商务写作：电子邮件写作的五大注意事项

第一篇：商务写作：电子邮件写作的五大注意事项

美联英语学习网-体验式英语教育先锋 商务英语中，电子邮件(email)写作是很重要的一部分，好的电子邮件不仅是英语水平的体现，更是保障正常商务交流的前提。商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面4步即可轻松搞定email!

1.搞清发送邮件对象、邮箱地址

发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。

To：email接收者邮箱地址；From：email发送者邮箱地址；CC：抄送；Subject：主题，即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定价政策会议)； letter of application(申请信)。

2.明确邮件目的一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。每种类型都会相应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。

表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply.开头；询问原因时，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know...? I wonder if you could explain...等句型。

对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考，比如《商务英语周末课堂—电子邮件英语》。

3.正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you.表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

4.注意语气和措辞

除了英语不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时，非正式场合可以说How is...for you? Is...ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?

5.检查拼写

确保发送的邮件不要有拼写错误，可以先用电脑自动检查一遍，不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。

有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。

第二篇：商务电子邮件写作

商务电子邮件写作

在现今的商业社会中，电子邮件已成为当今世界上使用最频繁的商务通讯工具。根据国际数据公司(IDC)2006年的统计，全球每天发送约840亿封电子邮件。然而，在全球每天发送几百亿封电子邮件的今天，人们却很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人们大量的时间。美国管理协会（American Management Association）和电子政策研究所（The ePolicy Institute）进行的调查表明：如今人们每天花30分钟到4个小时甚至更多的时间来处理电子邮件。垃圾邮件是造成该问题的原因之一。但另一个更重要的原因是人们不知电子邮件的注意事项和写作技巧。如果邮件中充满了错误、矛盾、难懂的语言，读者就会失去阅读的耐心，而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你面临信誉扫地的危险，也可能会导致公司商机的丧失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。所以在职场中，如何有效地利用电子邮件为个人和公司创造更多的机会、拥有更多竞争优势呢？职场中电子邮件的使用应该注意以下问题：

一、电子邮件是不是传递该信息最合适的选择

方便绝对不是使用电子邮件传递某些信息的好理由。电子邮件是一种公共媒介。每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎。一般不要通过电子邮件传送以下信息：

（一）公司或个人的秘密信息

电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。

（二）敏感的话题

电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。

（三）复杂的信息

信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如MSN、QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。

二、写邮件的目的是什么

人们写电子邮件常常是出于习惯，而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目的有两个：

（一）影响收件人的行为

告知或说服收件人实施某个行为。例如：

1.请于周五前将我的提议意见发给我。

2.请于会议前三天发放议事日程。

3.请重新安排我的约会。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。例如：

1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。

2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。

3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。

三、对收件人了解有多少

沟通是双向的——只有当你的信息被对方接受并理解后，沟通才能完成。没有能够清晰地进行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。收件人的信息有助于决定邮件的内容、写作的语气和写作的方式等。对收件人的考虑有：

（一）与收件人的关系。

（二）收件人是否希望收到这封邮件。

（三）收件人对这一主题的信息。

（四）收件人读信后的反应。

（五）收件人对这一主题的兴趣。

（六）收件人收到这封信的感受。

如果给了解的人写信，上述问题就容易回答多了。但是如果给了解不多甚至是毫无了解的人写信时，就需要根据一些其他信息，如此人工作单位、职位、与你或你单位的关系来做一些假设。这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如：

如果收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户，说明他们对你们的业务有所了解但需要更详细的信息来确定产品是否符合他们的需求。如果收件人是另一行业询问有关项目信息的经理，说明他所感兴趣的是有关项目的主要观点而不是每个细节，并且他可能已具有一些相关但并不那么专业的知识。

四、邮件中的重要讯息是什么

在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。

下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。

（一）要询问什么问题？

（二）要发送什么文件？为什么要发给对方？

（三）要陈述什么观点？

（四）要征询什么意见？

（五）要给予什么建议？为什么对方要接受？

（六）要推销什么产品？为什么对方要购买？

（七）为什么要表示感谢？

用两三个能简洁地表达主要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几个词或一两个短句来引出要点。例如：

