浅谈涉外文秘的职业素养

第一篇：浅谈涉外文秘的职业素养

浅谈涉外文秘的职业素养

—以非凡的杰茜为例

【摘要】：随着市场经济发展的日益深入，市场竞争不断加强的条件下，涉外秘书职业的性质和特点、秘书工作在管理活动中的地位和任务都决定了秘书在职业道德、知识才能、心理品质等方面必须有高标准的职业素养。

1、涉外文秘的作风修养

作风修养是指一个人在工作和生活中所一贯表现的态度行为，与职业道德密切相关，主要指向他们的职业责任、职业纪律和职业行为。只有有了良好的作风修养才能做好领导的参谋者，才能通过自身良好的行为形象影响他人。秘书的作风修养主要包括以下几个方面：

1.1忠于职守，服从领导，自觉履行各项职责

作为秘书人员，我们就要自觉履行秘书的各项工作，认真辅导领导做好各工作。要有强烈的责任感和事业心，不越权，不渎职。作为一个辅导者，要严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是、别出心裁都是职业道德所不允许的。杰西总是能够按照阿曼的要求做好本职工作，从不会违背阿曼的命令，在难办的事情她都能够在限定时间内完成。

1.2埋头苦干，不计个人得失

秘书工作具有很强的服务性和事务性，繁重而琐碎。不管在任何时候，只要领导一有指示，秘书人员就要马上行动，完成所有的工作。常常会遇到很多突发情况，这时秘书人员就要无偿的放弃休息时间投入到工作中。所以，一个好的秘书如果不具备这样的品格是难以胜任工作的。杰西为了完成阿曼所需要的商业计划书，不惜和南都连夜赶工，第二天早上又早早的起来赶去公司将商业计划书交给阿曼。

1.3遵纪守法，廉洁奉公，公正无私

是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。接人待物，处理问题，无论上级下级，都要一视同仁，在处理人际关系中要顾全大局，不以个人得失为中心。帕莉对杰西总是很坏，还偷走了杰西的工作成果。但是杰西为了能让阿曼的工作得以顺利进行，还是把阿曼要求帕莉做的工作给做完了。

2、秘书的知识和智能结构

秘书部门处于各个社会管理组织的枢纽地位，工作繁复、杂乱，大都带有综合性和全局性，这就要求秘书要有较为广泛的知识，特别是要有与其所辅助的领导者的管理范围相适应的知识。这包括了一般的基础知识、专业秘书知识、商务谈判和良好的表达能力。

2.1基础知识

秘书接触的人往往是四面八方各行各业的人，从事工作的人员只有具有比较广泛的各学科基础知识，才有较大的才能发挥空间。不管遇到任何来访者都不至于无话可说或是打不开话题。有了广泛的基础知识，便会正确的审时度势，随机应变，成功的处理各种问题。阿曼跑去跟玛丽卡度假，跟银行的签约时间就要到了，杰西为了让公司能拿到这笔贷款。不惜硬闯俱乐部，并且将商业餐会安排在阿曼所在的俱乐部。

2.2专业知识

是秘书人员具有的基础知识和辅助管理知识得以充分发挥作用的关键，是称职的秘书人员应有的知识。杰西拥有商业和金融方面的知识，并且获得商业管理学位。能够很好的辅助阿曼。

2.3表达能力

分为口头表达和书面表达两种形式。秘书工作者经常要接受领导者布置的事宜和指示，并且还要讲其指令传达下去，让整个工作系统达到最高的工作效率。这些大多都需要口头的表达，因此要求秘书人员要具备相当高的口头能力，无论在传达还是接受命令的时候都可以简介准确的表述。对于阿曼要求的工作指令，杰西总是能够在短时间接受并且很好的完成。

2.4商务谈判

是秘书人员经常介入的一项工作，要成为一名优秀的谈判高手，不仅要求秘书人员对自己的事业有充分的理解和热爱，更需要他在千变万化的谈判桌上运筹自如、巧妙应对。在商业餐会上，杰西高超的谈判技巧为公司赢得了一笔大订单。

3、秘书的心理品质

一个出色的秘书人员，除了要有系统的知识和智能结构更需要的是良好的心理品质。

3.1具有高尚的道德情感

人的举止行为符合社会的行为标准，才能产生积极的情感，否则，就会产生消极、否定的情感。工作时要有积极的热情这样才能全心全意的投入工作，想方设法把工作做好。做到对领导热情而不讨好，对群众热情而不失原则。同时在工作中要尊重自己的领导。杰西因为外貌丑陋而遭到同事们的排挤和嘲讽，但是她总是能够很好的做好心理工作，从不会因为同事们的排挤和嘲讽而放弃。也不会讨厌同事。

