酒店采购管理析

第一篇：酒店采购管理析

酒店采购管理析

采购是酒店管理的薄弱环节，却是经营的关键环节，应当引起酒店服务业重视。酒店采购不仅是订单开出，也含需求确定、供应商选择等。有人视采购为简单工作，认为采购人员只需有伦理道德观，无须有专业化能力。其实，采购工作的复杂性远较其他管理工作为甚，抓好采购对于酒店的发展有着不可估量的作用。

一、酒店采购管理存在的漏洞

采购是项非常重要的工作，采购人员通常应由综合素质高、责任心强、能够鉴别商品优劣、懂相关知识的人去担任，然而现实中要物色符合这些要求的人并非易事。酒店采购管理普遍存在的漏洞是：

1．部分酒店采购人员选择不当

（1）用人不当。选派领导红人、上级部门塞进的人为采购人员，发现问题也是大事化小、小事化了，长此以往，漏洞会越来越大。有人把采购看成肥差，吃提成捞回扣，损害酒店利益，用错一人，损失几十万甚至数百万是常有的事。据统计，有3%至5%的利差在没进酒店前便流失在采购环节中，日积月累，不是一个小数字。

（2）个别采购人员以权谋私。部分酒店管理人员充当有劣迹采购人员的保护伞，由于这些采购人员是某些领导的知心人，员工忌谈，问题在较长一段时间内解决不好，给采购部门以后工作开展带来负面影响。

2．部分酒店采购制度不完善

（1）使用部门采购缺乏计划。盲目采购库存高，造成流动资金呆滞；有的新开酒店出现零库存现象，急需时紧急采购，不能给予采购部门充分的市场考察时间，造成人力财力的浪费。

（2）不能坚持多人采购制。领导说了算，不能坚持多人参与，造成客观的采购局限性，缺乏对采购物品的质量价格比较，熟人面子难拒，人情采购，甚至白花钱的事时有发生。稽核、审计部门很少对采购部门进行专门监管，即使做了也缺乏客观性。

3．采购成本高

（1）大件商品采购暗箱操作，未能实行公开竞标。供应商选择暗箱操作，采购大宗低值易耗品质次价高，损耗大。厨房鲜活原料采购多以半成品、海干货为主，以市场发好的为主，对原料优劣缺乏鉴别能力，导致增大成本，影响菜肴质量。

（2）酒店进货采购打游击战。造成很大的人力、财力的浪费，无法享受供货方的批零差价，更无法稳定采购成本支出。

4．监督控制措施不健全

（1）采购缺乏市场调查。缺乏价格走势的预见性，造成的损失不容忽视；缺乏客观的同行间比较，不对比物品品质差异，盲目评判。

（2）监督部门失察。因缺乏专门技能知识，或另有原因，财务部门只关注采购价格的高低，不遵循市场规律按实际进行价格和采购监督，给采购工作带来消极的影响。

二、酒店采购管理存在漏洞的解决方法

针对酒店采购存在的漏洞，本文提出的解决方法如下：

1．把好采购人员选定的第一关，对采购人员实行心理监控，防患于未然

（1）采购人员选定要听取各方面意见。采购人员不宜选用领导亲属担任；上级部门指派的人最好不用，一旦出了问题左右为难，处理起来再棘手。过去曾在别处干过采购，来后百般要求再干的人不能用；有过劣迹的人不能用；采购员之间曾是同事亲属的，不能选派在一个采购部门工作。

（2）有必要实行心理监控。健全有效的监控措施对绝大多数采购人员能起到约束作用。由保卫部门组织政治学习，宣讲典型案件，尤其是本酒店的反面教材，增强其法制意识。组织参观贪贿犯罪案例展览，使其明白不义之财拿不得，否则追悔莫及。这些教育方式看起来似乎过分，其实是有效进行心理监控，对采购人员有益无害。

2．完善采购制度，做好采购管理的基础工作

若不制定严格的采购制度，不仅无章可依，还会给采购员提供暗箱操作的温床。完善制度从以下做起：

（1）建立严格、完善的采购制度。规范酒店采购活动、提高效率、杜绝部门扯皮，能预防不良的采购行为。采购制度应规定采购申请、授权人权限、采购流程、相关责任、采购方式、报价和审批等。如可在采购制度中规定采购的物品

