这是不是又短了，又首语入题了呢。第二个标题我们可以这么来看，就是哪个区第一季度财政收入超亿元，超一块钱也是超亿了，这个概念出来了，就是原来是千万级的财政收入总盘子，现在变成超亿元了，第一季度是这么一个开门红，这个开门红是不是就比较实了。

第二个要准确，标题必须准确、真实地反应信息的内容，与信息内容相吻合。

第三是醒目的要求。信息的标题，要突破定式，不破俗套，给人以耳目一新之感，并能留下深刻的印象。这样一个标题，〘小穷亏企业要换个活法〙，“小穷亏”是三个字，是三类企业，也可能是一类企业，既小又穷又亏，也可能是小的企业，也可能就是穷的，也可能是亏的企业，反正这一类企业怎么在改革大潮当中换个活法，这个是读者非常想了解的，那么这个标题就非常的醒目，抓眼球。

第四个，标题要简练，就是要简短、干脆、高度概括。比如前

面两个举的例子它也是除了醒目的特点之外，非常的简练、简短、清清楚楚。那我们再举个例子，〘当前企业职工有五盼〙，这个标题呢也很好。任何一个发展阶段，企业都有期盼，企业职工也都有一些想法，那么现在，在去产能、去库存、去杠杆的过程当中，企业职工有哪些期盼呢，它概括了五个，肯定是最新的，这就很好，满足了上级领导对信息的需求。

信息内容是信息的主体，政务信息主体内容的写作要真实、精炼，一般都是站在第三者的角度反映情况，写作时不要穿靴戴帽，不要分层分段，开头不要说背景，结尾不要谈体会，把事情概况说清楚就行，最好带点数据、加点分析，信息质量会很高。这部分内容怎么写，我们提出这么五点供大家参考。第一就是中心思想要凝练，第二是文章立意要新颖，第三是结构层次要严谨，第四是语言格调要庄重，第五是背景介绍要得当。

中心思想要凝练。一条信息只能有一个主题，如何来概括这个主题这就是中心思想怎么来凝练问题，虽然一篇信息的文字量不大，但是它的中心思想必须要有一定高度，那么怎么实现这个高度呢，就是要通过具体现象来提炼聚焦实现它的突出中心思想。提炼聚焦中心思想方法有这三集中。一是反应的事情要集中。信息一般都是一则信息一件事情，叫做一文一事的写法。二是论述观点要集中，一篇信息只讲一个观点。写信息和写其他的文章不同的是虽然要讲观点，但是不能用完全纯说理的方式和语言来表述，更不能有高谈阔论，大量的旁征博引，而是最好是通过具体事，通过具体数，用事实来说话，用数据来说话。三是语言材料要集中。围绕主题选择语言，尽可能用最少的文字，概括最大信息量，对于信息文稿多余的文字的，要舍得动刀子，砍掉那些套话、废话，包括那些永远正确的空话，大话。

第二个是文章立意要新颖。虽然信息的文字量很少，但是它也是一篇文章，写文章就要有立意，立意无非几个要求，要高远，要有价值判断，要有一定的前瞻性，但是最重要，在写信息当中最重要的立意是要新颖，一是观点新颖，不能用老旧的理论，必须是新的提法。二是内容新，一则信息必须是新经验的总结，新做法的概括，或者新取得的成效。

第三个结构层次要严谨。虽然只有三四百字，但是也是有结构的，有结构就要防止松散，结构很庞大，东扯西拉，或者说结构中的层次不严谨，从上面的顶层突然之间就到了下层，中间没有衔接，那么这样的结构层次怎么能够严谨呢，我们说要讲格局，字数越少越要体现有格局观，要有格局的精神，信息字数少的更需要结构严密。那么一篇信息采用什么样的语言文字结构，它要根据主题需要来决定，可以采用固定的结构方式，也可以采取几种结构交叉使用，关键是要使得你所反映的信息的上下左右能够坚固，整体布局合理匀称，这样的结构它能够在简短的文字当中，既高度凝练又能够把事情说清楚，逻辑严谨。常用的信息写法的结构，有这么几种。一种叫做金字塔式的结构，这样的结构就是完全按照事实发展的时间顺序组织材料来编写信息，事件发生的开头用简短的话来说，什么

