第一篇：机关公文写作基础知识
机关公文写作基础知识
公文，全称是公务文书，一般是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务、有法定效力和规范格式的应用文。关于公文的处理，中共中央办公厅和国务院分别于1997年和2000年印发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对本序列的机关公文的种类、格式、行文规则、发、收文办理、归档与保密等进行了规范。目前，不少谈公文写作的书籍大多都以上述两份文件作为依据和蓝本。本文关于机关公文写作的有关知识也以此作为基本依据。
一、公文的种类
所谓公文种类，是指公文的制发机关根据公文的内容、性质、和所承担的任务而确定的行文形式和名称。
（一）从内容性质及其作用看，公文大致可分为三类： 1.专用公文。它是一定的工作部门在一定的业务范围内，根据公务特殊专门使用的公文。如外交部门使用的文书、照会、备忘录、护照、条约等；司法部门使用的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门用的经济合同、经济分析报告、商品广告等。
2.技术公文。它在教学、科研、生产、基建等领域，根据公务办理的需要使用的公文，如说明书、图纸、图表等。3.通用公文。它是机关、单位根据公务活动的需要使用的公文。如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等。2000年8月24日由国家院发布的《国家机关公文处理办法》列举了13种，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。而经中共中央批准、中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。
（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：
1.下行文。即上级机关单位向下级机关单位的行文。如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。
2.平行文。即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。如函。
3.上行文。即下级机关单位向上级机关单位的行文。如报告、请示、议案。
公文最讲究的是“对号入座”，即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可能达不到。因为你的行文目的是请求上级批准或指示，而报告则是用来“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的文种，不允许“夹带请示事项”。而上级机关对下级机关的报告不作批复。又如，平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重别人，从而影响公务办理。选准文种，也是公文规范化的一个重要内容。因此，行文时，应从行文目的、内容和机关单位的“职权范围”以及“隶属关系”等方面去考虑，选择一个恰当的文种，不能错用文种。错用文种，往往会影响公务办理。
二、公文的格式
公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、装订与公文文面结构。公文具有规范的格式是其一大特点。
公文格式，看起来属于形式问题，其实，除了书写用纸、装订等项目外，其他的项目，都和公文的内容密切相关。如公文的标题、主送机关、附件、附注、用印等，本身就是公文内容不可分割的有机组成部分。因此，在撰写公文的过程中，除了要考虑它们安放在哪里、如何安放外，对它们的内容更要字斟句酌，这样才能实现公文格式的规范化、科学化。
（一）公文的构成
《国家机关公文处理办法》第三章，对公文格式的各个方面做出了明确而具体的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”
这里明确了机关公文有18个组成部分。
（二）公文的格式 完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。上述的18个部分，分别安排在相应的部分里。各个部分、各个项目，都要围绕着主文部分的正文，从不同的方面、不同的角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机系统，为公文在传递过程中能得到正确的处理，发挥各自应有的作用。
1.公文格式简表
份号 | 份号：000019 文
秘密等级 | 机密☆10年 头
紧急程度 | 特急
部
发文机关标识|
广州市人民政府文件 分
发文字号 | 穗府[2005]17号 签发人 | 张三
|--标题 | 关于开展元旦春节 |
慰问活动的通知
主
主送机关 |各区、县人民政府，市直各单位：
| x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x 文
正文 |x x x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x x |x x x x x 部
附件说明 |
附件：
1、x x x x x x x x |
2、x x x x x 分
印章 |（印）成文日期 | 二○○五年十二月九日 附注 |附注：
1、x x x x x x 文 |
2、x x x x x 主题词 |主题词：x x x x x x x x x 尾
抄送机关 |抄
送：x x x x x x |------------------部
印发机关和 |广州市人民政府办公厅 二○○五年十二月十日
印发日期 |-------------------分
印刷份数 |（共印xxx份）
我司发文格式如下：
文号5号加粗宋体
标题字三号加粗宋体
主送单位：
（1）各基层单位发给公司的各类行文必须以管理处名义发放，各部门不得越级发文；
（2）所有发文必须统一使用有公司名称、标志的文头纸张；（3）各类行文使用的字体均设臵为宋体（特殊情况除外）、文号字号为五号加粗，标题使用字号为三号加粗，正文使用字号为四号，行距、间距均设为标准值(上、下、左、右页边距各2.5厘米)；段落首行请选用“首行缩进”格式。
（4）正文右下方需注明落款、成文日期，并加盖管理处公章；（5）文底必须注明主报、成文格式、日期及共印份数。（空一行）附件：
1、XXXX
2、XXXX
右空两格
发文单位
二○○X年X月X日
抄送： 发文单位 二○○X年X月X日印
（印发日期正下方）共印
份 2.具体要求（1）文头部分
文头又称版头。由发文机关标识、发文字号、签发人、份号、秘密等级、紧急程度等项目组成。这一部分，占文件首页的三分之一篇幅，由一条间隔横线将文头与主体部分分隔开。如果是常用的各级机关的文件，则在这条横线中间印上一颗红色的五角星，以示同行政机关的文件的区别。
①发文机关标识
发文机关标识是指发文机关的固定称呼。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”“广东省人民政府文件”、“广州市人民政府文件”等。它处于文头部分的中心位臵，多用红色宋体大号字印刷，目的是要让人一看就明了发文机关。
发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党中央委员会”，可简称为“中共中央”，“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如果是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。
②发文字号
发文字号简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2005]30号”，表示中共中央在2005年度内发的第30号文。“穗府[2005]4号”，表示广州市人民政府在2005年发的第4号文。“中办发[2005]17号”，表示中共中央办公厅在2005年发的第17号文。“粤府办[2005]14号”表示广东省人民政府办公厅在2005年发的第14号文。
发文字号的主要作用有三：一是便于登记，发文机关和收文机关，发文和收文一般都登记发文字号；二是便于分类、归档，或是按发文机关或是按发文年份分类和归 档，都要使用发文字号；三是便于查找、引用，一篇公文，标题可以有相同的，但发文字号绝对没有相同的，因此，只要你知道了“发文字号”，就很容易在档案室 找到你所需要的公文。而对于一些标题较长的公文，如要引用，则引有用其发文字号比引用标题要准确、简便得多。
发文字号的位臵，在发文机关标识的正下方，字体一般同正文。发文字号中的机关代字，要由一定范围内领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编编定，以免重复、混乱。机关代字的字数一般不超过3个，编好后要保持稳定。
发文机关的年份，要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2005”简化成“05”；年份要用方括号“[]”括住，不要用半圆括号“（）”。
联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。③份号
份号，又称编号、流水号，是指一份具体文件在该文总印发数中的实际序号。如份号“000168”，即表示此份具体文件是该文总印发数的第168号，其位臵在文头的左上端，顶格书写。使用“份号”的公文，有些是印数较多的普发性下行文，主要是有密级的公文，其作用是：一是便于印数较多的普发性公文有控制地分发到有关的各地区各单位印发；二是便于机密文件的分发和回收登记，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感；三是一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。
④秘密等级
秘密等级又称密级，是指公文内容涉密程度的等级，我国《保密法》将秘密事项等级分为“绝密、机密、秘密”三级。密级的确定，要根据公文内容并按照有关规定，从维护国家利益出发，严格按权限范围、审定程序处理。
密级及保密期限一经确定，就要做出明显并且易于识别的标志。国家秘密的标志为“★”。“★”的前面标密级，“★”的后面标保密期限，如“机密★5年”。
密级的位臵在发文机关标识的左上方，“份号”的下方。⑤紧急程度
紧急程度又称急度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是使受文机关明确公文处理的时间和要求，保证公文的时效性。紧急文件应分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度的位臵在秘密等级的下方。
⑥签发人
签发人指批准发出公文的机关领导人。《国家机关公文处理办法》规定“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他人签发。”签发的位臵在“发文字号”右侧，空两格，书写“签发人”和签发者的姓名。
在实践中，正式发出的文件上，有“签发人”这一项目的多数是上报国务院和上级机关的重要文件，一般文件是没有的。
（2）主文部分
主文部分，是文件的最主要部分，由标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期等项目组成。
①标题
公文标题，是公文内容和作用的高度概括。位于横隔线的下方适中位臵上，公文标题的字体要稍大于正文，以显突出。
