写公文要如何收集和运用资讯[推荐五篇]

第一篇：写公文要如何收集和运用资讯

写公文要如何收集和运用资讯

一直想说说收集和运用资讯的事，正好前一段提到这方面问题，这里就跟大家交流一些自己的体会和感受。

周易里讲，君子藏器于身，待时而动。这里的器，古代指知识和能力，对当今而言，我认为核心的是获取和运用资讯的能力。特别在各种资讯信息量越来越大、保鲜期越来越短的情况下，职场竞争中这方面能力更显重要，甚至可以是屌丝逆袭、咸鱼翻身的逆天神器。

那么如何提升获取和运用资讯的能力呢?记得前一段，曾向大家介绍了公文写作的几层境界。对掌握运用资讯而言，我们认为也有三层境界。

去粗取精、去伪存真，此为第一境界。应该说，这是最基本的一点。现在，各类资讯鱼龙混杂、良莠不齐，怎样把有用的东西遴选出来、为我所用?核心就一条，甄别先立标。就是说，要首先把最根本、最权威、最源头的东西把握好，面对众多延伸拓展的资讯时才能分清是非良莠。以公文为例，尽管各类文章浩如烟海，但其实都是对中央决策特别是习近平总书记系列重要讲话精神的解读细化。因此我们一直主张，积累材料重点是习总书记讲话。这方面抓住了，再看本省本市领导的讲话，就能看出其中的门道，时间长了甚至可以看出哪里体现得比较充分、哪里还没有贯彻到位。这时候再去看度娘上搜索到的各类文章，其实能借鉴的就是一些精彩语句而已，文章主旨和框架早已了然于胸。笔友们在收集材料的时候，可以重点从人民日报评论了解中央的决策、主张、声音，从上级文件或者单位领导的讲话了解当前的形势任务，在这个基础上再去收集和整理资料，心中自然有标准和参照，不会费事耗力做无用功了。

借梯登高、借船出海，此为第二境界。听着挺玄乎，其实很简单。就是要善于借势借力，这是我们获取资讯的捷径。怎么借?一方面是借于“友”。这个“友”，既包括有真知灼见、信息灵通的个人朋友，从中可以拓宽眼界视野、提升思维层次，或者是把别人已经理解成熟的资讯迅速为我所用，或者是把各领域一些前沿的、高层的为我所有，总之都是极好的;也包括有实践经验的友邻单位，从中可以借鉴到好的做法、好的思路，有助于我们对原始资料和信息有更深更准确的理解和把握。另一方面是借于“网”。这个“网”，既包括常用的搜索引擎，以及一些资讯平台，也包括我们订阅的微信公众号等等，这方面一定要贵精不在多，不然就过犹不及了。谦虚点讲，人民日报和这两家就差不多了。

执简驭繁、执史通今，此为第三境界。我们常说毛主席掌上千秋史、胸中百万兵，为什么能做到这样?其实就是老人家在全面深入把握某一领域资讯后，已经有了规律性认识和前瞻性判断，以至于“站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头的一只帆船”。要做到这一点，需要大量地收集相关资料，在前两层境界基础上，对占有资料进行深入分析和思考，从中领悟规律和联系。就像研究股市的同志们，如果对某一类股票形态研究透了，就能一定程度预见涨跌情况一样(创业板除外，你懂的)。这里，我建议大家在起草文字过程中，尤其是在遇到大项材料的时候，要有意地积累相关资料，做到起草一次材料、积累一个专题、分析一类文体，悉心研究和把握各类文章的内在规律和套路，这样今后无论是在哪个领域、遇到什么情况，都能成竹在胸、信手拈来了。

第二篇：运用公文三要素

运用公文三要素构成理论

——解析成绩总结写作

吴新元来源：应用写作 杂志社

笔者过去曾通过《公文写作一读通》等论著提出一整套公文要素写作理论，对公文文体的本质特性、要素构成、写作格式、评价标准等内在规律进行了系统阐述。认为一篇公文均由“主旨、依据、分旨”三个要素组成，而三个要素的构成又表现为一种系统结构，即每个要素又可逐级向下细分为若干小要素：如主旨要素又可分为“目的”和“意图”两个二级要素，依据要素又可分为“理论依据”和“事实依据”两个二级要素，分旨要素又可分为“办法”和“事项”两个二级要素等；而二级要素以下又可因具体情况（文种）不同而细分为若干三级要素：如“办法”要素又可分为“指导思想”、“工作时间”、“工作地点”、“具体措施”、“步骤期限”、“责任人员”、“组织领导”、“标准要求”、“奖励惩罚”（指挥性公文）或“范围对象”、“定义”、“主管部门”、“具体规范”、“施行方式”、“施行日期”、“奖惩办法”、“有关要求或说明”（规范性公文）等三级要素云云，以此适应了广大文秘人员规范、快速成文的写作需求。为此，本文谨在以往较多地论述13种法定行政公文要素原理的基础上，进一步对几种机关常用的非法定行政公文如总结文体的要素结构原理进行详细解析，以期对人们的实际写作有更大的助益。