时间发生什么事情，然后中间交代这个事情的发展过程，最后把处理这个事件的整个做法和结果做个介绍。第二种结构方式叫做倒金字塔结构，就是开头说最重要的结果，结果是有吸引力的，那么后面的内容就有了阅读的连续性。比如我们讲经验，这样的信息你标题讲我们有“五大做法”，开头就把这五大做法的主要内容简要地用文字叙述出来，然后把里面的重点的做法，在中间做个交代，最后以很简短的文字，来介绍这个五种做法推出之后取得什么样的效果，或者说是周边有多少个单位来参观考察学习。第三个叫做递进式的结构。一则信息有很多材料，每个材料之间都表达一层意思，那么每一层意思是有轻重缓急之分的，那么我们可以根据它的分量来进行排序，分量最轻的放前面，分量最重的放后面，这样一层一层地递进。举个例子，〘某地区大胆探索小企业改革难点〙，现在双创小企业很多，小企业有很多难处。这个信息分为三段，每一段的开头都概括出某一方面的问题，比如先概括出在改制当中企业人员安置问题，然后概括出在促进国有产权流动重组方面的问题，然后再概括在处理企业债务方面问题，在这样的一个概括之后，再进一步做分析，以求如何来探索小企业改革的难点，这就是一种层层递进的方式。

第四个是语气格调要庄重，政务信息的语言、文字、格调和正规的党政的政策性文件，接近但是不同，政务信息是处于正规的政策文件和领导讲话稿之间的那样一种语言格调，比较庄重，总的来说语言格调把握不准分寸的时候，宁可质朴一些，不要华而不实。

句式上用陈述句，词语要用书面语，要用正式用语，反映社情民意的一些信息，可以用一些群众语言。

最后一个是背景介绍要得当。就是我们在叙述一件事情的时候，有时候需要做一些铺垫，有时候需要做一些解释，有的还要做一些注释，那么这个都是必要的。背景的内容一般有三类，一类叫做说明性材料，一类叫做诠释性材料，还有一类叫做对比性材料。说明性材料是用来回答信息中为什么，比如历史条件政治背景，地理环境等等；诠释性的材料，主要是介绍一些专业名词，比如现在讲“人工智能”，“互联网+”，“政务服务”等等，“大数据”等等；还有一种背景材料叫做对比性材料，通过比较来进行鉴别，能够识别良优好差，比如对一件事物发生的前后、左右、正反做一些比较，这也属于背景性材料。

最后再概括地说一下，常用政务信息写作要点。政务信息可以分成若干种类，每一种都有不同的要领。比如动态性的信息，它要紧紧抓住时间、地点、人物、事件这五个要素。比如我们写一个动态性的国有职工的身份问题，这里面就需要把这几个五个要素都来做一个全面的介绍。第二类是综合类的信息。综合类的信息它要防止以偏概全，所以一定要使得我们的综合信息在有限的容量当中，从客观的情况到高层次的信息的凝练，需要进行新的改造升华，真正地反映出事物的发展的规律和走向。对于反馈性的信息，主要是要强调它的快速的行动，和行动之后的效果，上级做了一个批示，下面要做一个信息，怎么接到批示的，怎么来研究的，怎么解决的，要有一个回复，这样的强调重点是放在速度上，就是反馈性地信息要突出反映行动者的快速和初步的成效；还有一类是突发性的信息，就是对突发事件的报道。这些事情要强调它的连续性，每一期报道不要把事情说满，而应该采取连续、接续式的报道的方式，连续编报专项信息，一般像这样的突发事件在后面结尾的时候，要写上“情况将进一步续报”，然后后面写“续一”、“续二”。还有一类信息属于预测性的信息。预测性的信息最重要的是能够防微杜渐，知微知著，从还没有发生的事件当中，来找到它的超前的特点。最面广量大的信息是典型的经验的这一类信息，这一类的信息它既是一个日常工作，但是我们一定要在日常工作当中找到它的不寻常的角度和方式方法；那么还有一类就是其他地方的经验的本地介绍，这些经验要抓取对我们本地本部门的有用性、可参考、可移植性出发，要抓住这一点，这样写出来的信息才能使外地的经验为我所用。

