怎么写一封思路清晰的邮件

第一篇：怎么写一封思路清晰的邮件

怎么写一封思路清晰的邮件

邮件是我们经常要用的工具，用好了，沟通更顺畅了，工作也开展得更顺利了。

那么，如何写一封好的邮件，达到沟通的目的？今天我看了一个名为《外企工作邮件一百句》的文章，文章中把外企工作邮件中常用的一百句话总结了出来。看完后，我总结思考了一下，认为，做到以下五点，邮件应该就能达到目的了：

1.交代清楚你写邮件的目的；

外企中常用：i am writing to confirm/inform you...，即我写信是要确认/通知你某某事，也就是邮件要说清楚，你想要干什么；那样，看邮件的人，只要看到这句话，就知道你邮件的目的；

2.把背景交代清楚；

外企中常用：in my previous email on October 5th...，即在先前十月五号我发给你的邮件中提到某某事，或者是几时的会议中提到的什么事，又或者是现在正在开展的某某项目等，让对方清楚地知道你提到的事情的背景；

3.明确告知需要对方做什么或者你决定要做什么；

外企中常用：if you can provide more details,或者would you please send us...又或者we look forward to hearing from you soon等，即你

是否能提供更多细节、你能否发给我某某文件、我们希望能得到你的回复等。

4.如果对方有什么问题，可以怎么解决；

外企常用：hope this is ok with you , if not , let me know by email asap.即如果有问题，请通过邮件尽快通知我。

5.礼貌地结尾；

外企常用：thank you very much for everything you have done for me.即非常感谢您为我做的一切。或者是thank you for your support.感谢您对我工作的支持。让对方配合你工作的同时，也不要忘记了感谢对方嘛。

做到以上五点，我想，这封邮件一定就非常好了。

如果你也有一些好的工作方法、工作习惯，欢迎分享。

第二篇：一封英语邮件

March 17 , 2013 Dear Judy，Time has gone by fast and it is long since we met last time.How is your study going ? Can you get used to the learning environment of the new campus ? I hope you lead a happy life there.As we both are interested in culture tradition , now I want to share a newspaper article that I saw in the morning.Big differences in expressing feeling between Chinese and British.As is well-known , many of us hold the viewpoint that it is the well-time to show our sadness in a funeral.But to my surprise , the British seems to be breath easy and talk straightly in that place , most of them are smiling faces.This phenomenon really confused me.And in another section below , I have been informed that it is a way to see their cultivating moral integrity.All the strong feeling should be mention lightly.As a English saying goes “Keep a stiff upper lip”.If you can not control yourself , it means you will suffer losses.For example , a member of Parliament became more and more unpopular in presidential election only because he said something about his wife tearfully.Form this detail , most of the voters judged that he was lack of self-control.He lose the competition.But there exist another interesting phenomenon.When their friends or neighbors give them a small gift , they will show their great thanks or even kiss them.As for me , it is hard for me to accept the different.Thought with the development of the relationships between various countries , we have take a lot of cultural exchanges.But I get accustomed to the way that I lead.I am support the idea that it is one’s authentic thing to express our real thoughts.If everyone deliberate themselves or always don’t be themselves , it will make people feel that they live in a indifferent society.What do you think of the phenomenon ?

I hope I can see you soon and discuss our problem together.Yours ,Cherish

第三篇：如何写好一封工作邮件

如何写工作邮件

一、格式

收件人：要具体到每一个参加人和执行者

抄送人：小事抄给直属领导，重要的事、跨部门合作的事还要抄给部门领导，参与人数较多、占用公司资源较多的事件追加抄给集团领导；顺序是按照领导层级和职位由高到低排列 密送人：一般不密送

