会议准备工作基本流程

第一篇：会议准备工作基本流程

会议准备工作流程

1.会场预约

根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

2.会场的布局，设备安装调试

根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

3.印刷材料的设计制作

根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。

4.参会者的接送

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。

5.参会者的餐饮

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

6.参会者业余时间的安排

根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。

如何选择会议场所

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准：★大小要适中

会场太大，人数太少，空下的坐位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，也根本无法把会开好。英国首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

★地点要合理

临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。

★附属设施要齐全

会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行检查。不能够因为“上次会议就是在这里开的，没有出什么问题”，就草率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度，很可能会给会议造成损失。

★要有停车场

现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。

公开场合你会发言吗

有些时候，行政、秘书人员不仅仅是做幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时应该好好把握。那么在公开场合发言需要注意些什么呢?

◆为你的讲演准备调查一些事实确凿的材料及一些需要用来回答听众提问的资料。

◆预先把要说的内容彻底考虑一下，使讲话的思路清晰明了。建议在卡片上记下说话要点。

◆对着镜子练习发言，特别要注意脸部表情、身体姿势及手势的表达效果。也可以用录音机录下自己的发言内容，找出需要改进的地方。

◆使用简洁、明了、易懂的语言。

◆保持一种平稳挺直的站立姿势和一种愉快欢乐的表情，要泰然自若，不要拘谨，在需要时，可用目光扫视听众，以引起他们的注意。

◆测定自己的发言时间，使它保持在一个许可的时间范围内。

◆用规范的语言和抑扬顿挫的声调发言。尤其要突出你的声音响度，使它能清楚地传送到最后一排听众的耳朵里。

◆控制讲话的速度，要不快不慢、恰到好处。

◆演讲中关键的地方要停顿，以给听众一个思考余地，使他们能够理解消化所讲的内容。

◆避免反常的行为，如笨拙地翻动发言稿、频繁地移动手足等。可以在手里拿一张卡片以保持双手安静。

◆在系统陈述以前，应该为整篇发言构思总体结构。有了这种总体结构的构思，对自己全面充分的准备就有了把握；真正认识到自己要讲什么和怎样讲；此外它能保证发言受到欢迎，不至于被认为是浪费了听众的时间和精力。

展览会安排规范

展览会是企业扩大影响吸引客户促进交易的重要途径。

从内容上看，展览会既, 有专, 业性, 的，譬如“英国教育展”；也有贸易性的，譬如“广州出口商品交易会”；还有综合性的，譬如“万国博览会”。

从形式上看，展览会有产品展示、交易洽谈、宣传推广、酬宾娱乐等多种形式。

无论什么样的内容与形式，展览会都有着自己鲜明的主题。因此，参展安排首先必须根据主题来决定参展的方法。

其次，有针对性的筹划是确保参展成为一次成功演示的关键。我们必须十分清晰详尽地制订一份参展计划，把所有应该考虑的，可能涉及的问题一网打尽，给出十分明确清楚而且卓有成效的答案。具体而言，就是明确参展目的，确定参展内容，落实参展途径，策划参展方法，选择参层位置，办妥参展手续，选好参展产品，组织参展人员，设计运作流程，使现场的接待、讲解、洽谈、签约活动非常的井然有序，还有就是拟定参展的费用预算。

再次，制订某些非常实用的策略，构思某些独特新颖的策划，使一个简单的参展活动成为一次影响非凡的商业推广，这是衡量我们组织能力和策划能力的一次机会。高级秘书对于上司的重要性，也正是从这种发挥中得以清楚地体现。

将上述计划与预算呈报上司审批，并且在上司授权的情况下关心甚至亲自参与整个参展过程，在参展现场直接处理各类问题，确保成功参展。

最后，做好展览会结束的善后工作，并且亲自拟定或组织有关人员撰写总结报告提交给上司。巧妙安排商务谈判场所

安排谈判场所应舒适简洁宽敞大气，谈判桌要宽大，座椅、少发要舒服，环境布置要有商业气氛，没必要为了高雅而故弄玄虚，将谈判场所弄得像个艺术陈列室。

在商务谈判中，双方的主谈者应该居中坐在平等而相对的位子上，谈判桌应该是长而宽阔、明净而考究的；其他谈判人员一般分列两侧而坐。这种座位的安排通常显示出正式、礼貌、尊重、平等。

