公司日常行政工作管理办法

公司日常行政工作管理办法

为了加强对公司日常行政管理工作，规范公司内的各项工作的流程，根据公司具体情况特制造本管理办法：

第一章

办公用品管理

一、办公用品发放

（一）各部门、事业部在每月的25号前，填写下月“办公用品申请单”，由部门经理签字后，报总裁办，由总裁办统一购置，在下月5日前发放。

各部门、事业部的办公用品申请额度不能超过公司日常办公用品预算。

（二）各部门、事业部有特殊需求的办公用品，需提前向总裁办申请，填写“办公用品申请单”，由总裁办主任签字后，由总裁办统一购买。

各部门不得自行购买办公用品。

二、办公用品的费用分摊

总裁办根据各部门的实际情况，核定各部门一年的预算额度，各部门领取的各类办公用品都将列入本部门费用支出。凡预算超支的部门，总裁办不再发放任何办公用品。如有特殊情况，发生预算外支出，必须报主管副总裁批准后方可调整。

第二章

礼品管理

一、礼品的领取

各部门领取办公礼品，须填写“礼品领取申请单”，经有关领导签字认可后，方可到总裁办领取办公礼品。各部门有特殊要求的礼品可提前向总裁办申请，由总裁办统一购买。

二、礼品费用预算与分摊

(一)总裁办依据各部门对礼品的需求档次以及数量，年初制定礼品预算费用的额度，合理安排全年的礼品档次、数量，尽可能做到少花钱多办事。

（二）根据各部门领用情况，分摊费用，计入各部门业务招待费。

第三章

会议室管理规定

一、公司办公楼共有会议室八个（六层一个；

五层两个；四层四个；二层一个）。各部门使用会议室须提前预定，并将会议事由、参会人数及会议要求一一告诉会议室管理人员，由会议室管理员进行登记。如果需要投影仪请提前半天预定。

二、若有其它特殊要求如：饮料、水果、鲜花、桌旗、及会议需要人服务等须提前告知总裁办，并需要征得其部门经理及总裁办主任同意，由总裁办统一负责准备。

三、各部门会议结束应及时通知会议室管理员及本楼层保洁员，以保证会议室的使用。

四、各部门在使用中应爱惜会议室内设施，不要将坚硬的和腐蚀性物品放在桌面上，以防划伤桌面。

五、会议室内设施专门为会议室正常使用准备，任何人不得随意挪用。

六、会议室内严禁吸烟，严禁用餐。

七、如有违反此规定，总裁办将追究使用会议室部门经理及当事人责任。

第四章

用餐管理

一、就餐：

1、公司员工：公司提供正常工作日每人一次工作午餐（为移动电话制造部生产线白班员工提供午餐、晚餐，夜班员工提供夜餐及早餐）。公司员工凭餐卡到餐厅用餐，公司不再发放午餐补助。

2、加班用餐：因工作原因需要加班的人员，经部门领导同意可在餐厅用工作餐，加班用餐使用公共用餐卡。

3、来访人员：外来与公司洽谈业务的人员，经部门领导同意可以在餐厅用工作餐，用餐使用公共用餐卡。

4、自费用餐：为方便员工早晚用餐，餐厅为员工提供自费用餐（只限于早餐、晚餐），采取餐票用餐的方式，餐票由员工个人在餐厅办公室购买。

二、报餐：

各部门用餐管理员负责本部门员工早、中、晚、夜（夜餐只限移动电话制造部生产线员工）用餐人数及名单的统计、上报。

根据餐厅要求：各部门在上午9：30以前将本部门中午用餐人数报公司前台，下午15：30以前将所有用晚餐、夜餐及第二天用早餐的人员报公司前台，由公司前台汇总后报餐厅办公室。

周六、周日需加班要在周五下午17：00之前将用餐人员交公司前台，由公司前台汇总后交餐厅，餐厅将按名单提供用餐。

三、餐卡的使用及管理：

1、员工用餐卡每人一张，不得转借，每餐只能划卡—次。公共用餐卡每部门一张，每餐可划卡多次，由部门领导管理使用。

2、员工遵照“射频卡就餐使用注意事项”（附件）正确使用就餐卡。

3、餐卡丢失：餐卡丢失应及时到总裁办公室登记挂失，补办新卡。制作新卡费用由个人负担，4、餐卡损坏：视情况而定。若因个人原因造成餐卡损坏，制作新餐卡的费用由员工个人负担，每张收工本费30元，交公司经营财务部，由经营财务部开据收据。

