人事文员工作流程2014

第一篇：人事文员工作流程2014

人事文员工作流程

一、入离职的办理

1、入职

（1）、工人入职

A、资料的准备：确认体检合格的体检单、厂长及招聘人员签字确认的《员工信息登记表》、身

份证复印件一份、特殊岗位证书（如：保安证、锅炉证、电工证、特种作业操作证等）、一

寸照片三张。

B、填写相关表格：《员工信息登记-面试评估表》一份、员工劳动合同两份、保密协议一份、员工手册确认表，要求住宿人员填写员工食宿说明一份。

C、资料的存档：普通工作的资料按顺序存放，将《员工信息登记-面试评估表》放第一页，体

检报告及身份证复印件放第二，劳动合同及保密协议第三，其他证件放最后；整理放入文

件袋入仓库文件柜存档；

D、表格填好后，开临时厂牌、IC卡、住宿通知单及工人入职指引，之后去招聘专员（程葳）

处培训、拍照（用于做正式工牌用）。IC卡于次日中午前去一楼前台拿，临时厂牌可根据数

量通知换取的时间、（一般期限为两个星期），最后上传人员信息至ERP内，并上传至设备。

E、要求：表格填写内容与例表一一对应，特别注意：紧急联系人一定得写、合同期限为3年。F、以下岗位需要其他相关证件：电工（电工证）、保安（退伍证最好有）、叉车司机（特种岗位

操作证）、钳工（钳工证最好有）。

G、职能部门不能直接在系统里录入，打开人事档案管理——右击——从人力资源库直接导入—

—再把资料补充完整。职能部门及配送部、行政部、设备部、品管部内非职员的员工要录指

纹。

（2）、职员入职

A、资料的准备：确认体检合格的体检单、部门经理及招聘人员签字确认的员工信息登记和面

试评估表、性格测试题及其它考试资料、身份证复印件、毕业证书及学位证书复印件、专科及

专科以上学历证书及网上验证证书的打印件（由招聘专员提供）、离职证明。财务部、行政部

司机需要深户担保，由招聘专员提供背景调查相关文件存档。

B、填写相关表格：《员工信息登记-面试评估表》一份、员工劳动合同两份、保密协议一份、员工手册确认表。

C、职员的档案及资料：将《员工信息登记-面试评估表》放第一页，体检报告及身份证复印件

放第二，劳动合同及保密协议第三，其他证件放最后；把相关资料整理完毕之后交给招聘

专员（程葳）处。

D、其他：表格填好后人事文员需把相关信息录入ERP，开临时厂牌、IC卡、采集指纹及职员

入职指引；到招聘专员（程葳）处培训、拍照（用于做正式工牌用）。IC卡于次日中午前去

一楼前台拿，临时厂牌可根据数量通知换取的时间（一般期限为两个星期）。上传人员信息

至设备。之后由招聘专员带领熟悉公司的各个部门、食堂、办公楼等的地理位置。

E、要求：表格填写内容与例表一一对应，特别注意：紧急联系人一定得写、合同期限为3年。

F、以下岗位需提供经济担保：财务、司机。具体操作如下：至入职日期起一周内，由担保人

到公司亲自填写《经济担保书》相关内容，且将房地产证的原件复印件或者户口本原件复

印件、身份证复印件附在担保书一起。

G、职员不能直接在系统里录入，打开人事档案管理——右击——从人力资源库直接导入——再

把资料补充完整。

（3）、IC卡的办理

A、制卡

当工人领取IC卡后去食堂吃饭需要在食堂左手边先读取。开卡步骤：

①、将一张注销的新卡放在IC卡机上注册，并上传人员信息，写好编码和姓名交给一楼前

台。由一楼前台对IC卡进行充值。

②、当新一年开始时，我们会将卡号重新编过，按上面的方法，那么从2012年1月1日起

第一张卡编号为：0120120001，从此往后编号。

B、当卡制好后需将人员资料分别输入到考勤系统及就餐系统里。

①、考勤系统的输入

打开考勤系统，进入人力资源管理→人事档案管理→点击第五个黄色页面键或F7添加人员

资料→填写相关资料（登记号码将鼠标放在上面会出动出来、点击”+”添加岗位信息）→在指纹或登记一栏点击“▼”连接“前台发卡机”→连接设备→将准备好的卡在刷卡机上刷过