如果是多边谈判，则各方的主谈者应该围坐于圆桌相应的位子。圆桌通常较大，也可分段而置；翻译人员及其他谈判工作人员一般围绕各自的主谈者分列两侧而坐，也可坐于主谈者的身后。

无论是双边谈判还是多边谈判，桌子和椅子的大小应当与环境和谈判相适应，任何不协调与别扭的随意安排都会给谈判者心理带来压抑感或不适。

与长方形谈判桌不同，圆形谈判桌通常给人以轻松自在感。所以在一些轻松友好的会见场所，一般采用圆桌。

无论是方桌还是圆桌，都应注意座位的朝向。通常人们总是认为面对门口的座位最具影响力，西方人觉得这个座位具有权力感，中国人则习惯称此座位为“上座”；而背朝门口的座位最不具影响力，西方人一般认为这具座位具有从属感，中国人习惯称此座位为“下座”，因此，在安排就座时要充分考虑这方面的心理习惯，避免发生不愉快，比较合乎社交礼仪的，往往礼待来宾坐上座，否则还不如在第三方场地举行谈判以避讳。

你如果在谈判中想通过座位的安排暗示影响力，最好的办法是在座位上摆名牌，指明某人应当就座于某处，这样就可对每个人形成某种影响力。按照双方各自团体中地位高低的顺序来排座，也是比较符合社交礼仪规范的。

第二篇：会议准备工作流程

公司会议准备工作总结

会前准备工作

一、确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。

1、确定会议目的及内容。

2、确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。

3、确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。

4、向财务中心申请会议经费预算。

二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和领导名单，确认参会人员名单。

三、会议负责人安排会议议程。

1、确认会议主要流程及各发言人内容。

2、控制会议时间，安排会中休息。

四、会议材料的撰写

1、安排会议主旨材料撰写。

2、通知发言人准备讲稿。

3、准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。

4、撰写领导的发言报告。

5、准备主持词。

五、会前会场准备工作。

1、分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。

2、布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。

3、检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。

4、准备会议需用道具。

5、给参会人员准备纸和笔。

6、如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。

7、制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场纪律），分发或通知参会人员。

六、安排会议预演。

1、在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及时发现问题，完善会议准备工作。

2、审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。

会中现场工作

1、安排人员准备会议茶水和就餐。

2、安排摄影、摄像人员。

3、分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位。

4、安排考核人员维持会场秩序，记录参会人员会议中不良表现。

5、安排会议记录人员。

6、主持人根据会议情况决定是否在会议中调节气氛，提高会议人员参与度。会后善后工作

会后工作总结及后续工作安排。

1、会场卫生清理，道具、设备收回。

2、会后及时总结工作缺陷并进行弥补。

3、完成会议精神、措施或指令的落实。

4、计算会议开销，审核经费使用情况。

第三篇：会议准备工作流程

会议准备工作流程

一、会前筹备工作

1、撰写工作方案，确定会议主题、内容、参会范围等。

2、撰写会议主持词、讲话稿，确定会议议程，草拟会议通知，根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局。

3、制作参会人员名单，确定联系方式，准备签到表，绘制座位图。

二、会期准备工作

（一）会前工作

4、联系会场提供单位，确定会议室（会客室）。

5、印发会议通知，准备会议所需材料（确定份数、分发范围、分发方式）。

6、制作会标、桌签（背签）、指示牌。

7、联系电视台、宣传办，做好会议的宣传工作。

8、会场布置：悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔（笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等）、调试设备、增减桌椅、清洁卫生，准备其他会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸等）。

9、保持与参会领导、人员的联系（参会领导姓名、职务等信息），及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接准备。

