第一篇：机关公文写作
机关公文写作
1、机关分为专用公文和通用公文
2、行政机关公文13种，党政机关公文14种。
3、凡本身不具备行政效力的书面材料不能称为行政公文，通用公文必须是文字材料。
4、公文研究的对象不是一般的事务文书，而是解决具体矛盾的公务文书。
5、现代公文的发展方向：规范化、制度化、科学化和自动化的方向发展。
6、公文的特点：较强的政治性政策性、法定的权威性和约束力、公文的撰制具有特定作者和程序、公文具有特定的体式。
7、公文特定的作者就是指公文法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行命名职权和担负义务的组织和个人。
8、机关内部工作分工的某些起草者，不能视为公文的法定作者。
9、公文的作用：法规和准绳、沟通和联系、宣传和教育、依据和凭证、记载和备查。
10、公文按来源可分为外发公文和收来公文。
11、按行文关系可分为上行、平行、下行文。
12、按性质作用可分为：规范性公文、决断性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。
13、按公文时限要求可分为：特急、紧急、常规公文。
14、按保密要求可分为：保密公文和非保密公文。
15、保密公文又分为：绝密、机密、秘密。
16、绝密级事项30年，机密级事项20年，秘密级事项10年。
17、发文序号不编虚位，不加第字联合行文，只标明主办机关发文字号。上报的公文需标识签发人姓名。
18、公文标题一般由发文机关、事由、文种构成。
19、在上行文中一般只写一个主送机关，不要多头主送，也不要越级主送。在上行文中一般也只定一个主送机关。
20、公文除公议纪要和以电报形式发出的外应当加盖印章，无印章的公文不生效，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
21、属会议通过的文件以会议通过的日期为准，属命令、指示等重要文件以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准确，电报以发出日期为准。发文日期不完全等于公文的生效日期。
22、一份公文的主题词一般不超7个。
23、命令是国家行政机关发文的最高级形式。
24、命令发文机关名称应用全称，令的编制自发第1号令开始不受年度限制，正文之下空一行标识签发人亲笔名章，签名章用红色。命令的签发人需要标明职务且签发人应该是发文机关的最高领导。
25、公文伯纸一般采用国际标准A4型、党务公文用纸16开。
26、公文一律左侧装订。
27、草稿不具备正式公文的效用。
28、定稿一经确立，如不经法定责任人（签发人）的认可，任何人不得对其进行修改否则无效。
29、公文稿本：草稿、定稿、正本、试行本、暂行本、副本、修订本、不同文字稿本。30、试行本试验推行期间具有正式公文的法定效用。
31、暂行本在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。
32、正本送达主送机关，供对方直接办理，副本抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等均具备正式公文的法定效用。
33、公文复印本作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
34、以汉文和其他民族文字撰制的同一公文的不同文本其效力完全等同。
35、政府各部门依据部门职权可以向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
36、公布性文件凡通过报纸、电台、电视台直接和广大人民群众见面而不另行行文的应视为正式公文。
37、对下属受双重领导的单位应当根据需要抄送它的另一上级机关。
38、上级机关不可与下级机关联合向基层行文，联合行文应当明确主办部门，须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
39、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见、报告。党政不能交叉行请示、报告性公文。受双重领导的机关在向上级请示时，应主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，不可一并主送。40、公文创制原则：受命性、忠实性、实际性、限时性。
41、执笔人是公文的起草者，而不是公文的法定作者。
42、公文一般兼用说明、叙述、议论三种表达方式。
43、公文写作程序：调查掌握情况、整理积累材料、吃透方针政策、选择剪裁例证、撰拟定作提纲。
44、公文撰写的基本原则：正确、鲜明、集中。
45、主题要集中是指一篇公文最好表达一个中心思想，提出或解决某一主要问题，沟通某一主要情况且，尽量避免出现两个中心。
46、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
47、公文标题的原则：准确、简要、清楚。
48、标题的字数控制在两行以内（约20个字）为宜。
49、事由的概括，必须采用动宾结构短语。
50、公文结构安排的原则：反映公务活动规律、切合公文主题要求、适合公文文种安排、符合思维认识规律。
51、公文事例应遵循的原则就是贵真、贵精、贵及时。
52、公文语言是以说明为其主要表达方式
53、公文语言表达时应遵循的四大原则：准确、平实、简明、庄重。
54、需列出某人两个或以上职务时，国内的应按党内后党外，由大到小排序。
55、若干人物的姓名需要同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序，如职务高低、姓氏字母的先后顺序、与事情相关的程序。
56、公文修改的具体说明：观点问题、结构安排问题、公文炼句问题、公文制定政策的稳定。
57、公文修改的方法：改正、增补、删节、颠倒和移位、分段和连接、复原、离空。
58、提高公文写作能力的途径：学习相关知识、加强写作实践。
59、命令属于指挥性的下行公文。分为公布令、施政令、任免令、嘉奖令。60、命令的特点：强制性、庄重性、权威性。
61、命令的适用范围：发布法律、行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员、任免有关人员。
62、全国人民代表大会及其常委会制定的法律，由中华人民共和国主席用命令发布。63、嘉奖令大多为国务院中央军委、人大常委会用，中央各部门、地方各级政府奖励表彰有关人员一般不使用命令而使用决定、通报。
64、命令一般由标题、发文字号、正文、发文机关、成文时间组成。
65、令号是发文机关命令的顺序号，它不用机关代号。不标年份，只是按签署命令的领导人在任期内发布命令的顺序依次编号，下任另编令号。66、令的成文时间指命令的发布日期以领导人签发日期为准。67、我国现当代行政公文中最早出现令是在1912年孙中山。
68、决定用于对重要事项作出决策和安排。奖励有关单位及人员变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
69、决定的特点：地位上的权威性、内容上的重要性、执行中的指挥性。决定是下行文。70、决议是党的机关广泛使用的公文文种，主要用于经合议讨论通过的重要决策机构。71、决议的特点：必须由会议讨论通过、内容上的重要性、具有严肃性和权威性。72、决定与决议的相同点：两种文体都是主动的下行文体、都是对重要事情或重大行动做出安排、两种公文都可分为长短两种类型、两种公文都由标题和正文两部分构成。73、决定与决议的区别：
1、决定文体可用于党务也可用于政务，而决议只能用于党务不能用于政务。
2、决议一般适用于重要会议其制发主体只能是会议，决议即表决后的意见和结论，决定一般是领导机关在自己的职权范围内对重要事项或重大行动作出决策和安排，其制发主体一般是机关有时也可以是会议。74、决议的会议单位要用全称。
75、决议与会议纪要的不用：
1、决议的内容一般都是阐述重大问题、重大事情，而会议纪要的内容可以是阐述重大问题和事情，也可以是说明日常的具体工作。
2、决议必须经过审议表决这一法定程序方能生效，会议纪要则是根据会议内容概括出来的要点和精神。
3、决议往往写一方面或特定的问题，会议纪要可以同时写几个方面的几项问题。76、议案主要用于各级政府向同级别的人民代表大会及其常务委员会提起议事原案。77、提议案的主体不公限于各级人民政府、除政府外人民代表大会主席团、常务委员会、专门委员会、人大代表十人以上（乡镇人大代表两人以上）联名，均可向人民代表大会提出属于其职权范围内的议案。
78、议案与提案的根本区别：议案是与国家权力机关密切联系的，而提案是与人民政协及其他社会组织的会议相联系的。
79、根据制案议案作者的不同分为：政府议案、组织议案、代表方案。
80、议案的特点：议案作者的法定性、议案受理程序的严谨性、议案地位和作用的庄重性、提出和处理的时限性、内容的广泛性和重要性、事项的必要性和可行性。
81、人民代表联名提出议案的法定人数是30名以上的全国人大代表，10名以上的县级以上地方各级人大代表，5名以上乡镇人大代表，可以联名向本级人大提出议案。人民代表大会闭会期间，10名以上全国人大常委会组成人员。
82、公文式议案的主送机关只有一个受文机关，即同级的人民代表大会或人民代表大会常务委员会。
83、议案成立时间即提交议案的时间，以行政首长签署议案的汉字日期作为该议案的成文时间。
84、表格式议案是人民代表大会专用的议案是根据议案、立案、审议程序及其内容而规范的。
85、通告主要用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，根据性质和内容可划分为告知遵守性通告和执行性通告。
86、通告的特点：法令性较强、广泛性、专业性较强、政策性强。87、通告一般不需要写出主送机关和读者对象。
88、发通告的单位为2个以上时需用文字写明机关或单位名称并加盖公章，如发通告的单位为一个或两个则只需要加盖公章。
89、通知用于发布党内法规、任命干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
90、通知是下行文、平行文和不相隶属机关的公文，其二通知具有一定权威性，其三通知具有明显的时间性。
91、通知可划分为一般性通知、批示性通知、会议性通知和任免性通知。
92、批示性通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，批准下级机关申报办理的事项。
93、通知的特点：使用范围广频率高、时效性强、种类繁杂、写法灵活。94、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。95、通报分为表彰性通报、批评性通报、情况通报.96、通报的特点：典型性、真实性、及时性、政策性、倾向性。
97、如标题中已有发文机关名称，落款处也可以不再标出，但发文日期一定要标明，不能省略。
98、通告、通知和通报的共同点主要体现在通字上，而通的含义其一是传达，其二是普遍。
99、通知用于党政机关传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，通报用于表彰先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况。
100、从公文的方向上看，通知、通告、通报都是下行文体。
101、通知、通报适用于党的任何上级机关对其所属的下级机关行文。而通知、通报、通告适用于政府内任何机关、团体及企事业单位的行文。
102、通知、通报和通告是政务公文，而通知、通报是党务公文。
103、通知通报通告的区别：
1、通告、通知是让下级了解上级的指示精神，告诉其应知或应办的事项，通报刚是要通知典型事例或具体情况来教育有关人员，以便改进工作。
2、收文机关不同。通告、通报的收文机关多半是泛指的，没有明确的所指；通知刚应有明确的收文机关，而且下发的通知需要报上级机关的可用抄送写明具体机关，不相隶属机关单位也应以抄送的形式写明受文机关。
3、要求的程度不同，通告、通知只需要知道或遵守就行，通报则大都需要必须遵照执行或限期办理。
4、具体写法不同。通告、通知所写的要求，多用祈使句。通报所写的内容则是事多用叙述写法。
104、请示和报告都是上午文，请示行文的目的主要是对有关事项、问题等请求上级机关予以明确、及时的指示和批准，以便于办理事项解决问题，开展工作。105、请示用于向上级机关请求指示、批准。106、请示的分类：求示、求批、求转请示。
107、请示的特点：内容的请求性、行文的单一性、时限的急迫性、关系的隶属性。108、请求性是请示的最基本特点。
109、请示行文必须是一请一文一事，在一个请示中只能提出请求批准一件事项，或者请示解决一个问题。请示一般只写一个主送机关。不能向非隶属的机关发文请示。
110、除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导个人。
111、请示写作的注意事项：把握必要性、坚持一文一事、批准主送机关、要逐级请示。112、必须是工作中亟待解决的重要问题确有必要提出请示，理由必须充足。113、请示不要多头请示，受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责批复。
114、请示一般不得越级行文，如确需要越级请示应将请示同时抄送给越过的上级机关。115、报告适用于向上级机关汇报工作台，反映情况和答复上级机关的询问。116、报告的特点：陈述性、沟通性、广泛性。
117、报告写作时的注意事项：情况要属实、重点要突出、报告要及时、陈述要有序、报告不得夹带请示事项、一般不得越级报告。118、批复分为指示性批复和审批性批复。
119、批复它只能什对下级机关的请示事项来行文。根据上级机关批复的意见，分为对请示事项完全同意的批复，部分同意部分不同意的批复和完全不同意的批复。120、需要获得人、财、物及特殊政策等支持而请求批准时使用的一类批复。121、批复的特点：针对性、被动性、权威性、鲜明性、实践性。122、比较重要、影响大、涉及面广的特点时才能批复。
123、批复内容一般也应一文一事，应紧扣请示事项给予明确回答。124、批复的主送机关也同请示一样只有一个。
