办公也用品采购管理制度

第一篇：办公也用品采购管理制度

采购管理办法

依据公司《采购管理办法》，为规范办公用品的采购管理，特制订本办法：

第一条办公用品的购买原则

（一）办公用品的采购由采购管理中心负责。

（二）按照各部门的采购申请，每月集中采购一次。

第二条 采购方式

（一）按照货比三家的原则，确定相对固定的供应商。

（二）定期对市场进行调查，评价供货商的价格及信用。

第三条 采购程序

（一）采购申请单：集团职能部门每月需要采购的办公用品，填写好申请单，经分管领导审批准后，于每月29日下午报行政部门。

（二）采购：行政部门审核采购申请单的合理性后，根据申请单，联系供货商及时组织采购。

（三）验收：行政部门将采购回来的办公用品交申请部门，由申请部门根据采购申请进行质量和数量的验收，并确认签字。

第四条 费用报销

各部门办公用品费用由各部门自行承担，由行政部统一报销。

第五条 本管理办法由行政后勤中心执行实施。

第六条 本管理办法修改权属于行政后勤中心。

第七条 本管理办法的最终解释权在行政后勤中心。

第八条 本管理办法自公布之日起实施。

第二篇：办公后勤用品采购及管理制度

办公后勤用品采购及管理制度

一、总则

1、为了规范办公后勤用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约，杜绝浪费，在管理上贯彻“管用结合、合理调配、物尽其用”的原则，特制定办公后勤用品管理制度。

2、本制度适用公司所有部门及员工。

二、办公后勤用品的采购

1、所有办公后勤用品的采购工作归口行政部管理。

2、严格执行公司采购制度，凡采购物资商品等必须按采购规定标准程序进行。

3、严格采购审批制度，行政部负责控制公司办公后勤用品预算和使用情况，审核物品采购及个人领用申请。

4、采购工作要科学合理，增强透明度，采购前应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家，讲价压价，实行阳光采购，避免和杜绝人情采购，努力达到货真价实、物美价廉。

5、办公后勤用品采购一般程序：

（1）部门提出采购申请，部门主管、分管领导审核（每周一各部门将申请清单报行政部）；（2）行政部按以下规定权限办理审批。

A、一次性支出在500元以下的．由行政部经理审批；一次性支出在 500元以上3000元以下的，由分管领导审批；3000以上的，由总经理审批。

B、大宗、批量、贵重物品由行政部经理、分管领导在采购地点、规格型号和质量价格上予以把关，全程参与采购工作。必要时，申购部门也要派人参与采购工作。

（3）在分管领导、行政部经理监督指导下实施采购；

（4）所购物品交保管员验收登记入库；

（5）采购人员凭入库单、发票等到财务部报账；

（6）行政部应做好周、月、的《办公后勤用品申购台账》。

三、办公后勤用品的保管

1、办公后勤用品由行政部安排专人负责保管。保管与采购人员应由2人以上分别担任，各负其责，不得一人双兼。

2、库存物品的种类要科学确定，合理控制，常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公后勤用品可适量库存，要避免不必要的储存和过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

3、批量购入的办公后勤用品应即时入库，分类存储，注意防火、防盗、防湿。物品采购员和保管员要搞好验收交接，在《办公后勤用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量并签收。

4、定期对办公后勤用品进行盘点，确保帐物相符，随时撑握库存物品数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。

四、办公后勤用品领取

1、领取的原则：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用，由仓管负责人审核发放领用物品。

2、领取时，领取人须在办公后勤用品领取登记本上写明日期，领用物品名称及规格、数量、用途，并由领用人签字。

3、招待烟酒领取审批参照《招待管理制度》。

4、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要，对于消耗品，可根据历史记录和经验法则制定领取基准。

5、领取非消耗性办公后勤用品，应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

6、大件物品领取后，应列入行政部固定资产管理序列。

7、为接受民主监督，强化节约意识，每季度通报一次办公后勤用品领用情况。

五、办公后勤用品的使用

1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节约每一张纸，每一颗订，每一滴墨，每一分钱，努力降低办公成本。

2、办公后勤用品应为办公、后勤保障所用，不得据为已有，挪作私用，不

得用办公后勤设备干私活，谋私利，不许将办公用品随意丢弃、废置。

3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关用电源，定期维护、保养，最大限度的延迟办公设备、后勤用品的使用寿命。