一、总结的本质与分类

总结是人类区别于其他动物的本质能力之一，只有人类能够通过总结反省自身，达到“发扬成绩、纠正错误”，不断进步的境地，而不会象其他动物一样“记吃不记打”。可以说，一个人总结能力的高低，与一个人素质的高低密切相关。因此，努力学习总结写作，养成良好的总结习惯（吾日三省吾身），不断提高自身总结能力，对我们的工作、学习和生活都是一件很有益处的事。作为文章的总结，则是反映人们对过去之事进行归总与归结的结果的一种应用文体。首先，这个定义中的一个关键词是“过去”，它说明总结的思维对象是已经结束的事情，以此与通知、计划等思维对象指向将来的文种区别开来。当然，总结的目的仍然是为了将来，如毛泽东所说，总结是为了“发扬成绩、纠正错误、以利再战”。其次，这个定义中的两个关键词为“归总”与“归结”。所谓“归总”，即“把分散的归并到一处”（《现代汉语词典》473页)。写总结，一项最基本的内容，就是要将过去的工作情况（包括成绩、错误）毫无遗漏地归总起来。这样，一方面有利于自己分析算帐；另一方面也有利于宣传自己，不至于“工作都干在黑影儿里”，否则，“只会干不会说”，是很吃亏的。所谓“归结”，即“总括而求得结论”(《现代汉语词典》472页)。写总结，还要善于在“归总”的基础上“归结”出经验、教训，即从过去的工作实践中提炼出具有普遍推广、借鉴价值的规律性结论来。如上述，写总结不会“归总”当然不行；但是如果只会简单罗列，也只是一篇流水帐。因此，只有学会归结提炼，善于从流水帐中“结”出具有普遍指导意义的规律之“果”，才是一篇更有价值的好总结。由上述可见，总结之名即由“归总”与“归结”两个词概括而来，总结的本质特性即可通过对其名称顾名思义的分析来把握。根据以上本质特性分析，总结工作的文章可以分为三种类型：1.内容偏重于工作情况检阅归总、以全面为主要追求的，一般称为“工作总结”；鉴于目前人们往往将成绩作为一篇总结的核心内容，并且 1

下述“综合总结”也被人们称为“工作总结”，因此，在学术研究的领域，为突出特性，避免混淆，并与下述“经验总结”相对应，本文建议将这类总结称为“成绩总结”。这是目前单位和个人人人过关，比较易写的“下里巴人”式的文种。2.内容偏重于经验提炼反省，以深刻为主要追求的，一般称为“经验总结”，由于这一名称符合其特性，并与“成绩总结”相对应，本文沿用之。此属写作难度较高的“阳春白雪”式的文种。3.兼备以上两种总结内容要素的可称之为“综合总结”，一般亦称“工作总结”。但由于这种总结的内容要素是综合前两种总结而成，特别是结构方式比前两种总结复杂，因此，在学术研究的领域，还是称“综合总结”更便于区别。“工作总结”可作为以上三类总结的一种统称，与“学习总结”等相对应。

二、成绩总结的要素构成与写作要点

总结的心理反映对象亦属人类的意志行为，因此，其基本内容要素仍然属于“主旨、依据、分旨”三大范畴，但在具体的要素构成上有其特点。下面谨结合一篇成绩总结的范文，按照标题、正文开头、正文主体三部分的顺序逐一阐明其要素构成与写作要点。

1.成绩总结标题的要素构成与写作要点

成绩总结的标题由“发文机关、事由、文种”三个要素构成，由于类似于法定行政公文标题的要素结构，一般称为“公文式标题”。如后面例文的标题中，“沈阳市语委”为发文机关，“1993年工作”为事由，“总结”为文种。作为写作特点，成绩总结标题的事由部分一般写得比较简略，如此例除去时间“1993年”，只有“工作”二字；另外，要注意事由部分的时间项目一般不要省略，因为，成绩总结象工作计划一样，需要突出其有效时间。

