机关行政公文写作规范及常见问题分析

第一篇：机关行政公文写作规范及常见问题分析

机关行政公文写作规范及常见问题分析

一、行政公文法规框架

1、行政公文定义

广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料，除通用公务文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。

狭义的公文专指法定公文。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文和中共办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2、行政公文法规框架

《国家行政机关公文处理办法》 《中国共产党机关公文处理条例》

《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）《中国科学院公共事务管理标准》 《国家公文主题词表》

3、行政公文法规框架历史沿革

1988年，国家技术监督局发布了GB/T 9704—88《国家机关公文格式》国家标准，这是世界上第一个公文格式的国家标准；

1999年，根据国务院办公厅指示，中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局组织对GB/T 9704—88国家标准进行了修订，国家质量 技术监督局于1999年12月27日发布了GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准。

二、行政公文写作规范

1、特点（1）法定性

（2）政策性（3）实用性（4）时效性（5）规范性

2、基本功用

（1）颁布法规，传达指示；

（2）反映情况，请示工作；

（3）联系工作，商洽公务；

（4）宣传教育；

（5）依据凭证。

3、文种及分类 文种：

每一份文书都有各自的名称，公文的名称就是公文的种类，简称文种。《国家行政机关公文处理办法》将公文的种类规定为13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文：决议、决 定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

分类：

（1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。

（2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。

（3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。

（4）按照具体职能的不同，可将公文分为按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文（如命令、令）、指挥性公文（公告、通告）、报请性公文（请示、报告）、执照性公文（批复、意见）、联系性公文（最典型的就是函）、实录性公文六大类（会议纪要）。

4、构成要素及格式

《国家行政机关公文格式》将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

（1）眉首

又称文头部分，通常有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

发文机关标识

发文机关标识就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名 称加“文件”两字组成。一般用“小标宋”字体。需要注意：发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。几个机关联合发文，要把参与发文的机关都排上，主办机关排在前，其他依次，机关名称后的“文件”二字居纵向中央。

如：××市教育局

××市教育局 文件

××市教育局

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。份数序号

份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号。同一文稿印制若干份时，每一份的份号都不同，这在秘密公文的管理过程中具有重要意义。序号用阿拉伯数码顶格票识在版心左上角第一行。位数无限制。

紧急程度

对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注在首页右上角第1行。

发文字号

位于发文机关标识的正下方、眉首部分与主体部分的间隔红色的正上方，用3号仿宋字体。如有“签发人”，则移至左边（左空1字）。，两字间空1字。如同时标识秘密等级，则居右上角第2行，在秘密等级下方。签发人

位置标在发文机关标识下方右侧，也就是发文字号右边。“签发人”3字用3号仿宋体，后加全销冒号；签发人姓名用3号楷体字，右空1字。

（2）主体

又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

公文标题

公文标题位于红色反线下方，与红色反线之间空2行，居中排列，字号用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，折行时，要注意做到词意完整。

标题由发文机关名称、主要内容、文种组成。名称根据情况可以省略。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机关

主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型 机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，与标题之间空1行，与正文之间不空行，左侧顶格用3号仿宋字体。

下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送 机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文，没有明确的主送机关，可以没有这一项。

正文

正文位于主送机关名称下方，用3号仿宋体排印。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

附件标注

公文如有附件，就当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有序号，用阿拉伯数字后加圆点，如“附件：1.××××××”，附件后不加标点符号。

成文时间

时间一般以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。

成文日期要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写，位于正文或机关署名下方，右空4字。联合行文由于公章较多，成文时间位置有特殊要求，后面会介绍。

会议通过的重要公文，成文日期不放在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。

印章

除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖公章。联合下发的公文，都要加盖公章。当公文排版后最后一页所余空白处不能容下印章位置时，就调整解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一发文印章

落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，右空4字；印章上距正文1行之内。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；只能采用同种加盖印章方式，互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并在其上加盖印章。主办机关印章在前，每排最多排3个；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

附注

公文如有附注，加括号标注于成文日期下一行，居左空2字用3号仿宋字体标注。无须特别说明者，可以省略此项。

（3）版记 又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的。

主题词

公文主题词是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组。

除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

抄送机关

抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记（印发机关和时间、份数）上方。左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于公文末页下端，用3号仿宋字体，印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发机关，一般是发文机关的办公机构。印发时间，是实际复印的日期，与公文的成文时间意义不同。

版记的各项之间，均加一条反线，宽度同版心。

三、行政公文写作常见问题分析

从受文单位和人的角度考虑公文写作，其生硬的规范就变得有人情味，变得容易理解;一些常犯的错误也就容易避免。基本的逻辑：哪来的文件——说的是什么事，和我们有什么关系——我们该怎么处理(落实、反馈)——来文“质量文采”怎么样。

