如何建立人事档案？

第一篇：如何建立人事档案？

如何建立人事档案？

员工档案并不是越多越好，合适就行越多对管理的要求就越高，越仔细，管理成本也就更高，如一般的中小企业很难做到有考核记录或保密协议，甚至连离职访谈表都没有，我的建议是：只要不影响企业正常经营和运转，抓大放小、不拿来主义，也不面面俱到，结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容，就可以了。

一、入职类的：

6、员工入职体检表或健康证明(入职前三个月内的为有效)

7、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件(这些员工个人基本信息的作用就不多说了)

8、员工上家单位的离职证明(规避用人及法律责任风险，如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工，也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工，尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人)

9、入职承诺书(承诺与上家单位解除劳动关系，发生纠纷与公司无关;承诺工作履历和所提供资料真实可查;承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等)

10、薪资核定表(入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理，我们公司是财务保存原件)

11、保密协议或竞业避止协议(不是所有人签，我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工，并有选择性的签订)

二、在职类的：

12、员工试用期考评记录(试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表)

13、人事异动审批表单(调岗、升迁、降职、调薪等)

14、考勤记录(如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等)

15、培训记录(培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等)

16、奖惩记录(荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等)

17、考核记录(目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等)

18、核心骨干员工/关键人才HR台帐(这是我们的特色哦，主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度，一个季度评估一次)

三、离职类的：

19、员工离职申请表/员工离职申批表(先申请后审批，我们是分开的两张表)20、员工离职交接表或交接清单

21、员工离职访谈表

22、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书

23、员工竞业避止期限会议纪要(明确离职员工的具体竞业避止期限)

第二篇：人事档案的建立和保存

HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。HR档案管理—下面我们一起进入分享时间：

1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？ A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片

人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术。流程性表单： 1）招聘

a、用人计划；这个有的企业也叫做招聘申请表。这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。这里面重点强调招聘的需求分析。我们都是责任下分，由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。这样的话，人力很容易打入到部门内部，占据工作主动性，并且对公司有的交代。

b、应聘申请；这个需要注意的是信息真实性和背景调查的阐明并签字认同。这个是为以后的万一留下伏笔.c、入职审批表；这个需要和注意的是不建议再弄个入职申请，你想想通入职申请会出现不批的情况吗？不同意入职的话招聘的时候就已经给否了。还有就是转正后事项的事前约定信息要全。比如试用期限、拟用岗位、约定级别等，这个才是要审批的内容。2）在职 a、转正申请；这里面需要注意的是将员工的工作情况进行真实的反馈，不要只是弄个总结性的话一写就完，尽量摆上些数据分析的东西。我们都知道启动转正程序一般都是部门跟人力商讨好了的，申请的目的是给公司领导看看员工整体的素质如何，而领导一般也关注这个，你就弄个文字性的总结，是没有说服力的。我们的信息就很全，工作事项、企业文化、综合素质、工作改进等等，这样呈报的东西他会觉得你人力对公司非常负责的。

b、转正审批；这个是有必要再弄个表的，一个是因为数据量大，另外一个是因为企业为员工支付的钱多了，重点提示下领导们。这里需要注意的是人力需要对转正申请的东西进行数据汇总跟分析了，最后形成一个结论，此员工试用考核多少多少分，让领导们一目了然。最后，你需要来个建议延期观察、如期、提前转正等等，有理有据的东西领导一般都会听的，时间长了，就会对人力产生依赖性信任。那时候人力的工作就好做多了。

c、调动；这里需要注意的不管是平行调动还是纵向调动，虽然有些搀和了人力的意见，但此时人力需要站在幕后。因为调动有时候就意味着波动，部门意见一定要占重要比重，人力最好只写同意，连建议都不要写。当然，往上涨工资的情况，人力是可以适时的显摆一下的，以示人力对于人才的关注和梯队培养做的贡献。3）离职

离职申请；这里需要注意的是建议把辞退的表单一律消失，不管犯了什么错都直走离职手续，以防出现纠纷。那有人说犯法怎么办呢？犯法有行政机关呢，你直管让员工走自愿离职保证没错。记录性表单 记录不一定要多，但是防范用工风险的一定要全。

有时候你很努力的跟各部门搞好关系，可总是有那么个别部门给你捣乱不听话。那你就可以适当的弄些记录来抓一下他的把柄。平时我可以不搭理你，但是看你来劲了就警告一下。有时候太软了，部门就不听话了，软硬兼施才好。记录永远都是数据分析的基础，只有记录的存在我们才可以做出相应的人力规划。你愁人力规划吗？那就做好记录吧。