《国家机关公文处理办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。”也就是说，完整的公文标题是由发文机关、事由和文种等三要素组成。它表明该公文是由谁发文、因什么事发文、用什么文种发文。如《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》、《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》等。
公文标题应准确、简明、使人一目了然公文的性质、基本内容及作用。要做到准确，一是要选准文种，如不要把通告写成公告，把请示与报告混淆。因为收文机关通常通过标题中的文种名称来初步了解公文的作用和重要性，并考虑处理的初步意向。二是事由要表述准确。如果事由和公文内容不切合，就是文不对题，收文机关会因此产生困惑，给公文处理和管理造成障碍。这是公文标题拟写的大忌。要做到简明，一是要从实际出发，省略在、其中的某些成分，如《关于我市奖券发行工作的会议纪要》、《广州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“发文机关名称”，或是省了“事由”，甚至连“发文机关名称”和“事由”都省去了。二是对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角啰嗦冗长。如《XX市党委批转XX同志在全市第一次政法公安会议的总结发言及公安局、检察院、法院党组关于全市第一次政法公安会议情况的报告和XX同志关于当前斗争情况与今后工作的部署的报告》，可以提炼为《XX市党委批转全市第一次政法公安会议三个文件材料的通知》
另外，公文标题的排列，要注意以下问题：一是移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整；二是要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是“一”字式排列。复杂的长标题，要在保持标题词语结构的完整性前提下，采用两行或多行的方式排列。
②主送机关
主送机关，又称抬头或上款，是指负责处理、执行公文的机关，它位于标题的左下方，顶格书写。主送机关之后要用冒号。
普发性的下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“市直各单位”。高层次机关的普发性下行文，涉及的主送机关更多，即使用泛称也要用两三行排。而上行文，主送机关一般是一个，请示、批复、函等文种的主送机关只能是一个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机关。
能否准确地写明主送机关，是公文发出后能否得到及时有效地处理的关键问题。因此，必须根据公文内容与机关职能，慎重而准确地选定拟写，不能漏写，也不能将能负责执行、处理公文内容的机关写上。
③正文
正文是公文的核心部分。一篇公文的质量如何，关键是这部分。这部分的结构，通常包括缘由、事项、结尾三部分。
缘由部分，主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。
事项部分，围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求。
结尾部分，是正文的收束。因文种和行文关系不同，其结语也有所区别。如，请示一般用“以上请示，当否，请批示”；函一般用“特此函告”等。有的公文，事项说完即结束，没有独立的结尾部分。
④附件说明
附件说明是公文正件附属材料名称和件数的标注。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下侧，顶格书写。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。但要注意，不要将附件说明写在签署和署时之下，应是正文和签署之间。
附件分两种：一种是补充说明主体某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等；另一种是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章。如属这类的附件，其名称在正文内已有交代，在“附件”项内则不必重复标示。并非所有的公文都有附件。有相当部分的公文是没有附件的。
附件有几件，就得标出几件的名称和件数，以使附件说明和公文所带的附件相吻合。
⑤成文日期。
成文日期，又称署时，是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“一九九三年三月九日”。书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。
公文成文日期。一般性文件，以实际发出的日期为准，具体说，本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。是报以发出日期为准。
⑥印章
印章，指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。
公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。印章必须盖得端正、清晰。其位臵上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
（3）文尾部分
文尾部分由附注、抄送机关、主题词、印发机关、印发日期等项组成。
①附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明公文的传达范围；说明有关引文的出处；解释有关名词术语。
附注内容位于成文日期下方左侧、抄送机关上方。②主题词
主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位臵在抄送机关上方。
标引主题词要注意三点：
一要掌握选词原则，要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词一般不超过5个。其标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如，《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如 会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映 第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标文种名称“会议纪要”。
二要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年修订）由15类1049个主题组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
三是主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则，这样可以保证标引主题词的准确性。
③抄送机关
抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，位于发至范围的下方。抄送机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能与职权及工作的需要来确定。
④印发机关和印发日期
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公厅（室）或秘书处（科）。他们对公文的制发全面负责。如广州市人民政府的公文，其印发机关是“广州市人民政府办公厅”。印发机关的位臵在抄送机关的下方。印发日期，是指该公文送印或发出的时间。如“二○○五年十月十七日印”。其位臵在印制部门的右边。
⑤印数
印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，向右不顶格。
文头、主文、文尾三大部分是以主文部分的正文为核心的有机统一体。它们有主次之分，甚至可以省略某一部分。便在实际操作中，不能只重视某一些项目，而忽视另一些项目。如果不按要求制作，就难免造成失误，影响公务的办理。
三、公文写作
（一）命令
命令（令）是依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。它是行政机关发布的、具有强制性、指挥性的公文。根据《宪法》规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级人民政府首脑，才能发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。因此，是行政公文中规格较高的一种文体，是下行文。
1.命令（令）的类型
命令可分为发布令、行政令和嘉奖令三种。（1）发布令
用于发布依照有关法律制定的行政法规和规章。一般行政法规以命令为载体发布，命令与法规合为一体，既不能把随命令发布的法规当附件，也不应把它们当作两份公文，法规已成为命令内容的组成部分。有些重要规定或重大决定也可以直接发布。
（2）行政令
主要用于公布重大强制性行政措施。这类命令通常指中华人民共和国主席根据全国人民代表大会的决定或全国人民代表大会常务委员会的决定，采取重大强制性措施，发布特赦令、戒严令、动员令等；国务院根据宪法和法律的规定可以制定重大行政措施，决定各省、自治区、直辖市范围内部分地区的戒严并发布戒严令。
（3）嘉奖令
主要用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及人员。2.命令的写作
命令的结构一般包括标题、发文字号、正文和落款4个部分。命令的写作突出在“简”和“实”两个字上，一般命令篇幅简短，语言平实庄重，语气坚决。
（1）标题
命令（令）的标题主要有两种写法，一是由发文机关、事由、文种三部分组成。如《中华人民共和国国务院关于北京市部分地区实行戒严的命令》，《广东省人民政府关于授予六十六名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》。行政令、嘉奖令一般用这种写法。二是省略式标题，即只有发文机关和文种两部分，省略了事由。如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》等。发布令较多使用省略式标题。（2）发文字号
命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号。命令（令）的发文字号只标注顺序号“第XX号”，没有机关代字、年号。命令“第XX号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的顺序号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。有的命令发文字号直接使用文件的发文字号。如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》编国务院文件“国发[1991]51号”。又如，《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》编广东省人民政府文件号“粤府[1992]72号”。由此可见，命令（令）直接发布时，发文字号只编顺序号“第XX号”，命令（令）用文件发布式发布时，则按文件的格式，编文件的发文字号。
（3）正文
正文是命令的主体部分。正文的内容主要包括命令原由和命令事项两部分。命令的语言表达非常精练准确，语气坚决，充分体现强制性、权威性的特点。因此，命令的写作，没有报告、请示或通知等公文的说理、阐述详细等语言，并多用陈述语气祈使语气。
命令的原由，指为什么发布此命令，根据什么发布此命令。这部分有时也可以省略，直截了当地发出命令。命令事项。指命令的具体内容，需要执行的内容，有的命令事项比较简单。嘉奖令的事项则需要说明奖励谁，授予什么称号，发出号召等。
（4）落款