保存即可。

资料的上传：考勤系统管理→上传人员资料到设备→如上传工人资料点击“大门新考勤机”，如上传职员资料点击“大堂1、2号机”→连接设备→上传人员信息到设备→高级筛选→输

入相关资料查找即可。

②、就餐系统的输入

打开就餐系统：用户名:SUPER 密码：KEVIN，点击人事资料→基本人事资料→增加并填写

相关内容(注：终端为：99，一定得输入)→点击生成有效表格。退回终端管理→点击就餐

终端管理→点击文件下载，再点下需的文件下载即可，资料下载完成后即可。（注：每次就

餐资料的更改都需文件下载，否则新输入的资料无效）

C、IC卡丢失

当IC卡或厂牌丢失时，应填写《IC卡损坏/丢失需扣款人员名单》填写相关内容后，进行

处理。

①、重新制卡，将原卡号修改01------，修改为11-------，前面两位数发生变化，后八位数不

变。制卡程序同上。

②、考勤系统里卡号的修改，即打开人事资料的个人资料，将新作好卡在机器上刷过，当

新的卡号生成后保存，再在考勤系统管理里将人员下载，打开”从设备下载人员信息”

→连接机器后点击“查看设备上的用户” →当所有人员资料出来后输入姓名点击删除

→然后上传人员信息到设备上，方法同上。

③、冻结就餐系统资料，进入就餐系统后，先点击个人资料→点击修改将原终端号删除即

可。再将新的卡号及人员资料重新输入系统里，并下载人员资料（方法同上）。

D、IC卡损坏

IC卡损坏有两种情况：第一、卡完好但打不了，此时无需扣款。第二、卡断裂，此时需填

写《IC卡损坏/丢失需扣款人员名单》扣款。具体操作如下：

①、重新制卡，但原卡号不变，重新用原来的卡号。方法同上。

②、考勤系统里需将卡号进行修改，方法同上。

③、就餐系统里无需修改。

（4）、银行卡办理（现在已取消集体办理银行卡）

办入职时，职员和员工都需提交中国银行的储蓄卡复印件（含个人签名），每月月末将银行表

格及电子档交给财务。

2、离职

（1）、工人离职

A、试用工人填写《劳动合同中止/终止申请报告》签名盖指纹后并给车间主管及厂长和人力资源

主管签字同意后，交到行政部。三天后再填写《离职交接表》、《员工工资结算签收单》、《员工每月的工作时间统计表》、《员工每月工作延时统计表》。正式工人填写《劳动合同中止/终止申请报告》