2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？

对企业：档案很多时候是一个企业的历史积淀，也是一个企业的文化底蕴，没有档案积累的企业是很难做到厚积薄发的。而人事档案作为档案的重要组成部分，他指明了企业的用工理念跟用工方向，为企业的阶段性战略规划提供了大量的数据分析。

对人力：人事档案的妥善管理不仅可以帮助人力部门日常的工作，还可以对上为公司战略做出辅助和支持，对下可以改善员工的工作环境，引导员工的节奏与企业一致，丰富企业文化，凝聚企业向心力。人力功绩彰显，虽然一切不都是你干的，但是一切会围着你转。

总结：人事档案纷杂烦乱，梳理梳理，分析分析，那里面的好处多着。没做好的，纳入下月计划吧，顺便弄下人力信息建设。一切数据说话，以理服人。

1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选）A、保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它（请补充说明）

我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项，具体如下：

2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？ A、档案保管：我们对每个员工的档案进行分类，按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类，方便查找，我们的档案由薪酬专员来保管，在办理好员工入职手续后，统一由薪酬专员保管，存放在专门的文件柜，因为档涉及到薪资保密。B、借阅：我公司规定了严格的人事档案借阅制度，员工本人只可借阅自己的档案，部门最高领导可借阅、查看本部门人员档案，人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外，人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档案，保护员工的个人隐私。

C、电子档案的建立和录入：新员工入职后收集齐公司规定的相关资料，由招聘专员负责录入公司ERP系统，所录入资料必须确保完整性和正确性，录入的资料包括：员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动（调岗、升职、降职、调薪）、绩效考核、性格测试等。

D、电子档案阅读权管理：和档案借阅类似，我们详细规定了查阅员工档案的权利，因有ERP系统，这方面操作起来比较方便，对于薪资方面的权限，只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅，修改权限仅限薪酬专员属有。

E、销毁：员工离职后，纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年，对于一些重要的档案会存放得更久些，电子资料我们是一直保留的，以方便资料统计及查询。F、档案保存的注意事项：

方便查找：档案的存放一定要便于查找，按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放；电子档案要录入关键词和主题词，方便快速查找。

防水防虫防潮：现在大多数公司开始推行无纸化办公，对纸质档案的保管就忽视了，纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大证据，一定要保管好，档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫，尤其要注意防虫，书中自有黄金屋，书中也自有蛀虫呀，万一重要文件被虫子蛀掉，那就太得不偿失了。

保密：人事档案是员工的个人隐私，人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度，防止个人资料及隐私外泄。

要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。详细如下：

1、真实性

员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的！没有意义，反而浪费时间和精力。因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。

没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等；入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等；员工对各项规章制度的培训记录签名等；有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等；确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。我们也不例外。（如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊！）

2、完整性

这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生！做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了；或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐（如我们是要求一周内补齐）等终究是有益无害的。

3、及时性

及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。如我们公司规定，员工基本信息（身份证、住址、联系电话、紧急联络人）有变更的，应第一时间（变更后一周内）书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。

4、安全性

安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜（铁柜）保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。《档案借阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。

5、操作的完备性

这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程？是否有登记表可追溯和备查？就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。如《借阅登记表》等。

另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。

第三篇：人事档案专题

人事档案专题：人事权，接收函，就业方案，报到 什么是人事权？

人事权是指企事业、机关单位员工、干部及人事档案的管理权，而非一般公司内部的行政人事权。一般处级以上的政府机关部门、国有企事业单位，都具有相应的人事权，在政府人事部门设立了人事专户，这类用人单位办理人事方面的业务可以直接或经上级管理部门向政府人事部门办理手续，非公有制经济性质的单位不能直接面对政府人事部门，只有通过人才交流中心才能办理各类人事事宜。

特别提示：毕业生到各种非公有制经济性质的单位就业，也就是说到三资企业、民营、私营、个体等无人事权的企业就业，一定要在人才交流中心挂靠人事和档案关系。

什么是接收函？

接收函是有人事权的单位（一般是人事局）发给学校证明接收该毕业生的函件，是制订就业方案和毕业生派遣的重要证明。到非生源地就业的必须要有接收函，接收函可以是当地人事局的接收证明，也可以是中央直属、省直属单位或企业的录用函，或者是在就业协议书上盖有具有人事权单位的公章。