125、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题。126、函的分类“商洽函（平行、不相隶属）、询问函（不相隶属）、答复函（不相隶属）、请求批准函（不相隶属）、答复审批函（不相隶属）。
127、函的特点：简便灵活、针对性、多向性、多样性、平和性。128、应坚持一事一议，一函一复。
129、任何一个单位有使用函的可能性，但国家最高领导机关除外。去函一般主送机关只有一个。
130、批复与函的区别：批复是下行文，函是平行文。
131、批示不是一种法定公文，批复的撰写者是被动行文。有请示，方有批复，批复是针对请示的问题而作出答复。批示的撰写者是半主动行文，它是领导机关或领导人在审阅送上来的书面材料，批复一般以机关名义行文，批示则一般是由领导得亲自撰写并签署的。
132、指示是上级领导机关对所属下级机关部署工作，并代方针和政策，阐明工作活动的指导原则、要求、步骤和方法时，所使用的一种指导性和约束力很强的下行公文。133、指示按受文对象可分为普遍性指示和专门性指示。
134、指示的特点：原则性、理论性、指导性、时效性、政策性。
135、发布批示的机关必须是有相当职权范围的上级领导机关，基层组织一般不宜采用。135、意见是对重要问题提出见解和处理办法的一种公文。
136、按其性质和作用意见可分为批示性意见、实施性意见和建议性意见。137、意见的特点：针对性、指导性、明确性、操作性。138、意见即可用于上行文又可用于下行文或平行文。
139、指示和意见的相同点：指示和意见均为下行文、指示和意见均属于现代公文、都在布置工作或提出重要问题的处理办法、两者都有很强的指导性。
140、指示更具有强制性、约束性特点，意见刚更具有建议性和协商性特点。
141、指示属于党务性公文，而命令公属于政务性公文不属于党务性公文、强制程序不同。
142、条例的定义：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
143、条例一般可分为国家性条例和地方性条例。144、条例的特点：机发机关法定性、制定公布的程序性、内容的权威性、实施的时效性。
145、条例的制发限于党中央组织及其授权的中央部门、国家最高行政机关、国家或者地方立法机关。
146、规定的特点：行文针对强、内容界限分明、使用的广泛性。
147、公报属于党务公文公报的内容大多为国内人士所关注的重大事件，而且带有强烈的新闻色彩，常常以新闻形式通过报纸、电台等媒体发布出去。148、公报的特点：庄严性、重要性、新闻性。
149、它属于一种下行公文。分为重要事项公告、法定事项公告。
150、公告的特点：发文权力的限制性、发布范围和影响的广泛性、题材的重要性、内容和传播方式的新闻性。
151、公告主要用于省级以上级别的国家行政机关郑重地宣布重要事项或法定事项。152、公告与公报的相同点：二者都是具有公布性、知照性和权威性。
153、公报新闻性更强一些通常运用一切手段加以宣传，公告多用于宣布重大消息或要有关人员遵守的法定事项，内容一般都是世界上有影响的国家大事，而公报内容多为重大事件或重要决定。
154、公报更接近于新闻报道，比较灵活。而公告的正文一般采用缘由或依据、事项和结语三段式的写作格式。公报用于公开宣传重要决定或重大事件，而公告是适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公报用于党务的处理，而公告用于政务处理，公告的使用范围最广，向国内外宣布重要事项，布告范围次之向人民群众公布应当遵守或周知的事项，通告小，是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。布告主要是用书面形式各处张贴，一般不登报不广播，公告主要采用登报的形式，有时也在广播电视网络上播出，但很少采用书面张贴形式，通告即可张贴，也可以登报。公告篇幅简短，正文一般一段到底。布告的正文一般分为三个部分，开头阐明依据，理由和目的，中间公布事项，最后以惯用语结尾。通告与布告的格式基本相同，只是通告的专业性较强。通告要准确使用概念、行业术语，条款要清楚，文字要严谨。155、会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。156、公议纪要就可以分为工作会议和座谈会议纪要。
157、按照纪要主体结构的特点，会议纪要可分为综述式、分项式和发言式。
158、会议纪要的特点：适用对象的确定性、撰写内容的纪实性、表述方式的提要性、作用范围的特定性、对作用客体的指导性、行文用语的规定。
159、会议纪要通常采用第三人称,会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。160、而决议必须一文一事，会议纪要可以反映少数人的意见，决议则不行，只能写一致通过的事项否则无法执行。
161、最高形式的会议纪要是会议公报。
162、公文写作中涉及的符号可分为2类：一类是标点符号，一类是校对符号。163、句号还有另外一种形式，即一个小圆点一般在科技文献中使用。
164、标号7种：引号、括号、书名号、破折号、省略号、着重号、专名号、连接号、间隔号。
165、点号7种：句号、问号、感叹号、逗号、顿号、分号、冒号。166、红笔、纯蓝笔用于初校，绿笔主要用于提问。
167、发文字号的错情：缺少年份或年份不全、年度位置前移、发文字号与主办机关不符、标号使用错误。
168、引用公文应当先引标题后引发文字号。169、不管上行、平行、下行文都要有公文签发人，并且注明签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅刚视为同意，尤其是上行文。
170、上报的公文应当标受文机关规定的主题，一份公文的主题词标引最多不超7个.171、一件请示需要同时送其他机关应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。172、成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期，联合行文署最后签发机关领导人的签发日期。
173、向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
174、向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项，上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。
175、重要公文应当由机关主要领导签发，联合行文，须经所有联署机关的领导人会签。176、收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。177、公文保密程序划分为绝密、机密、秘密。
178、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文，部门内设机构除办公室外外不得对外正式行文。联合行文应当明确主办部门，须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
179、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正和撤销。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关，请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见、报告。
第二篇：机关公文写作常用排比句(精华)
《机关公文常用排比句大全》
1、常用排比：
新水平、新境界、新举措、新发展、新突破、新成绩、新成效、新方法、新成果、新形势、新要求、新期待、新关系、新体制、新机制、新知识、新本领、新进展、新实践、新风貌、新事物、新高度；
重要性，紧迫性，自觉性、主动性、坚定性、民族性、时代性、实践性、针对性、全局性、前瞻性、战略性、积极性、创造性、长期性、复杂性、艰巨性、可讲性、鼓动性、计划性、敏锐性、有效性；
法制化、规范化、制度化、程序化、集约化、正常化、有序化、智能化、优质化、常态化、科学化、年轻化、知识化、专业化、系统性、时效性 ；
热心、耐心、诚心、决心、红心、真心、公心、柔心、铁心、上心、用心、痛心、童心、好心、专心、坏心、爱心、良心、关心、核心、内心、外心、中心、忠心、衷心、甘心、攻心；
政治意识、政权意识、大局意识、忧患意识、责任意识、法律意识、廉洁意识、学习意识、上进意识、管理意识；
出发点、切入点、落脚点、着眼点、结合点、关键点、着重点、着力点、根本点、支撑点；
活动力、控制力、影响力、创造力、凝聚力、战斗力；
找准出发点、把握切入点、明确落脚点、找准落脚点、抓住切入点、把握着重点、找准切入点、把握着力点、抓好落脚点； 必将激发巨大热情，凝聚无穷力量，催生丰硕成果，展现全新魅力。
审判工作有新水平、队伍建设有新境界、廉政建设有新举措、自
身建设有新发展、法院管理有新突破； 不动摇、不放弃、不改变、不妥协； 政治认同、理论认同、感情认同；
是历史的必然、现实的选择、未来的方向。
多层次、多方面、多途径、多方位、多渠道、多形式；
要健全民主制度，丰富民主形式，拓宽民主渠道，依法实行民主选举、民主决策、民主管理、民主监督
2、常用短语：
立足当前，着眼长远，自觉按规律办事 抓住机遇，应对挑战: 量力而行，尽力而为
有重点，分步骤，全面推进，统筹兼顾，综合治理，融入全过程，贯穿各方面，切实抓好，减轻，扎实推进，加快发展，持续增收，积极稳妥，落实，从严控制 严格执行，坚决制止，明确职责，高举旗帜，坚定不移，牢牢把握，积极争取，深入开展，注重强化，规范，改进，积极发展，努力建设，依法实行，良性互动，优势互补，率先发展，互惠互利，做深、做细、做实、全面分析，全面贯彻，持续推进，全面落实、实施，逐步扭转，基本形成，普遍增加，基本建立，更加完备(完善)，明显提高(好转)，进一步形成，不断加强(增效,深化)，大幅提高，显著改善(增强)，日趋完善，比较充分。
3、常用动词：
推进，推动，健全，统领，协调，统筹，转变，提高，实现，适应，改革，创新，扩大，加强，促进，巩固，保障，方向，取决于，完善，加快，振兴，崛起，分工，扶持，改善，调整，优化，解决，宣传，教育，发挥，支持，带动，帮助，深化，规范，强化，统筹，指导，服务，健全，确保，维护，优先，贯彻，实施，深化，保证，鼓励，引导，坚持，深化，强化，监督，管理，开展，规划，整合，理顺，推行，纠正，严格，满足，推广，遏制，整治，保护，健全，丰富，夯实，树立，尊重，制约，适应，发扬，拓宽，拓展，规范，改进，形成，逐步，实现，规范，坚持，调节，取缔，调控，把握，弘扬，借鉴，倡导，培育，打牢，武装，凝聚，激发，说服，感召，尊重，包容，树立，培育，发扬，提倡，营造，促进，唱响，主张，弘扬，通达，引导，疏导，着眼，吸引，塑造，搞好，履行，倾斜，惠及，简化，衔接，调处，关切，汇集，分析，排查，协商，化解，动员，联动，激发，增进，汲取，检验，保护，鼓励，完善，宽容，增强，融洽，凝聚，汇集，筑牢，考验，进取，凝聚，设置，吸纳，造就
4、常用名词
关系，力度，速度，反映，诉求，形势，任务，本质属性，重要保证，总体布局，战略任务，内在要求，重要进展，决策部署，结合点，突出地位，最大限度，指导思想，科学性，协调性，体制机制，基本方略，理念意识，基本路线，基本纲领，秩序，基本经验，出发点，落脚点，要务，核心，主体，积极因素，水平，方针，结构，增量，比重，规模，标准，办法，主体，作用，特色，差距，渠道，方式，主导，纽带，主体，载体，制度，需求，能力，负担，体系，重点，资源，职能，倾向，秩序，途径，活力，项目，工程，政策，项目，竞争力，环境，素质，权利，利益，权威，氛围，职能，作用，事权，需要，能力，基础，比重，长效机制，举措，要素，精神，根本，地位，成果，核心，精神，力量，纽带，思想，理想，活力，信念，信心，风尚，意识，主旋律，正气，热点，情绪，内涵，管理，格局，准则，网络，稳定，安全，支撑，局面，环境，关键，保证，本领，突出，位置，敏锐性，针对性，有效性，覆盖面，特点，规律，阵地，政策，措施，制度保障，水平，紧迫，任务，合力。
5、其它：
以求真务实的态度，积极推进综合调研制度化。以为领导决策服务为目的，积极推进xx正常化。以体现水平为责任，积极推进xx工作程序化。以畅通安全为保障，积极推进xx工作智能化。以立此存照为借鉴，积极推进xx工作规范化。以解决问题为重点，积极推进xx工作有序化。以服务机关为宗旨，积极推进xx服务优质化 以统筹兼顾为重点，积极推进xx工作常态化。
以求真务实的态度，积极参与综合调研。以为领导决策服务为目的，把好信息督查关。以体现xx水平为责任，进一步规范工作。以畅通安全为保障，全力指导机要保密工作。以立此存照为借鉴，协调推进档案史志工作。以安全稳定为基础，积极稳妥做好信访工作。以服务机关为宗旨，全面保障后勤服务。以整体推进为出发点，协调做好xx工作。以周到服务为前提，xx工作迅速到位。以提高服务水平为目标，开始推行xx。
一.求真务实，积极推进xx工作制度化 二.建立体系，积极推进xx工作正常化。三.规范办文，积极推进xx工作程序化。四.各司其职，积极推进xx工作有序化。五.注重质量，积极推进xx服务规范化。六.统筹兼顾，积极推进xx工作正常化。
一是求真务实，抓好综合调研。二是提高质量，做好信息工作。三是紧跟进度，抓好督查工作。四是高效规范，抓好文秘工作。五是高度负责，做好保密工作。六是协调推进，做好档案工作。七是积极稳妥，做好信访工作。八是严格要求，做好服务工作。
一、创思路，订制度，不断提高服务水平
二、抓业务，重实效，开创工作新局面
（一）着眼全局，充分发挥参谋助手作用
（二）明确分工，充分搞好统筹协调工作
三、重协调，强进度，信息化工作有新成果
四、抓学习，重廉洁，自身素质取得新提高
一、注重学习，自身素质取得新提高
二、围绕中心，不断开创工作新局面
1.着眼全局，做好辅政工作。2.高效规范，做好文秘工作。3.紧跟进度，做好督查工作。4.提高质量，做好信息工作。5.周密细致，做好协调工作。6.协调推进，做好档案工作。
一是建章立制，积极推进xx管理制度化。二是规范办文，积极推进xx工作程序化。三是建立体系，积极推进xx督查正常化。四是注重质量，积极推进xx工作规范化。五是各司其职，积极推进xx工作有序化。