1、哪来的文件

涉及到公文写作中的两个方面：正确使用公文标题和正确使用印章。

常见的错误：

1）上行文和平行文省略发文单位

2）印章模糊，或使用不规范（倾斜、倒置）建议：

1）上行文和平行文不省略发文单位。2）规范使用印章。

2、说的是什么事，和我们有什么关系

涉及到正文写作正确、得体：要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。常见的错误（能说明白但写不明白事）：

1）开篇不明义：开篇即描述过程，最后说需要别人做什么 2）文章层次不清：写作手法不对。

建议：了解规范、开门见山、找到逻辑、形成针对 介绍几种常见公文的写作手法：

1）通知——让读者以最简单的方式知道该做什么和怎么做 用途：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

特点：通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。

分类：按内容和功用的不同，通知可以划分为批示性通知、指示性通知、告知性（事项性）通知、任免通知四大类。

写法：

标题：通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：省略发文机关；省略多余的“关于”和“通知”字样；省略发文机关和事由。

正文：通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。主体在事 项部分。

指示性通知的写法。指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。指示性通知的事项，一般具有影响面较大、比较紧急和有一定的政策性的特点。

批示性通知(批转、转发性通知)的写法。批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为“批语”，把被批转、转发的文件看做是通知的主体内容。批语的内容主要有如下三个方面：说明批转的目的或陈述转发的理由；对受文单位提出贯彻执行的具体要求；

根据具体情况做出补充性的规定。

事项性通知的写法。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容(即事项)，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此也有人称之为“工作通知”。第三部分是结尾，多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等习惯用语，也有的通知结尾不写习惯用语。

写事项性通知，要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。

知照性通知的写法。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。

2）报告——知道自己的目的；根据自己的目的选择材料，说清楚事件

用途：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

种类：按性质的不同划分为：综合报告、专题报告；按行文的直接目的不同，可将报告划分为：呈报性报告、呈转性报告

写法：

标题：报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成；另一咱是由事由和文种构成。

正文：报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点 提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。

落款：如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。

3）请示——衡量请示成功与否的唯一标准是对方是否批准。说服对方相信，站在对方的角度，考虑对方的想法，化解对方的顾虑。

用途：请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

分类；根据内容、性质的不同，请示分为请求指示的请示、请求批准的请示。

写法：

标题：请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事和文种构成。

主送机关：请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。正文：其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

落款：一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。

掌握撰写请示应注意的事项：

要正确选用文种；要做到一文一事；要避免多头请示；要避免越级请示。

掌握报告与请示的区别：具体功用不同；内容含量不同；行文时机不同。

4）批复——写明同意还是不同意；做出必要的修正、补充。用途：《办法》规定：批复适用于答复下级机关的请示事项。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还 对请示事项作出修正、补充。

批复同复函的区别：第一，行文方向有所不同；第三，重要程度有所不同。

写法：

批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款几个部分。标题：批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

主送机关：批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

正文：正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

落款：一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机 关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

了解写作批复的注意事项：态度鲜明；全面周详；迅速及时。

5）函

用法：《办法》规定，函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。

分类：按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。按内容的不同，划分为知照函、催办函、邀请函等。

写法：

标题：公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

正文：其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注 意答复事项的针对性和明确性。

结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等

结语：通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

结尾落款：一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

掌握写作函的注意事项：第一，文种的选用要正确；第二，内容要简洁；首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性；第三，措辞要得体。

6）会议纪要

用途：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

种类：按内容和功用的不同，划分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质的不同，划分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。

写法：会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款构成。

标题：会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。1）单标题： 由“会议名称＋文种”构成。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。2）三要素构成的标题：发文机关、会议名称和文种构成，如《××集团公司经理办公室会议纪要》。3）双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。

正文：公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。前言：首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。具体写法常见的有两种：第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。

主体：是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。常见的写法有三种：第一条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公 会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。第二综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。第三摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。

结尾：属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。落款：包括署名和成文时间两项内容。

落款署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。至于成文时间，如果在首部已注明，就不再写。

了解写作会议纪要的注意事项：第一，要作好会议记录；第二，要突出会议要点；第三，要善于整理会议意见。

——写作公文，不必过于关注所谓写作手法、层次，只要做到“了解规范、开门见山、找到逻辑、形成针对”，就会写出好公文！

3、我们该怎么处理(落实、反馈)涉及到公文写作中的两个方面：正确回复文件；正确部署落实。常见的错误： 1）因对来文理解错误导致回复错误。2）因对来文理解错误导致内部部署落实不力。建议：

1）对来文一定要回复，或正式批示、或口头反馈

2）以转发文件形式落实上级部署的，要尽可能提些具体要求 3）以内部通知方式落实上级部署的，要有具体落实措施

4、来文“质量文采”怎么样 涉及到公文写作中的语文基本功问题 常见的错误：

1）行文逻辑性差，思路混乱

2）文字、修辞使用问题，出现错别字、修辞错误 3）序码使用错误 4）标点使用错误 建议：

1）学习形式逻辑，提高文字能力； 2）正确使用公文结构用语

一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。

二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。

三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述 等。

四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。

五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等等。

例子：

关于在全所开展深入学习实践三个代表重要思想活动的通知 所属各单位：

根据所党委的指示精神，按照院党组的具体部署，依据所党委年初制定的工作计划和所长办公会关于加强所政治思想工作和文化建设的有关决议，经分院党组批准并经所党委研究决定，为全面提高全所职工对三个代表重要思想的认识水平，拟于近期开展深入学习实践三个代表重要思想活动。有鉴于此，现就有关事宜通知如下：