主

题：要具体到所针对的层面，比如写清是集团性的还是部门性质的之类的信息，如果有时效性的，最好于主题中注明时间点，防止正文中遗漏 附

件：如果需要发送附件，就一定不要忘记传，或者传错了

正

文：包括称呼，问候语，具体内容，联系人和其联系方式，注意事项，感谢语等，根据具体目的而定

设签名：这个相当于电子名片，最好提前设置，方便今后使用。

二、具体注意事项

1.参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人

（1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管和部门的主管。

（2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的人是抄送人

2.主题：一个邮件只能有一个主题，要表述简洁，具体到所针对的层面，以方便阅读 3.附件：

（1）不要忘传、错传

（2）邮件正文中药写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对方做什么

（3）附件若有修改，注明修改的地方

（4）附件是图片的，一定打包压缩后再上传，尽量减小其所占空间 4.正文：

（1）称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包含所有收件人（多人可用大家、各位xx等来称呼）

（2）表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误解，影响执行效率和效果。

（3）条理要分明：注意分段，一个要点占一个自然段，清晰直观

（4）意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决，不能仅是表示感谢

（5）结尾要总结，再次明确需求，如是“请知悉”即可，还是要求有所反馈，如需确认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求等 5.签名：应用标准格式，信息简洁完整，树立职业化形象

6.内容：邮件中的所有内容要保证：没有错字，且标点符号应用得体 7.紧急事件：紧急事件一定要直接用电话，不能使用邮件，避免延误的风险 8.转发：转发时应对原邮件的信息进行处理，写明自己的意图，方便对方接受到正确而有效的信息。

9.失误：发现发送有误时，及时补发一封邮件，说明补发原因，承认自身错误，并请对方“以此为准”（也可以在主题中标明“以此为准”这四个字）

第四篇：如何写出一封专业的邮件

职场新人：写出一封“专业邮件”的4个速成技巧

chinahrd2014-09-03 10:281

对任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表你公司的形象。

作为在职场待了多年的“老江湖”，其实我一直都在期待有一篇这样类似的文章，可以教人轻松掌握写一封“看起来很专业的邮件”。

对任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表你公司的形象。尤其对那些在求职路上的年轻人、或者刚进职场的新人来说，以更加专业的面貌应对邮件往来显得格外重要。

今天我列了以下几个小小的意见，希望能对刚入社会的“新人”有所帮助。

技巧1：邮件的送出——何谓To(发送给)，何谓CC(抄送)，何谓BCC(密送)

我发现很多人搞不清楚谁是“要对话的对象”，他们的邮件常常“To”很多人，结果邮件没人回应，还有甚至因为不注意这些抄送用法而导致部门、同事、主管之间产生纷争。

(1)“To”的人 浅显易懂是“你所沟通的对象”，但是除了这个“已经明确的人”之外，还能To 的人是直接关联的人，或是跟这件事有紧密联系的人，还可能是你上下游任务接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系”的人，通常对方会是你的直属领导，或者是你“To”的人的直属领导，也有可能是横跨部门、但是不跟此任务直接相关的人，却是希望他知晓的对象。

(3)BCC的人

BCC就是想要让特定的他知道、但是又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心，因为我亲身经历过被BCC的人没仔细看回了邮件……这是令人尴尬的事，所以除非有特殊原因建议使用Forward(转发)。

注意事项：

(1)很多人喜欢使用群组来发邮件，我个人认为——除非你很清楚群组内的每一个人，不然建议少用群组发送，这样就能避免一些人员收到无关邮件的情况。(2)尽量不要把你要To的同事的直属主管放在“To List”，因为这样就意谓你跟对方是平等，以及你意图这件事直接要对方主管执行甚至是负责。故除非真有特殊原因，不然请放CC。

技巧2：邮件标题

邮件的标题需要一目了然。建议按照“【主旨】+【叙述】”的格式来撰写。比如：“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”。这里，“【新闻稿】”是主旨部分，“轻松掌握……”则是比较详细的叙述。

(1)标题的主旨

方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件，并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。

方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件，所以当你想要找特定内容的邮件时，你会发现你能利用“主旨”的关键词将相关邮件全部筛选出来，邮件列表非常清晰。这对于主管级的人真是一个超好用的小功能。

(2)标题的叙述 建议标题的叙述部分，不要超过10个中文字，因为字数多，反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。

