浅析银行档案信息资源工作发展★

第一篇：浅析银行档案信息资源工作发展

随着改革开放的进一步深入，档案作为信息的重要载体，也愈来愈受到人们的重视。开发利用档案信息，适应市场经济发展需要，为经济建设服务，是新时期档案工作者面临的新课题。

一、档案信息的开发

信息是经济发展的前提，借助于信息，人类才能获得知识。档案信息是信息的一部分，既具有自身的特性，也具有信息的共性。档

案信息的开发是对档案中信息的寻觅、筛选、整理、提出和加工。寻觅，是寻求收集信息以获得信息量；筛选，是在浩瀚的信息中选出有保存和使用价值的信息；整理；是对档案信息按一定原则组合排列，使其井然有序；提出，是根据客观需要按类显示档案信息；加工，是对有关档案信息进行提炼，提出有用信息。所以，要想大力开发档案信息，为经济建设服务，必须做好以下几点：

（一）做好档案的收集整理工作，是开发档案信息的先决条件。收集工作是实现档案集中统一管理、扩大充实档案资源的主要途径，进一步的整理工作使原始档案材料成为可供利用的信息资源，可谓开发档案信息资源的先决条件。必须大力加强档案的社会宣传工作，扩大档案工作的影响，为档案的收集整理工作提供有力的保证。

（二）编制各种检索工具，是充分开发档案信息的必要手段。检索工具是根据档案或档案整理中形成的各种信息编制的目录，卡片等，以便迅速、准确向利用者提供所需档案材料。检索工具包括案卷目录、全引目录、专题目录、索引卡片等，可逐步采取微机检索，提高查询检索速度和质量，使管理手段向现代化发展。

（三）加强编制工作，是实现原始信息资源增值的重要途径。编研工作是档案部门提供档案信息，为利用者服务的更高层次的开发利用形式，不仅使档案信息更准确、系统、精炼，便于开发利用，而且可进一步提高原始档案信息的利用价值，实现信息资源增值，所以应大力加强编研工作，更深层次地加工开发档案信息，以提高社会效益和经济效益。

二、档案信息的利用

档案的利用工作是指“档案部门为了满足利用需要向利用者提供档案材料为利用者服务的工作”。档案信息资源只有被利用，才能实现其自身价值。因此，档案的利用工作也是十分重要的。

改革开发以来，利用工作随历史档案的开放，开创了一个新局面。利用工作包含利用者、档案和档案工作者三大要素：利用者是利用工作的服务对象；档案是利用的对象；档案工作者是利用者和档案之间的桥梁。在做好档案信息开发工作的前提下，要提高其利用率，必须注意：

（一）打破档案工作者自我封闭的旧习，大力做好社会宣传及档案知识的普及工作，使更多的人了解到档案信息的重要性及其利用价值，“筑巢引凤”，吸引更多的利用者。

（二）档案信息的利用主要是通过服务对象完成的。要做好服务工作需要做好以下几点：

1、提高认识，树立服务意识，提供优质服务。应尽量简化利用手续，为利用者提供一个安静整洁的阅览室，营造一个宽松和谐的环境。（2）精通业务，掌握技能。应努力掌握档案知识及其它相关的知识，熟悉室藏，熟悉检索工作，积极参与开发档案信息工作等，这样调卷才能做到得心应手，准确、快速。

2、讲究仪表举止，树立文明形象。服务工作是面向社会的窗口，需要与各行各业的人打交道，因此要讲究仪表举止。礼貌大方，主动、热情，才能更好完成利用工作。

三、如何适应市场经济发展需要

当前，把档案信息迅速引进市场，是档案部门适应经济建设的迫切需要，因此，开发档案信息，促进市场经济，是我们档案部门面临的重要问题。要适应市场经济发展需要，必须做到以下几点：

（一）解放思想，转变观念，开创新局面，适应改革开放的新形势。档案工作者在思想观念上来一次深刻自我革命。首先，对档案工作任务要重新认识。如果档案不开放，大量科技成果不被利用，将影响高科技领域的发展和经济建设。所以要面向社会，把科技成果的经济效益发挥出来。其次档案既要做到保密又要积极促使档案信息的利用。要制定切合实际的保密制度和宽严政策，要解放思想，不要只强调保密，影响档案信息的利用。再次，树立新的检验档案工作好坏的标准。档案工作的目的是利用，充分发挥档案信息的经济效益和社会效益才是实质问题。今后主要根据档案发挥的经济效益和社会效益的大小来检验档案工作的好坏，只有档案效益发挥出来，档案事业才能被人们重视，才能更好发展。

（二）丰富宝藏，使宝藏结构合理化，为开发利用档案信息创造物质条件。丰富宝藏是搞好开发利用档案信息的关键和前提。实行档案和其他多种信息的一体化管理才能更好地丰富宝藏。在丰富宝藏的同时要使宝藏的结构合理化，只有建立合理宝藏结构，才能为档案信息的开发利用提供对象，并保证质量。相反，开发利用又是建立使宝藏结构合理化的最终目的。为了搞好档

案宝藏的收集工作，要经常与行领导及归档科室的沟通协调档案工作情况，大力宣传档案工作的意义、《档案法》等，保证归档及时，完整、准确。

（三）建立健全档案信息网络，围绕经济建设的热点问题提供服务。随着社会主义市场经济的发展，多层次的档案信息需要迅速增加。因此要进一步完善档案信息网络，不断拓宽档案信息开发的领域，以适应市场

经济发展的需要，实现档案信息的共享。要加强档案信息的开发利用工作，围绕经济建设中的热点问题，在保证行规的规范前提下，开放反映经济、文化方面的档案信息，把档案信息真正推向市场，推向经济前沿，充分发挥档案的社会效益和经济效益，更好的适应市场经济发展需要。

（四）完善档案信息的开发形式，做好开发利用工作。档案信息开发的形式必须不断适应市场经济形势发展需要。除了对档案信息进行分类编目外，还应对档案进行综合分析研究，加以汇编。利用形式除利用档案印证史实、研究问题及编史修志外，还应使档案由提供信息原件转变为提供机读等，使档案信息的开发利用跨入新的现代化管理阶段。

只有通过开发利用工作，人行档案信息才能走向社会，走向市场，发挥其信息资源的作用，为社会发展和繁荣市场经济服务，实现档案的真正价值。社会主义市场经济体制的逐步确立，给档案工作提出了严峻的挑战，档案部门开发利用工作的任务更加艰巨。

人行档案部门要抓好档案的开发利用，紧紧围绕经济建设这个大局，将开发利用人行档案信息与经济建设和改革开放相结合。只有转变观念，抓住机遇，充分发挥档案部门的优势和调动档案工作者的主观能动性，自强不息，脚踏实地，刻意求新，不断探索新形势下发展人行档案工作的新途径、新方法，多渠道开发利用档案信息，努力适应市场经济发展的需要，就一定会为经济建设提供更有效的服务。只有这样，人行档案工作才有活力，有作为，才会受到重视和支持，赢得社会的承认，才能在市场经济大潮中立于不败之地。

第二篇：第六章 档案信息资源建设

第六章

档案信息资源建设

第一节

电子文件接收

电子文件接收是指将具有保存价值的电子文件向档案管理 部门迁移的过程。

一、电子文件接收机制

数字档案馆从建设开始，就应按照其功能要求来研究确定电子文件的接收范围、入馆标准及技术方法，并根据档案接收范围，建立起科学、通畅的电子文件接受机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系，从有利于国家、形成单位、社会大众出发，为形成单位的电子文件确定归属与流向。电子文件应经过立档单位档案人员整理、鉴定，符合移交规范后方能向数字档案馆移交。

二、电子文件接收范围

1、接收的内容。数字档案馆接收电子文件的范围与纸质文件大体相同，应参照纸质文件归档移交范围的有关规定制订电子文件接收范围，原则上符合档案价值要求的、各种形式、各种类型的电子文件均应依法纳入进馆范围。电子文件在形式上包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件、网页文件和其他各种类型。

2、接收的对象。党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，都可列入接收范围。由于数字档案所占用空间狭小，接收范围可以适当扩大。各单位形成的反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录，均可列入数字档案馆的接收范围。

3、接收文件的构成。列入接收范围的电子文件必须同时收存其元数据等，即电子文件必须与其规范、齐全的元数据一并移交，在移交接收制度中，要详细开列移交文件的内容范围及其元数据模型，以便设计、运行系统时遵照执行。对于非专用格式的电子文件，除接收其主文件外，还需要收存其制作、阅读所需的支持性文件。

三、电子文件接收时序

电子文件向档案馆的移交接收可以分两步进行：登记备案和移交进馆。

1、登记备案。立档单位向档案馆报告其形成的、属于移交范围的电子文件的管理状况，由档案馆进行备案监控，档案馆根据需要对特别重要的电子文件在移交前就进行备份。登记备份是对电子文件实施全程管理，及时采集元数据的有效举措。

2、移交入馆。立档单位根据移交制度向档案馆实际提交电子文件的过程。电子文件的移交接收可分为实时和定期移交两种。实时接收是指立档单位电子文件生成和办理完毕后，随时向数字档案馆（电子文件中心）移交的过程。定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后集中向数字档案馆移交的过程。定期接收的优点是移交的电子文件均经过系统整理，可以保证电子文件的有机联系和系统性、完整性。

四、电子文件接收途径

移交接收有在线移交和离线移交两种方式。受网络环境限制以及在线办理接收程序不够完备的限制，可以离线接收为主；随着网络环境的发展以及在线安全认证体系的完善，应逐步过渡到以在线接收为主要形式。

1、在线移交。是指立档单位将拟移交的电子文件信息按照规定的格式和规范通过网络提交给档案馆，由档案馆接收保存的移交方式。

2、离线移交。是指立档单位将拟移交的电子文件信息集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆递交载体的方式。

