三级涉外文秘考点(缩小版)

第一篇：三级涉外文秘考点(缩小版)

职业道德：

1． 道德包括：家庭美德、社会公德、职业道德。2． 道德与法律的关系：a联系：车之两轮，鸟之两翼；相辅相承，相互促进；道德与法律在内容上有部分重叠。b区别：在范围上，道德>法律；在调节主体上，道德>法律；在调节方式上，法律具有强制性和滞后性，道德具有自觉性和事前性。

3． 道德评价的特点是：具有扩散性和持久性。4． 职业道德的特点：鲜明的行业性；范围上的有限性；形式上的多样性；一定的强制性；相对的稳定性；利益相关性。

5． 职业道德的功能：导向、规范、整合、激励功能。6． 职业道德的社会作用：有利于提高人们的道德水平，促进良好社会风尚形成；有利于调整职业利益关系，维护社会生产生活秩序；有利于完善人格，促进人的全面发展。

7． 我国传统职业道德的精华：公忠为国；恪尽职守；自强不息，勇于革新；以礼待人，诚实守信；见利思义，以利取义。

8． 社会主义道德：以为人民服务为核心，以集体主义为原则，以五爱为基本要求，以爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会为主要规范和内容，以社会主义荣辱观为行为准则。

9． 社会主义职业道德的特点：继承性与创造性的统一；阶级性与人民性的统一；先进性与广泛性的统一。10．社会主义核心价值观：以马克思主义为指导思想，中国特色社会主义共同理想，以爱国主义为核心的民族精神，以改革创新为核心的时代精神，社会主义荣辱观。11．职业道德的五个要求：爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会

12．集体主义的内涵：坚持集体利益和个人利益统一；坚持集体利益至上；集体利益要通过对个人利益的满足来实现。

13．集体主义的要求：正确处理集体与个人的关系；正确处理小集体和大集体的关系；反对错误思想（个人主义、享乐主义、拜金主义）。

14．职业道德的内在准则：忠诚、审慎、勤勉 15．职业化即专业化，是一种自律性的工作态度，它包含职业化素养<职业化技能<职业化行为规范。16．职业化内涵与职业道德素养：职业化内涵包括德才兼备的内涵，包括职业道德准则的内涵，包括自主与协作的内涵，包括职业化与人力资源伦理。

17．职业化管理：职业化是一种工作状态下的标准化、规范化、制度化。

18．职业技能：包括职业知识、职业技术、职业能力。19．职业技能的特点：时代性；专业性；层次性；综合性。

20．职业技能与职业道德的关系：职业技能的发挥是考职业道德做保障的；职业道德对职业技能有统领、支撑、促进作用。

21．如何提高职业道德：脚踏实地，勇于进取，与时俱进，永无止境。

22．加强职业道德修养的重要性：有利于职业生涯的拓展，有利于职业境界的提高，有利于个人的成长成才。23．实现职业道德修养的途径：端正职业态度，强化职业情感，要注意历练职业意志。

24．敬业：A重要性：是在职场立足的基础；是事业成功的保证；是企业发展壮大的根本。B内涵：孔子最早

提出“敬业”。敬业的含义：恪尽职守、勤奋努力、享受工作、精益求精。特点：主动性、务实性、持久性。C要求：强化职业责任，坚守工作岗位，提高职业技能 25．诚信：A重要性：关系到企业兴衰；是个人职业生涯的生存力和发展力。B内涵：诚是信的前提。特点：通识性，智慧性，止损性，资质性。C要求：尊重事实，真诚不欺，讲求信用，信誉至上。

26．公道：A重要性：是企业发展的重要保证；是员工和谐相处，实现团队目标的保证；是确定员工薪酬的一项重要指标；公道与否影响员工职业发展的前景。B内涵：公道是制度的灵魂，其表现形式包括公道的制度、行为、品德。特点：标准的时代性，观念的多元性，意识的社会性。C要求：平等待人（树立市场面前顾客平等的观念，树立按贡献取酬的观念，树立按德才谋取职位的平等观念），公私分明（要有法律意识、慎微意识、大局意识），坚持原则（立场坚定、方法灵活、以德服人），追求真理。

27．纪律：A重要性：影响企业形象，关系到企业成败，是企业选择员工的重要标准，遵守职业纪律关系到员工个人事业成功与发展。B内涵：通常讲的是狭义上的职业纪律。特点：社会性，强制性，普适性，变动性。C要求：学习岗位规则，执行操作规程（牢记、演练、坚持），遵守行业规范，严守法律法规

28．节约：A重要性：是企业兴盛的重要保证，是从业人员立足企业的品质，是从业人员事业成功的法宝。B内涵：特点：时代表征性，社会规定性，价值差异性。C要求：爱护公物，节约资源，艰苦奋斗。

29．合作：A重要性：是企业生产经营顺利实施的内在要求，是从业人员汲取力量和智慧的重要手段，是打造优秀团队的有效途径。B内涵：按有无合同分为正式合作和非正式合作，按群间划分为群体与个人、个人与个人。特点：普遍存在的社会性，互利性，平等性。C要求：求同存异（换位思考、胸怀宽广、学会宽容、和谐相处、密切配合），互助协作，公平竞争。

30．奉献：A重要性：是企业健康发展的保障，是从业人员履行责任的必由之路，有助于创造良好的工作环境，是从业人员实现理想的途径（谋生、实现个人专长和才智、服务社会，造福人类。）B内涵：奉献是最高层次的职业道德。特点：非功利性，普遍性，可为性。C要求：尽职尽责（明确岗位责任、培养职责情感、全力以赴工作），尊重集体（以企业利益为重、正确对待个人利益、树立职业理想），为人民服务。录像题：

TIPS：1.提前到岗，按时上班。2.会议桌/办公桌干净整洁。3.着装规范。4.响铃不过三，接电话及时。5.接电话礼仪规范。6.办公室/会议室温度适宜，通风良好，及时清理，光线适合，绿色植物。7.开会前提前到会场做准备，检查设备。8.女士优先原则，尊重女性。9.尊重个人隐私。10.用餐、开会次序排列准确。11.拜访前做到提前预约。12.会见会谈准备工作得当。13.正式宴请礼仪得当。14.倒茶倒咖啡方式是否正确。15.馈赠礼品得当。16.能及时、冷静正确处理突发事件，善后事宜处理得当。17.正确填写事故情况记录表/工商情况处理表。18.及时评估办公室工作，提出建议。19.熟悉办公用品采购程序，及时购买。20.正确填写订货单。21.制定合理的采购预算方案。22.合理开发和利用信息。23.文书拟写正确。24.消除安全隐患（消防器材，线头裸露）25.能提醒领导工作安排。26.对会议评估及

时，合理到位。27.会议结束前能搜集到对会议的反馈意见。28.合理控制会议经费。29.能及时请领导在会议记录上签字。30.会议结束后能及时收拾会议室。31.及时做到有效沟通。32.出现问题，主动承担责任。33.文件归档分类正确。34.能正确使用“跟踪卡”，及时催还文件。35.能指导新人工作，态度诚恳端正。36.主动为领导排忧解难。37.随声携带纸笔，及时记录领导吩咐。38.能掌握速记技能。39.准备大型活动应急方案，并及时沟通协调各部门。40.有保密意识，明白内外有别。41.不逾权，正确行使权力。（盖章要正确，能正确使用印信）42.正确处理单位敏感问题。43.正确使用仪器设备。44.在沟通中，能做到换位思考，内部客户意识。45.正确处理各部门，同事间的矛盾。工作实务题：

1． 拟定商务活动的礼宾次序方案：A确定礼宾次序方案（在商务活动中，一次接待两个以上的外国代表团就需要确定礼宾次序。因为这涉及到在会议发言时谁先谁后，宴请是谁坐在主人右边那个最好的位置等敏感问题。）在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有5种常见的排列方法。a依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序。b依照来宾的具体身份和职务的高低来排列其次序c依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序d依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列其次序e不排列。在礼宾实践中，上述5种方法可以交叉采用。一般的习惯是：首先按照来宾的身份、职务的高低排列；身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。B提前通知有关各方。不论采取何种排列方法，均事先与外国来宾进行沟通协商，一般在发邀请函的时候就应注明礼宾顺序的排列方法。C按礼宾次序排列座次、名次、出场次序。