签名盖指纹后并给车间主管及厂长和人力资源主管签字同意后，交到行政部。一个月后再填写《离

职交接表》、《员工每月的工作时间统计表》、《员工每月工作延时统计表》。

B、填写《离职交接表》的要求

工人负责以下部门签字确认：本月出勤及所在部门（各工厂厂长签字）。

人事文员负责以下部门签字确认：牟总签字、辅料仓库（一楼前台签字）、保安队（李昌庆签

字）、财务部（谌锐签字）、行政人事部（社保——三楼前台、IC卡工牌——一楼前台签字），要求

员工本人签名盖指纹并写上“本人对以上所有事情已交接完毕”（试用期现结工资的工人需要加一

句：本人确认在职期间各项应得收入、薪资及经济补偿金已全部领取），表格中其他不需要签字的地方划线表示不签。

C、各厂厂长在《员工每月的工作时间统计表》、《员工每月工作延时统计表》上签字，员工本人签

字。

D、各厂统计在《员工工资结算签收单》单上填写及核算当月考勤及工时并核算出金额,并在单上签

字。

E、表格填写完成后需收回厂牌及IC卡，退回的交接单上写补IC卡费20元，没有IC卡的不补。

工作一周内离职，不退不补且扣除卡内消费的金额；一周~转正前离职，不退不补；转正后离职补

卡内数额。

F、急辞的与法务部协商处理，并即时办理交接手续，若工作未交接完成导致公司损失的，需向公

司赔偿；自离的不予结算工资；被辞退的手续与急辞相同。

G、工资结算

将员工已办理好的《离职交接表》、《员工工资结算签收单》、《员工每月的工作时间统计表》、《员工

每月工作延时统计表》交人事文员，由人事文员统一上报财务部结算，于次月车间工资一起发放（试用期工人现结工资除外）。

（2）、职员离职

A、填写《劳动合同中止/终止申请报告》并经部门经理签字同意后，交到行政部一个月后再填写

《离职交接表》。

B、填写《离职交接表》的要求

职员负责以下部门签字确认：本月出勤及所在部门经理签字、分管领导签字

人事文员负责以下部门签字确认：辅料仓库（一楼前台签字）、保安队（李昌庆签字）、财务

部（谌锐签字）、工程技术部（胡海龙或李兆林签字）、信息工程部（杨宇航签字）、行政部（社保

——三楼前台、IC卡厂牌——一楼前台签字）；要求员工本人签名盖指纹并写上“本人对以上所有

事情已交接完毕”，表格中其他不需要签字的地方划线表示不签。

C、表格填写完成后需收回厂牌及IC卡，退回的交接单上写补IC卡费20元，没有IC卡的不补。

工作一周内离职，不退不补且扣除卡内消费的金额；工作一周、转正后离职，皆不退不补。

（3）、信息的删除

当有人员离职时需将人员资料从考勤系统、考勤机、就餐系统里删除，方法同上。

二、转正

计件工人的转正不需要填写相关表格，职能部门工人及职员转正均需要在ERP系统填写《转正审批表》及工作总结、工作业绩，并且有相关转正考试合格后方可转正（试题及考试由程葳负责）。

三、内部调动

工人转岗：

前往三楼前台填写《人员内部调动表》，并由原部门经理及现部门经理签字确认。

职员转岗：

（1）主动转岗即参加内部招聘合格并获得审批后，在ERP系统中申报；

（2）被动转岗有上级领导通知直接在系统中申报，最终审批完成后变更人事档案信息。

四、生日礼品发放

每个月中旬把当月生日名单导出来，打电话给蛋糕店订相应数量蛋糕，并与珍姐沟通其他小礼品的细节。发放蛋糕当天上午发邮件给全公司通知，下午3点-3点半开始，和李昌庆一起用电瓶车将礼品送至各个车间以及职员，车间人员的让厂长全部接收并在表格上签名，职员的发放到个人并让其在表格上签名。

五、话费明细

（1）座机明细

每月初打电话或者发邮件催电信客户经理包伟锋（***@189.CN'）发送上个月的电信电子账单，在2013年公司费用座机明细表里填入所有相关号码对应月份的话费金额，没有对应的号码在最后面加入。有更改的要及时更新号码对应的人员姓名（关于号码有不明白的地方问杨宇航8881）。

（2）手机明细

每月20号之前移动客户经理马小姐（'***@139.com）会发送上个月话费电子账单'，按照2013年公司手机费用明细表格把对应的话费金额填入，备注中有说明的：例如（超出88套餐才扣款），用话费金额减去88得出来的数字填入。及时更新号码对应人员名单。

副本所有手机卡表格的密码是2008215，其中新一栏是各个手机卡的密码，注意及时更新相关信息。新入职的业务员需要填写工作联系单，然后给其一个公司号码，并做好相关记录。

离职的业务员需要把公司卡回收，并确保卡里不欠费，卡号还未月结的，等月结把话费明细提交给财务在其工资里扣除。

手机短号办理，登陆移动网址 http://gd.10086.cn/szjtyw/?RequestUrl=http://gd.10086.cn/szjtyw/Contact/Add.aspx

集团用户名为陈典手机号码***，然后输入她手机上接收到的短信验证码，在添加成员中输入需要办理短号的手机号码，短号号码为6+手机号后几位，不超过6位数，一般为五元本地套餐，填写完相关信息点击添加用户，显示成功后该用户会在几天内收到短信验证。开通成功的手机需在ERP里的薪资管理底下的补贴标准设置里新增通讯补贴，生效时间为开通当月，补贴金额为10元。

六、考勤

每月月底把下个月考勤排班做好，在考勤基础数据底下的工作日历里新增月份，有节假日的在法定假及休息日设置里新增，然后考勤排班，不同部门不同班次，参考以前做的月份（杨沫菲调至上海公司不排班）。其中林桂莲、杜兵、罗甫国、蒋小青、廖金秋、高忠海、李世根、刘会纳、王志勇、张江林、蔡庄巍、冯波、胡艳华、统一在缺勤登记里新增为出公差。注意新入职的职员要记得给他们排上当月剩余班次。