命令的落款，一般是署发令机关的名称，或发令人职务的姓名。其中发布令多数署发令人姓名。落款下方署发令年、月、日。
（二）决定
决定是对重大或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文。决定是党政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，适用范围也比较广泛。
1.决定的类型
根据决定的适用范围，一般可以分为两大类型：
一是知照性决定。一般指表彰决定、处分决定、机构设臵决定、人事安排决定或某一具体事项的决定，等等。这类决定的主要作用是把决定的事项简要地传达给有关地区和单位，一般没有要求执行的具体意见。这类决定内容比较单一，简明扼要。
二是指挥性决定。主要是指关于重大事项和行动的决定以及一些带规定性质的决定。变更或撤销下级机关不适当决定事项，也属指挥性决定。这类决定容量很大，篇幅较长，能充分体现领导机关的意图，详细阐述有关方针政策，对重大行动提出政策措施及要求，并要求在规定的范围内贯彻执行。
2.决定的写作（1）标题
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要准确地概括出来。
（2）正文
决定的正文主要包括两方面内容：一是决定原由，二是决定事项。篇幅随内容而定。知照性的决定得短小单一，简单明了。指挥性的决定也应简明扼要，篇幅不宜过长。语言表达上，决定的语气坚决、鲜明、准确，决不能模棱两可，含糊不清。在决定的详略处理上，有三种写法：
一是略写原由，详写事项。这是决定的一般写法。原由部分不宜写得过长，把有关情况、依据、道理简单交代清楚就可以了。
二是详写原由，略写事项。这种写法要求把情况写清楚，尽可能详细些，因为它是决定事项的依据、前提。
三是不写原由，只写事项。这种写法，一些重大决定经常运用。这种写法往往基于原由是法定的，或是周知的，不写出也不影响决定事项的权威和效用。
（3）时间
决定的时间标注要注意两个问题：一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾，因为决定一般不写抬头和落款。
（三）公告 公告适用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”。如《新华社公告》“我国将进行向太平洋发射运载火箭试验”，意在告知有关国家的船只和飞机，在试验期间不要进入上述海域和海域上空。公告是级别较高的机关在较广泛的范围内发布重要事项的公文，其发布方式比较特殊，写作上也有一些特殊的要求，是一种在制发方面有一定限制的文种。
1.公告的特点
一是发布内容重要。公告发布的内容必须是重要事项或法定事项。要注意不要事无大小都使用公告。
二是发布范围广泛。一般公文只向国内一定范围发布，公告则向国内外发布。我国经常是通过新华通讯社来发布。
三是发文机关级别高。由于公告有向国内外宣布的功能，发布多为较高级别的国家行政机关或权力机关，例如全国人民代表大会、国务院、各省、市人民政府及人大等，也可由法定的职能部门来制发，如新华社经常被授权发布一些重大事项。企业事业单位向社会宣布重要事情，也可使用“公告”，如一些企业单位向社会宣布有关企业与社会公众有关，或与国际有关的事项。
2.公告的写作（1）标题
公告的标题一般要求写明发文机关、事由和文种，也有一些公告的标题只写发文机关和文种，省略了事由，如《新华社公告》。有的公告连发文机关和事由都省略了，只有文种一项，如《公告》，这类公告一般是内容单一，范围较窄，事项不那么重要。
（2）正文
公告的正文主要由原由、事项两部分组成。原由指发布公告的根据和原因，一般写得精炼，简明扼要。也有的公告省略了原由，开门见山，直接写出公告事项。公告事项要根据内容多寡确定表达方式，如果内容较多，要分列条款；如果内容比较简单，也可不分条。文尾用“现予公告”、“特此公告”之类结束语。
（3）公告的落款和日期
公告的日期可以写在标题下方，也可写在落款下面。有的公告比较重要，落款处除签署发布机关和日期外，有的还写明发布地点。
（四）通告
通告是适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文。通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。
1.通告的特点
与公告相比，通告有如下特点：
一是内容具体，业务性强。公告的内容通常是重要事项和法定事项。通告的内容重要程度比不上公告内容，而且多是业务工作方面的。因此通告的使用频率比公告要高得多。
二是有限制的行文对象。公告的告知对象是广泛的，“向国内外宣布”；通告的告知范围则是面向“社会各有关方面”，一般适用于国内。三是广泛的发文机关。通告的内容是一般事项，所以发文单位比较广泛。党政机关、企业事业单位、人民团体都可发布通告。公告的发文机关级别较高，多由国家机关发布。相比之下，通告的发文机关要比公告广泛得多。
四是独特的发布方式。一般公文是用文本形式印发。而通告一般不用文本形式印发，而是张贴或登报。
2.通告的写作
（1）通告的结构和写法
通告包括标题、正文、落款署时3部分。
①标题。通告的标题通常有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种；二是省略了事由，只写明发文机关和文种；三是省了发文机关、事由两项，只写《通告》。一般来说，高级机关发布了比较重要事项的通告，标题都使用前两种，而企业事业单位、基层单位发的通告，事项比较具体，不那么重要，一般可用第三种。
②正文。通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。原由是发布通告的原因、根据、目的，回答为什么发此通告。事项，即通告的具体内容。内容比较简单、单一的，可不分条来写；如果内容比较多，则应分列一条一条来写。
结尾，也叫结语。一般写“特此通告”之类的话，以示强调，提起注意。有些通告干脆不用结语，干净利落。通告是对公众的，一般不用写抬头，标题已有发文机关，并在标题下方署上了日期，则可不用落款。如果标题没有发文机关，又没有日期，落款必须签署清楚发文机关名称和日期。
（2）写通告须注意的问题 ①不要把“通告”写成“通知”
“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围都不相同。有的单位往往以为让人们知晓的事项都可用通告各行文，结果把一些该用通知的，用了通告，该用通告的则用了通知。
[例]
回迁通知
原住XX区XX街的动迁户，于明年6月底前回迁。请所有回迁户持动迁证、动迁协议书及交款单据，于明年5月底前，到我公司办回迁手续。
具体办理时间：上午8时至12时，下午2时30分至5时30分。特此通知
XXXX房地产开发公司 XXXX年XX月XX日 这份公文用错了文种，告知回迁户办理回迁手续，属一定范围公布遵守和周知的事项，应用通告却用了通知行文。
②发文目的要明确
发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。③通告的事项，应该符合法律、法令和有关政策规定，不能违反法令政策。例如一家房地产公司发出通告，告知回迁户在期限内来办手续，“限期于XXXX年XX月XX日前到我公司办理进住手续，否则，视为已有住房，不予安臵。”这是不符合有关政策规定的。
④语言要通俗简洁
通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。
（五）通知
通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员所用的公文。在行政公文中，通知是最常用的文种之一。
粤华XX通字[ ]X号
关于XXXX的通知
主送单位：
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此通知
发文单位 二○○X年X月X日
抄送： 发文单位 二○○X年X月X日印（印发日期正下方）共印
份
1.通知的特点
（1）使用范围的广泛性。在发文机关方面，上至最高领导机关和行政机关，下至基层单位、企业事业单位都可有通知行文。在通知的内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发布方式上，可用正式文件印发，也可印白头通知，甚至可以写在小黑板上，让有关人员知晓，非常灵活。
（2）文种功用的指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性，特别是部署布臵工作、批转和转发文件，等等，都明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么事情，怎么做，达到什么要求，等等。
（3）行文方向的不确定性。通知一般作下行文，是上级机关向下级机关行文。在平级单位之间，不相隶属单位之间，必要时，也可用通知行文。此时的通知便是平行文。平行文的通知不能带有指示性和指导性，只能表述告知性或周知性的内容，特别重要的通知，除了下发外，还要抄送上级机关，让上级机关知道下级机关就某重大事项发了通知。
2.通知的适用范围（1）批转公文。下级机关上行的公文，如请示、报告、意见等，有的经审批同意，可加通知转发下去。如《国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知》。
（2）转发公文。转发上级机关和不相隶属机关的公文。凡转发公文，都必须经上级机关批准同意，转发机关是按上级机关的意图转发的。转发和批转公文的效用基本相同。
（3）传达事项。凡不宜用其他公文行文的事项，包括要求下级机关办理的事项，要求有关单位知晓或要求共同执行的事项都可用通知行文。如《广东省人民政府关于立即制止越权审批和非法占地的通知》等。
（4）任免人员。按干部管理权限，由上级主管单位用通知行文任免工作人员，有的行政机关负责人任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。
3.通知的分类
根据通知内容性质和作用，一般可以分为如下4种：（1）转发性通知。包括转发公文的通知、批转公文的通知。前者是指转发不相隶属单位和上级机关的公文；后者是批转下级机关的公文，主要有请示、报告、意见和会议纪要等。被批转的公文里的下级机关的意见实际已转为上级机关的意见。批转公文的通知与转发公文的通知同样具有指导作用。（2）事项性通知。通知的事项，指发文机关要求办理、阅知的事项。这种通知的作用主要是用来布臵部署工作，安排活动，解决实际工作中某些具体问题。
（3）会议通知。指组织召开会议的机关向参加会议的机关、单位行文，告知会议内容、时间、地点和会议要求的公文。这种通知内容单一，要求把参加会议的有关事项写清楚。一般包括：会议名称、内容、地点、参加范围、会期、报到时间、地点、需带的文件、材料等。
（4）任免通知。按干部管理权限，由上级机关决定任免干部，然后把任免决定用通知行文，向指定的范围公布。这种通知，内容单一，篇幅简短，写明决定任免的时间、机关、任免人员的具体职务即可。
4.通知的写作（1）标题
通知的标题有完全式和省略式两种。完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题；省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。
①省略发文单位。标题太长，则可省略发文机关。这种省略发文机关的通知标题很常见。如果是两个以上单位联合发文的，一般不能省略。
②省略文种。公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知的标题由“发文机关+批转（转发）+被批转（转发）标题+通知”构成，有时由于被批转、转发公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般要省略文种，省去“通知”，否则会出现“……的通知的通知”的现象。如《广东省人民政府转发国务院<关于国营企业厂长（经理）实行任期制度的通知>》。如因层层转发而出现长标题的情况，如《XX县人民政府关于转发