2． 参加会议活动的着装建议：衣着要整齐。特别是出席晚上的宴会，更要讲究一些。男士要穿深色西装，女士要化妆，穿晚礼服或者单色长裙、中式旗袍。不要穿白天的工作装参加晚宴。出席白天的招待会，衣着可以简单一些，裙子的下摆不要像晚装那样长，在膝盖上下即可。总之不管怎样穿着，一定要符合主人请柬上的要求。

3． 会议应急方案的主要内容：A会议举行过程中可能出现的问题：a人员问题（会前常见的人员问题是演讲者、参加者或关键代表不能到会，登记参会的代表数量不足。）b场地问题（重复预订房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等）c设备问题（缺少合适的设备或者设备在使用过程中发生损坏。）d资料问题（宣传资料的不足或短缺，资料没有送到会议地点）e健康与安全问题（如突发性火灾等各种灾害的发生，某位代表患上了严重或高度传染的疾病，因某种原因导致的与会人员出现食物中毒等）f行为问题（会议中偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当）B出现问题时负责解决的会议工作人员：在会议筹备方案中，应明确指出各小组的成员组成情况，同时注明工作人员的职责。在会议应急方案中，也应明确在会议筹备和举行过程中，出现各种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，并在会前协调会议中落实到人。

4． 档案利用工作的方式和利用工作的要求：工作程序：熟悉库藏；分析利用需求；选择档案利用方式；获取档案；提供档案。方式：阅览室提供利用；档案外借；

制发档案复制本；制发档案证明；提供咨询服务；印发目录；档案展览。要求：依法开展利用的工作；主动、及时开展利用工作；不断完善档案服务方式和手段；掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

5． 会议筹备方案的内容：a确定会议的主题与议题。b确定会议的名称。c确定会议的议程。d确定会议的议程。e确定会议的时间和地点。f确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。g确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。h确定会议与会代表的组成。i确定会议经费预算。j确定会议住宿和餐饮的安排。k确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。作用：确保会议的周密组织、确保会议服务质量和沟通协调到位、确保领导意图得以贯彻执行。制定程序：组建会议筹备委员会；划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的主题议题等；方案拟出后要交上司审核，再具体安排与部署。

6． 会务机构分工的要求：要根据会议的规模和类型组织人员队伍；会务机构要分工明确，责任到人；加强协调，定期沟通。

7． 文书审核：文书审核时对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。要求：审核中发现的问题必须逐一纠正；一般性问题可以直接修改；需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。工作程序：1明确审核范围（不是所有的文书都要经过审核处理程序，那些属于例行或事务性的文书就不必审核）2确定是否需要行文（可行可不行的文一律不行；通过口头、面谈或者电话能完成请示、答复事项，则不行文；与已经发出的文件内容重复的，不需行文）3审核文书内容（审核文书内容与有关规定是否一致；政策界限是否清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处；提出的意见和办法是否可行）4检查文字表达（检查文字表述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，文字有无错漏，标点符号是否正确；事实陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力；结论的提出是否明确具体）5检查文件体式（检查文种是否恰当，格式是否规范完备，标题是否反映内容，密级、处理时限定的是否恰当；主送单位、抄送单位是否符合规定）6检查文书在处理程序上是否妥善完备（检查发文的名义是否合适，是否须交一定的会议讨论通过；文书涉及其他部门，是否已征得相关部门同意）注意事项：书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录；审核中发现问题必须及时解决。

8． 编制采购预算的一般程序：1确定预算的核算基数（确定预算的核算基数实际上是要确定采购费用的总额。根据办公活动的实际需要、具体项目的目标、公司的财力等统筹安排，可以参考上一年度以及类似项目的实际支出，确定一个核算基数与比例。）2进行市场调研3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案（预算方案要进行科学的可行性论证，提出项目的效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据等）5征求意见，完善方案（制定好的预算方案要交使用部门征求意见，进行协商。对预算方案进行修改完善后交上司审批，然后再执行）

9． 远程会议筹备方案的特点：1远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做

永久记录、交流更加直接与简短的优点；2远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期，会议起止时间，参加会议人数，与会人员的电话号码，主持人姓名等；3会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论；4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

10．如何检查会议筹备工作：开会检查的程序：1会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，并由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小组；2会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知；3召开筹备检查协调会，听取汇报，并在会上现场解决各种需要协调的问题；4汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。现场检查的程序：1先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门；2将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总；3按照既定的检查路线和项目逐一对现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录；4对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。11.题目：公司拟于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1号会议厅召开“宏远公司技术训练专题研讨会”，参会人员要在6月5日上午8:30报到，总人数达到80人左右。在会上，王总经理将做关于技术训练问题的工作报告，培训部总监将做专题发言，人力资源部总监将宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案，主管副总经理作总结报告。请你根据以上情况拟写出此次会议的筹备方案交给我。参考答案：

宏远公司技术训练专题研讨会预案

（筹备方案）

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会，会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点

拟定于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1号会议厅召开。6月5日上午8:30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司培训部总监、人力资源部总监，以及公司下属各部门的技术骨干，总人数达到80人左右。

四、会议议程

会议由主管副总经理主持

上午：（1）王总经理做关于技术训练问题的工作报告。（2）培训部总监专题发言。

下午：（1）人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。

（2）副总经理做总结报告。

五、会议议题

（1）技术训练与提高企业综合竞争力（2）技术训练与技术创新（3）如何提高技术训练的质量（4）技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备（1）总经理的工作报告（2）培训部总监的专题发言稿

（3）公司开展技术竞赛评比的计划（草案）（4）副总经理的总结报告。由总经理办公室牵头准备。

八、会议服务工作 由行政部综合协调。附：（1）会议通知。（2）会议日程表。

12.下周我将会接待3位来自欧洲的客人，请你为客人准备礼品并把准备礼品的想法发个邮件给我。参考答案：1各国的禁忌：各国、各民族都有自己独特的礼节和习俗。在对外交往中送礼如果不考虑对方习俗，很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。（以下根据题目要求写）A信仰伊斯兰教的国家：在信仰伊斯兰教的国家，人们普遍喜欢绿色，认为它代表吉祥和幸运。送礼物时不要送对方夫人礼物，送给孩子礼物是允许的。由于伊斯兰教禁止偶像崇拜，所以不要送雕塑、娃娃、人物画像之类。穆斯林不喜欢熊猫，因为他们认为它像猪。所以礼物中也不要有熊猫形象出现；也不要送酒及猪皮，猪鬃等制品。B韩国：韩国人有非常强的民族自尊心，爱用本国产品。由于曾长期被日本侵占，对于日本货、讲日语的人没有好感；所以不要送他们日本产品。C日本：日本人喜欢送人小礼物，讲究礼品包装。送礼喜欢送单数，但不喜欢“9”也不喜欢“4”。日本人对于中国的传统绘画、文房四宝等颇能欣赏。D俄罗斯：拜访俄罗斯人时，送女士鲜花最好，但是不要送双数。俄罗斯男性很爱饮酒，伏特加是俄罗斯著名的烈酒。他们对中国的白酒是很能欣赏的。俄罗斯人禁忌的数字是13和星期五。所有信仰基督教的国家和民族都有这样的忌讳。E法国：法国的国鸟是公鸡，人们认为它是勇敢的化身。人们视孔雀为祸鸟，仙鹤是淫妇的化身，大象则象征蠢汉。法国人动物保护意识极强。菊花、杜鹃花、牡丹，黄色的花、纸花，都不宜送人。向女性送花宜送单数，但要避开1和13,。男性向关系一般的年轻女性送香水被认为是不合适的。法国人还不喜欢墨绿色，因为墨绿色是纳粹军服的颜色。F英国：英国的国鸟是知更鸟。他们不喜欢孔雀、大象和猫头鹰，不喜欢用这些动物的图案和人像图案作商品的装饰。在人际交往中，他们不愿意接受贵重礼物。不可以送百合花，因为它意味着死亡。英国人忌讳的数字也是13，不喜欢的日期是星期五。G美国：美国人最喜欢的颜色是白色、黄色和蓝色。美国的国鸟是白头雕。蝙蝠被视为吸血鬼和凶神，不受欢迎。中国古代器物上常有蝙蝠的图案，在现代的工艺品上也是常见的，但给美国人准备礼物时，最好避开这种图案。不宜送美国人的礼物有香烟、香水、内衣、药品等物。上面印有公司名称的物品也不宜作为礼物送给美国人。其实，上述物品也是西方各国普遍忌讳的。2送礼的礼节：买好了礼物之后，要把上面粘贴的价格标签撕掉。有一件事情不能忘记，那就是包装，包装是礼品的一部分。在选择包装纸时，要注意上面的花纹、字及颜色。礼物要当面送给受礼者，双手递上，并且明确的说明是礼物。在商务活动中，一般不要再第一次见面时或业务洽谈开始阶段就送礼，避