五、电子文件接收要求

数字档案馆应有一套电子文件接收进馆的标准。各立档单位应按照电子文件的进馆标准对移交的电子文件进行整理加工。

1、格式规范。

电子文件的格式包含电子文件的页面版式，如文头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等，和电子文件的存储格式。为便于管理和利用，数字档案馆在接收电子文件前，应规定同一类型电子文件的标准格式。

2、元数据要求。

电子文件元数据是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。数字档案馆接收电子文件应遵循国家省颁布的电子文件元数据方案。

3、真实性、完整性和可用性要求

档案馆对移交入馆的电子文件必须进行真实性、完整性和可用性检验，并由责任人签署审核意见，检验和审核结果填入电子文件移交、接收检验登记表。电子文件移交时检测的内容包括硬件环境的有效性、软件环境的有效性、信息记录格式、有无病毒感染等。

4、其他要求

对通用软件产生的电子文件，应同时移交其软件型号、名称、版本号和相关参数、手册、说明资料等，专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，接收时则应连同专用软件一并收集。

电子文件管理系统运行过程中涉及电子文件处理的有关参数、管理数据等应作为电子文件的元数据一并移交。

电子文件移交入馆后必须存储到符合保管期限要求的耐久的脱机载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

电子文件存储载体的优先顺序为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不得使用软磁盘作为馆藏电子文件长期保存的载体。

对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，被套用模板作为电子文件的元数据移交。移交入馆的电子文件必须按规定核定密级和保管期限。

移交的电子文件按类别代码相对集中，存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，载体应设置成禁止写操作的状态。

加密的电子文件，移交入馆后必须解密存储。

立档单位应将移交后电子文件在其原载体中保存至少1年。

第二节

传统档案数字化

传统档案数字化是通过各种设备将不同载体形式的传统档案转换成数字档案的过程。档案数字化是数字档案馆建设的重要任务，也是现阶段档案数字资源的重要来源和途径。

一、档案数字化目的与要求

1、档案数字化的目的

(1)提高档案信息的利用效率(2)保护历史档案(3)规避安全风险(4)提高库房使用率

2、档案数字化的基本要求

规范性要求。所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低信息传输与共享的效率。

安全性要求。第一要确保档案原件的安全。第二，维护档案信息的保密性。

真实性要求。在档案信息的数字化过程中，必须严格维护数字化档案信息内容的原真性，最大限度地保留档案信息的原始面貌，避免由于技术原因造成档案信息的失真，对数字化档案信息的真实性起到了“固化’’作用。

效率性要求。合理控制拟数字化档案的范围、采取最优化的技术方案、实现档案数字化工程的专业化和社会化。

二、档案数字化工作的组织 建立数字化工作领导小组，明确安全责任，设立档案划控小组、数字化加工小组、技术保障小组、安全保密小组等工作小组等工作机构，要吸收信息化部门、业务部门、技术部门、管理部门、保卫部门、后勤保障部门等专业人员。项目开工后1 0日内，向省级档案行政管理部门进行项目备案。

数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行：

1、自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。

2、委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实施加工。对投标单位进行资格、资历、技术、经历审查，与中标单位签订项目合同、保密协议，并督促中标单位制定种类规章制度，加强对人员的管理。

三、数字化档案文件格式的选择 1．文件的保真度

“忠于原文”是档案数字化的基本要求。数字化可以看成是对档案内容的“拷，贝”，这种改变信息表达方式的拷贝过程极易造成内容的失真。为此，在选择文件格式时首先要考虑其保真程度。严格地说，任何格式的数字文件都存在不同程度的信息失真，关键是这种失真度是否在可允许的范围。2．文件的大小

数字档案文件通常需要长久保存，其累积空间将十分惊人。为此，在选择文件格式时必须将文件的大小作为一个重要考虑因素。同一档案在数字化时采用不同的文件格式，所占用的存储空间相去甚远。3．与软硬件平台的相对独立性

文件格式根据其对软硬件环境的依赖性可分为“应用软件专用格式”和“中间转换格式”两种。应用软件专用格式是某种应用软件在运行过程中为其数据对象自行规定的记录格式，与其软硬件平台相联系，对其生成环境具有很强的依赖性。中间转换格式是按照跨应用软件、跨软硬件平台要求而设计的。中间转换格式具有较大的兼容性，档案数字化应尽量选择中间转换格式。4．通用性

文件格式必须考虑用户软硬件环境对所用文件格式的支持程度。选择通用性较强的文件格式会得到更多用户环境的支持，便于众多应用系统的开发者实现对该种文件格式的兼容或支持，从而增加其流行度。反之，具有技术专利的文件格式通用性必然受到限制。5．标准化程度

文件格式的产生源于三种情形：配合特定应用软件及其软硬环境而制定的格式（应用软件专用格式）；计算机相关厂商为占领或规范市场而推出的文件格式（以中间转换格式居多）；国际性组织或协会为规范、统一起见推出或推荐的某种文件格式，或者对某类格式作出的某些技术规范格式。6．数字化档案的用途

文件格式的选择还受制于数字化工作的目的和性质，目的不同所选的数字文件格式有可能不一。为提供查阅利用而数字化对数字文件原真性的要求要比为保管和出版而数字化低的多，假如数字化的对象是纸质档案，前者可选择JPEG或PDF格式，而后者可优选TIFF格式。

四、纸质档案的数字化

纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

1、纸质档案数字化处理的流程

相比于档案目录信息的录入存储，档案全文的数字化工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范。纸质档案数字化的基本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。

2、纸质档案数字化扫描仪的选配

扫描仪是图像信号输入设备。扫描仪有平面扫描仪和滚筒式扫描仪二大类，平面扫描仪使用光电耦合器件CCD，一般用于普通幅面档案的扫描；滚筒式扫描仪使用光电倍增管，性能高于GCD类扫描仪。

档案数字化系统应根据扫描速度方面的要求配置1台或多台自动进纸的中、高速扫描仪，若干台平板扫描仪。平板扫描仪通常幅面为A4、A3两种，由于纸质档案多为普通文档，大幅面的照片、图片并不多（工程图纸除外），所以A4、A3幅面的扫描仪基本满足需要。

扫描仪的功能要通过相应的软件来实现，选购扫描仪时要关注配套软件的品种及其说明材料。

3、纸质档案数字化的加工管理软件

纸质档案数字化系统，除了配备硬件设施外，还需要配置调度、运行这些硬件设施以完成档案数字化工作的软件。纸质档案数字化系统需要用到的软件有两类：系统软件（包括操作系统、数据库管理系统等平台）和应用软件（在软硬件平台的基础上实现数字化流程的文档扫描、图像处理和数据存储等软件程序）。

流程式纸质档案数字化系统。包括系统注册、原文扫描、图像编辑、消蓝去污、图像拼接、档案著录、档案查询等功能模块。并应力求符合以下要求：适应不同规模的制作环境开发不同的版本；适用不同类型的纸张，兼容各种档次的扫描设备；提供高效的扫描录入和图像处理功能；提供完善的质量保障和工序流程管理，实现标准化和规范化的生产；基于大型数据库管理系统，如ORACLE、SQL SER/ER等。

五、照片档案的数字化

照片档案数字化与纸质档案数字化在工作原理、实施方法和操作过程方面是基本一致的照片档案的数字化应遵循《照片档案数字化技术规范》的要求。以下就其不同于纸质档案的方面作简要说明。

1、照片档案数字化对象的选择

照片档案包括底片、相片（习惯称为照片）和文字说明三部分。照片档案数字化应尽可能选择底片作为扫描母版，扫描出来的图像色彩及细节的保真度高。缺点是必须使用专门的底片扫描仪或者在常规扫描仪上加装透扫适配器，对扫描设备的要求比较高。

2、照片档案数字化方式的选择

照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。

扫描输入是照片档案数字化最通用的方法，所需设备简单，操作过程也比较简便，并适用于各类照片档案的数字化处理。

翻拍录入过程虽然比较快捷，但要配置辅助照明设施，拍摄过程中对变焦、曝光等的调控要求较高，拍摄难度比想象中的大。

3、照片档案扫描分辨率的选择

分辨率越高，扫描照片越清晰，存储空间越大，扫描所需时间也越长。但当扫描分辨率高于一定值后，照片质量不会有明显提升，反而会陡增存储空间，并且延长扫描时间。因此，在设定扫描分辨率时，要在分辨率与图像大小之间认真权衡，区分是底片扫描还是相片扫描，综合考虑被扫描照片的尺寸、原照片的图像质量、利用性质及其还原输出要求等因素确定照片扫描的最佳分辨率。

4、照片档案数字化前的处理

扫描之前对底片、相片上的霉点、斑渍等作适当清理。处理方法是，去处底片上的霉斑，可以用85%的乙醚和15%的乙醇混合后加10%的五氯酚钠的混合液擦拭。去处底片上的手印，可以将底片放入流动的清水盘中，水洗10-15分钟，期间用棉签轻轻擦拭。

扫描前应将照片从相册中逐张取出，对影响照片扫描质量的保护模、封套等应予去除，取出照片时应注意保护原件。照片被固定在芯页上无法取出时，可拆下相册芯页进行扫描。

扫描后照片装册还原时应注意保护照片不被损坏，同时还必须检查照片的数量、位置是否正确，做到安全、准确、无遗漏。

5、照片档案数字化后的图像处理

照片档案与一般的纸质档案是不同的，其侧重的就是图形和色彩。对数字化后的照片档案进行图像处理，极有可能破坏了原作品本来的构图、格调或韵味，使照片档案失去其原始性。与纸质档案图像追求“清晰”不同，数字化后照片图像更注重“原真”，其处理必须十分慎重。照片档案图像处理的内容主要是：旋正，将颠倒或歪斜的图像调整到正直位置；裁白，将扫描图像中原照片以外的空白区域切除；去污，将扫描过程中产生的黑白点和瑕疵修整、去除。