2.成绩总结开头部分的要素构成与写作要点

成绩总结的开头由“总述、总评、主旨”三个要素组成。所谓“总述”，即对本单位过去工作及其环境因素的概括叙述。最经典的如例文开头“1993年，沈阳市语委认真贯彻党的十四大精神，„„通过各有关部门的共同努力，”数句顺阶而下的套话，已象婚礼贺词、年节祝福一样广为流传，过去经常被人斥之为“穿靴戴帽”，笔者认为，这类从中央到省市到兄弟部门到下属人员杯杯酒敬到的套话之所以历久不衰，恰恰是因为其中反映了总结文体的一种规律。试想，一个单位工作的成功，能离开“中央的正确方针政策、上级领导的关怀帮助、兄弟部门的大力配合、下属人员的支持捧场”哪一个条件呢？因此，问题不在于套话（套话其实是规律），而只在于这种套话是否符合实际——如果上级领导没有给予关怀帮助也按照套话说给予了关怀帮助就是言不由衷了（当然往深处说，言不由衷作为一种政治策略又另当别论）。所谓“总评”，即对本单位过去工作所做的总体评价。如例文开头中“社会用字管理工作和普及普通话工作均有较大进展”一句。“总评”的写作要点主要是实事求是，既不能夸大也不宜贬低。夸大了是吹牛（如果在浮夸成风的年代里，这种理论要求会被认为是迂腐，“不吹哪得纱帽戴”），贬低了则自己吃亏。这里，常用的套话有“较（很）好地完成了任务”、“取得了一些（很大）成绩”、“取得了阶段性成果”、“初见成效”、“打开新局面”、“又上新高度”、“迈上新台阶”等等，初学者可斟酌等级针对性选用。以上两个小要素是进行总结的前提，可视为全文的依据要素。所谓“主旨”，即一篇公文的主要目的与意图。而成绩总结的主要目的如上述即为“发扬成绩、纠正错误、以利再战”，而主要意图即为总结工作。这种主要目的与意图与13种法定行政公文写作一样，应当用简洁的语句点明，如例文开头中“现将全年工作情况总结如下：”一句即为意图主旨句。当然，亦与13种法定行政公文的写作一样，成绩总结的目的主旨句在不言自明的情况下为免罗嗦可以省

略（如例文）；但意图主旨句不宜省略，因为这个主旨句的作用除了明确点题外，同时兼有承上启下的过渡作用，可使总结的开头部分与主体部分衔接的更加自然连贯。

3.成绩总结主体部分的要素构成与写作要点

成绩总结的主体部分属于具体的分旨范畴，由“成绩、问题、今后意见”三个要素组成。所谓“成绩”，即工作的成果与业绩，包括做过的工作及其效果等。写法上一般以本单位（岗位）工作职能为线索，分立小标题详细说明。如例文即分列了五条小标题即五方面工作进行陈述。这部分的写作要点与13种法定行政公文分旨部分的写作要求一样，一要具体，如注意数据的引用等。二要周密，如注意平时搜集积累材料、写作时几上几下倾听各方意见，以及注意对照上级要求、当初计划、过去总结等，都是防止遗漏的好办法。三要切实，如上述不赘。此外在表达方面，一要注意条理性，学会使用序号和小标题；二要注意语言艺术，学会巧妙地突出自身亮点，以赢得上级和同僚的认可而不会招致反感。所谓“问题”，亦可称为“缺点”、“不足”乃至“错误”。作为“成绩”的对立面，本是一篇成绩总结一分为二进行辨证分析的又一项重要内容；而且从总结“发扬成绩、纠正错误、以利再战”的本意来说，“自我批评”的重要性甚至超过“自我表扬”，如俗话所言是“成绩不说跑不了，问题不说不得了”。但目前一般工作总结中，这部分的写作往往比较简略，并且经常以一种“虽然取得了一些成绩，但同上级要求和先进单位相比，还有很大差距”的套话或者拣几条不疼不痒的问题敷衍了事，切中要害的中肯分析较少见到，真正认真的自我解剖甚至会被认为是出风头，这与“报喜不报忧”的陈年积弊有很大关系。例文在此方面有所超越，做得不错，即在“虽然取得了一些成绩，„„还有很大差距”的套话之后，又以“主要有以下问题：”一句摆出三个比较实际的问题，这种勇于自我批评的精神，值得学习发扬。近年一些地方对年终总结进行改革，不再要求下属汇报一般成绩性总结，而就是要求下属认真找出需要尽快解决的问题，并提出解决意见，可称是一种历史性进步。所谓“今后意见”，是在“发扬成绩、纠正错误”的基础上提出的针对性“再战”意向，因此也是总结的题中应有之意，不可随意省略。一些单位年终总结考核中，此要素的省略会被扣分。但是，“顾后”的总结文体毕竟又与“瞻前”的计划等文体思维指向不同，所以，这种“今后意见”又不宜写得太详细，而只是一种大致的努力方向。如例文结尾“以上问题，需要进一步采取措施，从实际出发，认真解决”几句，当然，这寥寥数语有苟简之嫌。一般而言，这一要素可根据新形势、新任务或存在问题写得再具体些，如下二例：

例一《某某县人民政府2001年工作总结》摘引：

同时，我们也清醒地认识到当前存在的困难和问题，突出表现在：„„对此我们将高度重视，并积极采取措施，切实加以解决。2002年是我国“入世”的开局年，也是实现我县“苦干三年经济综合实力进入全省前列”的冲刺年，特别是我们将迎来党的十六大的胜利召开年，因此，做好今年的各项经济工作意义重大。在新的一年里，我们将按照“三个代表”重要思想要求，认真贯彻落实党的十五届六中全会精神，按照“稳定、安全、灵活、多元”的方针，在全县叫响“对外开放学昆山、城市建设学闵行、农业调整学萧山、个体私营学温州、企业发展学江阴”的口号，以“一区一城两园”为抓手，突出培植外经、个体私营两大增长点，加快提升三次产业，着力推进城市化进程，全面发展各项社会事业，切实转变政府职能，努力开创经济和社会发展新局面，以突出佳绩向党的十六大献礼！