免行贿的嫌疑，对外商尤其要注意。业务洽谈结束之后送礼是合适的。但是一般不能太贵重，有纪念意义就好。有不少单位会专门订购一些礼品，在上面印上自己单位的名称。这种礼品用于一般应酬尚可，如果是送比较重要的客人或者重大场合，就不合适了，有作广告的嫌疑，降低了礼品的分量。选择礼品注意事项：与受礼者的关系；明确送礼的原因；了解受礼者的特点；经济方面的限定。

13.根据下文提供的材料，请带京城公司拟写一份公文。

要求：

1、按照公文正式格式撰制

2、确定发文范围，正确使用文种

3、可适当添加内容使之完整。材料：

1、根据《实施工作目标督查考核暂行办法》，经检查考核和认真评选，培训中心、企划部、销售部、第四分公司评选为2001年度业绩突出部门。

2、为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2001年度政绩突出部门。

3、经公司董事会办公会议决定，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元。

4、主送单位是各分公司中心部。

5、附件是4个部门的先进事迹。

6、发文时间为2002年1月20日。参考答案：京城公司关于表彰2001年度业绩突出部门的通报

各分公司、中心、部：

2001年时进入新世纪、实施“十五”计划的起始之年。我公司各部门深入学习贯彻党的十五大及十五届五中、六中全会精神，团结奋斗，争创一流，顺利实现了“十五”计划的良好开局，为公司的进一步发展奠定了基础。为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2001年度政绩突出部门。根据《实施工作目标督查考核暂行办法》，经检查考核和认真评选，培训中心、企划部、销售部、第四分公司被评为2001年度业绩突出部门。经公司董事办公会议决定，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元。

2002年是我公司发展史上具有重要意义的一年。各部门要与时俱进，扎实工作，以优异成绩完成2002年工作计划。

附件：

1、培训中心先进事迹

2、企划部先进事迹

3、销售部先进事迹

4、第四分公司先进事迹

京城公司二〇〇二年一月二十日

14.题目：2006年劳动和社会保障部向国家物价局、财政部发了《关于申请调整工人，<技术等级证书>收费标准的函》（老培字{XXXX}1号），要求将现在的每本收费标准由原定的1.30元调整为2.5元，物价局、财政部复文表示同意，并对收费单位提出加强财务管理，专款专用等要求。

请你以物价局、财政部的语气写一份复文。

要求（1）标题要素齐全，文种使用正确；（2）内容结构完整，语言合乎要求

参考答案：国家物价局、财政部关于批准劳动和社会保

障部申请调整工人技术等级证收费标准的函 劳动和社会保障部：

你部《关于申请调整工人，<技术等级证书>收费标准的函》（老培字{XXXX}1号）收悉。

根据国家物价局、财政部有关规定，批准调整工人<技

术等级证书>每本收费标准由原定的1.30元调整为2.50元。同时国家物价局、财政部要求收费单位加强财务管理，专款专用。特此函复。

国家物价局、财政部

二〇〇六年x月x日

15.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条 钟苗： 为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。参考答案：备忘录

发自：秘书钟苗发给：行政经理苏明日期：2007年3月15日

主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义内容：

1、收集会议文件资料的要求 ：（1）确定会议文件资料的收集范围（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。（4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料：（1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。（2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。（3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。

3、会议文件的立卷归档。会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点： 第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。16.背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。

便条 高叶：为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。

参考答案：

1、在家工作模式优缺点（1）在家工作模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在在的工作时数，而增加在家里的工作时数。（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理

和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。

2、其他工作模式（1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。（2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。

17.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条 钟苗：公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。

参考答案 布置办公室的程序如下：

1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。

3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。

4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

5、对设备的安放提出合理建议。

18.背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。

便条 高叶：从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。谢谢。

1、提高团队士气的方法。

2、团队任务的分配方法。

3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。参考答案：

1、提高团队士气的方法（1）有一个良好的工作环境（2）让队员了解团队的使命（3）努力的目标相同（4）记住每个队员是独立的个体（5）创立团队识别系统（6）分享成果（7）确保团队正面气氛

2、团队任务的分配方法 认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。公平分配每个成员工作。分配工作时，应考虑下列因素：（1）团队成员工作经验的多少（2）每人承担的工作总量（3）尽可能变化着平均分

配任务（4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性（5）组织团队会议，公开化讨论（6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务

3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径（1）定期向上级主管部门提交书面报告（2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触（3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议（4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通 管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合。19.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条 钟苗：以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动：上午如开董事会议，所有的经理都参加；上午给参加员工培训课的新员工讲话； 中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；下午会见丽康公司销售部经理张建。请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。

参考答案： 苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：

经理工作日志2007/3/19星期一时间 内容 地点

9：00~10：00 处理日常事务：如阅读文件、处理信件等 办公室

10：15~11：15 经理主管会议 董事会会议室11：30~12：00 给参加员工培训课的员工讲话 员工培训中心

12：30 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐 王朝酒店2楼西域厅

14：00~15：00 下行会见丽康公司的销售部经理张建 会客室

15：45 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原 阳光公司

20.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。便条 钟苗：安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。

参考答案：

1、刻录机的主要性能指标（1）数据传输速度。（2）缓存容量（3）兼容性

2、刻录机使用注意事项（1）安装时要注意散热。（2）保持清洁。（3）避免记得录机长时间工作。（4）刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件。（5）及时取出盘片。

21.背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条 钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。参考答案：

1、观察法的优点：方法简单、灵活，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适于对人物、事件实际状况的了解。

2、观察法的缺点：不易收集到深层次信息，获得信息量有限，效果受观察能力影响。

3、询问法的优点 ：灵活、实用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得语言或非语言信息。

4、询问法的缺点：信息收集者要有一定能力；获取信息的质量

受询问技巧的影响；费用高、时间较长、规模小，书面询问复杂、难掌握。22.各种文书的拟写：

A通告：标题+正文（发文缘由、通告事项、尾语）+落款+成文日期

B通报：标题+主送机关+正文（发文缘由、通报事项、分析、{决定}、号召要求）（+附件）+落款+成文日期 C决定：标题+主送机关+正文（发文缘由、决定事项、要求）+（附件）+落款+成文日期

D请批、批答函：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 23.文书拟办：要求：熟悉有关政策和规定；熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况；熟悉发文程序和有关规定；拟办意见要符合政策规定和实际情况；拟办意见力求准确、及时、简洁。工作程序：明确拟办范围；阅读文书内容；提出拟办意见。注意事项：拟办意见要明确具体；应写明要对文书进行的阅示的领导或文书承办部门；写清承办的时限和要求；写明发送范围和阅读范围。

25.文书承办：要求：认真领会拟办和批办意见；文书的承办要区分轻重缓急；来问内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考；对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明；要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。工作程序：了解文书内容；研究批办意见；进行具体处理。注意事项：承办包括办理有关事宜和撰文答复；文书具有时效性，应在承办时限内完成文书处理；属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回；注办文书，收文承办后，在文件处理单上简明注明文书办理的情况和结果。

26.文书催办：要求：催办中发现问题要及时汇报；要填写催办记录单。工作程序：确定催办的范围；确定催办的方法；进行催办。注意事项：对领导特别关注的、紧急文书要进行重点催办。