③省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种“通知”二字。
（2）正文
通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。①转发性通知。可以把批转通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容，批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。
②事项性通知。这类通知多数用于布臵工作。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容，即事项，做什么、怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布臵的工作需周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。
③会议通知。一般包括：会议名称，会议时间，地点，内容，参加人员，报到时间、地点，需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把上述内容写清楚就行。
④任免通知。一般有固定的格式。
XXXX关于XXX等同志的任免通知
XXX：
根据XXXX年XX月XX日XXX会议研究决定，任命： XXX同志为XX局长，同时免去其副局长职务。XXX同志为XX处处长，同时免去其XXXX职务。
（六）通报
通报是用来表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的公文。通报作为一种宣传教育、通报信息的工具，有着表彰、惩戒、知照等作用。
1.通报的特点
一是内容的真实性。通报任何情况、事例必须是真实的，不能有差错，更不能编造假情况，否则会起反作用，严重损害制发文单位的威信。二是目的性晓谕性。表彰先进的通报，对被表彰单位是一种鼓舞、激励，对其他单位是一种教育，对后进单位是一种鞭策。批评性的通报的目的则是让人们知道错误，认识错误，吸取教训，改正错误，引以为戒。交流情况的通报，是让人们了解通报的事项。
2.通报与通知的区别（1）内容范围不同
通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况、信息。两者虽然都有告知作用，但通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要情况。
（2）目的要求不同
通知的目的是告知事项，布臵工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样处理，不能怎样办理，有严格的约束力。通报的目的是通过正反面典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。
（3）表现方法不同
通知的写作主要是直叙式，告知人们做什么，怎样做，具体明白，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实，分析意义，做出评价，使人们了解事实真相，受到教育。
3.通报的写作
（1）通报的结构和写法 通报包括标题和正文两大部分。①标题
通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。如《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》，就省略了发文单位；而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。
通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需要写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。
②正文
通报根据使用情况，一般分为三种：表彰性通报，批评性通报和情况通报。
一是表彰性通报。表彰性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，做出表彰决定，提出希望等。表彰性通报的正文大致包括三个部分：
叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必叙述全过程，只要概括介绍就行。通报还常常在介绍事迹的基础上再加上简要评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。
表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾一般有希望和号召的内容。
二是批评性通报。批评性通报将典型的不良行为、倾向、或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报在致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
三是情况通报。情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。
（2）通报写作要注意的问题
①注意时效性。发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。
②注意指导性。不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。
③注意真实性。通报所涉及的事例必须是客观存在的。
（七）议案
《国家机关公文处理办法》规定，各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文，叫议案。议案是一种上行文，有特定的适用范围。
1.议案的特点 一 是内容的法规性和政策性。凡纳入法律程序，人民政府无权决定，须提请国家权力机构人民代表大会审议的事项，一般是关于国家主权、权力和利益、重要法律法 规，国家机关主要领导人任免事项等，须经人民代表大会或人民代表大会常务委员会审议后有的可以立法，形成法律性文件，要求全社会遵守执行。
二是行文的定向性。议案不是普发性公文，在行政机关只能由人民政府行行文时，发文机关可以署政府主要负责人。政府的工作部门不能使用议案。同时议案只能向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会行文，不能向别的任何部门和单位行文。
2.议案的类型
根据议案内容及适用范围，议案一般有三种类型：
（1）立法议案。指用于提请审议法律和法规的议案。人民代表大会是国家的权力机构，但省级以上人民代表大会以及全国人民代表大会授权的地方人民代表大会才有立法 权，党的机关、国家行政机关、企业事业单位都没有立法权。有许多法律法规（草案）首先由政府提出，提交人民代表大会或人大常委会审议通过后，予以确立。这 样的议案就称为立法议案，简称法案。
（2）政治议案。指用于提请审议办理重大政治事项和重大问题方案或意见的议案。例如外交方面的重大原则问题、民族问题，国家主权问题，民主、法制问题等。
（3）任免议案。指用于提请审议决定政府和国家机关主要领导人，国家驻外机构主要负责人任免的议案。3.议案的写作
（1）议案的结构。一般包括发文字号、标题、主送机关、正文、签署、日期、主题词、印刷版记等部分。发文字号可以在标题的右上方，也可以在标题的右下方，甚至可以省略。其样式如下：
X X X X X关于提请审议 《X X X X X X X X X X 》的议案
X X[2005]
号 X X X X X X：
X X X X X X X X X X X X X X X X。
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。
X X X X（签署）XXXX年XX月XX日 主题词：XX XXX XXXX（制发机关）XXXX年XX月XX日印
（共印XXX份）（2）议案的写法
①标题。议案的标题由发文机关、事由、文种构成，有能省略其中的任何一项。例如：“国务院关于提请审议《中华人民共和国税收征收管理法（草案）的议案》”，提请国家权力机构审议的事项，都是重大事项，涉及法律法规和大政方针的事项，标题必须写明发文机关，事由也要概括得清楚明确。
②正文。正文议案内容的主体，包括三部分：
一是原由。议案的原由是提请审议批准事项的理由和依据，即为什么提出议案。
二是事项。议案的事项是在议案中提出要求审议的具体事项。行文时，把需要审议的草案随文附上。
三是结语。议案的结语，主要是提出请求，一般有：“现提请审议”、“现提请审议，并请做出批准的决定”、“请审议决定”等。
（3）议案的签署
议案的签署，与别的公文有所不同。其他行政公文一般用单位名称签署，议案则多要用行政机关负责人名义签署。如以国务院名义提交的，署国务院总理的姓名。
（4）写作要求
一是要熟悉国家的法律、法规和党的方针政策。由于议案的政治性、政策性很强，涉及立法事项及重大方针政策，议案必须以法律、政策为依据。
二是语言要求准确、精练、庄重。议案篇幅不宜过长，原由要简明扼要，抓住要点，言简意赅，不必展开论述、说理，事项是什么就说什么，有几项就说几项。
（八）报告 报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种机关单位经常使用的上行文。
1.报告的类型
报告的种类很多。根据内容划分，报告可以分为工作报告、情况报告答复、报送报告。
粤华XXX字[200X]X号
关于XXXXX的报告
广州粤华物业有限公司：
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此报告
广州粤华物业有限公司
XXXXX
二○○X年X月X日
上报：广州粤华物业有限公司 XXXXX 二○○六年X月X日印 共印X份
（1）工作报告。是指汇报工作的报告。下级机关向上级机关汇报某一阶段的工作情况，如汇报工作的进展、成绩、经验、存在问题及打算，汇报上级交办事项的结果，汇报对某一指示传达贯彻的情况，等等。
[例]
关于我省清理整顿公司工作的报告
国务院：
我省于1988年10月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方针，抓紧清理整顿方案的拟订和实施，积极查处公司违法违纪案件，努力加强公司的建设和管理，基本完成了常中央、国务院赋予我们的任务，达到了预期的目的。现将这项工作情况报告如下：
一、撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多过滥的问题。（略）
二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。（略）
三、认真做好撤并公司的各项善后工作。（略）
四、加强了公司管理和法规、制度建设。（略）
XX省人民政府 XXXX年XX月XX日（2）情况报告。是指上级机关反映情况的报告。即及时把本地区、本单位发生的重大事件，在一定范围内带有倾向性的情况，包括会议的情况，向上级机关报告。情况报 告与工作报告的不同之处主要在于，情况报告不局限于某一具体工作，不讲工作的进展情况，只讲客观存在或突然发生的情况；工作报告则要报告某项工作或某阶段 的工作情况，突发事件的处理情况，都属于情况报告。这类报告特点是，时效性强，对发的事情，要非常及时地向上级机关报告，有些情况要用电话先报告，然后书面报告。
[例]
铁道部关于193次旅客快车 发生重大颠覆事故的报告
XXXX：
