关于新形势下如何做好秘书工作的思考

关于新形势下如何做好秘书工作的思考

在我国，绝大多数政府及企事业单位都设置了秘书岗位。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员有几千万人，是一个庞大的工作群体。他们担负着协助领导、管理内外、沟通纵深、协调左右、服务周围的任务，是领导的参谋助手和部门的勤务员。因此，秘书自身的素质能力直接影响着整个单位或部门的形象和运行效率。深入研究秘书工作，对提高秘书参谋水平乃至提高政府的执政能力都有着极为重要的意义。

一、关于秘书的涵义

随着改革开放的不断深入和多种经济模式的协同发展，我国秘书队伍的构成也在悄然发生着变化，正在世界接轨，秘书这一行业已经成为了一个复杂广泛的社会职业群体。现在，政府、工矿企业、军队甚至包括一些学术团体组织都设有秘书机构。秘书工作也由原来的以秘书群体为领导群体服务为主，越来越多地出现了秘书为领导个人一对一的服务模式。

秘书，从世界范围看，它是分布最广泛的社会职业之一。但是在我国，却正在经历着一个从“职位”向“职业”过渡的过程。很长一段时间以来，由于我国是社会主义国家，所以从事秘书工作的都属于国家工作人员，即公职秘书。绝大部分从属于政府、企事业单位内的综合办事机构——秘书厅（室）或秘书科（室），少部分秘书工作者由机关、单位配备给首长或专家做工作助手，仍是国家公务员。首先我们看看国内秘书界关于秘书的理解：

（1）秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队内的一种行政职位。

（2）秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。

（3）秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协调决策，承办业务，搞好行政工作。

（4）秘书是专门从事办公室程序性工作、协调领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

从以上可以看出，秘书工作具有从属性和辅助性的特点。为领导服务是秘书第一位的基本职能，秘书活动是领导的补充，领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益指向，秘书与领导的关系成为秘书最首要、最基本的社会关系。概括地说，秘书基本角色是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和政务活动，实行组织、行政领导和社会管理。

二、新形势下秘书工作者应具备政治素质和三种意识

（一）政治素质。

政治素质是秘书应具备的最重要素质，也是秘书工作的基础和前提条件。新形势下，在为国家和企业的经济发展带来了前所未有的机遇的同时，拜金主义，金钱万能等不良思想也逐渐的渗透进来。因此，秘书工作者要不断加强政治理论学习，提高政治素质。

秘书工作者必须具备较高的政治素质，要深入学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想，贯彻落实科学发展观，用科学的政治理论武装自己，时刻保持清醒的头脑，要以政治理论为指导，全面科学地处理日常工作。秘书工作者还要具政治上的敏锐性和判断力，站稳政治立场，严格要求自己，明辨是非，忠诚于党和自己的事业。通过不断学习，秘书要学会用发展的眼光看问题，从全局出发，抓主要矛盾，透过现象深入挖掘事物本质，学会用辩证唯物主义观点去观察和分析问题，充分发挥秘书工作者的参谋与辅助作用。

（二）大局意识。

大局，是指在特定生产方式基础上经济、政治、文化、社会诸要素相互作用构成的综合态势，主导整体工作局面的演进，关系整体工作格局的发展，是客观现实性与主体实践性的统一，是整体协同性与局部差异性的统一，是发展持续性和过程阶段性的统一。秘书工作者作为领导参谋助手的性质和特殊地位，决定了秘书工作者要有全局观念、大局意识，善于布局安排。只有了解全局、把握大局、通盘布局，秘书工作才能高站位虑事、高水平谋事、高效率办事。否则，工作中就容易存在盲区、出现盲点、导致盲目、难免盲从，陷入“盲人骑瞎马，夜半临深池”的危险境地。要脑中有全局，坚持在全局下思考。学会战略谋划，谋大事、献良策、当高参，是秘书工作一项非常重要的职责。要履行好这一职责，必须围绕中心，放眼全局，知关键、得要领，把精髓、抓要害，当好大参谋、出好大主意。要心中有大局，坚持在大局下行动。凡事站高一层，望远一步，自觉把秘书工作放到大局下来认识、来把握、来部署、来推动，努力使秘书工作与中心工作切题合拍、与领导思路同频共振、与实际工作契合相符，做到一切服务大局、一切为了大局，用大局来检验秘书工作成效。秘书工作者只有时时处处从大势考虑、从大处着眼，才会不断提高境界、开阔眼界，具备登高望远的视野、兼容并蓄的涵养，做到大气做人、大气做事。在实际工作中，秘书要按照服务大局的要求，力求取得“服务大局、服务领导、服务基层”的最佳效果。

（三）服务意识。

政府的秘书是直接为领导服务的，因此要正确把握角色，摆正位置，正确认识自己的角色。秘书工作总的利益指向是为人民服务，所不同的是秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，主要是为领导服务，也包括间接为机关、为基层服务。秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，在领导活动中甘当领导的配角，真诚热爱配角这一社会角色，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去，像春蚕吐丝一样一丝不苟、严谨认真，富于主动精神和责任感。

（四）超前意识。

想问题、办事情时，要超前一步，提高敏感性，增强主动性。要注重换位思考，“身在将位，胸为帅谋”，真正做到想领导之所想、谋领导之所谋，及早提出比较成熟的意见和建议，供领导决策参考。唯有如此，才能“参”在点子上，“助”到关键处。

三、新形势下秘书工作者应具备综合能力

具备较强的综合业务能力是做好秘书工作的根本要素。综合业务能力体现秘书工作者的工作能力，一个合格的秘书工作者应具备较强的写作办公能力、分析应变能力、沟通协调能力和探索创新能力等综合能力。