四、写作需要把握的重点

重点有五个，就是立意、主题、结构、材料、语言。

（一）立意，立意是文章的高度。有四句话，叫全球视野，战略眼光，大局意识，整体观念。

（二）主题，主题是文章的灵魂。要明确主题，围绕主题，直奔主题。讲求直截了当、简明扼要，开头直奔主题，内容围绕主题来阐述。

（三）结构，结构前面说观点思路的时候提到过，结构是文章的骨架，或者叫脉络。结构包括开头、结尾、层次、段落、过渡。

（四）材料，材料是文章的血肉，是文章的基本元素，要在平时多积累，在用时会筛选。

（五）语言，语言是文章的细胞，公文的语言讲求简洁、准确、庄重、得体、规范，起草公文不是搞文学创作，不能用比喻、拟人、夸张等修辞手法。

另外还要重视修改，修改是公文写作必不可少的一个环节。下面介绍公文修改中常见的几个问题：

（一）语法问题

汉语中一个完整的句子，其句子成分的排列顺序如下：

（定语）主语+（状语）谓语（补语）+（定语）宾语（补语）（定语）+的+主语+（状语）+地+谓语+得+（补语）+（定语）+的+宾语+（补语）

基本成分主谓宾，附加成分定状补，谓前为状谓后补，定语必居主宾前。

主语是句子叙述的主体，是动作的发出者。谓语是主语发出的动作。宾语是动作的承受者。

定语是名词前边的修饰语，对名词起修饰限制作用。状语是谓语前边的修饰语，对谓语起修饰作用。

补语是谓语后边的连带成分，对谓语起补充说明作用。如：1.全世界的（定语）科学家（主语）都在努力（状语）探索（谓语）地震的（定语）规律（宾语）

2.愚笨的（定语）企鹅（主语）胆怯的（状语）把（状语）肥胖的（定语）身体（宾语）躲藏（谓语）在悬崖底下（补语）。

1.语序不当，比如有个通知，开头这样写“根据中央的部署，为了确保市场供应和群众生活的需要，现就做好本市粮食工作作如下通知：···”

一般来说，目的在前，依据在后，这样比较顺畅。应该改为“为了确保市场供应和群众生活的需要，根据中央的部署，现就做好本市粮食工作作如下通知：···”

2.搭配不当，比如“建立工作机制和优惠政策”，机制可以建立，政策不能建立，这是两句话，应该改为“建立工作机制，出台优惠政策。”

3.用词不当，比如“根据市场需求，制定新的住房保障工作计划，报市政府批准后实施。”这里，制定应改为制订，两个词的区别就在两个定（订）上，“订”强调的是过程，类似于英文时态中的“进行时”或“将来时”。“定”有完成了的意思，侧重的是结果，类似于英文时态中的“完成时”。制定表明已经确定，那就不存在报批的问题。既然要报批，说明还没有确定，应该用制订。还有像“订婚”“订货”等一般用“订”，“定价”“定稿”等一般用“定”。

再比如，作与做的区别，做侧重于具体对象或产生实物的活动，动作性较强，是一个“全动词”。像做梦、做工、做东、做买卖、做手势、做事情、做项目等。而作（亻旁+乍zha），多用于抽象对象或不产生实物的活动，动作性较弱，是一个“半动词”，往往跟别的动同连起来使用，才能表达一个完整的动作。像作文、作战、作为、作报告、作决定、作分析、作调查、作斗争、作介绍、作努力、作解释、作决定、作交流、作汇报、作安排等。“作出”与“做出”，可以通用，但用“作出”更合乎书面语的特点和使用习惯。在具体写作中，大家要注意区分。

再比如，的、地、得的用法。的一般用在主语和宾语的前面，的前面的词语用来修饰和限制的后面的事物，结构一般为：形容词或名词+的+名词，比如，漂亮的女孩，泾河的水。

地一般用在谓语前面，谓语一般是动词，地前面的词语一般用来修饰地后面的动作怎么样，结构为：形容词或副词+地+动词（形容词），比如，愉快地接受了礼物，较好地完成了任务，天气渐渐（时间副词）地冷（形容词）了。