技巧3：邮件的正文

(1)收件人

在英文中我们会常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”当作开头，不过在中文，目前似乎常看见的就是“某某长官”或是“某某你好”这样的敬称，因为没有敬语很容易会产生“命令口吻”或是“平等地位”等误会。所以收件人称谓要很注意。

如果可以，请一定明确收件人，尽量不要用“All”来取代。收件人明确了，这样才能确保对方能回复并且执行。如果邮件内是超过1个人来负责不同任务，那么请分段写，这样更清晰。

(2)主要内容

邮件的主要目的是要让对方快速掌握需要执行的内容，所以需要保证以下两条：

邮件正文内容不要超过800字。如果800字都无法说清楚，请直接沟通，确定双方都达到共识后再发邮件。如果需要传递的内容比较复杂，建议提供附件。其他的辅助说明，提供网络链接。

邮件内容如果能条列说明是最好，这能让看邮件的人快速领会。

(3)注意小细节

我常常发现很多人喜欢转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明。我个人觉得这是很不专业的表现。如果邮件转发, 请提列转发内容的重点;如果是附件,，也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。

有时候所提供的附件很大。因为现在很多人已经习惯在手机上看邮件，故有个小建议——当附件邮件过大，建议将附件单独提供给“所需要的人”。或是在邮件上说明“如果需要，单独索取”，尤其邮件To & CC人员很多的时候特别注意这一点。

我有时候会发现有些人喜欢把邮件的内容标注为不同大小的字体、不同的颜色，甚至还使用粗体细体斜体的字型。我个人觉得这样会让邮件看起来乱七八糟，所以建议一封邮件不要超过2种不同的视觉形式变化。

技巧4：结尾署名

署名对于对外联系人员其实非常重要，因为它包含着个人信息，比如名字、职称、部门、电话、邮箱/ IM(即时通讯)、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。

署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。

以上四点是我总结的关于如何写出一封“专业的邮件”的4个速成技巧，供大家学习交流。因为仅为个人观点，相信还存在很多疏漏，也请职场的牛人有更多补充。

第五篇：发一封邮件做一道数学题 100

发一封邮件做一道数学题 100%剿灭垃圾邮件!

发一封邮件要做一道数学题,您愿意么?

数学题模式可以100%剿灭垃圾邮件的工作原理：

1.当一个陌生邮址给我的邮箱写信时，邮件系统会将其先保存到我的垃圾箱中，然后自动向此陌生邮址回一封信，要求发信方回答一道随机生成的数学题。

2.邮件系统在收到对方正确的数学题答案后，会将原邮件从垃圾箱移到我的收件箱内。

问：每一个写信给我的人都要算数学题吗?

答：不是的。

所有在我地址簿里的邮址、所有我曾经写信（回复）的邮址，他们写来的邮件将直接进入收件箱，而无需回答任何数学题。

情况1：有个朋友第一次给我写信，那他的邮件会先保存在垃圾箱，在他发送了正确的数学题答案后，这封邮件将转入我的收件箱内。我回复了他的邮件，然后我们就可以保持畅通的联系，他也不再需要做任何数学题了。

情况2：这个朋友的邮址我已经先保存到地址簿里了，那么他甚至不需要知道有数学题这回事，我们之间就可以进行畅通的邮件联系。

情况3：我已经有了这个朋友的邮址，那么先写信和他打个招呼吧，然后我们就可以进行邮件联系。当然了，他也不会知道有数学题这件事。

问： 如果是重要邮件而对方又没有回答数学题，这封邮件就会被放置在我的垃圾箱内，但是POP3客户端又不能接收垃圾箱内的邮件，那该怎么办?

答： 邮件服务器最新版本中已经集成了垃圾箱邮件数据统计功能，即使用的是POP3客户端，您也可以及时了解并处理垃圾箱内的邮件。

问：垃圾邮件制造者通过收集这些数学题邮件的From地址，是否会形成更多的垃圾信?

答：不会。

因为发送数学题邮件的帐号是由系统随机虚拟生成的。

问：垃圾邮件发送地址通常都是无效的，而发送数学题会导致收到很多“投递失败”的退信吗?

