涉外文秘实务教学大纲

第一篇：涉外文秘实务教学大纲

《涉外文秘实务》

一、说明

（一）课程性质

《涉外文秘实务》是天水师范学院英语本科专业四年级第一学期开设的一门专业选修课。本课程侧重于涉外交际准则和行为规范的具体介绍和分析，重视理论与实际的结合，通过切实有效的礼仪教育，培养人们理解、宽容、谦逊、诚恳的待人态度，培养人们是非分明、推心置腹、与人为善、助人为乐的做人品行，培养人们庄重大方、热情友好、谈吐文雅、讲究礼貌的行为举止。同时，这门课程教授了一些办公室实用性文函的写作格式与技巧，同时也涉及了一定的文秘工作的性质与内涵。通过学习，有助于提高学生社交公关能力，为日后就业拓宽门路。

（二）教学目的

本课程的教学目的是通过向学生介绍有关文秘工作的工作背景，激发学生的学习兴趣，养成在生活中自觉讲究礼仪的行为习惯；通过介绍相关应用文体，提高学生阅读和翻译办公室中常见涉外英语文章的能力；培养学生用英语模拟套写和翻译一些常见的涉外文书及培养学生就相关问题与各方人士用英语流利地进行交际的能力。总之，以培养实际应用能力为首要任务。

（三）教学内容

本课程由八个单元组成。每一单元由阅读、写作和听说组成。阅读部分主要涉及文秘领域中的一些常识及背景，写作部分主要针对办公室需要的应用文，听说部分则是相关的常用对话。

（四）教学时数

按教学计划规定，本课程学习时间为半学期，总学时为18学时。教学进度大体上为每2学时一单元。

（五）教学方式

本课程的讲授应采用启发式的教学模式，课堂讲授力求生动活泼，结合事例加深理解，并通过讨论激发学生创造性思维，真正将书本知识与实际相结合，切忌枯燥艰涩的理论灌输。

二、本文

Unit One Secretarial Qualities 教学要点：

了解涉外秘书工作的职责，熟悉一名合格的涉外文秘应该具备的基本素养。教学时数：

本单元约为2课时。教学内容： 1.the makings of a qualified secretary 2.how to deal with employee training and assessment 3.how to improve knowledge and abilities as a secretary

考核要求：

重点掌握文秘工作的职责

Unit Two Office Management 教学要点：

了解如何进行办公室布置。教学时数

本单元约为2课时。教学内容：

1.location and layout of an office 2.choosing office furniture and equipment 3.the environment of the office 考核要求：

布置办公室应考虑的因素。

Unit Three Phone Call Practice 教学要点：

了解得体的办公室接、打电话礼仪，能够恰当地处理电话投诉，能够通过电话安排办公室有关事务。教学时数

本单元约为2课时。教学内容：

1.handling complaints 2.how to make arrangements 3.phone call etiquette 考核要求：

明确办公室接、打电话应遵守的礼仪。

Unit Four Paperwork Handling 教学要点：

了解办公室文件整理的技巧，掌握商务介绍信以及商务合同的写作格式及固定表达。教学时数：

本单元约为2课时。教学内容：

1.10 computer file management tips 2.business letter of introduction 3.how to write a contract 考核要求：

重点掌握商务介绍信以及商务合同的写作格式。

Unit Five Schedule Making

教学要点：

能够合理安排领导的日程，掌握安排日程以及取消日程安排的技巧。教学时数

本单元约为2课时。教学内容：

1.arrangement of appointments and its warnings 2.basic requirements of making and following a schedule 3.canceling an appointment 考核要求：

安排领导日程的注意事项。

Unit Six Meeting Arrangement

教学要点：

掌握组织商务会议的一般流程及注意事项，能够合理安排会议并记录会议内容。3

教学时数

本单元约为2课时。教学内容：

1.how to take board meeting minutes 2.how to run a conference 3.making minutes 考核要求：

组织商务会议的一般流程。

Unit Seven Social Activities 教学要点：

了解商业往来中社交的重要性，掌握如何组织商务宴会。教学时数

本单元约为2课时。教学内容： 1.gift-giving 2.how to plan a business dinner party 3.dining etiquette 考核要求: 组织商务宴会的流程。

Unit Eight Business Negotiation 教学要点：

了解商业谈判的艺术，能够巧妙运用谈判技巧。教学时数

本单元约为2课时。教学内容：

1.the makings of a successful negotiation 2.negotiation strategy and tactics 3.how does a secretary help the boss conduct cross-cultural negotiation 考核要求： 掌握商业谈判的艺术。