要向供应商询价、列表比较，然后选择供应商，并把所选供应商及报价填在申请订购单上；可规定超限额采购须附三个以上的书面报价等供财务部门审核。

（2）建立供应商档案和准入制度。对供应商要建立档案，有编号、联系方式和地址，每个档案应严格审核才能归档。采购必须在归档供应商中进行，档案应不定期更新，有专人管理；同时建立供应商准入制度。重点物品供应商须经质检、财务等部门联合考核才能进入，如可能要到生产地实地考察。

（3）建立价格档案和价格评价体系。采购部门对所有采购物资建立价格档案，对采购物品报价，先与归档采购价比较，采购价不能超档案价。对于重点物资价格，建立价格评价体系组成评价组，定期收集供应价格信息、评价现有价格水平，并对价格档案进行评价更新。

（4）建立标准采购价格以进行比价采购。财务部对重点监控采购，要根据市场变化定期定出标准采购价，促使采购员货比三家，不断地降低采购价格。

3．降低材料成本的方法和手段

酒店采购管理要达一定水平，应有计划地开展采购市场调查，充分了解市场状况和价格走势，使自己处于有利地位。

（1）把握价格变动的时机，通过付款条款选择降低成本。价格会经常随着季节供求而变，因此，要注意价格变动规律，把握好采购时机。在资金充裕或银行利率较低时，可采用现金交易或货到付款，这样往往能带来较大折扣。

（2）向厂商直接采购或结成同盟联合订购。向厂商直接订购可以减少中间环节，降低成本，售后服务更好；几个酒店结成同盟联合订购，可克服单体量少得不到更多优惠的矛盾。

（3）以竞标的方式来牵制供应商。大宗采购的有效方法之一是竞标，通过供应商互相比价，最终得到价格底线。对同种材料多找几个供应商，通过不同供应商选择和比较使其互相牵制，从而使酒店在谈判中处于有利地位。与讲信誉的供应商合作能保证供货质量，还可得到价格优惠，与其签订长期合同，往往能得到更多的优惠。

4．制定健全有效的监督控制措施，实行战略采购管理

（1）对采购部门和人员实行监控。监控是为了防止出现漏洞，采购与其他权力一样，都必须置于必要的监管之下，采购部门人员应接受监督，具体措施要

根据经营特点和实际情况制定。如采购进货必须共同采购，不能一人说了算；制定效益考核指标，规定采购物品在保质前提下，批量进货必须低于市场价格；配置物价调查人员，预测价格走势，供采购部门参考，对采购物品的价格实行监督。派专人验货，给予一定权力，对每批采购的货物进行检验；对大宗物品采购实行公开竞标，择优采购。采购人员可光明正大地接受回扣，将回扣交财务部门，作为年终对采购部门奖励的依据。

（2）估算供应商的产品或服务成本。要实现对采购成本的全面控制，仅靠强调内部努力这点是不够的，应对供应商成本有所了解，这样才能在谈判中占主动。通过参观供应商设施，观察提问获得有用数据，尽可能加强沟通，从而寻求成本降低途径，降低采购成本。这种谈判要始终争取双赢的局面，以达到长期良好合作的目的。

（3）对竞争对手进行分析。明确我方与竞争对手相比的态势如何，我们的优势、对手的优势在哪，其根源是什么，然后从消除劣势，保持优势人手，制定在竞争中战胜对手的策略。

三、结语

要做好酒店采购管理并非易事，要有一个平衡的心态，不能有私心，同时要工作勤奋。

不难发现，酒店采购理念在发展过程中一直在追求一种平衡，即追求货品价格与货物质量的平衡，追求成本与效益的平衡，追究采购成本与服务质量的平衡，同时也得保持采购人员心理的平衡。酒店采购看似简单，但想要做好，却是一门高深的艺术，成功的酒店采购是酒店整体和谐的反映。

第二篇：星级酒店采购管理

星级酒店采购管理

目录

一、具体采购分类二、三家报价

三、价格有效期

四、采购周期

一． 具体采购分类

经营性物品类：餐饮物料

客房物料

燃料等。

设施、设备类：

洁具

墙纸

地毯

门锁

家具

空调机

电视机

各类清洁器械

工程维修设备等。

外判(包)服务类：保安服务 设备保养服务

植物租摆/鲜花等。

其它类：汽车

管理系统

电脑及设备

工程维修配件

员工制服

办公设备及用品

布草洗涤等。

二． 三家报价

计划外采购：采购物品单价在人民币300元以下或单项总额人民币500元以下无需三家报价，否则，由采购员在计划单填写三家报价或填写“采购价格审批表”进行三家询价报批。

