酒店采购制度（5篇）

第一篇：酒店采购制度

酒店采购制度

一、酒店采购制度

1、为搞好酒店的采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。

2、采购部是酒店工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。

3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

4、相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求；讲究文明礼貌，遵纪守法；以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。

第一条采购工作基本要求

1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。

2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。

3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。

4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及公司。

5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。

6、采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天，急用物品第二天必须采购回来，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。

7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。

8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。

第二条采购岗位职责

1、了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本，为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。

2、了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态，会同有关部门根据实际经营情况，合理、科学地根据采购计划，对各种物品进行价格调查。

3、搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作；积极配合搞好物资食品保管工作，做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。

4、大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

5、主动协调与酒店内其他各部门的关系，经常倾听使用部门对物资采购工作的意见，及进改进采购工作。

6、协助客房仓库作好物质的验收工作，对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前，要严格验收，注意食品的生产期，不进保质期已过一半的食品，确保食品原料的新鲜度。

7、与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。

8、严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿、不受贿，在平等互利在原则下开展作业。

二、酒店物品采购方法

采购部对物品包括一般物品、食品、饮料、工程物品的采购，可以采用以下几种方法

1、公开市场采购

亦称竞争价格采购，适用于采购次数频繁，需要每日进货的食品原料。采购部通过电话联系或商函，或通过与供货单位直接洽商，取得所需食品原料的报价，一般每种原料至少应取得一个供货单位之报价，分别登记在采购申请单上，经过比质比价，选择其中最好的供货单位。

2、无选择采购

在较特殊的情况下，酒店所需要采购的某种原料在市场上奇缺，或仅有一家供货单位，或酒店必须得到此物品及食品原料。此时，采购部往往采取无选择采购方法，即连同采购申请单开出空白支票，由供货单位填写。

3、成本加价采购

某种物品或食品原料的价格涨落变化较大或很难确定其合适价格时，可以采用成本加价法。此处说的成本指批发商、零售商等供货单位的商品成本。在某种情况下，供货单位和采购部双方都把握不住市场价格动向，于是便采用此法成交。即在供货单位购入原料时所花的成本上酌加一个百分比，作为供货单位的盈利部分。此法对供货单位而言，减少了因价格的骤然下降可能带来的亏损危险。对采购单位而言，加价的百分比一般比较小，也比较合算，采取成本加价方法的主要困难是很难准确掌握供货单位物品的真实成本，因此酒店采购时较少采用此方法。

4、招标采购

它是一种比较正规的采购方法。一般只有大型企业使用。采购单位把所需采购的物品名称及规格标准以投标邀请的形式寄给各有关供货单位，供货单位接到邀请后即行投标，报出价格，亦以要密封文件的形式寄回采购单位。一般而言，凡其物品能符合规格标准，出价格低者中标。这种方法有利于采购单位选择最低的价格但由于此法要求双方签订采购合同，因而又不利于采购单位在执行合同期间另行采购价格可能更低廉，质量更合适的物品原料。

5、“一次停靠”采购

酒店营业所需的物品原料品质繁多，必须向众多的供货单位采购，这就意味着酒店每天必须花费大量的人力和时间处理票据和验收进货。为了减少采购、验收工作的成本费用。有的酒店使用“一次性停靠”采购法，如果属于同一类的各种原料、物资、酒店都向同一个单位购买，这样只需要向供货单位开出一张订单，接收一次送货，处理一张票据。然而，这种方法对大型酒店而言，仍不理想，于是酒店采购也使用超级市场购物方式。这种超级市场是现在逐渐建立的酒店物资源共享供应公司，它可以使酒店原料物资源共享供应及时无缺，而且每月订货，验收次数大大减少，降低了采购费用。

6、合作采购

合作采购是三家以上的酒店企业组织起来，联合采购某种物品原料。其主要优点是通过大批量采购，各酒店有机会享受优惠价格。尽管各酒店各有特色，但完全可以运用合作采购的方法采购某种相同标准的食品、饮料及各种通用物品。

7、集中采购

酒店管理公司或集团往往建立地区性的采购办公室，为本公司该地区的酒店企业采购各种物品食品等，具体做法是各酒店将各自所需要的原料、物品及数量定期上报公司采购办公室，办公室汇总后集中采购。订货后，可根据具体情况，由供货单位分别运送到各个酒店企业，也可由采购办公室统一验收，随后再行分送。