三、参考书目

1． 潘巍巍、张东昌，涉外文秘实物英语[M]，知识产权出版社，北京，2016。2． 梁悦、李晓云，涉外秘书英语实训教程[M]，北京师范大学出版社，北京，2010。3． 原著，Hvonne Hoban,；编著，韩闵红、杨晓洪，文秘英语[M]，外语教学与研究出版社，北京，1997。

本课程使用教具和现代教育技术的指导性意见

可用多媒体作为辅助教学手段。利用各种音像资料帮助学生更好地学习现代企业文秘工作的性质与内涵，提高学生实际掌握语言的能力，使学生毕业后能够适应文秘工作的需要。

2017年11月

第二篇：涉外文秘课程教学大纲修订版2007-12-15

涉外文秘课程教学大纲

课程名称：涉外文秘

课程名称：Secretary Practice concerning Foreign Affairs 课 程 号：094001

学时：28

一、课程的性质、目的与要求

本课程为英语专业学生的专业任选课，在二年级第二学期开设，目的在于为将来打算在三资企业和各种涉外机构、涉外团体中工作的英语专业学生提供有关秘书实务方面的知识。为了学生将来更好地处理各种文牍性、事务性、信息性工作，本课程详细讲述各项实务工作的操作程序、步骤、方法和技巧。

二、课程的内容及学时分配

第一章 涉外秘书概念（建议学时数2）

第二章 涉外秘书礼仪（建议学时数2）

第三章 办公室日常事务（建议学时数6）

第四章 文书写作与运转管理（建议学时数6）

第五章 企业管理实务（建议学时数4）

第六章 会议安排（建议学时数4）

第七章 差旅安排（建议学时数2）

第八章 档案管理与信息工作（建议学时数2）

三、教材及参考书

1.教材《涉外秘书实务》，劳动和社会保障部教材办公室编写，劳动社会保障出版社，2002；

2.参考书《秘书实训》，徐静 周渔村，高等教育出版社，2003。

四、考核方式

该课程考核方式为形成性测试，满分100分，包括平时成绩和期末成绩。平时成绩为学生的出勤情况、课堂表现和作业，共占30％；期末成绩为期末考试，共占70％。

五、对教学大纲的说明及对各教学环节的基本要求

《大纲》强调课堂教学应以学生为主体，教师采用灵活多样的课堂形式，充分发挥学生的能动性、创造性，独立性和合作精神，引导学生在积极参与课堂活动，认真完成课堂任务的过程中掌握思考问题和解决问题的方法，获取知识。课堂教学要与学生的课外学习和实践活动相结合。在《大纲》指导下，学生应达到以下要求：

1、掌握涉外秘书和涉外秘书工作的内涵。

2、掌握秘书在各种商务活动中必须具备的标准举止，礼仪规范。

3、正确处理办公室日常实务，信息资料工作，文书工作和会务工作。

4、掌握对文件、档案、资料等进行整理与保管的基本方法。

5、在面临具体问题时的反应能力快及应对思路正确，提高分析及解决问题的技巧和水

平。

6、掌握公文写作的方法技巧。

六、责任认定

1、大纲制定（修订）者： 张淑梅

2、大纲审定者：张轶前

3、大纲批准者：王显志

4、大纲责任校对：韩进宝

第三篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(刘东彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王晓倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(刘慧慧)Li Luming(李路铭)

Huang Chao(黄超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第四篇：涉外文秘毕业论文

湖南师范大学

自考本科毕业论文

编 号：

考 籍 号：

姓 名：

题 目：

指导教师：

电 话：

专 业：

通讯地址：

邮 编：

关键字

目 录

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘书的时代涵义.....................................................................................................4

2、秘书工作的特点...................................................................错误！未定义书签。

2.1综合性............................................................................错误！未定义书签。2.2服务性............................................................................错误！未定义书签。2.3事务性............................................................................错误！未定义书签。2.4政治性............................................................................错误！未定义书签。2.5机要性............................................................................错误！未定义书签。2.6服从性............................................................................错误！未定义书签。

3、秘书的角色功能...................................................................错误！未定义书签。

3.1秘书的配角功能............................................................错误！未定义书签。3.2秘书的潜在主角作用....................................................错误！未定义书签。

4、秘书角色的科学定位...........................................................错误！未定义书签。

4.2定位秘书角色的前提

错误！未定义书签。

4.3合理解决角色的冲突问题............................................错误！未定义书签。

5、提升综合素质，满足角色的定位要求...............................错误！未定义书签。

5.1树立和培养相应的意识，提高政策水平....................错误！未定义书签。5.2实施严格有效的信息培训制度....................................错误！未定义书签。5.3进行自我教育，更新知识............................................错误！未定义书签。5.4培育创新思维................................................................错误！未定义书签。5.5加强业务培训，提高工作水平....................................错误！未定义书签。结束语..........................................................................................错误！未定义书签。参考文献......................................................................................错误！未定义书签。

