会议准备工作流程

第一篇：会议准备工作流程

会议准备工作流程

一、会前筹备工作

1、撰写工作方案，确定会议主题、内容、参会范围等。

2、撰写会议主持词、讲话稿，确定会议议程，草拟会议通知，根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局。

3、制作参会人员名单，确定联系方式，准备签到表，绘制座位图。

二、会期准备工作

（一）会前工作

4、联系会场提供单位，确定会议室（会客室）。

5、印发会议通知，准备会议所需材料（确定份数、分发范围、分发方式）。

6、制作会标、桌签（背签）、指示牌。

7、联系电视台、宣传办，做好会议的宣传工作。

8、会场布置：悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔（笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等）、调试设备、增减桌椅、清洁卫生，准备其他会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸等）。

9、保持与参会领导、人员的联系（参会领导姓名、职务等信息），及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接准备。

10、打印签到表，组织签到工作，维持会场内外秩序。

（二）会中工作

11、会场内后勤服务。

12、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。

13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。

三、会后进一步开展工作

14、整理会场。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。

18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。

20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

第二篇：会议准备工作流程

公司会议准备工作总结

会前准备工作

一、确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。

1、确定会议目的及内容。

2、确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。

3、确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。

4、向财务中心申请会议经费预算。

二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和领导名单，确认参会人员名单。

三、会议负责人安排会议议程。

1、确认会议主要流程及各发言人内容。

2、控制会议时间，安排会中休息。

四、会议材料的撰写

1、安排会议主旨材料撰写。

2、通知发言人准备讲稿。

3、准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。

4、撰写领导的发言报告。

5、准备主持词。

五、会前会场准备工作。

1、分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。

2、布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。

3、检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。

4、准备会议需用道具。

5、给参会人员准备纸和笔。

6、如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。

7、制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场纪律），分发或通知参会人员。

六、安排会议预演。

1、在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及时发现问题，完善会议准备工作。

2、审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。

会中现场工作

1、安排人员准备会议茶水和就餐。

2、安排摄影、摄像人员。

3、分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位。

4、安排考核人员维持会场秩序，记录参会人员会议中不良表现。

5、安排会议记录人员。

6、主持人根据会议情况决定是否在会议中调节气氛，提高会议人员参与度。会后善后工作

会后工作总结及后续工作安排。

1、会场卫生清理，道具、设备收回。

2、会后及时总结工作缺陷并进行弥补。

3、完成会议精神、措施或指令的落实。

4、计算会议开销，审核经费使用情况。

第三篇：培训、会议准备工作流程

培训、会议准备工作流程

一、确定主题、老师、时间、地点

二、印发会议通知、汇总名单

三、进一步确定场地及时间

四、会场准备工作：

1、横幅；

2、水；

3、名牌；

4、电脑（U盘、网络）；

5、签到表、签到台、签字笔、会议学习资料（文件袋、书、笔、笔记本）；

五、与财务联系，确认费用：老师讲课费（补助标准，签收表）、各项支出费用

六、联系新闻中心做好报道；局自己相机、新闻稿

七、做好接待工作（酒店、住宿）

第四篇：会议准备工作基本流程

会议准备工作流程

1.会场预约

根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

2.会场的布局，设备安装调试

根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

3.印刷材料的设计制作

根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。

4.参会者的接送

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。

5.参会者的餐饮

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

6.参会者业余时间的安排

根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。

如何选择会议场所

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准：★大小要适中

会场太大，人数太少，空下的坐位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，也根本无法把会开好。英国首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

★地点要合理

临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。

★附属设施要齐全

会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行检查。不能够因为“上次会议就是在这里开的，没有出什么问题”，就草率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度，很可能会给会议造成损失。

★要有停车场

现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。

公开场合你会发言吗

有些时候，行政、秘书人员不仅仅是做幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时应该好好把握。那么在公开场合发言需要注意些什么呢?

◆为你的讲演准备调查一些事实确凿的材料及一些需要用来回答听众提问的资料。

◆预先把要说的内容彻底考虑一下，使讲话的思路清晰明了。建议在卡片上记下说话要点。

◆对着镜子练习发言，特别要注意脸部表情、身体姿势及手势的表达效果。也可以用录音机录下自己的发言内容，找出需要改进的地方。

◆使用简洁、明了、易懂的语言。

◆保持一种平稳挺直的站立姿势和一种愉快欢乐的表情，要泰然自若，不要拘谨，在需要时，可用目光扫视听众，以引起他们的注意。

◆测定自己的发言时间，使它保持在一个许可的时间范围内。

◆用规范的语言和抑扬顿挫的声调发言。尤其要突出你的声音响度，使它能清楚地传送到最后一排听众的耳朵里。

◆控制讲话的速度，要不快不慢、恰到好处。

◆演讲中关键的地方要停顿，以给听众一个思考余地，使他们能够理解消化所讲的内容。

◆避免反常的行为，如笨拙地翻动发言稿、频繁地移动手足等。可以在手里拿一张卡片以保持双手安静。

◆在系统陈述以前，应该为整篇发言构思总体结构。有了这种总体结构的构思，对自己全面充分的准备就有了把握；真正认识到自己要讲什么和怎样讲；此外它能保证发言受到欢迎，不至于被认为是浪费了听众的时间和精力。