例二《个人半年工作总结》摘引：

半年来，我在学习和工作中逐步成长、成熟，但我清楚自身还有很多不足，比如工作能力和创新意识不足、政治理论水平有待提高等。今后我将努力做到以下几点，希望领导和同志们对我进行监督指导：

1.自觉加强学习，向理论学习，向专业知识学习，向身边的同事学习，逐步提高自己的理论水平和业务能力。

2.克服年轻气躁，做到脚踏实地，提高工作主动性，不怕多做事，不怕做小事，在点滴实践中完善提高自己。

3.继续提高自身政治修养，强化为人民服务的宗旨意识，努力使自己成为一名优秀的国家公务员。

三、成绩总结的标准格式

综合上述，成绩总结的标准格式可概括为以下所谓“刀枪剑戟”格式（又称“小标题式”）：

□□□□□□（单位名称）□□□□年工作（成绩）总结

□□□□年，在□□□□□□的正确领导下，在□□□□□□的大力支持下，在□□□□□□的共同努力下，我们开展了□□□□□□工作（总述，依据1），取得了显著成绩（总评，依据2）。为发扬成绩，纠正错误，以利再战（目的主旨），现将□□□□年工作总结如下（意图主旨兼过渡语）：

一、□□□□□□（成绩1）

□□□□□□，„„

二、□□□□□□（成绩2）

□□□□□□，„„

三、□□□□□□（成绩3）

□□□□□□，„„

以上，虽然取得了一些成绩，但同上级要求和先进单位相比，还有很大差距，主要存在以下问题，„„（问题1、2、3）

今后要□□□□□□，„„（今后意见1、2、3）。（分旨）□□□□□□

□□□□年□□月□□日

四、成绩总结例文

沈阳市语委1993年工作总结

1993年，沈阳市语委认真贯彻党的十四大精神，积极落实国家和省关于语言文字工作的各项指示，努力推进语言文字规范化、标准化，为改革开放和社会主义现代化建设服务。一年来，在市政府的领导下，在区县政府的支持下，通过各有关部门的共同努力，社会用字管理工作和普及普通话工作均有较大进展。现将全年工作情况总结如下：

一、进一步加强市、区县语言文字工作机构，队伍建设初步形成了条块结合、齐抓共管的工作体制。年初，市语委对机构、成员又作了进一步的调整、充实。同时，推动十三个区县建立了相应的语言文字管理工作机构、网络，加强了各地区、各部门、各行业语言文字专兼职工作队伍建设。市、区县两级政府都由主管领导牵头,加强了对语言文字工作的领导。市、区县两级语委各成员单位及有关部门，均依职能权限，明确了在语言文字规范化管理方面的责任分工和任务目标，实行了责任制。（略）

二、加强宣传工作，努力增强全社会的语言文字规范化意识，消除语

言文字规范化工作的思想障碍。（略）

三、认真落实《沈阳市社会用字管理规定》等法规，依法治理，增强管理力度。（略）

四、借省检查的东风，以受检单位为重点，推动社会用字的治理整顿工作。（略）

五、以教育系统为突破口，以教师普通话达标为重点，积极普及普通话，推进汉语规范化。（略）1993年，我市语言文字工作虽然有了新的进展，取得了一定成绩，但同国家的要求相比，同先进城市相比，仍有一定差距。主要有以下问题：1.市、区县两级工作机构、网络只是初步形成，一些地区和部门的兼职机构人员变动大、职责任务落得不实，经费和管理力量不足，工作不能坚持经常，效果不明显。2.宣传力度差，深度、广度都远远不够，全社会的语言文字规范化意识仍很淡薄，特别是领导干部、名人题字、影视用字不规范，负面影响大，推普和整顿社会用字的思想阻力仍然很大。3.我市很多企事业单位经济状况不好，所用的牌匾广告造价很高，更改不规范用字有实际困难，也增加了整顿和管理的难度。以上问题，需要进一步采取措施，从实际出发，认真解决。

第三篇：写读后感的三要和三忌

写读后感在褒贬人物、剖析事理、针砭时弊等方面都要有独到的见解。笔者就近几年来参加市中考、市、区、校、报刊作文竞赛，指导文学社团写作训练等实践活动，谈谈自己肤浅的感受和体会，就教于大方之家。

读后感从文体上看，属于议论文的范畴。它的着重点在于“感”，它是抒发和阐述自己对原文所记叙的事件、描写的人物、阐述的道理等的感触。正因为读后感没有固定格式，写法比较灵活，因此近几年来初中市统考的作文试题有时也采用了这种形式。如上海市XX年市中考统考中《孩子和书》一文中最后一题要求写一篇观点明确、联系实际，不少于80字的读后感。因而应当引起教师、学生的足够注意。

