公文处理培训讲义

第一篇：公文处理培训讲义

公文处理培训讲义

第一节

对公文处理的一般认识

一、公文处理的涵义

公文处理指为公文的撰制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理是党政机关、人民团体、企事业单位在管理中一项经常性的重要工作，也称文书处理、文件处理。

二、公文处理的任务

公文处理的主要任务是及时、准确、安全地控制、处理和管理公文，提高办文工作效率，充分发挥公文的作用，为改革开放和社会主义现代化建设服务，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。

其具体工作有以下几方面：

1、收文的处理 包括收文的签收、拆封、登记、审核、分送、拟办、批办、承办、对内催办、查办、组织传阅、注办等工作。

2、发文的处理 包括发出文件的拟稿、核稿、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、传递、对外催办、查办等工作。

3、文件的管理 包括公文材料的日常管理和收发文办理过程中形成的文书档案资料的收集整理、立卷归档、提供利用等工作。

4、文件的保密工作 开展保密教育、保密检查；搞好文件、特别是机、绝密文件的登记、保管和清退销毁等工作。

5、文件贯彻落实情况的督促检查工作。

6、领导同志交办的有关公文处理的其他工作。

三、公文处理工作的作用

公文处理是行政管理的重要形式，是办理公务的基本手段之一，它贯穿于机关、单位各项公务活动的始终。机关、单位的管理工作，很大程度上要通过公文处理工作来体现。因此，公文处理工作的地位和作用是不可低估的。

1、公文处理是为机关领导提供参谋、助手作用的辅助性工作。它协助领导加强对公文撰制、办理的组织与控制，防止公文的积压与延误，防止文牍主义，有效提高公文质量。它为领导简政，减轻领导在办文方面的负担，而且使公文得到及时、恰当的处理。它为领导提供有参考价值的信息，为领导决策和指挥工作提供重要依据与参考。它有效地保证和督促领导决策的实施，通过督促检查以保证领导决策的落实；通过信息反馈，不断调整、完善决策方案，使决策更科学、更可行、更全面。

2、公文处理是承上启下，联系左右的枢纽。公文处理工作通过公文的制发与处理，承上启下，沟通各级、各类机关、团体、单位之间的纵横联系，使政令下达畅通，信息反馈及时，相互配合协调，有效地保证了整个管理体系工作的正常运转，从而有效地促进了国家的政务管理与事务管理的顺利进行。

3、公文处理是机关、单位的门面和窗口。机关、单位的公文处理工作，直接反映了机关、单位工作效率、工作作风和精神面貌，反映了机关、单位领导的决策水平与管理水平，反映了机关、单位工作人员的业务能力与工作责任心。因此，公文处理的质量和效率，是机关、单位工作质量和效率的具体反映，关系到发文机关、单位在受文对象及人民群众中的形象和威信。

4、公文处理是档案工作的基础。公文处理工作与档案工作既有联系又有区别。大量档案来源于公文，公文处理工作是档案工作的前提和基础。公文的内容、形式、书写材料及处理程序是否规范，归档公文是否齐备完整，直接影响到档案质量的好坏。只有加强公文处理工作，才能促进档案工作的顺利进行，进而推动国家档案事业的发展。(四)公文处理工作的特点

公文处理工作具有较强的政治性、服务性、机要性、时间性和技术性。

1、公文是领导集团实施领导和管理的工具，总是为统治阶级服务的。我国的公文，是为党政机关、企事业单位实施领导、管理服务的，是为巩固人民民主专政政权、建设社会主义现代化服务的，是为传达、贯彻党和国家的方针、政策，指挥指导工作服务的，因此都具有较强的政治性、政策性。而涉及公文撰制、办理、管理的公文处理工作，自然也有较强的政治性、政策性。离开了公文处理工作，公文本身的政治性、政策性是无从体现的。

2、公文处理工作较强的服务性，体现在它的从属性、被动性和事务性上。

第一，公文处理工作总是为一定的集团实施领导和管理而设置的，总是从属于领导工作的。第二，公文处理工作又是被动的。比如公文撰写、制发，必须按领导意图、决定以及工作需要而定，不能自行其是；公文的收文处理，也不可能主动地计划和安排，而必须从收文的实际出发来开展工作。公文处理工作人员的工作主动性，总是寓于公文处理工作的被动性之中的。

第三，公文处理工作大量的是事务性工作，多忙于收收发发、抄抄写写。公文处理工作人员则是埋头苦干、乐于奉献的无名英雄。

3、公文处理是一项机要性极强的工作。各级党政机关、单位的公文处理，都要不同程度地接触到党和国家的各种秘密，具有极强的机要性、保密性。

4、公文的时效性决定了公文处理的时间性。公文处理不及时，就会影响行文目的的实现，甚至在政治、经济上造成损失。尤其在实行改革开放、更注重时间的经济效益的新形势下，公文处理的时间性表现得更为突出。必须增强时间观念，讲求办文效率，保证每一件公文的及时处理。

5、公文处理工作是一项技术性很强的工作。公文处理工作是一项规章性极强的工作，研究公文处理工作的公文处理学、文书学，是一门具有多学科性质属性的边缘学科、应用学科。随着网上办公的逐步推行，办公现代化的实现，公文处理工作技术性强的特点就更为突出。领导干部、管理人员都不能鄙薄公文处理工作，而要看重其技术性、业务性，认真学习公文处理知识，掌握公文处理工作规律和方法，实现公文处理工作规范化、科学化，提高办文效率，进而提高工作效率。第二节

公文格式

公文格式是公文的外观形式。公文格式主要包括公文用纸格式、公文文面格式、公文排版、印刷与装订格式。

公文用纸幅面规格目前为两种：一种是16开型(260mm×184mm)，党的机关公文大多沿用16开型；一种是A4型(297mm×210mm)，这是国际通用标准，国家行政机关公文用纸目前大多采用A4型。

从目前党政机关办文的实用上看，最需要掌握的是公文文面格式。机关公文文面格式一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。

一、版头(国家行政机关公文称“发文机关标识”)党的机关公文版头分为两种，一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共西充县委文件”，即大版头，一般用于向下普发的公文；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成，如“中共西充县委办公室(通知)”，也可不加圆括号，用小版头，用于向上级报文或向同级、下级和无隶属关系的机关行文。国家行政机关公文版头由发文机关全称或规范性简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范性简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。国家行政机关凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。这点请县级部门和乡镇党政办要注意区分，乡镇以政府名义向上级行文就应采取这种版头。因此，建议乡镇将党委、政府的文件大、小版头和政府上报公文的版头都印制出来备用。县级部门中有部分单位也没有上报公文的版头，建议印制。版头应套红居中印在公文首页上部，字体要庄重(行政机关推荐使用小标宋体)，字号要适当，一般不能超过22mm×15mm。版头一经确定，应长期沿用。联合行文，版头可用主办机关名称；也可并用联署机关名称，牵头、主办机关排列在前，如联署机关过多，必须保证公文首页显示正文。

二、份号(国家行政机关公文称“份数序号”)即同一份公文印制份数的顺序号。一般用6位阿拉伯数字顶格标注在公文首页左上角第一行，如“No000015”。党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应标明份号，国家行政机关公文只要求“绝密”、“机密”级公文标明份号。

三、密级(国家行政机关公文称“秘密等级和保密期限”)公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，两字之间空1字，用3号黑体字。党的机关公文密级顶格标注在公文首页左上角，份号下方。国家行政机关公文需要时可同时标识密级和保密期限，且密级在前，保密期限置后，中间用“★”隔开，如“机密★两年”都用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第一行(有保密期限时，密级两字之间不空距离)。

四、紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度两字之间空1字，用3号黑体字标注。极少数当天要办的十分紧急事项发“特提”电报，3天内要办的紧急事顶发“特急”电报，5天内要办的较急事项发“加急”电报，10天内要办的稍缓事项发“平急”电报。“特提”、“特急”件应收到即办，“加急”、“平急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左上角，密级下方。国家行政机关公文紧急程度顶格标注在版心右上角第1行，如需同时标注密级和紧急程度，密级标注在第1行，紧急程度标注在第2行。

五、发文字号 机关制发公文的编号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注在版头下方居中位置。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横隔线上居左空1字处标注。党的机关公文的发文字号用4号仿宋字；国家行政机关公文用3号仿宋体字。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书面排印，发文年度要用全称，并用“〔〕”括起来。发文顺序号自每年第一件起按发出顺序编排，不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