4、办公后勤用品的使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用，应充分发挥各种办公后勤用品的使用效率。

六、其他

1、本制度的解释、修订由行政部负责。

2、本制度自颁发之日起施行。

第三篇：行政采购、办公家具设备及用品管理制度

四川华星锦业汽车销售服务有限公司南充分公司 行政采购、办公家具设备及用品管理制度

第一章 行政采购制度

第一条 目的

为了规范公司资产用品的采购和管理，确保物资设备采购、入库验收、仓储保管以及申领发放等方面的工作制度化，保证公司生产经营活动的正常进行。

第二条 适用范围

公司各部门员工。

第三条 资产设备及用品分类

资产用品包括：固定资产、低值易耗品和日常消耗用品。

1、固定资产：

1.1 指使用年限在一年以上、单位价值在1000元以上、可独立发挥作用、并且在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；

1.2 指单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资。

2、低值易耗品：

2.1 指单位价值在1000元以下、且不属于日常消耗办公用品和固定资产的； 2.2 指单位价值在1000元以上，使用期限不超过一年或不能独立发挥作用的；

3、日常消耗用品：

指日常消耗办公文具用品、生产单位日常消耗清洁用品和接待用品等。

第四条 资产设备用品的采购计划与审批

公司资产用品的采购必须遵循计划采购的原则，资产用品的采购计划分为计划、月度计划和临时计划。

1、固定资产及大批同类物资价值在3万元以上的资产用品必须列入公司综合计划，各部门应于每年12月1日前向行政部报送本部门下的资产用品购置计划，经行政部审核后报总经办审核和批准；

2、各部门应于每月10日前填写《固定资产请购单》、《消耗品请购单》和《办公用品请购单》并送至部门经理审核批准，1000元以上需由部门经理、财务经理及总经理共同签字批准方可执行购买；

3、各部门急需而又未列入月度采购计划的资产用品，由各部门填写相关请购单，由行政部按照与请购部门约定的期限进行采购。

第五条 资产设备用品采购管理

供应商的选择

1、采购根据所需物资或服务的要求，组织安排对供应商进行初步调查，并按以下评价原则拟定3家左右供应商：

1.1满足公司所需物资或服务的质量要求； 1.2信誉好；

1.3价格合理且按要求开具发票； 1.4供货能力满足要求； 1.5服务好；

1.6交通方便，运距短，便于联络。

2、行政部将评估认可的供应商列入《定点采购供应商一览表》报送行政、财务经理审核、总经理审批。经总经理批准最新的《定点采购供应商一览表》原件由行政部保管，复印件交财务部门备案，作为今后购买资产用品时选择供应商及报销的依据。

3、采购人员每半年收集一次各使用部门对现使用的资产用品及供应商服务质量反馈意见，对多数人反映不好的供应商，则立即更换。

第六条 资产设备用品的采购

1、资产用品的采购由采购员根据批准的请购单负责实施采购，具体落实商品的品种、规格、数量及供应商；对技术性高的采购项目，由部门负责人安排专职人员或请生产单位技术人员配合；

2、采购在购买资产设备用品时，应从《定点采购供应商一览表》中选择最符合公司要求的供应商；

3、资产设备用品采购时，原则应签订采购合同。1万元以上的（包括1万元）的，由行政部签订合同；

4、签订采购合同后，供应商供货，由采购跟踪落实并报行政部。

第七条 资产设备用品的验收

1、采购人员负责跟需求部门的行政人员对所购资产用品进行品种、规格、质量、数量的核验。批量较大或专业技术性较强的资产用品验收，应有专业技术人员和部门主管负责验收；

2、资产用品验收后，应办理入库手续。采购人员及保管人员应在《物资验收入库单》上签字，有专业技术人员参加的验收，专业技术人员应在相关栏目签字，由行政部负责备案保存，并建立台账。

3、各部门保管人员将接收的资产设备用品根据不同类别和存放要求存放于各自的仓库保管，并作登记入库。

第八条 资产用品费用的结算

采购费用报销按公司财务制度执行。原则上每周结算一次，采购员需将《物资验收入库单》复印件、请购单复印件作为报销附件。第九条 仓库管理及领用

固定资产、低值易耗品管理 资产的编号：

1、新购资产验收合格后，保管人员根据资产的类别、性质等进行编号。资产编号的规则为：公司+种类+类别+年份+月份+顺序号（001-999）。①公司：NCHXJY；

②种类：固定资产G和低值易耗品D。

③年份与月份采用两位数，在同一月份内购买的同类别资产按顺序编号。例如南充华星锦业于2012年1月1日购买了发电机开关触头，假设其为该月份内电厂购买的第5笔业务，其编号为NCHXJYDBP1201005；