读后感是训练阅读、写作、分析、概括等能力的一种习作形式。究竟如何写好读后感呢？愚以为，可归纳“三要”、“三忌”。

首先，要认真阅读原作，掌握原作的基本精神，切忌不着边际地随便“瞎吹吹”。

读后感是由“读”和“感”两部分内容组成，当然重点是“读”。“读”是“感”的依据和基础。“感”是“读”的生发和提高。文章做在“感”字上，功夫下在“读”字上。有的考生说：“写读后感嘛，还不是随便瞎吹吹”在这类“瞎吹吹”的读后感里，有的议论好象“飞机上吊大闸蟹———悬空八只脚”；有的引了原作一二句话，不作具体分析，就夸夸其谈；也有的为了“标新立异”，甚至曲解了原作的基本精神，其主要原因是这些考生不肯在“读”字上下功夫，没有吃透原作的基本精神。

其次，要就文论理，或就书论理及就戏说理，紧密联系实际，切忌拘泥原作，以叙代议，就文论文，就书论书或就戏论戏。

写读后感，可以从原作整体出发发表感想，也可以就原作某一侧面入手谈体会，切入的角度可以不同，但都要紧紧联系实际，或重在联系社会现实，或重在联系学习、工作、思想等实际，文章应该“为时而著”、“为事而作”。这样的读后感才有深度，才有现实意义。反之，漫无边际的大段大段地抄录原作或复述文中的场景描写，末尾加上几句标语口号式的语句，这样的读后感，显然是失败的。理来之于“文本”，用之于实际。我们有些考生写读后感的另一个毛病是大段大段引述原文或场景描写，有的甚至是改写、复述原作的故事情节，但议来议

去还是拘泥于原作内容，悟不出道理，联不上实际。

第三，要选择感受最深的一点来写，切忌贪多求全，面面俱到。

一篇文章，一本书，一部电视剧或影片，它涉及的面实在太宽了。假如认真阅读、仔细观看的话，一定会有许多体会；很多感想。如果，这也写，那也想写，“拉在篮里便是菜”，贪多求全，面面俱到，结果“贪多嚼不烂”，什么都写不深，写不透，势必要吃“夹生饭”，到头来，“竹篮子打水一场空”。

XX年市中考阅卷中发现有好多考生选择自己感受最深的一点来写读后感，写出来的文章观点明确，联系实际，有理有据，结构完整。深化了主题，干脆利落，结构严谨；达到了写观后感“引———议———联———结”四字诀的完美境界。

认真阅读原作，吃透其基本精神；就文论理，联系实际；抓住感受最深的一点发表感想，也许是写好读后感的“秘诀”吧！

第四篇：常用公文写

常用公文写作

一、报告： 报告的概念

报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

1、报告的文种特征

“报告”属陈述性的上行文种。

它与“请示”虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理。如确需要批示时，只能使用“批示”这个文种来批，而“请示” 则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。

“报告”与上行的“意见”，不仅在行文方向上完全一致，且内容也很近似，均含有陈述行的内容，有时在陈述情况的基础上均有相应的今后工作意见。但这两个文种之间也有一定的不同。“报告”则重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体工作意见，也不要求上级做出批示，只有所反映的情况涉及工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，这就是人们通常所说的“呈转性报告”。“意见”（上行的）虽然也要陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要情况或问题做出了分析与见解，而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳，“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出做铺垫，所提的意见，不是要求上级给予批示，就是请求上级加以批转，不像“报告”在多数情况对上级没有批示或批转的请求。

2、适用范围

“报告”是所有相对下级机关都可以使用的文种。

依据《国家行政机关公文处理办法》，“报告”可以分为汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告三种，各有自己的适用范围。

汇报工作报告，是就本部门、本单位的日常工作情况向上级机关作出的报告，内容包括工作的进展情况，取得的成绩和经验，存在的问题和教训，以及对于今后的打算等等。如《关于我县作情况的报告》就是一个汇报工作报告。

反映情况报告，用来及时反映工作中遇到的新问题、特殊事件、灾害性事故等情况，作用是引起领导重视，以便上级机关及时制定或调整政策，或对问题的处理给予指示。如(铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》就是一篇反映恶性事故的情况报告。

答复问题报告，是针对上级机关的询间而汇报有关情况的一种上行公文，如《关于我校工会干部有关待遇的报告》。

3.报告的类型

从性质和内容上划分，报告可以分为以下五类。

(1)工作报告。这类报告在向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使用。工作报告的目的主要是为了上级了解下级的工作关系。工作报告又可分为例行工作报告和专题工作报告。例行工作报告主要用于定期向上级机关汇报本机关、本部门职权范围内的工作情况，最常见的是工作报告和工作总结等。专题报告则是在一重要临时性工作完成之后或正在进行之中，专门就这一项工作的情况向上级机关汇报时使用。