10、打印签到表，组织签到工作，维持会场内外秩序。

（二）会中工作

11、会场内后勤服务。

12、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。

13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。

三、会后进一步开展工作

14、整理会场。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。

18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。

20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

第四篇：培训、会议准备工作流程

培训、会议准备工作流程

一、确定主题、老师、时间、地点

二、印发会议通知、汇总名单

三、进一步确定场地及时间

四、会场准备工作：

1、横幅；

2、水；

3、名牌；

4、电脑（U盘、网络）；

5、签到表、签到台、签字笔、会议学习资料（文件袋、书、笔、笔记本）；

五、与财务联系，确认费用：老师讲课费（补助标准，签收表）、各项支出费用

六、联系新闻中心做好报道；局自己相机、新闻稿

七、做好接待工作（酒店、住宿）

第五篇：市场营销会议基本流程

市

场

营

销

会

议

基

本

流

程

x xxx 事业部2016 年 年 1 1 月 月 5 5 日

目录

一、作用 ....................................................错误！未指定书签。

二、目的 ....................................................错误！未指定书签。

三、时间 ....................................................错误！未指定书签。

四、物料总表 ................................................错误！未指定书签。

五、会前准备 ................................................错误！未指定书签。

六、会议流程 ................................................错误！未指定书签。

七、会后拜访 ................................................错误！未指定书签。

八、注意事项 ................................................错误！未指定书签。

九、基本流程详解.............................................错误!!未指定书签。

十、人员分工及安排 ...........................................错误！未指定书签。

x xxx 事业部

市场营销 会议 基本流程 及 执行 细节 指引

一、作用

市场营销会议是指区域代理商针对终端养殖户进行的以订货为目的的营销会议。

会议营销是快速开发养殖户、滚动开拓市场的关键流程，是市场调研、客户示范、会议营销的一个环节，在市场开发中有着不可替代的作用。会议营销能短时间内接触更多的养殖户，通过优质客户现身说法，快速、经济、有效地传播养殖效果，是不可或缺的后续环节；它能最短时间、最大范围传播企业文化、养殖理念、服务技术，根据不同客户的需求，提供不同的养殖服务，造福广大终端养殖户，迅速开发客户，拓展市场；它能满足养殖户的自尊和成功的欲望，维护现有的客户和市场，督促老客户再次订货，并带动新客户订货，挖潜实现更大的销量；它能降低市场营销费用，节约人力资源，提高营销效率，快速扩大市场，提升市场占有率。

二、目的

促成终端养殖户现场订货或签约，达成会议目标。

三、时间

会议持续时间大约为 1-2 天。

四、物料总表

序号

项目

物料

规格

数量

是否必须

备注酒店

大拱门

否 酒店正门 2 道旗

否 酒店正门主道两侧 3 横幅/LED 屏

是 酒店正门 4 易拉宝

否 会场走廊 5 指示牌

否 楼梯拐角酒店入口

接待处

背景 KT 板

是 签到处 7 接待桌

是 签到处 8 签到薄

是 签到处 9 签到笔

是 签到处 10 会议流程表

是 签到处 11 嘉宾胸花

否 签到处 12 礼品

否 签到处 13 会场

背景 KT 板

是 会场内布置 14 横幅

是 会场前后 15 投影仪

是 演讲台 16 移动投影布

是笔记本电脑

是水果

否 中间休息切好 19 糖果

否 中间休息布置好 20 政策/协议回执

是 签约 21 抽奖箱

否 现场抽奖活动 22 抽奖券

否 提前设计做好 23 话筒音箱

是 调试好 24 茶水

是 休息处 25 其它

物料

会议邀请函

是 会前邀约 26 播放视频

是 公司宣传或案例分享 27 播放用 PPT

是会场音乐

是 带动会场气氛 29 签约笔

是相机

是 会议后期报道素材 五、会前准备1、市场调研

市场调研的内容包括：养殖品种、养殖分布、重点客户、养殖规模、需求状况、渠道状况、竞争对手、前三位竞争品销售状况、用户评价、优势和劣势等。寻找公司产品的切入机会，制定竞争策略。2、寻突破口

①寻找公司产品的切入机会，制定竞争策略；②找竞争对手的薄弱环节，或区域、或养殖品种、或产品差异化、或渠道差异化；③机会远远多于挑战。3、工作聚焦

找出机会和突破口后，将全部精力用在这个焦点上，直到形成超越竞争对手的优势后，再考虑开发新的区域或养殖品种。避免处处伸手，分散力量，全面溃败。4、客户名单

根据工作部署，确定需要拜访的客户名单。尽量安排有影响力和带动力的重点客户，客户用货量保证大于 1000 元/月。5、访前准备

要对客户有所了解，并设定好拜访的主题，准备好携带的公司资料和产品资料。设想可能发生的各种可能，做好预案和心理准备。注重仪表和言谈举止的细节。6、上门拜访

设定初次拜访要实现的目标，恰当为好，不宜过高过多。

销售程序：开场—探寻需求—消除异议—缔结—离场。7、邀约参会

亲自拜访或以电话方式邀约客户参加公司举办的技术研讨会。一定要有正式的邀请函。设定客户无法拒绝的参会理由。强调机会难得，来之不易。8、再三确定

客户是否与会决定着会议营销的成败，因此必须再三确定客户能来。会议地点选择时应考虑客户是否交通便利。（客户有车例外）

六、会议流程1、会销主题

①主题突出：关注焦点、技术难点；②富有吸引：促进到会、充满兴趣；③强调公益：隐藏目的、自然过渡；④富有创意：不落俗套、引起共鸣。2、重要节目

①提升分量：请来权威、震住会场；②强化品牌：内在联系、深刻印象；③精心包装：体现水平、发挥价值；④隆重登场：体现分量、烘托造势；⑤注重效果：打动人心、产生效应。3、会程安排