集中采购的优点是由于批量大，往往可以享受优惠价格集中采购便于与更多的供货单位商洽，原料质量和价格上有更多的选择余地，集中采购可以减少各酒店企业采购员营私舞弊的机会。当然，集中采购也有不足之处，如各酒店只接受采购办公室采购的食品原料，利于酒店自己的经营特色或特殊需要。由于集中采购，酒店不得不放弃当地可能出现的廉价物品原料，集中采购可能趋使酒店菜单雷同，使酒店自行修改菜单的能力受到局限，不利于酒店创造独特风格。

以上采购方法各酒店应根据自己酒店类型、规模、级别档次、隶属形式、业务特点、市场条件等因素，选择合适的采购方法。

三、采购程序

1、酒店采购大型设备、家具、电器等固定资产

（1）根据酒店物品的需求，填写《申购单》呈本部门相关主管审批；

（2）《申购单》需经部门主管，采购总监，财务总监及总经办签名后方可生效进行采购；

（3）采购员在实施采购时，要参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价并实施采购；

（4）在验收设备时，采购员必须会酒店相关负责人及仓管部共同对设备进行验收，验收内容包括：设备名称及规格、数量、单价、保修说明、出厂日期、设备使用年限、生产厂家等；

（5）验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并将设备交付使用；

（6）采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。

2、酒店采购肉类、海鲜、蔬菜、调料、酒水、香烟等原材料和库存商品

（1）根据当日需求，每日填写《每日购货单》，经由厨房相关负责人开单后，交由驻店采购员进行采购；

（2）采买过程中，食品浮动单价大于5元以上的食材，均需报至厨师长，同意后方可购买

（3）在办理验收入库时，采购员必须会同仓管员、厨房部负责人共同对货物进行验收。验收内容包括：进货数量、单价、质量等。

（4）验收无误后，三方在入库单上签字确认，并及时办理货物的直拨或入库；（5）采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。

3、酒店实施日常的零星采购

（1）申购部门负责人必须事先到仓库咨询有无存货，若有存货时，取消采购计划；若没有存货时，要填制物品申购单，报相关负责人审批；

（2）总经办批准并签字后，必须及时通知采购员实施采购；

（3）采购员持签字批准的物品申购单（附请款单）到财务部办理领款手续；

（4）采购员在采购过程中，必须本着货比三家的原则实施采购；

（5）在办理验收入库时采购员，必须会同仓管、申购人共同对货物进行验收。

（6）验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并及时办理入库。

（7）采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。

4、临时物品采购工作程序

（1）临时物品的采购申请：

临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例：工程维修配件等）部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等

（2）临时物品的采购审批：

部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。

（3）临时物品的采购实施：

采购员根据部门所下的申购单直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成；采购员将

部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。

（4）临时物品的采购验证：

采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。

四、采购物资验货流程

1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库，由库房根据申购单验收货物，不允许直接将货物交与使用部门。

2、对于不符合采购申购单的货物，库房人员有权拒收，供应商或采购人员办理入库验收手续后，仓管应开入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。

3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。

4、在验收过程中，仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续，5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作，对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。

五、仓储管理

仓管是酒店采购控制成本的重要一环，仓库主管的报告上级是采购部经理，督导下级是收货员、物品仓库保管员。

仓库主管的主要职责为、服从采购部经理指示，负责酒店多种物品资源共享的申购、验收、保管及发放业务的组织管理工作。

2、根据部门的用量确定食品饮料及物品的库存量，负责审核申请采购单，写清各种物资共享的品名、数量、国内购买还是进口等项目。

3、监督检查执行收货的程序与标准的情况，严格入库前把关，严格审核订单和发票，对所有入库物资源共享的数量、质量、包装、卫生等进行检查，对于低质量物品提出退货或拒收意见。

4、督导库房保管员认真填写帐卡，根据收货日报表及时放账，严格执行物资源共享发放规定，坚持原则办理领取手续，按提货单上数量发放并销账。督导并参与库房每月盘点，做到帐物相符，出现差错及时处理。

5、加强对食品库，酒水库和物品库的管理，对于保质期快到和使用慢的食品饮料，即时发给使用部门在保持期内用完，对于过期或破损的食品要及时报损，不准把不合格食品、饮料发入给使用部门，严格执行〈食品卫生法〉加强检疫工作确保卫生安全。

