如何做好会议的准备工作

第一篇：如何做好会议的准备工作

如何做好会议的准备工作

一、会议的准备工作

（一）拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。

（二）拟定会议议程、日程和程序。

（三）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

（四）提出与会人员名单。

（五）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。

（六）选定、布置会场。

（七）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。

（八）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。

（九）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

（十）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。

（十一）会议文秘工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议行政部门或固定的专职、兼职会议文秘工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。

二、会议前的计划与成本预算

1、会议计划

会议计划首先应明确会议的目的与任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。

其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会议怎样布置，是否需食宿、车辆、是否安排参观、文化娱乐等其他活动。

再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时行政处或筹备委员会。

会议计划由文秘制订、提出，经领导审核批准后，再由文秘或行政处组织人员，分头按计划执行。

2、会议成本预算

有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分：

（1）会议明显的耗费

如会场租借费、文件材料费，与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。

（2）与会者因参加会议而损失的劳动价值

这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：

会议成本＝X+2J*N*T

其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3；N表示人数；T代表时间（小时）

三、安排会议时间的技巧

会议时间尽量要短，会议时间超过一小时，由于脑力消耗过大，产生疲劳感，与会人员就会盼望会议早点结束，这势必影响会议作出有效的决定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的办公会、情况碰头会，应尽可能在一小时左右的时间内开完，对于议题多或讨论重大问题的会议，确需较长时间，可划分为几段开，使一次会议变成若干次小会，每段各有中心，一段进行完了，有适当的休息时间，使与会人员精力得到恢复、紧张的思维得到调节后再进入下一段。