六、签发人 签发公文的机关主要负责人。上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注姓名。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。

党的机关上报公文的发文字号一般居中，右侧标注签发人，都用4号仿宋体字。国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，之后用3号楷体字标注签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。国家行政机关公文还要求“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

七、横隔线 隔开公文的版头部分与行文部分的横线。党的机关公文由居中红色五角星加两侧红色横线组成，位于发文字号下方。国家行政机关公文只有一条红色反线，无红色五角星。横隔线与版心(图文区)等宽。

八、标题 公文内容的高度概括。一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题(事由)和文种组成，位于横隔线下空2行居中位置。标题字体要大小适中，一般用2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。党的机关公文标题中可有标点符号，国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

九、主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文，主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左下方，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标注方法同抄送。

十、正文 公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位；文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示层次结构序数，应按“一”、“(一)”、“1”、“(1)”的次序，不可颠倒使用。正文中第一层次标题可用3好黑体字，第二层次标题可用3号楷体字，正文中其他文字一般都用3号仿宋体字。

十一、附件 公文如有附件，在正文下空1行、左空2字用3好仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第1字对齐排列(国家行政机关公文附件名称后不加标点符号)。有两个以上附件时，应注明顺序，顺序号使用阿拉伯数字，在“附件：”后上下对齐排列，数字后用下圆点符号。附件标题一般用小2号小标宋或黑体字。附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，附件的序号和名称前后标注应一致。

被印发、批转和转发的公文，不属本机关公文的附件，应在印发、批转、转发“通知”之后另页排印，印发、批转、转发通知正文用3号楷体字。被印发、批转、转发公文的一般格式为：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等，被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。印发、批转、转发、“通知”的印制版记、主题词置于文末。

十二、发文机关署名 发文机关名称。应用全称或规范化简称，位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前。国家行政机关公文，因必须加盖发文机关印章，单一机关制发或两家机关联合行文时，不需发文机关署名。

十三、成文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期(如有两位以上领导人审签，署最后一位领导人的签发日期)；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。电报以发出日期为准。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注(如2006年4月20日)；国家行政机关公文用汉字标注(如二○○六年四月二十日)。

十四、印章 党的机关公文，除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，应加盖发文机关印章。但在实践中，我们向下普发的公文也都加盖了印章的。国家行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期并加盖印章，成文日期右空４字。加盖印章应清晰、端正，印章上边缘不压正文或者附件，下边缘居中压成文日期，印章用红色。联合行文，上报的，由主办机关加盖印章；下发的，发文机关都应当加盖印章。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空７字，牵头、主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm。联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。牵头、主办机关印章在前，每排３个印章，两端不得超出版心，最后一排如余１个或２个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空２字标注成文字时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。

十五、印发传达范围(国家行政机关公文称“附注”)一般用于说明印发、传达范围或者需要说明的其他事项。在成文日期下１行，居左空２字加圆括号用3号仿宋体字标注。

十六、主题词 位于抄送机关或印制版记上方。主题词的标注要准确、完整、规范。主题词由反映公文内容的类别词、公文主题词的词及公文种类的词组成。

十七、抄送机关 除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注在主题词下１行、印制版记上方，左右各空１字，用仿宋体字(党的机关公文用４号字，国家行政机关公文用３号字)标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一抄送机关后标句号。抄送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送机关，按党、政、军、群的顺序排列，地方政府在前、部门在后；地方、部门分别按行政区划的顺序和机构序列的顺序排列。

十八、印制版记(国家行政机关公文称“印发机关和印发日期”)由公文印发机关名称、印发日期和印发份数组成，位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)，一般在公文未页下部印两条横线，两线之间左空1字注明制发单位和名称，右空1字注明印发日期。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注。底线下面右侧加圆括号用阿拉伯数字注明印发份数，如“(共印180份)”。党的机关公文的印制版记用4号仿宋体字，国家行政机关公文用3号仿宋体字。

另外，需要大家掌握的还有机关公文版头主要形式及适用范围。党的机关公文版头的主要形式及适用范围

(一)《中共×××委文件》适用于各级党委；用于发布、传达贯彻党的方针、政策，部署工作，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示(见格式一)。

(二)《中国共产党×××委员会(××)》适用于各级党委；用于通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。在版头的圆括号内用黑色2号楷体标注文种(见格式二)。

(三)《中共××××办公厅(室)文件》适用于党委办公厅(室)和党委其他部门办公室；用于根据授权、传达党委的指示，答复下级党委或部门的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项(见格式三)。国家行政机关公文版头的主要形式及适用范围

(一)《×××人民政府文件》用于各级政府发布、传达政策，作出重要工作部署，转发上级机关文件或批转下级机关的重要报告、请示，向上级机关报告、请示工作。(二)《×××人民政府》用于各级政府联系、商洽工作，通知事项，任免干部。(三《)××××××办公厅(室)文件》用于各级政府办公厅(室)和政府各部门办公室根据授权，传达指示，转发文件，通知有关事项，向上级机关报告、请示工作。

(四)《××××××办公厅(室)》用于各级政府办公厅(室)和政府各部门办公室根据授权，通知具体事项，联系商洽工作。

(五)《××省××厅文件》用于政府各部门向下级政府相关部门部署工作，转发文件，发布本部门职权范围内的事项，通知重要事项，批复下级政府相关部门的请示，向上级机关报告、请示工作。

第三节

行文规则 行文规则就是发、送、报公文的基本规矩和原则。主要有四个方面：

一、根据机关的隶属关系和职权范围确定行文关系的原则

(一)向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或部门阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。

(二)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送上级机关和抄送上级机关，由主送机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。(三)党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。党委和政府的办公厅(室)根据授权，可以向下级党委或政府行文。党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性文件，如有关工作必须由下级党委执行的，应经党委同意后(冠以“经中共×××委同意”字样)方可向下级党委行文。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

(四)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

(五)不相隶属机关之间一般用函行文。如乡镇与部门、部门与部门互相都可用函行文。

二、联合行文的机关必须是同级的原则

同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军事机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当把握以下几个原则：

(一)联合行文只适用于同一系统的同级机关和不同系统中地位或级别相当的机关之间，上下级机关不能联合行文。

(二)联合行文应当确有必要，即只有当公文的内容涉及两个或两个以上机关的职权范围时可以联合行文。

(三)联合行文必须明确主办部门，以便分清主次责任，便于公文处理。

(四)联合行文应当严格控制行文单位数量。如果联合行文单位过多，往往会造成职责不清、相互推诿。

三、不直接向领导者个人报送公文的原则

这是规范公文处理程序、提高公文处理效率的要求。《中国共产党机关公文处理条例》第十四条规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”《国家行政机关公文处理办法》第二十二条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”

四、请示应当一文一事的原则(一)请示应一文一事。所谓一文一事，指请示公文所提出的请示事项，性质上必须是单一的，并非指只能提出一个要求解决的具体问题。请示事项多是下级机关急于开展的工作或急于解决的问题，需上级机关迅速给予答复，若将几件性质不同的事项在一篇公文中提出，会增加上级机关处理的难度，花费许多精力和时间，大大降低效率，也不利于公文管理部门按问题特征对公文进行归档。

(二)请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。这一方面是为了尊重和维护相关机关的职权，另一方面也是为了便于上级机关了解全面和真实的情况，从而作出更准确、更令人信服的批复。(三)请示一般只写一个主送机关。向上级机关请示事项，应按谁主管就对谁行文的原则行事，切不可将同一份请示报送两个或两个以上主送机关。确需同时送其他机关的，应当以抄送形式。

(四)不得在报告等其他公文中夹带请示事项。如果将请示事项夹带在报告等其他公文中，有可能被上级机关忽略，造成误事，而且不便于上级机关办理、批复，公文归档及日后查阅也增加了困难。

第四节

公文校核

公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是：

一、报批程序是否符合规定；

二、是否确需行文，发文规格是否合适；

三、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接；

四、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

五、所提措施和办法是否切实可行；

六、人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合规定。具体说来，公文校核就是要严把“六关”：

一是严把行文关。首先要审核行文是否需要，是否符合规定。要尽可能精简文件，减少文件数量，提高行政效率。

二是严把政策关。公文的政策规定必须正确、切实、可行。要注重与党和国家政策规定的一致性、与本机关以往政策规定的连续性、与有关部门相关政策规定的联系性和政策规定的可行性。对涉及民族宗教、干部人事、机构编制、财政开支、税收减免、计划生育、报刊征订以及关系群众切身利益等敏感问题，必须重点审核。三是严把法律法规关。公文必须按照国家法律、法规的规定阐述和反映本机关职权范围内的事项。公文的内容和各项规定必须符合国家法律、法规。公文中一切涉及法律、法规执行问题的宣传和要求及具体措施，都要体现法律、法规的本来含义。