每月3号之前把上个月的考勤结果按部门导出明细，提醒考勤有异常的同事补卡，把做好的考勤结果全部提交上去，并提醒领导审批，15个考勤部门审批全部通过就算完成。

每月1号提交上月份缺勤登记人员给一楼前台，作为充值饭卡扣费依据。

每月1号导出26个经理的原始打卡记录发邮件给高小姐，其中黄洁莉和钟嘉庆的打卡记录和上月份的手机话费金额发送邮件给香港公司'anita@perfectmarble.com.hk'。

第二篇：人事文员工作职责

人事文员

1.负责工厂员工的招聘工作（包括招聘岗位要求的制定/招聘渠道的决定/招聘简历的筛选/面试/录用）；

2.负责员工的入职手续办理（包括入职表填写/证件验证/厂证/住宿/工衣发放办理等）；

3.负责新员工的入职培训（培训包括工作职责/公司管理制度/安全）；

4.负责员工的考勤统计、日常的请假、出差等；文件的复印、分发；

5.员工的离职手续办理；

6.对员工进行思想和工作上的沟通；

7.办公用品的使用与维护；

8.负责公司行政管理制度的监督及执行；

9.负责公司宿舍管理；负责公司的安全管理（包括安全制度制订和培训/安全设施到位/安全区域划分及指定区域负责人等）；

10.负责公司的卫生管理（包括卫生区域划分及指定区域负责人/每周进行有记录的卫生检查等）；

11.负责公司各地办事处的日常行政工作的沟通及了解；

12.负责公司会议的组织及做会议纪要；

13.管理员工考勤事务，做好月总、季总、年总明细，负责考勤巡查与记录，反馈员工考勤情况。

14.与行政文员协调办理员工工伤保险、社保费办理事务。

15.管理员工伙食事务，每周、每月统计员工伙食情况。协调与食堂的业务。

第三篇：关于人事文员工作职责

关于人事文员工作职责

1、根据公司的招聘计划，及时完成招聘任务;

2、发布招聘信息，筛选评估简历，按招聘流程实施招聘工作，跟进面试结果并通知安排入职事宜;

3、负责招聘平台维护、招聘数据的统计分析等;

人事文员工作职责2

1.根据公司需求及人员编制，制作招聘计划，完成空缺职位的招聘;

2.完善招聘制度和流程，根据公司业务发展情况，进行人力资源优化配置

3.熟悉各种招聘渠道，进行招聘、甄选、面试、录用等工作，以及招聘效果评估;

4.及时有效的跟用人部门沟通、反馈招聘进度，保证用人部门满意度;

5.建立完善招聘渠道，定期总结和开发新渠道，确保渠道有效性;

6、领导交办的其他工作。

人事文员工作职责31、负责公司招聘工作事宜，满足公司招聘需求，做好人才储备的工作;

2、负责新员工的入、离职办理手续、合同签定，员工请假登记、每月考勤统计等;

3、组织协调公司内部员工人事关系

4、企业文化方面：协助组织策划与安排公司集体活动(员工生日、节日活动、集体旅游、平时活动)等;

5、公司行政事务，物资采购、固定资产管理等;

6、办公环境的整洁、消防、卫生和绿化，以及办公设施的维护;

7、其他人事行政人事工作。

人事文员工作职责4

1.薪资核算

考勤统计与核对

2.员工档案管理

3安全网站管理

4.验厂资料准备

人事文员工作职责51、负责电话邀约求职者面试，接听应聘电话;

2、负责职位发布、刷新、简历筛选跟进求职简历;

3、邀约求职者到场集合，做好面试后的跟踪;

人事文员工作职责61、负责接听应聘电话，跟进求职简历，邀约求职者到场集合并跟进维护。

2、做好名单整理。

1.负责相关岗位招聘职位的信息发布

2.熟悉掌握招聘内容及招聘细节，负责招聘广告的撰写

3.电话邀约应聘面试

人事文员工作职责7

1.维护日常的招聘网站，开展招聘工作，不断扩大应聘人员队伍，为公司发展提供人才保障;

2.负责组织面试安排与面试邀约等;

3.协助招聘流程、制度建立，按规定执实施招聘;