浅谈秘书的社会角色

摘要: 进入21世纪，随着我国改革开放社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书职业在当今已经显得越来越重要。在新的时代环境下，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，它的运动轨迹并不是通过单一的函数模拟就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘书角色一个比较准确的定位，应该是每个秘书的必经课程。因此，本文就从赋予时代涵义的秘书出发，通过分析秘书职业的特点、秘书角色的分工，以及对秘书如何提高自身素质，科学定位秘书角色的有效途径等多方面阐述。以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。

关键字: 秘书 角色 定位

前 言

在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华、发挥自己的潜能。作为一名优秀的秘书人员同样要明确并扮演好自己的职业角色，把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点、要求和冲突等，这样才能够最大程度地辅助好领导实现自己的职业价值。

一、秘书的时代涵义

“秘书”一词出现以来，人们则根据不同的时代环境和不同的行业背景下，对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面来谈谈国内外有关“秘书”的众多定义。

（一）在国外，秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定；秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

（二）在国内，秘书主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位；秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员；秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作；秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员；秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

显然，上述关于秘书的理解各有独见，但是同时我们又可以发现其中的共同特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研，为自己的上级提供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。

二、秘书工作的特征

（一）机要性和群众性的统一

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密，严禁外泄。但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。

因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

三、秘书的角色功能

通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色功能分为主角功能和配角功能。

（一）秘书的配角功能

秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。

因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，避免出现不必要的失误和麻烦。

（二）秘书是潜在的主角 秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己的政治思想素质，达到与真正的主角同样甚至高于的思想高度，培养临峰俯视的才气，宏观把握的眼光，同时又必须做到细致。其三，作为信息时代的秘书，还必须强化信息的综合分析和调查研究能力，为领导提供真实可靠的情报和决策的依据。

四、秘书角色的科学定位

美国社会学家米德1935年首次将“角色”一词引入社会学领域，后来逐渐发展起来的角色理论广泛影响了诸多学科。在“角色理论”中，主要研究的是人们在社会群体或组织中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的职责。

就秘书行业而言，在专业细分越来越规范的现代社会里，秘书的专业化和职业化是一种必然的趋势。作为专业的秘书工作者，了解秘书在工作中应扮演的角色，合理地进行角色定位，培养角色意识，对于加深秘书对职业岗位特点及职责的认识、把握和体验，开发秘书潜能，改进工作作风，提高办事效能，提高社会适应性都具有很大的现实意义和理论意义

（一）角色定位的前提

1、明确“对位”知道“该做什么”

作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。三要做到三清：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。

3、灵活移位，知道“不做什么”

秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人的基础上完成任务。

4、转换角色，及时“补位”

秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，同级之间其他人员不在岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避

免工作中出现失误。

（二）角色的定位

秘书的角色定位是一个动态地循环往复的过程，一般要经过角色知觉角色初始定位角色期望角色冲突角色互动与调整角色在定位等六个环节。秘书必须按照客观规律对自身角色进行正确的定位，一提高工作效率促进自身进步。

1、角色知觉

秘书角色知觉就是指秘书对自己所担任角色的活动或者具有的某种身份地位及由此所规定的职责和他人对自己的期望等问题的认识和判断。秘书在进入某一组织担任角色时，不能不想这样的问题，我的角色是什么，我应当作什么和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和身份如何等，这样构成了秘书对自己角色的知觉，他具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角色定位。

2、角色初始定位

秘书一自己对秘书角色的认识理解为基础并将自身实际情况和组织实际情况相结合初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进行初步定位，并以此为基础开展工作，在特定的范围内发挥特定的作用如：相对于领导而言秘书在社会活动中所扮演的是配角以辅助管理为其职业工作的根本特征，其劳动成果也往往体系在劳动的工作成效和组织的综合效益中。但是秘书在处理一些具体业务中又必须唱主角，其主题作用十分明显。另外，秘书在进行角色定位是还涉及具体的专业领域或者服务取向，必须根据服务组织服务对象的具体情况正确评价自身的只是与技能水平，决定自己的从业方向。很显然，秘书角色定位是由角色知觉自身实际组织实际等因素共同决定的。