1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况？

2.很高兴在上周的会议中与您相识。我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。

如果你回复一个问题，可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。例如：

你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会„„

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地读邮件让我感到疲惫。为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的东西。只要提供我需要的信息就够了，其他的就不必了。” 大多数人只是在写重要的邮件时，才会停下来思考收件人究竟想要什么样的信息。因此，我们的电子邮件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。但是如果从收件人的角度来写邮件，你会发现邮件应该回答收件人的所有问题，而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具体问题，否则得仔细考虑收件人可能问的问题。

要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架，这使得写一封清晰、简洁的邮件变成一件很容易的事情。例如：

我提议小组组长们每个月举行一次自备食品工作午餐会。这样每个人能够及时了解项目最新的进展情况。此外，我们也有更多的机会讨论如何解决问题。

你的意见如何？

卡尔

六、邮件中如何组织信息

一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下面因素：

（一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直接写作了。

如果是这样，要试着将信息组织一下，重新安排，否则这封邮件将令人费解。

（二）是否有多余信息。尽管仔细思考了，但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中，好像我们所说的内容对收件人来说都很有趣。牢记：正文应该是对重要信息的支撑、解释和扩展。如果不是，就赶紧省略。

（三）是否中途变换方向。有时我们开始是让收件人做一件事，但突然间，我们跳到一个完全不同的话题。这样会使收件人困惑，也会使你困惑。

（四）是否想要呈现太多的信息。每封信都关于一个话题或主题，每封信都针对一个收件人（群）。如果想在一封信内发送所有信息，在开头列出要点，然后用标题帮助收件人（群）迅速地找到具体的细节。如果写的内容太复杂，最好独立成一个文本然后作为附件发送，而邮件仅提供简要的说明。

七、将信息写出

如果你遵循了以上建议，那么写一封清晰、简洁的邮件就像倒杯咖啡一样简单。写邮件时，需要注意：

（一）在敏感的、复杂的、机密的情况下，要再三考虑电子邮件是否是传递信息的最好方式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。

（二）使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地传达。避免使用行话。

（三）确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要，加一些词或短句构建起上下文（如四所述）。

（四）如果发现包含很多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。

（五）不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得当，可以节省大量时间。模板提供了基本的词汇和结构，你只需根据特定的情况来改变内容即可。注意模板的使用原则：

（一）模板需根据你要不断发送的基本信息来生成。

（二）不断更新模板：删掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在适合的情况下使用模板。因为有时修改模板比重新写新邮件还慢。

（四）仔细校对模板信息，确定没有陈旧的、不相关的信息，没有使用他人名字或忘记变更日期等等。

当今，对于正在从事跨国业务的公司和员工来说，客户对你的第一印象多半来自电子环境，而这正建立在员工的商务写作水平的基础上。一间美国大型企业首席执行官说：“在工作上能够不断精进的，是那些拥有绝佳表达技巧的人。”因此，对于许许多多的员工来说，良好的写作技巧是职场获胜不可缺少的利器。具有良好写作技巧的员工对公司来说也是一笔宝贵的财富。

第三篇：商务便函与电子邮件写作_英语

商务便函与电子邮件写作

一．便函与电子邮件简介：

1．商务交流的选择----口头交流还是写便笺

在亚洲，人们喜欢直接交谈。主要是因为：

（1）直接交谈有助于保持良好的关系。

（2）直接交谈可以减少误会。

2．商务便函与电子邮件的内容与特点

（1）商务便函

① 定义及内容：商务便函（Memorandum,简写 Memo）是同一商业组织内部广泛使用的书面联系形式。

② 特点：

ⅰ.商务便函的组成部分比较简单，这是它最大的优点。

ⅱ.商务便函的语气需要根据写信人与收信人之间的关系以

及所谈内容来决定。

（2）电子邮件

① 定义及内容：电子邮件的内容通常包括：询问信息，道歉，确认，通知，倡议等等。

② 特点：基于高速快捷的因特网的发展，电子邮件也具备了使用方便、传播快捷、一信多发，而且价格十分低廉的特点，因此特别适合国

际间的交流。

3．便笺和电子邮件的主要作用

·查询资料

·要求采取行动

·提供资料

·提供建议

·警告

·解决问题

二．便笺和电子邮件的结构和措辞

 便笺和电子邮件必须条理清楚、证据恰当、措辞得体，这样才能达到预期的目的。

1．格 式

例子：

Internal Memorandum

To: Anne Bell

From: Graham Davis

Date;23 March 1992

Subject: Office Furniture

We need some comfortable chairs for visitors to go in the managers’ office.Can you arrange it?