5、餐卡的办理：各部门如有新员工入职，到总裁办公室统一办理员工用餐卡。

6、餐卡的变更：公司内部员工调动工作，由员工所在原部门用餐管理人员负责到总裁办公室办理变更手续。

7、退卡：员工办理离职手续时应将餐卡退总裁办公室。

8、餐卡充值：在每月月初由餐厅办公室负责按每月实际工作日为员工的餐卡充值。每卡每月充值一次，充值时将卡中未消费的剩余金额冲销。

附件：【射频卡就餐使用注意事项】

1、该卡仅限在首信集团内部使用；

2、一人一卡，个人所持卡请勿转借他人，否则后果自负；

3、请妥善保管射频卡，保持卡面清洁，防止卡片弯折，使用卡时不必将卡片从卡片套中拿出。如果由于持卡人保存不当造成卡上数据不能读出，责任由持卡人承担；

4、持卡就餐时，请将射频卡任意一面放入收费机。听到“嘀”声后，同叫收费机上显示出卡上余额，表示放入正确。等食堂工作人员操作完毕，扣除本次消费金额后，窗口机将显示本次消费后所剩余额，此时即可取卡；

5、在食堂工作人员进行收款操作时，切不可提前或中途取卡，否则造成卡上金额损失或卡片损坏(即卡上数据无法读出)责任自负：

6、在消费过程中请本人留意自己卡上的余额与消费额，发现金额被减错时请及时找食堂工作人员说明情况，并可到管理室查询，否则隔日管理室不再受理；

7、读卡时若显示出错，请按如下步骤检查原因：

——卡片是否放到位；

——是否为挂失卡；

——卡片表面是否有压伤；

——在其他窗口重试放卡；

8、卡片若遗失，请立即到管理室挂失，否则卡中余额损失自负；

9、卡片上的金额消费完毕，请按规定时间到管理室续卡(存款)：

10、卡片不用时请妥善保管，持卡消费时请勿拥挤，守秩序，讲礼貌。

第五章

车辆使用和司机管理规定

一、为了加强车辆管理，保障车辆安全行驶，统一调配及合理使用，结合公司目前车辆的具体情况制定本规定。

二、本公司现有车辆原则上保证公司领导外出工作，并可用作公务车。

由总裁办统一调配。

三、各单位因公用车向总裁办申请，由总裁办根据情况进行安排。

未经允许，司机私自用车引起的各种问题和事故，后果由司机自负，情节严重的，要追究相应责任，以至处罚。

四、车辆行驶在外发生意外情况，司机首先要保护现场，并及时向车辆管理员及总裁办主任汇报。

如果确因司机个人原因造成车辆损坏、丢失以及造成违章与交通事故，将视情节轻重对司机予以处罚直至辞退。

五、车辆一律停放在公司指定地点，如果当日加班超过22：00可将车停放在离家较近的安全停车地点，严禁在非指定地点停放过夜。

四、司机注意事项

1、司机要牢固树立安全、服务意识，必须以高度的责任心和良好的精神状态驾驶车辆，严格执行交通规则，严禁酒后驾车。

2、司机要爱护车内设施，保证车辆内外清洁，出行前要例行安全检查，并要定期对车辆进行维护保养，保证车辆安全

3、司机因故意违章和因证件不全，被罚款，费用自负。

4、司机要认真填写每天“出车记录表”（见附件），车辆管理员进行核对。

5、司机要认真填写加班记录表，将前一天加班情况如实填写并于第二天中午之前交总裁办车辆管理员处。如因出车在外地，应在回公司后及时到总裁办公室填写。每月1日将“加班记录”（见附件）计算清楚交车辆管理员核准，由车辆管理员报总裁办主任批准后报人力资源部，按公司有关规定领取加班费。

6、司机加班若前一天超过次日凌晨1点，则第二天上午不安排该司机出车。原则上上班时间（8：30至17：00）不安排司机休息，如果上班时间需要休息，应电话通知车辆管理员，得到批准后方可休息。

7、司机要认真记录车辆行驶公里数，每月1日将前月车辆行驶公里数报车辆管理员，车辆管理员进行验查，并根据行驶公里数核算燃油的使用。

8、司机平时无出车任务时，应根据部门规定从事行政管理工作。