向比尔盖茨学习处理电子邮件

第一篇：向比尔盖茨学习处理电子邮件

向比尔·盖茨学习处理电子邮件

越来越多的经理人，工作中已经离不开电子邮件。不过，离不开的，还有越来越多的苦恼。

比尔·盖茨的苦恼是，他收获巨额的个人财富的同时，也收获了每天400万封电子邮件，其中大多数是垃圾邮件。

杰里米·伯顿，美国硅谷大公司Veritas Software Corp的市场营销部副总裁，苦恼的是，每天不得不花上多达两个小时，处理电子邮箱里的400封邮件。他一怒之下，禁止手下的240名员工每周五收发电子邮件。

遭受电子邮件“肆虐”的经理人，怎样有效地管理数不清的电子邮件呢？

比尔·盖茨等经理人的做法值得借鉴。他们的秘诀是：第一、采用邮件过滤机制；第二、削减电子邮件总数目；第三、先回应，后回复的两步策略。

采用邮件过滤机制

微软公司的比尔·盖茨采用了邮件过滤机制，确保对重要信件的及时回复。

他说：“通过邮件过滤机制，我接收的电邮全部来自于曾经同我有通信联系或者我认识的人，例如微软、英特尔、惠普及其它合作伙伴公司的人员。我们所面临的挑战是要确保将时间用于最重要的电子邮件。”

削减电子邮件总数目

拒绝消耗大部分时间的普通邮件。某跨国公司总裁要求下属减少“抄送”或“仅供参考”的邮件，仅这一项，就使他收件箱减少了50%的邮件数目。

利用全职助理。JP摩根的高管斯科特·贝克斯德要求她的助手，对自己的邮件进行初步处理，而重要的邮件留待自己处理。

而某一销售经理的做法是，在自己拜访客户或者参加展会等外部活动，不能正常收发邮件的时候，告诉秘书帮助他初步处理一些邮件。比较紧急需要回复的邮件，秘书会电话告之，由他口述后回复。

经理人要注意的是，必须告诉助理或者秘书哪些是至关紧要的信息。先回应，后答复

某美国公司的女性高管每天要处理200封邮件，她总结处理邮件的有效方式是两步走：先回应，后回复。比如，她常常采用的回应语“信已收到，已读过，下周细读过后回信”；此后，她会选择在承诺的时间范围内，利用早晨醒来、坐车、坐飞机的空闲时间来高效地回复邮件。

这一做法的优点是，可以给对方及时地回应，也可以给自己留下时间来回复邮件，合乎情理地解决了对方的期望。

除此之外，经理人在管理电子邮件时，要注意避免三个陷阱。一是电邮不能代替面对面沟通；二是电子邮件的沟通无法解决充满争议和复杂的问题；三是如果口头沟通更有效率，请不要使用电子邮件沟通，因为，一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量。

作者为世界经理人网站副编辑。

第二篇：电子邮件书写规范及注意事项 2(学习)

电子邮件书写规范及注意事项

寄送电子邮件时的礼貌，和与客户电话交谈或亲自拜访客户时的礼节一样重要。电子邮件需要的礼节可能不同，但目的却是一样的。

不同的是，对方在读信时你并不会在场，所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。按下 [发送] 按钮寄出邮件后，就无法再改变你做出的意见了。万一发现存在错误，虽然可以尽快纠正，但也已经给对方留下一定印象。因此，请务必注意一些电子邮件守则：

1、写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。

请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如：

致：××公司

尊敬的×小姐：

2、要有明确的主题，邮件内容要简洁明了、针对性强。

使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点，无主题或者是主题说明不清楚的，很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，就是正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！主题要求简明扼要，字数控制在30个汉字以内。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。由于我们自己的机器装有杀毒软件，在收到客户的邮件时，邮件标题可能有杀毒软件的提醒，“此邮件可能为垃圾邮件”的字样，回复时记得要去掉，否则容易引起客户的误会！