Weneed 10 chairs in either beige or dark brown.The maximum you can spend is $ 500.

第四篇：商务写作

英文商务邀请函范例Sample Business Invitation Letter

Dear(Board Member's Name):

(IntroductionWhat are the benefits to this advisory board member?)

(*Don't forget to customize this section of the business invitation letter for the particular person you're inviting）

(*Use bullet points if you have more than 2 benefits.)

As one of the pioneers of the Virtual Assistant Industry, being a member of Consider It Done's Business Advisory Board provides you with a stellar opportunity to continue to shape the VA industry.My company, Consider It Done Ltd., needs new direction.A person with your experience and insight would be the perfect person to help me determine whether my company should break new ground or whether there's still value to be gleaned from traditional territory.I will certainly cover any expenses you incur from attending advisory

board meetings and also offer a $500 honorarium to be paid directly to you or to a charity of your choice.Overview of the CompanyWhat are the advisory board’s goals?)

The main purpose of the Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board is to provide management advice about the direction the company should follow.Specific goals for this year include developing a niche market strategy and revamping/updating the company's Web presence.(Details-What are the responsibilities of board members?)

The Business Advisory Board will meet three times this year, each meeting consisting of a dinner and following two hour discussion.There

may also be some follow-up questions/discussions my email.Because of the nature of the matters to be discussed, members will need to sign a confidentiality agreement.(Close and thank you)

Thank you for taking the time to read this letter and to consider being a part of Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board.I will be in touch with you soon but in the meantime, I’m available to discuss any questions you may have.You can reach me by phone at(phone number)or via email at(email address).Sincerely,(Your signature)

Name

Title

A Letter of an Application

Sept.9, 2002

Dear Sir,I have read the announcement about the vacancies that your company is offering, and I would like to submit my application.I am a graduate with a doctor's degree from Pennsylvania State

University in the United States.I am determined to make a lasting contribution to my country, which is the reason why I am back.I am a twenty-eight-year-old girl.My major is chemistry and through years of hard work, I have achieved notable results.At school, I was always the top student of my class.My favorite sport is swimming, and music is the second.I often play the plano in my spare time.If you require further information, I shall be happy to provide it.I will welcome the opportunity to have a personal interview.I am looking forward to your response.Yours truly,Li Hua

道歉与解释Appology & Explanation

实例之一:

Dear Mr./ Ms,We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully

实例之二:

Dear Mr./ Ms,I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully

第五篇：商务写作

2011-2012学年第一学期电高（文）09《商务写作》期末考核作业

一、根据下面的材料写一篇调查报告。

1、2008年，全国有约560万大学生涌向求职市场，再加上金融危机的出现，就业形势异常严峻。据公布2007年普通高校就业率不到60%，尽管就业压力如此之大，但在最近的一篇新闻报道中，我们仍然看到，在广州去年批量招聘的大学生中，就业大学生约有30%的毁约。另据记者调查，在全国其他城市，大学生毁约率也多在20%～30%之间。

2、在对2005年广东省2000多家用人单位招聘毕业生情况调查显示，批量招聘应届毕业生三成大学生毁约。这其中，有两成多的用人单位到岗率不足50%。

3、在广东，部分重点大学2005年毁约率达到11%，而普通大学毁约的现象相对较少，仅为3～5%。据了解，该数字仅统计了有到学校办理毁约手续的学生，此外还有一部分学生直接与用人单位签订合同，没有涉及就业协议的情况未给统计。

4、对于重点大学的毁约率高于普通大学的原因，有专家认为，重点大学毕业的学生有较好的就业条件和就业环境，挑选的资本较多，可挑选的机会也比较多，不少学生到临近毕业还有机会得到很好的工作机会，出于个人利益的考虑，在“人往高处走”的心态驱使下，选择毁约。在普通大学，一般的学生都没有那么多挑选机会，往往是“一锤定音”。