首先要树立正确的群众利益观，坚持把实现好、维护好、发展好最广大人民群众的根本利益作为促进社会和谐的出发点，在全社会形成和谐社会人人共享的生动局面。
其次，是要树立正确的维护稳定观，坚持把确保稳定作为人民法院促进社会和谐的生命线。
第三，是要树立正确的纠纷解决观，坚持把调判结合作为有效化解不和谐因素、增加和谐因素的有效途径。
第四，是要树立正确的司法和谐观，最大限度地实现法律效果与社会效果的高度统一。
第三篇：机关公文写作基础知识
机关公文写作基础知识
公文，全称是公务文书，一般是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务、有法定效力和规范格式的应用文。关于公文的处理，中共中央办公厅和国务院分别于1997年和2000年印发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对本序列的机关公文的种类、格式、行文规则、发、收文办理、归档与保密等进行了规范。目前，不少谈公文写作的书籍大多都以上述两份文件作为依据和蓝本。本文关于机关公文写作的有关知识也以此作为基本依据。
一、公文的种类
所谓公文种类，是指公文的制发机关根据公文的内容、性质、和所承担的任务而确定的行文形式和名称。
（一）从内容性质及其作用看，公文大致可分为三类： 1.专用公文。它是一定的工作部门在一定的业务范围内，根据公务特殊专门使用的公文。如外交部门使用的文书、照会、备忘录、护照、条约等；司法部门使用的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门用的经济合同、经济分析报告、商品广告等。
2.技术公文。它在教学、科研、生产、基建等领域，根据公务办理的需要使用的公文，如说明书、图纸、图表等。3.通用公文。它是机关、单位根据公务活动的需要使用的公文。如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等。2000年8月24日由国家院发布的《国家机关公文处理办法》列举了13种，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。而经中共中央批准、中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。
（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：
1.下行文。即上级机关单位向下级机关单位的行文。如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。
2.平行文。即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。如函。
3.上行文。即下级机关单位向上级机关单位的行文。如报告、请示、议案。
公文最讲究的是“对号入座”，即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可能达不到。因为你的行文目的是请求上级批准或指示，而报告则是用来“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的文种，不允许“夹带请示事项”。而上级机关对下级机关的报告不作批复。又如，平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重别人，从而影响公务办理。选准文种，也是公文规范化的一个重要内容。因此，行文时，应从行文目的、内容和机关单位的“职权范围”以及“隶属关系”等方面去考虑，选择一个恰当的文种，不能错用文种。错用文种，往往会影响公务办理。
二、公文的格式
公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、装订与公文文面结构。公文具有规范的格式是其一大特点。
公文格式，看起来属于形式问题，其实，除了书写用纸、装订等项目外，其他的项目，都和公文的内容密切相关。如公文的标题、主送机关、附件、附注、用印等，本身就是公文内容不可分割的有机组成部分。因此，在撰写公文的过程中，除了要考虑它们安放在哪里、如何安放外，对它们的内容更要字斟句酌，这样才能实现公文格式的规范化、科学化。
（一）公文的构成
《国家机关公文处理办法》第三章，对公文格式的各个方面做出了明确而具体的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”
这里明确了机关公文有18个组成部分。
（二）公文的格式 完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。上述的18个部分，分别安排在相应的部分里。各个部分、各个项目，都要围绕着主文部分的正文，从不同的方面、不同的角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机系统，为公文在传递过程中能得到正确的处理，发挥各自应有的作用。
1.公文格式简表
份号 | 份号：000019 文
秘密等级 | 机密☆10年 头
紧急程度 | 特急
部
发文机关标识|
广州市人民政府文件 分
发文字号 | 穗府[2005]17号 签发人 | 张三
|--标题 | 关于开展元旦春节 |
慰问活动的通知
主
主送机关 |各区、县人民政府，市直各单位：
| x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x 文
正文 |x x x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x x |x x x x x 部
附件说明 |
附件：
1、x x x x x x x x |
2、x x x x x 分
印章 |（印）成文日期 | 二○○五年十二月九日 附注 |附注：
1、x x x x x x 文 |
2、x x x x x 主题词 |主题词：x x x x x x x x x 尾
抄送机关 |抄
送：x x x x x x |------------------部
印发机关和 |广州市人民政府办公厅 二○○五年十二月十日
印发日期 |-------------------分
印刷份数 |（共印xxx份）
我司发文格式如下：
文号5号加粗宋体
标题字三号加粗宋体
主送单位：
（1）各基层单位发给公司的各类行文必须以管理处名义发放，各部门不得越级发文；
（2）所有发文必须统一使用有公司名称、标志的文头纸张；（3）各类行文使用的字体均设臵为宋体（特殊情况除外）、文号字号为五号加粗，标题使用字号为三号加粗，正文使用字号为四号，行距、间距均设为标准值(上、下、左、右页边距各2.5厘米)；段落首行请选用“首行缩进”格式。
（4）正文右下方需注明落款、成文日期，并加盖管理处公章；（5）文底必须注明主报、成文格式、日期及共印份数。（空一行）附件：
1、XXXX
2、XXXX
右空两格
发文单位
二○○X年X月X日
抄送： 发文单位 二○○X年X月X日印
（印发日期正下方）共印
份 2.具体要求（1）文头部分
文头又称版头。由发文机关标识、发文字号、签发人、份号、秘密等级、紧急程度等项目组成。这一部分，占文件首页的三分之一篇幅，由一条间隔横线将文头与主体部分分隔开。如果是常用的各级机关的文件，则在这条横线中间印上一颗红色的五角星，以示同行政机关的文件的区别。
①发文机关标识
发文机关标识是指发文机关的固定称呼。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”“广东省人民政府文件”、“广州市人民政府文件”等。它处于文头部分的中心位臵，多用红色宋体大号字印刷，目的是要让人一看就明了发文机关。
发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党中央委员会”，可简称为“中共中央”，“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如果是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。
②发文字号
发文字号简称文号，是指某一公文在发文机关一个内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2005]30号”，表示中共中央在2005内发的第30号文。“穗府[2005]4号”，表示广州市人民政府在2005年发的第4号文。“中办发[2005]17号”，表示中共中央办公厅在2005年发的第17号文。“粤府办[2005]14号”表示广东省人民政府办公厅在2005年发的第14号文。
发文字号的主要作用有三：一是便于登记，发文机关和收文机关，发文和收文一般都登记发文字号；二是便于分类、归档，或是按发文机关或是按发文年份分类和归 档，都要使用发文字号；三是便于查找、引用，一篇公文，标题可以有相同的，但发文字号绝对没有相同的，因此，只要你知道了“发文字号”，就很容易在档案室 找到你所需要的公文。而对于一些标题较长的公文，如要引用，则引有用其发文字号比引用标题要准确、简便得多。
发文字号的位臵，在发文机关标识的正下方，字体一般同正文。发文字号中的机关代字，要由一定范围内领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编编定，以免重复、混乱。机关代字的字数一般不超过3个，编好后要保持稳定。
发文机关的年份，要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2005”简化成“05”；年份要用方括号“[]”括住，不要用半圆括号“（）”。
联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。③份号
份号，又称编号、流水号，是指一份具体文件在该文总印发数中的实际序号。如份号“000168”，即表示此份具体文件是该文总印发数的第168号，其位臵在文头的左上端，顶格书写。使用“份号”的公文，有些是印数较多的普发性下行文，主要是有密级的公文，其作用是：一是便于印数较多的普发性公文有控制地分发到有关的各地区各单位印发；二是便于机密文件的分发和回收登记，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感；三是一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。
④秘密等级
秘密等级又称密级，是指公文内容涉密程度的等级，我国《保密法》将秘密事项等级分为“绝密、机密、秘密”三级。密级的确定，要根据公文内容并按照有关规定，从维护国家利益出发，严格按权限范围、审定程序处理。
密级及保密期限一经确定，就要做出明显并且易于识别的标志。国家秘密的标志为“★”。“★”的前面标密级，“★”的后面标保密期限，如“机密★5年”。
密级的位臵在发文机关标识的左上方，“份号”的下方。⑤紧急程度
紧急程度又称急度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是使受文机关明确公文处理的时间和要求，保证公文的时效性。紧急文件应分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度的位臵在秘密等级的下方。
⑥签发人
签发人指批准发出公文的机关领导人。《国家机关公文处理办法》规定“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他人签发。”签发的位臵在“发文字号”右侧，空两格，书写“签发人”和签发者的姓名。
在实践中，正式发出的文件上，有“签发人”这一项目的多数是上报国务院和上级机关的重要文件，一般文件是没有的。
（2）主文部分
主文部分，是文件的最主要部分，由标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期等项目组成。
①标题
公文标题，是公文内容和作用的高度概括。位于横隔线的下方适中位臵上，公文标题的字体要稍大于正文，以显突出。
《国家机关公文处理办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。”也就是说，完整的公文标题是由发文机关、事由和文种等三要素组成。它表明该公文是由谁发文、因什么事发文、用什么文种发文。如《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》、《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》等。
公文标题应准确、简明、使人一目了然公文的性质、基本内容及作用。要做到准确，一是要选准文种，如不要把通告写成公告，把请示与报告混淆。因为收文机关通常通过标题中的文种名称来初步了解公文的作用和重要性，并考虑处理的初步意向。二是事由要表述准确。如果事由和公文内容不切合，就是文不对题，收文机关会因此产生困惑，给公文处理和管理造成障碍。这是公文标题拟写的大忌。要做到简明，一是要从实际出发，省略在、其中的某些成分，如《关于我市奖券发行工作的会议纪要》、《广州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“发文机关名称”，或是省了“事由”，甚至连“发文机关名称”和“事由”都省去了。二是对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角啰嗦冗长。如《XX市党委批转XX同志在全市第一次政法公安会议的总结发言及公安局、检察院、法院党组关于全市第一次政法公安会议情况的报告和XX同志关于当前斗争情况与今后工作的部署的报告》，可以提炼为《XX市党委批转全市第一次政法公安会议三个文件材料的通知》
另外，公文标题的排列，要注意以下问题：一是移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整；二是要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是“一”字式排列。复杂的长标题，要在保持标题词语结构的完整性前提下，采用两行或多行的方式排列。