(2)情况报告。情况报告在向上级机关汇报工作中发生或发现某些情况和问题时使用。情况报告和专题工作报告的作用差不多，不同的是，情况报告的内容比工作报告更具体，更有特定的意见。情况报告往往是就某一突发情况、某一问题或某一项工作、某一次会议的一部分事项向上级提出报告。情况报告突出工作中的“情况”，工作报告则注重工作的“全过程”。

(3)建议报告。这种报告的侧重点在今后工作的意见和建议上，所以其性质与请示接近。所不同的是建议性的报告中提出的意见是供上级机关参考和研究的建议，而不是请求，上级机关对这些建议可以答复，也可以不答复。

(4)答复报告。从内容上看，也属于工作报告或情况报告。这类报告和前面介绍的报告不同，它是被动报告，即答复上级的询问，汇报有关情况，答复内容要有针对性，不能答非所问。

(5)递送报告。这类报告在递送文件、物件时使用，因是下级对上级行文，习惯上用“报告”而不用“函”行文。它的写法较为简单，写清趁报送材料(文件、物件)的名称、数量，结尾用“请审阅”、“请收阅”收束。4.报告的写作

报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。(1)标题：报告的标题，通常只写事由和文种。也有的标题包括发文机关事由和公文三部分。有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。

(2)主送机关：行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，应当写明主送机关和抄送机关。

作为党的机关公文的报告，要按《中国共产党机关公文处理条例》第十二条的规定执行：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的卜级机关阅知，可以抄送。”

(3)正文：各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题。

结束语的写法，呈报性报告用“特此报告”，“以上报告当否，请指示”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。

(4)落款：在正文后写上发文机关和日期。5.报告写作的注意事项

(1)情况要确定。要从实际出发，经过反复核实。切不可掺水造假，情况要确定。要从实际。文过饰非。切不咐呻(2)要语言简明，直陈其事，突出重点，篇幅短小。(3)报告中不得夹带“请示”事项。6.报告的写作要领

(1)切实把握“报告”的写作规则

“报告”的内涵决定了它在写作上的通用规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。

“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

①情况——做法——问题（意见）； ②情况（做法）——问题——今后意见； ③情况——问题——今后意见； ④精况——原因(责任)——下步做法； ⑤情况——原因——责任及处理意见； ⑥情况——问题——建议，等等。

写“报告”要切实把握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。

(2)注重时效，情况真实

注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级执关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方百的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说。报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。

(3)语言简洁，篇幅短小

“报告”的篇幅要短。要做到短，就要充分运用概述和突出重点的表达方法。

要使“报告”做到短小精悍，就应“避繁就简”。这里讲的“繁”主要是指现象拼凑、事实罗列，也就是通常讲的“流水帐”；这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼，显示本质。还应当坚持“厚积薄发”，所谓“厚积”是指占有材料多，这样写起“报告”来才能“以一当十”，言简意赅、一语中的，这就是“薄发”。最后，还要“舍得删削”，草稿写成后，要通过修改，把那些可用可不用的字、词特别是句子删掉；删削叠床架屋的用语；化冗长的名子为短小精悍的句子；要“脱靴摘帽”，削减开头的“套话”和结尾的“空话”。总之，要字堪句酌、力求精练、以少胜多。

7.报告写作时应注意的问题

（1）突出重点。写综合报告应注意抓住矛盾，突出主要矛盾或矛盾的主要方面，材料详略要得当，切忌面面俱到不分主次。

(2)点面结合。突出重点并顾及与重点相关的“面”，做到以点带面、点面结合。

(3)一事一报。专题报告要突出体现其专一性，不可在同一专题报告中反映几件各不相干的事情和问题。

(4)直陈其事。报告是陈述性、报请性上行公文，主要用来向上反映情况、汇报工作，所以应以直陈事实为主要表述形式，切忌兜圈绕弯。

(5)抓准时机。应不失时机地向上反映情况、汇报工作，否则就失去了报告应有的含义和使用价值。

二、请示

1、请示的概念

请示，是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请示性的上行公文。《国家行政机关公文处理办法》规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，可见请示是下级机关写给上级机关的上行文，请求上级对某一问题或某项工作的处理给予指示或者批准是它的两项基本功用。

2、请示的文种特征

“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。

“请示”与上行的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批示，或加以认可，即这两个文种的行文方向与目的性在某种程度上有着同一性。但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多沙及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题；而上行“意见”的内容则多是多工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给以指示或支持。“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分作两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转有关单位予以办理。

3、适用范圈

请示“适用于向上级机关请示指示。批准”。请示与报告都属于上行文，两者的区别在于，报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。常用的有请求批准的请示、解答性请示、请求指示的请示、批转性请示、请求解决问题的请示。

请求批准的请示是下级机关遇有工作中的具体问题，请示上级机关批准自己要求时使用的一种公文，如“**市人民政府关于建立**市体育学校的请示”。

解答性请示又可称“求示性请示”。解答性请示是下级机关在工作中遇到不好解决的问题，或对上级机关的某个文件的理解存在疑点，或对某一问题因本机关意见分歧、无法统一执行时使用的一种公文。如:关于《会计人员职权条例》中“总会计师”是行政职务或是技术职称的请示。

