会议的准备工作

第一篇：会议的准备工作

会议的准备工作

一般的说，准备工作包括以下内容：⑴拟定会议工作方案；⑵选定会议议题；⑶拟定会议议程、日程、程序；⑷准备会议文件；⑸确定出席、列席会议人员；⑹与会人员编组；⑺选定、布置会场；⑻排列座次；⑼制作分发证件；⑽发会议通知；⑾制定会议须知；⑿负责会议报到；⒀会议秘书机构的置设及分工；⒁申请会议经费。

一、会议工作方案：

包括会议名称，会议内容，会期，会议的规模，日程、议程，会议的开法，会议的组织领导，宣传报道，会议文件准备，经费预算，食宿安排，保卫和保密工作等。

二、会议的议题：

就是会议需要研究解决的问题，是会议的主题和灵魂，其他准备工作都要围绕议题来进行。有的会议议题就是一个，有的一个会议有几个议题，如县委常委会，讨论职工下岗再就业问题，大学生的分配问题，财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应，如县委常委会讨论的问题，就是在全县有指导意义和带有全局性的问题，那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题，不要拿到常委会议上解决。党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别，党委会议讨论的问题多是政治问题、干部工作、党的建设及重大经济工作。具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。

三、会议议程：是会议解决问题的概括安排。会议日程：是指在一段时间内会议进程的具体安排，它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议日程一般用日程表来表达。

会议程序：是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用，不需要发给与会者。

会议文件的准备：在会议准备工作中，起草好会议文件是最重要的准备工作，花费的时间最长，投入的精力最多。文件的质量往往决定会议的质量，传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件往往比较多，有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来，领导讲话和工作报告是主要文件，要下大功夫写好。关于会议文件如何写，这里不能详细讲了，有几个同志专门讲这个问题。

关于会议通知，会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出通知，以便与会人员提前作好准备。通知由标题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类+文种（通知）组成。正文：写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点，是否提供交通工具，可否带工作人员。落款：包括发文单位和发出日期，有的要加盖公章。

关于与会人员的编排分组，分组的目的是便于讨论问题，一个会议，如果只开大会，就不必编组，如果要讨论，人又很多，就要编组。编组的方法，一是按照地域分组，如召开自治区党委 2 扩大会议，一个地区一个组；二是按行业分组，如党群口一个组，农业口一组，宣传文教口一组，政法口一组等，三是既按地域又按系统行业分组，按地区分几个组，机关按行业分几个组。领导同志可根据平时的分工，分到各组，主要领导可以不分组，愿意到那组都可以。小组召集人可以由二人担任，一般指定职务较高，组织能力较强同志担任，要有代表性，有民族的，有汉族的，有地区的，也有部门的。分组名单下面，还要注明讨论地点和小组秘书。

关于会议秘书机构的设置和工作人员的调配。规模较大的会议都成立会议秘书处，指定几名负责人，秘书处下设几个组，如秘书组：负责值班、组织协调、印发文件；会务组：负责会场的布置、管理、服务；宣传组：负责宣传报道和对记者的组织管理；翻译组：负责翻译成几种文字；保卫组：负责安全警卫；总务组：负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。会议规模小，不要设这么多的小组，可以由会务组统一管起来。

会议须知：一般包括5个部分。

1、作息时间表；

2、日程表；

3、分组名单；

4、会议秘书机构人员名单及房间号；

5、注意事项，包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。

会场布置：会场的布置直接影响会议的效果，会场的布置要与会议的规模和内容相适应，党的代表大会要朴素大方，人民代表大会庄严隆重，庆祝大会要喜庆热烈，追悼大会要肃穆庄严，座谈会要和谐融洽，纪念性会议要隆重典雅，工作会议要简单舒 3 适。主席台一般安排主席团成员或者职务比较高的同志，座次可以按职务或姓氏笔划排列。主席台根据人数多少，可以设一排或二排、三排以上。座谈会可以不设主席台，主持会议同志座位在正对会场门口的地方。主席台上方可以挂会标，一般为红底黑字，字体庄重。如开党代会、人代会、团代会等还要挂会徽，会徽两边挂红旗，红旗一边五面为宜，为调节会议气氛，主席台前可以摆鲜花，会场的四周可以张贴标语口号。另外座位前桌子上要摆座签，有的只摆主席台，有的全体与会人员都摆座签。音响麦克风、译风都要准备好，会前要试试响不响。