活动时间： 活动目的： 活动事项： „„

改正： 关于在全所开展深入学习实践三个代表重要思想活动的通知

所属各单位：

根据院党组的的指示精神，按照所党委具体部署，于近期开展深 入学习实践三个代表重要思想活动。现就有关事宜通知如下：

活动时间： 活动目的： 活动事项：

3）正确运用序码。常用顺序是

一、（一）、1、（1）共四层。4）减少使用错别字

按(安)装

针贬(砭)精萃(粹)渡(度)假村

防(妨)碍

幅(辐)射 言简意骇(赅)震憾(撼)既(即)使

一如继(既)往

不径(胫)而走

峻(竣)工

烩(脍)炙人口

鼎立(力)相助

再接再励(厉)默(墨)守成规

沤(呕)心沥血

凭(平)添

出奇(其)不意

修茸(葺)亲(青)睐

声名雀(鹊)起

发韧(轫)欣尝(赏)有持(恃)无恐

追朔(溯)趋之若骛(鹜)寒喧(暄)不能自己(已)尤(犹)竭泽而鱼(渔)滥芋(竽)充数

蜇(蛰)伏

装祯(帧)饮鸠(鸩)止渴

坐阵(镇)姿(恣)意妄为

编篡(纂)永保(葆)青春

备(倍)受关注

“的、地、得”的使用„„

反映－反应、扼制－遏制、营利－赢利、交纳－缴纳、累计－累积、认证－论证、截止－截至、过度－过渡、有力－有利、公关－攻关、自己－自已

关注国家教育部、国家语言文字工作委员会2002年发布的《第 一 批 异 形 词 整 理 表》。

5）减少标点使用错误 顿号使用错误： 例：加快东部沿海地区和中、西部的全面发展。

解：有些并列词语相互联系紧密又为人们熟知，这些词语中间不用顿号。

例：上世纪八、九十年代

解：概数中间不能用顿号。

例：在五六月份，全分院开展了学习实践科学发展观活动。

解：“五六”不是概数，而是相邻的两个数字，是确指，中间要用顿号。

冒号使用错误：

例：光机所来函的意思是：“此事他们无法独立完成，需要分院帮助”

解：转述的文字不能用冒号，例句中的冒号应改为逗号，引号应去掉。

例：参加分院运动会的有：光机所，应化所，地理所三支劲旅。

解：句中短暂停顿不能用冒号，例句中的冒号应去掉。

例：所长在会上宣布：“今后每个研究室必须做到三点：一是申请课题不能恶意竞争，二是主动缴纳项目管理费，三是不能私设小金库。”

解：同一句子中不能用两个冒号，例句中的后一个冒号应改为逗号。

例：“今年全所科研合同额要超过6个亿”所长指示说：“特别是基础研究，要达到2个亿。” 解：“某某说”、“某某想”放在所说话的中间，不能用冒号，要用逗号。引号使用错误：

例：“今年全所科研合同额要超过6个亿”所长指示说：“特别是基础研究，要达到2个亿。”