6、照片档案数字化后的保管

作为母版保存的照片档案图像，一般选择JPEG格式保存，重要的、保真度要求更高的档案也可选择无损压缩的TIFF格式保存，但同一图像的TIFF文件将比JPEG文件大很多。数字化照片档案可以用不同文件格式刻录到多套光盘上异地保存，同时存储在服务器上提供在线利用。图像文件存储时，一般根据照片专题数据库中照片号的组成项来分级建立图像文件夹，各级文件夹采用该级对应的照片号组成项命名。通过照片图像的文件名与照片专题目录数据库中该照片号的一致性和唯一性，建立起一一对应关系，实现照片档案目录数据库与照片图像文件的关联检索。

六、音频档案数字化

录音档案是以声音为信息表达方式的档案材料。传统的录音档案主要以录音带、唱片作为记录载体，数字化后的音频档案则记录在光盘、磁盘、磁带等数字介质上。传统的录音档案大多记录在盒式带、钢丝带、开盘带和黑胶产品、塑料唱片之上，其播放依赖于特定的播放设备，由于时间久远，这类播放设备早已淘汰。因而许多珍贵的录音档案濒临“灭顶之灾”，在其彻底淘汰之前采用数字化技术转存为音频文件，既有利于抢救保存，又方便调用管理。

1、音频档案数字化的原理

数字化音频档案的原理是将声音震动转化为模拟的电平信号（通过麦克风等拾音设备），或将己记录在录音带、唱片上的模拟信号转化为电平信号（通过相应的播放设备），这些模拟电平信号输入到计算机中，由计算机中的模数转换设备（声卡）完成模拟电平信号向数字信号的转换，即用二进制数据来表达模拟电平信号。

2、音频档案数字化的软硬件设备

音频档案数字化系统至少要能实现以下功能：对各种传统录音档案的播放；模拟声音信号与数字音频文件之间的相互转换；对数字音频文件的编辑和格式转换；数字音频文件的光盘刻录和在线存储。

音频档案数字化系统至少配置以下硬、软件设备：

传统放音设备。根据音频档案的规格、型号配置相应设备。模数转换设备。模数转换设备是音频档案数字化的核心部件。

多媒体计算机和信息存储设备。配置高主频、大内存、大硬盘容量的高可靠性多媒体微机等。

音频制作软件。具备音频电平控制功能、均衡功能、噪声控制功能、CD“抓取”和制作功能、流媒体支持功能、批处理功能等。

3、音频档案数字化处理的基本步骤

原音带处理。旧磁带普遍存在信号强度减弱、磁粉脱落、霉变、粘连等问题，因此正式数字化前首先要对破【日的录音磁带进行清洁、修复和必要的处理，以获得合乎要求的信号源。必要时，应将【日磁带在放音机中快速倒带一次，用录音机清洁带对放音机磁头进行清洁。

音频线路连接。在关机状态下，使用音频连接线将放音机的音频输出口(line out)与计算机声卡的音频输入口(linein)相连，启动多媒体计算机，选择声音和音频设备属性中的音频选项，将录音控制设置为线路输入开，其他选项关。然后打开放音机和电脑音箱，调整计算机音箱音量到合适为止。

音频采集。打开音频制作软件，创建新的音频文件（文件名与模拟录音文件名相同），音频编辑。采集得到的音频文件可以使用音频制作软件进行编辑处理。主要内容包括音量调节、音调调整和噪音处理。例如，利用图形均衡器对音频文件进行高低音均衡调节，使整个声音文件听起来更加逼真；使用降噪功能去除音频文件中的各种杂音。

音频存储。编辑处理的数字音频信号应选择认可的音频文件格式存储到计算机中。

后期工作。上述过程只是将录音磁带本身进行了数字化，很多情况下录音档案所对应的声音内容（如讲话内容）还需要以文本方式输入计算机，以便对音频文件实现“全文”检索。

七、视频档案数字化

传统录像带中所录制的视频信息为模拟信号，若要在数码设备上存储和播放，必须将模拟的视频信号通过模数转换技术转变为计算机能够识别的二进制数字视频信号，这一过程就是录像（或视频）档案的数字化。将馆藏模拟录像档案数字化，转换成可存储于任何数字媒体的计算机视频文件，是其安全保管和有效利用必由之路。

1、视频档案数字化的记录原理

视频档案的数字化过程远比音频档案的数字化过程复杂，但基本原理是一致的，都要经过数字化采样、量化、压缩和编码等过程。视频档案的数宁化要同时采集视频图像信号和视频中的音频信号。

2、视频档案数字化软硬件的配置

视频档案数字化系统由四个部分组成：

放像设备。在对模拟录像带数字化之前首先要准备好相应的放像设备。视频采集设备。由高配置多媒体计算机及其内置或外置的视频采集压缩卡组成。

视频采集压缩卡简称视频卡。对模拟视频信号进行采样、量化和压缩编码，是整个录像档案数字化系统的核心部件，其性能好坏对视频档案的质量起着关键性作用。

视频采集、编辑系统（软件）。录像档案的采集、转换和编辑除了视频采集卡外，还需要借助视频采集软件和视频编辑系统来实现。通过视频采集软件，在实现录像档案的数字化采集之前可以设定所需生成的视频文件格式，设置视频文件的各项参数，如调节录像信息的亮度、视频取样标准，以确保采集信号的质量。

3、视频档案数字化的基本步骤

原像带处理。该步骤与音频档案数字化类似，检查磁带的完整性及信号的质量，并作出相应的记录，必要时对原像带进行修复和倒带处理，以获得符合要求的信号源。

设备准备和连接。数字化前先要准备好相关的软硬件设备，确认设备连接无误。

视频采集。按照采集程序，正确设置视频源、视频制式、视频格式、视频码流、图像分辨率、存储路径等参数，并对图像的播放质量严格监控监控计算机上播放的视、音频质量。

视频编辑和格式转换。采集后的视频文件可以根据需要使用视频编辑软件或非线性编辑系统进行剪辑、编排和视频质量及效果调整，必要时根据需要进行格式转换。

光盘刻录。将数字化后的视频档案刻录到光盘中，刻录光盘前要先建立光盘内目录页面，以方便利用者浏览光盘时查找，然后把硬盘上的数字视频和光盘目录一同刻录到光盘上，检查光盘质量，打印光盘封面并将其粘贴到光盘的盘盒上。

后期工作。每一视频片段建立一条数据库记录，每条记录中不仅包括一般的档案著录项目，还要加入视频对象的源盘名称、摄制日期、摄制地点、摄制人或单位、播放长度、源盘制式及技术参数、数字化采集人、存储路径（或光盘编号）、存储格式、存储参数、采录编辑系统或软件、内容提要等字段。

八、缩微胶片数字化

缩微胶片数字化是将缩微胶片通过数字扫描系统处理，使缩微胶片上的模拟影像转换成数字影像之后进行存储和还原。

1、缩微胶片数字化前期处理

数字化范围。纸质和缩微胶片并存的档案，采用缩微胶片转换的方式，不再对档案实体原件进行扫描数字化。

检查整理。扫描之前应检查缩微胶片物理形态无卷曲、变形、脆裂、粘连、乳剂层脱落等情况；无可见性微斑、变色、生霉等情况；密度、解像力等技术指标无明显变化；无影响缩微胶片影像可读性的其他情况。

内容检查。应严格检查档案的完整性，对存在的问题加以记录和说明；检查档案有无漏拍、补拍、分幅、合幅、双幅、重复拍照等情况并进行记录，以便提示工作人员在扫描时按要求进行处理；检查档案的页号顺序和页数，对照档案目录逐条记录页号、页数。

2、缩微胶片数字化基本步骤

调用与归卷。从库房调用缩微胶片时应按有关规定进行温、湿度平衡调整；扫描过程中，应对缩微胶片进行妥善的保管和保护。扫描工作完成后，再次整理缩微胶片，应保持原排列顺序不变，做到齐全、准确、无遗漏。

扫描方式。根据缩微胶片扫描设备的型号和图像质量，选择自动扫描和手动扫描。一盘（张）缩微胶片里影像的密度、解像力、幅面尺寸基本一致时，可选择自动扫描方式；不一致时，可对对比度、曝光亮度、画幅大小进行调整，选择手动扫描方式。

3、缩微胶片数字化后期处理

补扫。对漏扫的文件和不符合质量要求的应进行补扫。

纠偏。对方向不正确的图像进行旋转处理，以符合阅读习惯。

去污。对扫描中产生的影响图像质量的黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。拼接。为保证图像内容的完整性，应对分幅图像进行拼接。

记录。填写相关图像处理登记表单，记录工作种类、图像出现的问题、处理情况以及责任人等。图像存储。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储；采用灰度模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储；提供网上检索利用的图像文件，也可存储为CEB、PDF等格式。

目录建库。确定档案目录的著录项目、字段长度和内容要求，建立目录数据库。图像文件命名，宜用档案目录中的档号作为文件夹名，文件夹内的图像文件，按缩微胶片的盒（片）号及页码顺序命名。

数据校验。每一份图像文件的名称、页数与目录数据中的档号、页数应一致。图像文件的名称与目录数据建立起一一对应的关联关系。采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据的质量进行检查。

第三节档案数字资源整理与鉴定

一、档案数字资源的分类

数字档案资源分类是资源管理和提供利用的重要基础。传统档案整理过程中已经形成一整套分类方法与分类体系，可以直接运用到数字档案的管理中来。如，按照全宗（立档单位）整理分类、按照档案性质或者形式进行分类，将档案分为明清档案、民国档案、革命历史档案、建国后档案，将资料分为图书资料、报纸、杂志、地图等。