会议证是出席会议的凭证，上面标明会议名称，使用者姓名、性别、发证日期、号码，有的还要贴照片。会议证又分出席证、工作证、记者证，可用不同颜色区别。

第二篇：会议准备工作流程

会议准备工作流程

一、会前筹备工作

1、撰写工作方案，确定会议主题、内容、参会范围等。

2、撰写会议主持词、讲话稿，确定会议议程，草拟会议通知，根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局。

3、制作参会人员名单，确定联系方式，准备签到表，绘制座位图。

二、会期准备工作

（一）会前工作

4、联系会场提供单位，确定会议室（会客室）。

5、印发会议通知，准备会议所需材料（确定份数、分发范围、分发方式）。

6、制作会标、桌签（背签）、指示牌。

7、联系电视台、宣传办，做好会议的宣传工作。

8、会场布置：悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔（笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等）、调试设备、增减桌椅、清洁卫生，准备其他会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸等）。

9、保持与参会领导、人员的联系（参会领导姓名、职务等信息），及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接准备。

10、打印签到表，组织签到工作，维持会场内外秩序。

（二）会中工作

11、会场内后勤服务。

12、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。

13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。

三、会后进一步开展工作

14、整理会场。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。

18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。

20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

第三篇：会议准备工作规程

（一）拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。

（二）选定、安排议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

安排会议议题应注意以下问题：

一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；

二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。

（三）拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。

（四）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

（五）提出与会人员名单。提名与会人员，是一项重要的政治性很强的工作，应当掌握以下原则；一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。三是无论出席或列席会议人员，均不带助手。四是会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需要报请领导同志审核后方能最后确定。

（六）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。

（七）选定、布置会场。1.选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。2.布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。

会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、t型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、m字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。

排列座次的几种规则：

1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。

2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。

3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。

4、按照姓氏笔画为序排列座次。

排列座次的几种方法：

1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。

2、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。

3、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。

（八）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。

（九）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。

（十）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

（十一）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。

（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。

第四篇：会议准备工作流程

公司会议准备工作总结

会前准备工作

一、确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。

1、确定会议目的及内容。

2、确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。

3、确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。

4、向财务中心申请会议经费预算。

二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和领导名单，确认参会人员名单。

三、会议负责人安排会议议程。

1、确认会议主要流程及各发言人内容。

2、控制会议时间，安排会中休息。

四、会议材料的撰写

1、安排会议主旨材料撰写。

2、通知发言人准备讲稿。

3、准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。

4、撰写领导的发言报告。

5、准备主持词。

五、会前会场准备工作。

1、分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。

2、布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。

3、检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。

4、准备会议需用道具。

5、给参会人员准备纸和笔。

6、如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。

7、制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场纪律），分发或通知参会人员。

六、安排会议预演。

1、在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及时发现问题，完善会议准备工作。

2、审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。

会中现场工作

1、安排人员准备会议茶水和就餐。

2、安排摄影、摄像人员。

3、分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位。

4、安排考核人员维持会场秩序，记录参会人员会议中不良表现。

5、安排会议记录人员。

6、主持人根据会议情况决定是否在会议中调节气氛，提高会议人员参与度。会后善后工作

会后工作总结及后续工作安排。

1、会场卫生清理，道具、设备收回。

2、会后及时总结工作缺陷并进行弥补。

3、完成会议精神、措施或指令的落实。

4、计算会议开销，审核经费使用情况。

第五篇：会议策划的准备工作

会议策划的准备工作

优良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的会议策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效果。

1.会前准备: 会场选定,议程安排,报名处理,翻译服务,纪念品制作,传媒连系,新闻 稿撰写,记者会安排,文宣印制,资料分发,人力支持

2.办理报到: 确认手续,机场接受,住宿分配,膳食安排

3.会议进行: 开/闭幕活动,接待事务,名人演讲与专题讨论,视听器材,大会司仪,酒 宴茶点,同步翻译

4.财物管理: 大会预算,财务报表,会期中之财管人力支持

5.交通: 会议前/后之食宿与旅游,机位之预订与确认,全程之交通服务,6.旅游会后之参观、游览与休闲活动。

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