27.档案参考资料的编写：要求：编写档案参考资料一定要获取大量的档案材料，在掌握丰富的档案基础之上，选择准确、典型的材料。编写要做到真实准确实用，注意档案的保密性。问题集中，内容准确，文字凝练，概括性强。工作程序：确定编写档案参考资料的种类[大事记（大事时间和大事记述）、组织沿革（单位概况、机构名称改变、地址迁移、机构变动时间、隶属关系、性质与任务、职权范围、领导人员变化、编制扩大或缩小、内部机构设置变化）、统计数字汇集、会议简介、科技成果简介、企业年鉴、企业史志]；收集档案材料；进行编写。注意事项：档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献；档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料。

28.电子档案管理：要求：真实性、完整性、可读性。工作程序：电子档案的收集积累；电子档案的归档{归档方式（物理归档、逻辑归档）、归档时间（实时归档、定期归档）、归档要求（完整齐全、真实有效、要整理）、归档手续}；电子档案的保管（存放方式、控制库房温度湿度、预防有害因素的影响、检查保存状况）；电子档案的利用（电子阅览室阅览、复制、出借、在线利用）注意事项：可以采用双套制归档；归档时要及时进行技术鉴定；要维护电子档案信息的安全

29。信息开发：主要形式：剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调查报告。信息编写的类型：

动态型信息、建议型信息、经验型信息、问题型信息、预测型信息。要求：注重调查研究，全面及时获取信息，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工，综合分析，提炼，概况，开发出有特色，利用价值大，可信度高的信息。工作程序：确定主题；分析信息材料；选择信息开发方法（汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转换法、图表法）；选择开发信息的形式；形成信息产品。

30.信息利用：特点：周期性、经常性、广泛性、实效性。要求：遵守信息法规；维护信息安全；最大限度的满足信息需求；注意对日常信息的积累。工作程序：了解信息的内容；确定利用需求；确定信息利用服务的途径（信息检索服务、信息加工服务、定题查询服务、信息咨询服务、网络信息服务）；获取信息；提供信息。注意事项：信息利用中可以使用跟踪卡和文档日志记录信息借阅情况。意义：有利于实现信息的价值，促进管理水平的提高，有利于信息的增值和信息资源的共享，有利于提高决策的成功率。

31.信息反馈：特点：针对性、及时性、连续性。形式：正反馈和负反馈；纵向反馈和横向反馈；前反馈和后反馈。要求：要准确真实；尽量缩短信息反馈的时间；要广泛全面，多信源、多通道反馈。工作程序：明确目标；选择信息反馈的方法（系列型反馈，广角型反馈、连续型反馈）；获取反馈信息；加工分析反馈信息；传递反馈信息；利用反馈信息。

32.办公资源管理：工作程序：了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置地点、功能情况；对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理；对办公资源建档，记录应用情况（设备的购买信息、保修信息、维护合同、操作指南、基本信息、所有设备情况列表、设备的日志记录和故障登记）；定期进行数据分析。注意事项：必须要对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速的找到它们；要注意及时更新记录，办公资源的变动情况要记录在案，能够真实地反映目前的实际使用状况；要注意按规定清退办公用品，员工离开本单位，应退回领用的办公用品；办公用品的领用、更换要依照相关规定执行，特殊情况要有书面报告；公司员工的流动影响着办公资源的调配与利用，应随时掌握员工的变化信息。

33.办公用品与设备的采购：工作程序：提出购买申请；审批、落实经费；招标，选择供应商；签订供货合同；货物入库；支付货款。注意事项：在自己的职权范围内，依照规定的程序进行购置，要多征求使用者的意见；按照采购程序与供方确定购货内容、总费用、交货和售后服务等事宜，形成整套购买文件；按照进货验货程序检查所购设备和办公用品的型号、质量、数量、价格及相应单据；若发现提供的货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系；最后按单位规定与财务部门办理或存放购买货物的相关文件及单据。

34.设计不同形式办公室：工作程序：1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求（面积空间大小；人员流动频率、声音对办公效率的影响、需要设备及家具量的多少）2.设计平面图3.选择办公家具、设施及装饰{家具与设施、装饰(颜色、植物、图片)、采光温度及通风}。注意事项：职工的人数；购买或租用的面积；机构的建制和办公空间的分类；组织经营的性质或内容；部门间的工作联系；办公室的间隔方式要符合工作和保密的需

要；走廊楼梯等的宽窄和通畅要符合安全需要，并安排好公用区域；办公室要根据组织的发展变化，在设计上讲究灵活性。

35.改进办公室日常事务工作：基本思路：重新安排；修改；替换；合并；精简。工作程序：定义；评价；分析；改进；实施。注意事项：工作流程应该不受组织性质或功能性结构束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应该扩展至整个组织；流程应由职权明确的专人来负责；流程要与其他流程以及客户需求适当结合；各项流程既相互独立，又要在整体上严密不漏，这样才能避免重复的工作以及不必要的协调工作；流程的本身要有不断改善的空间及弹性；复检的次数越少越理想。36.处理突发事件：原则：快速反应，控制事态的发展；以人为本，保护公众利益；公开透明，真诚面对公众；重塑形象，置之死地而后生。工作程序：1.突发事件的预防措施2.突发事件的应对措施3.处理突发事件的工作流程（及早发现，马上报告；查找问题的原因；成立临时指挥中心；控制源头，釜底抽薪；召开新闻发布会）37.督查工作：特点：复杂性、原则性、时限性、权威性。原则：实事求是的原则、主动性原则、分层落实的原则、时效性原则、督查与帮办相结合的原则。方法：书面督查、电话督查、专项督察、会议督查、调研督查。工作程序：交办、立项、登记、转办、承办、催办、检查、办结、办结回告、审核、立卷、归档。注意事项：实事求是、授权督查、时限要求、办实事、谦虚谨慎。38。制定工作计划：方法：根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务；区别重要的任务和紧急的任务，通常按照ABCD法则，先做重而急的任务；按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序；列出完成每项任务所需的资源和相关信息；明确完成每项任务的各个阶段指标和估算的时间要求；指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人；从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中；明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施；明确工作进展的情况和质量如何监督和管理。计划的内容与要求：每一项任务的具体目标、数量要求和质量要求、所需要的资源、所分配的负责部门或承担人以及负责人、如何监督工作进展和质量。应注意的问题：制定计划要实事求是，不要设立不切实际的工作目标，明知完不成，还要许诺；善于授权，明确分工，不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作；定期检查所需的资源是否保证和满足，不至于供应不足影响进度；及时与同事沟通工作进展和出现的问题，让大家都知道工作进度和达标情况；在实施计划的过程中，应进行监控，发现问题，要及时应变。工作程序：估量机会、确定计划工作目标、确定计划工作的前提条件、拟订可供选择的行动方案、评价各种备选方案、选择方案、拟订分计划、编制预算。

39.制订承办期限规定的程序：调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定；时间期限适宜标准；确定同一任务的不同承办周期；确定同一任务紧急情况不同的承办周期。

40.办公室工作评估：意义：提高了管理工作效率；明确了组织机构的建制；促进了员工承担责任；有助于进行控制和监督工作。要求：组织或团队目标会具有多样性，但要注意不要主要目标过多，不要把小的目标放在重要位置而有损于大目标和主要目标的实现；要注意各

个部门或团队确定的具体目标之间的相互支持和相互连接，以形成一个协调有效的网络，一个相互支援的目标矩阵，实现总目标。工作程序：1.办公室工作目标管理过程{建立一套完整的目标体系、制定目标（应与组织结构相吻合）、组织实施、检查和评估}2.办公室工作量化管理（运用预测、概率估算、实测、预定动作时间法等科学方法）{优化劳动组合、定员定编、工作定额、定量考核}3.办公室工作评估（数量目标评估、质量目标评估）

41.涉外迎送仪式：要求：发出邀请、准备工作（搞清楚来访外宾或代表团的基本情况、外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等、拟订来宾访问日程、安排食宿）、善始善终。工作程序：确定迎候人员、准备迎宾的物品、见面讲究礼节、送行前的拜访、安排送行仪式。