6、保证供应的前提下，不断货、不积压，使物资源共享周转快，缩短存放的时间，少占用资金，把库存量及时通告各使用部门，并根据市场情况提出申请采购建议，随时填写采购单，以保证标准库存量，保证营业需要。

7、制定库房安全管理规定并监督检查库房的安全工作，物品要按“五距”码放，制定库房消防安全管理规定。加强钥匙管理执行库房安全管理制度，发现问题及时上报解决。

8、负责库房、收货的日常工作，分配员工工作，检查员工执行工作程序与标准的情况。制订库房员工培训计划并执行，定期考核评估员工，对员工的奖惩提出建议。

9、协助采购部经理控制物品、食品、饮料的进价、分析市场行情，积极提出改进工作建议协助经理做好库房的管理工作。

第二篇：酒店采购制度

酒店采购管理制度

1、制定采购计划

（1）由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；

（2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核；

（3）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。

2、审批采购计划：

（1）财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核；

（2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算；

（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；

（4）经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

3、物资采购：

（1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。

（2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

（3）餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。

（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。

4、物资验收入库：

（1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收；

（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。

5、报销及付款

（1）付款：

①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款；

②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内；

③按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。

④超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。

（2）报销：

①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。

②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

采购部业务操作制度

1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；

2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；

3、在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购；

4、按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；

5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报；

6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。

7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；

8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续

第三篇：酒店采购制度

酒店采购制度

一、采购管理制度

1、自洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；

2、严格遵守采购规范流程，按流程办事；

3、能及时按质按量地采购到所需物品；

4、严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；

5、加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；

6、科学、客观、认真地进行收货质量检查；

7、处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；

8、认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；

９、在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；

10、所有采购, 必须事前获得批准.未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购。

二、采购流程

1、酒店采购大型设备、家具、电器等固定资产时

（1）申购部门负责任必须事先编制采购计划和预算分析报告，报总经理审批；

（2）总经理批准并签字后，必须及时通知采购员实施采购；

（3）采购员持此采购计划到财务部办理借款手续；

（4）采购员在实施采购时，要参考市场行情及过去采购记录或厂商

提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价并实施采购；

（5）在验收设备时，采购员必须会同总经理、设备使用部门负责人

共同对设备进行验收，验收内容包括：设备名称及规格、数量、单价、保修说明、出厂日期、设备使用年限、生产厂家等；

（6）验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并将设备交付使用；

（7）采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。

2、酒店采购肉类、海鲜、蔬菜、调料、酒水、香烟等原材料和库存商品时

（1）厨房部负责人或仓管必须事先填制物品申购单，报总经理审批；

（2）总经理批准并签字后，必须及时通知采购员实施采购；

（3）采购员持签字批准的物品申购单到财务部办理借款手续；

（4）采购员在采购过程中，必须本着货比三家的原则实施采购；

（5）在办理验收入库时，采购员必须会同仓管员、厨房部负责任（采

购原材料）、总经理（采购库存商品）共同对货物进行验收。验收内容包括：进货数量、单价、质量等。

（6）验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并及时办理货物的直拨或入库；

（7）采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。

3、酒店实施日常的零星采购时

（1）申购部门负责人必须事先到仓库咨询有无存货，若有存货时，取消采购计划；若没有存货时，要填制物品申购单，报总经理

审批；

（2）总经理批准并签字后，必须及时通知采购员实施采购；

（3）采购员持签字批准的物品申购单到财务部办理借款手续；

（4）采购员在采购过程中，必须本着货比三家的原则实施采购；

（5）在办理验收入库时采购员，必须会同仓管、申购人共同对货物

进行验收。

（6）验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并及时办理入库。

（7）采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。

三、单据报销

（1）采购报销必须以签字确认的发票或收据、进货单等报销单据为

有效凭据，避免出现白条报销或签字不全的报销单据；

（2）采购前，预借的物资款，必须经总经理签字批准方可借款；

（3）物资采购完毕，需及时报销，逾期三天不办理者，按挪用公款

论处。

第四篇：酒店物品采购制度

为了加强物品采购的管理，防止库存积压，造成的滞销，超期变质等损失，结合酒店的实际情况，特别定本制度：

采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定，不得因合同条款订立不当而给酒店带来的损失，合同在签订X须由经办人填写合同签订申请书，报酒店总经理批准方可签署。

采销合同专人统一编写，登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份，一份交财务部做付款凭证，另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。