数字资源分类主要考虑管理的需要，也要兼顾资源检索利用的要求。

二、档案数字资源的鉴定

档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定等。价值鉴定是指按照档案保管期限的有关规定判定档案保管期限的一项工作。开放鉴定是指按照《档案法》及有关档案馆档案开放的规定对到开放期的馆藏档案进行划控，开放利用的一项工作。发布鉴定是指甄别和决定对外公布档案内容及其相关信息的一项工作。电子文件或数字化档案的鉴定除了上述三种形式外，还必须通过技术检查（如清晰度、准确性、完整性检查），让利用者有效检索、阅读和理解数字档案信息。

三、档案数字资源划控与开放

划控开放是审慎分析档案数字资源的内容特点，结合不同网络平台的传播范围、用户群体和使用方式等，确定数字档案资源在不同网络环境下的用户范围及其利用权限，准确判定档案内容的开放或控制使用。

1、划控要求

档案数字资源的划控开放是一项政治性、专业性很强的工作，涉及国家秘密、知识产权或个人隐私的保护，必须熟悉国家相关的法律法规，合理确定划控档案的开放范围和等级，兼顾档案信息安全保密需求和用户的合法利用需求，协调政府和公众需要、局部与全局需要、特殊性与普遍性需要、短时与长久需要。在网络上发布数字档案信息应健全发布审批机制，凡是在公众网和政务网发布的数字档案资源，都必须办理审批手续。

2、划控等级

数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。因此，在网络环境中将档案简单地划分为“开放”和“控制使用”已经不能满足要求，数字档案馆必须针对不同的网络和不同的用户群体提供与其权限相应的档案划控等级，可根据管理和利用的需要，将数字档案划分为三到四个等级，可视情况而定。

3、划控单元

档案数字资源的划控开放，应以单份文件为单元，传统档案划控开放工作以案卷为单位进行的鉴定模式不再适用于数字档案的开放利用。数字档案的利用划控必须更为具体、准确。

4、划控手段

利用计算机的快捷检索和批量处理功能，结合人工分析判断来对数字档案信息的开放等级进行批量标注。

需要通过阅读全文才能确定开放等级的档案，可以通过链接直接打开全文，依据阅读档案全文来确定文件开放等级。凡是划为开放级的，需要发布到互联网的档案，必须阅读全文，并结合全文内容确定开放等级。

隐私保护成、知识产权保护已成为档案鉴定划控的重要着力点。

第七章

档案数据管理

第一节

档案数据存储管理

一、存储规划

存储管理的关键是对容量的规划。了解有多少存储可用，知道存储的具体位置，以及为用户和应用分配存储资源。

二、存储管理的标准

存储管理一个关键的标准是否能够通过一个单一产品来管理多个存储系统。之后，需要对大量的阵列特性和功能进行研究，来确认哪种工具是适合你具体情况的最佳选择，以及如何鉴别最佳存储管理和容量规划工具。

三、存储管理主要准则

1、了解存储的利用率和其他关键属性

存储管理和容量规划工具的第一基准，就是要确认有多少可用存储空间，报告你的总存储容量有多少正在使用。任何存储管理工具应该能够提供这样的信息，但它必须具有与你的存储平台的互操作性。一个好的容量规划工具将一直监控存储利用率，并为用户提供存储购买建议。

2、将增长率纳入成本的考虑

对存储增长的管理是管理存储成本的最佳方式，了解你的年复合存储增长率是如何与你的存储预算相关联，是非常重要的。据统计，尽管新的存储容量不断扩大，但每年存储价格通常会下降约35%到40%。

3、包括数据分类和迁移的特点

许多较老的存储规划工具还停留在对利用率和性能的分析，新产品对会检查文件的所有权、应用关系何其他需求。一旦数据被识别和分类，就可能将存储资源与特定的数据类型相匹配。任务关键型的数据类型要存储在昂贵的高性能存储中，而不重要的数据可存储在成本较低的近线(near-line)存储中。

4、用异构工具取代较老的工具

要尽可能地减少企业中存储管理工具的数量。较少的工具能够简化存储管理员的学习过程，减少版权的费用支出，并减轻软件的维护任务。然而，存储管理员必须选择一个支持目前所有（或大多数）存储系统的管理工具。

5、使用重复数据册0除使存储效率最大化

重复数据删除消除冗余数据的能力是引人注目的。虽然重复数据删除还不是大多数存储管理工具本身具有的特点，但是这种¨智能压缩¨已成为归档或内容寻址存储(GAS)平台的一个重要组成部分。重复数据删除能够提供高达50：1的压缩比。

6、将数据保存纳入到存储增长和管理

存储管理工具要尽可能地支持并增强存储策略。当数据保存期到期时，管理工具应该能够尽可能地确保对不需要的数据进行安全的删除。

7、可扩展性满足近期和长期的存储增长需求

管理工具必须最有扩展性，能够容纳数百台设备，支持几十种操作系统版本，以及能够跨局域网、广域网和SAN网络进行操作。存储管理员必须了解并测试可扩展性的局限程度，并且决定何时基础设施的增长应该需要新的软件版本，或者一个完全不同的管理产品。

8、存储管理应包括虚拟化

服务器虚拟化允许一台物理服务器去主控许多逻辑（虚拟）机；存储虚拟化可以允许不同的物理存储设备或系统被视为一个单

一、无所不在的存储资源。这两种方法都可以提高利用率，从而节省对新产品的购买。存储管理工具要始终包括对虚拟化和流行虚拟平台的支持。

第二节

档案数据备份

存储备份是一种数据安全策略，是将原始数据完全一样地复制，严格来说应复制两份，保存在异地。在原始数据丢失或遭到破坏的情况下，利用存储备份的数据把原始的数据恢复出来，使系统能够正常工作。

一、备份技术选择

备份具有三个主要的特点：一是备份最大的忌讳是在备份过程中因备份介质容量不足而更换介质。二是备份的目的是为了防备万一发生的意外事故，如自然灾害、病毒侵入、人为破坏等。三是可管理性是备份中一个关键因素。在选择备份系统时，既要做到满足系统容量不断增加的需求，又需要所用的备份软件能够支持多平台系统。

一个完整的数据备份和灾难恢复方案，应包括备份模式的设定、备份硬件、备份软件、备份策略和灾难恢复计划五个部分。

1、备份模式的设定

备份模式一般分为DAS(Direct AttachedStorage：直连的存储)、NAS(NetworkAttached Storage：网络连接的存储)、SAN（Storage Area Network：存储区域网）。

2、备份硬件

一般说来丢失数据有三种可能：人为的错误、漏洞和病毒、设备失灵。解决方法包括硬盘介质存储、光学介质和磁带／磁带机存储技术。

与磁带／磁带机存储技术和光学介质备份相比，硬盘存储所需费用是昂贵。磁盘存储技术虽然可以提供容错性解决方案，但容错却不能抵御用户的错误和病毒。

磁带机所具有的优势是：容量大并可灵活配置、速度相对适中、介质保存长久，存储时间超过30年、成本较低、数据安全性高、可实现无人操作的自动备份等。

3、备份软件

备份软件主要分两大类：一是各个操作系统厂商在软件内附带的，如NetWare操作系统的“Backup”功能、NT操作系统的“NTBackup”等；二是专业备份软件厂商提供的全面的专业备份软件，如赛门铁克公司的Veritas NetBackup和HP公司的DataProtector等。对于备份软件的选择，不仅要注重使用方便、自动化程度高，还要有好的扩展性和灵活性。同时，跨平台的网络数据备份软件能满足用户在数据保护、系统恢复和病毒防护方面的支持。

二、备份计划

灾难恢复的先决条件是要做好备份策略及恢复计划。日常备份计划描述每天的备份以什么方式进行、使用什么介质、什么时间进行以及系统备份方案的具体实施细则。备份方式主要有全备份、增量备份和差分备份。

全备份所需时间最长，但恢复时间最短，操作最方便，当系统中数据量不大时，采用全备份最可靠。增量备份和差分备份所需的备份介质和备份时间都会少一些，但是恢复起来要比全备份麻烦一些。

三、灾难恢复

灾难恢复措施在整个备份中占有相当重要的地位，关系到系统、软件与数据在经历灾难后能否快速、准确地恢复。

磁带存储备份技术是最成熟、可靠的保全数据的方法，不断满足对数据存储备份新的要求；磁带是最便宜的数据存储介质；磁带是可移动的存储介质，同时磁带可以脱机保存，确保了数据的安全性。

磁带库是将多台磁带机、多盘磁带、存放磁带的智能机械臂系统和磁带库管理、控制、监测、诊断系集成在一个箱体里。使用磁带库作为自动存储解决方案有存储容量大、速度快、自动操作、存储备份数据更安全等优点：

做好档案的异地备份工作不能理解成简单的数据拷贝，它是一个系统工程，涉及到管理制度和技术保障的各个方面，重点要做到以下几点：

1、重视数据备份系统的建设

数据备份从本质上来讲是拷贝+管理，在建设档案信息管理系统时必须同步建设数据备份系统，采用技术主流、操作简便的专业备份系统，保证重要的档案数据按照优化的策略及时进行备份。

2、加强备份介质有效性的检查

数据备份到安全介质上后，并不是一劳永逸实现安全备份。随着时间的推移介质本身也可损坏实效。根据《电子文件归档与管理规范》

(G B/T 18894-2002)的规定，对存有档案数据的磁性载体每满2年，光盘载体每满4年要进行一次抽样检验，抽样率不低于10%，如发现可读性出现问题，应及时采取恢复措施；对磁性载体上的档案数据，应每4年转存一次，同时要保证设备的兼容性。

3、必须建立数据恢复的预案 数据备份的目的是为了数据的恢复，只有能够恢复的数据备份才是真正有意义的数据备份。数据存储在异地，携带运输不方便，在运输过程中也会有安全风险，在建立起档案数据的异地备份库时，必须同时建立数据恢复的预案，做到当出现数据灾难时，能够使用最少的备份数据，安全、快速、准确恢复数据，保证系统的使用。