②主送机关
主送机关，又称抬头或上款，是指负责处理、执行公文的机关，它位于标题的左下方，顶格书写。主送机关之后要用冒号。
普发性的下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“市直各单位”。高层次机关的普发性下行文，涉及的主送机关更多，即使用泛称也要用两三行排。而上行文，主送机关一般是一个，请示、批复、函等文种的主送机关只能是一个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机关。
能否准确地写明主送机关，是公文发出后能否得到及时有效地处理的关键问题。因此，必须根据公文内容与机关职能，慎重而准确地选定拟写，不能漏写，也不能将能负责执行、处理公文内容的机关写上。
③正文
正文是公文的核心部分。一篇公文的质量如何，关键是这部分。这部分的结构，通常包括缘由、事项、结尾三部分。
缘由部分，主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。
事项部分，围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求。
结尾部分，是正文的收束。因文种和行文关系不同，其结语也有所区别。如，请示一般用“以上请示，当否，请批示”；函一般用“特此函告”等。有的公文，事项说完即结束，没有独立的结尾部分。
④附件说明
附件说明是公文正件附属材料名称和件数的标注。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下侧，顶格书写。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。但要注意，不要将附件说明写在签署和署时之下，应是正文和签署之间。
附件分两种：一种是补充说明主体某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等；另一种是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章。如属这类的附件，其名称在正文内已有交代，在“附件”项内则不必重复标示。并非所有的公文都有附件。有相当部分的公文是没有附件的。
附件有几件，就得标出几件的名称和件数，以使附件说明和公文所带的附件相吻合。
⑤成文日期。
成文日期，又称署时，是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“一九九三年三月九日”。书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。
公文成文日期。一般性文件，以实际发出的日期为准，具体说，本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。是报以发出日期为准。
⑥印章
印章，指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。
公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。印章必须盖得端正、清晰。其位臵上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
（3）文尾部分
文尾部分由附注、抄送机关、主题词、印发机关、印发日期等项组成。
①附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明公文的传达范围；说明有关引文的出处；解释有关名词术语。
附注内容位于成文日期下方左侧、抄送机关上方。②主题词
主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位臵在抄送机关上方。
标引主题词要注意三点：
一要掌握选词原则，要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词一般不超过5个。其标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如，《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如 会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映 第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标文种名称“会议纪要”。
二要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年修订）由15类1049个主题组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
三是主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则，这样可以保证标引主题词的准确性。
③抄送机关
抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，位于发至范围的下方。抄送机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能与职权及工作的需要来确定。
④印发机关和印发日期
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公厅（室）或秘书处（科）。他们对公文的制发全面负责。如广州市人民政府的公文，其印发机关是“广州市人民政府办公厅”。印发机关的位臵在抄送机关的下方。印发日期，是指该公文送印或发出的时间。如“二○○五年十月十七日印”。其位臵在印制部门的右边。
⑤印数
印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，向右不顶格。
文头、主文、文尾三大部分是以主文部分的正文为核心的有机统一体。它们有主次之分，甚至可以省略某一部分。便在实际操作中，不能只重视某一些项目，而忽视另一些项目。如果不按要求制作，就难免造成失误，影响公务的办理。
三、公文写作
（一）命令
命令（令）是依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。它是行政机关发布的、具有强制性、指挥性的公文。根据《宪法》规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级人民政府首脑，才能发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。因此，是行政公文中规格较高的一种文体，是下行文。
1.命令（令）的类型
命令可分为发布令、行政令和嘉奖令三种。（1）发布令
用于发布依照有关法律制定的行政法规和规章。一般行政法规以命令为载体发布，命令与法规合为一体，既不能把随命令发布的法规当附件，也不应把它们当作两份公文，法规已成为命令内容的组成部分。有些重要规定或重大决定也可以直接发布。
（2）行政令
主要用于公布重大强制性行政措施。这类命令通常指中华人民共和国主席根据全国人民代表大会的决定或全国人民代表大会常务委员会的决定，采取重大强制性措施，发布特赦令、戒严令、动员令等；国务院根据宪法和法律的规定可以制定重大行政措施，决定各省、自治区、直辖市范围内部分地区的戒严并发布戒严令。
（3）嘉奖令
主要用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及人员。2.命令的写作
命令的结构一般包括标题、发文字号、正文和落款4个部分。命令的写作突出在“简”和“实”两个字上，一般命令篇幅简短，语言平实庄重，语气坚决。
（1）标题
命令（令）的标题主要有两种写法，一是由发文机关、事由、文种三部分组成。如《中华人民共和国国务院关于北京市部分地区实行戒严的命令》，《广东省人民政府关于授予六十六名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》。行政令、嘉奖令一般用这种写法。二是省略式标题，即只有发文机关和文种两部分，省略了事由。如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》等。发布令较多使用省略式标题。（2）发文字号
命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号。命令（令）的发文字号只标注顺序号“第XX号”，没有机关代字、年号。命令“第XX号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的顺序号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。有的命令发文字号直接使用文件的发文字号。如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》编国务院文件“国发[1991]51号”。又如，《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》编广东省人民政府文件号“粤府[1992]72号”。由此可见，命令（令）直接发布时，发文字号只编顺序号“第XX号”，命令（令）用文件发布式发布时，则按文件的格式，编文件的发文字号。
（3）正文
正文是命令的主体部分。正文的内容主要包括命令原由和命令事项两部分。命令的语言表达非常精练准确，语气坚决，充分体现强制性、权威性的特点。因此，命令的写作，没有报告、请示或通知等公文的说理、阐述详细等语言，并多用陈述语气祈使语气。
命令的原由，指为什么发布此命令，根据什么发布此命令。这部分有时也可以省略，直截了当地发出命令。命令事项。指命令的具体内容，需要执行的内容，有的命令事项比较简单。嘉奖令的事项则需要说明奖励谁，授予什么称号，发出号召等。
（4）落款
命令的落款，一般是署发令机关的名称，或发令人职务的姓名。其中发布令多数署发令人姓名。落款下方署发令年、月、日。
（二）决定
决定是对重大或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文。决定是党政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，适用范围也比较广泛。
1.决定的类型
根据决定的适用范围，一般可以分为两大类型：
一是知照性决定。一般指表彰决定、处分决定、机构设臵决定、人事安排决定或某一具体事项的决定，等等。这类决定的主要作用是把决定的事项简要地传达给有关地区和单位，一般没有要求执行的具体意见。这类决定内容比较单一，简明扼要。
二是指挥性决定。主要是指关于重大事项和行动的决定以及一些带规定性质的决定。变更或撤销下级机关不适当决定事项，也属指挥性决定。这类决定容量很大，篇幅较长，能充分体现领导机关的意图，详细阐述有关方针政策，对重大行动提出政策措施及要求，并要求在规定的范围内贯彻执行。
2.决定的写作（1）标题
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要准确地概括出来。
（2）正文
决定的正文主要包括两方面内容：一是决定原由，二是决定事项。篇幅随内容而定。知照性的决定得短小单一，简单明了。指挥性的决定也应简明扼要，篇幅不宜过长。语言表达上，决定的语气坚决、鲜明、准确，决不能模棱两可，含糊不清。在决定的详略处理上，有三种写法：
一是略写原由，详写事项。这是决定的一般写法。原由部分不宜写得过长，把有关情况、依据、道理简单交代清楚就可以了。
二是详写原由，略写事项。这种写法要求把情况写清楚，尽可能详细些，因为它是决定事项的依据、前提。
三是不写原由，只写事项。这种写法，一些重大决定经常运用。这种写法往往基于原由是法定的，或是周知的，不写出也不影响决定事项的权威和效用。
（3）时间
决定的时间标注要注意两个问题：一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾，因为决定一般不写抬头和落款。
（三）公告 公告适用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”。如《新华社公告》“我国将进行向太平洋发射运载火箭试验”，意在告知有关国家的船只和飞机，在试验期间不要进入上述海域和海域上空。公告是级别较高的机关在较广泛的范围内发布重要事项的公文，其发布方式比较特殊，写作上也有一些特殊的要求，是一种在制发方面有一定限制的文种。
1.公告的特点
一是发布内容重要。公告发布的内容必须是重要事项或法定事项。要注意不要事无大小都使用公告。
二是发布范围广泛。一般公文只向国内一定范围发布，公告则向国内外发布。我国经常是通过新华通讯社来发布。
三是发文机关级别高。由于公告有向国内外宣布的功能，发布多为较高级别的国家行政机关或权力机关，例如全国人民代表大会、国务院、各省、市人民政府及人大等，也可由法定的职能部门来制发，如新华社经常被授权发布一些重大事项。企业事业单位向社会宣布重要事情，也可使用“公告”，如一些企业单位向社会宣布有关企业与社会公众有关，或与国际有关的事项。
2.公告的写作（1）标题
公告的标题一般要求写明发文机关、事由和文种，也有一些公告的标题只写发文机关和文种，省略了事由，如《新华社公告》。有的公告连发文机关和事由都省略了，只有文种一项，如《公告》，这类公告一般是内容单一，范围较窄，事项不那么重要。
（2）正文
公告的正文主要由原由、事项两部分组成。原由指发布公告的根据和原因，一般写得精炼，简明扼要。也有的公告省略了原由，开门见山，直接写出公告事项。公告事项要根据内容多寡确定表达方式，如果内容较多，要分列条款；如果内容比较简单，也可不分条。文尾用“现予公告”、“特此公告”之类结束语。
（3）公告的落款和日期
公告的日期可以写在标题下方，也可写在落款下面。有的公告比较重要，落款处除签署发布机关和日期外，有的还写明发布地点。
（四）通告
通告是适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文。通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。