3.2培养自觉性、坚持性、果断性和自制性

秘书工作之中要自觉的认识和理解领导的意见，不去盲目符合，充分发挥自己的主管能动性，减少行动的盲目性。秘书在工作上表现出持之以恒，坚持不懈的克服困难与消除障碍，完成既定的工作目标。在发生突发情况时能够头脑冷静，迅速理解所发生的事情，及时做出判断，采取果断有力的措施，试问题得以妥善解决。对于秘书来说，具有自制力，善于控制自己的感情、行为，抑制自己无益的激情、冲动，是迷失职业修养不可缺少的心理品质。阿曼要求杰西篡改报告数据，杰西认为那是一种欺骗和犯法的行为，他并没有立刻执行阿曼的命令，因为她有个人的坚持。

杰西之所以能够在最后事业爱情两丰收，是因为杰西在方方面面上都体现了她是一个合格的秘书人选，所以事业成功了。对于爱情，是因为杰西那可爱率真，良好的素质吸引了阿曼，让她获得了爱情。

参考文献：吕世平《商务秘书理论与实务》中国水利水电出版社

蔡超 杨锋《现代秘书实务》 暨南大学出版社

工商企业管理（1）班廖文利2009301127

第二篇：涉外岗位职业素养（定稿）

职业素养的重要性

学院：外国语学院姓名： 徐玲玲学号： 114150326 在当今这个社会，职业素养对每个人都很重要。一个拥有良好职业素养的人，才能做好他本职内的工作，才能做一名优秀的职业人。就像一名在校优秀的大学生，到了社会工作，如果没有良好的职业素养，即使在学校多优秀，也会被淘汰。因为学校和社会对优秀的判断标准很不一样，甚至可以说社会的标准更为严格，其中很重要的一项就是对员工职业素养的要求。由于职业素养的重要性，我们老师给我们做了几个讲座，从这几个讲座中，让我知道了职业素养可以在很多方面得到体现，也让我了解了职业素养的在我们的生活中是多么的重要。

1、商务礼仪和组织安排

由于商务礼仪在我们的工作、生活的文明礼仪中扮演了越来越重要的角色，所以我们前两次涉外岗位职业素养讲座，老师就给我们讲了商务礼仪和组织安排在我们工作中的作用。我从老师那学到了很多关于商务礼仪的知识以及商务礼仪和商务组织安排的重要性，拓宽了知识面。在商务场合当中，礼节、礼貌都是人际关系的“润滑剂”，能够非常有效地减少人与人之间的摩擦，最大限度的避免人际冲突，使商务场合的人际交往成为一件非常愉快的事情。商务礼仪是人在商务交往中的艺术，比如索取名片，索取名片一是要能取过来。在商务礼仪中，给人留下的第一印象是非常重要的，因为永远没有第二次建立第一印象的可能。要建立良好的第一印象，除了谈吐举止之外，服饰和化妆也是非常重要的。女士化妆要和服饰相配，不能化浓妆，上班要穿套装，不能穿的太随便，头发要盘起来等。男士西装颜色要注意，还要注意西装的长度，领带的打法等。商务交往，在各个方面都体现着一个人的职业素养。好的商务礼仪，不但能提高自身的个人修养，还能提升企业形象，给企业带来经济效益。

除了商务礼仪之外，在商务组织安排上也体现着职业素养。在接待客人，安排会议的时候，首先重要的就是安排接待的时间地点人物等，还有最重要的一点是座位的排序。比如宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。但是这些主陪的位置是按普通宴席安排的，如果场景特殊的话，那就应该视情况而定了。试想一下，如果安排人员连这些东西都不懂的话，怎么给客人留下好的印象，怎么提升一个企业的形象呢。所以，在组织安排上，一个人的职业素养，也是非常重要的。