解：使用引号时，若是完整地引用原话，而引文又独立使用，则引文末尾的标点不能改动，并要写在后引号内。

例：看看我们所的科研合同额，现在我们才体会到“管理出效益，而且出大效益。”这句话的真正含义。

解：引文不独立，引用的话只作为作者自己的话的一部分时，不管它是不是完整，后引号前都不能用点号（问号、叹号除外）。

例：分院的发展，正如院领导所说的那样，“定位准确，改革深入，前景广阔”。

解：引用的话作为句子的一部分，句末点号应写在后引号外。括号使用的错误

例：此次事件涉及到XXX同志（他是事件发生研究室的副主任。），所以在调查中要求他能回避（对于领导干部干私活问题，要坚决查处，决不姑息）。

解：句内括号里面的解释文字末尾不能用点号。

解：括号里的文字如果是注释句中的一部分，括号应紧贴被注内容之后；如果是注释整个句子，应放在句号外

书名号使用的错误 例：为提高管理部门人员公文写作能力，我院决定购置《国家行政机关公文处理办法》（以下简称“办法”）用作培训教材。

解：书名、报名、刊名、篇名、剧名等的简称仍用书名号，不用引号。

四、提高行政公文效力的几点建议

1、关注附件的使用

2、注重行文前与受文单位的沟通

3、妥善使用代拟文

第二篇：机关规范公文写作格式要点

机关规范公文写作格式要点

云南省总工会 办公室

一、公文组成要素格式要点

（一）发文字号（小二号仿宋字体GB2312）

（二）“签发人”（小二号仿宋字体GB2312）

领导姓名（小二号仿宋字体GB2312）

（三）标题（二号方正小标宋体）

（四）主送机关（3号仿宋体GB2312）

（五）正文（３号仿宋体GB2312）第一层

一、（3号黑体）

第二层

（一）（3号楷体GB2312）

第三层 1．（3号仿宋体GB2312，圆点用全角）

第四层（１）（3号仿宋体GB2312）

（六）附件内容（3号仿宋体GB2312）

（七）发文机关署名和成文日期（3号仿宋体GB2312，数字Times New Roman新罗马）

（八）附注（3号仿宋体GB2312）

（九）“附件”（3号仿宋体GB2312，多个附件的数字用Times New Roman新罗马）

（十）抄送、印发机关及印发日期（3号仿宋体GB2312）

（十一）排版格式（页边距上、下、左、右2.5CM，行间距固定值28-32之间，一般用30；同时页码外排，用带横杆的页码表示，如-1-，其中数字用四号（对应数字是是14）Times New Roman新罗马）

第三篇：公文写作常见问题

公文写作的基础知识与常见问题分析

公文的分类

按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文 按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

常用公文文种

我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；

不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关的有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。公司常用的主要公文种类 1.决定:适用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销公司不适当决定。

2.通报:传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。

表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召 批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求 情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求

3.请示:适用于下级向上级的请求指示和批准；也适用于分公司必须以公文形式向总公司的请求指示和批准。

应用范围

（1）遇到问题无法解决，需要上级指示；（2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准；

（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；

（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；（6）请上级领导参加活动，指导工作。

注意事项

（1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式；

（2）只能主送上级机关，不能送领导者本人；（3）不得越级；

（4）必须由主要负责人签发，留下联系人联系电话 ；（5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。

句子成分

4.报告：适用于下级向上级汇报工作，反映情况，答复单位所反映问题的询问。又分：工作报告、情况报告、建议报告、回复报告、备案报告。

5.批复：适用于批准分公司以公文形式上报的请示事项。注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。6.函：适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。又分：公函和便函发函和复函

注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。

7.通知：适用于总、分公司批转至下级公司和的公文，转发上级的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。

8.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和会议事项。决策型、交流型、研讨型。注意：会议纪要一般不加盖公章。

公文的格式 印刷用纸和技术要求：

用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。

几种常见公文的写作要点

1.请示：请示就是需要上级批示或批复的事项。写请示要注意几个问题：

一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。二是一请一报，一个请示只能报一个主送单位，不能多头报送。三是一般不越级请示。

四是要简短精炼，简洁明了地讲明目的、原因、困难，对请求上级批准的事项要写明白。

针对公司的情况，大体上要说明：为什么目的、干什么事情，什么人、什么时间、在什么地点，需多少花费，预算内还是预算外。

2.报告：报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。

（1）分类：一是工作报告，是按照上级单位要求或公司要求所做的报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是建议报告，即在工作中发现好的经验、做法，认为应让上级采纳或推广，可以写建议报告；四是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于整改情况的报告）；五是备案报告（上级的规范性文件要求的备案）。

写法

一是要有导语：说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据上级的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般包括：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。也可以先写成效（或做法），再写问题，最后写建议，总共由三个部分完成。

回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（比如意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项资金我们是怎么整改的）。

三是结尾：报告结尾写“专（特）此报告，请阅”；一般不能写“当（妥）否，请阅（批）示”；备案报告写“请予审查”。

注意：切忌报告中夹带请示事项。

3.通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知属下行文，要下级单位（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，一定要细，避免执行过程中的反复询问），要具有可操作性。例如写一个会议通知，开会的目的、时间、地点、人员、会议内容（议程）、其他要求等等，要逐一说清楚，让执行的人一看就明白。

4.批复：批复的正文一般都很简短，不必像通知那样详细阐述意义或道理，也不必像请示那样充分说明理由，而只是答复问题。一般由“引语”和“答复意见”两部分组成：引语即引述请示名称或请示主要事项来作为批复的依据，多为“××收悉”等语。

“答复意见”即针对请示问题所作的具体答复，也很简短。如果答复意见稍多，须分项来写。“答复意见”如是同意意见，必要时还可加上几点指示或说明；如是不同意见，要说明不同意的理由，以便于下级理解和接受。

常用非规范性公文有：工作计划、工作总结、讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、签报等，下面分别作简单介绍。1.工作计划类

是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。

计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤、检查与考核等四要素。

计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重点工作任务分解、拟办事项分解、主要经营指标分解、办理责任分解等都可以采用图表式。

计划类文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而谈，更不能随便列几条交差。

2、作总结类

工作总结的特点是实践性、经验性、自述性、理论性。不仅要陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。

工作总结一般包括本（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下一步工作计划（个人总结写努力方向）。