1.通告的特点
与公告相比，通告有如下特点：
一是内容具体，业务性强。公告的内容通常是重要事项和法定事项。通告的内容重要程度比不上公告内容，而且多是业务工作方面的。因此通告的使用频率比公告要高得多。
二是有限制的行文对象。公告的告知对象是广泛的，“向国内外宣布”；通告的告知范围则是面向“社会各有关方面”，一般适用于国内。三是广泛的发文机关。通告的内容是一般事项，所以发文单位比较广泛。党政机关、企业事业单位、人民团体都可发布通告。公告的发文机关级别较高，多由国家机关发布。相比之下，通告的发文机关要比公告广泛得多。
四是独特的发布方式。一般公文是用文本形式印发。而通告一般不用文本形式印发，而是张贴或登报。
2.通告的写作
（1）通告的结构和写法
通告包括标题、正文、落款署时3部分。
①标题。通告的标题通常有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种；二是省略了事由，只写明发文机关和文种；三是省了发文机关、事由两项，只写《通告》。一般来说，高级机关发布了比较重要事项的通告，标题都使用前两种，而企业事业单位、基层单位发的通告，事项比较具体，不那么重要，一般可用第三种。
②正文。通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。原由是发布通告的原因、根据、目的，回答为什么发此通告。事项，即通告的具体内容。内容比较简单、单一的，可不分条来写；如果内容比较多，则应分列一条一条来写。
结尾，也叫结语。一般写“特此通告”之类的话，以示强调，提起注意。有些通告干脆不用结语，干净利落。通告是对公众的，一般不用写抬头，标题已有发文机关，并在标题下方署上了日期，则可不用落款。如果标题没有发文机关，又没有日期，落款必须签署清楚发文机关名称和日期。
（2）写通告须注意的问题 ①不要把“通告”写成“通知”
“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围都不相同。有的单位往往以为让人们知晓的事项都可用通告各行文，结果把一些该用通知的，用了通告，该用通告的则用了通知。
[例]
回迁通知
原住XX区XX街的动迁户，于明年6月底前回迁。请所有回迁户持动迁证、动迁协议书及交款单据，于明年5月底前，到我公司办回迁手续。
具体办理时间：上午8时至12时，下午2时30分至5时30分。特此通知
XXXX房地产开发公司 XXXX年XX月XX日 这份公文用错了文种，告知回迁户办理回迁手续，属一定范围公布遵守和周知的事项，应用通告却用了通知行文。
②发文目的要明确
发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。③通告的事项，应该符合法律、法令和有关政策规定，不能违反法令政策。例如一家房地产公司发出通告，告知回迁户在期限内来办手续，“限期于XXXX年XX月XX日前到我公司办理进住手续，否则，视为已有住房，不予安臵。”这是不符合有关政策规定的。
④语言要通俗简洁
通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。
（五）通知
通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员所用的公文。在行政公文中，通知是最常用的文种之一。
粤华XX通字[ ]X号
关于XXXX的通知
主送单位：
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此通知
发文单位 二○○X年X月X日
抄送： 发文单位 二○○X年X月X日印（印发日期正下方）共印
份
1.通知的特点
（1）使用范围的广泛性。在发文机关方面，上至最高领导机关和行政机关，下至基层单位、企业事业单位都可有通知行文。在通知的内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发布方式上，可用正式文件印发，也可印白头通知，甚至可以写在小黑板上，让有关人员知晓，非常灵活。
（2）文种功用的指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性，特别是部署布臵工作、批转和转发文件，等等，都明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么事情，怎么做，达到什么要求，等等。
（3）行文方向的不确定性。通知一般作下行文，是上级机关向下级机关行文。在平级单位之间，不相隶属单位之间，必要时，也可用通知行文。此时的通知便是平行文。平行文的通知不能带有指示性和指导性，只能表述告知性或周知性的内容，特别重要的通知，除了下发外，还要抄送上级机关，让上级机关知道下级机关就某重大事项发了通知。
2.通知的适用范围（1）批转公文。下级机关上行的公文，如请示、报告、意见等，有的经审批同意，可加通知转发下去。如《国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知》。
（2）转发公文。转发上级机关和不相隶属机关的公文。凡转发公文，都必须经上级机关批准同意，转发机关是按上级机关的意图转发的。转发和批转公文的效用基本相同。
（3）传达事项。凡不宜用其他公文行文的事项，包括要求下级机关办理的事项，要求有关单位知晓或要求共同执行的事项都可用通知行文。如《广东省人民政府关于立即制止越权审批和非法占地的通知》等。
（4）任免人员。按干部管理权限，由上级主管单位用通知行文任免工作人员，有的行政机关负责人任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。
3.通知的分类
根据通知内容性质和作用，一般可以分为如下4种：（1）转发性通知。包括转发公文的通知、批转公文的通知。前者是指转发不相隶属单位和上级机关的公文；后者是批转下级机关的公文，主要有请示、报告、意见和会议纪要等。被批转的公文里的下级机关的意见实际已转为上级机关的意见。批转公文的通知与转发公文的通知同样具有指导作用。（2）事项性通知。通知的事项，指发文机关要求办理、阅知的事项。这种通知的作用主要是用来布臵部署工作，安排活动，解决实际工作中某些具体问题。
（3）会议通知。指组织召开会议的机关向参加会议的机关、单位行文，告知会议内容、时间、地点和会议要求的公文。这种通知内容单一，要求把参加会议的有关事项写清楚。一般包括：会议名称、内容、地点、参加范围、会期、报到时间、地点、需带的文件、材料等。
（4）任免通知。按干部管理权限，由上级机关决定任免干部，然后把任免决定用通知行文，向指定的范围公布。这种通知，内容单一，篇幅简短，写明决定任免的时间、机关、任免人员的具体职务即可。
4.通知的写作（1）标题
通知的标题有完全式和省略式两种。完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题；省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。
①省略发文单位。标题太长，则可省略发文机关。这种省略发文机关的通知标题很常见。如果是两个以上单位联合发文的，一般不能省略。
②省略文种。公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知的标题由“发文机关+批转（转发）+被批转（转发）标题+通知”构成，有时由于被批转、转发公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般要省略文种，省去“通知”，否则会出现“……的通知的通知”的现象。如《广东省人民政府转发国务院<关于国营企业厂长（经理）实行任期制度的通知>》。如因层层转发而出现长标题的情况，如《XX县人民政府关于转发
③省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种“通知”二字。
（2）正文
通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。①转发性通知。可以把批转通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容，批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。
②事项性通知。这类通知多数用于布臵工作。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容，即事项，做什么、怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布臵的工作需周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。
③会议通知。一般包括：会议名称，会议时间，地点，内容，参加人员，报到时间、地点，需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把上述内容写清楚就行。
④任免通知。一般有固定的格式。
XXXX关于XXX等同志的任免通知
XXX：
根据XXXX年XX月XX日XXX会议研究决定，任命： XXX同志为XX局长，同时免去其副局长职务。XXX同志为XX处处长，同时免去其XXXX职务。
（六）通报
通报是用来表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的公文。通报作为一种宣传教育、通报信息的工具，有着表彰、惩戒、知照等作用。
1.通报的特点
一是内容的真实性。通报任何情况、事例必须是真实的，不能有差错，更不能编造假情况，否则会起反作用，严重损害制发文单位的威信。二是目的性晓谕性。表彰先进的通报，对被表彰单位是一种鼓舞、激励，对其他单位是一种教育，对后进单位是一种鞭策。批评性的通报的目的则是让人们知道错误，认识错误，吸取教训，改正错误，引以为戒。交流情况的通报，是让人们了解通报的事项。
2.通报与通知的区别（1）内容范围不同
通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况、信息。两者虽然都有告知作用，但通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要情况。
（2）目的要求不同
通知的目的是告知事项，布臵工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样处理，不能怎样办理，有严格的约束力。通报的目的是通过正反面典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。
（3）表现方法不同
通知的写作主要是直叙式，告知人们做什么，怎样做，具体明白，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实，分析意义，做出评价，使人们了解事实真相，受到教育。
3.通报的写作
（1）通报的结构和写法 通报包括标题和正文两大部分。①标题
通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。如《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》，就省略了发文单位；而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。
通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需要写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。
②正文
通报根据使用情况，一般分为三种：表彰性通报，批评性通报和情况通报。
一是表彰性通报。表彰性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，做出表彰决定，提出希望等。表彰性通报的正文大致包括三个部分：
叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必叙述全过程，只要概括介绍就行。通报还常常在介绍事迹的基础上再加上简要评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。
表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾一般有希望和号召的内容。
二是批评性通报。批评性通报将典型的不良行为、倾向、或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报在致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
三是情况通报。情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。
（2）通报写作要注意的问题
①注意时效性。发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。
②注意指导性。不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。
③注意真实性。通报所涉及的事例必须是客观存在的。
（七）议案
《国家机关公文处理办法》规定，各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文，叫议案。议案是一种上行文，有特定的适用范围。
1.议案的特点 一 是内容的法规性和政策性。凡纳入法律程序，人民政府无权决定，须提请国家权力机构人民代表大会审议的事项，一般是关于国家主权、权力和利益、重要法律法 规，国家机关主要领导人任免事项等，须经人民代表大会或人民代表大会常务委员会审议后有的可以立法，形成法律性文件，要求全社会遵守执行。