得一般用在谓语后面，得后面的词语一般用来补充说明得前面的动作怎么样，结构为：动词（形容词）+得+副词（形容词），他们学得很认真，他红（形容词）得发紫，他跑得很快。

可以简单地归纳为：名词之前白勺的，形后动前土也地，动后形前双人得。或者：名词前面用的，动词前面用地，形容词、动词后面用得。

讲到这里，公文写作的一些基本的规范要求就介绍完了，那么怎么样才能写好公文，我想这个没有捷径，如果非要说有什么捷径，那就是两句话：多学多看多积攒，多写多练多实践。眼过千遍，耳

过万遍，不如手过一遍，在具体实践中，大家会慢慢掌握这些。

第三篇：公文写作技巧

近日相继有考生来电询问，的情况，我们从相关单位获悉的相关消息。

公文的含义

公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。

公文的特征

一、有鲜明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。

四、有现实的效用。

公文的作用

一、有上传下达、互通情报的作用。

二、有工作依据和凭证的作用。

三、有宣传教育的作用。

四、有规定人们行为的规范作用。

公文的格式

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关(或机关用章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

第四篇：公文写作技巧

写作技巧

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。

公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。

那么，如何才能写成一篇好的公文呢？

一、留心搜集资料，善于参考借用

资料的积累、储备是快写的基础。在平时学习中就应有意识地注意搜集和积累相关资料，做搜集资料的有心人，有备而无患。平时要留心各种事情，“眼观六路，耳听八方”，凡是与公文写作有关的事情和问题都要想一想。记下来。这样日积月累，就能搜集到许多有用的资料。然后对资料进行分类整理，建立适于自己使用的资料库。当然，公文写作只靠平时积累的资料是不够的，还应该辅之以写时搜集。平时积累是基础、是保障，没有平时积累，写作行不通的。

二、明确行文目的，确立公文主旨

行文目的，即公文的制发意图。公文应实际工作的需要而制发，是为解决现实问题，为“做事”而写的，有明确的目的性。行文目的是公文写作的动力因素，表现在文本中就形成了公文的主旨，它决定和制约着公文写作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文写作之初，首先第一步工作就是要明确行文目的，确立公文主旨，弄清楚为什么要写这篇公文?写给谁?写这篇公文究竟是要做什么事?只有明确了这三个问题，才好下笔行文。这三个问题的答案就是行文目的和公文主旨的具体内涵。如果主旨含糊、目的不明确就仓促行文，结果不是写不下去就是“下笔千言，离题万里”，欲速而不达。

三、了解公文种类，选择适用文种

公文是一个文章大家族，种类很多。不同文种功能各异，适用范围也不同，因此选用文种也是公文写作首先需要解决的一个问题。只有选对了适用的文种，才能最大限度地发挥公文的效用。有人比喻：“选错了文种，等于搭错了车”，要想达到行文目的，无异于南辕北辙。因此，选用文种一定要慎重，不可马虎。有一些特点、功能相近，适用范围不太好区分的容易混淆的文种，使用时要格外注意，不要用错。如公告、通告和通知，奖惩性决定与表彰批评性通报，报告与请示，请示与请批函，批复与批准函，报告与意见等。

四、遵循思维规律，理清写作思路

公文写作要求作者要有清晰的写作思路，主要写什么内容，分几个步骤、层次，如何开头和结尾？都要胸有成竹。

公文程式化特点明显，同一文种、类型公文的写作思路大体是一致的，它们都遵循共同的的思维程序和规律，给公文写作在构思环节奠定了基础，这就是人们所谓公文写作思维模式的功用。绝大多数公文的写作思路都可以分成前后相互关联的三个步骤，当然，这只是就大类而言，如果具体到某一文种或某一文种小的类型，写作思路还可以划分得更细一些。熟悉和掌握各类公文写作的思维模式，遵循逻辑思维规律，就能迅速理清公文写作思路，达到迅速构思、快速写作的目的。

