内业资料管理制度与规定

建设工程项目内业资料的管理制度与规定

第一章

工程资料管理制度

一、现场取证和影像资料的管理制度

在严格遵守公司制定的内业资料员岗位职责和安全生产责任制的前提下，按照资料管理规定中城建档案馆及各资料接收单位的要求对工程项目所有相关资料进行记录、收集、整理和归档外；同时遵循工程项目中，关于现场取证和影像资料的管理制度：

1、与建设单位、监理单位在工作中的沟通、协调：在工程进展过程中，不但要将每个工程节点的过程隐蔽影像资料分类进行存档，而且更要随时关注和收集因现场签证和工程变更所产生的影像资料，附在相对应的现场签证及工程变更后面，在建设单位现场代表、监理工程师进行签署同时签署，并做好原始方单签署。做到取证及时、结算依据充分。

2、让团队精神更好体现：让公司领导感到放心、让项目经理感到轻松，和技术负责人、施工员等在工作中相互配合、在技术变更和现场签证方面随时沟通，保持主动和密切，将工程节点的过程隐蔽影像资料及签证变更影像资料分类进行存档，拥有一种维护公司利益的激情，不放过一切可产生效益的机会，让现场签证和工程变更所产生的金额积少成多；为公司的发展贡献自己的力量，以共同发展为目标、相互支持为理念。

3、针对劳务公司及其他分包项目：凡是存在质量隐患和事故、违反安全操作规程的情况，按照合同约定，由项目经理、技术负责人及施工员同时签署处罚规定，在处罚通知上附上造成处罚后果的图片，收集保存好原件。同时将提供给公司造价部门予以审计，以便公司财务与劳务及其他分包项目进行付款时，在工程款中扣除。让图像资料作为有力证据。

二、工程项目资料的保密制度

1、资料办公室不允许闲杂人等随意进入，资料柜随时上锁。

2、未经项目经理许可（见条），任何管理人员不得将任何资料带出资料办公室。

3、若有任何信息外泄情况发生，公司将此作为商业机密信息外泄的行为进行处理，并予以通报，要求其承担所有相关法律责任和经济损失。

三、项目章使用的管理制度

（一）关于项目章的使用范围：

1、工程项目的工程技术档案资料；

2、工程项目的各种来往函件（来往函件盖章必须经过项目经理同意）；

3、对劳务公司、分包单位等下发的各种通知。

（二）关于项目章的禁用范围：

1、与劳务公司、各分包单位签订的各类合同及协议；

2、与供货商签订的各类供货合同及协议。

四、工程资料的进度情况和节点验收完成时间的管理制度

各项目资料员随工程进度完成工资资料，在每个工程节点隐蔽和验收时，准备好相关资料，特别是在地基验槽、基础分部、主体分部、竣工这几个主要节点验收前，准备好各验收单位进行检查、签署的相关资料，并同时做好验收签到表。若在工程节点验收前无法提供验收资料的，按情节给予处罚，一般节点处罚

50.000

元，主要节点处罚

100.00

元。对于工程资料完善较好的内业资料员年终给予奖励。

五、工程材料质量证明文件、复检报告的审查管理制度

1、建筑主材及装饰材料：在工程材料负责及库管处接收材料的出厂合格证时，注意材料的出厂时间和编号是否正确，进行材料复检时，准确填写，要求工程材料的质量证明文件和复检报告相对应；若发现不相符的，及时衔接材料员进行处理，经检查后再报监理进行审查。

2、分包单位材料：分包单位提供材料质量证明及复检报告时，随材料进场时先提供给材料库管，经材料库管检查，发现进场材料与投标材料（提供样品）一致后，由材料库管交给资料员审核，经检查后再报监理进行审查。

六、工程项目试件、试块的取样和送检及现场试验的管理制度

1、试件的取样和送检：随时和现场施工保持沟通，了解工程进度，试件取样试件与施工日志记录时间保持一致，在工序施工前进行试件的送检，取样时必须请监理见证。

2、试块的取样和送检：随时和现场施工保持沟通，了解工程进度，试块的取样时间与施工日志记录时间必须一致，取样时必须请监理见证。

3、取回复检报告随时检查（若有条件，在试压时检查），若发现试件不合格，试块强度不满足评定，在最短时间内向项目经理反映，以便及时处理，降低风险。

4、工程在土方开挖时的土壤氡气检测，在主体施工完毕的砼、砂浆回弹检测、砌筑墙体前的植筋拉拔试验，装饰后期外墙砖拉拔试验检测、室内空气环境检测、防雷接地检测（包括防火封堵）、消防验收等必须提前向项目经理反映，以作好充分准备。