42.涉外会见会谈：要求：会见与会谈在程序安排和礼仪要求上是一致的。但是通常会谈比会见的时间长，内容比较正式。对秘书的要求：充分了解双方的情况、准备工作要落实到位、会见会谈时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后续工作。工作程序：1.约定2.通知对方有关事项3.准备工作（了解背景资料、会见会谈的地点选择布置与检查、人员安排）4.迎接客人5.会见会谈6.送别客人。

43.与领导沟通会议：原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。方法：定期向领导提交书面报告、由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况、领导亲自参加有关会议、其他途径。程序：明确会议的目标；明确沟通会议有关事宜的方法和途径；确定沟通的时间、地点以及参加人员，制定会议记录人员；检查沟通过程中所需要的各类文件、音像等材料；向领导汇报会议的筹备情况以及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题；听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录；将记录通过某种方式送给领导。注意事项：对领导的指示和双方讨论的结果应尽快部署和落实；要坚持与会议的主管领导保持定期沟通，并将落实情况及时向领导反馈；在会前会中会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点。

新闻发布会要点：

1确定新闻发布会的主题；2选择举行的时间、地点；3确定邀请的对象（以记者为主）；4选择主持人和发言人；5准备会议的资料；6进行会议预算；7其他准备工作（会场录制、设备、礼品等）礼宾次序方案：

1按照来宾的身份，职务高低排列，2身份相同者，按照国家地区的名称拉丁字母顺序排列3名城的第一个字母相同的再按照某种时间顺序排列 应急方案的主要内容

1人员问题：演讲者 参加者或关键代表不能到会，登记参会的代表数量不足，影响到会议的规模，财务支出，公共关系等。2场地问题：重复预定房间，造成冲突，取暖或者通风系统出现故障等

3设备问题：缺少适合的设备，或者设备在使用过程中发生损坏

4资料问题：选产资料的不足或者短缺，资料没有送到会议地点

5健康与安全问题：发生突发行火灾等各种灾害，某代表患上高度传染的疾病，食物中毒等

6行为问题：会中偶尔出现发言人行文不当或与会代表行为不当等 档案利用的方式

1阅览室提供利用 2，档案外借 3，制发档案复制本 4制发档案证明 5 提供咨询服务 6印发目录 7 档案展览 档案利用的要求

1依法开展利用工作 2 主动及时的开展利用工作 3不断完善档案利用的服务的方式和手段 4 掌握本单位近期的重点工作和重大活动，据此开展档案利用 会议筹备方案的主要内容确定会议的主题和议题 2确定名称 3去顶议程 4确定时间地点 5确定所需设备 工具 满足会议的需要 6确定会议文件的范围，并作好会议文件的印制和复制工作 7确定会议与会代表的组成 8确定经费预算 9确定会议住宿餐饮安排 10 确定筹备机构，大型会议需要确定筹备机构 与会人员分工 会务机构分工要求

1根据会议的规模和类型组织人员分工 2会务机构要分工明确 责任到人 明确职责 专人领导 各司其职 3会议组织分工包括 文件起草和准备 会务组织 会场布置 会议接待 生活服务 安全保卫 交通疏导 医疗救护等 4加强协调 定期沟通 会务机构要建立定期的例会制度 经常向有关领导沟通汇报 服从会议领导小组的统一指挥 文书审核

1明确审核范围 2确定是否需要行文 3审核文书内容 4检查文字表达 5检查文件体式 6检查文书在处理程序上 是否妥善完备

编制采购预算1确定预算的核算基数 2进

行市场调研 3确定采购产品的种类 类型 型号 价格 4编写预算方案 5征求意见 完善方案

远程会议方案筹备的特点

1远程会议具有节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录，交流更加直接，与简短的优点2远程会议筹备方案拟定时，应该预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将：会议日期 起止时间 参会人数 与会人员电话号码 主持人姓名等内容告知电信服务公司3会议程序 议程 及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便其有时间准备会议讨论4远程会议筹备方案中，要有专人负责检查远程会议设备是否齐全 正常，摆放是否符合要求

会议筹备工作检查

一 听取会议筹备人员汇报：1听取汇报的领导要加强前期检查，深入一线，发现问题 解决问题 2会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效 3选择的汇报时间一定要正当其时，太早或者太晚都不能达到良好效果 4对会议筹备情况的汇报，关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时调整和加强，会后或汇报后的催办和落实是应该注意的问题； 二 1会前现场检查，确保所有事项条理清晰，2注重气味 3设立入场等记台 4佩戴徽章名牌 5准备接待休息室 6安排接待服务人员

会议评估的方法和要求

可在会议快结束时，以意见调查的方式进行，请与会人员填写会议评估表，或者请某人以观察员的身份列席，对会议进行的状况提出意见，会议评估方法力求科学高效，最好在确定了会议目的得早期，就设计一份问卷，避免与会人员的反感 反馈的原则和重点

原则：1及时迅速 2真实准确 3对阻塞反馈信息的言行认真处理，使反馈渠道畅通无阻

重点：妨碍会议决策落实活动的各种信息

办公资源管理的基本程序

1了解本单位所有办公资源的基本情况（名称、放置地点、功能情况等）2对本单位所有资源分类，对不同资源进行分类管理3对办公资源建档，记录应用情况4定期进行数据分析 办公设备建档的内容

1设备的购买信息：设备订购 采买 发票信息 订交货单

2设备的保修信息：设备的保修文件 复印件等

3设备的维护合同：设备的定期 非定期维护保养合同复印件等

4设备的操作指南：设备制造上编制的操作指南和相关手册

5设备的基本信息：设备的购买日期 编号 供应商 安全检查 和维护日期等 6所有设备情况列表：所有设备按照购买日期设备编号等做出目录列表

7设备的日志记录和故障登记：办公设备发生故障日期 情况 报告人 维修情况等 备忘录格式发自：***发给：*** 日期：***年***月***日 主题：**** 内容：**** 办公布置程序

一、分析不同部门业务特点对于办公条件要求：1面积空间大小 2人员流动的频率 3声音对办公效率的影响 4需要设备及家具量的多少

二、设计平面图

三、选择办公家具 设施 及装饰：1家具及设施 办公桌——工作的空间 ；存储空间——用于存储文件 办公用品 设备 办公室用的隔板；办公室的椅子——样式根据工作类型而变化；其他办公使用的设备2装饰：专业化及认真工作的外观；愉快的工作环境包括颜色 植物 图片等

四、采光温度和通风：温度 20—25℃提高团队士气的方法

1有一个良好的工作环境2让队员了解团队的使命3努力的目标相同4记住每个队员是独立的个体5创立团队识别系统6分享成果7确保团队正面气氛 团队任务的分配方法

认真筹划确定团队工作所需的资源，重要的阶段点，计划时间表及团队中每个成员的个人任务个责任，公平分配每个成员的工作，应注意以下因素：1团队成员工作经验的多少2每个人能承担的工作总量3尽可能变化着平均分配任务4应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性5组织团队会议，公开讨论6在实施执行中，要有灵活性，随时重新调整工作任务

上级管理部门与团队之间信息交流的沟通途径

1定期想上级主管部门提供书面报告2由团队领导定期向上级主管部门口头汇报简要的情况，保持团队领导与上级主管的个人接触3上级管理部门的领导要亲自参加团队的有关会议4通过举办团队工作进展情况的展览等途径来实现管理部门和团队之间的沟通

第二篇：浅谈涉外文秘

浅谈涉外文秘

08会计（5）班赵莉08211526

摘要：随着社会的发展，对文秘人员的要求越来越高，文秘应是复台型人才，要具有较强的文秘专业方面的实践能力．还要具有一定的与企业生产经营有关的专业知识，以及较强的公关能力、组织能力。

关键词：涉外文秘；人才需求；技巧

一、什么是涉外秘书

涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。

在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释 “涉外秘书”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society，corporation，or public body。

（一）、涉外秘书的职责和范围

涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。她需要与外国人、外国公司打交道，或直接

服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。所以它对语言口才的要求特别高。

涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。

涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。

涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。越来越具有吸引力。但是不可否认的是国外对涉外秘书的要求是重能力重才华。国内就相对欠缺点更重视秘书人员的外在形象。