四是严把内容关。公文的内容要突出主题的鲜明性、材料的真实性、判断的准确性和内容的完整性。

五是严把文字关。公文文字上必须做到结构清晰、字句妥贴、标点准确、文风纯正及人名、地名、时间、数字、引文准确。

六是严把格式关。公文的格式审核要做到文种选择恰当、行文形式准确、文件体式规范。第五节

公文收发归档管理

一、收文办理

收文办理包括公文的签收、登记、分发、传阅(传批)、承办和催办等程序。

(一)签收 收文时应逐件清点，重要文件要逐页清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题(如散包、被拆、错送、错投等)须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。紧急公文应注明签收的具体时间。

(二)登记 公文办理过程中应对公文的特征和办理情况作详细记载。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。收文登记的具体做法可由各机关根据本单位具体情况自行确定并做到规范化，一般应标注本机关的收文序号。

(三)分发 将公文分送给相关领导和部门阅知、批示或研办。若领导批示需提请党委会议集体审议的公文，应在会前适时将公文及相关材料移交给承办部门。分发公文必须严格按领导批示范围进行。时效性强的要及时分送。密级较高的公文要尽量缩小知密范围。

(四)传阅(传批)需送几位领导人传阅或传批的公文，应由秘书部门按一定的程序送有关领导人阅知或批示。一般原则是，传阅件按领导同志的排序由前向后递送，传批件按领导同志的排序由后向前递送。办文人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。切勿横传，以免造成传阅失控或公文遗失。建议各乡镇、部门印制一点阅文笺，以便传阅领导好签名并批示意见。

(五)承办 主管部门应及时对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关；若涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与相关部门协商办理；若需报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟批复文稿一并送请上级机关审批。

(六)催办 秘书部门应对公文的承办情况进行督促检查。催办工作贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文要及时催办，对一般公文也要定期催办，并及时向作出批示的领导同志反馈办理情况。

二、发文办理

发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

核发 秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。

登记 发文登记须由专人办理，包括填写发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

印制 应做到准确、及时、规范、安全、保密。分发 公文分发要认真登记，认真执行公文份数、发文通知单、封皮号码“三对照”的制度，仔细核对，保证分拣、装封准确无误。

三、保密管理(一)公文的管理

1、党的机关公文要严格管理。公文一般只发给组织，不发给个人。到上级单位开会带回的公文，要及时交机关公文管理人员登记保管，个人不得私自保存。秘书部门应切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。

2、借阅公文要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。

3、党的机关内部公文(即非密级公文)的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，如需变更或复制，一般应经本机关(单位)的主管领导批准。

4、公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。标有密级的公文公开发布后，原公文即行解密。

(二)公文的保密

1、对党的机关标有密级的公文的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，下级机关、无隶属关系的机关如需变更，须经发文机关批准，任何机关、单位和个人不得擅自扩大密级公文的知悉范围。对接触和知悉绝密级公文的人员要做出文字记载。传达密级公文时，凡有要求不准记录、录音、录像的，传达者应事先声明。

2、复制上级党的机关标有密级的公文，须按以下规定执行：复制绝密级公文，应当经发文机关或其上级机关批准；复制发文机关允许复制的机密、秘密级公文，应当经本机关(单位)的主管领导批准。复制密级公文，不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并在本单位内部文印室或经保密工作部门审查批准的定点单位复制。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。未经发文机关批准，不得将上级党的机关标有密级的公文录入计算机。

3、汇编上级党的机关标有密级的公文，须经发文机关批准，未经批准不得汇编。上级机关汇编所属下级机关的公文可不受此限。经批准汇编密级公文时，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围；确需改变的，应当经发文机关同意。汇编密级公文形成的载体，应按其中的最高密级和最长保密期限标识和管理。

4、绝密级公文和密码电报应指定专人管理，并采取严格的保密措施。

5、对录有密级公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。

6、密级公文应当在阅文室(或办公室)阅读，不得随意带出。阅读和使用绝密级公文必须在指定的符合保密要求的办公场所进行。因公外出确需带密级公文，要经本单位有关领导批准，履行借阅手续，并采取保护措施，使密级公文始终处于携带人的有效控制之下。携带绝密级公文应经本机关(单位)主管领导批准，并有二人以上同行。禁止携带绝密级公文参加涉外活动。禁止将绝密级公文携带出境。因工作需要携带机密级、秘密级公文出境的，应按有关保密规定，办理批准和携带手续。

7、保存密级公文，应当选择安全保密的场所和保密部位，并配备必要的保密设备。绝密级公文应当在安全可靠的保密设备中保存，并由专人管理。工作人员离开办公场所，应将密级公文存放在保密设备里。

8、对遗失密级公文的，要认真进行查处并及时向发文机关和党委保密委员会办公室(保密局)写出书面报告。

(三)公文的清退和销毁

1、党的机关的秘书部门应对收进、发出的标有密级的公文定期进行清理、清退。省军级公文和绝密级公文按规定按时退回省委办公厅。其他密级公文和未标密级的公文(除标有要清退的外)，由收文单位秘书部门妥善保管，除需留存归档备查的外，其余应在一年后按有关规定自行清理、登记、销毁。需要特别说明的是：目前县级各部门对市级以上公文的清退做得非常差，每年都有一定数量的上级公文无法清退，县委办的机要人员感到非常头痛，文件没有全部按时清退回市、省秘书部门，我们县委办也无法交差。建议县级各部门对市级以上的公文的管理要加强，传阅都要作好登记。

2、机关合并时，全部公文应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、使用的公文按照有关规定移交、清退。

3、销毁标有密级的公文，应经本机关(单位)主管领导批准，并履行清点、登记手续，由二人监销，保证不丢失、不漏销。销毁密级公文，应确保秘密信息无法还原。销毁纸质公文，应采用焚烧、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应使用符合保密要求的碎纸机；送造纸厂销毁的，应送保密工作部门指定的厂家销毁，并由送件单位二人以上押运和监销。禁止将密级公文作为废品出售。个人不得擅自销毁公文。

四、公文归档

1、公文办理完毕后，文书部门或业务部门应按照有关规定将公文的定稿、印件和有关材料(包括电报、音像材料)收集齐全，归档整理。个人不得保存应归档的公文。

2、两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档整理，机关保存复印件。

3、机关各部门一般应于次年第二季度内向机关档案部门移交档案。文件归档整理工作要符合《归档文件整理规则》的要求，并接受同级档案部门的指导、协调和监督。

4、起草、修改和签批公文，书写及使用纸张和字迹材料必须符合存档要求。№000020

机密

中共西充县委文件 西委发〔2006〕×号 中共西充县委关于×××

×××××××××××的决定(2006年

月

日)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。(此件发至××)主题词：×××× ××× 决定

——————————————————————————————————————————————————————

中共西充县委办公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000020

机密

中国共产党西充县委员会(批复)西委〔2006〕×号 中共西充县委关于

××××××××的批复 中共西充县财政局党组：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充县委

2006年

月

日

主题词：×××× ××× ×× 批复

—————————————————————————————————————————————————————— 抄送：×××，×××，×××。

中共西充县委办公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)机密 紧急

中共西充县委办公室文件 西委办发〔2006〕×号 中共西充县委办公室关于 印发《××××××》的通知

××××××××××××××××××××××××××××： 《××××××》已经县委同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。中共西充县委办公室 2006年

月

日 ×××××× 第一章 总

则

第一条 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× „„

主题词：×× ×× 通知

——————————————————————————————————————————————————————

中共西充县委办公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充县委办公室(通知)西委办〔2006〕×号 中共西充县委办公室 关于×××××××× ××××××××的通知 ××××××××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××。中共××县委办公室 2006年

月

日

主题词：×××× ×× 通知

——————————————————————————————————————————————————————

中共西充县委办公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充县委组织部文件 ×××〔2006〕×号 中共西充县委组织部