4、建立异地备份工作信息化管理

数据备份是一项难度大，专业性强的信息化，要做好这项工作，数据备份工作也必须实现信息化管理，应对出入库的档案数据备份进行详细的记录和管理，随时对异地备份库中档案备份数据的种类、数量、备份时间和使用情况进行查询和统计，再配合一套严格的管理制度，以保证异地备份数据的安全和有序。

第三节

档案资源数据库建设

运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，一般采取数据库技术方法进行。数据库从不同角度可以划分为很多类型，所管理的资源数据主要分为结构化的数据（如元数据或目录数据）和非结构化的数据（如文本、图像、音频、视频等）。

结构化数据在数字档案馆中具有非常重要的作用，数字档案馆对信息资源的管理首先是从结构化数据（即目录数据）开始的。结构化数据与非结构化数据的关联由业务软件系统来协调，对底层的存储管理则交给操作系统和数据库管理系统来完成。数字档案馆的数据库一般包括目录数据库、元数据库（集）、内容数据库（原文数据集）等。

一、档案目录数据库

档案目录数据库又称为“档案机读目录”或“档案电子目录”，是存储在计算机内，使用某种数据库管理系统组织管理起来的档案目录数据集合。档案目录数据库是数字档案资源管理的基础，是开发利用档案信息资源的关键，它将反映档案内容特征和形式特征的各种目录信息，依照一定的宁段要求存入计算机中，形成用计算机检索的目录数据体系。

根据著录对象的不同，档案目录数据库分为文件级目录数据库、案卷级目录数据库和专题目录数据库三大类。

1、档案目录数据库的设计

关系型数据库管理系统是存储、管理结构化的档案目录数据的最佳工具。构建档案目录数据库，要设计档案目录数据库的库结构，包括确定档案目录数据库将包括哪些著录项目（记录字段），确定每个著录项目的格式（记录字段的字段类型、字段长度和约束条件等）。还要根据目录数据量和用户访问量来选择适宜的数据库管理系统。

确定著录项目。传统档案的机读目录项目可以依据《档案著录规则》的规定来确定。电子文件的机读目录还要补充相应的元数据，形成完整的档案机读目录所要求的项目。

确定数据格式。具体规定每个著录项目（记录字段）的数据类型和字段长度。数据库管理系统所管理的数据对象是结构化的，因此必须事先确定好档案目录数据库各字段的 名称、字段类型、代码体系和约束条件等。2．档案目录数据的著录、标引和录入

录入前的前处理工作。在建库时原始档案及这些档案已有的纸质著录卡片、案卷目录或文件目录要收集起来，进行初步鉴定，确认其准确、完整和系统。对于纸质目录中缺失的项目或不规范、不准确的内容要对照档案原件逐个修改、补充齐全。

录入数据的质量管理。一是成立质量督查机构，严格实施质量抽检制度。抽调相关方面的人员组成质量监督组，制订建库各工作环节的具体要求和质量标准，负责对档案目录数据库进行质量抽检、验收。二是加强对建库人员的培训。对参与建库的人员进行档案著录、数据准备、数据录入方法、标准和规范方面的培训，提高其质量意识和安全意识。三是采取一定的技术手段来纠正和防止著录、录入错误。

二、档案元数据库

元数据是反映数据属性的数据，是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据库建设是电子文件和数字档案管理的必要手段。保存档案文件的元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重要措施。《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)《电子档案基础元数据库结构和封装格式》(DB32/T 1893-2011)。

1、元数据方案设计原则

科学性原则。档案元数据标准的设计必须在文件运动理论的指导下，总结档案文件管理的实践经验，借鉴国内外已有的研究成果，编制出科学、实用、有效的元数据方案。

一致性原则。要全面收集和系统研究国内外相关标准，遵循或尊重现有的国际标准、国家标准和行业标准。

全面性原则。要对元数据的语义、属性、结构及语法进行规范化的描述，在微观层次上使元数据标准化。

可扩展性原则。元数据标准设计应注重元数据体系和每个元数据模块的可扩展性，保留并细化元数据元素的空间，以适应未来需求的变化。

互操作原则。元数据标准的设计必须重视元数据的易转换性，能够方便地将元数据转换为其他系统常用的元数据标准，在不同系统中实现同一元数据标准或不同元数据标准间数据的高效交换或转换。

开放性原则。元数据规范的设计要具有开放性，以适应不同的信息来源和信息种类。

2、与元数据相关的资源分析

资源分析主要用于明确与元数据相关的电子文件资源的特点、范围、选择标准等，主要包括：电子文件类型的定义和范围、档案文件间的关系、著录级别和著录单元、属性语义以及对于具体属性的检索需求等。资源分析可以看作是对元数据结构与语义描述的需求分析。

电子文件元数据所对应描述的数字对象集为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。电子文件元数据标准选取的元数据种类主要有描述型、管理型、结构型和保存型元数据。

描述型元素的著录包括：文件标识、文件题名、文件主题、文件描述、文件日期、语种、文种、覆盖范围、责任者标识、责任者描述、业务标识、业务描述、关系标识、相关实体标识、关系定义、关系时间等。

结构型元素的著录包括：文件技术环境、存储位置、文件层级、责任者层级、业务层级、实体类型、相关实体类型等。

管理型元素的著录有：文件处置、文件权限、责任者权限、业务权限、业务法规依据、文件管理历史、责任者行为历史、业务处理过程等。

保存型元素的著录包括：签名、锁定签名、编码等。

三、档案内容数据库

1、内容数据库及其类型

内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。

档案的内容数据库通常按照档案内容和形式特点分别建库，一般划分为电子文件数据库、扫描文件数据库、照片数据库、多媒体数据库等。

数字档案馆建设应按照资源数量、设备条件、用户需求等建立符合实际需要的档案内容数据库。

2、内容数据库系统

数字档案必须将其内容数据与元数据建立持久有效的联系，确保其可靠和可用。建构功能完备的档案内容数据库系统为海量存储系统，存储的信息可能具有异地分布、异种数据结构等特点。档案内容数据库系统应实现以下基本功能：

一是对不同类型、格式的多媒体档案内容信息的获取、存储能力。能够存取传输多种来源、不同形式的档案内容信息，并经转换、压缩等技术处理后存储。

二是独立于内容的数据管理功能。能够按照确定的结构有效组织大量分布式的，不同类型、不同数据结构的数字化档案内容信息，并为之建立有效的检索系统。

三是快速跨库访问和查询功能。档案内容信息为非结构化信息或半结构化信息，其检索需将数据库技术与专门信息技术结合起来，集成丰富的查询技术。四是权限管理功能。提供一系列全面的权限管理工具，对数字档案内容的访问和使用进行许可、控制和监督。

五是网上发布功能。档案内容数据库应能够从所在网络系统上发送信息，利用者可在任何具有图形化用户界面的计算机系统上阅读。

四、数据仓库

数据仓库是对底层基础数据库中的数据进行集成、转换和综合，面向利用重新组织而成的数据集，主要承担优化检索的计算任务。

数据仓库中的数据由数据抽取工具自基础数据库抽取、处理，并根据一定的主题经过二次加工形成。数据可以来自基础数据库中的一个或多个数据表，也可以是其中的一个或多个字段，源数据表的结构可以是异型、异构的。

第八章档案信息资源共享与利用

第一节 档案信息资源共享与利用的途径

数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。

一、数字档案的提供利用

数字档案的提供利用是指基于数字档案馆内网系统的、为来馆查阅利用档案者提供数字档案利用的模式。数字档案馆建设最核心的内容之一就是数字档案馆内网建设。由于安全的考虑，数字档案馆内网必须是与其他网络实行物理隔断的局域网。数字档案馆档案信息资源的利用最基本的方式就是在馆内为利用者提供利用数字档案。

二、互联网上数字档案发布

互联网上数字档案发布是指档案馆通过互联网设立门户网站或建立网页等发布经过甄选、编纂可以公开的数字档案和信息，方便利用者利用档案信息资源。需要注意的是在互联网上发布数字档案及其信息等同于公布档案，因此档案馆必须从档案信息安全考虑，对需要公布的档案信息进行必要的鉴定，确保上网公布的档案信息不会产生安全问题。

第二节

档案信息资源的提供利用

档案信息资源的提供利用主要包括接待利用和内部利用两个方面。

一、档案信息接待利用

档案信息接待利用是指在馆内为外来利用者提供利用数字档案及其信息的方式。档案馆的电子档案阅览室利用系统是档案馆业务管理系统的重要组成部分（子系统）。利用者可根据不同的需求办理相应手续，利用馆藏文字、图片、音频、视频等各种媒体形式的电子档案。

二、内部利用

内部利用是指本馆内部有关机构和人员，通过权限控制和利用赋权后在数字档案馆内网系统中利用数字档案及其信息。本馆业务工作中需要利用数字档案及其信息，尤其在本馆档案的接收、整理、鉴定、抢救保护、开放、编研以及展览、陈列等方面有着客观的需求。

第三节

电子政务网中档案信息资源的共享00 数字档案馆在电子政务网提供的数字档案交换与共享平台0上进行档案信息资源的共享。这包括数字档案馆数字档案的共享、各机关单位现行文件的共享和各机关单位数字档案室数字档案的共享。概括地说就是电子文件中心、数字档案室、数字档案馆在电子政务网中的信息互通、共享和利用。

一、电子政务网提供数字档案交换与共享平台

电子政务网是地区党政机关范围内构建的政务信息局域网，为实现数字档案交换与共享必须应用数字档案交换与共享系统，从而为数字档案（文件）在局域网内互通、共享和利用提供前提和技术条件。

二、电子政务网中电子文件的共享和利用

电子政务网为实现电子文件的交换与共享必须应用电子文件交换与共享系统，从而为电子文件在局域网内互通、共享和利用提供前提和技术条件。电子文件的交换主要是解决电子文件的传输与接收，是办公系统发挥作用和效力的基本功能之一。电子文件的共享主要是指电子政务网中各单位和人员对现行电子文件的各种利用，是电子文件中心（或现行电子文件中心）的基本功能之一。