5、在2005年批量招聘应届毕业生的企业中，到岗率不足70%的占了将近一半。这在1999年扩招之前，几乎是不可能发生的。广州市教育局一工作人员透露，在上世纪七八十年代，可以说不存在大学生毁约，那时企业以能招到大学生视为莫大的荣誉。到了上世纪九十年代，开始有毁约现象出现，不过不到1%，毁约多半因为家人不愿子女离家太远工作。到了2003年，第一批扩招的大学生毕业，毁约现象开始逐渐浮出水面。近几年，随着每年几百万毕业生涌向就业市场，毁约率也出现暴增发展势头。

6、名校毕业的学生与普通院校毕业的学生毁约率也有较大差别。但是，纵观全国重点大学，毁约率并无多大差别，一般都在3%～10%中间，相差7%，普通高校毁约率相差则达到10%。

据悉，在广东，重点本科院校如中山大学、华南理工大学等，官方统计数据多数高于3%，有少数院校达到10%。在广东省二批本科院校中，A线院校毁约率略高于B线，约为8%，少数学校达到13%，B线院校基本保持在5%左右。这些院校学生反应，在他们身边，时有同学毁约，如果没有学校和企业对毁约的限定，实际毁约率将远远高于上面提到的数据。但是，在内地，普通高校毁约率要高于沿海城市，约为11%。

7、沿海城市大学生就业毁约率略低于内地，平均起来有20%左右，在内地大学生就业毁约率平均约为30%。这其中，普通本科院校所占比例较大。在内地，经济不如沿海发达，就业机会没有沿海多。重点高校的学生凭借学校和自身优势，多数都能容易找到称心如意的工作。一般本科院校的学生，在沿海地区，尽管在学校名气上处于劣势地位，不过众多的就业机会让他们容易找到满意的工作。而内地的学生，不论在地域还是学校名气上，想找到一份适合自己的工作比名校学生难得多。

8、为了获得更好发展毁约的学生占到调查学生的43%，由于公司招聘之初所做承诺占到20%，因为家庭、恋人关系不愿两地分隔的占到12%。另外，因为专业不对口毁约的占10%，签约时间太长约占4%，自身能力有限占4%，其他的占到7%。

9、为了更好的发展是学生毁约的一个重要原因，占到调查学生的43%。他们表示：未进入社会前，如果能在第一个职位上有个好的起点，会减少自己接下来的跳槽频率。

10、签约前考虑不慎导致学生毁约占调查人数的20%。这一类学生大多因为缺乏工作经验，盲目相信用人单位所做出的承诺，最后发现与单位实际情况有所出入，甚至大相径庭

11、由于家庭要求、恋人分隔两地等因素而毁约的学生也屡见不鲜，占到调查人数中的12%。

二、根据个人的专业学习、在校表现及参加社会实践活动的能力等情况，写一封求职信。同时制作一份个人简历。

三、本学期的商务写作课程学习已经结束，请根据自己本门课程的学习情况写一篇规范的学习总结。

四、请仔细阅读以下作业要求。

2011-2012学年第一学期电高（文）09《商务写作》期末考核作业

1.A

42.规范格式1）字数要求：累计字数不少于3000字。

2）封面：学校Logo

学校名称：西安科技大学

题目：《商务写作》课程作业

学年：2011-2012学年第一学期

课程名称：商务写作

姓名：*******

班级：*********

学号：*********

所属团队：*********

担任职务：

3）正文（按照1.调查报告 2.简历与求职信 3.学习总结分章节装订，各级字号字体如下：）

1X X X X X X X（小三号 黑体）

1.1X X X X X X X（四号 黑体）

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X(小四号宋体)

1.1.1 X X X X X X X X（小四 宋体）

3.页面设置

1）页边距

左边距：2.5cm;右边距：2.4cm;上边距：2.2cm;下边距：2cm

页眉：1.5cm;页脚：1.75cm;装订线：0.5cm

2）纸张大小 A4，靠左装订，黑白打印。

3）表格、插图格式：字体一律小四号，宋体，并标明表格和图表的名称。

4）要求在每页页面低端（页脚）添加页码，居中显示。

5）行间距：正文1.25倍行间距

PS：三部分装订在一起后附作业封面样本

Wish all of you success!

&

Looking forward to your paper

Merry X’mas

（请班长确保收齐后一起提交，过时不候！）2

《商务写作》课程期末作业

学年：2011-2012学年第一学期

课程名称：商务写作

姓名：XXXXXX

班级：电高文09X

学号：XXXXXX

所属团队：XXXXXX

担任职务：XXXXXX