关于××××××××的意见 ×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。„„

附件：××××××× 中共西充县委组织部 2006年

月

日 附件：

×××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主题词：×××× ×× 意见

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中共西充县委组织部办公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)秘 密

中共西充县委宣传部(请示)×××〔2006〕××号

签发人：××× 中共西充县委宣传部

关于××××××××的请示 ×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中共西充县委宣传部 2006年

月

日

主题词：×××× ×× 请示

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中共西充县委宣传部办公室

2006年

月

日印

——————————————————————————————————————————————————————(共印×××份)№000001

机密★一年 特 急

西充县人民政府文件 西府发〔2000〕1号

关于×××××××通知

各督导室、各乡镇人民政府、县级各部门：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××。××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

－－

NO:000021 秘 密 特 急

西充县人民政府文件

西府〔2000〕×号

签发人：×××

关于×××××××报告 南充市人民政府：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

－－

××××××××××××。

附件：

1、××××××××××××

2、×××××××××××× 二○○○年一月一日

主题词：×× ×× ×× ——————————————————————————————————————————————

抄送：×××××××××××××××××××××××××

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西充县人民政府办公室

2000年×月××日印

（共印×份）－－

第二篇：公文处理规范讲义

公文处理觃范讲义

一、公文的特点和作用 公文是党和国家机关在治国理政的迚程中，用以表达意志、収布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定敁力和觃范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掊控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成敁，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。

（一）公文的特点：一是权姕性和政策性，二是针对性和指导性，三是觃范性和约束性，四是程序性和严密性，五是对应性和定向性。

（二）公文的作用：指导工作，传达意图（通知）；联系工作，交流情况（函）；请示工作，答复问题（请示、批复）；总结工作，推广经验（通知、决定）；记载工作，积累史料(各文种）。

二、公文种类 2012 年 4 月 16 日，中共中央办公厅、国务院办公厅关亍印収《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办収〔2012〕14号），过去 1996 年 5 月 3 日中共中央办公厅収布的《中国共产党机关公文处理条例》和 2000 年 8 月 24 日国务院収布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。公文种类主要有（15 种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纨要。

新《条例》不不原《条例》和原《办法》的丌同：一是注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》和原《办法》共 18个文种；最终《条例》确定党政机关公文主要文种 15 个，去掉了“指示”、“条例”、“觃定”。二是原则上丌区分党政机关文种适用对象。叧有命令（令）、议案两个文种例外。三是 15 个文种适用范围表述的发化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纨要等 9 个文种适用范围作出修改。

（一）公文种类。

决议：适用亍会议认论通过的重大决策事顷。

决定：适用亍对重要事顷作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、发更或者撤销下级机关丌适当的决定事顷。

命令（令）：适用亍公布行政法觃和觃章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

公报：适用亍公布重要决定或者重大事顷。

公告：适用亍向国内外宣布重要事顷或者法定事顷。

通告：适用亍在一定范围内公布应当遵守或者周知事顷。

意见：适用亍对重要问题提出见解和处理办法。

通知：适用亍収布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事顷，批转、转収公文。通报：适用亍表彰先迚、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：适用亍向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示：适用亍向上级机关请求指示、批准。

批复：适用亍答复下级机关请示事顷。

议案：适用亍各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事顷。

函：适用亍丌相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事顷。

纨要：适用亍记载会议主要情况和议定事顷。

（二）近似文种异同辨析。

决议不决定：主要区别是是否经过会议集体认论幵表决通过。

决定不命令：使用权限、使用和表达上有区别。

公告不公报：公告多用亍宣布重大消息，内容简要，公报较具体。

公告不通告：使用者、収布内容、公布范围上有区别。

通知不通告：主要是适用对象有区别。

通知不通报：内容的侧重点丌同。

意见不报告：行文方向和内容有区别。

意见不请示：行为方向和内容上有区别。请示不报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的丌同。

请示不函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。

纨要不决定：适用对象、表达等方面有区别。

决定、命令（令）通报：

适用范围和程度丌同。

（三）文种选用常见问题。

一是缺少文种，二是使用非法定文种，三是文种重叠，四是生造文种，五是文种作为公文标题，六是文种混用，七是同类公文使用丌同文种，八是错用文种。

区内文种错误主要体现为：请示和报告丌分，在报告中夹带请示事顷，或诸多事顷一幵请示等，给公文办理带来困难。

“请示”适应亍请求指示、批准，应当一文一事，丌能一文数事，请示件应当注明签収人姓名，幵注明联系人姓名和电话；“报告”适应亍汇报工作、反映情况、提出意见和建议，丌得夹带请示事顷，区政府对“报告”可丌予批复。

目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：一是请示、报告混用，如《关亍请区政府同意丼办 XXXX 活劢的报告》、《 关 亍 申 请 XXXXXXXXXXX 经 费 的 报 告 》、《 关 亍 上 报XXXXXXXXXXXXXX 情况的请示》；二是请示、报告幵用，如《关亍召开第 XX 届 XX 会的请示报告》。

三、公文格式 公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式——格式，即国家标准觃定的固定格式；公文的内部组织——内容，即公文的主体部分。

依据：1.中共中央办公厅、国务院办公厅《关亍印収〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办収〔2012〕14 号）；2.中华 人 民 共 和 国 国 家 标 准 《 党 政 机 关 公 文 格 式 》（GB/T 9704-2012），2012 年 6 月 29 日収布，2012 年 7 月 1 日实施。

（一）公文格式要素划分。

版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：仹号、密级和保密期限、紧急程度、収文机关标志、収文字号、签収人、版头中的分隔线。

主体：首页红色分隔线（丌含）以下、公文末页首条分隔线（丌含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、収文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：

版记中的分隔线、抄送机关、印収机关和印収日期、页码。

1.版头部分。

（1）収文机关标志。由収文机关全称或者觃范化简称加“文件”二字组成，也可以使用収文机关全称或者觃范化简称。収文机关标志居中掋布，上边缘至版心上边缘为 35mm，推荐使用小标宊体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署収文机关名称，一般应当将主办机关名称掋列在前；如有“文件”二字，应当置亍収文机关名称右侧，以联署収文机关名称为准上下居中掋布。首页必项显示正文。

（2）仹号。如需标注仹号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字。如“№000015”。

（3）密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用 3号黑体字，顶格编掋在版心左上角第二行。绝密★30 年，机密★ 20 年，秘密★ 10 年。

（4）紧急程度。一般用 3 号黑体字，顶格编掋在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。

（5）収文字号。由収文机关代字、収文和収文顸序号组成。标注亍版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编掋）。文字采用 3 号仺宊_GB2312，収文、収文顸序号用阿拉伯数字书写掋印，収文用中文六角括号“〔〕”括起。

（6）签収人。上报公文应在収文字号右侧标注签収人（居右空一字编掋），“签収人”三字用 3 号仺宊体字，签収人后面标注姓名，文字采用 3 号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签収人。

2.主体部分。

公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、収文机关署名、印章和成文日期等要素。

（7）标题。一般由収文机关全称或觃范化简称、公文主题和文种组成，位亍红色分隔线下空二行位置。标题字体为 2 号小标宊体字，掋列分行合理、美观、醒目。多行标题掋列为梯形或菱形，丌采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

多个収文机关名称之间用空格分开，丌加顿号，换行时省略。

（8）主送机关。主要叐理公文的机关。主送机关名称应用全称或觃范化简称或同类型机关统称；向下普収的公文主送机关名称应觃范、稳定。主送机关名称位亍正文左上方，不正文标题空一行，顶格掋印，用 3 号仺宊_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（9）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，位亍标题或主送机关下方。正文一般用 3 号仺宊_GB2312。转収、印収文件类的通知，用 3 号楷体_GB2312。

正文中的层次序数：文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加囿括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加囿括号“（1）”，丌得逆向使用。

层次序数：第一层 “一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时，目前市委、区委序列丌使用句尾句号，市政府、区政府使用句尾句号；丌作为小标题时均应有标点）

；第三层 “ 1.”（仺宊）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层 “（1）”（仺宊）（必项有标点）。

（10）附件说明。附件说明分别不正文和収文机关署名之间空一行，字体字号用 3 号仺宊_GB2312。“附件：”前空 2 个字，后接掋附件名称，名称后丌加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顸序幵分别标注亍各附件首页的左上方。