三、电子政务网中数宁档案的共享和利用

电子政务网为实现数字档案的交换与共享，则必须应用数字档案交换与共享系统，从而为数字档案在局域网内互通、共享和利用提供前提和技术条件。数字档案来源主要是数字档案馆和各单位数字档案室（或电子档案中心）的数字档案。系统应具备可以为电子政务网中各单位和人员提供数字档案的传输与接收、查询、检索、利用等服务功能。

第四节

档案信息资源的发布

档案馆通过互联网设立门户网站或建立网页等发布档案信息必须经过甄选、编纂，确定可以公开，确保上网公布的档案信息不会产生任何安全问题。既要保证公众尽可能地分享档案信息，又要保证档案信息的安全。

一、上网档案信息的需求预测

了解和预测上网档案信息的各种需求，是我们研究上网档案信息的管理方法、确定上网档案信息的范围和标准的前提。

上网档案信息的需求有：一是上网档案信息利用者的需求，这是档案信息上网的根本动因、出发点和最终目的。二是上网档案信息提供者的需求。三是档案信息上网的形式需求。四是上网档案信息的内容需求。

二、上网档案信息的管理方法

档案信息上网是一项系统性的工作。对上网档案信息必须进行科学管理，才能真正使档案信息上网工作有效开展。上网档案信息的管理方法包括档案信息的上网管理、网页（网站）的正常维护、网络信息安全维护以及信息数据库的管理等方面。

1、档案信息的上网管理

档案信息的上网管理主要是指上网档案信息提供者从筛选档案信息上网到上网档案信息管理的全过程，包括档案信息上网管理的组织分工、人员配置、程序步骤等。

档案信息上网管理的组织分工包括三个方面：一是建立领导机构，负责制订政策、计划、制度，组织协调整个档案信息上网工作以及对档案信息上网的鉴定与审批；二是明确档案信息网管机构，负责档案信息上网的行政管理与运作以及技术维护等；三是建立上网档案信息员网络，有效地组织起来，为档案信息上网提供最广泛的基础和支撑，形成具有较大覆盖面、多层次的档案信息网络管理“树”，使档案信息源源不断地提供上网。

档案信息上网管理的人员配置与要求包括：

一是领导机构成员应由单位负责人和与档案信息上网管理相关部门的负责人以及网管机构负责人组成，在整体上应具有多方面的知识结构，包括政治、档案专业、现代管理、编辑出版、电子计算机专业等；

二是网管机构的工作包括行政事务、编辑、宣传培训、网站的维护与升级、后勤保障等； 三是上网档案信息员要求具备较高的文字表达能力、档案及其相关知识与研究能力等。

在档案信息上网管理过程中，应形成专门的《上网档案信息报送审批表》和《上网档案信息使用（修改）通知单》等，网管机构应建立《上网档案信息登记簿》和相关统计台帐。

档案信息上网管理的程序步骤：报送（由职能部门或信息员向网管机构报送上网档案信息）、审核（由网管机构初审后报送领导机构）、鉴定（由领导机构的有关专家对上网档案信息进行上网鉴定）、审批（领导机构负责人审定批准）、技术处理（由网管机构有关技术人员进行上网技术处理）、信息反馈（由网管机构将上网档案信息上网情况通知报送部门）。

2、上网档案信息数据的管理

上网档案信息数据的管理极其重要，包括上网档案信息数据的建库与入库、数据的维护检查、数据的取消和备份等。建库与入库。上网档案信息必须建立专门的、相对独立的数据库。上网档案信息数据必须采用标准数据交换格式，以便网络使用方便。上网档案信息入库（建库）的工作程序包括上网档案信息数据录入提交、登记核对、入库（建库）申报、审批、进库（建库）、链接（包括申报、审批、技术链接、核查）。档案馆的所有上网档案信息须由馆领导审查同意后，由网管负责人安排网络管理员发布到网上提供利用。

数据的安全维护。上网档案信息数据的安全维护就是应用通信安全技术和计算机安全技术等，对有关信息数据的安全技术进行结构设计、数据的日常维护和升级维护，发现问题及时采取措施解决并报告情况、防患于未燃，确保上网档案信息数据的安全性、完整性。

数据的备份和撤销。为确保上网档案信息数据的安全，上网档案信息数据必须进行物理异地备份，防止数据库数据的丢失和损毁。备份有即时备份和定时备份两种。

上网档案信息数据库（或数据）撤销与上网档案信息数据入库入库（建库）一样要经过专门的工作程序，包括撤销上网档案信息数据库（数据）的汇总提交、登记核对、申报、审批、撤销链接、删除数据（含备份数据）。

三、上网档案鉴定工作

上网档案鉴定工作是指档案管理机构及其人员根据档案信息上网工作的需要，鉴别和判定档案内容是否可以上网发布的一项必不可少的工作。它既是档案信息上网工作的一个重要环节，又是档案鉴定工作的一个新内容。档案信息内容广泛，其中不乏事关国家安全利益、经济利益、社会影响以及个人隐私等，在档案信息上网时要充分考虑各种因素，避免造成不必要的纠纷、危害和损失。一般来说，有关档案的信息上网发布，只要经过审批即可，而档案内容的上网发布还必须经过上网档案鉴定。

1、上网档案信息鉴定工作方法

上网档案信息鉴定工作方法主要包括上网档案信息鉴定的组织、原则、方式、程序等。

上网档案信息鉴定的组织主要是上网档案鉴定的责任机构、人员和机制相关。上网档案鉴定的责任机构主要包括档案馆档案鉴定工作领导（专家）小组和档案馆档案鉴定工作小组。一般有以下几种：相对独立的上网档案鉴定组织（专门进行上网档案鉴定的专家组织）、档案上网工作组织（由在档案上网工作领导组织中的专家负责上网档案鉴定）、档案鉴定组织（负责档案鉴定的领导或专家组织同时负责上网档案鉴定）、职能部门（明确某个一级内设职能机构负责上网档案鉴定）等。

上网档案鉴定人员是指档案馆负责档案上网鉴定的专、兼职人员。在档案馆实际开展上网档案鉴定工作中应有不同人才进行不同组合，才能更好发挥效能。

上网档案鉴定工作方法主要包括制订上网档案鉴定工作计划、建立上网档案鉴定工作领导（专家）小组（负责上网档案鉴定工作的领导、组织、协调、审核和监督）、建立上网档案鉴定工作小组（负责上网档案鉴定的具体业务工作。

上网档案信息鉴定原则是：上网档案鉴定工作必须遵循的总的方法和要求，就是从国家和人民的整体利益出发，结合馆藏档案的实际情况，运用全面的、历史的、发展的观点判定档案的内容可否上网公布。

上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法，就是逐件逐份地对档案的内容进行鉴定； 二是间接鉴定法，就是先利用文件级目录进行初步鉴定，然后在对照档案进行简单核对，对有疑问的再进行逐件鉴定。

上网档案信息鉴定工作程序主要由工作启动程序和具体鉴定程序两个具体操作程序组成。

工作启动程序主要包括：制订（修改）档案馆档案上网鉴定工作制度、确定（修改）档案馆档案上网鉴定的范围和标准、调查和了解上网鉴定档案的情况和数量、制定档案上网鉴定工作计划和安排、领导审批、组织上网档案的鉴定等。

具体鉴定程序主要包括：填单（鉴定人员从档案馆调阅档案或文件级目录，填写上网档案鉴定工作单）、初审（鉴定人员审阅档案内容或文件级目录，提出初步鉴定意见）、审核（部门或工作组领导、专家对初审结果进行审查，提出审核意见供领导审批）、审批（领导小组负责人或档案馆负责人对审核意见进行审定，确定是否批准）、移交（鉴定人员将上网档案鉴定工作单移送档案馆网管机构通知上网，同时归还调阅的档案或文件目录）。

经过鉴定后，可上网档案信息由网管机构进行登记和技术处理即可上网发布。

第三篇：企业档案信息资源开发

企业档案信息资源开发

摘要

企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。

关键词

企业档案

信息资源

信息化

一、企业档案是是企业信息源的核心

企业在生产经营等一系列经济活动中，需要各种各样的信息。根据信息的来源大致可分为：企业内部信息资源，包括人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、广告及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资料等信息。其中，人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括方案统计、经营销售、物资供给、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储藏实际上已成为企业技术储藏的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和开展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和开展的财富。

二、开发企业档案信息资源存在的阻碍

〔1〕档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大局部企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录〞，“档案就是保密材料〞，“档案只要被保管好、不丧失就行了〞，“档案就是写在纸上的书面材料〞的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有效劳于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和效劳的新舞台。

〔2〕企业档案信息资源分散，无法提供系统效劳

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。自20世纪80

年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息效劳。

〔3〕企业领导意识淡薄,对档案工作不够重视。

企业领导应有的重视,是档案工作好坏的关键一环。有些企业领导就忽略了企业档案对企业经济开展有着重要性的认识,有的企业档案机构被撤销,档案工作无分管领导，档案人员被削减或一岗多职,或把机构改革优化下来的干部硬性安排在档案部门,人员更换频繁,使档案人员处于新手上岗的局面。还有一些档案人员耐不住寂寞和冷落,想方设法下海、跳槽或从事第二职业,这些都导致了档案部门的档案人员业务素质下降,根底管理出现严重滑坡现象。不少企业原有的档案库房条件不符合“

八防〞要求,升过级、达过标的企业,很长时间档案工作没有开展,等等。

〔4〕企业形成的文件材料收集难。

档案工作的最终目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一项重要的根底工作,可以说是档案工作的源泉。只有收集到齐全完整的文字材料,才可能有丰富的档案内容,也才能充分发挥档案工作的效劳作用。个别企业建厂多年,开展到今天,也有些规模,可案卷数量少得可怜,根本不能反映企业的历史面貌和开展情况,更谈不上案卷的标准标准化。通过调查分析这一问题,应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有。文件材料收集不齐全,严重影响了档案工作效劳作用的发挥。如此薄弱的档案意识,档案工作的地位不能提升到相应的位置,形成一种恶性循环,影响了档案工作的开展。