二是行文的定向性。议案不是普发性公文，在行政机关只能由人民政府行行文时，发文机关可以署政府主要负责人。政府的工作部门不能使用议案。同时议案只能向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会行文，不能向别的任何部门和单位行文。
2.议案的类型
根据议案内容及适用范围，议案一般有三种类型：
（1）立法议案。指用于提请审议法律和法规的议案。人民代表大会是国家的权力机构，但省级以上人民代表大会以及全国人民代表大会授权的地方人民代表大会才有立法 权，党的机关、国家行政机关、企业事业单位都没有立法权。有许多法律法规（草案）首先由政府提出，提交人民代表大会或人大常委会审议通过后，予以确立。这 样的议案就称为立法议案，简称法案。
（2）政治议案。指用于提请审议办理重大政治事项和重大问题方案或意见的议案。例如外交方面的重大原则问题、民族问题，国家主权问题，民主、法制问题等。
（3）任免议案。指用于提请审议决定政府和国家机关主要领导人，国家驻外机构主要负责人任免的议案。3.议案的写作
（1）议案的结构。一般包括发文字号、标题、主送机关、正文、签署、日期、主题词、印刷版记等部分。发文字号可以在标题的右上方，也可以在标题的右下方，甚至可以省略。其样式如下：
X X X X X关于提请审议 《X X X X X X X X X X 》的议案
X X[2005]
号 X X X X X X：
X X X X X X X X X X X X X X X X。
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。
X X X X（签署）XXXX年XX月XX日 主题词：XX XXX XXXX（制发机关）XXXX年XX月XX日印
（共印XXX份）（2）议案的写法
①标题。议案的标题由发文机关、事由、文种构成，有能省略其中的任何一项。例如：“国务院关于提请审议《中华人民共和国税收征收管理法（草案）的议案》”，提请国家权力机构审议的事项，都是重大事项，涉及法律法规和大政方针的事项，标题必须写明发文机关，事由也要概括得清楚明确。
②正文。正文议案内容的主体，包括三部分：
一是原由。议案的原由是提请审议批准事项的理由和依据，即为什么提出议案。
二是事项。议案的事项是在议案中提出要求审议的具体事项。行文时，把需要审议的草案随文附上。
三是结语。议案的结语，主要是提出请求，一般有：“现提请审议”、“现提请审议，并请做出批准的决定”、“请审议决定”等。
（3）议案的签署
议案的签署，与别的公文有所不同。其他行政公文一般用单位名称签署，议案则多要用行政机关负责人名义签署。如以国务院名义提交的，署国务院总理的姓名。
（4）写作要求
一是要熟悉国家的法律、法规和党的方针政策。由于议案的政治性、政策性很强，涉及立法事项及重大方针政策，议案必须以法律、政策为依据。
二是语言要求准确、精练、庄重。议案篇幅不宜过长，原由要简明扼要，抓住要点，言简意赅，不必展开论述、说理，事项是什么就说什么，有几项就说几项。
（八）报告 报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种机关单位经常使用的上行文。
1.报告的类型
报告的种类很多。根据内容划分，报告可以分为工作报告、情况报告答复、报送报告。
粤华XXX字[200X]X号
关于XXXXX的报告
广州粤华物业有限公司：
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此报告
广州粤华物业有限公司
XXXXX
二○○X年X月X日
上报：广州粤华物业有限公司 XXXXX 二○○六年X月X日印 共印X份
（1）工作报告。是指汇报工作的报告。下级机关向上级机关汇报某一阶段的工作情况，如汇报工作的进展、成绩、经验、存在问题及打算，汇报上级交办事项的结果，汇报对某一指示传达贯彻的情况，等等。
[例]
关于我省清理整顿公司工作的报告
国务院：
我省于1988年10月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方针，抓紧清理整顿方案的拟订和实施，积极查处公司违法违纪案件，努力加强公司的建设和管理，基本完成了常中央、国务院赋予我们的任务，达到了预期的目的。现将这项工作情况报告如下：
一、撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多过滥的问题。（略）
二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。（略）
三、认真做好撤并公司的各项善后工作。（略）
四、加强了公司管理和法规、制度建设。（略）
XX省人民政府 XXXX年XX月XX日（2）情况报告。是指上级机关反映情况的报告。即及时把本地区、本单位发生的重大事件，在一定范围内带有倾向性的情况，包括会议的情况，向上级机关报告。情况报 告与工作报告的不同之处主要在于，情况报告不局限于某一具体工作，不讲工作的进展情况，只讲客观存在或突然发生的情况；工作报告则要报告某项工作或某阶段 的工作情况，突发事件的处理情况，都属于情况报告。这类报告特点是，时效性强，对发的事情，要非常及时地向上级机关报告，有些情况要用电话先报告，然后书面报告。
[例]
铁道部关于193次旅客快车 发生重大颠覆事故的报告
XXXX：
5月28日16时05分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车行驶至沈山线锦州铁路局管理辖内的兴隆店车站（距沈阳43公里）进，发生颠覆重大事故，造成3名旅客和4名列车乘务人员受伤，报废机车一台，客车四辆，导车一辆，损坏机车一台，客车五辆、货车一辆和部分线路、路岔等设备，沈山下行正线中断运输近20小时，直接经济损失达170余万元。
事故发生后，东北中、铁路办事处和锦州、沈阳铁路局负责同志立即随救援列车或救护车赶赴事故现场，组织抢救、抢修工作。（略）
经调查分析，造成这次事故的直接原因，是锦州铁路局大虎山工段兴隆店养路工区工人在该处做无缝线路补修作业时，违反劳动纪律和操作规程，（略）
这次事故是发生在旅客列车上的一次严重事故，又是发生在全国开展的“安全月”活动中，使国家和人民的生命财产蒙受了巨大的损失，在政治上造成了极坏的影响，性质是非常严重的……这次事故……说明了我们作风不扎实，对安全工作抓得不够，在安全生产中管理不严，职工纪律松弛的问题长期没有得到解决。
为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训，我们于5月31日召开了有各铁路局、铁路分局、全路各工务段负责同志参加的紧急会议，通报了这次事故，提出搞好安全生产的紧急措施。（略）
锦州铁路局对这次事故的主要责任者，已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任；（略）
XXX XXXX年XX月XX日（3）答复报告。是指答复上级查询事项的报告，例如，上级领导对群众来信来访中反映的问题，或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关，此时使用的公文就是答复报告。
2.报告的写作
（1）报告的结构和写法
报告的结构包括标题、正文、落款三部分。
①标题。报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种是不能省略的。报告的标题容易出毛病的是事由。有的报告标题乱而且长，内容不集中，中心不突出。例如，某单位给上级政府的一份报告《关于XX共建文明村和开展植树造林情况的报告》，把“共建文明村”和“植树造林”两种不同性质的事项写在一个标题当中。又如有一份报告的标题《XX人民政府关于认真贯彻落实XX政发（XXXX）XX号文件精神，各极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，这个标题长达60多个字，冗长、啰嗦，不够明确。这个标题可改为《XXX人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告》。
②原由。原由是开头部分，又叫导语。报告的原由是事项的依据，一般写得比较概括，但要有关情况写清楚，说明报告的原因。导语提出观点，说明情况，摆明依据，为下文叙述报告事项设立前提，增强报告的说服力和逻辑力量。
③事项。报告的事项是正文的主体，也是报告的核心，是向上级机关报告的具体内容。在写作时，要抓住主要内容，突出重点，有层次有条理地展开，用最准确、最简洁的语言，把报告的事项写出来。
④结尾。一般报告的结尾都有提出要求的习惯用语，根据报告的不同内容使用不同的习惯用语。如常用的有“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地和各单位执行”，“专此报告”，“请审阅”，“请批示”，等等。
3.报告的写作要求
报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到：
（1）立意要新。提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而形成主题。
（2）内容要真实、具体。报告的内容必须是真实的，实事求是的，绝不能编造假情况，欺骗上级。（3）重点突出。报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重，重点的，主要方面的内容，要安排在前面，应详写；非重点的，次要方面的内容，可略写，可写可不写的内容，就不写。同时，要注意处理好点和面的关系，比如有典型的事例，也要有面上的综合性的情况，做到点面结合，眉目清楚，说服力强。
（4）报告中不能夹带请示事项。报告属陈述性文体，或汇报工作，或反映情况，或提出建议，或答复上级的有关询问。对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事 项，不便处理，甚至会贻误工作。需要上级机关解决一些问题，则应该另外用“请示”行文。这样，才能做到一文一事，专文专用。不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。
（九）请示
请示是向上级机关请求指示、批准用的公文，是机关单位经常使用的一种请求性上行文。
粤华X字[200X]X号
关于XXXXXX的请示
广州粤华物业有限公司：
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
以上请示妥否，请公司领导批示。广州粤华物业有限公司
XXXXX
二○○X年X月X日 上报： 广州粤华物业有限公司XXXXX 二○○X年X月X日印 共印X份 1.请示的特点
（1）行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示和批准用的公文，具有请求的性质，而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述性质。
（2）行文目的的求复性。请示的目的是请求上级批准，解决某具体问题，要求做出明确答复，而报告的目的则在于使上级知道掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。
（3）行文时机的超前性。请示必须在事前行文，等上级机关作了答复之后才能付诸实施。报告则可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。
（4）请求事项的单一性。请示要求一文一事，报告则可以一文一事，也可以一文数事。
由于请示与报告的特点不同，因此不能将请示与报告混淆起来使用。
2.请示的类型
根据行文目的和内容的不同，请示通常分为三种：（1）请求批准的请示。下级机关请求上级机关审核批准某事项或开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。为类请示多用于机构设臵，审定编制，人事任免，重大决策，大型项目安排等事项，这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。
[例]
关于丹霞山风景名胜区 列为国家重点风景名胜区的请示
国务院：
丹霞山风景名胜区位于我省韶关市仁化、曲江两县境内，面积180平方公里，分丹霞山、韶石山、大石山三个景区。（略）
据地质考证，6500年前丹霞山所在地是一个大湖泊，由于造山运动，形成红岩峭壁和嶙峋洞穴，构成奇异自然风景。（略）
在丹霞山风景名胜区附近，有“金鸡岭”、“九龙十八滩”“古佛岩”、“南华寺”、“马坝人遗址“等风景区及名胜古迹，总面积约400平方公里。（略）
根据国务院《风景名胜区管理暂行条例》，我们对丹霞山风景名胜区进行了资源调查、评价，编制了总体规划。现申请把丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区，请审批。
广东省人民政府 XXXX年XX月XX日（2）请求帮助的请示。下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持。[例] 关于要求追加我省自然灾害救济款的请示
国务院：
今年我省自然灾害频繁，损失严重。上半年我省十多个市遭受寒潮、霜冻、龙卷风、冰雹和洪涝灾害；下半年第二、九、十五、十六、十八、二十三号强台风先后在我省五个县（市）登陆，台风伴随暴雨，造成洪涝灾害，损失严重，据统计，全省受灾人口（略）
国务院对我省灾情非常重视，今年已经拨给我省救灾补助款XXXX万元；11月5日我省赴京汇报后，国务院初步确定各方面增拨给XXXX万 元救灾款。我省各级下集正按照国务院领导的指示精神，安排好国家补助的经费，继续部署救灾救济工作，广泛发动群众生产自救。但是，由于受灾面积广，人口多，需要救灾救济款数额大，无法全部解决灾区群众的困难。鉴此，除继续发动灾民生产自救和依靠各级地方政府财政支持外，恳请国务院各方面拨给我省冬令救济 款XXXXX万元。
以上请示，请批复。
广东省人民政府 XXXX年XX月XX日（3）请求解答的请示。下级机关往往在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。[例]
关于交通肇事是否给予被害者家属
抚恤问题的请示
最高人民法院：