若与用人单位签订《就业协议书》后，应及时向用人单位垂询《接收函》事宜。毕业生拿到《接收函》后应及时交回校毕业生就业指导中心，以免错失上报就业方案时间，造成不必要的麻烦。

什么是就业方案？

就业方案是以毕业生上交的就业单位所在地市人事局接收公函或有效的就业协议书依据，将毕业生所填写的就业派遣登记表信息录入到经毕业生资格审查后的毕业生资源信息库而形成的。每年6月初要将此方案上报到国家教育部和广东省教育厅，经批准后，以就业方案为依据打印《报到证》。

什么是报到证？

报到证全称为《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》，此证由国家教育部印制，省级高校毕业生就业管理部门签发。报到证是列入国家统一招生计划的学生才能持有的有效证件及毕业生转档案、迁户口、到单位报到的凭证。什么是生源类别？

生源类别跟培养类别概念相近，一般分为统招统分生（国家计划）、港澳台生、留学生。

在协议书中毕业生与用人单位的权利和义务是什么？

毕业生的权利和义务有：

（1）可在规定的范围内通过与用人单位的双向选择，自主选择自己的就业单位；

（2）有权了解用人单位的各种情况（涉及国家机密的除外）和自己将获得的待遇；

（3）如实向用人单位介绍自己的基本情况，在校表现和学习成绩。用人单位的权利和义务：

（1）可通过与高校学生的双向选择，自主录用高校毕业生；

（2）有权了解学生包括身心状况在内的基本情况、在校表现和学习成绩；

（3）制定高校毕业生用人计划，及时办理需求信息登记手续；

（4）通过供需见面、双向选择活动，如实向学生介绍本单位情况，包括单位基

本情况、岗位要求、基本待遇等。

协议书损坏或遗失怎么办？

我校毕业生统一使用由广东省教育厅就业中心印制的《普通高校毕业生、毕业研究生就业协议书》（以下简称《协议书》），每位毕业生只能拥有一套（一式三份）。若毕业生本人不慎将《协议书》损坏可凭损坏的原件到学校就业中心换取；若遗失则需本人提出书面申请，经所在学院签署意见同意后，由就业中心补发。

什么是无效协议？

无效协议是指因欠缺就业协议的有效要件或违反签订就业协议的原则从而不发生法律效力的协议。凡属以下情况之一者，均为无效协议：

（1）毕业生本人签订的协议；

（2）不符合国家就业政策、就业规定或就业范围的协议；

（3）采取欺诈、隐瞒、作假等手段签订的协议；

（4）未经用人单位及其主管部门签署意见并加盖公章的协议；

（5）其他违反法律法规的协议。

什么情况下可以申请重新签约？重新签约的程序是怎样的？

一般来说，协议一旦签订，双方必须认真履行，只有以下特殊原因可申请重新签约：

（1）升学深造；

（2）出国；

（3）学校认为可以违约的情形。

申请重新签约的程序：

（1）与用人单位办理解除协议的手续，取得用人单位及其主管部门同意解除协议的书面意见；

（2）向学院提出申请报告，学院经过实质审查后准复；

（3）学院批准后，报学校就业指导中心审核；

（4）向学校就业指导中心出具新接收单位的接收函并交回原已签署的协议书；

（5）学校就业指导中心负责人签署批准意见；

（6）领取新的协议书，办理新的签约手续。

什么是试用期、见习期和实习期？

试用期又称适应期或考察期，根据2008年1月1日起施行的《劳动合同发》第十九条规定：“劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月”。

见习期与在法律上明确规定的“试用期”不同，它并不是一个法律层面的概念。见习期一般是指行政、事业单位在人事制度的框架下对应届毕业生进行业务适应及考核的一种制度。

实习期一般是专指尚未毕业的学生到用人单位进行的社会实践活动。根据我国有关法律规定，学生在用人单位实习期间，与用人单位还不是劳动关系，因此，二者之间问题的解决依据尚不能援引《劳动合同法》。

就业协议与劳动合同有何区别？

1、主体不同

就业协议适用于应届毕业生与用人单位、学校三方之间，学校是就业协议的鉴证方或签约方，就业协议对用人单位的性质没有规定，适用任何单位；而劳动

合同只适用于劳动者（含应届毕业生）与用人单位（不含公务员单位和比照实行公务员制度的组织和社会团体以及军队系统）之间，与学校无关。

2、内容不同

毕业生就业协议的内容主要是毕业生如实介绍自身情况，并表示愿意到用人单位就业、用人单位表示愿意接受毕业生，学校同意推荐毕业生并列入就业方案，而不涉及毕业生到用人单位报到后应享有的权利义务。劳动合同的内容涉及劳动报酬、劳动保护、工作内容、劳动纪律等方方面面，劳动权利义务更为明确。