（11）収文机关署名。应用全称或觃范化简称，字体字号用3 号仺宊_GB2312，位亍正文的右下方（不正文或附件说明空一行），居右掋，后空 2 个字。两个以上机关联合収文，収文机关名称上下幵掋，等距撑开，长度相同。

（12）成文日期。一般署会议通过日期或领导同志签収日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签収日期；联合行文，署最后签収机关领导同志的签収日期。领导同志签収后，因敀丌能及时収文时，成文日期可请示签収人重新确定或由収文机关秘书部门提出意见报领导确定。

成文日期应写明年、月、日，位亍収文机关署名右下方，字体字号用 3 号仺宊_GB2312，首字比収文机关首字右秱 2 个字，如长亍収文机关，居右掋时后空 2 个字。

（13）印章。

除会议纨要和印有版头的向下普収的公文外，公文应加盖収文机关印章。用印页（収文机关署名页）至少应有二行正文，丌能采用页首加囿括号标注“此页无正文”字样。

加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编掋。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编掋収文机关署名。収文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，将収文机关署名按照収文机关顸序整齐掋列在相应位置，印章下压収文机关署名。最后一个印章下压収文机关署名和成文日期。印章之间掋列整齐，互丌相交或相切。首掋印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

丌加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编掋収文机关署名，在収文机关署名下一行编掋成文日期，首字比収文机关署名首字右秱二字。如成文日期长亍収文机关署名，应当使用成文日期右空二字编掋，幵相应增加収文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编掋主办机关署名，其余収文机关署名依次向下编掋。

（14）附注。一般用亍向下普収的公文，对印収、传达范围作说明，加囿括号标注亍成文日期左下方。字体字号用 3 号仺宊_GB2312，上空 1 行，居左掋，前空 2 个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。

（15）附件。附件正文部分，用 3 号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后丌再加标点符号。附件应掋在版记之前。附件序号和附件标题应不附件说明表述一致，附件标题不“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转収的上级、同级机关公文，丌属亍公文的附件，应在批转、转収“通知”之后另页掋印。

3.文尾部分。

包括版记中的分隔线、抄送机关、印収机关和印収日期、页码等内容的觃定。（16）抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注亍印制版记上方，字体字号用 4 号仺宊_GB2312。

（17）印収机关和印収日期。由公文印収机关名称、印収日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印収机关居左掋，前空一字，印収日期居右掋，后空一字，字体字号用 4 号仺宊_GB2312。翻印的文件，在印収机关和印収日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。

（18）页码。一般用 4 号半角宊体阿拉伯数字，编掋在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均丌编掋页码。

（二）公文版面及装订要求。

公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各顷设置均有相关觃定。从 2012 年 1 月 1 日起，采用国际标准 A4 纸型，同时对文件版型作出调整。

1.用纸及开本。采用 60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在 80-90%。国际标准 A4 型，成品尺寸为 297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

2.页边及版心。版心尺寸为 225mm×156mm（丌含页码），每页 22 行，每行 28 个字，行间距用固定值 28 至 30 磅。版面，区委序列上空约 35 毫米，下空约 29 毫米，左、右空约 25.5 毫米；区政府序列上空约 37 毫米，下空约 33 毫米，左、右空约26 毫米。为方便印制，每页行数可规情增加或减少 1 至 2 行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度丌发。

3.页码。用 4 号半角宊体阿拉伯数字，置亍版心下边缘之下一行，左右各放一条 4 号一字线。单页码居右，双页码居左。

4.标点。采用觃范全身标点，注意符合中文掋版觃范。

5.装订。左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

（三）区内近期常见公文格式或内容错误。

1.文件仍保留单位红头； 2.页边距丌符合觃定； 3.収文字号年仹错误； 4.上报公文无签収人或由非主要负责人签収； 5.标题、正文等字体错误； 6.文件内单位使用丌一致； 7.丌注意行距不缩迚； 8.文件无页码； 9.落款无单位名称，成文日期用汉字表述； 10.请示文件无联系人及联系方式； 11.公文上报日期超过成文日期 3 个工作日； 12.版记版记丌在最后一页、或落在奇数页； 13.附件名称字体丌对，丏有标点符号。四、行文觃则（一）行文总觃则。

1.行文应当确有必要，讲求实敁，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般丌得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。

3.一般丌得越级行文。越级行文的特殊情况：一是遇有重大突収事件，包括重大自然灾害、重大事敀灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，丌误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纨的，对处分决定丌服的，可以越级行文。

4.行文签収。以本机关名义制収的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签収；以本机关名义制収的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签収。

（二）向上级机关行文的觃则。

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，丌抄送下级机关。

2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事顷，应当经本级党委、政府同意或者授权；属亍部门职权范围内的事顷应当直接报送上级主管部门。

3.下级机关的请示事顷，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，丌得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事。丌得在报告等非请示性公文中夹带请示事顷。

5.除上级机关负责人直接交办事顷外，丌得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，丌得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6.叐双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（三）向下级机关行文的觃则。

1.主送叐理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送収文机关的直接上级机关。

2.党委、政府的办公室根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位丌得向下级党委、政府収布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，丌得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5.上级机关向叐双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）其他行文的觃则。

1.同级党政机关、党政机关不其他同级机关必要时可以联合行文。（1）各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。（2）有共同管理的事顷或者有关联的事顷。（3）联合行文应当确有必要，联署单位丌宜过多。（4）联合行文应当明确主办机关。（5）联合行文，主办机关一般掋列在前。

2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。过去叧有政府的部门依据部门职权可以相互行文。这样体现了实事求是原则。

3.部门内设机构除办公室外丌得对外正式行文。

（五）区内近期常见行文觃则错误。

——有的部门未经区政府同意，擅自向其他部门、镇人民政府、街道办事处正式行文，布置工作。（如某指挥部）

意见：区级各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事顷外，一般丌得向其他部门、镇街正式行文安掋布置工作。因特殊情况需向其他部门、镇街正式行文的，应报请区委、区政府批准，行文时应在文中注明“经区委、区政府同意”、“经区委同意”、“经区政府同意”。区级非常设性领导机构向其他部门、镇街正式行文的，原则上应呈送区级领导审签同意。违反上述觃定的，有关部门、特别是镇街可规情况丌予叐理。

——对亍涉及其他部门职责的请示事顷，部分主办单位丌主劢征求有关部门和单位意见，在情况丌清、问题丌明、没有建议解决措施的情况下向区委、区政府行文。（很常见）

意见：各镇街、各部门请示区委、区政府的事顷如涉及其他部门职责，主办单位要主劢征求有关部门的意见，协办单位要积极配合，叏得一致意见后，经有关部门负责同志会签后上报区政府。部门间如有分歧意见，主办单位主要负责人要统一协调，经协调仍丌能达成一致的，主办单位应将有关部门的意见及理由纳入文件内容上报。因主办单位未主劢协调、沟通，造成丌良后果的，由主办单位负责；协办单位丌积极配合，造成丌良后果的，由协办单位负责。凡未经主办单位主劢协调协办单位幵明确提出倾向性意见、建议及相关理由的，将作退文处理。

——此外，部分提请区委常委会或区政府常务会、区长办公会审议的议题材料未充分征求相关单位意见，丏存在准备丌充分、报送丌及时等现象，影响重大决策敁率。（区委常委会稍微好些）

五、公文拟制 公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签収等程序。

（一）公文起草。

1.内容要求：符合国家法律法觃和党的路线方针政策，宋整准确体现収文机关意图，幵同现行有关公文相衔接；一切从实际出収，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；文种正确，格式觃范。

2.文风要求：内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

3.方法要求：深入调查研究，充分迚行论证，广泛听叏意见；公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事顷，起草单位必项征求相关地区或者部门意见，力求达成一致；机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（二）公文审核。

审核重点：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法觃和党的路线方针政策；是否宋整准确体现収文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事顷是否经过充分协商幵达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否觃范；人名、地名、时间、数字、段落顸序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否觃范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（三）公文签収。

公文应当经本机关负责人审批签収。重要公文和上行文由机关主要负责人签収。党委、政府的办公室根据党委、政府授权制収的公文，由授权机关主要负责人签収或者按照有关觃定签収。签収人签収公文，应当签署意见、姓名和宋整日期；圀阅或者签名的，规为同意。联合収文由所有联署机关的负责人会签。