（二）、涉外秘书的作用

枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。

（三）、涉外秘书的职业特性

1、辅助性:包括智力辅助和精力辅助；

2、服务性:为上司服务、为下属部门服务、为员工服务；

3、被动性:涉外秘书工作在总体上存在着被动性，但在具体操作上又可以发挥主观能动性，从被动中争取主动。

4、隐匿性:指劳动融汇于上司的领导活动中，其劳动成果表现于上司领导工作的成果中，而非直接显示出来。

二、外资企业对文秘人才的需求情况

由于外资企业与国营企业的体制建构完全不同，他们对文秘人员的需求量不大。一般．100多人的企业，仅设专职文秘1人，其他都兼职(如销售部秘书兼市场部秘书)，跨部门．跨行业，一专多能。国营企业(如探圳南油集团)则配备文秘人员较多，其分工亦仿照政府秘书部门。

外企文秘的来源呈现多样化，多为各部门中熟谙本公司生产经营业务同时又具备良好文秘素质(如英语口语、写作能力、协调能力等)的业务人员，纯粹文秘专业毕业的相对较少。其主要障碍在于知识结构较为单一，不熟悉相关业务，不懂营销，因此不如专业人员转行作文秘上手更快。外企人事制度的现状要求文秘人员少而精。邵么，外企对文秘人员的素质究竟有何要求，希望他们具备哪些能力呢?一些外企的人事部经理和高级文秘对外企文秘人员的看法和要求，归纳起来可概括为三十形象的说法：

(1)文秘是老板的一支“笔”。文秘人员应具备扎实的中、英文功底和较强的文字操作能力，熟悉各娄应用文的格式与内容要求，会速记，成稿速度快；文学素质修养好，文笔流畅，能主编各种内部刊物，组织企业文化宣传，甚至要会写快板书、诗歌等。较为熟练地掌握一门外语和计算机应用技术．是现代企业对文秘的基本要求，外企尤其如此。对文秘。外企首先要求能熟练掌握英语与电脑，否则门都不能进。英语方面，要求听说写能力强 许多前去外企应聘文秘的大学生虽拥有四、六级英语证书，但听说能力过不了关．甚至无法同客户进行一般El常交谈，更无法处理秘书事务，只能被拒之门外；计算机方面，要求文字处理技术熟练．汉字录人至少达到每分钟80字；要熟悉各种办公系统软件，台制作幻灯片用于作报告、汇报工作等；要会应用数据库及数码，要台排版编辑扫描；能上网查阅文件并互相交换。少数企业还要求会捕平面设计；还要会使用传真机、对讲机等现代办公设备。

(2)文秘是老板的另一十“脑子”、“记忆仓库。文秘必须清楚了解老板意图、思维方式、行为方式、习惯好恶以及企业精神。好文秘可为老板解决很多问题，不仅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老

板满意。什么事都不用操心。文秘应熟悉统计和文档管理方法，老板随时需要任何资料、数据，都能马上拽出；要具有良好的人际关系与部门协调能力，熟悉文件处理过程及政府各职能部门办事程序，熟悉lSO体系运作；能独立处理办公室日常行政事务；了解经济法规(台同法、公司法等)，有一定会计基础；要有强烈的逻辑条理性．对自己手中的各种事宜能分清轻重缓急，安排好先后次序

(3)文秘是企业的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘虽然地位不高，但贴近老板报重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企业的形象。从广州、深圳等地人才市场的招聘信息看，一般要求录用女性，井对文秘人员的外形气质、言谈举止有较高要求，如：1 6米以上外形条件好，端庄稳重．气质高雅，身体健康，能讲流利准。

三、掌握英语文书写作能力

不同于以往的英语作文，涉外文秘人员必须掌握格式规范的英语文书写作，其中商务合同的写作已经成为检验其英语文书能力的最直接的方法之一。虽然商务合同的具体事项各有不同，而且现在不论是政府

部门还是大小公司都会有各自的合同格式，但是还是有必要明确了解各项条款。我们常用的书面文本有四种：合同、确议书、协议和备忘录。前两者多用于商务贸易，而备忘录多用于团体和政府部门。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三个部分(首部，主体和尾部)组成。合同中用词极其考究，具有特定性和专业性，而且正式又准确。

四、提高专业英语听说能力

“听”是人们言语交际能力的一个重要方面，它包括接受信息、识别、判断和理解声音信号等几个层次的心理活动。对于涉外文秘人员来说，要想真正掌握英语，用英语与外商轻松自如地交流，就必须尽快提高自己的英语听力水平。听得正确是说得流利的重要前提之一。人们发现尽管学习了多年的英语，即使读写没有什么大碍，但跟外国人的口语交谈却十分费力，究其原因，主要有以

下几点：发音不准确。假设我们的发音能做到和外国人的发音完全一样，就一定能够听懂外国人的语音。英语本土人士一般是用“底气“发音，而多数中国人倾向于只用口腔发音，说出来的话口音差别很大。因此，找一盘发音纯正的英语磁带，反复认真地模仿，这是很有必要的。

参考文献：

（1）南平师专学报2007年第3期

(2)方国雄．秘书学[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．

（3）杨延治．对外经贸英语[M]．北京：对外经济贸易大学出版

社．2000：137-163．

第三篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(刘东彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王晓倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(刘慧慧)Li Luming(李路铭)

Huang Chao(黄超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第四篇：三级文秘

【中国教育网秘书资格考试试题】： 1.公文急件是指(B)。

A.内容重要并特殊紧急，需打破工作常规迅速传递处理的文件

B.内容重要并紧急，需打破常规优先迅速传递处理的文件

C.内容至关重要并特殊紧急，已临近规定办结期限，需随到随时迅速传递的文件

D.内容至关重要并紧急，已临近办结期限，需随到随时迅速传递的文件

2.任免和聘用干部的公文文种为(C)。

A.命令

B.指示

C.通知

D.通报

3.公文的作者是指(B)。

A.撰拟文章的机关工作人员

B.制发文件的机关

C.审核签发文件的机关工作人员 D.参与文件形成过程的全体机关工作人员

4.在印制本上，文头位于公文的(A)，作者位于（）。

A.①首页上端 ②右下方

B.①首页下端 ②右上方

C.①首页上端 ②右上方

D.①首页下端 ②右下方

5.用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为(B)。

A.命令

B.指示

C.批复

D.通知

6.份号适用于(BC)。

A.秘密公文

B.机密公文

C.绝密公文

D.内部使用公文

7.紧急程度标志表明对公文送达和办理时间要求和标识符号。公文的紧急程度标志分哪几种？(AC)A.急件

B.紧急件

C.特急件

D.限时送达件

8.像指示一样，所有机关及其首长均有权发布命令。(错

公文改错题

x x币人民政府办公厅通报

全体市民：

据反映得知，近日来本市部分地区有一种令人人心惶惶的传说，称原流行于某国的恶性传染病××热已传入本市，并已造成十几人死亡。经本市防疫部门证实，这是完全没有任何事实根据的，本市至今从未发生过一起××热的病例。经核查，这一消息源于本市《晨报》零六年4月1日的一则“愚人节特快报告”。《晨报》这种不顾国情照搬西方文化极不严肃的做法是非常错误的，已经给全市人民的稳定生活带来了极其恶劣的影响。目前有关部门已对本报作出停业整顿并令其主要负责人深刻检查等待纪律处分的处理。有关单位应汲取这一教训，采取措施以予杜绝。特此通报。

××市人民政府启

参考答案:

(1)标题缺问题；

(2)不应直接主送市民；

(3)“传说”一词不妥；

(4)文中日期混用；(5)“本报”一词错用；

(6)发文机关前后不一；

(7)作者后的“启”字为错用；

(8)“以予”一词颠倒。

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（一）时间：上午9点

地点：秘书办公室

人物：业务部秘书初萌 业务部经理冯建 客户王佳

必备物品：计算机、电话、分类的文件夹、记录纸、笔、杂乱物品（报纸等）

情景一（初萌办公室）

初萌身究职业装端坐在电脑前打字，办公桌上物品摆凌乱。

经理冯建推门进来：“初萌，下星期的会议通知你准备好了吗？”初萌起身：“哦，冯经理，都整理好了。”初萌在乱放的文件堆里找来找去：“您稍等啊，哪去了？哦，在这儿！给您。”拿出一张纸身递给了冯经理。