应急采购：原则上，采购物品单价在人民币600元以下或单项总额人民币2000元以下无需三家报价，否则，由采购员在应急单填写在家报价或填写“采购价格审批表”进行三家询价报批。如遇特殊（紧急）情况急需采购，可先电话向公司领导请示批准后购买，在应急单上注明原因并补办应急采购手续，不需三家报价。三． 价格有效期

凡经三家比价

应

急

采购单

补仓物品报

价

直拨餐料(物品)报价

合同价

一年 一次性 一年 半月、一月、三月 以合同约

四．采购周期

计划外采购：适用酒店所有的采购品种，供货时间一般在下单后的半个月至一个月。

应急采购：适用于因设备损坏严重影响营业，要立即修理的零配件；因营业急需要的餐料和物品；其他特殊情况，供货时间一般在下单后一周内。

直拨餐料采购（含购货通知）：适用于营业部门（包括员工饭堂）日常餐料食品的购买。供货时间一般是当天下单，第二天供货。

补仓采购：适用于仓库根据“库存物资计划储备数量及采购期限表”最低库存量，由仓库下单采购。供货时间按类别区分：烟酒、饮料、日常用品、厨具在下单后三天内到货；布草、客房一次性用品、印刷品、贵重餐料在下单后半个月至三个月内到货。

零星采购

普通物品

属于营业或维修用急需的物资：由使用部门口头通知采购部经理，经电话请示后由采购员先到市场现金购买，再补相关手续审批后报销。

经审批后的计划因各种原因不能由供应商直接供货时，由定价小组人员直接到批发市场比价比质现购。贵重餐料

根据餐饮部已审批的计划，由行政总厨或餐饮总监、采购部经理、财务经理和财务总监或业主代表组成团体前往市场购买，购回后的贵重餐料必须立即进仓。

固定资产采购

凡属于固定资产的物资，必须先由使用部门以书面报告讲述物品的需求、用途、以及大概费用，上报财务总监、总经理审批后，再按程序购买。

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第三篇：酒店采购流程管理规定

酒店采购流程及管理规定

根据酒店设备、物资、用品管理工作的需要，为了完善酒店采购流程管理，特作以下规定：

一、采购申请管理规定

1、酒店所有物资、设备、低值易耗品、食品原材料、酒水、物料用品的申购均需填写采购申请单按程序报批后实行采购。

2、所有采购申请单均需按相关项目填写清楚，按不同的采购需求向上级呈报，部门填写采购申请单后由相关部门经理签字后报酒店领导审批后方可生效，审批权限如下：（1）采购物资金额 元以内的报财务总监审批；（2）采购物资金额 元以内的报分管副总经理审批；（3）采购物资金额 元以内的报总经理审批；

（4）采购物资金额 元以上的报总经理签字后呈报酒店执行董事审批；

（5）凡属单位价值超过2000元，使用年限在2年以上的固定资产经总经理签字后报董事长审批，同意后执行，大宗采购项目一律按照采购管理流程规范报董事会审批。

3、采购申请单无申购部门经理、仓管员、财务部经理、财务总监、总经理室领导或执行董事签字认可的，视为采购申请手续不全的申请单，采供部有权拒绝采购。

4、如确属特殊情况下的急购项目无法按正常程序执行，可采取电话请示总经理同意后执行，事后补办手续的方式进行采购。

5、餐饮部、客房部日常经营所需的原材料，如水果、蔬菜、肉蛋禽类等常规日常采购项目（干货、调料、大金额原材料除外）由部门经理审批后执行采购，但应以按需采购为原则，如造成积压浪费的，由审批人、采购员承担责任。

6、大金额采购须2人以上进行，且钱、帐分开专人管理。

二、采购招标流程管理规范

采购物品坚持货比三家，符合采购标准要求优选，同等条件下优先照顾合作关系良好的供货商的原则严格执行：

1、所有申购计划或申购单送到采购部后，由采购部经理主持对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；