邮件内容要求语言简洁，让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。

如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。

给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。

给客户的邮件中，尽量避免使用公司内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。

邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不便公开的事情或者一些不确定的事情，保守商业秘密。

太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。

全球汽配网1 / 3

4/13/20113、使用方便阅读的字型

某些研究显示大小为 10 的 Verdana 或 Arial 字型都是最适于在线阅读的字型。在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格。同时也要注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板信中拷贝一段，从某一文档中拷贝一段，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观。

4、正确的运用标点。

中文邮件就用中文全角标点，英文邮件则使用英文半角标点。标点符号是一种无声的语言。不仅能够摆正词和词之间、句和句之间的正确关系，而且，它还能够表示语气和声调。同样一句话，由于标点符号不同，语气和声调是不一样的，所表达的意思也会有很大的差别。所以在发送邮件之前，需要再阅读和体会一下。一定要正确运用标点，慎重使用问号、感叹号等表达强烈感情的标点，不能让人产生歧义和误解。

5、选择合适的标注颜色

如果有重要事项需要提醒客户注意，请尽量选择醒目且平和的颜色，比如蓝色、草绿色或者深灰色等等。注意不要选择用鲜红色标注，用鲜红色标注会给人以不礼貌的感觉。

为什么呢，记忆中鲜红色的墨水大部分都是老师给学生批改作业或者试卷打分所用的。

6、落款要清楚。落款不清楚，不说明自己是谁比较容易引起客户的反感。请统一使用电子邮件签名或电子名片提供完整的联络信息，包括公司名称、电话号码、邮箱和办公地址。目前各部门都有统一的签名以统一对外形象。

7、将邮件发送之前，务必仔细阅读一遍，或者使用拼字检查，以检查是否有文法错误或其它问题。

8、邮件的结尾最好鼓励客户进一步和自己取得联系。这是一个和对方建立良好关系的重要提醒。

比如： 如有任何问题或需要帮助，欢迎随时与我联系。愿全球汽配网带给贵司无限商机!

9、信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会。毕竟是和客户之间商业来往的信函。

10、及时回复。当收到客户的来信，即使无法就信件内容马上做出处理，也请立刻做出回复，以表示对其相关事宜的关注和重视。请在 24 小时内告知对方已经收到信件，告知：已经处理、正在处理、由于某原因稍后尽快处理或者与其取得联系，稍后会帮他处理或者和他取得联系。如果对重要的复信耽搁了，应写清原因，以致歉意。

回复邮件时，一般应将客户上一次的来信附在后面，以便让客户了解自己上次的需求，及让其能看到我们针对性的答复。如果直接新开邮件或回复时未附上客户来信，客户自己可能会忘记上次的要求和想法，引起沟通不畅。一般只附带客户上一次的来信，而不宜附带所有往来回复，否则邮件大小、页面美观、甚至内容等都会受影响。

11、尽可能不采用HTML格式撰写邮件。有些时候HTML的丰富的表现方式也很有用处，但如果文本能解决问题的，不要用HTML格式画蛇添足，因为这个格式最有可能附带病毒。

12、如果邮件带有附件的话，附件体积尽可能限制在1M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持。附件中的文件尽可能使用英文命名，并在正文中说明附件的文件格式。附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器都会拒收带有可能包含破坏性代码的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件，或者在没通知用户的情况下将有关的附件剔除掉。

最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再和客户确认一下，看他是否收到。

附：新同事邮件编写注意点：

在培训初期新同事与培训导师之间的沟通交流以邮件方式为主，内容编写和上面提及到的注意点类似，在发送对象上要注意，邮件的收信人应该是直接询问或者回复的对象（一般是指导老师），在邮件的抄送栏填写相关的负责人，比如信息部培训需要抄送给培训负责人，相关主管，经理。客服部培训需要抄送给培训负责人，客服主管和信息部经理。