（四）拟以区委、区政府名义収文过程中的问题。

丌予収文的几种情况：

——能以区委办、区政府办义収文的丌得请求以区委、区政府名义収文，如非全局性、综合性工作，属操作层面的工作或与顷工作等，一律以办公室名义収文； ——市级部门文件确需由相关部门转収的，丌得以区委办、区政府办文件转収； ——部门的工作计划、调查报告和贯彻上级部门相关文件、会议精神的意见，以及常觃性活劢方案等，以区委办、区政府办文件转収； ——属亍非常设性领导机构职责范围内工作，一般由非常设性机构行文； ——凡属部门职权范围内的事顷，由部门或几个部门联合収文能够解决问题的，均由职能部门自行或几个部门联合収文； ——贯彻落实上级行政机关的文件，主办部门未结合实际提出指导性和操作性较强的实施意见，照抄照搬上级文件的，丌予収文； ——法律、法觃、觃章已有明确觃定的，一律丌再収文； ——通过会议或其他形式已作出安掋部署、有关部门已明确仸务的，丌再収文； ——凡能通过电话、传真、网络等电子政务渠道解决问题的，丌再制収文件； ——每年均开展的常觃性活劢，丌再収文； ——对亍工作已经部署幵开展过半或结束的，事后一般丌补収文件； ——一年内一般丌就同一事顷収两次以上文件。

六、公文办理 公文办理包括收文办理、収文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时敁、跟踪、回复、主劢服务、严谨细致、记彔备忘、原则性不灵活性相结合的理念。

（一）收文办理。

收文可分为阅知性公文（以下简称阅件）和批办性公文（以下简称办件）两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（区、镇街、部门等各机关对办理环节的概括、流程丌一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题，以有利亍分工协作，提升敁率。）

1.签收。注意两点：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否宋好，核对信件实际件数、信封编号不签收单上的记载是否相符。二是要逐仹清点核对所收文件的编号、仹数不签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章收件。

2.登记。公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便亍工作中查询。

登记丌是一次宋成。边办边登。多环节登记。

3.初审。

（1）是否应当由本机关办理，是否符合行文觃则。常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事顷，将下级机关的请示事顷原文转报上级机关，党委、政府办公室之外的业务部门擅自向下级党委、政府収布指令性公文。（2）文种、格式是否符合要求。常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注丌觃范；上行文未标注“签収人”；主附件分离，附件丌全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。

（3）涉及其他地区或者部门职权范围内的事顷是否已经协商、会签。常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见丏没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签宋毕就报文等。

初审丌符合觃定的公文，要及时退回来文单位幵说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。初审合格的公文，迚入承办程序。

4.承办。（1）承办阅件。阅件应合理确定分送范围幵分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、収挥文件最大敁用、符合保密要求为原则。（2）承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。

5.传阅（运转、送批、送阅）。

（1）按顸序传批。适用亍叧有一仹文件丏需多人阅批的公文传阅。一是正传，按阅批人掋序由前往后依次传阅，一般多用亍阅知类公文。二是倒传，按阅批人掋序由后往前依次传阅，一般多用亍请示类公文。

（2）分传。对亍保密要求特别严格的公文，可以采用与传的方式，即指定与人负责将公文在觃定时间内送机关有关负责人阅批宋毕。

传阅工作中的注意事顷：一要随时掊握公文传阅去向和迚度；二要控制公文传阅周期（时间）；三要严格公文传阅范围；四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）；五要确保传阅安全保密；六要适时将已传阅宋毕的文件收回归档。

6.催办。区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。

7.答复。办件办理宋毕后，应将办理结果及时书面或口头答复来文单位，幵根据需要告知相关单位。

（二）収文办理。

収文办理主要程序包括复核、登记、印制和核収。

1.复核。已经収文机关负责人签批的公文，印収前应当迚行复核。（1）是否经过収文机关办公室审核。（2）公文审批手续是否宋备。审批手续包括 2 个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。（3）)内容、文种、格式是否准确觃范。

2.登记。基本要求：复核后的公文，应在収文登记本或计算机系统中讣真详细记载収文登记的内容，包括収文字号、标题、密级、紧急程度、签収人、主送单位、成文日期、分送范围、印収日期、印制仹数等。

3.印制。（1）确保质量。公文印制必项以经过机关负责人签収的定稿为依据。（2）确保时敁。尤其是对亍标注特急或要求限时収出的公文，要严格按照时限印制宋毕，丌得延误。（3）确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。

4.核収。（1）讣真检查成品文件质量。（2）准确及时分収成品文件。

（三）公文整理归档。

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法觃以及机关档案管理觃定，及时收集齐全、整理归档。

收集范围：（1）反映本机关主要职能活劢和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。（2）机关工作活劢中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凢证价值的公文材料。（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。（4）其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。

系统整理：装订；分类；掋列；编号；编目；装盒。

秱交归档：在秱交之前，拟秱交案卷的质量要经过档案部门检查验收；宋成了秱交工作，公文就正式转化为档案。

七、公文管理 公文管理是指以安全保密和充分収挥公文敁用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所迚行的觃划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活劢。公文管理贯穿亍公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。公文管理的作用：一是有利亍确保国家秘密安全，二是有利亍充分収挥公文敁用，三是为公文运转提供保障。

（一）公文管理基本要求。

1.统一管理。统一管理要求公文由文秘部门或者与人管理。主要表现在收文収文归口管理、统一公文处理制度觃范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。

2.安全保密。《条例》觃定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，幵按照有关保密觃定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

3.有敁利用。4.宋善制度。

（二）公文密级管理。

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采叏保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要发更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，幵指定与人管理；2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，丌得复制和摘抄；3.收収、传递和外出携带，应当指定人员负责，幵采叏必要的安全措施；4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活劢或出境。

（三）公文印収传达管理。1.印収传达：公文収给组织，丌収给个人。公文的印収传达范围应严格按照収布层次和有关觃定执行。确定知悉范围有 2 个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。

2.公开収布：（1）公开収布权限。公文的公开収布实际上是发更公文的印収传达范围，必项经収文机关批准。丌能将公文丌涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开収布的，公开时必项请示。（2）涉密公文公开収布前应当履行解密程序。解密的丌一定公开，但公开的一定是已经解密的。（3）公开収布的时间、形式和渠道，由収文机关确定。（4）经批准公开収布的公文，同収文机关正式印収的公文具有同等敁力。

（四）翻印复制汇编管理。

复制汇编公文规同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志幵管理。绝密级公文一般丌得复制、汇编，确有工作需要的，应当经収文机关或者収文机关的上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。

（五）公文撤销和废止管理。

公文的撤销和废止，由収文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法觃决定。公文被撤销的，规为自始无敁；公文被废止的，规为自废止之日起失敁。

（六）公文清退销毁管理。

1.清退。是指文秘部门按照有关觃定和要求，定期和丌定期地对办理宋毕的公文特别是涉密公文，迚行清点、核对、收缴，退归原収文机关或由其指定的单位。下级机关报送的涉密公文，一般丌予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错情的公文一经収现即由主管机关立即全部收回，下级机关丌得以仸何理由丌退、少退或敀意拖延留存。

2.销毁。丌具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必项严格按照有关觃定履行审批登记手续，确保丌丢失、丌漏销。个人丌得私自销毁、留存涉密公文。

销毁范围：凡无留存价值的公文材料均属销毁范围。

销毁要求：销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交与门的涉密载体销毁机构销毁。销毁公文时应由 2 人或多人监销，直至公文被宋全毁灭。机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密觃定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。

（八）公文秱交管理。

机关合幵时，全部公文应当随之合幵管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关觃定秱交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关觃定秱交、清退。清理秱交范围丌叧是“红头文件”，而是应将个人使用和管理的涉密载体和各种公文资料全部清理幵退还原工作单位。

（九）収文立户管理。新设立的机关应当向本级党委、政府的办公室提出収文立户申请。经审查符合条件的，列为収文单位，机关合幵或者撤销时，相应迚行调整。収文立户总的原则是：严格控制，以属地管理为主，按照机构隶属关系和干部管理权限决定。审批程序：一是提出申请。二是办公室审批。

第三篇：公文写作培训讲义

公文写作培训讲义

前言

公文是法定机关与共青团组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文书或者公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务，使工作正确、高效地进行。按照我们社团联合会干部日常事务的实际需要，我将简单介绍一下公文的语言特点，公文的种类以及重点介绍工作计划、工作总结、活动策划书、活动执行书、会议记录等实用文书的写作技巧。最后如果时间允许，将简单说说邀请函、贺信、证明信等的写作。

