会议接待策划活动方案五篇

第一篇：会议接待策划活动方案

会议接待策划方案

一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF 十大品牌“新地标产品”崛起评选 二、会议时间：2015 年 12 月 5 日至 2015 年 12 月 6 日

（早 9：00-晚 6：00）

三、下榻酒店：XXX 温泉度假酒店 四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路 16号云南创新生物产业孵化器 五、环境布置

（一）会场外区域布置 酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅 会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域

（二）会场内主要区域布置 会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放

会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐

六、会议接待流程细节 1 1）

会前准备要求

1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。

2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。

3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。

4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。

5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。

6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。

7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED 屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。

8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。

9、会议摆台标准 签到桌及文具用品

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前 30 分钟准备妥当。

10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。

11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。

12、准备安全应急预案 2 2）

会议迎候服务（会议开始前 0 30 分钟门口迎候）

1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）

2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。3）

会议服务程序

1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。

2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。

3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。

4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。

5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。

6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。

7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各

种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。4）

会议结束服务

1、打开会议厅大门，引领客人到出口。

2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。

3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。

4、找合适机会询问主办方意见或建议。

5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。

七、会议流程细节 12 月 4 日：

全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到 宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。月 5 日：

8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞 9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍 9：30-10：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）

10：30-10：45 进行茶歇休息 10：45-11：30 与会约 15 家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-18：00 与会约 35 家企业演讲并进行打分 18：00 相关领导或主持人宣布当日会议结束 18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并举行 供应商与销售平台、产业链平台对接活动

注：按照每家企业约 3 分钟时长来进行演讲安排月 6 日 9：00-10：00 主持人宣布今天会议开始；与会约 20 家企业演讲并进行打分 10：00-10：15 进行茶歇休息 10：15-11：30 与会约 25 家企业演讲并进行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息 15：45-17：00 与会约 30 家企业演讲并进行打分 17：00-17：30 根据打分表统计进行 优秀产品/企业评选

17：30-18：00 公布 第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评

选入选名单公布 18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞 18：30 返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品 注：按照每家企业约 3 分钟时长来进行演讲安排

精 品 文 档 资 料

第二篇：会议接待策划方案

会议接待策划方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

一、会议主题：

重庆肉协

肉牛产业研讨会

长博集团

二、会议时间：

2014年7月25日—2014年7月27日

三、会议地点：邀请函为准

四、环境布置

（一）会场涉及区域

政府,茶海之心景区，长博生态产业园

五、会议内容

第一板块会 议 安 排

（一）会议时间：2014年7月25日下午

会议地点：现场及长博会议室

会议内容：莅临凤冈重庆长博生态产业园参观并交流

（二）会议时间：2014年7月26日上午8：:30-12:00 会议地点：政府会议中心（暂定）

会议内容：

1）主持人介绍参会来宾，致辞。

2）县政府领导致辞

3）介绍重庆长博生态产业园发展规划

4）遵义市相关单位对遵义市肉牛现状及发展做简介

5）做专项研讨

（三）会议时间：2014年7月26日下午14:00-18:00

1）会议地点：政府会议中心（暂定）

2）会议内容：专项讨论

3）会议结束：致答谢辞

（三）会议场地布置：

1）多功能设备：电脑，投影仪设备

2）会议用品：会议记录薄，笔，茶杯

（四）会后合影：

时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按

序下楼，在指定地点合影留念。

第二板块餐饮，住宿安排

（一）2014年7月25日 晚宴时间：18:30

住宿地点：茶海之心酒店

（二）2014年7月26日午餐时间：12:00-14:00

晚餐时间：19:30-20：30

住宿地点：茶海之心景区

（三）2014年7月27日早餐时间：8:00

午餐时间：12:00

1）8：30-12:00参观茶海之心景区

2）做好部分嘉宾回程工作

（三）晚宴方式：

1）圆桌形式，10人一桌

2）菜品：热菜，凉菜，甜品

第三板块交 通 接 送

1驾驶组应全力配合综合协调组

1）驾驶组负责嘉宾接送（及时对嘉宾的行程跟踪）

2）嘉宾回程安排：根据嘉宾具体实际情况安排回程事宜（及时对嘉宾的行程跟踪）

3）备用车辆准备两辆

第四板 块 会 议 接 待

（一）工作内容

1、会议议程策划：

2、编撰、印刷会议邀请函

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

8、提供机（车）票的订购服务工作；

9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

（二）、组织机构及职责

1、综合协调组：以行政办公室为组织核心展开工作

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（2）负责到会嘉宾信息收集、整理等对外联系

（3）工作负责对外具体联系落实与会嘉宾的初步行程、人数、往返时间。

（4）负责与本次会议全面对接工作；

（5）负责落实政府领导领导的接车辆安排；

（6）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

2、接待服务组

工作职责：驾驶组配合协调组

（1）负责嘉宾的接送工作。

（2）负责为与会嘉宾提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、等其他会议服务；

（3）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送、车（机）票安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；

