办公及会务用品管理规定

第一篇：办公及会务用品管理规定

办公及会务用品管理规定

1、目的为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本规定。

2、适用范围

公司各部门及分公司办公用品的申购、使用和管理工作。

3、权责

3.1行政部负责公司办公用品的管理、维修、保管、发放工作。

3.2采购部负责办公用品的比价采购工作。

3.3仓储室负责办公用品的验收工作。

4、内容及程序

4.1办公用品的分类

办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，其他为消耗性办公用品。同时遵守公司固定资产管理制度中界定的物品种类。

4.2申购程序

4.2.1一般程序

各部门在每季度的最后一个月15日前上报办公用品申购表（见附件表一）——行政部汇总——总经理审批——采购部采购——仓储室辅材库验收——行政部发放。

4.2.2特殊程序

急用的办公用品申购：填写《办公物品申请表》且在备注栏内注明急需申购的原因——部门负责人审核——辅材仓库管理员确认库存无可用或可替代的物品——行政部备案登记——总经理批准——采购部实施采购——仓储室辅材库验收入库——申请单位领取。

4.3管理原则

个人办公用品实行“谁使用、谁负责、谁管理”的原则，公用办公用用品实行“专人管理、集体负责”的原则。

4.4办公用品的使用

4.4.1使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

4.4.2办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

4.4.3爱惜办公设备，遵守操作规程，下班后及时关闭点源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

4.4.4对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应赔偿责任。

4.5维修

4.5.1电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向行政部提出维修申请，行政部进行相

应的维修或委托外部维修，填写《办公用品维修记录单》（附表2）。

4.5.2办公用品损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，由使用部门填写《办公用品报废凭证》（附表3），经财务部确认、总经理批准后进行报废处理。

4.6其他规定

4.6.1办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。

4.6.2领取接待客户用品（如茶叶、咖啡、纸杯、矿泉水、纸巾等）时应由接待承办部门或接收此物人员在《办公物品签领表》（附表

4）上登记签字后方可领取。

5、附件

附表1：《办公物品申请表》

附表2：《办公用品维修记录单》

附表3：《办公用品报废凭证》

附表4：《办公物品签领表》

第二篇：办公设施及用品管理规定

管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

草拟人：

审核人：

批准人：

1目的与适用范围

1.1目的：规范办公设施及用品的管理，保证办公设施及用品的合理使用，避免浪费。

1.2适用范围：适用于公司办公设施及用品的管理

2.职责

——各部门

例行接约的原则，确保办公用品及设施得到合理的使用；

爱护办公用品及设施，确保办公用品及设施的完好。——行政部

负责办公用品（除电脑及其相关配件外）的采购管理`、负责办公设施的维护、保养、建档等管理工作 ——五金仓

负责车间用品的保管、建帐管理

1.工作要点：

3.1办公设施的管理

3.1.1设施指用于各部门日常行政办公的设施、设备，如传真机、复印机、打印机、空调、电话、电脑、计算机、办公桌椅等；

3.1.2办公设施归属固定资产的，按《固定资产管理制度》进行管理。3.1.3办公设施归属低值易耗品的，按《低值易耗品管理制度》进行管理 3.1.4办公设施除电脑外，由行政部统一负责监督、检查、保养及维修。

3.1.5各有关部门的办公设施（除电脑设备外）应在部门内部指派专人管理，需要维修或换件时，应先通知行政部，由行政部统一通知各设施维修的负责部门或组织外协维修及购买配件，各部门不得擅自请人维修或购买配件，否则，所有费用将纳入该部门费用。

3.2办公用品的管理

3.2.1办公用品指日常办公室所使用的消耗性物资，如纸张、磁盘、复印纸、打印纸、色带、墨盒、复写纸、便条纸、笔记本等；

3.2.2行政部在阅览室设置办公用品存放区，对办公用品进行统一管理； 3.2.3办公用品采购

3.2.3.1日常需配备一定库存的公共用品如纸张、文具等，由行政部根据库存情况填写“物资购买计划报告单”，报总经办审批后购买。3.2.3.2非公共用品或即买即领用的用品由所需部门填写“物资购买计划报告单”，管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

草拟人：

审核人：

批准人：

经部门经理批准，包总经办主任审核后由行政部统一购买。

3.2.3.3行政部购买办公用品应统一根据计划进行采购，物资到厂后，采购物资若为公共用品，行政部应通知总经办进行验收，总经办确认后入库。采购物资若为非公共用品或即买即领用的，也由行政部通知总经办进行验收，若该物品为特殊要求物资，行政部应通知申请部门与总经办进行共同验收，并共同签名确认。