展览会安排规范

展览会是企业扩大影响吸引客户促进交易的重要途径。

从内容上看，展览会既, 有专, 业性, 的，譬如“英国教育展”；也有贸易性的，譬如“广州出口商品交易会”；还有综合性的，譬如“万国博览会”。

从形式上看，展览会有产品展示、交易洽谈、宣传推广、酬宾娱乐等多种形式。

无论什么样的内容与形式，展览会都有着自己鲜明的主题。因此，参展安排首先必须根据主题来决定参展的方法。

其次，有针对性的筹划是确保参展成为一次成功演示的关键。我们必须十分清晰详尽地制订一份参展计划，把所有应该考虑的，可能涉及的问题一网打尽，给出十分明确清楚而且卓有成效的答案。具体而言，就是明确参展目的，确定参展内容，落实参展途径，策划参展方法，选择参层位置，办妥参展手续，选好参展产品，组织参展人员，设计运作流程，使现场的接待、讲解、洽谈、签约活动非常的井然有序，还有就是拟定参展的费用预算。

再次，制订某些非常实用的策略，构思某些独特新颖的策划，使一个简单的参展活动成为一次影响非凡的商业推广，这是衡量我们组织能力和策划能力的一次机会。高级秘书对于上司的重要性，也正是从这种发挥中得以清楚地体现。

将上述计划与预算呈报上司审批，并且在上司授权的情况下关心甚至亲自参与整个参展过程，在参展现场直接处理各类问题，确保成功参展。

最后，做好展览会结束的善后工作，并且亲自拟定或组织有关人员撰写总结报告提交给上司。巧妙安排商务谈判场所

安排谈判场所应舒适简洁宽敞大气，谈判桌要宽大，座椅、少发要舒服，环境布置要有商业气氛，没必要为了高雅而故弄玄虚，将谈判场所弄得像个艺术陈列室。

在商务谈判中，双方的主谈者应该居中坐在平等而相对的位子上，谈判桌应该是长而宽阔、明净而考究的；其他谈判人员一般分列两侧而坐。这种座位的安排通常显示出正式、礼貌、尊重、平等。

如果是多边谈判，则各方的主谈者应该围坐于圆桌相应的位子。圆桌通常较大，也可分段而置；翻译人员及其他谈判工作人员一般围绕各自的主谈者分列两侧而坐，也可坐于主谈者的身后。

无论是双边谈判还是多边谈判，桌子和椅子的大小应当与环境和谈判相适应，任何不协调与别扭的随意安排都会给谈判者心理带来压抑感或不适。

与长方形谈判桌不同，圆形谈判桌通常给人以轻松自在感。所以在一些轻松友好的会见场所，一般采用圆桌。

无论是方桌还是圆桌，都应注意座位的朝向。通常人们总是认为面对门口的座位最具影响力，西方人觉得这个座位具有权力感，中国人则习惯称此座位为“上座”；而背朝门口的座位最不具影响力，西方人一般认为这具座位具有从属感，中国人习惯称此座位为“下座”，因此，在安排就座时要充分考虑这方面的心理习惯，避免发生不愉快，比较合乎社交礼仪的，往往礼待来宾坐上座，否则还不如在第三方场地举行谈判以避讳。

你如果在谈判中想通过座位的安排暗示影响力，最好的办法是在座位上摆名牌，指明某人应当就座于某处，这样就可对每个人形成某种影响力。按照双方各自团体中地位高低的顺序来排座，也是比较符合社交礼仪规范的。

第五篇：会议准备工作

一、会议前会场准备工作：

1.巡视现场，确定要执行的任务和项目。

2.依据需要整改的任务和项目，安排人员和时间（限定时间内），详细安排如下：

① 场地卫生：擦拭桌面及桌抽屉（主席台、观众席、签到处等）、打扫地面及地毯卫生。

② 确定参会人员及桌椅的数量，并配套放置。

③ 打印相关人员的座位名单，剪裁并装框，摆放在相应的位置。④ 确定灯光开关及其位置（要标明清楚）。

⑤ 严格掌握开关音响电源的顺序。

⑥ 检查音响功放的完好程度。调试每个开关并熟悉其作用。

⑦ 无线话筒的试音，配备足量的后备电池。

⑧ 功放箱位置移前，主席台麦克风线下移、隐蔽。（待做）

⑨ 条幅字幕的确定及制作、悬挂。

二、会议前相关资料及人员安排工作：

1.确定主持人、音响、摄像、灯光人员名单。

2.准备两个热水壶，并安排人员为主席台人员倒水。

3.准备相关文档资料（落实到相关人员），如：

① 主持人发言稿

② 会议议程

③ 相关ppt演示稿件

④ 签到表

⑤ 选举表、结果统计表（竞选时用）