2、资产编号与相应资产一一对应，应保证资产编号的唯一性。资产编号除了资产的调出、报废等原因才能注销外一律不得注销或更改，编号注销后不得补空；

3、保管人员应对没有编号登记的低值易耗品和日常消耗办公用品建立备查登记簿。

第十条 资产的登记

1、保管人员对新购资产进行编号后，登记《物资明细表》，建立资产用品台帐，每月上报至行政部门；

2、采购人员根据各保管人员提供的《物资明细表》进行汇总建立资产用品总台帐和相应电子文档。

3、采购人员对新购资产进行财务费用结算时，财务部根据采购资产发票应建立相应帐簿。

第十一条 资产的领用

1、各部门原则上按本部门的请购单领用资产用品；

2、保管人员填写《物资设备出库单》，并及时消帐。

第十二条 资产的回收

行政人员接到各部门资产使用人员提交的资产回收通知后，与各部门保管人员安排资产存放地点，并做好记录。

第十三条 资产的报废与变卖

1、不能继续使用或因继续使用产生较高费用的固定资产，可提请报废。

2、对各部门需要报废的资产，保管人员应填写《资产用品报废申请单》（附件六），经使用部门负责人、分管领导、财务部负责人审核，总经理审批。保管人员在原《物资明细表》作“报废”注明，并修改相应台帐记录。生产技术部统计登记后报送财务部门且据以销账。

3、资产的变卖由财务及行政部组织，采取公开竞标的方式进行；变卖所得款项由财务部核算会计负责记入公司营业外收入项目。

4、变卖后，保管人员及物资专责应在《物资明细表》和台帐上注销，并修改相应电子文档。

第十四条 资产的盘点

1、每月30日，保管人员根据《物资明细表》和《物资设备出库单》对当月资产用品库存及领用情况进行汇总；

2、行政部负责组织物资专责（盘点人）、保管人员及财务部核算会计（监盘人）根据各部门提供的报表对库存资产进行全面盘点，物资专责编制《资产盘点表》。盘点时，将保管人员的资产记录、财务部的账簿记录和实物一一核对。

3、盘点工作结束后，盘点人、监盘人、保管人员应在《资产盘点表》上签字。

第二章 办公家具、设备及用品管理

第一条 目的

规范办公用品、设备、家具的领用和配置，提高资产使用效率，降低办公成本费用。

第二条 范围

本制度适用于公司全体员工。

第三条 规范内容

1、办公家具、设备配置标准：

参照《各办公室及客户区域家具标准配置清单》。

2、办公用品配置标准：

2.1 办公用品分级管理

2.1.1 员工通用办公用品：指公司所有员工根据工作需要均可以领用的办公用品，例如：签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事贴等易消耗的办公用品。

2.1.2 部门专用办公用品：指责任部门才能领取的办公用品，如：复印纸、收据等。

2.1.3 部门共用办公用品：指各个部门可共同使用的办公用品，如：打孔器、计算器等。2.1.4 办公用品：是指支持工作和业务开展所需的文具类物品，只针对该项进行发放。其他用途所需要使用办公用品时，由需求部门进行请购申请，行政部负责代购。

2.2领用和配置

2.2.1 员工配备标准：签字笔(蓝、红色，第二次以后为笔芯)、铅笔、普通记事本、订书机、胶水、计算器、便签纸、文件夹。每月5号前由部门行政统计部门需求、统一至行政部进行采购，于每月10日发放。新入职员工到行政部领用“员工通用办公用品（即配备标准）”，特殊岗位可依据工作需要申领其它办公用品，需获得本部门经理和行政部经理审核批准。

2.2.2 经理级及以上员工配备标准：签字笔((兰、红色)、硬皮记事本及其它必须用品。

2.2.3 所有领用的办公用品数量均为一个单位，耐用品更新时以旧换新，非人为损坏需以坏换新，丢失责任自负。

四、办公家具、设备的申领流程

3.1职能部门新员工报到或其他原因需添加配套办公家具、设备。3.2由各职能部门行政人员填写资产申购审批表报部门主管和经理。3.3职能部门主管和经理对进行资产申购审批表审核后报行政部。3.4行政部对申购需求进行审核。