2、责任心

在我们的工作生活中，我认为最重要的还是员工的责任心，责任心不仅体现个人的职业素养，还体现了道德品质。没有责任心不仅使自己工作难有进展、处处被动，还会让人打心眼里看不起你。比如说客人打来电话咨询有关问题，而我们因自己对业务不熟悉而回答“不清楚、不知道”等，或因为问题过于简单而表现出不耐烦等态度，这就是缺乏责任心的重要表现，就会使客人对公司的满意度大大降低，甚至会起到负面影响，影响到其它方面的工作，影响到整个公司的名誉；相反，如果客人寻问的只是关于业务方面的简单问题，而我们在回答所提问题的同时，又和他讲一些需注意的事项与关键点，可想而知，客人就会很满意我们的回答，然后公司的形象就提升了。由此，让我明白了，无论我们处在怎样的一个工作环境下，无论我们是学生还是上班族，拥有一份责任心都很重要。

3、心态

在我们的职业和学习生活中，心态也起到了至关重要的作用，一个良好的心态，也无不体现着一个人良好的职业素养。我看到过这样一个故事：一位企业老板给另外一位公司经理发了一封电子邀请函，连发几次都被退回。公司经理问自己的秘书是怎么回事。秘书没去调查原因，只是猜测地说，可能是邮箱满了的原因。可一周过去了，经理仍然没有收到企业的邀请函。经理又问秘书，秘书的回答竟然还是邮箱满了！公司因此失去了与该企业筹备已久的合作项目。经理一气之下，辞退了秘书。这个故事让我明白了，心态的重要性。一份好的心态会是促使你成功的关键，也是体现你良好职业素养的关键。如果这个秘书能去调查一下，那么结果或许就不会是这样了。

从这几次的讲座中，真正让我懂得了一个人的职业素养，体现一个人的价值。我想不管是以后的学习还是工作，我都会尽心尽力地去做好每一件事情，由此提升自己的职业素养。

第三篇：浅谈涉外文秘

浅谈涉外文秘

08会计（5）班赵莉08211526

摘要：随着社会的发展，对文秘人员的要求越来越高，文秘应是复台型人才，要具有较强的文秘专业方面的实践能力．还要具有一定的与企业生产经营有关的专业知识，以及较强的公关能力、组织能力。

关键词：涉外文秘；人才需求；技巧

一、什么是涉外秘书

涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。

在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释 “涉外秘书”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society，corporation，or public body。

（一）、涉外秘书的职责和范围

涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。她需要与外国人、外国公司打交道，或直接

服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。所以它对语言口才的要求特别高。

涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。

涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。

涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。越来越具有吸引力。但是不可否认的是国外对涉外秘书的要求是重能力重才华。国内就相对欠缺点更重视秘书人员的外在形象。

（二）、涉外秘书的作用

枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。

（三）、涉外秘书的职业特性

1、辅助性:包括智力辅助和精力辅助；

2、服务性:为上司服务、为下属部门服务、为员工服务；

3、被动性:涉外秘书工作在总体上存在着被动性，但在具体操作上又可以发挥主观能动性，从被动中争取主动。

4、隐匿性:指劳动融汇于上司的领导活动中，其劳动成果表现于上司领导工作的成果中，而非直接显示出来。

二、外资企业对文秘人才的需求情况

由于外资企业与国营企业的体制建构完全不同，他们对文秘人员的需求量不大。一般．100多人的企业，仅设专职文秘1人，其他都兼职(如销售部秘书兼市场部秘书)，跨部门．跨行业，一专多能。国营企业(如探圳南油集团)则配备文秘人员较多，其分工亦仿照政府秘书部门。

外企文秘的来源呈现多样化，多为各部门中熟谙本公司生产经营业务同时又具备良好文秘素质(如英语口语、写作能力、协调能力等)的业务人员，纯粹文秘专业毕业的相对较少。其主要障碍在于知识结构较为单一，不熟悉相关业务，不懂营销，因此不如专业人员转行作文秘上手更快。外企人事制度的现状要求文秘人员少而精。邵么，外企对文秘人员的素质究竟有何要求，希望他们具备哪些能力呢?一些外企的人事部经理和高级文秘对外企文秘人员的看法和要求，归纳起来可概括为三十形象的说法：

(1)文秘是老板的一支“笔”。文秘人员应具备扎实的中、英文功底和较强的文字操作能力，熟悉各娄应用文的格式与内容要求，会速记，成稿速度快；文学素质修养好，文笔流畅，能主编各种内部刊物，组织企业文化宣传，甚至要会写快板书、诗歌等。较为熟练地掌握一门外语和计算机应用技术．是现代企业对文秘的基本要求，外企尤其如此。对文秘。外企首先要求能熟练掌握英语与电脑，否则门都不能进。英语方面，要求听说写能力强 许多前去外企应聘文秘的大学生虽拥有四、六级英语证书，但听说能力过不了关．甚至无法同客户进行一般El常交谈，更无法处理秘书事务，只能被拒之门外；计算机方面，要求文字处理技术熟练．汉字录人至少达到每分钟80字；要熟悉各种办公系统软件，台制作幻灯片用于作报告、汇报工作等；要会应用数据库及数码，要台排版编辑扫描；能上网查阅文件并互相交换。少数企业还要求会捕平面设计；还要会使用传真机、对讲机等现代办公设备。