冯经理：“你的工作习惯该改改了！对了，一会儿你先给我印盒名片，要总经理那种的。还有，明天香港的孙老板到京，你再落实一下宾馆。”初萌：“好的。冯经理，下周您在上海的会要没有变化的话，我就订房间了。”

冯经理：“嗯，你去订吧。我现在有个急事要马上出去，一会儿我有个客人要来，你先帮我接待一下。”初萌：“好的，您放心吧。”

冯经理走出房间。

情景二

初萌翻找出大上海宾馆电话。

初萌：“你好！是大上海宾馆吗？”宾馆前台：“您好，我是大上海宾馆，愿意为您服务。”

初萌：“我是宏远公司。5月19号我公司订了一个套房，我们下周五到。请问房间都准备好了吗？”宾馆：“请稍等，我马上查一下。对！没问题，在1508房间。我们恭候客人的到来。” 初萌：“1508房间，谢谢，再见。”边说边记下来。

宾馆：“再见！”

情景三

初萌正打算关电脑，有人敲门。

初萌：“谁呀？进来！”王佳推门而入：“你好！请问这是业务部吗？”初萌坐在那里，抬眼看着来人：“这里就是。你找谁？”王佳：“冯经理在吗？我跟你们冯经理约好了。”

王佳说着掏出名片，双手递给初萌。初萌用左手接过名片，随手放在桌上，同时马上变得热情起来，招呼道：“啊，刚才冯经理还等您呐。不过这会儿他有点急事要办，让您稍等会儿，他马上就回来。您先坐。”

初萌让王佳坐下，转身倒水，用纸杯招待客人（特写）。“您是习惯喝茶还是开水？”客人：“不客气，都可以。”

这时，电话铃响起，铃响四遍后，初萌拿起电话：“谁呀，打错了。”挂断。考试大收集

初萌坐下后开始与客人交谈。初萌：“我在报上经常看到对您公司宣传，我想买你们那个新的产品，可以优惠吗？”王佳犹豫着：“„„我回去给你想想办法。”

初萌：“您知道吗？我们公司刚刚研制出的WEC产品，马上就要投入市场了。这回，我们能大赚一笔。哎，你们公司待遇怎么样啊？„„”（淡出）参考答案：

1.着装符合要求。对

2.环境不整洁，办公用品摆放凌乱。错

3.能够提前准备会议通知。对

4.能熟练操作办公室事务，提醒上司的工作安排。对

5.能够用电话确订为上司订客房。对

6.订房间没有事先查对标准。错

7.电话语言规范正确，认真记录。对

8.没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。错

9.对待客人不能一视同仁，前后态度反差太大。错

10.接名片动作不规范。错 考试大整理

11.接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。错

12.送饮品能征得客人意愿。对

13.没有遵循接电话“响铃不过三”的原则，电话接应不及时。错

14.对待错打过来的电话，语言、态度不符合要求。错

15.不懂得与客人沟通时的语言禁忌，为个人谋私利。错

16.没有保密意识，将公司新产品秘密泄露出去。错

17.随便问客人公司的待遇情况。错

录像

人物：行政秘书钟苗、总经理（声音）加入收藏

物品：投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本

场景：办公室、会议室

情景一

秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前，正在整理文件，这时电话铃响了，钟苗很快拿起电话：“喂，请问您找谁啊？”

听筒中传来总经理的声音：“钟苗啊，你通知一下，今天下行2点在一楼会议室召开各部门经理会议，讨论下个月的工作安排。我要用一下投影仪，你安排一下。”“好的。”钟苗答应着放下话筒，时钟特写：10点钟。

钟苗打开计算机主机电源，然后又打开显示器电源，（特写）钟苗的手机放在显示器旁。计算机启动后，钟苗打开邮件发送窗口，在窗口中写会议通知。

屏幕特写：

会议通知

各部门经理：

兹定于今日（3月20日）下午2：00在一楼会议室召开各部门经理会议，请务必准时出席。

总经理办公室

2007年3月20日

发送完毕，钟苗想了想，自语道：“还是再用电话通知一下保险。”她拿起话筒，拨号。

钟苗：“张经理您好。王总让我通知您今天下午2点在一楼会议室开会，具体情况您可以查一下邮箱，我已经给您发过去了。”放下话筒，钟苗继续拨号：“刘经理您好。今天下午2点钟在一楼会议室„„”（画面淡出）

情景二

会议室，时钟特写：13：30。

会议室中只有钟苗一人，她正在连接笔记本电脑和投影仪。投影仪通风口处堆着一些文件，几乎挡住了通风口。连接好后，她先打开投影仪电源开关，再打开电脑开关。启动后，投影未显示计算机上的信号。

钟苗按下笔记本电脑上的F n键与F8键（特写），墙壁上显示出图像，但不清楚而且画面倾斜。钟苗调整机器的支架使画面正常。钟苗调整投影仪的镜头旋钮，进行对焦，直到墙壁上画面清晰。

钟苗看了一下表，自语道：“还有10分钟才开会呢，先把镜头盖盖上吧。”她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头（特写）。

钟苗坐在自己的位置上，打开“会议记录本”，在上面写着什么。考试大整理

参考答案：

1.秘书着装正确。对

2.接听电话及时。对

3.电话应答语不正确。错

4.计算机开机顺序错误。错

5.手机带有磁性，不能放在显示器旁边。错

6.能够选择正确的发送会议通知的形式。对

7.会议通知没有写明会议内容。错

8.会议通知落款日期应该用中文格式。错

9.能够及时完成经理交办的任务。对

10.能够提前到会议室做好设备准备工作。对

11.不能遮挡住通风口，以免影响机器散热。错

12.笔记本电脑与投影仪连接正确。对

13.开机顺序正确。对

14.能够正确切换电脑的输出方式。对

15.能够解决画面倾斜现象。对

16.能够正确进行对焦。对

17.不应用镜头盖遮挡镜头，这样容易导致元器件损坏。错

18.有做会议记录的意识。对

该文章转载自无忧考网：http://www.51test.net

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第五篇：涉外文秘毕业论文

湖南师范大学

自考本科毕业论文

编 号：

考 籍 号：

姓 名：

题 目：

指导教师：

电 话：

专 业：

通讯地址：

邮 编：

关键字

目 录

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘书的时代涵义.....................................................................................................4

2、秘书工作的特点...................................................................错误！未定义书签。

2.1综合性............................................................................错误！未定义书签。2.2服务性............................................................................错误！未定义书签。2.3事务性............................................................................错误！未定义书签。2.4政治性............................................................................错误！未定义书签。2.5机要性............................................................................错误！未定义书签。2.6服从性............................................................................错误！未定义书签。

3、秘书的角色功能...................................................................错误！未定义书签。

3.1秘书的配角功能............................................................错误！未定义书签。3.2秘书的潜在主角作用....................................................错误！未定义书签。

4、秘书角色的科学定位...........................................................错误！未定义书签。

4.2定位秘书角色的前提

错误！未定义书签。

4.3合理解决角色的冲突问题............................................错误！未定义书签。

5、提升综合素质，满足角色的定位要求...............................错误！未定义书签。

5.1树立和培养相应的意识，提高政策水平....................错误！未定义书签。5.2实施严格有效的信息培训制度....................................错误！未定义书签。5.3进行自我教育，更新知识............................................错误！未定义书签。5.4培育创新思维................................................................错误！未定义书签。5.5加强业务培训，提高工作水平....................................错误！未定义书签。结束语..........................................................................................错误！未定义书签。参考文献......................................................................................错误！未定义书签。