3.2.3.4物资采购完毕后，行政部应及时向供应方索取发票（发票应由总经办确认）。行政部应在每月月底对发票进行整理，连同购买计划一起交总经办主任审核后，报主管总经理审批。

3.2.3.5办公用品原则上由行政部统一购买。由与当地各种原因行政部需委托其他部门购买时，受委托部门应根据审批后的“购物计划单”进行购买，购买后交行政部处理。具体验收也执行3.2.3.3

3.1.3办公用品领用

3.3.3.1公共用品或库存物资由各部门根据计划配额填写《领料单》经部门经理批准后到行政部领用，行政部做好领用登记。配额由行政部提议、总经办审批确定。超定额或非超定额物资的领用必须由申请部门填写报总经办主任审批后方可到行政部领用。

3.3.3.2非公共用品或即买即领用的物品，由申请部门根据审批计划填写《领料单》经部门经理后，报总经办主任审批后领用。

3.3.4办公用品帐目管理

3.3.4.1行政部应对办公室物品进行建帐，做好购买、领用、结存的统计汇总，月末交部门经理确认后，报总经办主任审核。

3.4.办公用品报废处理

3.4.1.对需要报废的库存办公用品，由行政部作出申请，报总经办主任审批。

3.5车间用品管理

3.5.1属于生产车间使用的日常消耗性物资（如碎步、记号笔、手套表格等）由生产部统一采购。

3.5.2车间用品统一放在五金仓。

3.5.3生产部根据库存情况及需要情况填写“物资购买计划报告单”，交生产副总经理

审批后采购。

3.5.4物资采购到仓，五金仓根据“物资购买计划报告单”，验收确认。

3.5.5采购员应及时向供应方索取发票，经五金仓签名确认后交生产副总助理审

管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

草拟人：

审核人：

批准人：

核后，报主管总经理。

3.5.6车间人员领用物资时，应填写《领料单》经部门经理批准后到五金仓领用。3.5.7五金仓应对车间用品进行建帐，做好购买、领用、结存的统计汇总，月末报部门经理、生产副总助理审核。

3.5.8车间用品需报废的，由五金仓作申请，经部门净理确认后，报生产副总助理审核批准。

3.6关于建帐的问题

3.6.1办公用品以及车间日常消耗性用品的帐目（包括采购计划、出入帐、总帐等）不要求输入ERP系统，做手工或EXCEL帐即可。

4.相关文件

无

5.相关记录

5．1 《物资购买计划报告单》 5．2 YL/JL/G/126/98领料单

文件编写部门：总经办 文件归口部门：行政部

文件发布日期： 文件实施日期：

第三篇：办公事务用品管理规定

办公用品管理规定

为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，现特制定本管理规定。

一、办公用品分类：

1、常用品：中性笔(芯)、铅笔、橡皮、胶水、回形针、大头针、装钉针。

2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议记录本、信封、笔筒、白板笔、荧光笔、固体胶、双面胶、封箱胶、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、橡皮筋、介纸刀、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具（尺）、刀具、刻录盘（空光碟盘）、打印机墨盒、打印纸、U盘等。

3、特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证等。

二、办公用品使用对象：会展贸易集团公司全体员工。

三、申购和采购：

办公用品常用品由综合事务部根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各部门负责人批准，1

特批品经总经理批准；批准后的《办公用品申购单》交综合事务部执行购买。未填写《办公用品申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。

四、管理和发放：

1、办公用品由综合事务部统一保管，指定保管人发放给员工。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人并办理登记入库手续，保管人在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门应指定专人领取办公用品（新入职人员除外）。

五、各部门领用及有关规定：

1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。中性笔芯、胶水、墨盒、涂改液、胶带等办公用品重新领用时应以旧换新。

2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

3、办公设备的耗材及维修费用。

(1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，公司另定标准。

(2)耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)提出申请，并经总经理批准，再由综合事务部指定人员购置。