(2)文秘是老板的另一十“脑子”、“记忆仓库。文秘必须清楚了解老板意图、思维方式、行为方式、习惯好恶以及企业精神。好文秘可为老板解决很多问题，不仅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老

板满意。什么事都不用操心。文秘应熟悉统计和文档管理方法，老板随时需要任何资料、数据，都能马上拽出；要具有良好的人际关系与部门协调能力，熟悉文件处理过程及政府各职能部门办事程序，熟悉lSO体系运作；能独立处理办公室日常行政事务；了解经济法规(台同法、公司法等)，有一定会计基础；要有强烈的逻辑条理性．对自己手中的各种事宜能分清轻重缓急，安排好先后次序

(3)文秘是企业的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘虽然地位不高，但贴近老板报重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企业的形象。从广州、深圳等地人才市场的招聘信息看，一般要求录用女性，井对文秘人员的外形气质、言谈举止有较高要求，如：1 6米以上外形条件好，端庄稳重．气质高雅，身体健康，能讲流利准。

三、掌握英语文书写作能力

不同于以往的英语作文，涉外文秘人员必须掌握格式规范的英语文书写作，其中商务合同的写作已经成为检验其英语文书能力的最直接的方法之一。虽然商务合同的具体事项各有不同，而且现在不论是政府

部门还是大小公司都会有各自的合同格式，但是还是有必要明确了解各项条款。我们常用的书面文本有四种：合同、确议书、协议和备忘录。前两者多用于商务贸易，而备忘录多用于团体和政府部门。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三个部分(首部，主体和尾部)组成。合同中用词极其考究，具有特定性和专业性，而且正式又准确。

四、提高专业英语听说能力

“听”是人们言语交际能力的一个重要方面，它包括接受信息、识别、判断和理解声音信号等几个层次的心理活动。对于涉外文秘人员来说，要想真正掌握英语，用英语与外商轻松自如地交流，就必须尽快提高自己的英语听力水平。听得正确是说得流利的重要前提之一。人们发现尽管学习了多年的英语，即使读写没有什么大碍，但跟外国人的口语交谈却十分费力，究其原因，主要有以

下几点：发音不准确。假设我们的发音能做到和外国人的发音完全一样，就一定能够听懂外国人的语音。英语本土人士一般是用“底气“发音，而多数中国人倾向于只用口腔发音，说出来的话口音差别很大。因此，找一盘发音纯正的英语磁带，反复认真地模仿，这是很有必要的。

参考文献：

（1）南平师专学报2007年第3期

(2)方国雄．秘书学[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．

（3）杨延治．对外经贸英语[M]．北京：对外经济贸易大学出版

社．2000：137-163．

第四篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(刘东彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王晓倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(刘慧慧)Li Luming(李路铭)

Huang Chao(黄超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第五篇：涉外文秘毕业论文

湖南师范大学

自考本科毕业论文

编 号：

考 籍 号：

姓 名：

题 目：

指导教师：

电 话：

专 业：

通讯地址：

邮 编：

关键字

目 录

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘书的时代涵义.....................................................................................................4

2、秘书工作的特点...................................................................错误！未定义书签。

2.1综合性............................................................................错误！未定义书签。2.2服务性............................................................................错误！未定义书签。2.3事务性............................................................................错误！未定义书签。2.4政治性............................................................................错误！未定义书签。2.5机要性............................................................................错误！未定义书签。2.6服从性............................................................................错误！未定义书签。

3、秘书的角色功能...................................................................错误！未定义书签。

3.1秘书的配角功能............................................................错误！未定义书签。3.2秘书的潜在主角作用....................................................错误！未定义书签。