答：不会。

邮件系统会智能的处理此类邮件，以避免“投递失败”退信带来的困扰。

问：如果对方设有自动回复或是也要求做数学题验证，那样会不会引起死循环?

答：不会。

因为邮件系统在设计之初就已经考虑到众多复杂的因素可能带来的影响，并在设计中优先加以解决。

问： 数学题模式是否会增加服务器的流量和负荷?

答： 会有轻微的增加。

数学题邮件本身非常小，就算完整的统计一封数学题邮件所带来的网络流量增加仍然不及 1KB

具体设置如下：

1． 进入您的邮箱系统：点击邮箱服务 2． 点击选项

3.点击防止垃圾邮件

4.启用垃圾邮件安全警卫功能。

请按照上设置图的样式，同样设置。

以下是一些个人用户防范垃圾邮件的方法，实践证明，它们非常有效，需要用户综合加以使用：

● 尽量避免在新闻组、聊天室、网站、论坛等公共场所公开自己的电子邮件地址。许多垃圾邮件发送者都是通过程序自动在Internet上进行邮箱地址采集的，一旦成为这些垃圾邮件清单中的一员，将可能源源不断地被这些垃圾邮件所追随。所以，用户在进行论坛注册、发表贴子的过程中，一定注意使自己的邮箱地址公开的程度最小化，切实保证自己不受垃圾邮件骚扰。尤为重要的是，很多交友网站、外国的色情网站等等用户一定不要注册，否则不但会受到垃圾邮件影响，而且可能造成个人信息泄漏等众多方面的损失。

● 在个人主页等需要公开邮箱地址的地方，可以采取对邮件地址进行替换的方法，这种方法可以让自动采集邮箱地址的程序失效。比如：对于邮箱地址test@sohu.com，我们可以将其替换为：test at sohu dot com，该方法目前在国外的个人主页上使用非常广泛，也是一个不错的选择。

● 邮箱地址命名的技巧。上面提过，目前的垃圾邮件发送者是通过程序自动搜集用户的邮箱地址然后发送垃圾邮件，而他们采取的重要手段之一是根据字典枚举来对个人用户的邮箱地址进行试探。举个例子，张君的邮箱地址为：zhangjun@sina.com，这就很容易被垃圾邮件发送者猜测到，并且与此相关的zhangjunbao@sina.com,zhangjunli@sina.com都可能通过字典一一列举出来。所以用户在申请邮箱地址的时候，需要综合使用字符、数字，这样就增大了自己的地址被猜中的难度，例如zhang_jun_mailadd2005@sina.com就比较难以猜测。其实，这个与密码的设定原则是类似的。

● 不要回复垃圾邮件。很多的垃圾邮件发送者为了验证邮件地址是否有效，往往以一种非常抱歉的语气说，如果您不需要我们的邮件，请向某地址写信，我们将立刻停止向您发送邮件。这时，最好的方法是不理不问，直接将发送人地址加人拒收邮件清单。

● 使用免费邮箱提供的垃圾邮件过滤功能。目前，80%以上的邮件用户使用的都是诸如新浪、雅虎、搜狐、163等提供的免费邮箱功能。而这些门户网站为了赢得用户，竞相推出了自己的反垃圾邮件系统，其中尤以雅虎和163最为理想和实用。用户可以在Web页面上，通过提供关键字、黑名单、白名单、标记垃圾邮件的方法使用这些网站的反垃圾邮件功能为自己的个人邮箱“保驾护航”，免收垃圾邮件骚扰之苦。

● 将发送比较频繁的垃圾电子邮件转发至政府或行业管理部门，予以举报（中国反垃圾邮件联盟的网址为http://anti-spam.org.cn）。● 充分地利用垃圾邮件客户端的过滤功能。当你拥有2个以上的邮箱，邮件客户端软件就是同时管理这些邮箱的最佳手段。对于一般用户来说，借助必要的工具进行垃圾邮件过滤是非常重要的。而常用的邮件客户端软件几乎都加入了反垃圾邮件功能，如Outlook Express

6、Foxmail 5.0等。此外，还可以使用第三方垃圾邮件防范工具，如Norton AntiSpam、EQ Manager等。