①紧凑合理：避免冗长、防止简陋；②条理连贯：符合逻辑、一气呵成；③重视主持：恰当衔接、掌控全局；④精心设计：反复推敲、不出纰漏；⑤分工明确：各负其责、及时沟通。4、时间场地

①准时开会：提前交代、避免迟到；②控好时间：根据进度、做好调节；③场地选择：体现品牌、讲究环境；④场地布置：营造氛围、美观大气；⑤音响幻灯：音质清晰、不出差错；⑥桌椅摆放：整齐洁净、桌面布置；⑦迎宾接待：各就各位、有条不紊。5、奖品礼品

①奖品促销：奖品分级、有效激励；②参会有礼：代表公司、纪念意义；③客户喜欢：讲究品牌、经济实用；④注重陈列：显眼放置、艺术摆放。6、促销政策

①产品组合：系统方案、打包销售；②周期设计：季度用量、打款预购；③合理冲动：创造感性、形成攀比；④促销理由：客户回馈、公司特批；⑤抢购效应：典型带动、排队认购。7、物料资料

①宣传氛围：浓重热烈、传达主题；②音像装备：反复检查、不出差错；③公司资料：提前摆放、突出产品；④现场产品：合理备货、现场提货。8、专家讲座

①必要包装：强化权威、会议分量；②理论提炼：官方来源、学术认可；③内容实用：服务落地、实践性强；④简化俗化：通俗易懂、便于理解；⑤自信严谨：声音洪亮、作风严谨。9、典型案例

①本地案例：来自身边、说服力强；②数据说话：有理有据、得到认可；③典型发言：做好准备、富有感染；④客户分量：本地权威、有影响力；⑤案例数量：精心选择、有代表性。

七、会后拜访1、及时跟踪

会后对没有订货的客户立即跟踪，原则不能超过两天。已经订货的客户会后也要马上跟踪，表示感谢并给予客户使用上的指导。2、发货收款

每次拜访都必须开口要求订单，即使双方谈的并不到位，这是职业习惯。一手交钱一手交货是生意规则，不要不好意思。3、指导使用

不要以为客户会读说明书就会使用产品，厂家现场指导使用给客户以强烈的信心。给客户一些使用细节上的建议，这是我们必须提供的服务。4、电话回访

客户使用以后的前几天，往往不会立即出效果。要给客户打电话以鼓励其信心和耐心。千万不要给客户以“卖货闪人”的印象，否则你会死的很惨。5、专家回访

重点客户必须有公司专家到家回访。了解客户需求并帮助解决问题。参会客户至少在使用产品 1-2 周内得到公司专家的电话回访。动物爱心馆专家承担这项工作。6、效果反馈

产品使用一段时间以后，效果好与不好都会有反馈。对反馈不好的客户必须现场了解问题所在。其实很多好的效果可能看不出来，因此需要我们的主动引导。7、日常维护

一个稳定的老客户给我们带来的价值远远不止于利润。我们需要和客户形成良好的合作关系。客户关系只有超越朋友，才能成为我们的铁杆种子客户。

八、注意事项1、会场规格 和会场布置：会场档次代表企业和产品层次，要讲究卖相。要展示形象、理念、产品。2、流程设计和精心准备：会议流程精心设计，要作为一把手工程。精心准备每个环节，做到万无一失。3、精彩报告和好的主持：主题报告是销售会的核心内容，要精彩，说动客户。主持对于调节氛围至关重要。

4、来人规模和客户质量：规模要适当，感觉能控制。没有购买意向的人不要来，结果是把氛围搞乱。5、购货热度和出货比例：要把购货热度炒起来，死气沉沉就是失败。出货比例影响犹豫中的客户的决定。