5月28日16时05分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车行驶至沈山线锦州铁路局管理辖内的兴隆店车站（距沈阳43公里）进，发生颠覆重大事故，造成3名旅客和4名列车乘务人员受伤，报废机车一台，客车四辆，导车一辆，损坏机车一台，客车五辆、货车一辆和部分线路、路岔等设备，沈山下行正线中断运输近20小时，直接经济损失达170余万元。
事故发生后，东北中、铁路办事处和锦州、沈阳铁路局负责同志立即随救援列车或救护车赶赴事故现场，组织抢救、抢修工作。（略）
经调查分析，造成这次事故的直接原因，是锦州铁路局大虎山工段兴隆店养路工区工人在该处做无缝线路补修作业时，违反劳动纪律和操作规程，（略）
这次事故是发生在旅客列车上的一次严重事故，又是发生在全国开展的“安全月”活动中，使国家和人民的生命财产蒙受了巨大的损失，在政治上造成了极坏的影响，性质是非常严重的……这次事故……说明了我们作风不扎实，对安全工作抓得不够，在安全生产中管理不严，职工纪律松弛的问题长期没有得到解决。
为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训，我们于5月31日召开了有各铁路局、铁路分局、全路各工务段负责同志参加的紧急会议，通报了这次事故，提出搞好安全生产的紧急措施。（略）
锦州铁路局对这次事故的主要责任者，已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任；（略）
XXX XXXX年XX月XX日（3）答复报告。是指答复上级查询事项的报告，例如，上级领导对群众来信来访中反映的问题，或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关，此时使用的公文就是答复报告。
2.报告的写作
（1）报告的结构和写法
报告的结构包括标题、正文、落款三部分。
①标题。报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种是不能省略的。报告的标题容易出毛病的是事由。有的报告标题乱而且长，内容不集中，中心不突出。例如，某单位给上级政府的一份报告《关于XX共建文明村和开展植树造林情况的报告》，把“共建文明村”和“植树造林”两种不同性质的事项写在一个标题当中。又如有一份报告的标题《XX人民政府关于认真贯彻落实XX政发（XXXX）XX号文件精神，各极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，这个标题长达60多个字，冗长、啰嗦，不够明确。这个标题可改为《XXX人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告》。
②原由。原由是开头部分，又叫导语。报告的原由是事项的依据，一般写得比较概括，但要有关情况写清楚，说明报告的原因。导语提出观点，说明情况，摆明依据，为下文叙述报告事项设立前提，增强报告的说服力和逻辑力量。
③事项。报告的事项是正文的主体，也是报告的核心，是向上级机关报告的具体内容。在写作时，要抓住主要内容，突出重点，有层次有条理地展开，用最准确、最简洁的语言，把报告的事项写出来。
④结尾。一般报告的结尾都有提出要求的习惯用语，根据报告的不同内容使用不同的习惯用语。如常用的有“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地和各单位执行”，“专此报告”，“请审阅”，“请批示”，等等。
3.报告的写作要求
报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到：
（1）立意要新。提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而形成主题。
（2）内容要真实、具体。报告的内容必须是真实的，实事求是的，绝不能编造假情况，欺骗上级。（3）重点突出。报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重，重点的，主要方面的内容，要安排在前面，应详写；非重点的，次要方面的内容，可略写，可写可不写的内容，就不写。同时，要注意处理好点和面的关系，比如有典型的事例，也要有面上的综合性的情况，做到点面结合，眉目清楚，说服力强。
（4）报告中不能夹带请示事项。报告属陈述性文体，或汇报工作，或反映情况，或提出建议，或答复上级的有关询问。对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事 项，不便处理，甚至会贻误工作。需要上级机关解决一些问题，则应该另外用“请示”行文。这样，才能做到一文一事，专文专用。不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。
（九）请示
请示是向上级机关请求指示、批准用的公文，是机关单位经常使用的一种请求性上行文。
粤华X字[200X]X号
关于XXXXXX的请示
广州粤华物业有限公司：
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
以上请示妥否，请公司领导批示。广州粤华物业有限公司
XXXXX
二○○X年X月X日 上报： 广州粤华物业有限公司XXXXX 二○○X年X月X日印 共印X份 1.请示的特点
（1）行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示和批准用的公文，具有请求的性质，而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述性质。
（2）行文目的的求复性。请示的目的是请求上级批准，解决某具体问题，要求做出明确答复，而报告的目的则在于使上级知道掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。
（3）行文时机的超前性。请示必须在事前行文，等上级机关作了答复之后才能付诸实施。报告则可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。
（4）请求事项的单一性。请示要求一文一事，报告则可以一文一事，也可以一文数事。
由于请示与报告的特点不同，因此不能将请示与报告混淆起来使用。
2.请示的类型
根据行文目的和内容的不同，请示通常分为三种：（1）请求批准的请示。下级机关请求上级机关审核批准某事项或开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。为类请示多用于机构设臵，审定编制，人事任免，重大决策，大型项目安排等事项，这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。
[例]
关于丹霞山风景名胜区 列为国家重点风景名胜区的请示
国务院：
丹霞山风景名胜区位于我省韶关市仁化、曲江两县境内，面积180平方公里，分丹霞山、韶石山、大石山三个景区。（略）
据地质考证，6500年前丹霞山所在地是一个大湖泊，由于造山运动，形成红岩峭壁和嶙峋洞穴，构成奇异自然风景。（略）
在丹霞山风景名胜区附近，有“金鸡岭”、“九龙十八滩”“古佛岩”、“南华寺”、“马坝人遗址“等风景区及名胜古迹，总面积约400平方公里。（略）
根据国务院《风景名胜区管理暂行条例》，我们对丹霞山风景名胜区进行了资源调查、评价，编制了总体规划。现申请把丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区，请审批。
广东省人民政府 XXXX年XX月XX日（2）请求帮助的请示。下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持。[例] 关于要求追加我省自然灾害救济款的请示
国务院：
今年我省自然灾害频繁，损失严重。上半年我省十多个市遭受寒潮、霜冻、龙卷风、冰雹和洪涝灾害；下半年第二、九、十五、十六、十八、二十三号强台风先后在我省五个县（市）登陆，台风伴随暴雨，造成洪涝灾害，损失严重，据统计，全省受灾人口（略）
国务院对我省灾情非常重视，今年已经拨给我省救灾补助款XXXX万元；11月5日我省赴京汇报后，国务院初步确定各方面增拨给XXXX万 元救灾款。我省各级下集正按照国务院领导的指示精神，安排好国家补助的经费，继续部署救灾救济工作，广泛发动群众生产自救。但是，由于受灾面积广，人口多，需要救灾救济款数额大，无法全部解决灾区群众的困难。鉴此，除继续发动灾民生产自救和依靠各级地方政府财政支持外，恳请国务院各方面拨给我省冬令救济 款XXXXX万元。
以上请示，请批复。
广东省人民政府 XXXX年XX月XX日（3）请求解答的请示。下级机关往往在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。[例]
关于交通肇事是否给予被害者家属
抚恤问题的请示
最高人民法院：
据我省XX县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人死亡，是否给予被害者家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见认为，被害者是有劳动能的人，并遗有家属要抚养，就给予抚恤；被害者若是没有劳动能力的老人或儿童，就不给予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤。我们同意后一种意见，几年来实践经验证明，这样做有利于安抚死者家属。是否妥当？请批复。
XX省高级人民法院 XXXX年XX月XX日 3.请示的写作
（1）请示的结构与写法。请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。
①标题。请示标题一般要写明发文机关、事由和文种，发文机关有时可以省略，如前面提到的《关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示》。写标题时要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。②正文。请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。
一是原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据，要写在正文的开头，先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的原由很重要，写得好不好，直接关系到请示事项能否成立，是否可行，关系到上级机关审批请示的态度，等等。因此，原由要写得有理有据、实事求是、具体、明白，写作原由时容易出现的毛病是，原由部分过于简单，没有把要求解决的问题及理由、根据、情况交代清楚，或者是写得不具体，含糊不清，说不清理由和根据。
二是事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。一般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等。请示的事项要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理清楚，重点要突出。
请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混淆在一起写，否则，受文单位不清楚究竟要解决什么问题。
三是要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”，等等。这些虽然是很简单的一名话，但它是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。（2）请示的写作要求