（4）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

3、会议现场保障组

工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查会议资料是否到位、多媒体播放是否正常、速记安排、会议位置安排

（2）当地媒体邀请安排

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第五板块 内 部 会 议 总 结

会议时间：2014年7月27日下午 会议地点：长博生态产业园办公楼会议室

会议内容：对此次肉牛产业研讨会做内部工作总结

第三篇：会议接待策划方案

会议接待方案

一、会议接待前期筹备：

1、会场布置

（1）签到台（1 个）：

布置在酒店大堂门口

（2）指示牌（2 个）：

（其中 1 个放于酒店大堂门口，1 个放于会议室门口）

会议室：可容纳260人正规剧场式，投影仪和屏幕音响设备。（桌面上需摆放

纸 笔、桌牌、水，摆放美观、统一）

（3）会议室背景喷绘：按照主席台背景的尺寸会议的情况制作

（4）会议室宣传横幅：按会场情况会议要求制作尺寸

（6）胸卡制作：按会议参加人数制作

（7）胸卡制作：按会议参加人数制作

（8）摄影、照相：在会议期间进行全程的摄影跟拍及集体拍摄、录制光碟服务。

2.火车站接待

在火车站出站口设接待处人员，根据来客乘坐的车次到达情况持“接待XX老

师”牌，在出站口等候，接待组由此将客人集中带出乘车抵达酒店。

3、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候。

3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.自助餐，酒店要求50人开餐。

费用预算

（1）房费：

240元 / 间×80 间× 3天 =57600 元

（2）餐费：

60元 / 位×160人× 5餐 =48000元

（3）会议场地费： 4500 元 /天×2天=9000元

（4）摄影、照相师：500元/天

（5）其它：条幅200元、背景板500元、矿泉水2元×24瓶20箱=960元.胸卡3.5元×160人=560元、总计：117320元

第四篇：会议接待策划方案

会议接待策划方案

一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选

二、会议时间：2015年12月5日至2015年12月6日

（早9：00-晚6：00）

三、下榻酒店：XXX温泉度假酒店

四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器

五、环境布置

（一）会场外区域布置

酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅

会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域

（二）会场内主要区域布置

会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放

会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐

六、会议接待流程细节

1）会前准备要求

1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。

2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。

3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。

4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。

5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。

6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。

7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。

8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。

9、会议摆台标准 签到桌及文具用品

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。

11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。

12、准备安全应急预案

2）会议迎候服务（会议开始前30分钟门口迎候）

1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）

2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。

3）会议服务程序

1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。

2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。

3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。

4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。

5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。

6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。

7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。

4）会议结束服务

1、打开会议厅大门，引领客人到出口。

2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。

3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。

4、找合适机会询问主办方意见或建议。

5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。

七、会议流程细节 12月4日：

全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到

宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。12月5日：

8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞

9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍

9：30-10：30 与会约20家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）10：30-10：45 进行茶歇休息

10：45-11：30 与会约15家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息

15：45-18：00 与会约35家企业演讲并进行打分 18：00相关领导或主持人宣布当日会议结束

18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并举行供应商与销售平台、产业链平台对接活动

注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排

12月6日

9：00-10：00 主持人宣布今天会议开始；与会约20家企业演讲并进行打分

10：00-10：15 进行茶歇休息

10：15-11：30 与会约25家企业演讲并进行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分 15：30-15：45 进行茶歇休息

15：45-17：00 与会约30家企业演讲并进行打分 17：00-17：30 根据打分表统计进行优秀产品/企业评选

17：30-18：00 公布第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评选入选名单公布

18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞 18：30返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品 注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排

第五篇：大型会议活动接待方案

▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水SPA。住：五星酒店（国际会展）第2天08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲10:00开始举行会议。▲12:00上午会议结束，会议成员共进午餐。▲13:00-17:00下午根据您的时间安排，继续举行会议。▲18:00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。▲19:30-21:00组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。▲21:00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。住：五星酒店（国际会展）

第3天▲08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情，09:00游览。▲11:30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往历史名镇参观。会议行程结束。报价： 元 服务标准及费有分列报价：

车：空调旅游车（含接送、第3天旅游用车）、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐（八菜一汤，十人一桌）、赠：旅游责任保险、旅游意外险10万元/人！横幅一条、摄像制作

一 制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面：

1、交通费用:交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、2、会议室/厅费用/具体可细分为：(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻

找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。(1)、早餐:早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费:通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。(4)、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会:事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。(6)、其他——点心、水果及调制色酒

5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算 ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目:通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好

几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。

二 会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。

常见的会议设施：

1、屏幕

2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）

3、录像机

4、VCD5、音响

6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）

7、镭射笔

8、幻灯机

9、讲台

10、舞台

11、夹纸板

12、大白板

13、签到台

14、名片簿

15、马克笔

16、铅笔

17、信签

18、会议桌椅

19、插线板20、彩电

21、横幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席台

26、盆景

27、鲜花

28、背景板30、隔板

31、灯光照明

32、同声翻译系统

33、产品租赁

按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在商会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。

餐饮安排 根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。