4..协助公司实施员工岗位培训活动;

5.负责行政工作，建立文件使用管理办法，负责草拟、审查和修改公司重要文件，对文件中设计的重要事项进行跟踪检查和督导，发现问题及时解决和汇报。

6.负责行政档案和人事档案的管理工作，使之更好地为行政人事工作发挥作用。

第四篇：文员工作流程

一、资料来源：

1.控制柜合格证与线下单子（内含控制柜）：电工车间沈总送达

2.曳引机信息：专业检验员送达

3.号令单：销售部人员送达

4.工地资料：自取

二.资料优先度（时间大致优先获得顺序）：

号令单 > 控制柜合格证与线下单子 > 曳引机合格证 > 工地资料

三.资料整理：

1.号令单先资料袋（左柜底层）放置资料架右上角（检验员过目后放于下方中间位置）

2.控制柜合格证放于桌子左方上角文件架（顺序E F（从F12至F02）G)

3.线下单子（内含控制柜）合同号相同放一起，没有相同合同号独立文件夹

4.曳引机信息找对应相同文件夹（基本已有线下单子或号令单）

5.工地资料把安全钳变速器缓冲器等文件取出（货梯可能还内含制动器），并用纸张夹子夹一块，手写缓冲器重新贴标签。（工地资料有了基本齐了）

再取出对应以上，把安全钳、限速器、（制动器）、缓冲器、曳引机、控制柜资料夹在一起以方便区分。

四.合格证制作

注意事项：线上单子上EAP制作配方收集信息，号令单按号令单上信息填写。

1.找一份对应电梯的型号模版，开始修改

2.首先填写基础顺序：合同号单位，合同号，合同号编号，日期

3.然后具体型号信息：速度、载重、门大小、轿厢大小等照模版上应用的对应找信息

4.之后安全钳、变速器、（制动器）、缓冲器、曳引机、控制柜编号信息（控制柜原文件填完信息之后无用可提前归档）

五.型式报告资料

注意事项：意外保护制动装置=UCMP系统说明

如工地资料无制动器，则用本公司 客梯制动（E-US）货梯制动（OX-250）

家用梯无UCMP系统说明

如电梯自带制动器，则UCMP系统说明无需UCMP系统报告

具体内容说明

1.UCMP系统说明：UCMP系统报告、层门型号、安全电路型号、导轨、绳头组合、钢丝绳

2.整体型式说明：整机报告、控制柜、限速器、曳引机、门锁、安全钳、缓冲器

（以上UCMP所需可在EAP或号令单找到，整体型式所需基本一种电梯用的款式都一样，如EKJ10 安全钳0X-188 限速器OX-240，可提前复印，如有变动再把做变动的复印代替原文件）

六.复印与盖章

顺序：曳引机日期，EPSS盖章，合格证盖章，复印，复印件盖章

1.安全钳、限速器、（制动器）、缓冲器、曳引机（一式四分，两份盖章客户，一份不盖章留档，一份不盖章客户留档）

2.UCMP系统说明（一式一份）

3.整体型式说明（一式三份，一份盖章客户，一份不盖章留档，一份不盖章客户留档）

4.合格证（一式三份，一份不盖章留档+两份盖章）注意：义乌五份，奥普斯顿四份

七.合格证全部客户资料（上下顺序）

注意事项：扶梯无控制柜

原合格证+2X复印件合格证盖章

控制柜合格证

UCMP系统说明

【安全钳、限速器、（制动器）、缓冲器、曳引机】原件+（同）复印件不盖章+整机型式报告不盖章

【安全钳、限速器、（制动器）、缓冲器、曳引机】复印件盖章X2

整机型式报告盖章

八.备份资料

原合格证复印件不盖章+整机型式报告不盖章+【安全钳、限速器、（制动器）、缓冲器、曳引机】原件不盖章

第五篇：文员工作流程

文员工作流程

工作时间： 8:30---17:00:30 工作流程：

1.每天上班，查转每个楼层楼道内是否有住户堆放的物品、垃圾等，并告知住户楼道内不得堆放物品，垃圾放到指定处理地点，检查楼道内设施是否完好可正常使用；查看小区院内情况，停车位车辆停放情况，是否有车辆乱放、乱停现象，及时联系住户停好车辆，确保小区内的停车秩序。2.每天不定时巡视院内车位情况，有外部车辆及时和门岗沟通，按规定收取相关停车费用。