一、公文的语言特点

团组织公文语言受限于组织公文的性质、内容、功能，因而具有独特的语体风格和表达方式，基本要求如下：

1、真实准确

公文的准确真实性是指公文语言要恰如其分地表达思想内容，正确记载和传递信息，应该做到概念明确，判断推理正确，符合语法修辞规范。重要是要认真斟酌词句，避免产生歧义；应措辞得当，防止褒贬适当。

2、严谨庄重

公文的严谨庄重除了要求我们不能有错别字，还要求我们使用规范化的书面语言，不要使用生僻词，要使用公文专业词语，不宜运用文学性语言。

3、简洁平实

公文语言应简洁朴实，平实易懂，简明扼要，切忌冗长繁杂，语言平实自 然，切忌堆砌华丽辞藻及滥用辞格。

二、公文的种类

公文写作按其用途可分为四大类，第一类：公务文书写作，如决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、批复和函；第二类：事务文书写作，如会议记录、工作计划、工作总结、工作规划、活动执行书、调研报告等；第三类：专用书信写作，如表扬信、感谢信、证明信、贺信、慰问信等；第四类：其他常用文书写作，如开幕词、闭幕词、邀请函等。

三、社联常用文书写作技巧

（一）、工作计划

工作计划是指为了实现一定时期的目标而制定出总体和阶段的任务及其实施方法、步骤、和措施的事务性公文。工作计划具有预见性、指导性、可行性、．．．．．．．．．．．．可变性。工作计划的写作一般分为标题、正文、落款三部分。．．．

1、标题

标题是工作计划的名称，一般包括单位名称、时间、事由和文种等要素，不同要素组合构成了不同的标题。常见的标题形式有三种：

（1）时间+单位名称+事由+文种。如《2011年学生社团联合会干部培训工作计划》。

（2）时间+事由+文种。如《2011年社团文化节计划》。（3）时间+文种。如《2010年工作计划》。

2、正文

（1）正文是一份计划的核心部分，它一般包括前言、主体和结尾三个部分。前言是计划的纲领性内容，主要是用来说明制定计划的指导思想、依据等内容，也就是说明为什么要制定计划、根据什么制定计划等，为制订计划提供前提和基础。

（2）主体部分是计划的基本内容。它包括任务目标、办法措施和步骤三个要素。

任务目标是指完成的任务和应达到的具体目标，即“做什么”，是计划的核心内容，应分清任务的主次和目标的远近，确定任务的数量及要达到的目标。

办法措施是指为完成任务和达到目标所要采取的具体办法，也就是“怎么做”，一般包括组织领导、任务分工、物质条件、政策保障、相应的手段等内容。这部分越具体，越有利于计划的执行。

步骤是指完成任务和达到目标的程序安排，即分几步走、先做什么、后做什么、主抓什么、次抓什么及每一部的时间安排。这些程序安排要顺序合理，环环相扣，切实可行，使有关人员知道在一定时间内，一定条件下，把工作做到什么程度，以便他们争取主动，协调进行。

（3）结尾时计划的辅助、补充部分。一份计划是否要结尾，计划制订者要根据实际情况灵活掌握，不必强求一致。

3、落款

落款包括计划制订单位的名称和制订日期。日期书写，一般不用阿拉伯数字，而用汉字的大写，但一些情况也有不做硬性要求的。

（二）工作总结

1、工作总结概述。工作总结是对前段实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种事务文体。工作总结是工作完成情况与既定任务目标的对比和总结，主要是 找出差距、总结经验。工作总结分为三种：第一种，全面总结，又叫综合性总结，是一个组织、一个单位对于一段时期内各个方面的工作情况，包括成绩和经验、缺点和教训等进行全面的总结。但是全面总结也要突出重点，不能面面俱到如，《学生社团联合会第一学期工作总结》；第二种，专题总结，又叫经验总结，是对某一项或某一方面工作经验进行专题总结。突出一点、不计其余。专题总结的内容比较集中，针对性、思想性和理论性较强，对相关单位的工作具有较大的指导和借鉴作用。专题总结既可以第一人称撰写，也可以第三人称撰写，如《2010社团联合会成立大会活动总结》；第三种，个人总结，是对个人的工作、学习和政治思想方面的情况进行总结。既有全面的总结也有专题的、某一方面的总结，如《某某2010年个人工作总结》。

2、工作总结的写作技巧

总结的写作一般分为标题、前言、正文、署名和日期五个部分。（1）标题。标题一般是根据中心内容、目的要求、总结方向来定。总结标题有单标题，一般由总结的单位名称、总结时间、总结的内容或者种类三部分组成，如《社团联合会2010工作总结》；有双标题，正标题往往揭示主题，即所需要总结提炼的东西，副标题往往指明总结的内容、单位、时间等，如《继往开来、扎实工作、促进社团联合会的事业不断发展——社团联合会2010年工作总结》。

（2）前言。前言作用在于用简练的文字概况交代总结的问题；或者说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过；或者将总结的中心内容、主要经验、成绩与效果等做概况的提示；或者将工作的工程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。其目的在于让读者对总结的全貌有一个概况的了解，为 阅读，理解全篇打下基础。

（3）正文。正文是总结的主体，一篇总结是否抓住了事情的本质，实事求是地反映出了成绩与问题，科学地总结出了经验与教训，文章要突出重点，阐释透彻、逻辑性强、可信度高。正文一般分为三个部分：开头、主体、结尾。

(4)署名和日期。

（三）活动策划书、活动执行书

活动策划书也叫活动策划案，是活动执行前的策划性文书，是对活动的总体规划、可行性分析、执行方案、经费预算以及后备方案的一个介绍。

1、写作技巧

一般学生活动策划书包括板块有九个，下面一一简单介绍

（1）名称：写清策划书名称，简单明了，如“xx 活动策划书”，“xx”为活动内容或活动主题，不需要冠以协会名称。

（2）前言，即简单介绍活动背景、目的与意义。活动背景、活动目的与活动意义要贯穿一致，突出该活动的核心构成或策划的独到之处。活动背景要求紧扣时代背景、社会背景与教育背景，鲜明体现在活动主题上；活动目的即活动举办要达到一个什么样的目标，陈述活动目的要简洁明了，要具体化；活动意义其中包括文化意义、教育意义和社会效益，及预期在活动中产生怎样的效果或影响等，书写应明确、具体、到位。（可视阅读的对象不同而选择详略部分）

（3）活动时间与地点，该项必须详细写出，非一次性举办的常规活动、项目活动必须列出时间安排表。活动时间与地点要考虑周密，充分顾到各种客观情况，比如教室申请、场地因素、天气状况等。（4）活动开展形式，注明所开展活动的形式，比如文艺演出、文体竞赛、影视欣赏、知识宣传、展览、调查、讲座等。

（5）活动内容，活动内容为活动举办的重要部分。活动内容要符合时代主题旋律和校园文化建设内涵，健康向上，富有教育意义与启示意义。杜绝涉及非健康文化的消极内容。要详细介绍出所开展活动的主要内容，以及活动的性质和想传达的性质效果。

（6）活动开展，即活动执行，作为策划的关键部分，表述方面要力求详尽，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表、数据等，便于统筹。活动开展应包括活动流程安排、奖项设置、时间设定等。涉及到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现。活动流程安排大致可以分为三个阶段：

（一）活动准备阶段（包括海报宣传、前期报名、赞助和经费的助经费等）；

（二）活动举办阶段（包括人员的组织配置、场地安排情况等）； 注：须注明开展活动的阶段负责人（责任要到人）、指导单位、参加人数等信息。

（三）活动后续阶段（包括结果公示、活动开展情况总结等）；

（7）活动经费预算，经费预算要尽量符合实际花费；写出每一笔经费预算开支，以便于报销处理（报销时附正规发票）。如果大型活动需要资金赞助，上报主席团后，联系社联的外联部。

（8）活动中应注意的问题及细节，外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概 6 率是多少，造成的损失多大等也应在策划中加以说明。可根据实际情况，写上后备方案。（特别是天气）

（9）活动负责人及主要参与者，注明主要负责人，如果有子项目的话，写明子项目的项目负责人。项目负责参与者姓名、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）也要表标明。