个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，切忌写成流水帐。

工作总结类材料，要注意亮点的提炼和先进经验的总结。要让阅读者看出，与别的单位相比我们有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，促成以上变化的原因、政策、措施、方法是什么。

公文中常见问题分析 文种的误用

主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

1、目的不同

报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

2、内容不同

请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

3、性用语不同

报告用 “特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。

4、事例

这两种文种的滥用主要表现在两个方面。

（1）请示、报告混用 如《关于请公司领导出席开业典礼的报告》（2）请示、报告并用 如《关于召开----会议的请示报告》

公文的语言特点：庄重、平实、明确、简约、得体

第四篇：机关公文写作

机关公文写作

1、机关分为专用公文和通用公文

2、行政机关公文13种，党政机关公文14种。

3、凡本身不具备行政效力的书面材料不能称为行政公文，通用公文必须是文字材料。

4、公文研究的对象不是一般的事务文书，而是解决具体矛盾的公务文书。

5、现代公文的发展方向：规范化、制度化、科学化和自动化的方向发展。

6、公文的特点：较强的政治性政策性、法定的权威性和约束力、公文的撰制具有特定作者和程序、公文具有特定的体式。

7、公文特定的作者就是指公文法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行命名职权和担负义务的组织和个人。

8、机关内部工作分工的某些起草者，不能视为公文的法定作者。

9、公文的作用：法规和准绳、沟通和联系、宣传和教育、依据和凭证、记载和备查。

10、公文按来源可分为外发公文和收来公文。

11、按行文关系可分为上行、平行、下行文。

12、按性质作用可分为：规范性公文、决断性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。

13、按公文时限要求可分为：特急、紧急、常规公文。

14、按保密要求可分为：保密公文和非保密公文。

15、保密公文又分为：绝密、机密、秘密。

16、绝密级事项30年，机密级事项20年，秘密级事项10年。

17、发文序号不编虚位，不加第字联合行文，只标明主办机关发文字号。上报的公文需标识签发人姓名。

18、公文标题一般由发文机关、事由、文种构成。

19、在上行文中一般只写一个主送机关，不要多头主送，也不要越级主送。在上行文中一般也只定一个主送机关。

20、公文除公议纪要和以电报形式发出的外应当加盖印章，无印章的公文不生效，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

21、属会议通过的文件以会议通过的日期为准，属命令、指示等重要文件以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准确，电报以发出日期为准。发文日期不完全等于公文的生效日期。

22、一份公文的主题词一般不超7个。

23、命令是国家行政机关发文的最高级形式。

24、命令发文机关名称应用全称，令的编制自发第1号令开始不受限制，正文之下空一行标识签发人亲笔名章，签名章用红色。命令的签发人需要标明职务且签发人应该是发文机关的最高领导。

25、公文伯纸一般采用国际标准A4型、党务公文用纸16开。

26、公文一律左侧装订。

27、草稿不具备正式公文的效用。

28、定稿一经确立，如不经法定责任人（签发人）的认可，任何人不得对其进行修改否则无效。

29、公文稿本：草稿、定稿、正本、试行本、暂行本、副本、修订本、不同文字稿本。30、试行本试验推行期间具有正式公文的法定效用。

31、暂行本在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。

32、正本送达主送机关，供对方直接办理，副本抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等均具备正式公文的法定效用。

33、公文复印本作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

34、以汉文和其他民族文字撰制的同一公文的不同文本其效力完全等同。

35、政府各部门依据部门职权可以向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

36、公布性文件凡通过报纸、电台、电视台直接和广大人民群众见面而不另行行文的应视为正式公文。

37、对下属受双重领导的单位应当根据需要抄送它的另一上级机关。

38、上级机关不可与下级机关联合向基层行文，联合行文应当明确主办部门，须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

39、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见、报告。党政不能交叉行请示、报告性公文。受双重领导的机关在向上级请示时，应主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，不可一并主送。40、公文创制原则：受命性、忠实性、实际性、限时性。

41、执笔人是公文的起草者，而不是公文的法定作者。

42、公文一般兼用说明、叙述、议论三种表达方式。

43、公文写作程序：调查掌握情况、整理积累材料、吃透方针政策、选择剪裁例证、撰拟定作提纲。

44、公文撰写的基本原则：正确、鲜明、集中。

45、主题要集中是指一篇公文最好表达一个中心思想，提出或解决某一主要问题，沟通某一主要情况且，尽量避免出现两个中心。

46、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

47、公文标题的原则：准确、简要、清楚。

48、标题的字数控制在两行以内（约20个字）为宜。

49、事由的概括，必须采用动宾结构短语。

50、公文结构安排的原则：反映公务活动规律、切合公文主题要求、适合公文文种安排、符合思维认识规律。

51、公文事例应遵循的原则就是贵真、贵精、贵及时。

52、公文语言是以说明为其主要表达方式

53、公文语言表达时应遵循的四大原则：准确、平实、简明、庄重。

54、需列出某人两个或以上职务时，国内的应按党内后党外，由大到小排序。

55、若干人物的姓名需要同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序，如职务高低、姓氏字母的先后顺序、与事情相关的程序。