4、秘书角色的科学定位...........................................................错误！未定义书签。

4.2定位秘书角色的前提

错误！未定义书签。

4.3合理解决角色的冲突问题............................................错误！未定义书签。

5、提升综合素质，满足角色的定位要求...............................错误！未定义书签。

5.1树立和培养相应的意识，提高政策水平....................错误！未定义书签。5.2实施严格有效的信息培训制度....................................错误！未定义书签。5.3进行自我教育，更新知识............................................错误！未定义书签。5.4培育创新思维................................................................错误！未定义书签。5.5加强业务培训，提高工作水平....................................错误！未定义书签。结束语..........................................................................................错误！未定义书签。参考文献......................................................................................错误！未定义书签。

浅谈秘书的社会角色

摘要: 进入21世纪，随着我国改革开放社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书职业在当今已经显得越来越重要。在新的时代环境下，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，它的运动轨迹并不是通过单一的函数模拟就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘书角色一个比较准确的定位，应该是每个秘书的必经课程。因此，本文就从赋予时代涵义的秘书出发，通过分析秘书职业的特点、秘书角色的分工，以及对秘书如何提高自身素质，科学定位秘书角色的有效途径等多方面阐述。以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。

关键字: 秘书 角色 定位

前 言

在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华、发挥自己的潜能。作为一名优秀的秘书人员同样要明确并扮演好自己的职业角色，把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点、要求和冲突等，这样才能够最大程度地辅助好领导实现自己的职业价值。

一、秘书的时代涵义

“秘书”一词出现以来，人们则根据不同的时代环境和不同的行业背景下，对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面来谈谈国内外有关“秘书”的众多定义。

（一）在国外，秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定；秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

（二）在国内，秘书主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位；秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员；秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作；秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员；秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

显然，上述关于秘书的理解各有独见，但是同时我们又可以发现其中的共同特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研，为自己的上级提供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。

二、秘书工作的特征

（一）机要性和群众性的统一

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密，严禁外泄。但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。

因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

三、秘书的角色功能

通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色功能分为主角功能和配角功能。

（一）秘书的配角功能

秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。

因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，避免出现不必要的失误和麻烦。

（二）秘书是潜在的主角 秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己的政治思想素质，达到与真正的主角同样甚至高于的思想高度，培养临峰俯视的才气，宏观把握的眼光，同时又必须做到细致。其三，作为信息时代的秘书，还必须强化信息的综合分析和调查研究能力，为领导提供真实可靠的情报和决策的依据。

四、秘书角色的科学定位

美国社会学家米德1935年首次将“角色”一词引入社会学领域，后来逐渐发展起来的角色理论广泛影响了诸多学科。在“角色理论”中，主要研究的是人们在社会群体或组织中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的职责。

就秘书行业而言，在专业细分越来越规范的现代社会里，秘书的专业化和职业化是一种必然的趋势。作为专业的秘书工作者，了解秘书在工作中应扮演的角色，合理地进行角色定位，培养角色意识，对于加深秘书对职业岗位特点及职责的认识、把握和体验，开发秘书潜能，改进工作作风，提高办事效能，提高社会适应性都具有很大的现实意义和理论意义

（一）角色定位的前提

1、明确“对位”知道“该做什么”

作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。三要做到三清：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。

3、灵活移位，知道“不做什么”

秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人的基础上完成任务。

4、转换角色，及时“补位”

秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，同级之间其他人员不在岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避

免工作中出现失误。

（二）角色的定位

秘书的角色定位是一个动态地循环往复的过程，一般要经过角色知觉角色初始定位角色期望角色冲突角色互动与调整角色在定位等六个环节。秘书必须按照客观规律对自身角色进行正确的定位，一提高工作效率促进自身进步。

1、角色知觉

秘书角色知觉就是指秘书对自己所担任角色的活动或者具有的某种身份地位及由此所规定的职责和他人对自己的期望等问题的认识和判断。秘书在进入某一组织担任角色时，不能不想这样的问题，我的角色是什么，我应当作什么和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和身份如何等，这样构成了秘书对自己角色的知觉，他具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角色定位。

2、角色初始定位

秘书一自己对秘书角色的认识理解为基础并将自身实际情况和组织实际情况相结合初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进行初步定位，并以此为基础开展工作，在特定的范围内发挥特定的作用如：相对于领导而言秘书在社会活动中所扮演的是配角以辅助管理为其职业工作的根本特征，其劳动成果也往往体系在劳动的工作成效和组织的综合效益中。但是秘书在处理一些具体业务中又必须唱主角，其主题作用十分明显。另外，秘书在进行角色定位是还涉及具体的专业领域或者服务取向，必须根据服务组织服务对象的具体情况正确评价自身的只是与技能水平，决定自己的从业方向。很显然，秘书角色定位是由角色知觉自身实际组织实际等因素共同决定的。