2、采购人员收到申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与采购部经理、财

第四篇：酒店餐饮原料的采购管理

1、采购部在酒店中的作用与任务（1）采购部在酒店中的作用 ①为酒店的运营提供物质保证

采购部要根据酒店的生产经营主向，按时、按质、按量提供各种物资，确保酒店正常运行。

②为酒店提高服务质量创造重要条件

提高酒店的服务质量，有赖于员工素质和物资的品质以及两者的结合程度。③采购部是控制经营成本，提高经济效益的重要环节

搞好采购管理，可以节约物资耗用，提供价格合理、质量优良的原材料，实现尽可能少的资金占用，对降低酒店经营成本有重要意义。（2）采购部的基本任务

采购部的基本任务是：对全酒店的物品采购工作进行计划、组织和控制，保证全店物资供应，直接对酒店总经理或主管经理负责；贯彻勤俭节约的方针，提高酒店的经济效益。其具体的工作是： ① 负责物资采购计划的编制，在职权范围内，负责制定审批物品采购申请计划。② 按质、按量。按时并能以合理、有利的价格采购到酒店所需各项物品。③ 负责对本酒店各类物质进行采购、验收、促存和发放。

④ 收集。分析物质在流动中各环节的情况和各方面的信息反馈，提供和改进物质管理和使用的各项措施。2餐饮原料采购的组织形式

餐饮原料采购，包括订货和购物两个基本环节，根据饭店的管理体系及餐饮规模和人员等情况，餐饮原料采购主要有以下三种组织式：（1）饭店采供部负责采购

这种采购组织形式是由餐饮部门提供采购的申请和要求，由饭店采供部统一采购。

餐饮原料有饭店采供部负责采购的优点是利于专业化管理，便于资金和采购成本的控制。

（2）餐饮部负责采购

这种采购组织形式就是餐饮部负责所有餐饮原料的订货和购物业务，该形式的优点是能根据餐饮业的业务状况，灵活及时地采购，便于控制数量和质量。不足之处是缺乏制约，容易出现财务漏洞。（3）餐饮不和采供部分工采购 分工采购，即由餐饮部负责鲜活原料的采购，采购部负责可储存原料和物品的采购。

餐饮部和采供部分工采购的优点是比较灵活，及时满足餐饮业务活动的需要，踏实也有利于采购成本的控制。不足之处是多头采购，管理与协调带来不少麻烦。3.餐饮原料采购的方式

（1）市场采购 市场采购，就是采购人员通过网上信息宣传资料或直接在市场中获得的信息进行分析取舍，选择其中的若于家作为侯选供货单位，索取报价，并通过洽谈（讨价还价）从中选择最优最佳的供货单位。（2）招标采购 招标采购，就是饭店把所需采购的原料名称及规格标准，以招标的方式向社会公布或以邀请招标的形式寄给有关供货单位。供货单位接到招标信息或招标邀请后，在投标的有效期内向饭店寄送投标书（单），饭店根据客观公正、科学的原则，对投标书（单）进行综合评定，选择信誉程度高、原料符合质量规格、供货及时、价格合理的单位作为中标单位。招标采购一般适用批量大、数量多、价格高的餐饮原料。（3）定点采购

定点采购，就是饭店选定供货单位并与之签订长期供货合同，来保证所需原料的采购方式。定点采购方式，一般适用于缺原料和特殊原料。（4）代售方式

代售方式，就是由供应商提供原料饭店设置海鲜地，由供应商负责采购养殖，饭店则在营业期间计量取用，根据实际用量按月结算，供应商则需保证饭店所需的品种和数量。

4.餐饮采购的控制

餐饮原料的采购必须抓好以下几个环节：（1）编制采购计划

采购计划以书面（其中多为表格）形式规定原料采购的项目、规格、单位、数量、质量要求等，是采购活动的“工作说明书”。①采购计划类别分析

依据不同参数，采购计划可作不同划分。按时间跨度可分为采购计划、季度采购计划，每月采购计划和日采购计划；按原料消耗的方式可分为鲜活食品原料采购计划和可储存食品原料采购计划；按采购的方式可分为零买采购计划和批发采购计划。

不同的饭店，可以根据自身的的情况编制不同的采购计划。（2）采购计划内容

一份完整的采购计划，至少应该包括以下内容： A采购基本要求。B．采购数量。

C．规定采购频率、采购批量和计划采购时间。D．确定常用原料采购的最佳供货渠道及供商。

E．根据原料市场的现实状况和未来状况的预测，提出每种理想的采购价格。F.根据采购的数量和理想价格，核算本期采购的资金占用量，以便与饭店的财务预算相比较。

G.有许多原料因其特殊的物资特性，对运输方法有特殊要求。在编制采购计划有必要说明其储运方法。（3）采购计划的编制程序 A．主管领班起草

最了解某类具体原料需要用量的是各部门的主管，领班人员，采购计划首先应由最基层的使用单位组织研究，提出计划期内对各类原料的需要品种以及需要数量。部门对班组意见进行审核，提出本部门计划期内对各类物资的需求，上报饭店采购部门。