56、公文修改的具体说明：观点问题、结构安排问题、公文炼句问题、公文制定政策的稳定。

57、公文修改的方法：改正、增补、删节、颠倒和移位、分段和连接、复原、离空。

58、提高公文写作能力的途径：学习相关知识、加强写作实践。

59、命令属于指挥性的下行公文。分为公布令、施政令、任免令、嘉奖令。60、命令的特点：强制性、庄重性、权威性。

61、命令的适用范围：发布法律、行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员、任免有关人员。

62、全国人民代表大会及其常委会制定的法律，由中华人民共和国主席用命令发布。63、嘉奖令大多为国务院中央军委、人大常委会用，中央各部门、地方各级政府奖励表彰有关人员一般不使用命令而使用决定、通报。

64、命令一般由标题、发文字号、正文、发文机关、成文时间组成。

65、令号是发文机关命令的顺序号，它不用机关代号。不标年份，只是按签署命令的领导人在任期内发布命令的顺序依次编号，下任另编令号。66、令的成文时间指命令的发布日期以领导人签发日期为准。67、我国现当代行政公文中最早出现令是在1912年孙中山。

68、决定用于对重要事项作出决策和安排。奖励有关单位及人员变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

69、决定的特点：地位上的权威性、内容上的重要性、执行中的指挥性。决定是下行文。70、决议是党的机关广泛使用的公文文种，主要用于经合议讨论通过的重要决策机构。71、决议的特点：必须由会议讨论通过、内容上的重要性、具有严肃性和权威性。72、决定与决议的相同点：两种文体都是主动的下行文体、都是对重要事情或重大行动做出安排、两种公文都可分为长短两种类型、两种公文都由标题和正文两部分构成。73、决定与决议的区别：

1、决定文体可用于党务也可用于政务，而决议只能用于党务不能用于政务。

2、决议一般适用于重要会议其制发主体只能是会议，决议即表决后的意见和结论，决定一般是领导机关在自己的职权范围内对重要事项或重大行动作出决策和安排，其制发主体一般是机关有时也可以是会议。74、决议的会议单位要用全称。

75、决议与会议纪要的不用：

1、决议的内容一般都是阐述重大问题、重大事情，而会议纪要的内容可以是阐述重大问题和事情，也可以是说明日常的具体工作。

2、决议必须经过审议表决这一法定程序方能生效，会议纪要则是根据会议内容概括出来的要点和精神。

3、决议往往写一方面或特定的问题，会议纪要可以同时写几个方面的几项问题。76、议案主要用于各级政府向同级别的人民代表大会及其常务委员会提起议事原案。77、提议案的主体不公限于各级人民政府、除政府外人民代表大会主席团、常务委员会、专门委员会、人大代表十人以上（乡镇人大代表两人以上）联名，均可向人民代表大会提出属于其职权范围内的议案。

78、议案与提案的根本区别：议案是与国家权力机关密切联系的，而提案是与人民政协及其他社会组织的会议相联系的。

79、根据制案议案作者的不同分为：政府议案、组织议案、代表方案。

80、议案的特点：议案作者的法定性、议案受理程序的严谨性、议案地位和作用的庄重性、提出和处理的时限性、内容的广泛性和重要性、事项的必要性和可行性。

81、人民代表联名提出议案的法定人数是30名以上的全国人大代表，10名以上的县级以上地方各级人大代表，5名以上乡镇人大代表，可以联名向本级人大提出议案。人民代表大会闭会期间，10名以上全国人大常委会组成人员。

82、公文式议案的主送机关只有一个受文机关，即同级的人民代表大会或人民代表大会常务委员会。

83、议案成立时间即提交议案的时间，以行政首长签署议案的汉字日期作为该议案的成文时间。

84、表格式议案是人民代表大会专用的议案是根据议案、立案、审议程序及其内容而规范的。

85、通告主要用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，根据性质和内容可划分为告知遵守性通告和执行性通告。

86、通告的特点：法令性较强、广泛性、专业性较强、政策性强。87、通告一般不需要写出主送机关和读者对象。

88、发通告的单位为2个以上时需用文字写明机关或单位名称并加盖公章，如发通告的单位为一个或两个则只需要加盖公章。

89、通知用于发布党内法规、任命干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

90、通知是下行文、平行文和不相隶属机关的公文，其二通知具有一定权威性，其三通知具有明显的时间性。

91、通知可划分为一般性通知、批示性通知、会议性通知和任免性通知。

92、批示性通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，批准下级机关申报办理的事项。

93、通知的特点：使用范围广频率高、时效性强、种类繁杂、写法灵活。94、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。95、通报分为表彰性通报、批评性通报、情况通报.96、通报的特点：典型性、真实性、及时性、政策性、倾向性。