浅谈秘书的社会角色

摘要: 进入21世纪，随着我国改革开放社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书职业在当今已经显得越来越重要。在新的时代环境下，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，它的运动轨迹并不是通过单一的函数模拟就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘书角色一个比较准确的定位，应该是每个秘书的必经课程。因此，本文就从赋予时代涵义的秘书出发，通过分析秘书职业的特点、秘书角色的分工，以及对秘书如何提高自身素质，科学定位秘书角色的有效途径等多方面阐述。以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。

关键字: 秘书 角色 定位

前 言

在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华、发挥自己的潜能。作为一名优秀的秘书人员同样要明确并扮演好自己的职业角色，把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点、要求和冲突等，这样才能够最大程度地辅助好领导实现自己的职业价值。

一、秘书的时代涵义

“秘书”一词出现以来，人们则根据不同的时代环境和不同的行业背景下，对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面来谈谈国内外有关“秘书”的众多定义。

（一）在国外，秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定；秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

（二）在国内，秘书主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位；秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员；秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作；秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员；秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

显然，上述关于秘书的理解各有独见，但是同时我们又可以发现其中的共同特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研，为自己的上级提供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。

二、秘书工作的特征

（一）机要性和群众性的统一

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密，严禁外泄。但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。

因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

三、秘书的角色功能

通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色功能分为主角功能和配角功能。

（一）秘书的配角功能

秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。

因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，避免出现不必要的失误和麻烦。

（二）秘书是潜在的主角 秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己的政治思想素质，达到与真正的主角同样甚至高于的思想高度，培养临峰俯视的才气，宏观把握的眼光，同时又必须做到细致。其三，作为信息时代的秘书，还必须强化信息的综合分析和调查研究能力，为领导提供真实可靠的情报和决策的依据。

四、秘书角色的科学定位

美国社会学家米德1935年首次将“角色”一词引入社会学领域，后来逐渐发展起来的角色理论广泛影响了诸多学科。在“角色理论”中，主要研究的是人们在社会群体或组织中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的职责。

就秘书行业而言，在专业细分越来越规范的现代社会里，秘书的专业化和职业化是一种必然的趋势。作为专业的秘书工作者，了解秘书在工作中应扮演的角色，合理地进行角色定位，培养角色意识，对于加深秘书对职业岗位特点及职责的认识、把握和体验，开发秘书潜能，改进工作作风，提高办事效能，提高社会适应性都具有很大的现实意义和理论意义

（一）角色定位的前提

1、明确“对位”知道“该做什么”

作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。三要做到三清：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。

3、灵活移位，知道“不做什么”

秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人的基础上完成任务。

4、转换角色，及时“补位”

秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，同级之间其他人员不在岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避

免工作中出现失误。

（二）角色的定位

秘书的角色定位是一个动态地循环往复的过程，一般要经过角色知觉角色初始定位角色期望角色冲突角色互动与调整角色在定位等六个环节。秘书必须按照客观规律对自身角色进行正确的定位，一提高工作效率促进自身进步。

1、角色知觉

秘书角色知觉就是指秘书对自己所担任角色的活动或者具有的某种身份地位及由此所规定的职责和他人对自己的期望等问题的认识和判断。秘书在进入某一组织担任角色时，不能不想这样的问题，我的角色是什么，我应当作什么和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和身份如何等，这样构成了秘书对自己角色的知觉，他具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角色定位。

2、角色初始定位

秘书一自己对秘书角色的认识理解为基础并将自身实际情况和组织实际情况相结合初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进行初步定位，并以此为基础开展工作，在特定的范围内发挥特定的作用如：相对于领导而言秘书在社会活动中所扮演的是配角以辅助管理为其职业工作的根本特征，其劳动成果也往往体系在劳动的工作成效和组织的综合效益中。但是秘书在处理一些具体业务中又必须唱主角，其主题作用十分明显。另外，秘书在进行角色定位是还涉及具体的专业领域或者服务取向，必须根据服务组织服务对象的具体情况正确评价自身的只是与技能水平，决定自己的从业方向。很显然，秘书角色定位是由角色知觉自身实际组织实际等因素共同决定的。

3、角色期望

社会成员对秘书角色的期望比较复杂，人们对秘书说五花八门的或褒贬的称谓上就能有一定程度的反映，这与我国秘书职业化的成熟度和秘书职业评价体系不高有密切地关系。社会成员对秘书职业的期望形成了社会秘书管，随秘书的价值观产生深层次的影响。组织内部成员如各层级劳动普通员工其他秘书等对秘书有着更直接的期望，即秘书所要面对的角色群期望。不如各单位招聘秘书是的不同的条件要求就充分反映了这一类角色期望。角色期望往往具有一定的想到向导性，对秘书的职业道德职业行为职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范。

4、角色冲突

秘书的自我角色定位与各种角色期望是相互作用的，当两者出现矛盾时就会产生角色冲突。主要表现：

（1）自强哦角色定位与目的的角色期望发生冲突

比如初入职场的秘书往往年轻气盛，渴望成就一番事业，可是劳动可能安排他们从事一些日常琐事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位与自身能力发生冲突

比如有的秘书对自己的期望较高甚至过高而自身的能力又无法满足这种期望的实际，使自己实际扮演的角色不能如己所愿，便引起角色冲突。

（3）多种身份关系失调引起角色冲突

一个人在社会中往往同时占据多个社会位置十多个角色的集合体，秘书也同样被赋予多种角色身份，如果处理不好其中的关系，自然会引起角色冲突。

5、角色的互动与调整

角色状态不可避免。当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色期望的压力下，与期望发生出者之间就要通过各种方式进行必要地角色定位与角色期望的相互调整与适应。这是一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息影响角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应又影响到角色期望发出者对期望对象最初的我及未来的期望。不如：领导希望秘书成为组织对外接待工作的一面手，而秘书却不擅长迎来送往的工作，反而长于内部事务工作的安排，这就会导致角色冲突发生。在这个过程中，马赫感受到来自领导期望而形成的压力，认识到并努力提高自己在对外接待工作中的能力；领导也认识到秘书能力与其期望存在差异，进而可能考虑调整秘书的工作岗位。

6、角色再定位

经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，这就意味着角色再定位的完成。

（三）合理解决角色冲突

1、要摆正自己的位置

首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。

2、要保持角色系统的整体均衡

秘书不能人为地给某一种或几种角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

3、要善于换位思考

秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错，可能在处理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，同时向领导提出善意的补正意见。

4、要正确发挥各种角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不断提高自己的综合素质。

因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。

（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。（3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制怒。

（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。

（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给有关领导。

（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。

（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。（9）行要正：作风正派，一举一动，一言一行都要起表率作用。（10）笔要直：论人衡事都要客观公正。七戒：

（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。（2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。（3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。

（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。

（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。（7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提，是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己，只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。

五、提高秘书职业素养的途径

秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养，才能在秘书岗位上游刃有余。

（一）培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

1、德才兼备，以德为重

一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。

2、当好领导的“外脑”

由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。

3、提高专业技能

何谓秘书？古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

（二）培养高尚的道德情操

1、是加强政治理论学习，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观。

2、是要摆正自己的位置。

秘书虽然是普通的工作人员，但其工作岗位十分特殊。因此秘书人员要给自己正确定位，说话办事不能指手画脚、盛气凌人。要以对工作负责、对人民群众负责、对领导负责的态度办好每一件事，牢固树立服务意识。

3、是要老老实实做人

要当好秘书首先要学会做人。要时刻做到自重、自省、自警、自励，管住自己的嘴，不该说的绝对不说；管住自己的手，不该拿的坚决不拿；管住自己的腿，不该去的地方绝对不去。

4、是踏踏实实办事

在工作中始终做到一个“勤”字。勤是一种人生态度，也是一种精神品格。“勤”能使人坚定意志、克服困难，竭尽全力做好每一件事。有了这种人生态度和精神品格，工作起来就能任劳任怨、奋发有为，不计较个人得失，全心全意把工作做好。

（三）强化秘书人员的五种意识：自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、责任意识

总而言之，在现实的工作中，要做好一名合格的秘书，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象。秘书人员不仅要熟练掌握必备的专业技能，而且还要在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的职业素养，科学合理的看待秘书角色的多样性问题，并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色，最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位，顺利高效的展开自己的本职工作，最终取得事业上的成功。