3.5资产管理部门确认资产库存有无库存实物（如无库存进入采购程序）。3.6如有库存调拨资产库存发放出库（出库单据填写，固定资产登记表记录变更）。

五、办公家具、设备的采购

4.1行政部对资产申购审批表进行审核。

4.2行政部对办公家具、设备库存进行核对确认库存数量。

4.3库存数量如不能保证部门需求由行政部对办公家具、设备需求做出统计。4.4行政部根据办公家具、设备需求统计进行采购计划。4.5行政部负责联系办公家具、设备供应商提供相关报价。

4.6行政部对供货商报价进行对比确认后报财务经理和总经理核准。4.7采购计划和采购预算获批准后资产管理部门通知相关供应商供货。

4.8货物送达现场后资产管理部门进行入库验收及入库手续办理（固定资产登记表记录变更）。

4.9行政部凭相关单据进行采购费用支付和报销。

六、办公家具、设备的出入库管理

5.1办公家具到货后必须办理入库手续。

5.2入库单作为固定资产登记表变更记录的依据。5.3入库单填写必须详细填写。

5.4行政人员和采购人员必须在入库单签字确认。5.5行政部通知资产申购部门的行政人员办理出库手续。5.6办公家具、设备出库必须填写出库单。

5.7出库单作为部门固定资产登记表变更记录的依据。5.8出库单填写必须详细填写。

5.9资产管理人员和申购部门的行政人员必须在出库单签字确认。

七、办公家具、设备的使用管理

6.1办公家具、设备的使用管理由行政部统一进行。6.2各部门有义务配合行政部做好公司的资产管理工作。

6.3行政部编制固定资产总表和部门固定资产分表对公司资产进行控制管理。6.4行政部对公司资产进行统一编号。

6.5部门和员工个人配套办公家具、设备由行政专员按照配套内容进行该部门固定资产分表登记。

6.6每个员工对自己的配套办公家具、设备负管理责任。

6.7部门负责人和部门行政人员对部门配套办公家具、设备负管理责任。6.8如出现因人员变动、工作交接而造成资产变动须做好办公家具、设备交接检查，并由行政专员进行变更记录。

6.9所有涉及办公家具、设备交接而造成的资产变动情况必须上报资产管理部门。6.10行政部对各部门出现的资产变动必须进行固定资产总表的变更记录。

八、办公家具、设备的维护、报修和报废

7.1办公家具、设备的日常维护由使用人员负责。7.2办公家具、设备的检查和修理由行政部负责。

7.3办公家具、设备如出现故障和损坏，使用人和使用部门应填写资产维修申请单报行政部进行维修登记。7.4行政部对报修的的办公家具、设备进行检查，确认损坏原因、维修项目和维修预算报批后进行维修。

7.5行政部确认无维修价值的办公家具、设备应填写资产处置表经审核后做相应报废处理。

7.6办公家具、设备报废后应在固定资产登记总表和部门资产登记分表作相应变更记录。

九、办公家具、设备维修费用的支付责任

8.1办公家具、设备属人为损坏的由使用者负责，按本身设备或家具的剩余价值按比例赔偿。

8.2正常使用损耗需要修理费用由行政部和技术部纳入正常维修成本。8.4如查实属于故意破坏办公家具和办公设备的行为对当事人处以维修成本2倍的罚款。

8.5如因产品质量问题造成损坏，行政部通知相关供应商进行处理。

第三章 车间配件部管理制度

一、零配件采购规定

1、对于索赔的文件，必须要有维修部关于此零件故障诊断的书面报告和相关人员签字，由维修接待出具订单到零件部，零件部方可订货；做GOODWILL的零件，维修接待必须向索赔员了解该零件有没有被批准，厂家是全额赔付，还是只赔付其中一部分。在确认MB全额赔付后，可向零件部直接下订单；如果MB只是赔付一部分，对于客户须承担其余部分的零件款项，必须收取客户相应的零件定金。

2、凡在厂的车辆，在客户同意订零件时，须客户在相关报价或零件订单上确认签字，由维修接待下订单到零件部，零件部方可订货；（如无特殊情况，需零件到货进行维修、结算后，方可放行车辆；如果有特殊情况需要出公司的车辆，需收取相关零件的定金，定金参考下一条规定）