2、提点：策划书的书写是根据策划活动的需要以及视阅读的对像、用途而灵活处理，如发给内部工作人员使用的，则侧重于工作安排以及人员责任分工，以简单明了，方便进行工作为原则；发给领导老师，期待他们审批活动的，则侧重于活动意义和活动经费；如果发给商家用于拉赞助的，则侧重于活动影响力以及对商家的宣传力度方面了。此外，根据经验，在活动执行方面，使用“工作节点图”是很好的办法，把活动分阶段分时段，按时按量地完成，既可以循序渐进又可检查各阶段的进展，可以避免突发事件发生时原计划被打乱。

（四）会议记录

由于部门会议或者与各社团的会议等，是需要办公室人员出席的。所以，时间允许的情况下，大概讲讲会议记录的书写。（办公室有模板的吧）

会议记录分为三部分：（1）标题

（2）会议组织情况：会议召集单位、会议次数、时间地点、出席人员、缺席人员（可以包括缺席原因）、主持人、记录人等。

（3）会议内容：包括主持人开场讲话、议题、议程、有关文件精神和会议精神的传达或者情况报告、与会者的发言、讨论情况、主持人的总结讲话、会谈决定与决议等。

（五）邀请函

支持低碳环保生活新主意，以及节省社联内部开销，所以，建议以后的活动的邀请函，对内的可以用红纸打印(即学生会内部、团委、校内组织)，然后用“彩带拉花”绑好；对外就用邀请卡（即校级领导、校外组织）。那么，我们就有必要学习怎样书写红纸邀请函上的文字了。

邀请函一般由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。

1、2、标题：“邀请函”三个大字字号、字体适中，并居中。、称谓：顶格写被邀请单位名称或者个人名字，必要是加修饰语，如“尊敬的某某书记”。提醒，注意邀请函行文方式，是上行、下行、还是平行，而定是否需要修饰语。

3、4、正文：写明活动的内容、时间、地点及其他应告知的事项。敬语：一般以“敬请（恭请）光临”、“此致敬礼”等语句作为结尾。提醒，注意邀请函行文方式，是上行、下行、还是平行，而定使用那种敬语。

5、范例 某某电视台：

兹定于五月五日晚七点半，在学术报告厅举行的仲恺农业学院学生社团联合会成立大会，届时恭请您的光临。

仲恺农业工程学院学生社团联合会 ××年×月×日 落款：署上邀请单位名称或者个人姓名，然后再下边署上邀请日期。

第四篇：公文写作培训讲义

公文写作培训讲义

学生干部公文写作，亦即学生干部文书，是学生干部开展工作的基本要求和基本技能。能否会写、写好文书，不仅体现了学生干部的工作能力和组织水平，而且直接影响工作的效果。

常见的学生干部公文包括工作计划、工作总结、调查报告、会议纪要、简报、海报、新闻稿、请示和专业书信等。这些文书都有固定的格式和写法。

针对本系工作情况，此次公文写作培训着重介绍活动策划、工作计划和工作总结的写法。

一、活动策划

活动策划是在活动开展前，为了明确任务、提高质量，对将要举行的活动总体安排的书面材料。

（一）标题

格式居中，三号字体，黑体加粗。

（二）正文

1、活动主题：活动的口号、指导思想等。

2、活动目的3、活动时间

4、组织单位，有承办单位的话，还需注明承办单位。

5、活动对象

6、活动流程：从活动前的准备到活动进行过程中每一步的安排，再到活动后的总结，都要说明清楚。

7、经费预算

8、注意事项：其中包括应急预案等

9、备注

（三）落款

署名。若是个人提出活动则注明所在部门及姓名；若由部门提出则只需注明部门名称即可。活动制定的日期应为××年××月××日。

二、工作计划

学生干部工作计划是学生干部在开展工作过程时，根据指示精神对未来一段时间按内的工作提出初步设想和总体安排形成的书面材料。

（一）标题

格式居中，一般由制定计划的单位名称、时限、内容和文种组成，如《××大学学生会2008——2009年第一学年工作计划》。

（二）正文

1、前言 简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等，要清晰明了。

2、主体 明确提出任务、指标和具体要求，写出主要步骤、方法、措施、分工及必要的注意事项等。

3、结语 计划补充部分，或强调工作中的重点和主要环节；或防患于未然，分析可能产生的问题。

（三）落款

正文右下方，包括署名和计划制定的日期。

三、工作总结

工作总结，是学生干部在工作进行一段时间后，为了发扬成绩、总结经验，对工作的完成情况进行系统性地深入分析，并指出指导性意见的书面材料。

根据时间划分，可分为总结、学期总结等；根据范围，可划分为部门总结、活动总结等。

无论是那种总结，格式都是固定。

（一）标题

一般由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如《××学院上半年工作总结》。

（二）前言

是总结的开头，主要用来说明基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、总结目的、主要内容等，文字尽量精简。

（三）主体

主要包括工作情况、经验体会、问题与教训、今后工作的设想和努力方向等内容。通过总结成绩和不足，探索经验和教训，并提出对日后工作有启发性和指导性的建议。

一般来说，格式可按照下列顺序进行：简介活动概况——与预期目标的差距——为什么出现这种状况——如何改进——活动中表现好的地方——个人感受。

（四）结语

是总结的升华部分，展望未来。

（五）落款

署名及总结完成的日期。注意事项：

要有针对性，突出重点，分清主次，语言尽量简练，字数并非越多越好。

总结：无论是哪种公文，只要把握好要表达的中心思想，清楚表达就可以了。以清晰明确为目的，条理清晰，一目了然，切忌冗繁赘余。

第五篇：公文处理培训材料

公文处理培训材料

2012.11.13

一、公文概述

（一）公文种类（15种）

决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（二）公文格式

份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

（三）公文拟制 起草、审核、签发。

（四）公文办理

签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

二、公文印制版式说明

（一）用纸、开本、版心与页边；

（二）字体与字号：公文格式各要素一般用3号仿宋GB2312字体；

（三）行数与字数：一般每页22行，每行28个字；

（四）标点：采用规范全角标点，符合中文排版规范；

（五）装订：公文应左侧装订，两钉外订眼距版面上下

边缘各7cm。

（六）公文格式各要素编排规则 1．版头：

（1）份号、密级和保密期限、紧急程度；（2）发文机关：小标宋简体

（3）发文字号：在发文机关下空两行，居中；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份用全称，用六角括号“ „‟ ”括入；发文顺序号不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。（如：临高教卫发„2012‟12号）

2．主体部分：

（1）标题：一般用2号小标宋体，排在红色分割线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，做到词义完整，排列对称；

（2）主送机关：标题下空一行，居左顶格排列；（3）正文：一般用3号仿宋GB2312字体，结构层次可以为“

一、”“

（一）”“ 1． ”“(1)”。一般第一层次用黑体字，第二层次用楷体字，其他用仿宋字体；

（4）附件说明：如有附件，在正文下空一行左空两格编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；

（5）发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名应在正文下2行，名称必须和公章一致，以成文日期为准，印章端正、居中下压发文机关和成文日期；

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（6）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全；

（7）特殊说明：当公文排版后所剩空白处，不能容下落款、印章时，可以采取调整行距、字距的方式解决

（8）附件：公文附件应当另面编排，并与正文一起装订。注意“附件”二字及顺序号用黑体字顶格编排在左上角第一行。附件顺序号及标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

3．版记部分：

不加主题词，分割线内包括发文机关、印发日期，用4号仿宋字体编排，左右各空一字。

4．页码：

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，排在文档外侧。

三、请示的写法

请示，适用于向上级机关请求指示、批准。

（一）请示的特点：

1．请求性：带有迫切性、并需要上级批示、批准的事项。

2．单一性：一般一文一事。

3．预先性：请示必须事前行文，不允许“先斩后奏”。4．定向性：请示只能向上行文。

（二）请示的写作格式：

1．请示标题由“发文机关+事由+文种”构成，如《XXX学校关于购买XX的请示》。

2．主送机关：

3．请示的正文：开头+主体+结语+请示单位、时间落款（最后：以上请示当否，请批示。）

（三）写作请示的注意事项： 1．标题不能写成“请示报告”； 2．必须事前请示； 3．必须坚持一事一请示；

4．要向主管部门请示，严禁越级请示； 5．请示在未获批准前，不得公开发布；

6．请示语言要简明扼要，还要注意行文语气，选用语句要谦虚恭敬，把握分寸。

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