七、与甲方、监理、各相关单位、公司各部门、项目部各分包单位、各班组的协调、沟通管理制度（报告及通知的统一格式附后）

1、与甲方、监理、各相关单位、公司各部门、项目部各分包单位及各班组的所有来往函件，必须进行发文及收文登记，并由内业资料统一保管；

2、项目部下发各分包单位、各班组的各种处罚通知一周交一次给财务；各种质量整改通知、工期节点通知在最终核实后交给财务；所有交给财务的通知均为原件，项目部留存复印件；

3、项目部与各分包单位、各班组签订的各类合同和协议均及时交与公司财务和造价部门（其中财务交原件、造价交复印件）；

4、各种工程变更、签证、竣工图及时完善并交与公司造价部门（竣工图按照建设单位要求进行盖章）。

第二章

一般规定

1、在各项目进入施工现场时，向当地建设部门、城建档案馆、质检部门及相关各部门积极联络，熟悉各单位及部门接收资料的要求和规定，了解资料明细，以便更好掌握及时进行补充和整理。

2、各项目工程填写、整理的工程资料，凡有五方责任主体签署意见盖公章的资料必须填写六份原件，其余所有资料填写和整理三份（包括供货商和分包单位提供的单位资质和材料检验报告；单位资质可以用复印件加盖鲜章，检验报告及合格证至少提供原件一份、其余两份要求复印件加盖鲜章），其中检验批的原件份数按照当地城建档案馆、质监站、建设单位及其他相关单位的资料存档要求进行填写，其他资料要求为原件三份；我公司内部存档资料均要求为原件一份（其中材料合格证及检验报告可以为复印件加盖鲜章）。所有资料应以工程项目批准文件、施工质量验收规范、材料检验及检测标准、合同文件、勘察设计文件等为依据，按照城建档案馆和各接收单位的资料归档要求进行单位工程编制整理、填写、归档。

3、工程施工质量验收前，应对工程资料进行核查；工程资料填报不符合本规程要求或内容与实际不符时，不得进行工程验收。

第三章

施工单位资料管理

1、建立健全工程档案资料管理制度，对本单位所属的工程项目经理部施工资料的形成、收集、整理和归档工作进行指导、检查。

2、随工程进度负责工程建设项目施工阶段资料的编制、收集、整理、保管，保证工程资料的及时、真实、完整、准确，能够反映工程建设活动的全过程。

3、对报审、报验的施工资料应进行自审、自检、自验，合格后报监理（业主）审核、验收。

4、负责指导和汇总各分包单位编制的施工资料。

5、工程竣工验收前，将已形成的施工资料按本规程规定进行立卷后移交建设单位，并按照城建档案管理机构预验收的相关意见对施工档案资料进行整改。

第四章

工程资料管理工作流程

一、施工资料管理工作流程

1、施工管理与质量控制资料管理工作流程应当符合图1的规定。

中标、合同签订

施工项目部组建

各类人员岗位责任制

工程技术、安全、物资管理制度

工程项目管理规划大纲

施工现场准备

施工组织设计

内部审批

技术准备

设计交底

图纸会审

开工报告

业主(监理)