请求指示的请示是请示单位对管辖区域的变更、机构设置、人员定编、人事安排、资产购置、财款动用等问题向上级机关请示办理的一种上行公文。如“**省财政厅关于企业库存涤棉布调整价格差额大于国家流动资金部分能否增拨的请示”。

批转性请示是请求上级对自己单位给下属机关或其他不相隶属的同级机关的指示、文件予以批准，并转发的一种公文文种，如“关于对执行经济合同法若干倒题的意见的请示。”

请示解决问题的请示是请示单位呈报因工作中遇到无力解决的困难，要求上级提供具体帮助的一种上行公文，如“**省人民政府关于请求帮助解决**半岛严重干早缺水问题的请示”。

4、请示的特点及分类（1）特点

①请求性请示的撰写目的是向上级机关请决求准、所以、请求性是请示作为公文的最基本特点。请示的事项，大多数是比较重要而又自己无权娜决或自己要解决但没有把握的事项、只有请求上级机关决断、指示、批准、支持才能解决，因此决定了请求具有请求性特点。

②事前行文性_ 请示必须是事前行文，这是请示的时间性特点。不能事中或事后行文。

③内容单一性

请示的内容必须是：“一文一事”或具有.“一事一请”性。因为只有这样才便于上级机关处理、批复，提高请示的效率。

(2)分类

请示根据目的来分，主要有以下几种： ①请求指示的请示 主要是在工作中遇到重大的疑难问题，或者新情况新问题，需要请求上级机关作出指示或加以解释说明的；或对上级指示和有关政策领会不透不明、有疑问和有不同理解，需要请求上级机关进一步加以明确的阐析、指导、裁决的请示。

②请求审批的请示

为了使某一事顶的解决办法得到上级机关的审批认可而写的一种请示，即因权限关系，对涉及及经济、物资和人员编制问题，下级机关自己不能作主，需要上级机关审批的请示。

③请示帮助的请示

本单位办理或上级交办的事项，需一定人力、物力、财力，本单位难以解决，请求上级机关帮助。

④请求批转的请示

需要办理的重大事项，带有普遍性，牵涉全局，而又超出本机关职权范围的，提出意见和建议，请求上级机关批转各地、各部门执行。此外，请求批转的请示，结尾要写明“以上请示，如无不妥，请批转**执行”。

5、请示的写作(1)标题和主送机关 ①标题

请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，也可以由事由和文种构成。

②主送机关 请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点：

第一，主送机关只能有一个。国务院办公厅规定：请示“一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式”。中共中央办公厅也规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关”，“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”请求如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。

第二，只能主送上级机关，不能送领导者个人，国务院办公厅规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送，‘请示’”。中共中央办公厅规定：“不应直接送领导者个人。”

第三，不得越级。国务院办公厅规定：“一般不得越级请示加报告。”中共中央办公厅规定：“党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。”

(2)正文

请示的正文由开头、主体、结语三部分组成。①开头

开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般来说，这部分要写明所遇到的新情况、新间题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。②主体

主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心，最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。

③结语

请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。

6、请示的写作要领

（1）要准确理解“请示”的行文对象

“请示”的行文对象必须是自己的上级机关。这里所讲的“上级机关”是指与自己有着领导或指导关系的直属上级，比如一个县的教育局，县政府对它存在领导关系，市教育局与它是指导与被指导关系，县委与县教育局党组又是领导与被领导关系。但是在实际工作中我们常常看到以下两种情形：一是县里的某一个局，需要一笔经费，它在给县财政局行文时用了“请示”；二是某县的县委，就县委学习中心组领导成员调整一事行文给市委宣传部，也使用了“请示”。这就告诉我们在实际工作中，必须严格确定“请示”的行文对象，不可把“请示”与“申请函”、“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。

（2）要把握“请示”的内在逻粗 一份“请示”不论文长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”通常包括请示的依据、背景和缘由；所谓“请示什么问理即，即要通常包括请示的依据、背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么及怎样解决。

“请示”的结尾用语，按照惯例，通常是写“可否，请批示”、“是否可行，请批示”；要求上级加以批转的“请示”，一般写作“以上如无不妥，请批转„„执行”；一些涉及工作重大问题解决措施的“请示”，也有的把“请批示”一语写作“请指示”；申请资金、物资设备的“请示”，多将“请批示”写作“请核示”。

(3)“请示”要坚持一文一事

即一份“请示”只能向上级请示一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理。“请示”的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办与协办者之间相互推倭、扯皮，延误审批时间，或者由于两个上级机关的批示意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批谁这一问题就主送给谁，可将另一个上级单位列为抄送，以便了解或支持。如果是行政关系在中央、省、市，而党的关系在省市、地县的，不能把党政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义切示上级行政机关。

三、意见 1.意见的概念 意见是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和和成待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2.适用范圈