3、角色期望

社会成员对秘书角色的期望比较复杂，人们对秘书说五花八门的或褒贬的称谓上就能有一定程度的反映，这与我国秘书职业化的成熟度和秘书职业评价体系不高有密切地关系。社会成员对秘书职业的期望形成了社会秘书管，随秘书的价值观产生深层次的影响。组织内部成员如各层级劳动普通员工其他秘书等对秘书有着更直接的期望，即秘书所要面对的角色群期望。不如各单位招聘秘书是的不同的条件要求就充分反映了这一类角色期望。角色期望往往具有一定的想到向导性，对秘书的职业道德职业行为职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范。

4、角色冲突

秘书的自我角色定位与各种角色期望是相互作用的，当两者出现矛盾时就会产生角色冲突。主要表现：

（1）自强哦角色定位与目的的角色期望发生冲突

比如初入职场的秘书往往年轻气盛，渴望成就一番事业，可是劳动可能安排他们从事一些日常琐事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位与自身能力发生冲突

比如有的秘书对自己的期望较高甚至过高而自身的能力又无法满足这种期望的实际，使自己实际扮演的角色不能如己所愿，便引起角色冲突。

（3）多种身份关系失调引起角色冲突

一个人在社会中往往同时占据多个社会位置十多个角色的集合体，秘书也同样被赋予多种角色身份，如果处理不好其中的关系，自然会引起角色冲突。

5、角色的互动与调整

角色状态不可避免。当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色期望的压力下，与期望发生出者之间就要通过各种方式进行必要地角色定位与角色期望的相互调整与适应。这是一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息影响角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应又影响到角色期望发出者对期望对象最初的我及未来的期望。不如：领导希望秘书成为组织对外接待工作的一面手，而秘书却不擅长迎来送往的工作，反而长于内部事务工作的安排，这就会导致角色冲突发生。在这个过程中，马赫感受到来自领导期望而形成的压力，认识到并努力提高自己在对外接待工作中的能力；领导也认识到秘书能力与其期望存在差异，进而可能考虑调整秘书的工作岗位。

6、角色再定位

经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，这就意味着角色再定位的完成。

（三）合理解决角色冲突

1、要摆正自己的位置

首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。

2、要保持角色系统的整体均衡

秘书不能人为地给某一种或几种角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

3、要善于换位思考

秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错，可能在处理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，同时向领导提出善意的补正意见。

4、要正确发挥各种角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不断提高自己的综合素质。

因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。

（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。（3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制怒。

（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。

（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给有关领导。

（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。

（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。（9）行要正：作风正派，一举一动，一言一行都要起表率作用。（10）笔要直：论人衡事都要客观公正。七戒：

（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。（2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。（3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。

（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。

（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。（7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提，是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己，只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。

五、提高秘书职业素养的途径

秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养，才能在秘书岗位上游刃有余。

（一）培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

1、德才兼备，以德为重

一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。

2、当好领导的“外脑”

由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。

3、提高专业技能

何谓秘书？古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

（二）培养高尚的道德情操

1、是加强政治理论学习，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观。

2、是要摆正自己的位置。

秘书虽然是普通的工作人员，但其工作岗位十分特殊。因此秘书人员要给自己正确定位，说话办事不能指手画脚、盛气凌人。要以对工作负责、对人民群众负责、对领导负责的态度办好每一件事，牢固树立服务意识。

3、是要老老实实做人

要当好秘书首先要学会做人。要时刻做到自重、自省、自警、自励，管住自己的嘴，不该说的绝对不说；管住自己的手，不该拿的坚决不拿；管住自己的腿，不该去的地方绝对不去。

4、是踏踏实实办事

在工作中始终做到一个“勤”字。勤是一种人生态度，也是一种精神品格。“勤”能使人坚定意志、克服困难，竭尽全力做好每一件事。有了这种人生态度和精神品格，工作起来就能任劳任怨、奋发有为，不计较个人得失，全心全意把工作做好。

（三）强化秘书人员的五种意识：自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、责任意识

总而言之，在现实的工作中，要做好一名合格的秘书，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象。秘书人员不仅要熟练掌握必备的专业技能，而且还要在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的职业素养，科学合理的看待秘书角色的多样性问题，并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色，最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位，顺利高效的展开自己的本职工作，最终取得事业上的成功。

第五篇：涉外秘书实务

印制名牌一般不套色，如确有需要，一般亦不超过三种颜色

名片应使用规范汉字印制，如果是与港、澳、台胞及外国人交往，也可选用繁体字

国际电报按其所使用的文字和电码可分为：明文电报、商用成语电报、商用密码电报、罗马字电报

国际电报按传送时间之快慢可分为：书信电报、普通电报、加急电报

接待室室内布置四大因素：光线、色彩、声响、空气

处理突发事件：值班人员要临急不乱，及时向上司汇报请求，在没得到上司的指示之前，为保障人民群众生命财产的安全、减少扣件，值班秘书应在可能的范围内适当地采取临时应急措施。