3、凡不在公司的车辆，或检修完毕后，需要订购零件而无法把车留在公司的车辆，进行订购零件时，必须收取客户至少50%的零件定金；对于特殊零件必须全额收取定金，特别是如下零件：有颜色代码的零件，不常用的零件，有代码的零件，旧款车型的零件，唯一适用的零件等，然后由财务部收取定金，交其中一联定金收据给零件部，并且由维修接待下订单到零件部，零件部方可订货。

4、在没有收取客户零件定金的情况下订货、客户又不回公司进行更换该零件、公司在半年内又不能处理该零件的，对交订单的人员或擅自订货的人员处罚以该零件进货成本的20%~30%（2000元封顶）；特殊情况的，需要申报售后服务经理和总经理。

5、零件到货后2天内，接到零件部到货通知，SA需将到货信息通知客户，并记录通知时间，并根据工场的能力，与客户预约回厂时间维修。

6、零件到货后2周后，客户仍未进厂换件，SA需再次通知客户，并记录再次通知时间，并将通知客户的电话号码记录下来，以备客户质问，做好相应的解释工作。

7、零件到货1个月后，仍不进厂更换所订零件，零件部员工再次要求SA通知客户，并双方在订货单上再次确认签字，并且将此单交服务经理签名，注明通知客户日期和电话号码。

8、如果客户已交定金，但长时间不来厂更换，SA需告知客户，我司只能保留3个月。3个月还不回厂更换，我司有权将该零件自行处理；并且，客户交付的零件定金不给予退回。

9、如果由于维修部诊断失误导致订错零件，需维修部出具相关的诊断及检修报告，并需售后经理签名确认。

10、对于多项零件订货，需待所有定购零件维修完毕后，相应定金方可进行结算抵扣。如果所交定金高于未到货零件的金额，在扣除未到货零件的全部金额后，多出的这部份金额，可以在这此维修费用中进行抵扣。

二、配件部奖惩制度

1、报价

1）因自身粗心原因导致配件报错，罚50；

2）在报价过程中出现失误导致内部客户（公司内部同事）投诉者，罚100； 3）因报错价导致客户重大投诉者，罚200；

2、订货

1）漏订配件，罚50；

2）订错配件导致成为积压库存，罚100；

3）没有及时将配件订出，导致客户延长交车，引起客户投诉者，罚200；

3、到货

1）到货后没有第一时间通知者罚，100；

2）对于长时间未到货配件没有进行跟踪，导致SA投诉，罚100； 3）没有运用DMS中的报表及时告知SA长时间到货未用配件者，罚100；

4、出库

1）出错配件，罚50； 2）漏出配件，罚50；

3）没有及时向财务递交领料凭证，罚50；

4）每日流动盘点报告没有在规定时间内完成，罚50；

5、收货入库

1）到货后在清点配件的过程中没有及时检查出问题配件者 罚100；

2）在配件上货架时没有将仓位与实物统一，导致出库后无法找到该配件者 罚100； 3）接收入库时将金额和数量入错，罚100；

4）没有及时将文档归档，YO5报表，采购订单，领料单等有漏掉，罚100； 6、5S管理

1）违反公司规章制度，不遵守公司的纪律，视情节严重 罚50-200；

2）尊重公司企业文化，与企业共成长，制造对公司不利的谣言，煽动公司同事制造消极情绪者 罚500；

3）爱护公共环境，公共设施和财产；

4）维护公共区域卫生，定期对仓库进行大扫除。

附件

1、本制度由行政部负责制订并负责解释，未尽事宜另行通知。

2、本制度自颁布之日起生效。

第四篇：办公行政用品管理制度

办公行政用品管理制度

为规范分公司属项目部行政办公用品申购、保管、发放、使用、报废及交接等程序，使之管理有序、责任明确，充分发挥资产的使用价值，特制订本制度。

第一条：分公司属项目部购置办公行政用品原则

应遵循“节约、适用、环保、安全、可重复使用”的原则。

第二条：行政办公用品的分类

按使用的性质分为低值易耗和高值管理品两类。其中低值易耗主要有：签字笔、签字笔芯、胶水、胶带、曲别针、打印纸、墨粉、夹子、文件盒、记事本、电插排、订书机、计算器、电话机以及装订机等。