（一）写作办公能力。

秘书工作者的基本职责就是撰写材料，具备扎实的写作能力是对秘书工作者的基本要求。秘书工作者要通过深入学习，牢固掌握公文写作的技巧，在工作中用心做事，积极进取。秘书工作者在写作时一定要一心一意、一丝不苟，从全局入手，关注细节，尽心尽力写出对领导决策能起到较大作用的参考资料。除此之外，秘书工作者还应具备快速成文的能力，因为一切公文都是有时效性的，这就要求秘书工作者要有敏捷的思维能力，准确领会行文的意图，只有这样，才能在最短的时间内高质量地完成领导交给的写作任务。在信息化时代的今天，秘书工作者更要提高对自己的要求，掌握使用现代化办公设备的能力，熟练操作办公室软件，这样才能提高效率，及时高效地完成本职工作。

（二）分析应变能力。

由于工作的特殊性，秘书工作者要经常面对千头万绪的情况，这就要求秘书工作者要具备较强的分析应变能力。秘书工作者要善于分析，从诸多资料中摒旧留精、去伪存真，从诸多事务中把握事务主线，把握事物发展的规律，客观冷静地分析复杂的工作局面。秘书工作者要准确分析和理解领导的意图，只有这样，工作起来才能事半功倍。工作中要学会分析比较，对参考资料要全面考虑，仔细分析，用客观事实说话，不能主观臆断。秘书工作者面临的事务是不断变化发展的，这就要求秘书工作者的应变能力要强，在面对出乎意料的的情况时，要机智冷静，迅速分析、果断抉择，不能当断不断、犹豫不前，否则，将对全盘工作造成不可估量的负面影响。“养兵千日，用兵一时”，关键时刻才能凸显出秘书工作者素质的高低，只有平时多加锻炼，积累丰富的经验，才能在危急时刻做出正确的抉择。

（三）沟通协调能力。

秘书工作涉及层面较广，接触人员较多，这就要求秘书工作者在工作中要具备较强的沟通协调能力，这样才能做到“心往一处想，劲儿往一处使”，才能维系组织的和谐运转。做好沟通协调工作，秘书工作者首先要做到公正处事，处理问题要从大局出发，不能存有私心偏向一方，要在沟通的基础上做好协调，多方听取意见，提出合理化建议，使他们取得共识，从而使领导的指示得以落实；其次，秘书工作者对领导的指示要全面考虑，未雨绸缪，对即将开展的工作中可能出现的发展变化做好沟通协调预案，保证工作的正常开展；再者，秘书工作者在沟通协调的过程中要注意方式、方法，语言要简明得体，态度要随和，对沟通协调工作中出现的问题要具体问题具体分析，有针对性地进行协调。

（四）探索创新能力。

是否具备创新意识，是衡量干部综合素质高低的一把重要标尺，也是各项工作能否取得成功的关键。当前，在新形势下，政府工作面临着新要求新任务，工作中需要研究、探索的问题层出不穷。秘书工作者在工作中要敢于探索新领域、研究新问题。唯有创新，才能突破自己，唯有创新，才能超越别人。社会的发展突飞猛进，如果我们仍用老眼光看待问题，仍用旧方法处理问题，难免会事倍功半，影响整体工作的进程。然而，创新并不是摒弃传统，我们应该在继承优良传统的基础上充分发挥主观能动性，把握事物内在联系，掌握事物变化发展的规律，透过现象把握本质。新的问题必然要用新的方式去解决，这就要求我们要与时俱进，开拓创新，提高自己发现问题和解决问题的能力。只有勇于探索，不断创新，用创新思路出谋划策，充分发挥参谋助手的创造性作用。

四、新形势下秘书工作者应深入调查研究

新形势下，秘书工作者要深入调查研究，为领导决策提供可靠依据。

（一）“外业”工作深入细致，实事求是

作为一名秘书，必须苦练调查研究的“外业”工作基本功，在求“是”上狠下功夫。第一，搞调查研究必须具备追求真理的品质和实事求是的精神。要勇于从实际出发，敢于求“是”。根据实际情况，敢于提出自己的观点和看法；服从客观实际，发现真实情况和真理，敢于坚持和反映。第二，作风要实，详尽占有第一手材料，在实的基础上求“是”。事实是“是”的载体，“是”是事实的客观反映。

（二）“内业”工作要充分提炼，让“第一手资料”升华到理论高度

分析与综合是写好材料、当好秘书的两个关键环节。要把通过“外业”工作获得的第一手资料上升到理论高度，从而指导工作。首先要注重对情况的分析。只有镇密系统地分析，才能认清事物的面貌，把握事物的内在联系，有针对性的提出解决问题的措施办法。

分析情况要把握四个要点：一是要客观。既不能报喜不报忧，也不能只见问题，不见成绩。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相结合，从定量分析中把握形势发展趋势，并从量变的积累中把握形势发展的本质。三是要动静结合。既要静观其姿，又要动观其势。比如移民工作，不仅要看原始材料所反映的数据，更要通过移民意愿调查等调研基础上，分析移民思想动态和移民安置区经济社会的发展趋势，有所预测，才能让安置区移民群众的生产生活与整个社会协调发展。四是要注重典型事例的分析。从典型中提炼出的东西，有说服力。善于分析典型，挖掘其内在联系，提炼有价值的东西。把丰富材料加以去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，进行深加工改造，形成科学的理论，指导实践。

综上所述，现代秘书工作者在新形势下要不断提高政治素质，强化三种意识，向着科学化的工作目标努力，从全局的高度出发去思考问题、解决问题，深入调查研究，以求实创新的敬业精神和热情周到的工作态度，为领导决策提供最佳服务，真正成为领导的参谋、助手。