3、角色期望

社会成员对秘书角色的期望比较复杂，人们对秘书说五花八门的或褒贬的称谓上就能有一定程度的反映，这与我国秘书职业化的成熟度和秘书职业评价体系不高有密切地关系。社会成员对秘书职业的期望形成了社会秘书管，随秘书的价值观产生深层次的影响。组织内部成员如各层级劳动普通员工其他秘书等对秘书有着更直接的期望，即秘书所要面对的角色群期望。不如各单位招聘秘书是的不同的条件要求就充分反映了这一类角色期望。角色期望往往具有一定的想到向导性，对秘书的职业道德职业行为职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范。

4、角色冲突

秘书的自我角色定位与各种角色期望是相互作用的，当两者出现矛盾时就会产生角色冲突。主要表现：

（1）自强哦角色定位与目的的角色期望发生冲突

比如初入职场的秘书往往年轻气盛，渴望成就一番事业，可是劳动可能安排他们从事一些日常琐事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位与自身能力发生冲突

比如有的秘书对自己的期望较高甚至过高而自身的能力又无法满足这种期望的实际，使自己实际扮演的角色不能如己所愿，便引起角色冲突。

（3）多种身份关系失调引起角色冲突

一个人在社会中往往同时占据多个社会位置十多个角色的集合体，秘书也同样被赋予多种角色身份，如果处理不好其中的关系，自然会引起角色冲突。

5、角色的互动与调整

角色状态不可避免。当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色期望的压力下，与期望发生出者之间就要通过各种方式进行必要地角色定位与角色期望的相互调整与适应。这是一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息影响角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应又影响到角色期望发出者对期望对象最初的我及未来的期望。不如：领导希望秘书成为组织对外接待工作的一面手，而秘书却不擅长迎来送往的工作，反而长于内部事务工作的安排，这就会导致角色冲突发生。在这个过程中，马赫感受到来自领导期望而形成的压力，认识到并努力提高自己在对外接待工作中的能力；领导也认识到秘书能力与其期望存在差异，进而可能考虑调整秘书的工作岗位。

6、角色再定位

经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，这就意味着角色再定位的完成。

（三）合理解决角色冲突

1、要摆正自己的位置

首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。

2、要保持角色系统的整体均衡

秘书不能人为地给某一种或几种角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

3、要善于换位思考

秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错，可能在处理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，同时向领导提出善意的补正意见。

4、要正确发挥各种角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不断提高自己的综合素质。

因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。

（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。（3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制怒。

（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。

（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给有关领导。

（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。

（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。（9）行要正：作风正派，一举一动，一言一行都要起表率作用。（10）笔要直：论人衡事都要客观公正。七戒：

（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。（2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。（3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。

（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。

（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。（7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提，是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己，只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。

五、提高秘书职业素养的途径

秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养，才能在秘书岗位上游刃有余。

（一）培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

1、德才兼备，以德为重

一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。

2、当好领导的“外脑”

由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。

3、提高专业技能

何谓秘书？古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

（二）培养高尚的道德情操

1、是加强政治理论学习，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观。

2、是要摆正自己的位置。

秘书虽然是普通的工作人员，但其工作岗位十分特殊。因此秘书人员要给自己正确定位，说话办事不能指手画脚、盛气凌人。要以对工作负责、对人民群众负责、对领导负责的态度办好每一件事，牢固树立服务意识。

3、是要老老实实做人

要当好秘书首先要学会做人。要时刻做到自重、自省、自警、自励，管住自己的嘴，不该说的绝对不说；管住自己的手，不该拿的坚决不拿；管住自己的腿，不该去的地方绝对不去。

4、是踏踏实实办事

在工作中始终做到一个“勤”字。勤是一种人生态度，也是一种精神品格。“勤”能使人坚定意志、克服困难，竭尽全力做好每一件事。有了这种人生态度和精神品格，工作起来就能任劳任怨、奋发有为，不计较个人得失，全心全意把工作做好。

（三）强化秘书人员的五种意识：自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、责任意识

总而言之，在现实的工作中，要做好一名合格的秘书，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象。秘书人员不仅要熟练掌握必备的专业技能，而且还要在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的职业素养，科学合理的看待秘书角色的多样性问题，并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色，最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位，顺利高效的展开自己的本职工作，最终取得事业上的成功。