〔5〕档案管理人员业务素质偏低。

企业档案工作几年来开展缓慢,档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。从基层调查局部企业档案人员的根本情况来看,企业中档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平,很难适应新形势下企业档案工作的需要。企业档案人员更换频繁,同样是制约企业档案工作的因素,为什么文化业务素质不高的同志任档案人员而还时常更换呢主要是企业领导头脑中有一种思想上的认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了。

〔6〕档案工作转身慢,信息效劳跟不上。

在市场经济改革中,许多新鲜事物不断出现。有些地方根据企业开展的需要,对企业进行重组转制,鼓励二次创业。在这种活动中,迫切需要企业一些原始性的文件材料。在这种需要档案工作大显身手的时候,许多企业的档案室由于前面的诸多原因,不能迅速提供出准确无误、充分的档案证明,造成许多不应该的遗憾。如此种种,在新的形势下,企业档案工作转身慢、主动效劳差,还停留在“

守摊〞的水平上,早已不能满足企业在市场竞争中的需要。

四、如何做好企业档案信息资源开发

随着信息化时代的到来,人们对信息的获取和传递方式发生了革命性的变化,对档案信息的收集、管理和开发利用提出了划时代的要求。档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“

数字化〞、“

网络化〞为主,如馆藏档案的数字化、电子文档管理的一体化、档案信息提供利用的网络化等。因此,强调档案管理的多方面、多角度和综合性、信息化,是现代档案工作的新特点,是对传统的档案信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。信息化是当今世界经济及社会开展的主题,它已渗透到社会各个领域,改变和影响着社会的方方面面。企业办公自动化、资源配置联动化、产品销售信息化等管理体系的建立,已成为现代企业参与市场竞争的关键条件。企业档案作为企业内部运行中不可或缺的珍贵资源,对企业的生产和开展起着不可估量的作用,只有加快企业档案的信息化建设,才能及时高效地向企业管理者及相关人员传递企业所需要的信息,才能使企业在竞争中立于不败之地。档案管理包含两方面的含义,即档案实体管理和档案信息管理。企业档案管理人员要充分认识到在保管好档案实体的同时,努力开发档案信息资源的重要意义。

要做好企业档案信息资源开发，首先要在传统档案工作根底上做到四个创新：

〔1〕档案工作的观念创新

树立档案是信息资源的观念。随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动中产生了大量的、新型的、不同载体的档案。这些档案是流动和传播中不断增值的知识，是企业经营管理活动中生成的重要的信息资源。因此，企业必须将档案信息列入企业整体信息化进程中，将档案作为企业开展的重要资源，充分发挥其作用。树立档案信息管理创新的观念。知识经济是以科技为导向，要在竞争中培育自身的核心竞争力赢得优势，既要靠整体战略的实施和物质资源的整合，也要靠最新的信息、最新的知识和知识人才的相对优势，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。所以，档案信息资源的储藏和利用状况直接影响企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体开展水平。树立档案信息资源的新效劳观念。档案信息资源作为企业信息化建设的重要组成局部，它要效劳于企业整体创新开展，就必须打破封闭状态，改变以往的工作方式，为企业谋求开展提供开放式、全方位的效劳。

〔2〕档案工作业务的创新

面对知识经济和国际化趋势，企业间的交流与合作已成为主流，档案工作内容和创新必须以此为向导不断开展。首先应加大档案信息资源的采集，扩展信息资源的范围，增加信息资源的储藏，特别是加大对有关企业资本运营、科学管理、企业开展定位等信息的收集管理。其次，要优化档案资源的结构。一方面继续增加企业现实业务开展需要的信息；另一方面从开展和战略的角度，重新审视室藏结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。另外，要加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限，以确保档案室藏的精炼和优化。在档案鉴定的根底上，对永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，利用逻辑组合方法设立“虚拟卷〞。

〔3〕档案工作的管理创新

企业传统的档案管理是一种封闭式管理体制，室藏资源主要局限于本企业特定的经营范围内，效劳的对象也主要是领导和各职能部门。随着企业走向市场，企业经营开展对信息资源的依赖性越来越大，未来的档案部门应成为开放的企业信息效劳咨询机构。所以，企业档案工作必须进入企业信息管理系统，扩大信息交流渠道，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为企业信息效劳系统的重要组成局部。企业档案管理创新要求在观念和体制创新的根底上对档案管理全程进行创新。一要增强整体思维，注意档案利用效益的整体性、长效性。摆正档案利用的眼前利益与长远利益的关系，追求档案信息资源开发的规模效应。二要注意开发与企业开展密切相关的编研课题，使档案编研工作贴近企业经营工作的实际。三要利用现代技术手段加强对档案信息资源的管理和保护，如编目、检索、统计、借阅等等工作可利用计算机完成。四要根据企业档案信息管理工作开展的需要，对现有档案管理制度进行补充完善，将档案信息资源管理纳入企业管理体系。

〔4〕档案工作的技术创新

技术创新是企业档案信息工作创新的根本手段。企业档案信息管理要改变原有的手工操作方法和分割的组织体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用和传播的自动化和网络化。实现文档一体化，实现各种门类档案的自动化管理。借助多媒体技术，对企业档案进行存储、加工，使档案信息资源到达图、文、声一体化传输效劳，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。借助档案信息数据库、档案信息资源网络，通过网络的辐射作用实现企业档案管理的整体效应和规模效应，实现全员档案信息资源共享，促进档案信息管理的标准化、标准化和现代化。

此外，企业领导必须提高认识,重视档案资源的开发利用工作。企业领导必须认识到开发档案资源是企业科学决策及管理的需要,投入必要的设施,培养专业人才,在实现办公自动化的同时,逐步进行档案信息化建设,以提升档案信息的利用率。

鼓励档案工作者积极参与企业的决策活动,使其在充分了解企业工程进展及经营情况的同时,深挖馆藏内容,有目的、有方案地收集社会信息,对馆藏及各种信息分析处理,撰写调研报告,为企业领导的决策提供切实可靠的情报。

总之,企业必须充分利用先进的科学技术和科学的管理方法,坚持档案管理和开发利用并重的原那么,有效地存贮档案,并建立信息资源数据库,围绕企业的经营管理目标不断开发利用信息资源,实现信息资源价值最大化,为企业提供切实可靠的管理决策依据,从而使企业获取有效信息,实现持续稳定开展。

参考文献:

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.［2］王显来.企业档案工作是企业信息资源管理的核心［J］.兰台世界，2007，(23)

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［4］［J］.山西档案，2005，〔S1〕

［5］张秋印.转型期企业档案工作的困境与出路［J］.档案天地，2005，(01)

［6］吴荣耀.企业档案管理工作是企业管理的重要内容［J］.浙江档案，1989，(09)

［7］李燕.知识管理经济需要企业档案工作的创新［J］.北京档案，2005，〔37〕

第四篇：如何做好档案信息资源的开发利用

如何做好档案信息资源的开发利用

XXX

随着经济和社会各项事业的发展，信息资源的开发利用已经成为人们的自觉行为，信息资源已经成为重要的战略资源。档案是人类社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着丰富的信息资源。档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源。做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。如何做好档案信息资源的开发利用，是摆在广大档案工作者面前的一个具体问题。

档案信息资源的开发利用是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，要做好档案信息资源的开发利用，需要在社会各界给予高度重视和大力支的持基础上，持续有序地进行。必须切实加强档案基础业务工作，注重做好收集工作，不断丰富馆藏，处理好开发与保密的关系,在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度，认真分析自身优势和档案利用者的实际需要，主动出击，实行多渠道、全方位、多层次开发利用档案信息资源，开拓开发利用的新领域，发展开发利用新局面，加大现代化技术的运用，大力宣传档案工作,提高档案工作者的整体素质，促进档案信息资源开发利用工作的开展。

一、加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础。开发利用档案信息资源，拥有档案是基础。档案资源建设是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保证，只有大力加强档案资源建设，注重做好档案收集工作，档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。档案的收集工作是档案信息资源开发利用的起点，没有档案的收集，就没有档案信息资

实践已经充分证明，现代信息技术手段是高质量快速进行档案信息资源开发的重要手段，它可以创造优越的条件，提高档案信息的质量以及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础。积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。

档案部门要使计算机进入档案信息开发利用领域，加大计算机和网络技术的运用，为档案信息开发利用工作配备复印机和简易印刷器械，实现档案信息开发利用全程现代化。要将不同载体上的、不同表现形式的档案信息，通过计算机录入、扫描等多种手段转化成数字信息，达到利用计算机和互联网来实现档案信息的自动化管理和传输目的。逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库网络管理系统，开展档案计算机检索、档案信息网络传递、网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导等，适应社会的发展和时代的要求。

四、加强档案编研工作，是档案信息资源的开发利用的重要途径。档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转为提供综合档案信息的高层次服务。通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会提供服务，使利用者直接获得信息，缩短收集信息的时间,提高工作效率,推进各项事业的发展。它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作的力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要影响。要搞好编研工作，档案工作者必须参与社会活动，了解用户的档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价

展壮大充当参谋事与助理决策的重要角色，是档案信息资源的开发利用的重点，是做好档案信息资源开发利用的有效途径。

档案信息作为商品进入市场，要受竞争规律的制约，可以调动档案人员的工作积极性，把开发利用档案信息资源的各项工作做得更好，提高利用效率，更好地为社会经济活动提供服务，充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。