值班制度包括：

1、岗位责任制度：明确规定值班工作的职责范围和值班纪律。

2、领导干部值班制度：要求除一般的值班人员外，还应有一名中层以上干部负责当天或当周的值班工作，以便及时处理、解决重大问题，防止急事、大事无人处理。

3、请求报告制度：要求值班人员值班期间对于所遇到的重要问题或无把握处理的问题，不可擅作主张，应先请求，后办理；对重要的紧急情况和重要信息，要及时报告，不得拖延或知而不报告对于一些特殊的重要的突发事件，也可边处理边报告，但不可办而不报。

4、交接班制度

5、保密制度

如何刻制单位印章：单位的印章，须经过公安部门批准，然后到指定单位刻制，或由其主管上级单位负责制发。单位内部的专用章、负责人印章可由单位出具证明，经公安部门备案，然后到指定的工厂或刻字社刻制。

如何妥善保管印章：

1、印章应存放在安全可靠的地方，最好是放在保险柜内；

2、节假日应特别小心，存放印章的地方一定要上好牢固的锁，必要时还要贴上封条；

3、印章要随用随开锁，不用时不能随便搁放在桌面上。

如何履行用印手续：

1、严格履行用印批准手续；

2、严格监督用印；

3、严格执行用印登记制度；

4、认真盖好印章；

5、正确使用专用章；

介绍信的作用：

1、介绍作用

2、证明作用3

介绍信种类：证明信、存根介绍信、普通介绍信、专用介绍信

国际信封书写要求：

1、收集人名址要用英文、法文或寄达国通晓的文字书写，寄达国国名和地区名要用大写字母书写；

2、寄往蒙古、朝鲜、日本以及我国香港、澳门、台湾的信件，可以使用国内标准信封，按中文习惯书写收、寄件人姓名、地址；

3、不能用红笔或铅笔书写

大事记的特点：

1、史料性

2、记事性

3、简明性

涉外接待注意事项：

1、严守秘书，确保安全：接待外宾时，有关人员必须注意内外有别，自觉执行国家有关的保密规定，严守党和国家的机密，防范各种可能的政治、军事、经济等情报的窃密，确保国家机密的绝对安全检查；要做好接待工作中的保密工作，做好饮食、住地和交通等方面的安全工作，以确保外宾的人身安全；要保守重要会谈、文件和活动的秘密，以保证涉外接待和合作的顺利进行；

2、遵守纪律，讲究信用：自觉遵守有关纪律，严格执行请示报告制度，任何人不得以任何名义背着组织同外国机构和人员作不正当的来往交易，牟取私利；涉外接待中要信守诺言，以树立组织的良好形象；

3、不卑不亢，平等相待：涉外接待中，应本着不卑不亢、平等相待的原则，不管外宾是来自哪个国家和地区，我们都应按照接待规格，予以热情友好的平等接待，都应尊重他们各自的风俗习惯。

4、精心组织，厉行节约：接待需要人力、物力、财力作保障，接待人员应在不影响接待规格的前提下，严格按照有关部门的规定，精心组织，精打细算，节约开支，反对铺张浪费，树立良好的接待风气

会议通知必须写明：会议名称、会议内容或中心议题、会议起止时间、与会人员须知事项。如果是跨地区的会议或学术会议，最好发两次通知。第一次通知是预先性的，通知的后面应附回执。回执的内容包括：与会者姓名、性别、年龄、职务、住宿要求、工作单位、地址、邮编及联系电话、等接到肯定参加会议的回执后，再发第二次通知，即报到通知

召开员工大会，涉外秘书的主要任务：

1、发出通知。告知员工大会的内容，开会的时间、地点；

2、布置会场。组织有关人员布置好会场，例如会标、主席台的布置，音响、照明的检查等；

3、准备好会议的文字。及时准备好领导的讲话稿，人报告用的有关文件、资料、统计数字，等等。

案例分析：客人依约前来，领导却因急速外出或非外出不可，而又来不及通知客人，这是主任的失礼。

1、涉外秘书应代表上司对客人诚恳地表示歉意，请求谅解，并说明情况及领导预定回来的大概时间，征求客人意见。

2、如果客人留下来等待上司，则应先客人谈谈，而决不能让客人独自坐着干等。如果客人要先回去，则要注意不要忘记与客人商讨有关再联系事宜。

3、如果客人同意，也可以根据客人来访的意图和洽谈的事项，将其介绍给其他有关的部门或领导

4、如果领导在因事临时外出时已交代好如何接待有约在先的客人，那么就要照领导的指示

办理。