据我省XX县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人死亡，是否给予被害者家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见认为，被害者是有劳动能的人，并遗有家属要抚养，就给予抚恤；被害者若是没有劳动能力的老人或儿童，就不给予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤。我们同意后一种意见，几年来实践经验证明，这样做有利于安抚死者家属。是否妥当？请批复。
XX省高级人民法院 XXXX年XX月XX日 3.请示的写作
（1）请示的结构与写法。请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。
①标题。请示标题一般要写明发文机关、事由和文种，发文机关有时可以省略，如前面提到的《关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示》。写标题时要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。②正文。请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。
一是原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据，要写在正文的开头，先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的原由很重要，写得好不好，直接关系到请示事项能否成立，是否可行，关系到上级机关审批请示的态度，等等。因此，原由要写得有理有据、实事求是、具体、明白，写作原由时容易出现的毛病是，原由部分过于简单，没有把要求解决的问题及理由、根据、情况交代清楚，或者是写得不具体，含糊不清，说不清理由和根据。
二是事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。一般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等。请示的事项要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理清楚，重点要突出。
请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混淆在一起写，否则，受文单位不清楚究竟要解决什么问题。
三是要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”，等等。这些虽然是很简单的一名话，但它是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。（2）请示的写作要求
①一文一事。一份请示只能写一件事，这是《国家机关公文处理办法》的规定，也是实际的需要，如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复，如果性质相同的几件事需写在一份请示中，必须是同一机关有权批复，又可以批复的。一些单位向上级机关请示，经常把好几个问题写在一起，认为只要能解决一个问题就行了，结果一个也解决不了，因为“一文多事”牵涉的单位多，涉及的政策规定也多，任何一个上级机关都很难答复，几个单位同时答复更不可能。
②单头请示。一份请示，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能同时主送两个或两个以上机关。如有需要，有关的单位可有用抄送的形式。这样，可以避免出理 推诿、扯皮的现象。受双重领导的机关需向上级机关请示工作时，要根据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个领导机关。一些单位以为多头分头这保险，结果常常是谁都有关系，但谁都不管，失时误事。
③不得越级请示。请示与其他公文一样，一般不得越级请示，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除个别领导直接交办的事项外。如果把应由秘书部门统一办理的请示直接送领导者个人，容易误事，甚至会造成领导者之间的不协调。
④不得同时发下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。
（十）批复 批复是适用于答复下级机关请示事项的公文，由上级机关对下级机关单位的请示做出明确具体的批示和答复。
1.批复的特点
（1）被动性。批复必须以请示为存在条件，先有请示后有批复。任何一份批复都是因为有请示才形成的，这一点和大多数主支行文的行政公文不同。
（2）针对性。批复内容有很强的针对性，请示什么事项，就批复什么事项，绝不能离开请示的内容来批复。因此，批复的内容是由请示的内容来决定的，批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示的单位，涉及的有关单位可以抄送，而范围必须有一定限制。
（3）权威性。机关单位向上级机关请示，上级机关用批复给予回复。请示的事项往往是要求批准一些政策、措施，处理一些重大问题的办法，或者要求解释、答复一些政策性的、复杂的问题。上级机关表态并回复准许怎样做，不准许怎样做。批复带有明显的权威性。
[例] 关于加强政策研究工作几个问题的批复
XXXX：
XXXXXXX文收悉。省委、省政府意见如下：
一、按照机构改革关于政事分开的原则，你室不宜加挂XX发展政策研究咨询中心的牌子。如确需设立该中心，可专题报省编委审批。
二、党政干部（包括政研干部）一律不搞职称评定。如省编委审批同意设立XX发展政策研究咨询中心，则该中心在编从事研究工作的人员可按有关规定评审专业技术职称。
三、关于聘请特约顾问等兼职人员问题，建议参照省政府社会经济发展研究中心的办法，由你们自行聘任。凡超过离退休年龄的，一般应先退后聘。
四、同意来文中所提的其他意见。
XXXXXXX XXXX年XX月XX日 2.批复的写作(1)批复的结构和写法
①标题。批复的标题一般要求写明事由和文种，格式是“关于XXXX的批复”；也些重要的批复，标题要写明批复单位，格式是：“XXXX关于XXXX的批复”，标题的事由要把请示的事项概括出来。
②正文。批复的正文包括批复原由和批复事项两部分。主体部分是批复事项。
批复的原由。即指批复的原因和根据，一般在正文开头用一句话说明请示的日期、标题和发文字号以及收文情况。例如：《关于召开广东省第六次归侨、侨眷代表大会的请示》，省委批复的原由如下：“粤侨联党字[1993]3号文收悉”，没有引述请示标题。
批复的事项。即批复的具体内容。批复的事项必须紧扣请示事项，逐条批复。批复事项的内容包括：批复态度和批复意见。要求写得态
第四篇：军队机关公文写作要求
军队机关公文格式1、2、纸张类型：A4（210*297）；16开（184*260）：允许偏差2mm。公文页边与版心尺寸：
A4：上白边：37 mm；左白边：28mm；版心尺寸：156*225。16开：上白边：25 mm；左白边：25mm;版心尺寸：139*215。
3、正方用三号字，A4纸一般每面排除异己22行，每行排28个字。
16开纸一般每面排除20行，每行25个字。
4、装订要求：骑马订或者平订的订位为2个，A4型纸两订外订眼距书芯上下70mm,16开纸为60mm，允许误差不超过4mm。
5、6、红色反线：其长度与版心宽度相同，A4为156mm；16开为139mm。份号用三仿宋体阿拉伯数字，在版心左上角第一行顶格标识，位数最少2位。密级用三号黑体字，以绝密、机密、秘密字样顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。无密级则不得标识。
7、发送机关标识用红色小标宋体字，但在文种标识的公文中种类名称用黑色。（圆括号用红色）。其上边缘距离，请示和报告A4是80mm, 16开纸为65mm。
8、发文字号用三号仿宋体字标识，请示和报告的发文字号位于发文机关标识下空二行。首长名章用红色，签名章用蓝色，均在职务右侧空一行加盖，不压成文日期，不能超出版心。成文日期在首长名章或签名章正下方适当位置标识。
9、无正文说明，正文排完后所剩空白不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页，并用三号仿宋字在版心上部第三行居左空二字标识“此页无正文”字样。发文传达说明，用三号仿宋体字，在成文日期下空一行左空二字加圆括号标识。
10、版记，一般位于公文主体的下方，版记的最后一行一般是公文末页的最后一行。如公文主体下空位不足以排印版记全部内容时，应当将版记全部另起一页排印，该页不标识“此文无正文”字样。
11、主题词，用三号黑体字，词目之间空一字。在主题词下2mm处印一条与版心等宽的反线。抄送机关用仿宋体字，名称间用逗号隔开。
12、页码，用四号半角白体阿拉伯数字标识，单面印刷时，页码居右空一字。请示报告中的“签发，已阅”用三号仿宋字，13、主体，标题用二号小标宋体字标识，位于红线下空一行，分一行或多行居中排布。主送机关用三号楷体字，在标题下空一行左顶格标识，后标全角冒号。正文（不含小标题）用三号仿宋体字，最多设四层小标题，各层分别是黑体、楷体和仿宋。成文日期用三号仿宋体汉字。
写作格式
1、纸张16开，页边距是非功2.522.52.2、题目用二号小标宋。题目与正文空一行，行距为30磅。正文用三号仿宋字。每一页中，一页20行，每行25个字，最后一项放页码。
3、正文一级标题用黑体三号字。
第五篇：机关公文写作基本要求
岳阳市教育体育局办公室关于印发《岳阳市教育体育局机关公文写作基本要求》的通知(岳教体办通
〔2016〕9号)编稿时间：2016-04-06
来源：局办公室
作者：未知
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为进一步规范机关文稿写作，提高公文质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合教育体育系统实际，特辑录机关公文写作基本要求如下。
一、几种常用文稿的写作要求
（一）通知。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。不能因为文件版头已印发文机关，而在标题中省略了发文机关，直接写发文事由和通知。通知的正文主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。根据通知种类的不同，写法上有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知等。
（二）请示。请示，是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：政策性请示，一般因政策问题而制发；核准重大问题的请示，多涉及人事、机构等方面的问题；事务性请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救助费用、变更机构名称、新建改建办公设施、以上级名义下发文件等。
1.请示的写法。（1）标题。一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。（2）正文。正文一般由三个部分组成：请示缘由，提出请示的原因和理由。请示事项，就是提出有关问题请求上级指示或批准，有的提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。请示要求，应明确提出请求解决问题的方法或途径，常用“当否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等等。
2.撰写请示注意的事项。
（1）下级机关一般不得越级请示。报送省厅（局）、市委、市政府的公文，一般以市教育体育局名义，市直教育体育单位不得直接报送。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
（2）不能多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。报送省厅（局）、市委、市政府的请示件，分别报送至省厅（局）办公室、市委办、市政府办文电科。
（3）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。
（4）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。
（5）在主要负责同志外出请示中，应写明外出事由、时间、地点、人员、由谁代为主持工作等情况，其中外出事由的陈述尽可能详细。带队外出时，应将参加人员名单附后；因参加会议、活动等原因外出时，应将会议通知、活动邀请函的复印件附后。
（6）报请市委市政府审批的事项，凡涉及其它单位职权的，必须充分协商，并经部门单位会签后报市委市政府；部门单位发文或几个部门单位联合发文能够解决的事项，不得要求以市委市政府或两办名义发文；提请市委市政府或两办名义发文的请示件，须附代拟稿、依据等。
（7）印发请示件须用专门的文件函头。
（三）报告。报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。调研报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出意见建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。
1.报告的基本格式。报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）。结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。
2.报告写法要求。一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。
（四）会议纪要。会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。1.标题有两种情况。一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《岳阳市教育体育局关于※※※会议纪要》。