质量控制资料

签认

施工管理资料

签认

报批

设计变更与工程洽商

施工项目实

施

施工组织设计(方案)交底质量、安全、技术交底

报

检

与见证

企业管理与监控

施工管理资料

施工质量控制资料

图1施工管理与质量控制资料管理工作流程

2、原材料资料管理工作流程应当符合图2的规定。

检、试、复验见证取样

进场检验

（开箱检验）

进场记录

供货单位

业主（监理）

供货

签认

收集出厂合格证出厂检验报告

原材料

与

检验资料-01

签认

检验、试验

工程使用

合格

不合格退货

检验报告

图2原材料资料管理工作流程

3、施工质量验收资料管理工作流程应当符合图3的规定。

施

工

实

施

检验批1

检验批2

检验批n

企业自检

检验工程2

检验工程1

检验工程3

企业自检自评

分部（子分部）工程

分部分包工程资料

分部分包工程

企业自检自评

分包单位自评

单位（子单位）工程竣工

企业自检自评

资料汇总

施工总结

竣工报告

业

主

（监

理）

合格报检

合格

合格报检

合格

合格报检

安全与功能核查抽查

安全与功能检验资料

施工管理资料

施工质量控制资料

施工质量

验收资料

竣工验收资料

工程竣工预验收

工程竣工验收

工程资料核查

资料移交

施工企业自存

图3

施工质量验收资料管理工作流程

二、竣工验收阶段资料管理工作流程

4、竣工验收阶段资料管理工作流程应当符合图4的规定。

工程前期资料

监理资料

施工资料

施工过程监督

资

料

勘察、设计

资

料

工程资料汇总

工程竣工验收

工程资料立卷装订

工程竣工验收备案

规划、公安消防、环境保护、人防等专项验收、认可

建设单位自存工程档案

交城建档案馆工程档案

城建档案馆

合格

预验合格

图4

竣工验收阶段资料管理工作流程

第五章

工程准备阶段资料

一、招投标与合同文件

1、施工招投标文件（中标通知书）

指建设单位选择工程项目施工单位过程中所进行招标、投标、中标的文件资料。

2、施工承包合同

指建设单位同中标或接受委托的施工总承包单位签订的施工合同文件，包括建设单位发包的分包工程合同和施工总承包单位发包的分包工程合同副本。

二、开工审批文件

1、建设工程开工审查表

2、建设工程施工许可证

3、投资许可证、审计证明及缴纳各种建设费用证明

4、建设单位在领取施工许可证前，应向当地工程质量、安全监督机构办理监督手续。

5、工程质量、安全整改通知与回复

三、施工项目机构组成文件

1、工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单

第六章

监理报审（验）资料

一、施工准备阶段的监理工作资料

1、施工承包单位现场项目管理体系报审

2、分包单位资格报审

3、检测试验单位资格审批

4、设计交底与图纸会审会议记录

5、施工组织设计（方案）报审

6、主要施工机械、机具、设备报审

7、工程开工/复工报审

8、施工测量放线成果报验

二、工程质量控制资料

1、设计变更

2、见证取样记录

3、工程材料/构配件/设备报审

4、隐蔽工程报验

5、检验批、分项、分部工程报验

6、单位（子单位）工程竣工验收报验

7、质量缺陷、事故报告及处理

三、工程进度控制资料

1、施工进度计划报审

2、施工进度调整计划报审

四、其它资料

1、其他资料主要包括：

（1）.施工安全、创建文明施工现场方面的监理资料；

（2）.其它文件。

第七章

工程施工管理资料

一、施工管理资料

1、施工项目管理资料；

2、施工技术管理资料；

3、施工质量、安全管理资料；

4、工程项目管理其它资料，其它与工程质量和施工安全管理有关的资料归入本类。

二、工程质量控制资料

1、建筑与结构资料；

2、给排水与采暖资料；

3、工程安全和功能检验及主要功能抽查资料。

三、工程质量验收

1、检验批质量验收

2、分项工程质量验收

3、分部（子分部）工程质量验收

4、单位（子单位）工程质量竣工验收

5、建筑节能工程验收

6、钢结构工程验收

第八章

工程竣工验收阶段资料

建设工程项目完成了合同约定的内容，经工程施工总承包单位自检合格，且施工、监理资料符合相关规范的要求后，即可对建筑工程进行竣工验收。

实施建筑工程竣工验收应依据建设工程合同、勘察设计文件和《建筑工程质量验收统一标准》及相关配套规范，使用本规程规定的相关记录表式。

竣工验收时，应对工程资料进行核查。工程质量控制资料、有关安全和功能的检验资料应完整。工程竣工资料内容应全面、客观、真实地反映建筑工程竣工质量。

第九章

工程质量、安全监督与竣工工程备案一、一般规定

工程监督注册、竣工工程备案和工程监督中受监督单位所提供的资料、文件均应为原件，按规定核查后需返还原件的，提供单位应同时提供清晰、整洁和要求份数的影（复）印件，并盖提供单位章。监督机构经核查无异后，应在影（复）印件的显著处加盖“此件与原件核查无异”条形印章和监督单位章。

二、工程监督注册

三、监督的实施与管理

四、工程建设过程监督资料

五、工程竣工验收备案资料

第十章

工程资料的验收与移交

一、工程开工和施工阶段资料的移交

二、竣工阶段工程资料的移交

三、工程资料向城建档案馆的移交

第十一章

工程文件的立卷和归档

工程文件立卷归档范围和归档文件的质量要求符合城建档案馆和各接收单位的归档要求。

第十二章

工程资料的计算机管理

1、采用计算机和网络管理时应做好计算机和网络的维护，建立有效的防护措施，以保证数据的安全可靠。

2、对批量较大的材料，当原厂提供的质量证明文件有限时，可以采取对原厂提供的质量证明文件进行复印（有条件的可进行电子扫描影印）、加盖原厂提供质量证明文件收存单位印章，随材料配发到工程项目的方法进行收集保存。

3、实现工程资料全计算机化管理的工程项目，对外来的应进入工程档案管理的资料、文件，宜采取电子图形扫描的方法进行影像录入，保证原文字、图形识别并保持原文件的页面形式，形成电子文件归入相应的资料类别中管理。

4、对有特殊要求的工程资料，在采用计算机和网络化管理时，应将其相关信息进行安全备份或保存在脱机载体上。

5、移交工程电子档案资料，其格式和要求按有关规定执行，并说明运行平台和操作系统。