97、如标题中已有发文机关名称，落款处也可以不再标出，但发文日期一定要标明，不能省略。

98、通告、通知和通报的共同点主要体现在通字上，而通的含义其一是传达，其二是普遍。

99、通知用于党政机关传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，通报用于表彰先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况。

100、从公文的方向上看，通知、通告、通报都是下行文体。

101、通知、通报适用于党的任何上级机关对其所属的下级机关行文。而通知、通报、通告适用于政府内任何机关、团体及企事业单位的行文。

102、通知、通报和通告是政务公文，而通知、通报是党务公文。

103、通知通报通告的区别：

1、通告、通知是让下级了解上级的指示精神，告诉其应知或应办的事项，通报刚是要通知典型事例或具体情况来教育有关人员，以便改进工作。

2、收文机关不同。通告、通报的收文机关多半是泛指的，没有明确的所指；通知刚应有明确的收文机关，而且下发的通知需要报上级机关的可用抄送写明具体机关，不相隶属机关单位也应以抄送的形式写明受文机关。

3、要求的程度不同，通告、通知只需要知道或遵守就行，通报则大都需要必须遵照执行或限期办理。

4、具体写法不同。通告、通知所写的要求，多用祈使句。通报所写的内容则是事多用叙述写法。

104、请示和报告都是上午文，请示行文的目的主要是对有关事项、问题等请求上级机关予以明确、及时的指示和批准，以便于办理事项解决问题，开展工作。105、请示用于向上级机关请求指示、批准。106、请示的分类：求示、求批、求转请示。

107、请示的特点：内容的请求性、行文的单一性、时限的急迫性、关系的隶属性。108、请求性是请示的最基本特点。

109、请示行文必须是一请一文一事，在一个请示中只能提出请求批准一件事项，或者请示解决一个问题。请示一般只写一个主送机关。不能向非隶属的机关发文请示。

110、除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导个人。

111、请示写作的注意事项：把握必要性、坚持一文一事、批准主送机关、要逐级请示。112、必须是工作中亟待解决的重要问题确有必要提出请示，理由必须充足。113、请示不要多头请示，受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责批复。

114、请示一般不得越级行文，如确需要越级请示应将请示同时抄送给越过的上级机关。115、报告适用于向上级机关汇报工作台，反映情况和答复上级机关的询问。116、报告的特点：陈述性、沟通性、广泛性。

117、报告写作时的注意事项：情况要属实、重点要突出、报告要及时、陈述要有序、报告不得夹带请示事项、一般不得越级报告。118、批复分为指示性批复和审批性批复。

119、批复它只能什对下级机关的请示事项来行文。根据上级机关批复的意见，分为对请示事项完全同意的批复，部分同意部分不同意的批复和完全不同意的批复。120、需要获得人、财、物及特殊政策等支持而请求批准时使用的一类批复。121、批复的特点：针对性、被动性、权威性、鲜明性、实践性。122、比较重要、影响大、涉及面广的特点时才能批复。

123、批复内容一般也应一文一事，应紧扣请示事项给予明确回答。124、批复的主送机关也同请示一样只有一个。

125、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题。126、函的分类“商洽函（平行、不相隶属）、询问函（不相隶属）、答复函（不相隶属）、请求批准函（不相隶属）、答复审批函（不相隶属）。

127、函的特点：简便灵活、针对性、多向性、多样性、平和性。128、应坚持一事一议，一函一复。

129、任何一个单位有使用函的可能性，但国家最高领导机关除外。去函一般主送机关只有一个。

130、批复与函的区别：批复是下行文，函是平行文。

131、批示不是一种法定公文，批复的撰写者是被动行文。有请示，方有批复，批复是针对请示的问题而作出答复。批示的撰写者是半主动行文，它是领导机关或领导人在审阅送上来的书面材料，批复一般以机关名义行文，批示则一般是由领导得亲自撰写并签署的。

132、指示是上级领导机关对所属下级机关部署工作，并代方针和政策，阐明工作活动的指导原则、要求、步骤和方法时，所使用的一种指导性和约束力很强的下行公文。133、指示按受文对象可分为普遍性指示和专门性指示。

134、指示的特点：原则性、理论性、指导性、时效性、政策性。

135、发布批示的机关必须是有相当职权范围的上级领导机关，基层组织一般不宜采用。135、意见是对重要问题提出见解和处理办法的一种公文。

136、按其性质和作用意见可分为批示性意见、实施性意见和建议性意见。137、意见的特点：针对性、指导性、明确性、操作性。138、意见即可用于上行文又可用于下行文或平行文。