意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。意见过去没有被《国家行政机关公文处理办法》作为一个公文文种列出，因其形式相对灵活，适用范围广，可以有效补救行政机关在适用范围和使用效果上的不足，故最新修订、发布的《国家行政机关公文处理办法》将其正式确定为一个机关公文文种。

第五篇：公文模糊语言运用探析

一

公文作为党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的一种基本工具，对语言有特定的要求，准确、真实是它的核心，但是在实际写作过程中，我们发现不少公文在表述时，使用了一系列的特殊语言，模糊语言就是其中一种。它们当中有表示时间的，如“现在、最近、近日、近几天、前几天、近年来、今年以来、正在、适当时候穿越小说网 http://www.xiexiebang.com”等；有表示范围的，如“每、各、有的、部分、少数、一些地区、种种原因、个别人、有关单位和个人、大多数、主要、基本上、各种措施、有关规定、有关部门”等；有表示程度的，如“一般、比较、加大力度、经初步了解、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌情”等；有表示频率的，如“经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、屡次、三令五申、连续”等。虽然这些模糊语言在内涵和外延上具有不确定、不明晰的特点，但它们在公文中的使用频率相当高，可以说，模糊语言的使用，已成为公文写作语言的一个重要特征。

二

为什么要求以准确为核心的公文语言，模糊语言却在其中得以存在？其原因归纳起来主要有以下四个方面：

首先，人类认识对象本身具有模糊性

客观世界是纷繁、千姿百态的，同时又是错综复杂、瞬息万变的，客体之间没有精确的界限，人对客观世界的认识也存在一定的局限性。作为人类思维载体、反映客观世界的语言，必然会产生模糊性。正如康德所说：“人类生活中不能没有模糊语言，不可能处处用精确语言代替模糊语言。”

其次，公文中所反映的事物大多处于动态的变化发展过程中

运动是物质不可分离的根本属性，物质世界的一切，都处在永不停息的运动变化之中。这些不断发展变化的事物和现象是连续体，无法作出精确的切割，也无法用准确的语言进行陈述，运用模糊语言自然在所难免。公文中反映的很多事物和现象往往是一个逐步形成、发展和变化的过程，只有依*模糊语言，才能准确地反映处于模糊状态的事物和现象。

第三，公文中的特定语境需要使用模糊语言

公文是用来处理公务活动的，而公务活动又是复杂多变的，其中一些如涉及个人隐私或国家机密、丑恶现象或是处理政治和外交关系等内容无法也不便用精确语言表达，如果用精确语言表述或具体描述，就会产生负面影响或失去主动权，使自己处于不利的地位。模糊语言本身虽然含义不明确，但在这种特定的语境中，它是清晰明确的。在特定语境中，如果一味追求用定量或定性的精确语言表达，不仅画蛇添足，也达不到发文的目的。

第四，在语言系统中存在大量模糊语言

在人类语言系统中，很多词语本身就是模糊不清、表意不明确的。如“十分”、“非常”、“加大力度”、“近来”、“最近一段时期”、“大多数”、“个别”、“好”、“坏”等，无法找出具体的界限，而这些词在公文表述过程中，出现的频率相当高，因此，公文出现模糊语言就不足为奇了。

三

模糊语言由于具有与众不同的特质，公文中使用要慎重，不能随意乱用，必须做到合理科学地使用，一般来说，出现以下五种情况时，应考虑使用模糊语言：

（一）表述内容本身具有抽象模糊特点时

在公文叙述中，为了做到行文简洁，有些内容是从大量材料中归纳总结出来的，其本身具有抽象概括的特点，如果采用模糊语言来表述，是较为合理的，其内容并不因为使用模糊语言而使阅读的人感到模糊不清。

请看以下例子：

例1：……当前土地管理特别是土地调控中出现了一些新动向、新问题，建设用地总量增长过快，低成本工业用地过度扩张，违法违规用地、滥占耕地现象屡禁不止，严把土地“闸门”任务仍然十分艰巨……（《国务院关于加强土地调控有关问题的通知》）。

该段中使用的模糊语言主要有“一些”、“过快”、“过度”、“屡禁不止”、“十分”等，其中“一些”是指“建设用地总量增长过快，低成本工业用地过度扩张，违法违规用地、滥占耕地现象屡禁不止”这种现象，因为这些现象是对全国各地事实的概括，内容较为模糊，用“一些”这个模糊词语比较合理。“过快”、“过度”、“屡禁不止”又是分别对每种现象进展情况和违规频率的表述，对已经大量出现的这些现象没有必要一一列举。而要解决这些问题，杜绝这种现象恐怕要做大量的工作，要顶住来自各方面的压力，所以文中用“十分艰巨”这个模糊词语来修饰内容较为模糊的“任务”。

例2：《中共中央、国务院关于灾后重建、整治江湖、兴修水利的若干意见》（中发〔1998〕15号）（下文简称《意见》）下发后，深受各地人民政府和广大人民群众的拥护，全国各地迅速掀起了灾后重建、兴修水利的热潮。群众热情之高，投入资金之多，机械化施工之广，灾区移