2.会议纪要正文写法。一般由两部分组成。会议概况，主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。会议的精神和议定事项。党组会、局务会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
3.会议纪要称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等。
4.会议纪要与会议记录的区别。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
（五）批复。批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。1.批复的格式。标题、主送机关、正文和落款署时。（1）标题——批复的标题有两种写法。一种是：同意+事由+文种。另一种是：事由+文种。（2）正文——正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一般由引语、主体和结尾三部分组成。引语。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如 “同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。主体。这是批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该；内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。结尾。批复结尾可写上“此复”，或不写。（3）最后盖上机关印章，署明日期。
2.写作要求。内容应有针对性 ：批复的内容应针对来文请示的事项，不能答非所问，也不应说题外的话。如果有其它意见要告诉请示单位，应另外拟文，以通知行文，不能在批复中“搭单”。表达应直接明确：批复的表达要干脆利落，态度要直率明确，是否同意来文请示或同意采用哪种方案，都要直截了当地表明态度，不能含糊其辞，让人捉摸不定。依据要充足可行：批复对于请示事项的答复，必须以一定的方针政策为依据，接到下级机关来文后，如同意请示所提要求时，可以不说明理由；如不同意来文请示事项时，必须说明一定的理由依据，作必要的解释，以理服人。行文要及时：请示的事项都是由于下级机关在工作中遇到疑难问题或不能自行决定的事情，为及时、有效地解决工作中出现的问题，批复的行文要及时，如迁延时日，就会贻误工作。
（六）函。按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。按发文目的，函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
1.函的写作。一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头。主要说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。主体。主要说明致函事项，内容单一，一函一事，直陈其事。要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”“请即复函”“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
2.撰写函件应注意的问题。函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
（七）建议提案答复件。
建议提案答复件是一种特殊的公文形式，有其特定的规范要求，在内容和格式上都有特殊的规定。
第一，答复件的内容要求：
1.答复件内容要符合国家法律法规和党的方针政策及有关规定。办理人员在办理工作中，要全面了解代表和委员所提出的问题和要求，国家有关的法律法规是如何规定的，党在这方面的方针政策是什么，答复内容不能出现与国家法律法规和党的方针政策相悖和不符的现象。
2.实事求是，符合实际。代表或委员提出的问题，能解决的，一定要千方百计想办法解决，并尽快落实；列入规划解决的，要实事求是地讲清目前只能列入规划解决的原因；暂时不能解决的，也要如实说明原因，并讲清楚不能解决的理由，不能为了求得代表委员的满意，把目前不能解决的问题说成列入规划解决。
3.对建议提案所提问题和建议，要有的放矢地逐条答复，不能避重就轻，答非所问，切忌讲空话、套话。建议提案中涉及问题较多的，可以仅针对单位职责范围内的问题予以答复。对几个单位协同办理的建议提案的答复，协办单位需先就职责范围内的问题和要求写出本单位答复并送主办单位，主办单位综合协办单位的答复后写出全面答复。
4.文字要简明、通顺。答复对办理过程只需简单介绍，要明确答复代表委员能办还是不能办。能办的，什么时候开始办或者现在已经办到什么程度，预计什么时候可以办好；不能办的，讲明情况，说明理由，有政策依据有要提供详细的依据。
5.答复的口气要诚恳、谦逊。一般公文行文对象是行政机关和单位，答复件的行文对象则是自然人。但这个“自然人”又不同于一般人，他是行使人民代表大会权力的人大代表和行使民主监督权力的政协委员，办理人员在答复件的语气、用词造句方面都要非常注意，要以诚恳、谦逊的态度答复代表委员。
第二，答复件的格式要求：
1.关于发文字号。答复件要求标明发文单位代号、发文类别、发文年号、发文序号及办复结果类别等5个方面的内容。发文类别用“复”，发文字号中不提夹带“字”、“第”等字样。
2.关于答复件类别。建议提案的办复结果分为四类，分别为：“A”类：所提问题已经解决或者基本解决的；“B”类：所提问题正在解决或列入规划逐步解决的；“C”类：所提问题因条件限制或其他原因目前不能解决，予以解释说明的；“D”类：所提问题留作参考的。
3.关于答复件的标题。答复人大代表建议使用标题：“岳阳市教育体育局关于岳阳市×届人大×次会议第××号建议的答复”；答复政协委员提案使用标题：“岳阳市教育体育局关于政协岳阳市×届×次会议第××号提案的答复”。
4.关于答复件正文的抬头称呼。建议答复件使用“×××代表”，联名的建议也只写一个领衔人；提案答复函使用“×××委员”或“××单位”，联名的提案只写一个领衔人。
5.关于答复件的开头语。建议答复件，开头语采用“您（等×位代表）在××会议上提出《××》（的建议）收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”字样，则标题引用后不再重复文字“的建议”；提案答复件，开头语采用“您（等×位委员）在××会议上提出《××》（的提案）收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”或“提案”字样，则标题引用后不再重复文字“的提案”。提倡把办理过程简要写进第一自然段，如领导如何重视，何时召开有关会议研究，何时深入实地调研等，让代表委员了解政府办理此建议（提案），具体做了哪些工作。
6.关于落款。落款必须在成文日期上加盖市教育体育局公章，二级机构不能行文答复代表委员。
7.关于附注及抄送等。附注要求注明联系人和联系电话。联系人可以是本单位办公室主任或承办建议提案的具体经办人。建议（提案）答复函除答复代表（委员）外，还要抄送市政府督查室、市人大联工委（市政协提案委）。
（八）领导批示件回复。以市委书记批示件为例： 1.标题。关于某某事情的书记批示件办理情况汇报。
2.签发。承办责任人（单位主要负责人）亲笔签发（签字位置：与标题平行右侧方）。
3.称呼。一份称呼为：荣华书记；一份称呼为：市委督查室。4.正文。报书记的回复件起始句为：“收到您关于某某事情的批示（编号：）……”;送市委督查室的备案件起始句为：“收到《市委主要领导批示件办理情况督查通知书》（岳批查〔2016〕
号）后……”；上述回复件要有调查经过、有来件人对办理工作的意见、结论清晰、文字凝练。
二、公文的专用语
（一）常用的专用语。开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。
（二）正确使用专用名称。公文常用的称谓词：第一人称：我（本）局（部、所、院、校、委、站）；第二人称：你（贵）局（馆、委、处、办）；第三人称：该单位（部门、系、院、所、局）、他、他们；特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧义的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如教育部、国家体育总局、省教育厅、省体育局、市委、市人大、市政府、市政协（市政协的全称为“政协岳阳市委员会”）、市委宣传部、市发改委、团市委（注意“团”字在前面）、市特校、岳阳中学（一般不称为“市岳阳中学”）、岳阳电大（不能称为“岳阳市电大”）、岳阳电视台（不能称为“岳阳市电视台”）、市一职专、局基教科等等。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。关于岳阳经济技术开发区、南湖新区、屈原管理区，目前还没有约定俗成的规范化简称，所以在公文中一般应写全称，不能分别简称为“经开区”“新区”“屈原区”。
关于乡镇学校，一般不能用简称，如汨罗市屈子祠镇中心小学，不能简称为“汨罗屈子祠中心校”等。
（三）规范受文单位名称。
1.全市教育体育系统：各县市区教育局、体育（文体）局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位（学校、幼儿园），相关民办学校，机关各科室。
2.全市教育系统：各县市区教育局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育单位（学校、幼儿园），相关民办学校，机关各科室。
3.全市体育系统：各县市区体育（文体）局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各体育单位，机关各科室。
制定表格或者公文表述中，需罗列各单位名称的，除有特殊要求或规定的，一般要按电话簿中的排序进行排列。
三、序号、标点符号、字体例析(一)序号、标点的正确使用
1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“
一、”、“
二、”、“
三、”。3.“
1、”、“
2、”、“
3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。.序号如加括号，如（1）（2）等不再加标点符号。
5．用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。
6．用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。
7．在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。
8.文中小标题层次序号依次可用“
一、”、“
（一）”、“1.”、“⑴”标注；第一层一般用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层一般用仿宋体字标注。结构层次序号不能越级使用或错用。如“
（一）”、“①”、“⑴”、“1.”。
(二)年份中“零”的正确使用
年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如“2005年10月”。
(三)公文的年份中“括号”的正确使用 印发公文时，年份外的括号应该用六角符号“〔〕”，而不用小括号“（）”或中括号“【】”“[ ] ”。
如：岳教体通（2016）5号（不规范），岳教体通[2016]5号（不规范）。岳教体通〔2016〕5号（规范）
(四)正确区分连接号和破折号
1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”。如：2016年1月～2月中的“～”（使用规范）。
2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）
(五)相邻的两个数字间顿号的使用
1.相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。如：
2、3个 5、6天27、8岁 6、7点钟（不规范），两三个 五六天 二十七八岁 六七点钟（规 范）。
2.相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。如初中一、二年级，八、九两个月。
(六)字体的使用 标题：2号小标宋体。文件签发人姓名: 3号楷体。
正文：一般用3号仿宋体。文中第一层：3号黑体；第二层：3号楷体加粗；第三层：3号仿宋加粗。
四、相关工作要求
（一）明确文稿报送程序。凡以市教育体育局或局办公室名义报送或下发的公文（含工作汇报、总结材料等），必须依照审批程序办理，先由科室负责人、局办公室核稿后，再呈送相关局领导审核，经局长审批签发后，承办科室具体报送。下发的公文纸质版由承办科室负责，电子版交由办公室统一转发。
（二）强化文稿拟稿责任。全局性工作总结、全市教育体育工作会议报告、全局性综合性材料由相关科室提供材料，局办公室起草。凡由科室牵头承办的公文和其他文稿（含会议材料、工作方案等），应先拟好初稿，经科室负责人签署意见后，再报办公室校核。凡格式不规范、条理不清晰、内容不具体、主题不突出的文稿一律退回重办。
（三）确保文稿印制质量。文稿印制时必须以经过审签的定稿为依据进行排版、定密、定文号，文稿印制前，承办科室要严格履行校对、制版、印刷、装订等工序，检查文字是否准确，格式是否规范，印刷是否清晰，装订是否美观，份量是否足够，杜绝重复印制，减少浪费。
各县市区教育局、体育（文体）局（此为逗号），岳阳经济技术开发区（此为顿号）、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位（学校、幼儿园）：
附件：
岳阳市教育体育局
2016年×月×日
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