3.提前整理好下月到期需付房屋租金（停车位、网费、有线电视费）住户的资料，并仔细核对是否遗漏，提前十五天给房屋到期的住户电话通知，并告知房屋到期日，所要缴纳租金金额，通知住户提前来物业缴纳。

4.每天都会有前来看房的客户，要积极主动的与前来看房的客户交流、沟通，首先仔细讲解小区的居住安全，住房坏境及生活坏境等，给客户一个良好的印象；然后仔细说明房租、水电费、网线、有限及停车位金额，并说明房屋租住情况（注：小区内房租付费方式一律押一付三缴纳，并签署租房合同，客户与物业各持一份）给客户一个简单、明了的认识；如没有合适的房屋，在房屋租住登记表留存客户联系方式，有合适房屋时给客户打电话通知。

5.若客户看好了房子选择租住，但当时无法马上搬入，可提前缴纳定金，告知客户缴纳定金后一周之内需要前来签订住房合同，否则将视为不租住此房屋，定金不退；如果客户选择直接搬入，我们便需要与客户签订住房合同（注：合同一式两份，客户与物业各持一份，合同上明确表明住房协议、注意事项等，并附上房屋设施清单一张）房租租金一律押一付三缴纳，每间房屋都是单独电表、单独水表，电表插卡用电，电字在物业购买，水表查表数，非特殊情况水表为半年查一次并当时缴纳水费；打印押金条及房租缴纳收据，押金条及收据由住户签字确认，将客户联交给住户，并告知住户押金条是办理退房手续的重要凭证，请妥善保管，如押金条丢失押金不退的原则。

6.如若租住期间需要退房，需提前一个月告知物业，到期之日前来办理退房手续，提供房屋押金条方可退还押金，退房时由物业人员检查房屋设施及卫生，若房屋设施完好、卫生整洁方可全额退还押金，若房屋设施有损坏可根据设施市场价格扣除设施金额，若卫生不整洁需让住户重新清理；若电表内有剩余电量，由物业文员按照实际剩余的电量金额退还给住户，并填写支出凭证由住户签字，剩余电量下次租出房屋时由住户买走；查房时，查询水表底数，收取水费，并打印凭证，修改用户资料水费表数，以便于下次租出时查询表数；按照房屋设施清单，收回钥匙（需为原始钥匙）及电卡，如果钥匙有丢失，由住户购买新的锁芯，由物业维修人员更换或扣除同等金额由物业购买更换；电卡上面附上书签并注明水表底数及剩余电量；退房手续办理完毕后，将合同、档案收回统一放在指定文件盒内；办理退房手续的住户资料，在用户资料文件中删除，另起一行留存本次水表底数及房间设施；物业软件中也将此住户收费项目改成停止收取，租赁合同改为终止。

7.每天都会有住户买电、缴纳房租、停车费等费用，收取住户费用并打印凭证，由住户签字后将客户联交给住户，存根联物业留取，记账联统一存放，每周与会计对账时交给会计，每笔费用需登记在每月收费报表上，下班之前需要核对收费凭单及收费金额；如果有住户前来借取房屋钥匙，需登记在钥匙借还登记表上，由住户签字方可拿走钥匙，住户将钥匙退还后填写已归还并注明时间；住户房屋内设施有损坏通知物业时，需要登记在每日维修报表中，并告知维修人员前去维修。

8.每周一周上午公司开例会，汇报上一周工作内容。下午和财务对上一周物业的收费款项，支出款项由部门经理和公司总经理审核签字。

9.每月中旬，查抄小区内所有电表表底数，做好登记并填写汇总表；每月中旬，与十八里店负责人索要十八里店出租房屋、库房的水电表表底数，做好登记并填写汇总表； 10.每月月底，同事查抄底商水表底数，做好登记并填写底商收费报表，打印出来交给经理，由经理交给底商店铺收取费用；每月月底，填写、核实汇总表，待数据完整后发给财务对账。

11.每月月底，下班之前将物业软件做月结并重新计算收费项目，以便下个月软件费用收取工作正常。

12.随时掌握小区内的租户信息、租房动态、车位情况，有问题及时调整，保证公司利益不受损失。