在大多数情况下，电子邮件礼仪都只是基本的常识运用。只要稍微注意一些，就可以更准确的表达善意和问候。相信遵照以上几点原则，一定可以写出得体的商务电子邮件。这样做，会使我们自己和全球汽配网赢得客户同样的尊重和欢迎。

第三篇：向雷锋学习

向雷锋学习

如果你是一滴水，你是否滋润了一寸土地？如果你是一线阳光，你是否照亮了一分黑暗？如果你是一颗粮食，你是否哺育了有用的生命？如果你是一颗最小的螺丝钉，你是否永远坚守着你生活的岗位

每一次想起雷锋，就想起这一段话。有多少人在回首往事的时候，为自己碌碌无为而悔恨，为曾经虚度年华而悲哀。有多少人能像雷锋一样，永远的那么富有爱心，永远的那么真诚善良，永远像一颗小小的螺丝钉。今日的世界由于经济的高速发展表现出更为开阔的空间，然而，我们曾经火热的心灵却开始变得冷漠，有些本不该变的东西也在变：亲情冷了，同居一楼，邻里相见不相识；友谊馊了，与人方便与己方便，成了互相利用的通行证。曾经，我们几十年来所景仰、崇拜和学习的榜样已经被越来越多的人认为是傻子。

然而，无论时空如何变化，那些决定人类向前发展的基本要素没有变，那些人类任何时候都在追求的美好事物没有变。尽管在我们的身边，雷锋精神被越来越多的人们所淡忘，然而，在世界的更多地方，雷锋被不同肤色的人们所景仰，所学习。雷锋精神以超越时空的力量成为人类最宝贵的精神财富。

一个美国商人如此说道：雷锋精神是人类应该有的，应把雷锋精神弘扬到全世界。要学习雷锋对待事业的态度，学习雷锋刻苦学习的钉子精神，学习雷锋关心人、爱护人、支持人、理解人的品质。

一个日本企业家这样感叹：雷锋仅20多岁就做了那么多的好事，成为伟大的英雄，对人类是有贡献的。学雷锋无国界之分，把雷锋精神引进我们公司，运用到生产实践中去，会改变员工的精神面貌，产生巨大的效果。

西方人和我们一样，给予雷锋最高的表彰：雷锋精神与上帝共存。

四十多年了，雷锋的名字曾经是激励我们几代人成长的路标，四十多年了，古老而年轻的中国正在蓬勃的发展，然而，雷锋的名字却随着我们生活的美好而渐渐远离了我们。有人置疑，有人嘲笑，有人批判，然而，无论我们经历多少变化和困惑，他的名字应该永远刻在我们的心头，他的精神应该是我们工作和生活中永远的指南。因为，一个人要获得成功与幸福，不能缺少雷锋精神，一个公司要想成功，不能缺少雷锋式的好员工。

无论我们从事什么工作，都不能缺少雷锋精神。再平凡的岗位都可以做出不平凡的贡献，只要你的人生观是正确的，你的工作就会有不尽的原动力。取得成功最重要的不是我们的能力大小，而是一个人的道德品质。任何时候，雷锋身上助人为乐、爱岗敬业、积极进取、勤俭节约的品质都是我们不断学习的要素。雷锋精神是不受时空限定的，无论现代科技怎样发达，无论人们的生存方式怎样改变，雷锋对世界和他人真诚的爱心永远是人间渴求的那种温暖，像阳光一样成为人类永恒的需要。

在工作上，我们需要雷锋精神，我们应该像雷锋那样爱岗敬业、刻苦钻研、勤俭节约，把工作当成自己的职责，做一个有利于公司，有利于团队的人。只有这样，公司才能得到发展，我们自己的能力才能得以更大的发挥。

在生活中，我们需要雷锋精神，只有我们自己发扬助人为乐的精神，与人为善，我们才能得到别人的帮助和尊敬，才能在互动的真诚中感到真正的快乐。一个时刻只看到自己利益的人是很难体会到生活中的快乐的，真正的快乐只有一种，那就是为他人而付出，这样做你将获得生命最高的荣誉。