五、掌握结构模式，迅速判断套用

文章结构是作者思路的书面物化形式，公文作者的写作思路反映在文本结构中就形成了公文的层次安排，公文结构中就形成了公文的三个大的层次，一般将其概括为：缘由——事项——要求，这就是公文内容的逻辑结构模式。它是对各公文文种结构特点的概括和总结，适用于许多文种的写作，可作为公文结构的基础范本参考、借鉴、套用。

六、学会公文惯用语，方便快捷表述

语言是文章的重要构成要素，文章的内容和形式都要靠语言来表现。文章要想写得快且好，一定要有较高的语言表达能力。要多读勤写，培养公文语感，学习和掌握公文惯用语。开头的惯用语常见的有“为了„„”、“根据„„”、“由于„„”、“目前(当前)„„”、“„„收悉”、“经„„研究”等；过渡的惯用语有“现通知(通告)如下”、“特作如下决定(规定)”、“拟采取如下措施”、“为此„„”、“综上所述„„”等；结尾的惯用语主要有“特此通知(通告)”、“特此批复”、“此复”、“特此函告”、“以上报告，请审阅”、“妥否，请批复”、“请认真贯彻执行”等。

公文写作是现代社会发展的需要，是工作的需要。公文写作并不是空想臆造的东西，而是在人们长期公文写作实践经验的基础上总结出来的带有规律性的方法、规则。它能有效地指导人们的公文写作活动，提高人们的公文写作能力，使人们能高效、快捷地写好公文。

第五篇：公文写作技巧

公文写作技巧

公文的含义及种类：

公文是公务文书的简称，它是机关或部门在管理过程中为处理公务而按规定 格式制作的书面材料。

公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用……等等。

根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类：

1、命令；

2、议案；

3、决定；

4、指示；

5、公告、通告；

6、通知 ；

7、通报；

8、报告；

9、请示；

10、批复；

11、函；

12、会议纪要。

根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：

1、决议；

2、决定；

3、指示；

4、意见；

5、通知；

6、通报；

7、公报；

8、报告；

9、请示；

10、批复；

11、条例；

12、规定；

13、函；

14、会议纪要。

以上两个文件是我国党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。公文正文的写作方法

草拟公文正文必须符合以下要求：

1、符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。

2、情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

3、人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“1994年”不能写成 “94年”。

4、公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分 结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，都要使用阿拉伯数字。

5、结构层次序数，依次为“一”、“

（一）”、“１”、“（１）”。

6、公文中应使用国家法定计量单位。

7、引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。

8、用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。

9、请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。公文正文的写法主要有两条：

一、通过叙述、说理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：

1、向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。

2、写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。

3、向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。

4、向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。

5、写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。

通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。

二、文字表达简明、确切、条理清楚。

1、简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。

2、确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。

3、条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。

通 知 的 写 作

通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；发布规章。通知的类别：

一、发文通知

1、批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：《总部关于解决XXX问题意见的通知 》。

2、转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《国内事业部转发总部关于XXX收费项目及标准的通知》。

3、发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《 总部关于发布〈X X X管理规定〉的通知》。

二、知照通知

用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于X X X等四同志职务任免的通知》。

三、事项通知、布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：《国内事业关于在事业部范围内开展X X X工作的通知》。

2、规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。

3、会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼 有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。通知的写法：

一、标题

通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知” 等。

在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。

除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。

二、主送机关

视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。

三、正文

一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意 事项及时限等。

正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。

由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。

四、落款

正文结束后在右下方署名署时并盖公章。

函 的 写 作

函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主 管部门请求批准等。

根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两 类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文 郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。函的类别

一、商洽性函

用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《× ×学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》；《××县人民法院关于×××遗产纠纷案 托查的函》。

二、询答性函

用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技术委员会关于 询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。

三、告知函

主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。

四、请批函

向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××××学报关于申请广告许可证的函》。函的写法

一、标题

函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。

二、主送机关

顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

三、正文

1、开头

发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。

2、主体

发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。

3、尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复” 等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。

4、落款 正文右下方署名署时并盖公章。

正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。