高值管理品为：空调、打印机、投影仪、复印机、相机、传真机、文件柜、办公桌等价值较高的物品。

第三条：购置办公行政用品审批程序

1．分公司属项目部如需购置的行政办公用品为50元以下单件物品，应由各科室填写《办公行政用品计划申请表》，经由分管经理审批后由办公室负责采购，并建立发放签字登记簿。

2．购置大宗行政办公用品（百元以上物品），属项目部需填写《办公行政用品计划申请表》，分管经理签字后并报分公司经理审批，方可由项目人员会同分公司办公室负责集体采购。

3．新建项目部采购行政办公用品，应向分公司提交采购明细报告。内容包括：项目工期、人员配置等，需由分管经理认真审阅《办公行政用品计划申请表》并报分公司经理批准后，方可由在建项目部人员会同分公司办公室协助统一购置。

第四条：办公用品管理，调配程序

1．属项目部所购置的行政办公用品（包括大包施工队办公行政用品），必须建立办公行政用品登记台账，并由专人负责，如工作变动应及时做好移交签字手续。

2．属项目部所有行政办公用品，分公司可根据各项目部实际情况与项目部协商合理调配使用，如施工项目结束后，所有行政办公用品应及时盘存并移交分

公司负责人，并及时办理移交签字手续。

第五条：行政办公用品报废审批程序

分公司属项目部所有办公行政用品出现下列情况可申请报废

（1）因固定资产已超过使用寿命，确实不能使用的。

（2）因固定资产出现故障，维修价值过高或无需再有修复使用价值的。

（3）因办公设备使用成本过高，超过当前使用价值的。

凡办公用品需报废的，应由责任人提交书面报告，经分公司经理、书记研究确认批准后方可按报废处置。

第六条：办公行政用品移交程序

分公司属项目部所有办公行政用品所有权归分公司所有，如因职工岗位变动所领用的办公用行政用品应及时移交责任人，并及时注销原登记台账，方可办理变动新工作岗位，办公室责任人应及时重新登入分公司办公行政用品台账。

江南分公司

2012年3月2日

第五篇：办公物料、用品管理制度

办公物料、用品管理制度

一、目的为了规范公司内部办公物料及用品的申购、采购、领取、统计、使用等行为，合理控制公司运营成本，减少浪费，特制定本制度。

二、职责

1、各部门负责人负责本部门人员办公物料及用品的审报、保管、下发及使用，严格控

制本部门办公用品成本；

2、公司办公室负责收集各部门办公物料及用品的审报汇总，审核、采买、保管统计及

下发，严格控制各部门办公用品成本；

三、办公物料、用品的类型

1、办公物料、用品

（1）办公家具；（办公桌椅、柜子等）

（2）办公设备及器械；（电脑、打印机、电话、音响等）

（3）办公用品及耗材；（本、笔、纸等）

（4）办公物料（名片、展板、宣传册、光盘等）

（5）推广物料

2、生活物料、用品

（1）生活家具；（桌椅、沙发、柜子、床等）

（2）生活设备及器械；（饮水机、电视、煤气灶等）

（3）生活用品及耗材；（筷子、碗、垃圾袋等）

3、其它用品

四、办公物料、用品的申请与发放

1、各部门日常办公物料及用品的申请需于每月3号～5号统一申报；

2、各部门负责人在实际工作中产生办公物料及用品的需求时，以《办公用品申请单》

或《费用/物料请示卡》的形式提报办公室；

3、办公室根据申请部门的实际情况及已领取记录进行审批和发放（每月10号～12号

发放）；

4、办公室根据领取、发放情况，做好出入库记录。

五、办公物料、用品的采买

1、办公室负责办公物料及用品的询价、谈价、采买、验收等事宜；

2、办公室根据公司办公物料、用品的库存情况，结合《办公用品申请单》或《费用/

物料请示卡》审批意见确定采买时间，付款情况，进行所需费用初步预算；

3、办公室主任根据所需费用预算填写《财务借款单》，持填写完毕的《财务借款单》

及《办公用品申请单》或《费用/物料请示卡》，报总经理进行《财务借款单》审批，审批完成后于财务部出纳进行借款；

4、办公室采购时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行采购、入库登记；

5、采购完成后办公室主任持采购收据或发票，财务部进行费用报销（报销单据需标明

供货商的名称、住址及联系方式，不可写在发票上）

备注：如已确定长期供货商家的物料，由办公室根据《办公用品申请单》或《费用/物料请示卡》审批意见通知供货商报价，根据供货商报价单结合历史供货记录及市场价格对比进行价格审核，确认价格合理后通知送货并进行验收、入库、登记，同时根据采购收据或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式），如有供货商价格不合理，按照以上5点进行市场采买。