①一文一事。一份请示只能写一件事，这是《国家机关公文处理办法》的规定，也是实际的需要，如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复，如果性质相同的几件事需写在一份请示中，必须是同一机关有权批复，又可以批复的。一些单位向上级机关请示，经常把好几个问题写在一起，认为只要能解决一个问题就行了，结果一个也解决不了，因为“一文多事”牵涉的单位多，涉及的政策规定也多，任何一个上级机关都很难答复，几个单位同时答复更不可能。
②单头请示。一份请示，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能同时主送两个或两个以上机关。如有需要，有关的单位可有用抄送的形式。这样，可以避免出理 推诿、扯皮的现象。受双重领导的机关需向上级机关请示工作时，要根据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个领导机关。一些单位以为多头分头这保险，结果常常是谁都有关系，但谁都不管，失时误事。
③不得越级请示。请示与其他公文一样，一般不得越级请示，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除个别领导直接交办的事项外。如果把应由秘书部门统一办理的请示直接送领导者个人，容易误事，甚至会造成领导者之间的不协调。
④不得同时发下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。
（十）批复 批复是适用于答复下级机关请示事项的公文，由上级机关对下级机关单位的请示做出明确具体的批示和答复。
1.批复的特点
（1）被动性。批复必须以请示为存在条件，先有请示后有批复。任何一份批复都是因为有请示才形成的，这一点和大多数主支行文的行政公文不同。
（2）针对性。批复内容有很强的针对性，请示什么事项，就批复什么事项，绝不能离开请示的内容来批复。因此，批复的内容是由请示的内容来决定的，批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示的单位，涉及的有关单位可以抄送，而范围必须有一定限制。
（3）权威性。机关单位向上级机关请示，上级机关用批复给予回复。请示的事项往往是要求批准一些政策、措施，处理一些重大问题的办法，或者要求解释、答复一些政策性的、复杂的问题。上级机关表态并回复准许怎样做，不准许怎样做。批复带有明显的权威性。
[例] 关于加强政策研究工作几个问题的批复
XXXX：
XXXXXXX文收悉。省委、省政府意见如下：
一、按照机构改革关于政事分开的原则，你室不宜加挂XX发展政策研究咨询中心的牌子。如确需设立该中心，可专题报省编委审批。
二、党政干部（包括政研干部）一律不搞职称评定。如省编委审批同意设立XX发展政策研究咨询中心，则该中心在编从事研究工作的人员可按有关规定评审专业技术职称。
三、关于聘请特约顾问等兼职人员问题，建议参照省政府社会经济发展研究中心的办法，由你们自行聘任。凡超过离退休年龄的，一般应先退后聘。
四、同意来文中所提的其他意见。
XXXXXXX XXXX年XX月XX日 2.批复的写作(1)批复的结构和写法
①标题。批复的标题一般要求写明事由和文种，格式是“关于XXXX的批复”；也些重要的批复，标题要写明批复单位，格式是：“XXXX关于XXXX的批复”，标题的事由要把请示的事项概括出来。
②正文。批复的正文包括批复原由和批复事项两部分。主体部分是批复事项。
批复的原由。即指批复的原因和根据，一般在正文开头用一句话说明请示的日期、标题和发文字号以及收文情况。例如：《关于召开广东省第六次归侨、侨眷代表大会的请示》，省委批复的原由如下：“粤侨联党字[1993]3号文收悉”，没有引述请示标题。
批复的事项。即批复的具体内容。批复的事项必须紧扣请示事项，逐条批复。批复事项的内容包括：批复态度和批复意见。要求写得态
第二篇：公文写作基础知识
公文写作基础知识(一)
一、文章主题的内涵及其确立
1、主题是一种“观念”，是人们对现实生活、客观事物由感性认识通往理性认识的“飞跃”的产物。、主题实际上是一种思想认识，正确的主题只能从实践中来。、源于生活实践的具体材料包括反映自身体验的和他人间接经验的两大部分。、机关应用文体在动笔之前接受的领导“授意”，这种现象并不违背材料先行的原则，原因有二：一是采用文体的写作是一个群体活动过程，领导者的“授意”常常在自己或他人调查研究的基础上形成；二是领导者的授意之“意”并不总是文章的主题。
二、突出文章主题的基本方法
为使文章的主题鲜明突出，应把握五点：1、直接阐述，开门见山。2、单一集中，做到一文事。3、“以意役法”，真正确立主题的统帅地位。4、片言居要，由一两句话形成主题句。
5、善用标题，使主题在标题中凸现。
三、文章材料的选取选取文章材料，应注意以下四条：1、紧扣主题。
2、注意材料的典型性。
3、注意材料的全面真实和高度准确性。4、注意材料的新颖生动性。
四、文章结构安排的主要环节及注意事项文章结构的安排，主要包括六大环节：1、选择角度，即确定表现客观事物的立足点、着眼点。2、设置线索，即寻找并确定可将全部材料摄为一个整体的人、事、物、理、时间、空间等。3、安排层次，即安排文章思想内容的表现次序。4、划分段落，即根据文字表达的需要划分“自然段”。5、设计开头和结尾。6、安排过渡的照应。在实际写作中，要有效驾驭文章结构的安排，必须抓住四条要领：1、应正确反映客观事物发展的规律和内在联系2、应服从和服务于主题的需要。3、要适应不同文体的特点。
4、文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。
五、文章基本表达方式的内容及要领文章常用的表达方式有叙述、描写、议论、说明 等，但不同的表达方式有不同的表现原则与技巧，具体要求如下：1、使用叙述这种表达方式时，一要注意要素齐全(时间、地点、人物、事件、原因、结果都要说明)；二要注意保持线索清晰；三是注意繁简得当。
2、使用描写这种表达方式时，一要注意具体真切；二是注意抓住特点，避免雷同；三要明确目的，不应滥描、滥写。3、议论由论点、论据和论证方法三个要素构成。论证分为立论和驳论，比较常用的论证方法有例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。
4、说明的具体形式有概说、界说和解说几种。说明是机关实用文常用的表达方法。
六、写文章的语言素养及语言运用的一般规律。写文章的基本语言素养为：正字、遣词、炼句和达意。在语言的应用过程中必须遵循下列规律。1、合体、得体。即文章的语言要合乎指定文体的要求，合乎指定社会语言环境的要求，要合乎作者在指定社会关系中的地位。
2、准确、顺达。(1)用词要得当。(2)语句要成分完整、搭配得当。语序妥贴、结构合理、含义明确、合乎事理、句式合理并力争有最佳表达效果。3、简洁、明快。即文章语言要简明扼要、精当不繁，同时又不荀简。4、生动、有力。写文章应力求语言富有文采，使语言形象化，并富有新鲜感和浓厚的感情色彩。
七、记叙文的特点记叙文以叙述、描写为主要表达方式，以记人、叙事、写景、状物为基本职能，其特点有四：、全面真实，没有虚构。
2、要素全面，选材典型。3、以叙述、描写为主要表达方式。4、语言生动活泼，富于表现力。
八、记叙文的一般结构模式
1、开头－－事件或行为、情感的发端。2、主体－－事件或行为、情感的发展。3、结尾－－事件或行为、情感的结果与启迪。
九、记叙文件写作要求
1、要体现记叙文的特点。即在全面真实，要素全面、选材典型以及表达方式和语言的运用方面抓住特色。
2、尊重记叙文体系内各具体文体的写作规律，注意发挥其各自特色，不可强求一律。
十、议论文的特点议论文体以议论为主要表达方式通过摆事实、讲道理、辨是非确定某种观点的正确与谬误，肯定或否定某种主张。其特点有六：
1、直接表露作者的思想观点。
2、以议论为主要表达方式，辅之以说明、叙述。
3、内容重在说理，坚持摆事实，以理服人。、其构成要素包话论点、论据和论证过程三个方面。
5、逻辑性强。
6、语言准确周严，简炼犀利。
十一、议论文的一般结构模式
1、开头－－引论。
2、主体－－本论。
3、结尾－－结论。
十二、议论写作要求
1、论点必须正确、鲜明、集中；论据必须真实、有说服力，容易引起关注；论证须得法。
2、结构要完整、明晰；要有头有尾、前后呼应；有条理、讲究过渡配合。
3、要有激情，给人以强烈染力。
4、语言准确、严密、通俗易懂、生动形象。
5、遵循议论中各类具体文体的特殊写作规律。
十三、说明文的特点说明文是以说明为主要表达方式解说事物、阐明事理的文章样式。其特点有四：、解说性强。、具有知识性、信息性。3、客观性强。、语言重通俗、简明、平实。
十四、说明文的一般结构模式。1、开头－－概说。2、主体－－分说。
3、结尾－－总说。
十五、说明文写作要求
1、内容要准确、正确，态度要客观。2、抓住本质特征，突出重点。3、条理要清楚。
4、文字简洁明了。
5、内容有的放矢。
第三篇：公文写作基础知识
公文写作基础知识
公文是国家机关、社会团体、企事业单位处理工作，具有特定格式的文体。它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。重点掌握：
1、各种公文的用途
2、相近文种的差别
3、公文格式
4、公文写法
一、公文的种类：9类（15种）
1、下行文：（1）命令、令、指令（2）决定、决议（3）布告、公告通告（5）通知（6）通报（7）批复。
2、行文：（8）报告（汇报、反映情况、不要答复）、请示（要求答复、批准）。
3、平行文：函.二、公文的格式：
1、标题：概括发文机关、主要事由、公文种类。
2、主送机关：除了命令、指示、布告、通告、通知、通报等使下级单位共同办理或普发性文件外，报告、请示、批复、函只送一个。写主标题之后，正文之前。
3、正文：先提要点（发文目的或结论），再叙事、说理。分层序码：
一、（一）、1、（1）结尾简单朴素。上行文：可用“以上报告，请审查”、“是否妥当，请批示”、“特此报告，请予审批、“以上请示，请批复”、“如无不当，请批转”。平行文：一般用“特此函达”、“特此函，请查照，并希见复为荷”、“特此函复”。也有用“此致敬礼”。下 行文：一般用“此令”、“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”、“希即遵照办理，并将情况及时上报”、“希即研究执行，如有意见 随时向我们反映“。
4、附件：如有附件应在正文之后，机关名称之前，注明附件名称与件数。
5、印章：盖在公文开发年月日的中间。
6、发文日期：一律写在文件末尾。留出空格，以便盖印。公文年月日，凡会议通过的文件，以通过日期为准；命令、指示、通知，以签发日期为准；一般性的通知、函，以实际发出日期为准。年份不得略写。
7、抄送单位：写在公文末页、发文日期之后。
8、公文编号：写在标题下面“x字x号”、“[2002]x字第x号”。
9、机密等级：根据密级，在左上角注明“绝密”、“机密”、“秘密”。
10、缓急程度：根据紧急程度，在标题（版头）右上角。
第四篇：公文写作基础知识
公文写作基础知识
第一章 公文写作基础知识
1、公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。
2、狭义的公文指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类14种公文；广义的公文既包括狭义的公文，也包括司法、军事、外交、科技等部门专用公文以及机关常用应用文，如倡议书、请柬等等。还包括改革开放以来出现的市场调查报告、商务说明书等。
3、按使用范围划分,公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。
4、政务公文包含法定文种和非法定文种。法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报。