139、指示和意见的相同点：指示和意见均为下行文、指示和意见均属于现代公文、都在布置工作或提出重要问题的处理办法、两者都有很强的指导性。

140、指示更具有强制性、约束性特点，意见刚更具有建议性和协商性特点。

141、指示属于党务性公文，而命令公属于政务性公文不属于党务性公文、强制程序不同。

142、条例的定义：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

143、条例一般可分为国家性条例和地方性条例。144、条例的特点：机发机关法定性、制定公布的程序性、内容的权威性、实施的时效性。

145、条例的制发限于党中央组织及其授权的中央部门、国家最高行政机关、国家或者地方立法机关。

146、规定的特点：行文针对强、内容界限分明、使用的广泛性。

147、公报属于党务公文公报的内容大多为国内人士所关注的重大事件，而且带有强烈的新闻色彩，常常以新闻形式通过报纸、电台等媒体发布出去。148、公报的特点：庄严性、重要性、新闻性。

149、它属于一种下行公文。分为重要事项公告、法定事项公告。

150、公告的特点：发文权力的限制性、发布范围和影响的广泛性、题材的重要性、内容和传播方式的新闻性。

151、公告主要用于省级以上级别的国家行政机关郑重地宣布重要事项或法定事项。152、公告与公报的相同点：二者都是具有公布性、知照性和权威性。

153、公报新闻性更强一些通常运用一切手段加以宣传，公告多用于宣布重大消息或要有关人员遵守的法定事项，内容一般都是世界上有影响的国家大事，而公报内容多为重大事件或重要决定。

154、公报更接近于新闻报道，比较灵活。而公告的正文一般采用缘由或依据、事项和结语三段式的写作格式。公报用于公开宣传重要决定或重大事件，而公告是适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公报用于党务的处理，而公告用于政务处理，公告的使用范围最广，向国内外宣布重要事项，布告范围次之向人民群众公布应当遵守或周知的事项，通告小，是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。布告主要是用书面形式各处张贴，一般不登报不广播，公告主要采用登报的形式，有时也在广播电视网络上播出，但很少采用书面张贴形式，通告即可张贴，也可以登报。公告篇幅简短，正文一般一段到底。布告的正文一般分为三个部分，开头阐明依据，理由和目的，中间公布事项，最后以惯用语结尾。通告与布告的格式基本相同，只是通告的专业性较强。通告要准确使用概念、行业术语，条款要清楚，文字要严谨。155、会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。156、公议纪要就可以分为工作会议和座谈会议纪要。

157、按照纪要主体结构的特点，会议纪要可分为综述式、分项式和发言式。

158、会议纪要的特点：适用对象的确定性、撰写内容的纪实性、表述方式的提要性、作用范围的特定性、对作用客体的指导性、行文用语的规定。

159、会议纪要通常采用第三人称,会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。160、而决议必须一文一事，会议纪要可以反映少数人的意见，决议则不行，只能写一致通过的事项否则无法执行。

161、最高形式的会议纪要是会议公报。

162、公文写作中涉及的符号可分为2类：一类是标点符号，一类是校对符号。163、句号还有另外一种形式，即一个小圆点一般在科技文献中使用。

164、标号7种：引号、括号、书名号、破折号、省略号、着重号、专名号、连接号、间隔号。

165、点号7种：句号、问号、感叹号、逗号、顿号、分号、冒号。166、红笔、纯蓝笔用于初校，绿笔主要用于提问。

167、发文字号的错情：缺少年份或年份不全、位置前移、发文字号与主办机关不符、标号使用错误。

168、引用公文应当先引标题后引发文字号。169、不管上行、平行、下行文都要有公文签发人，并且注明签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅刚视为同意，尤其是上行文。

170、上报的公文应当标受文机关规定的主题，一份公文的主题词标引最多不超7个.171、一件请示需要同时送其他机关应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。172、成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期，联合行文署最后签发机关领导人的签发日期。

173、向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

174、向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项，上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。

175、重要公文应当由机关主要领导签发，联合行文，须经所有联署机关的领导人会签。176、收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。177、公文保密程序划分为绝密、机密、秘密。

178、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文，部门内设机构除办公室外外不得对外正式行文。联合行文应当明确主办部门，须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

179、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正和撤销。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关，请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见、报告。

第五篇：公文写作中常见问题

公文写作中常见问题

（一）文种使用不规范

一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种

使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不

是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”；有的该用“函” 的却

用“通知”。

三是文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使

用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于…

请示函”、“关于…决定（批复）的通知（通报、决议）”等。

（二）公文结构上的不规范

一是结构不严。

二是层次混乱。

三是段落组织松散无力。

四是过渡脱节。

五是层次段落重叠交叉

（三）公文格式不规范

标点符号使用不规范。如“关于印发《xx同志在XX会议上讲话》的通知”、关于印发《安徽电信备品备件管理体系建设实施意见》的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，公文处理办法明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

（四）公文标题不规范

标题用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（五）语言、语法不规范

结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号。引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2003〕12号）。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。公文中的数字使用不正确。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。语言啰嗦，常有口语化的现象。公文的语体特点：准确、简要、规范、庄重。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有成分残缺、成分多

余、搭配不当、语序不当等毛病。

用词不当。主要有词义误用、生造词语、词语使用不当等毛病。