九、基本流程 详解

①邀约→②签到→③与会→④签约→⑤回款→⑥回访致谢（图一）会议流程图解 1 1、流程详解 及操作细则

a a）

目标

在会议前 10-15 天，制定会议的整体方案（主要是：订货政策、现场会议的流程时间表），确定会议目标。

b b）

邀约

根据营销会议的主题，针对养殖户（场）普遍存在的问题，给客户一个不能拒绝的理由：当下流行疾病的防治、如何提高母猪生产性能（胎次、仔数、体重、成活率、断奶时间、配种等），大型规模养殖场的会议，也可借助乡政府、畜牧局、养殖协会等政府的名义进行组织，提高会议的档次和公信力。邀请嘉宾的选择，一般的小型会议，主要是主题演讲嘉宾，最好是养殖户熟悉或崇拜的行业专家，或企业方面的专家，突出会议的公益性，淡化会议的功利色彩，给养殖户创造真正的价值，这也是会议成功的前提。大型的规模养殖场的营销会议，也可适当请一些行政官员，如当地主管农业、畜牧局、养殖协会的领导，强调会议的公信力。

根据确定的目标要求，对目标进行分解。参考经销商的销售数据，对经销商及终端市场进行分析，制定目标计划和邀约计划。

（1 1）

流程要求：

①梳理→②初步确定→③重点沟通→④正式确认→⑤最后确认。

（2 2）

流程 详解：

①梳理——梳理现有渠道网点，筛选优秀客户或重点意向客户。

②初步确定——经过梳理和筛选，初步确定邀约名单，进行邀约。初步邀约后确定预计到会的客户数量，根据统计出来的数量确定会议时间和地点。

③重点沟通——针对预计到会客户，划分层级。对于有把握能在现场签订协议的重点邀约客户，提前下市场沟通确认订货金额/签约事项，安排座位时，穿插安排在其他客户中间。

④正式确认——确认会议时间和地点后，对到会人员再次进行电话确认，发放邀请函。

⑤最后确认——会前一天，对到会人员进行最后电话确认。政府领导和重点养殖场再次单独邀请，以保证应邀人员准时参加会议。并告知会议详细情形。

c c）

签到

其一，会议是当天进行当天结束。针对这种情形，签到时间与会议开始时间要有适当间隔，这个间隔要充分考察各个养殖户从家到会议地点的时间估算、以及现场掌握的出发信息来进行衡量。不能让先到的客户等待的时间太久，如出现意外情形，中间要穿插其它的项目。比如安排先行到来的客户去休息室休息喝茶、布置公司文化走廊，由熟悉的人员带客户参观了解等。

流程：①签到→②业务员接待→③安排入座或休息→④对会议主题进行简单介绍，关于区域市场的沟通，可进一步试探订货意愿→⑤最后入座，会议开始。

其二，会议次日进行。针对这种情形，最重要的工作是做好接待和安排入住工作，晚上要安排欢迎晚宴。并提前发放第二天的会议议题及活动安排。

流程：①签到→②业务员接待，发放次日活动安排流程表→③安排入住和休息→④欢迎晚宴。

d d）

与会

会场布置：

酒店门口拱门、横幅布置

会场前后及周边悬挂欢迎横幅

会场内背景、横幅、嘉宾台位、投影设备布置

酒店入口签到处、背景牌，拐角水牌摆放

会场走廊易拉宝、产品样品摆放效果

e/ 回款及回访

①回款→根据会议的现场情形，要安排收取一定的定金。如不能收取定金，也要现场和客户确定一个大概的回款日期，安排后续的回访。

②回访→对参会客户的回访。对参与此次会议的客户，不管订货与否都要进行回访，并表示感谢。没订货的，弄清楚顾虑和其它可能导致没有现场成交的原因是什么，为下次促成订货做铺垫。已经订货的，做好回款工作。

③对未能来参加会议客户的回访。重点弄清楚不能来参加会议的原因是什么。可以将此次会议的相关照片、视频剪辑成 PPT 或视频，带上现场签约信息、新政策信息，安排时间拜访这些未参加会议的客户，为下次会议作铺垫和准备。2、筹备 时间表

序号

事项

执行时间

准备

注意事项走访及邀约 会前 7-10 天 梳理客户，分解目标 邀约话术，有效沟通 2 物料及后勤准备 会前 5-7 天 人员分工 各司其职，及时沟通 3 会议现场布置 会议当天 人员分工及所有相关物料 音频和视频测试 4 回访 会后一周 会议相关资料 回款及下单 *从表中我们可以看到，为了保证会议顺利进行，我们需要 10-15 天时间准备和安排相关工作，整个工作需要 15 天左右时间完成。

十、人员分工及安排

依据实际情形进行，注意控制各项工作的进度。