三、物品的采购

物品的采购，必须按每月使用计划及合理库存需要，经营业部门经理审核后报总经理批准，不得因提前或拖延采购而影响营业，也应避免因超计划采购带来积压或损失。

采购人员在采购物品时，应根据请购单的数量，规格质量要求，用途、审核同意后报总经理及董事长审批方可采购，管理用物品的采购，如固定资产，X器、工具、办公用品等。由各部门填写请购单，经所购物品的部门经理审核后，报总经理及董事长批准后统一购买。

办理购物付款时，应附付款申请单，购销合同，请购单已经董事长审批的付款计划或购货合同执行情况表，报财务部审核后，方可付款。

财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全，否则财务有权拒付，并要求补齐相关手续。

采购人员报销时，应办理入库单，入库单内容必须填写清楚，数量、产品规格、保质日期、名称等。

购库管人员按季度对库房存货情况进行分析，对库存物品的积压，变质，沉淀、列表清查，处理，对造成不必要的损失负直接责任。

四、仓管部每月2日前将截止到上月未的库存物品的盘点情况汇总制成报表报财务部备案,并对库存物品现状如短缺毁损等列示清楚，及时处理减少不必要的损失。

五、采购人员不得营私舞弊，吃回扣贪污，假公济私，如发现有上述行为，将严厉追究当事人经济法律责任。

六、本制度由财务执行并负责解续。

七、其他未尽事宜见采购和保管等相关补充条例。

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第五篇：材料采购制度

材料、设备供应管理办法

为对工程材料、设备的供应与实施有效的控制，特制定本办法。本办法合同预算部组织实施。

一、甲供主材、设备的范围和种类：

1、土建工程：

（1）钢材、木材、水泥、商品混凝土、防水材料；（2）门窗、保温材料、装饰材料。

2、电气工程：

（1）配电箱、智能终端盒、穿线管（PVC、钢管）金属软管、桥架、母线；

（2）开关、插座、灯具、计量表、电线、电缆。

3、给排水、采暖工程：

（1）给水管、排水管、阀门、暖气片、计量表；

（2）卫生洁具。

4、设备：

（1）电梯；

（2）消防报警设备；

（3）智能控制设备；

（4）通风、空调设备；

（5）变配电设备、发电机组；

（6）供水及换热设备。

5、甲供主材、设备范围的具体规定，应在建设施工合同中规定。建设单位将部分甲供主材、设备委托施工单位自购时，执行第六条的有关规定。

二、甲方供应材料、设备由公司合同预算部负责组织采购供应，其他材料、设备由施工单位自行采供。

三、甲供材料、设备的计划由施工单位提出，监理单位审核后，报公司业务总经理审定后执行。

四、甲供材料、设备供应计划审批程序

1、施工单位在领取施工图后一个月内提交“甲方供应材料、设备，总供应计划；在功臣施工期间，每月20日前按照施工进度安排，在要求供货日期10天前向监理单位提交每月材料（设备）详细供应计划；特殊规格的材料及设备应提前60天申报计划。

2、监理单位对施工单位提交的材料、设备供应计划进行审核确认后在每月5日前报公司材料供应部门。

3、供应部门对材料、设备供应计划进行汇总和复核经总经理审定后，进行采购供应。

4、设计变更及其它原因引起的急需材料（设备）不能在规定时间内申报的，应由监理单位审查、工程部核实报业务副经理审定后安排材料供应部门进行加急采供。

5、中型设备及特殊设备的采供，在施工单位申报计划，监理单位审核、工程部核实后报业务副总经理审定安排供应部门采购。

五、甲供设备到场后，设备供应商应携带产品质量证明书及相关技术资料向施工单位申报验收，合格后方可准许安装。

六、施工单位良购“认质认价”材料、设备的确认按照下列流程进行：自购“认质认价”材料、设备由施工单位按照设计要求和规定格式提交认价清单申请报监理单位，认价申请单上注明规格、型号、牌号、数量、价格、及生产厂家和质量要求等。

1、施工单位确认自购“认质认价”材料、设备的规格、型号、数量和质量符合设计要求后，报合同预算部确认。

2、合同预算部会同工程部根据设计要求、规范规定及所掌握的市场价格对材料、设备的性能及价格予以审核后，报业务副总经理审定批准。

七、合用语速阿森纳部负责记录甲供材料、设备台帐、定期接受公司审查。