(3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。

六、本规定自下发之日起执行。

广州XXXX集团有限公司

二〇〇七年十一月十五日

第四篇：招待用品管理规定

招待用品管理规定

1.目的

强化招待用品管理，规范领用制度,提高接待水平，控制招待费用。2.范围

涉及公司业务招待所用的各类饮料、茶叶、香烟等物品，及各类礼品的申购、领用、管理。3.职责

3.1总经办负责本规定的制定和修订。3.2各部门主管负责本规定的遵照执行。3.3采购部或行政部负责相关物品的采购。4.内容 4.1申购

A.总办人员负责公司所有招待用物品的申购。

B.每月初，总办人员须根据月度盘点之结余库存，依据安全库存要求填写《申购单》，由本部主管签字确认后方可传递采购部或行政部执行采购。4.2采购

每月初，采购人员依据获准之《申购单》进行物品的采购。4.3入库

由总办人员建立《招待用品台帐》，采购物品入库前必须提供《申购单》发票，由总办人员验收后开具《物资入库单》后方可入库。4.4 报销

遵照《采购管理规定》，采购人员须将《申购单》、《物资入库单》及相关发票备齐方可到财务部报销。4.5领用

A.总经办招待用香烟的领用数量在5包之内时,须填写《招待用品领用登记表》;领用超过5包以上,须填写《物资出库单》并由领用人之直属领导签字确认。

B.总经办招待用饮料的领用须填写《招待用品领用登记表》。除召开大型会议或活动外，需以箱为单位领用矿泉水时，必须开具《物资出库单》并填明相关事项。

C.各部门因业务招待需要领用相关物品时，必须填写《招待用品领用登记表》，由总办人员进行发放。4.5盘存

A.每日下班前，总办人员须依据《招待用品领用登记表》之记录检查库存并登记于《招待用品台帐》上。

B.每月末，总办人员须对照《招待用品台帐》进行月度盘点和清帐，必须做到帐物相符，出具《招待用品盘存报告》，报批存档并抄送一份财务部。5.相关文件：

5.1《采购管理规定》 5.2《仓库管理规定》 6.相关记录： 6.1《申购单》

6.2《招待用品领用登记表》 6.3《物资入库单》、《物资出库单》 6.4《招待用品台帐》

第五篇：办公室用品管理规定

公司办公室用品管理规定编制部门：行政部

编号：WJ-XZ-ZD-0002 第1版

总经理批准：

生效日期：2012年

月

日

一、目的

为加强公司基础管理，确保各部门合理高效使用办公用品，本着节约成本、科学管理的原则，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司全体员工。

三、管理权责

1.每月办公用品费用由总经理核准。

2.行政部负责办公用品的统一管理，并安排专人采购、领用管理。

3.办公用品采购后应与领用管理人员按单进行核对品种、规格、数量与质量。

4.各部门负责人应做好每月本部门办公用品用量的控制并指定人员进行本部门每月需要的办公用品统计工作并填写《办公用品申请单》交行政部。

5.办公用品领用管理人进行各部门办公用品领用登记，按月统计各部门办公用品费用并公布。

四、办公用品管理制度

（一）、办公用品的分类

1.办公用品分部门办公用品和个人办公用品、保洁用品。

2.部门办公用品包括：A4纸、白板笔、激光笔、电池、印泥、钉书机、钉书针、打印机色带框、打印机色带芯、出库单、收款收据、会计记帐凭单封面、报销单、帐本、插线板、剪刀、纸杯等。

3.个人办公用包括：中性笔、笔芯、圆珠笔、铅笔、像皮、尺子、笔筒、小贴纸、便利贴、便笺、信纸、透明胶、双面胶、泡沫胶、固体胶、胶水、名片夹、马尾夹、票据夹、大头针、回形针、计算器、笔记本、文件夹、文件篮、PVC拉链袋、信封、键盘、鼠标、鼠标垫、档案袋、抽杆夹等。

4.其他拖把、垃圾筒、抹布、扫把、簸箕等保洁用品。

（二）、办公用品的申购

1.公司各部门在每月20号之前进行申请，并将《办公用品申请表》报行政部相关负责人员处。

2.如需申购办公用品时，需填写《办公用品购买申请单》经部门负责人和相关分管领导进行签字。

3.各部门领取办公用品时，如笔、笔芯、胶水等，需以旧笔或空盒容器等换领，以旧换新，否则不予核发。

4.新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回。（PS：新员工入职配套办公用品为中性笔一支，笔记本一本。）

（三）、办公用品发放

1.发放日期：每月4-5号为统一发放办公用品时间，各部门指定人员到行政部领用管理人员处领取办公用品，其它时间不予领取（特殊情况除外）。2.管理原则：公司办公用品使用按照“谁使用、谁保管、谁丢失、谁负责”的原则实行。

五、附则

1.制度由公司行政部制订并负责解释。

2.本制度报公司总经理批准后施行，修改时亦同。