5、专用公文：在科研、财经、司法、军事、外交等部门使用。包括科研文书、财经文书、司法文书、军事文书、外交文书等。如科研报告、实验报告、可行性报告、学术论文、设计说明书、起诉书、公诉书、法律意见书、答辩状、判决书、审计报告、训令、照
会、条约、声明等。
6、经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等。
7、日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等。
8、按行文方向划分，公文分为：上行文、下行文、平行文。
9、按来源和运转方向分为：收文、发文、内发文。
10、按处理时限分为：紧急公文，通常当日办复；急办公文，通常3日内办复；
常规公文，通常7-10日内办复。
11、按机密程度划分：绝密文件、机密文件、秘密文件、普通公文。
12、公文的特点是什么？
一、法定性
二、权威性
三、实用性
四、规范性
五、时效性
13、提高公文写作能力的方法主要有哪些？
一、参与实践，增强整体素质。（1）政治素质（2）经济意识（3）业务素质
二、学习协作知识，熟悉常用文体
三、多读古今中外范文。
14、报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的上行文。报
告分呈报性报告和呈转性报告。
15、报告主要包含标题、发文字号、主报机关、正文、发文机关、发文日期等。如有附件，则应在正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称。有抄报机关的，应在末页的下半部分写明。
16、请示：是下级机关请求上级机关对某一工作、事项给予请示、批准的上行
文。
17、请示的特点：
一、一文一事
二、不能多头请示三、一般不能越级
18、请示包括标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、发文日期等内容。
19、请示和报告有何区别？
一、内容不同。请示是一文一事，报告内容可广泛。
二、对象不同：请示只送一个领导机关，报告可多头主送。
三、处理方式不同：请示需要批复，报告一般不需要批复。
四、行文时间不同。请示是事先行文，报告可在事前、事中、事后行文。
20、函的特点：行文自由、用途广泛、灵活多样。
21、函的种类：商洽函、询问函、答复函、请示函、周知函。
22、值班记录是指把工作期间发生的事情、客户的意见或建议（客户投诉）如
实记录下来的书面材料。
23、值班记录的特点是：
一、记实性
二、直接性
三、原始性
第五篇：公文写作基础知识
1、公文分类
（1）按公文内容、性质、作用不同分为：
1、规范性公文（条例、规定、办法），2、指导性公文（命令、决定、批复），3、报请性公文（报告、请示），4、商洽性公文（函），5、知照性公文（通报、通知、公告、通告）。
6记录性公文（会议记录、简报、会议纪要
（2）根据公文行文方向不同分为：
1、上行文（报告、请示、意见）；
2、平行文（函、议案、）；
3、下行文（命令、决定、批复、通知）
4、广行文（通告、公告）
（3）根据公文发行、传递范围不同分：：
1、机密公文
2、公布公文（对社会公开发文）
3、内部公文（机关内部）
（4）按公文作者性质分（方便管理）：
1、党务公文
2、行政公文
3、群团公文
（5）按公文文种性质分
1、法定公文（行政公文13种）
2、非法定公文（杂体通用公文）
（6）按文件的接受对象不同分：
1、主送件（主要受文对象）
2、抄送件（相关受文对象）
（7）按公文处理要求不同分：
1、承办性公文（必具体办理。——对应主送件）
2、参阅性公文（不需办理，只参考——对应抄送件）
（8）按公文处理时限要求分：
文件分：特急，急件，平件。
（9）公文涉密程度分为：
绝密（1级）时限（?年）
机密（2级）时限（?年）国家密级标志：★
秘密（3级）时限（?年）例：机密★5年
2、行文方式
从确定收文机关或行文对象的范围分：
1、逐级行文——直接向下或向上
2、越级行文——越过直接下级或上级
3、多级行文——又称呈、转一次性行文
4、普发行文——直达基层组织和群众的行文
5、联合行文——两个或两个以上机关或部门以共同名义向下或向上发文
6、授权行文——通过委托授权，由其他机关或个人代表本纪观、本部门对外行文（新闻机构、律师、办公室）
7、转发行文——一个机关转发其他机关的文件（转发、批转）
3、事务性语体
事务语体也叫公文语体，是国家机关、社会团体以及人民群众之间相互处理行政公务所用的一种语体。这也是使用频率最高、运用最为广泛的一种语体。事务语体的种类主要有命令、指令、决议、指示、公告、通知、报告、批复、公函等。
4、法定作者
答：法定公文的制作者即依法成立（法规性文件规定的）和担负相应义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
注：《中华人民共和国宪法》和《组织法》规定了国家机关的职能以及制定和发布公文的权限，《中国共产党章程》中，也具体规定了党的中央机关地方与军队各级党的领导机关和基层组织的权力和义务。
注：文件上法定作者也称发文机关
5、公文格式、6、文头、文面
（一）印装格式：
1、公文用纸A4（210mm×297mm)
2、上下边界36mm±，左右边界27mm ±，3、横书横排，从左向右，4、排版一般每页22行，每行28个字，5、字体：文头——56号华康简标宋体
标题——21号华康简标宋体
正文——3号（15.5）仿宋体
6、左侧装订
（二）文面格式——三大部分
1、文头部分：
（红色反线以上部分，又称眉首，占三分之一篇幅，共6项）
2、主体部分：
（红色反线以下部分，又称主体，共7项）
3、文尾部分：
（末页的最下方，主题词开始，又称版记。版记的最后一个因素应在末页的最后一行，共5项）
文头部分
第1、2、3 项：份数序号、*密级、*紧急程度为选择项，一般文件不用，只有普发的机密文件采用，其所占的3行位置必空留。第4项：发文标识又称版头：第5项发文字号：简称文号——一内发文的顺序号
7.行文规则
行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。为什么要制定行文规则？a、为了保证公文能迅速有效地进入生效过程；b、避免或减少公文旅行；c、维护机关的工作秩序和整个组织系统的管理效能。
所以党和国家都有行文的规则。如果违背规则则会不管公文写得如何好，一旦它是存在违背了行文规则的话，那么它就不能进入有效的传递过程，公文也就失去了存在的价值。
8、发文机关
发文机关就是公文制发的机关
9、发文字号
发文字号又称发文编号、文号，它是发文机关在某一内所发各种不同文件总数的顺序编号，由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。
10、成文日期
成文日期指公文生效的时间。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。不能将阿位伯数字与汉字混用。
11、主题词
它是揭示公文的主要内容的规范化的词与词组，用来方便电脑检索时使用，一份文件主题词一般标引不超过5个。
12、主送
俗称抬头，在公文标题左下方，正文之前要顶格写。主送
又叫“受文机关”，是指发文机关要求对所发公文的内容进行答复或办理的对方机关。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。但是。“主送机关”又叫“受文机关”，即受理该公文的机关；而“收文机关”是指接收该公文的机关，包括“主送机关”和“抄送机关”。因此，“收文机关”的范围要比“受文机关”大。
主送机关=受文机关＜收文机关
主送的表现形式类型
①特称（单称）主送只一个时，应写单位全称
例：市政府行文——东莞理工学院：
某公司行文——宏伟数码机械有限公司：
②通称：上级对下级同类诸机关普发公文，这类公文的主送机关可写通称，如“各……”；主送下级并列的机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。
例：国务院行文——各地级以上人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门：
例：市教育局行文——市属各中小学、各幼儿园：
③递降式：（对垂直下级,从高到低）
例：省政府行文——各市、县人民政府：
例：学院行文——学院各系、各学生班级：
③通称并列式：（上级对下级同类诸机关，各单位之间用顿号隔开）
例：东莞市、惠州市、珠海市经贸局：
例：院内各单位：
④泛称：（向所有下级机关发送的公文，它有多个不同类的主送机关，采用泛称，其机关之间用标点符号的规则是同类各单位之间用顿号，不同类的各单位之间用逗号隔开。
例：市政府行文——各镇人民政府（区办事处），市府直属各单位：
例：省政府行文——广州市、深圳市外贸局，东莞市、惠州市经贸
2）无抬头（一般用于无确指对象，让人们周知的事）
普发性公文——通告、公告等
命令（公布、行政）决定（大多数）通知（对象不确指的）
确定主送机关的原则是什么？：
一是隶属关系，二是文件内容和工作确实需要。
◆哪些公文一般不写主送机关？
①普发即直接面向广大群众的，一般用于无确指对象，让人们周知的事）
如通告、公告等；
②通报情况的，如简报等；
③非直接对下行文的，如决定、决议、会议纪要等。
13、抄送
指除主送单位外需要协助办理执行或知晓的其他单位。
确定抄送机关的根据：
1、文件内容与性质、2、机关或领导人的职务与职能
3、工作的需要
1、公文的概念、性质、作用？公文写作的特点？
公文是行政机关在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范样式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
1、明确了公文的性质——工具
依法行政
进行公务活动
①凭证依据作用；
②法规约束作用；
③沟通联系作用；
④宣传教育作用。
特点
1、写作的受命性
2、写作目的专指性
3、写作内容政治性
4、写作的程式性
2、公文的三大特征？法定十三种行政公文名称
2、明确公文三大特征：
①实用性——工具性（在公文活动中形成、公务活动的重要工具）
②法定性——权威性（必由法定作者制发，即公文具有法定效力）
③程式性——规范性（必按特定程序、格式制
1、命令；
2、决定；
3、公告；
4、通告；
5、通知；
6、通报；
7、议案；
8、报告；
9、请示
10、批复；
11、意见
12、函；
13、会议记录。
3、根据什么选用公文文种? 根据什么确定行文关系?
依据行文目的 依据行文关系
依据发文机关权限
依据国家的有关规定
（1）行文关系——行文工作中发文单位与受文单位之间的关系。
公文写作是定向表述，除公告、通告以 及法规性文件等少数文种外，一般都有特定的 受文对象，受文对象不同，行文关系就不同，而行文关系不同，使用文种、表述语气等就不同，所分清行文关系是行文的前提。
行文关系=隶属关系+非隶属关系
隶属关系：指同一垂直组织系统中的上下级直接关系
包括：
1、块块关系即领导与被领导关系（注：一个政府所管辖的范围称为“块”）
2、条条关系即业务指导关系（注：从中央到地方县一级，各级政府设立的业务主管部门，由上至下形成了一条垂直的线，这条线称之为“条条”）
非隶属关系：指非同一垂直组织系统中不相属单位之间的关系，包括不相属平级和不相属不同级的单位。
▲我国各机关之间的行文关系主要有四种 ：
1、领导与被领导关系——同一垂直系统的上下级机关之间
2、业务指导关系——上级主管业务部门与下级业务主管部门之间
3、平行关系——同一系统的同级机关之间
不相隶属关系——非同一系统单位之间，既无领导与被领导关系，又无上下级业 务部门的指导关系的。
4、公文标题结构以及用词的要求是什么？
公文标题（结构）分为完全式和不完全式。
完全式标题：发文机关 +关于“ 事由” + 文种
例：国务院关于加强机构改革的决定
例： 东莞理工学院关于印发《学生进行职业技能培训的暂行规定》的通知