六、办公设备、设施的维修

1、各部门在实际工作中产生的办公设备维修、零部件更换等需求时，部门负责人以《办

公设备维修申请单》形式报办公室（申报时间为设备损坏3日内）；

2、办公室根据申请部门的实际情况及已领取记录进行调查、确认损坏原因，并作出处

理意见后，报总经理审批，按照审批情况进行处理、维修；

3、办公室根据《办公设备维修申请单》审批意见确定维修时间，付款情况，进行所需

费用初步预算；

4、办公室主任根据所需费用预算填写《财务借款单》，持填写完毕的《财务借款单》

及审批后的《办公设备维修申请单》，报总经理进行《财务借款单》审批，审批完成后于财务部出纳进行借款；

5、办公室维修时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行维修、验收、登

记；

6、维修完成后办公室主任持维修收据或发票进行费用报销（报销单据需标明维修商的名称、地址及联系方式，不可写在发票上）；

7、办公室根据实际维修、维护情况作好记录。

备注：如已确定长期维修商家，由办公室根据《办公设备维修申请单》审批意见通

知维修商报价，根据维修商报价结合历史维修记录及市场价格对比进行价格审核，确认价格合理后通知维修并进行验收、登记；同时根据维修收据或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式），如有维修商价格不合理，按照以上7点进行市场询价后维修。

七、外阜项目部采购管理办法

1、外阜项目部采购条件

A.项目在实际工作中遇特殊情况，未能提前按照公司规定申请的，临时补打《办

公用品申请单》或《费用∕物料请示卡》经办公室主任审核且总经理审批后，方可在当地购买。

B.按照公司规定申请，经得办公室主任审核且总经理书面审批本地购买的，方可

在当地购买。

2、项目部采购时须两人以上进行，通过走访市场进行询价比较，进行采购、入库登记；

3、采购完成后项目负责人持《办公用品申请单》或《费用∕物料请示卡》、采购收据

或发票进行费用报销（报销单据需标明供货商的名称、地址及联系方式）

八、办公物料的制作

1、各部门在实际工作中产生办公物料制作的需求时，以《物料制作申请单》的形式提

报办公室；（附制作效果图并标明规格、工艺）

2、办公物料的制作特指：名片、宣传册、展板等相关销售及策划等物料；

3、办公室根据申请部门的实际情况及历史制作记录进行初审，初审后统一报总经理审

批，按照审批意见进行制作；

4、由办公室根据《物料制作申请单》审批意见通知制作商报价，根据制作商报价单结

合历史制作记录及市场价格对比进行价格询问、审核，确认价格合理后填写《物料制作发包单》报财务部及总经理再次价格审批，审批完成后通知制作商进行制作，制作完成后办公室与申请部门共同验收、登记，同时根据制作收据或发票进行费用报销（报销单据需标明制作商的名称、地址及联系方式）

5、办公室在价格审核过程中发现制作商如有价格不合理或与历史制作记录悬殊较大，由办公室负责重新询价比较确立制作商，确立制作商时，必须进行三家以上询价比较，并将询价记入《物料制作发包单》

6、办公室根据制作情况，做好制作以及付款情况记录。

九、其他事项

1、公司将不定期组织财务部对部分发票与收据进行抽查，如发现假报或虚报时，处以

假报或虚报金额5倍的罚款，情节严重的给予开除处理并追究其经济责任；

2、公司内部日常办公用品按照部门月度申请进行统一审核发放，其余时间不予领取及

发放（部门副总或总经理特批除外）

3、办公室及各项目部办公物料及用品的入库、出库需作好相关登记及领取签名；

4、公司只提供部门共同物品，个人使用物品须自备，不得领用；

5、公司会根据情况给员工制作胸牌一个，名片一盒（各部门根据情况确定制作数量），如果员工不满3个月离职，扣除名片制作费用。

办公室

2014年 3月 13日