B．采购部汇总

每个部门编制的采购计划在采购部汇总，由采购部逐项检查每种原料的库存量和实际需要采购的数量，并补充所有诸如采购原则、采购渠道、供货商的选择等，从而编制出完整的采购计划。

C.饭店各业部门对物资的需求及采购部门的物资采购行为部，必然受到饭店资金状况的约束。没有相应的资金的资金支持，物资采购计划就无法实施，因此，编制采购计划时，要由饭店的财务部门审核，审核主要内容是将采购计划与饭店预算相比较，修整其中不合预算的部分，使采购计划更为合理，更具有可行性。D.总经理审批

采购计划要由饭店总经理或分管副

第五篇：最新酒店采购工作总结

以下是一篇最新酒店采购工作总结范文，文章从主要工作、存在的不足、努力的方向三个角度进行阐述，体现了酒店采购人员对工作的尽职尽责。下面让我们一起来看看吧！

一、主要工作与作法：

1、采购及时，确保经营管理正常有序采购部作为酒店后勤保障的重要组成部门之一，我们坚持在日常工作中以“搞好采购工作，保障经营需要”为工作原则，树立经营部门第一，酒店声誉形象为上，物美价廉为主的工作意识，并努力完成酒店下达的各项工作任务，在第一季度工作中，部门在与财务部分离后事情杂而多的情况下，前往深圳、广州考核、采购高档原材料2次，共完成采购任务400余次，采购各类大小物品600余件，并完成因经营部门临时需要而出现的零星采购50余次，有力保障

2、货比三家，确保采购物品物美价廉为最大限度的降低酒店经营成本，实现物美价廉，部门在日常工作中坚持对餐饮部所需原材料进行每周一次的市场调查及定价，对出现价格波动较大的原材料进行了及时的调整，同时部门对所有入库物资严格按酒店标准进行验收并做好质量记录，对不合格产品做到了及时的退货、更换，有效降低了酒店经营成本;其次是餐饮部2包及9包的沙发选样、及整个酒店固定资产的采购上，部门坚持横向调查，照顾生意不照顾价格的原则，确保了所购物品物美价廉;同时坚持实施货比三家，特别是在餐饮原材料的供给上实施两家供货，相互竞争的措施，确保了一季度30余万元采购物资质量的稳定。

3、积极努力，拓宽原料供给新渠道为开辟和引进异地特色原材料，为一线部门提供很好的经营保障，部门根据酒店总体工作安排，先后两次赴广州、深圳进行了中高档原材料市场的考察，并引进了一批特色优质原材料，为餐饮菜肴的常换常新提供了有力的保障，并得到了广大消费者的一致好评。

4、想方设法，降低酒店运营成本A、是配合餐饮、客房部，完成了部分供货商合同到期后的续签，并模仿餐饮部干货供货方式，对餐饮部小菜供货也施行了两家竞争的方式，进一步降低了部门成本，提高了供货质量;B、是对客房一次性进行一了次调价工作;C、是为进一步提高精品屋的经营能力，部门同客房一起寻找供货品种近100余种

二、存在的不足：第一季度，采购部在酒店领导和部门领导的指导下，虽已完成了酒店和部门下达的各项采购任务，但仍存在诸多不足，距酒店、部门领导及一线部门的要求还有一定的差距，有待于本人进一步的改进，其主要表现在以下几个方面：

1、是在日常采购工作中，缺乏较强的计划性，没有全面系统的安排好采购计划，从而有时导致采购较为零乱，丢三落四;

2、是二线为一线服务的意识还有待于进一步提高;

3、是在如何开辟和引进特色原材料的渠道和点子不够多，未能为一线部门提供较多、有用的信息和原材料;

4、是自身的学习意识不浓，综合素质有待于进一步提高;

三、下一步努力方向：第二季部门将以上季度工作中存在的问题整改为重点，加强学习，牢固树立后台围绕前台转、二线围绕一线转的思想，主动沟通，勤于调查，严格把关，努力做好物品采购保障和质量的督导工作，确保酒店经营管理正常有序的开展。新的一年已开始，前厅部全体员工将以新的精神面貌和实际行动向宾客提供最优质的服务，贯彻“宾客至上，服务第一”的宗旨。