拟写公文标题要求：
1、标题结构正确，一般省略发文机关，用“关于+事由+文种”
2、搞清行文关系，正确选用文种
3、标题的事由的表达要求：
准确、鲜明、概括、简洁。
4、标题中除法规、规章名称加书引号外，一般不用标点符号
5、通知和通告运用和写法的区别？
（1）二者都有告知性，但内容范围不同
通知主要是告知工作情况，以及共同遵守执行的事项
通报则是告知正反典型或有关情况。
（2）行文的时间不同
通知是事前行文，通报是事后行文
（3）行文目的要求不同
通知行文目的是告知事项、布置工作，其内容具体，要求遵照执行，有严格约束力。
通报的行文目的不是贯彻执行，而是让人们了解情况，交流信息、提高认识，有宣传教育作用。
（4）写作表现方式不同：
通知主要是直接叙说式，告知人们做什么，怎样做，具体明白，语言平实。
通报则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实，分析意义，作出评价，使人了解情况，受到教育 “请示”和”报告”运用.写法以及区别和注意事项
需要请示的情况
⑴ 上级规定必须经过批准后方能办理的事项；
（一）请求批准的请示
或规定完成任务后必须报请审核的1、提出要求，请求批准
⑵对有政策不甚了解，需上级给予解释
2、提出困难，请求帮助
恳请
⑶工作中出现新情况，请示是否可变通处理
（二）请求指示的请示
⑷重大问题，难以处理，委决不下
1.提出问题，请求解答
⑸内部意见分歧，需上级裁定
2.提出主张，请求裁定
当否，请批示
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
单独成段（三种）
1、工作报告、情况报告用“特此报告”结尾，2、答复报告用“专此报告“
3、递送报告用”请审阅“”请阅收
就报告文字而言，写作时必须注意以下几点：
（一）陈述事实要完整清楚。
（二）分析要精炼，观点要鲜明。
（三）语言要朴实，格式要正确。
请示事项——坚持一文一事，以免延误办事
（1）请求批准的请求事项——往往用一两句话讲清则可（2）请求指示的请求事项——可采用分条列项方法
请示与报告都是上行文，使用时容易混淆，所相对比较来谈二者区别：
1、文种性质不同：请示行文内容具有请求性，是向上机关请求指示和批准的公文；具有请求的性质。而报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问的公文，具有陈述性，2、行文目的不同：请示的目的是请求上级指示、批准、解决具体问题，要求做出明确批复，求复性强；而报告的目的则在让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复；
3、行文时机的时间不同：请示具有超前性，必在事前行文，等上级机关作了批复后，才能付诸实施，而报告则可在事中、事后行文，一般不事前行文（报方案）
4、行文写法不同：请示请求事项单一，要求一文一事，而报告容量可大可小，有时可一文一章，也可以一文数事。
7、“函”的特性，请批函与请示的区别？申请与请示的区别
请示与申请区别——
（1）文种性质不同：请示是下级向上级机关请示指示和批准的法定公文。而申请是个人或单位向有关部门、组织、团体提出某种要求或申请解决某个问题而使用的日用文书。
（2）行文范围不同：
请示“窄”——请示的作者必定是法定的机关、团体，申请“宽”——申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。
（注意——个人向单位或组织请求解决问题不能使用“请示”，只能用“申请”。）
（3）行文前提不同：如果所要求的事项是有明文规定过的或有先例的，就用申请，即根据业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出申请，而遇到工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循，无法可依，需要上级机关作出明确指示或批准，即不知道怎么做时用请示。说通俗点就是 申请是问一件事可不可以做 请示是问这件事怎么做
（4）行文要求不同：机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。
8、会议记录与会议纪要的区别？会议写作常用的三种方法及适应范围？
第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。
第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作凭证或资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行，有指导作用
第三，写法不同：会议记录要求做到如实记录会议的进程及发言的情况，会议纪要则以会议记录为依据，围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括而成。
第四，使用范围不同：会议记录使用范围广，各种会议多可以用，而会议纪要只有那些达成了共识、作出了指挥工作和行动的决定，并要求有关方面共同执行的重大会议或专项性会议才使用。
10、“计划”有哪些种类和名称？计划的成熟度、方案的写作的四要
1.内容分：
综合计划、单项计划、专题计划
2.按时间分：
长期计划（跨）
中期计划（、季度)
短期计划（月、周、日）
3.按性质分：
生产计划、工作计划、学习计划、科研计划、会议计划
4.按管理范围分：
国家、部门、单位、科室、班组、个人
5、按写法不同分:
条文式.表格式.综合式
（1）长中期计划的名称有：
1、规划：拟定具有全局性的，时限较长，涉及面广，提出可能实现的奋斗目标的计划叫规划。（规划带有方向性、战略性、指导性。）
2、设想：对长远的工作而非正式的粗线条计划叫设想。）
3、计划：中期计划，一般时间一般在一年、半年左右，对具体的处理程序和细节进行安排
（2）短期计划的名称有：
1、安排：对短期内一些具体事情地筹划叫安排（会议议程）、2、打算：准备近期去做，只有一些原则性的要求，初线条的大体安排。
3、方案：短、近期单项周密计划（对某项工作经过深思熟虑后从目的要求到方式方法都作出周密安排叫方案）
4、预案：为对应某种突发性的紧急重大事件或情况发生的处置办法称预案
（3）上级下达计划的名称有：
1、意见：上级对下级布置一个阶段性式某项工作提出具体的安排.要求.2、要点：上级对一段时间工作概括安排，对重点任务提示性扼要交代)
3、部署：上级对某项重大任务的安排）、关于成熟度：
不成熟，未定稿的计划应在标题后注明成熟度：
1、草案，2、初稿，3、讨论稿，4、征求意见稿，5、送审稿。
方案写作应做到“四要”
1、对理想目标要预计（前言）
2、对必要地程序要设计
3、对有关地细节要求要说明
4、对需要的花费要预算
11、“总结”的主体部分一般写哪四方面内容？什么是标项撮要法？
计划与总结的关系？
1、前言（基本情况）
2、成绩和经验
3、问题和教训
4、今后努力方向
所谓“标项撮要”，就是将总结的内容分为若干段并标序号，段首处用一个主题句表述观点，来揭示该段主旨，然后全段围绕此观点展开的写法。
12、合同写作的八大基本款项？意向书、协议书、合同的异同？
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的（音“地”）；
三）数量（指标的的计量，用公制计量单位）
（四）质量（指标的的质量，按国家标准、行业标准）
（五）价金（价款或者报酬）
（指取得对方产品或接受对方劳务等所支付的代价）
（六）期限（履行合同有效时限）
地点（履行合同的具体地点）
方式（实现合同规定双方义务的的方式）
包括交货方式、验收方式、结算方式、付款方式等
（七）违约责任（当事人双方依法商定违约制裁的方法）
（八）解决争议的方法（双方约定解决争议的方法）
（当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。）
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13、简报的特点、分类、文面格式？编者按的种类与写法
四、简报的种类：（可以从不同角度划分）
①按出刊时间分:
定期、不定期
②按内容涉及范围分:
综合性、专题性
③按性质和作用分（常用）
1、工作简报——反映领会和具体执行党和国家上级指示的情况，反映工作中的经验、教训问题，反映工作中先进事例和错误；
2、动态简报——将了解收集到的思想、政治、经济、文化等各方面动态、进展、经验、问题集中及时反映的简报
3、会议简报——比较大型会议时，用来向领导报告会议情况，并组织引导会议进行。
④按编发文稿的数量与形式不同分：
（1）一期一篇综述型简报
一事一报，篇幅长——1000字左右
如《贵港市学校党建集中建设活动领导小组办公室简报》
（2）一期数篇集纳型简报
（每篇200字左右，每期一般在2000字左右）
分为——
A、信息报道式：一则信息为一段，冠有小标题，自成一体，并列排列，往往在正文前有《要目》或《导读》作封面；如《东莞理工学院工会通讯》
（2）栏目式：按内容分设若干栏目，栏目按重要程度分先后排列，正文前冠〈内容提要〉作封面。如穗 府 信 息
（3）转发式（有编者按，一期一篇或数篇）
一般是领导机关为推动某项工作开展，或为了让某个问题引起有关单位注意，把有参考价值的材料用简报形式转发下去。（这些信息往往来自基层）。
如《三项主题活动简报》
（三）《编者按》的写作类型及要领：切中要害、精练简短
A、说明型：（著作前言、展览前言等都属于此种）
1、编发意图的阐述。
2、介绍交代文章的来源，出处，写作的关键背景，特别是转发处单位的材料，一定交代清楚；
B、标示型：提示中心内容，引起读者注意，引导讨论。
C、评论型：（可赞同原文也可批评原文）引导读者作正确评价，针对原文，表明自己的观点，发表鲜明观点的议论，以启发和深化读者的思考。
14、消息的定义、分类、结构要素及其写法
对新近发生事实迅速及时、简明扼要的报道。
消息的分类：
（从写作角度分为五种）
1、一句话新闻（一篇消息就只一句话，无标题
2、简明消息、（又叫简讯即100字新闻的短消息）
3、动态消息（有“消息头”“三要素”的新闻，结构完整的新闻,一般约300字左右写作上要开门见山、注重动感）
4、综合消息（一般为一组新闻，写作上要点面结合、多角度反映客观事实）
5、图表消息：用图片或表格，再配上文字来阐明新闻报道的主题。这种消息是往往以图表为主，读者在看完图表之后，就对消息报道的内容有了比较全面的了解，甚至更形象、更具体，对读者的印象更深。
6、述评消息（叙议结合点出事件的本质意义和发展趋势,有针对性地发表报道，以帮助人们了解事情的真相，认清其危害
三、消息的结构要素：
标题、消息头、导语、主体、背景、结尾
15、规章制度类有哪些文种？掌握分章列条法、总序分条法、逐条贯通法
包括：法规、章程、规章制度
(1)分章列条法（又叫“章断条连法）
总则、分则、罚则、附则。
全文分若干章，第一章为总则（写明制定规章制度的目的、根据、意义等），中间各章为分则（具体
基本规则部分），最后为附则（执行事项、措施部分）。
条数从总则第一条起依次排列，序号通贯，直至最后一条。（书P149181)
注意：正文一般内容为：制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程序与方式、有关说明等。正文内容多时，按章、节、条、款、项目等层次组织，以条为基本单位的如《宪法》
2）序条法（又叫总序分条法）
全文开头有简短序言（写明目的、根据、意义等），然后正文逐条写明分则性内容，一般最末一条写附则内容。
（3）分条法（又叫逐条贯通法）P155
全文从头到尾不分章节，而分条分款逐条排列，序号从起首“第一条”依次排列而下，直至文末。
[3]重点练笔：——（13个文种）
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