第四篇：向妈妈学习

向妈妈学习

人生中，有许许多多的榜样，他们都昭示着做人、做事的基本态度，激发我们对生活的认识和思考；他们也是一面镜子，让我们检点自己，改正自身的不足；他们还是一盏指路灯，为我们照亮前进的正确道路，他们还是······而我却要向妈妈学习，因为她有许多优秀品质值得我学习。

首先，我要学习她为人着想的精神，记得有一次，我和妈妈从公园玩回来。因为当时已经是下午五点，正处于下班高峰期，所以我刚上公交车时，已经是人头攒动，车上早已没有座位了。这时，一位白发苍苍的老人拄着拐杖，好不容易挤上了车，他翻了翻口袋，正要掏钱时，他却发现自己少拿了一块钱。他立刻显出一副慌乱的神情，司机见状，也喊道：“还不快下去！没钱你坐什么车！”那位老人更加慌了，不时地用求助的目光看着车上的乘客们，希望得到他们的帮助。可车上的乘客没有一个理会他，有的在玩手机，有的在看书，还有的在与周围的熟人谈笑风生······却没有人观察到这一幕。

我正站在妈妈的旁边，心想：妈妈会不会投钱给他呢？我正想得出神时，妈妈竟走了出去，我纳闷地看着妈妈，很诧异，心想：她去干嘛呢？莫非······妈妈接下来的举动让我吃惊，她拿出一块钱，递给了那位老人，示意他赶紧投钱上车吧。那位老人感激涕零，握着妈妈的手不知说什么好。那一刻，我下定决心：一定要向妈妈学习这种为人着想的精神！

我的妈妈不仅为人着想，她还有对工作认真负责的一面值得我学习。记得那天是晚上六点钟，照例来说可以回家吃饭了。但妈妈是中药组组长，每一次都要到六点半以后才能回去吃饭。但影响最深的是有一次，妈妈接到了拣15付药的任务，如果是一般的人，早就不干了，但妈妈毫不犹豫地接受了这个任务。当时我在旁边，看到的是令我感动的景象：妈妈一个人在诺大的中药房里抓药、称重、装袋，每一付药她都检得如此认真、细心，每一个环节她都没有放过，都力求做到最好。尽管汗水都湿透了她的衣服，但她都没有停止那艰苦的工作。快到八点时，妈妈终于做完了她要做的事，但她一刻也没耽搁，还很快地将后续工作做完，才顾得上吃饭。吃完了以后，她也没有歇息，又继续投入到新的工作去了。望着她忙碌的身影，我被妈妈认真负责的态度所感动了，觉得妈妈是如此高大，如此令人敬佩······

是啊!我的妈妈具有为人着想、对工作认真负责的高尚品质，她是我学习的楷模，所以，我要向妈妈学习这些优秀品质，将来也成为像她一样优秀的人！

第五篇：向海伦凯勒学习

向海伦凯勒学习

大家好，我是XXX，今天我演讲的主题是向海伦凯勒学习。

海伦是一个双目失明双耳失聪的人，从19个月就变成这样了，在她的八十八年中，有八十七年都是在无光无声中度过。虽然前几年有些孤独，在家里暴躁的乱摔乱打，但是她的教师莎莉文小姐来了，她的生活便变的丰富多彩起来。

莎莉文小姐使她变得通情达理，叫她懂得学习的乐趣。莎莉文小姐天天陪着她，不管她想去哪，去上学也会。

因为有莎莉文小姐的陪伴，海伦

一点也不孤单，她无聊的时候就写一写书。她写了少女时代等等，少女时代还被拍成电影。

她是一个作家，也是一个慈善家，被评为20世纪美国十大英雄偶像。

为什么海伦凯勒会有这么大的成就，因为她乐观向上、努力。

如果我们也向海伦凯勒一样，就会取得和她一样大的成就，甚至把他的成就还大。