四、会议场所的选定与布置

1.选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。

2.布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。

会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。

排列座次的几种规则：

1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。

2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。

3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。

4、按照姓氏笔画为序排列座次。

排列座次的几种方法：

1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。

2、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。

3、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。

五、准备会议通知须知

会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。

书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。

书面通知以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。

电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。

传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。

墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。

第二篇：秘书该如何做好会议前准备工作

秘书该如何做好会议前准备工作？

一般会议准备工作包括如下内容：

（1）安排会议议题；

（2）确定会议步骤（包括议程、程序和日程）；

（3）确定与会人员；

（4）确定会议时间；

（5）办理会议报批手续；

（6）签发会议通知；

（7）准备会议文件和材料；

（8）选择和布置会场；

（9）排列座次；

（10）妥善安排后勤服务事宜；

（11）做好新闻发布工作；

（12）进行全面的会前检查。

案例1：

西北某公司根据市里关于加快招商引资的指示，准备召开一个大型的招商引资洽谈会，你做为此次会议的主要筹备人员，将如何确定此次会议的主题和会议议程。

（1）明确会议要研究解决的问题、达到的目的；

（2）要有切实的根据并要结合本单位的实际情况，有明确的目的；要以市领导的指示为依据，根据本单位资金、人才、技术的实际情况，达到资源的优化配置；

（3）报请领导审批；

（4）确定会议议程要根据主要领导的情况，确定会议主持人。

（5）根据会议的主题，确定发言人；

（6）围绕主题，确定讨论题目和讨论方式；

（7）根据目的，写好总结。

案例2：

某公司将举行一次上千人的总结表彰大会，会期半天，请问该公司的秘书应如何选择合适的会址。

（1）选择大小适中适中的会场，该次会议人数众多，需选择会谈、礼堂或体育场馆等场所；

（2）选择远近适当的会场，该次会议人数多、会期短，应首先考虑交通是否便利；

（3）选择环境适合的会场；

（4）选择设备齐全适用的会场。

案例3：

你所在的公司将与国外某企业举行商务会谈，总经理安排你负责此次会谈的准备工作，请你考虑此次会谈的性质并对会谈准备计划的内容进行模拟设置。

（1）此会谈属事务性会谈，涉及业务商谈。

（2）准备计划设置如下：

①主动通知会谈的时间、地点；

②了解对方抵达方式，提出接送方式；

③准备会谈场所、物质资料、信息资料；

④对客方的背景、习俗、禁忌、礼仪特征进行了解；

⑤做好必要的文字资料工作准备。

第三篇：会议准备工作流程

公司会议准备工作总结

会前准备工作

一、确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。

1、确定会议目的及内容。

2、确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。

3、确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。

4、向财务中心申请会议经费预算。

二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和领导名单，确认参会人员名单。

三、会议负责人安排会议议程。

1、确认会议主要流程及各发言人内容。

2、控制会议时间，安排会中休息。

四、会议材料的撰写

1、安排会议主旨材料撰写。

2、通知发言人准备讲稿。

3、准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。

4、撰写领导的发言报告。

5、准备主持词。

五、会前会场准备工作。

1、分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。

2、布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。

3、检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。

4、准备会议需用道具。

5、给参会人员准备纸和笔。

6、如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。

7、制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场纪律），分发或通知参会人员。

六、安排会议预演。

1、在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及时发现问题，完善会议准备工作。

2、审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。

会中现场工作

1、安排人员准备会议茶水和就餐。

2、安排摄影、摄像人员。

3、分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位。

4、安排考核人员维持会场秩序，记录参会人员会议中不良表现。

5、安排会议记录人员。

6、主持人根据会议情况决定是否在会议中调节气氛，提高会议人员参与度。会后善后工作

会后工作总结及后续工作安排。

1、会场卫生清理，道具、设备收回。

2、会后及时总结工作缺陷并进行弥补。

3、完成会议精神、措施或指令的落实。

4、计算会议开销，审核经费使用情况。

第四篇：会议准备工作流程

会议准备工作流程

一、会前筹备工作

1、撰写工作方案，确定会议主题、内容、参会范围等。

2、撰写会议主持词、讲话稿，确定会议议程，草拟会议通知，根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局。

3、制作参会人员名单，确定联系方式，准备签到表，绘制座位图。

二、会期准备工作

（一）会前工作

4、联系会场提供单位，确定会议室（会客室）。

5、印发会议通知，准备会议所需材料（确定份数、分发范围、分发方式）。

6、制作会标、桌签（背签）、指示牌。

7、联系电视台、宣传办，做好会议的宣传工作。

8、会场布置：悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔（笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等）、调试设备、增减桌椅、清洁卫生，准备其他会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸等）。

9、保持与参会领导、人员的联系（参会领导姓名、职务等信息），及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接准备。

10、打印签到表，组织签到工作，维持会场内外秩序。

（二）会中工作

11、会场内后勤服务。

12、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。

13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。

三、会后进一步开展工作

14、整理会场。

15、安排用餐、住宿、送行。

16、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。

18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。

20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

第五篇：会议准备工作

一、会议前会场准备工作：

1.巡视现场，确定要执行的任务和项目。

2.依据需要整改的任务和项目，安排人员和时间（限定时间内），详细安排如下：

① 场地卫生：擦拭桌面及桌抽屉（主席台、观众席、签到处等）、打扫地面及地毯卫生。

② 确定参会人员及桌椅的数量，并配套放置。

③ 打印相关人员的座位名单，剪裁并装框，摆放在相应的位置。④ 确定灯光开关及其位置（要标明清楚）。

⑤ 严格掌握开关音响电源的顺序。

⑥ 检查音响功放的完好程度。调试每个开关并熟悉其作用。

⑦ 无线话筒的试音，配备足量的后备电池。

⑧ 功放箱位置移前，主席台麦克风线下移、隐蔽。（待做）

⑨ 条幅字幕的确定及制作、悬挂。

二、会议前相关资料及人员安排工作：

1.确定主持人、音响、摄像、灯光人员名单。

2.准备两个热水壶，并安排人员为主席台人员倒水。

3.准备相关文档资料（落实到相关人员），如：

① 主持人发言稿

② 会议议程

③ 相关ppt演示稿件

④ 签到表

⑤ 选举表、结果统计表（竞选时用）