七、大力宣传档案工作，提高全社会开发利用档案信息资源的意识。

档案信息资源的开发利用需要全社会的积极支持和参与，才能促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传，扩大档案工作的影响，使档案走向社会，提高和强化全社会档案利用的意识。档案工作者要理直气壮、深入细致地向社会宣传档案工作，要开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流。借助电视、报刊、互联网等媒体，宣传档案法律法规，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案。

要有重点地进行宣传。加强馆藏内容的宣传是开发利用档案信息资源的关键。可以根据当地的中心工作，采取编印馆藏、文件目录、专题、举办展览等多种形式，将一些馆藏档案信息主动介绍给用户，宣传档案在经济和社会各项事业发展中的价值和作用。为档案信息的开发创造良好的外部环境。对档案开放利用的重点对象如史学研究者、科研工作人员、行政管理人员等进行重点宣传。适时地向各级领导宣传档案工作，争取他们的重视，使他们对档案工作有全面的认识，使他们心目中有档案工作的位置，以取得他们的关心与支持，以便于开展各项工作。

八、提高档案工作者素质，加强档案信息资源开发利用能力。

第五篇：浅谈企业档案信息资源的开发利用

浅谈企业档案信息资源的开发利用

内容提要：档案是企业重要的信息资源，属于企业的资产，档案信息资源的开发和利用是档案工作的一个永恒的主题。随着社会主义市场经济的完善和发展，及国际经济一体化进程的加快，企业档案信息资源的开发和利用工作越来越紧迫。从一定意义上讲，档案信息资源的开发利用工作的优劣，是检验档案管理工作整体水平的“试金石”。开发有效的档案信息，挖掘其潜在价值，是推动企业科技进步，提高企业经济效益的有力保证。本文就企业档案信息资源的开发利用进行了浅显的讲述。关键词：企业档案信息资源开发利用

21世纪是信息需求飞速增长的时代，信息已成为重要资源和财富。信息资源的迅猛发展，掀起了以数字革命为特征的信息化浪潮，不仅改变了人们的时空观念、思维方式，而且快速地将全球推向一条高速运动、共享知识的网络公路，推动着全球经济一体化的进程。档案作为信息资源的重要组成部分，作为一种最直接、最真实、最具有说服力的信息，应适应新形势发展的需要，搞好开发利用，从而推进国民经济发展和社会进步。同时在社会主义市场经济条件下，企业的经营规模也发生了巨大变化，成为面向市场的直接经济行为，而且对信息的需求量日益增大。在信息迅速增长以及社会主义市场经济的发展的情形下，对于企业档案工作来说，机遇与挑战并存，企业档案工作者必须转变观念和作风，大力开发档案信息资源，更好地为企业发展服务。

一、企业档案信息资源的定义和主要特征

档案信息资源是人们在社会实践活动中形成并归档保存的一种资源，对现在和未来具有参考利用价值，并对研究过去的事物具有查考利用价值的那部分信息。而且档案信息具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点。企业档案信息资源是档案信息资源的一种，它具有档案信息资源的一般特征。同时企业档案信息资源是企业的重要财富，是企业发展所必需的信息保障。企业档案部门只有大力开发企业档案信息资源，才能更好地为企业服务。企业档案信息资源主要有以下几个特征：

（一）内容广泛。企业档案信息资源包括科技档案、文书档案、经营档案、财务档案、人事档案信息等等。由于档案信息量大，内容丰富，涉及面广，因此必须实行统一领导，分级管理的办法对档案信息进行分类、管理，加强宏观调控和监控，制定完善的档案管理制度，使内容丰富的档案信息管理有条不絮。

（二）专业性强。每个企业都具有不同的专业特点，具有一定的专业分工。因此，企业在科研生产活动中形成的档案信息也相应地具有专业性。由于企业档案的专业性，在实施过程中也要体现一定的专业特点，例如：档案的分类整理、档案馆室设置的结构层次等，都应与档案信息的专业性密切相关。

（三）成套性强。企业科技活动都是以某一个项目或某一特有现象为对象进行的，企业档案信息的成套性是由科技、生产活动的特点检索决定的。围绕着某一项

目有规律地形成一系列相关的科技文件，是在一个整体下，以不同阶段的特点相区别，企业档案信息资源的成套性和完整性直接影响档案信息的开发利用。

（四）现实性强。企业档案信息主体为科技档案信息，科技档案信息具有较强的现实使用性，具有现行生产功能。在设计和生产单位，较长时期发挥其现实效用，这对档案管理提出了某些特殊要求，要求档案信息必须同它记录的科技对象保持一致，不能失真，否则就不能保证档案信息资源的利用，就无法满足其现实使用功能，要建立必要的管理制度，保证档案信息适时、及时地补充，确保档案信息的准确性。

二、影响企业档案信息资源开发利用的因素

在激烈的市场经济竞争中，企业要想立于不败之地，就不得不重视企业档案信息资源的开发与利用，提高企业的经济效益。但是，现在企业还没有很好的开发利用其资源，没有将企业的档案信息资源转化为企业的优势，为企业的经济发展服务。而是仍然存在着很多问题。

1．企业档案（馆）室藏不丰富。企业档案室要开展利用工作，没有一定数量的档案资源是无法进行的，同时档案（馆）室藏不丰富、门类不齐全就很难满足企业各部门的各种工作及各类人员对档案利用的各种不同要求。

2．企业档案人员队伍不稳定，素质偏低。信息的收集、加工、处理乃至提供利用，是一项比较复杂的精细的劳动，所以就要求从事这项工作的人员具有较高的文化素质和相关的业务素质。然而，有些企业的领导在配备档案人员时，很少考虑到岗位要求的专业知识，因而导致了从事档案工作的人员素质低下。

3．观念陈旧，未能走出“重档案实体管理，轻开发利用”的误区。由于传统思想的影响，企业档案工作一直是以管理为主，而忽视了档案信息资源的开发利用，很少为企业经济建设服务。

三、企业档案信息资源开发利用的前提

随着现代企业制度的建立和完善企业档案资源的开发利用对企业生产经营活动产生了越来越重要的影响。企业在生产经营活动中对档案信息的需求也越来越广泛。领导的重视和公民的档案意识是开发利用档案信息资源的前提。

企业档案部门既是企业档案信息的管理部门，也是服务部门，其主要任务是为了满足企业科研、生产任务的需要而进行档案信息管理和开发利用。其一半工作是为了满足科研，生产而提供所需的信息资料：另一半的工作是从事档案信息管理的开发，它既要做好档案的收集、归档、整理、编目、保管等日常工作，还要从事档案信息的开发利用，包括编研、编制检索工具、提供利用、收集反馈信息等，因此，档案信息的开发在档案工作中的比重只占四分之一左右时间。企业改革主要从管理上入手，管理的一个重点部分是信息管理，档案信息是信息的重要组成部分，档案信息管理水平高低直接反映了企业的管理水平。现在企业领导都注重管理，讲究管理创造效益，要想做好档案信息资源的开发利用，领导的重视和支持不可少，努力提高领导的档案意识，使开发工作在各方面得到支持，保证开发工作的顺利完成。同时也离不开公民的支持和配合，要提高公民的档案意识，才真正有助于档案信息资源的开发与利用。

同时，馆藏的数量和质量也是企业档案信息资源开发利用的前提。开发档案信息资源就是要挖掘档案信息资源中的潜在价值，这就要求所藏的档案信息应是真实、完整、系统、准确和有效的，在这样的基础上的档案信息开发才是有使用价值。因

此做好档案的基础工作是开发档案信息资源的前提条件，档案工作者应严把关，从档案管理的各个环节入手，每内个环节都应实施严格的管理制度，这样才能保证档案基础工作上水平，从档案信息的收集、整理、归档、编目、鉴定、保管、统计和利用等各个环节，按档案管理的各项要求，切实做好档案基础工作，丰富档案馆藏，提高质量，为企业档案信息资源的开发利用创造更好的条件。

四、开发利用档案信息资源的对策

1提高档案人员素质，是开发利用企业档案信息资源的有力保证。档案信息的开发是一项知识性、技术性较强的工作，作为企业档案工作人员首先要有高度的事业心和责任感，要有钻研和创新的精神，其次还要加强学习，不断提高理论水平和业务素质，掌握科学的、先进的工作方法，开发出有利用价值的档案信息，积极主动地为企业各项工作服务，这是搞好开发利用工作的有力保证。

2实现档案管理现代化，是开发利用企业档案信息资源的重要手段。现代企业管理需要从管理方法、管理方式、管理手段等方面从传统的手工管理向现代化管理转变。企业档案工作要适应建立现代化企业制度、社会信息化的要求，档案管理不能只停留在一般水平上，改变低质档案手工管理的旧模式，尽快实现电子计算机、光盘、声像、缩微等技术应用于档案管理，加快档案信息网络建设，使企业对档案的开发利用更快捷、更方便、更及时，最大程度地满足企业对档案部门提供信息的需求，提高工作效率和服务质量。

3．更新观念，开展编研工作，是开发利用企业档案信息资源的有效途径。目前，企业档案工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上，档案编研工作仍然落后，编研水平有限，难以满足企业多方面的需求。因此，企业档案管理部门要更新观念，走出重实体轻利用的误区，在做好各项基础工作的同时，大力开发编研工作，档案工作人员要深入基层，熟悉企业生产经营过程，了解基层对档案信息的需求，结合实际需要，从大量的馆藏档案中提炼出规律性、结论的东西，编制出文字精练、结构严谨、系统完整的档案信息整合体，只有这样，才能使企业档案显示出强大的生命力。

五、小结

综上所述，企业档案信息资源的开发利用工作是企业档案工作的根本，开发利用企业档案信息资源是档案工作的发展方向，要不断研究档案信息开发利用的方法和途径，提高开发能力。档案无“声”，开发是“金”，企业档案的管理者和拥有者应该拓宽视野，不仅要管好档案，还要用好档案，使企业档案信息资源的开发利用成为企业经济发展的新的增长点。

参考文献：

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