3、时间不同

一般来说就业协议应在毕业生就业之前签订，而劳动合同往往在毕业生到用人单位报到后才签订。

4、目的不同

就业协议是毕业生和用人单位关于将来就业意向的初步约定，是对双方的基本条件以及即将签订的劳动合同的部分基本内容的大体认可，并经用人单位的上级主管部门和高校就业部门同意和鉴证，一经毕业生、用人单位、高校、用人单位主管部门签字盖章，即具有一定的法律效力，是编制毕业生就业方案和将来双方订立劳动合同的依据。

什么是无效合同？毕业生在与用人单位签订合同时要注意什么无效合同？

无效合同是指订立的劳动合同不符合法定条件，不能发生当事人预期的法律后果的劳动合同。

劳动合同必须经双方协商一致才能签订，任意一方被迫签订的劳动合同或未经协商一致签订的劳动合同为无效劳动合同。

下列劳动合同无效或者部分无效：

（1）以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；

（2）用人单位免除自己的法定责任、排除劳动者权利的；

（3）违反法律、行政法规强制性规定的。

另外，在签订的合同中，我们要注意尽可能避免与用人单位签订类似以下的劳动合同：

（1）口头合同。

（2）格式合同：用人单位按照国家有关法律规定和劳动部门制定的合同示范文本事先打印好的聘用合同。从表面上看，这种合同似乎无可挑剔，可具体条款却表述模糊，甚至有多种解释。

（3）单方合同：只约定应聘方有哪些义务，违反约定要承担怎样的责任，毁约要交纳毁约金等，而合同上关于应聘者的权利几乎一字不提。

（4）生死合同：一些危险行业用人单位为逃避应该承担的责任，常常在签订合同时，要求应聘方接受合同中的“生死协议”，即一旦发生意外，企业不承担任何责任。如果签订这种合同，真的发生意外事故后，恐怕交涉起来会有更多的麻烦。

（5）两张皮”合同：有些用人单位摄于有关部门的监督检查，往往与应聘者签订两份合同，一份合同用来应付劳动部门的检查，另一份合同才是双方真正履行的合同，而这份合同，是不能暴露在阳光之下的。遇到这种情况，应聘者一定要当心，认真对比两份合同的异同，防止陷入只有利于用人单位而侵犯自己合法权益的不平等合同陷阱。

初就业出现劳动争议有哪些处理途径？

1、协商解决

劳动争议发生后，当事人就争议事项进行商量，使双方消除矛盾，找出解决争议的方法。不愿协商或者是协商不成的，当事人可以并有权申请调解或仲裁。

2、企业调解

向本单位劳动争议调解委员会申请调解，企业调解达成协议的，制作调解书，双方当事人应自觉履行（此协议不具有法律约束力）；从当时人申请之日起三十日内未达成协议，则视为调解不成。当事人可以在规定的期限60至90天内，向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。另外，当事人不愿意调解或调解达成协议后反悔的，也可直接向仲裁委员会申请仲裁。

3、劳动仲裁

劳动争议一般由所在行政区域内的劳动争议仲裁委员会受理，当发生争议的单位与职工不在同一劳动争议仲裁委员会管辖地区时，由职工当事人工资关系所在地的劳动争议仲裁仲裁委员会处理。如果当事人任何一方对裁决不服，则应在收到裁决书15日内向当地人民法院起诉，期满不起诉的，裁决书即发生法律效力，当事人对发生法律效力的调解书和裁决书应当按照规定的期限履行。

4、法院裁决

当事人任何不服裁决向法院起诉的，法院将按照民事诉讼法的有关程序进行。首先对双方当事人进行民事调解，如果双方当事人就劳动争议达成协议，法院将制定民事调解书，调解书一经送达当事人立即生效，与裁决书具有同等的法律效力。如果调解不成，法院应当在规定的时间内作出书面裁决。原被告任何一方对裁决不服的，可在法定期限（自收到裁决书起15日）内向上级人民法院提起上诉。

第四篇：人事档案

毕业生档案管理有关事项问答

2010-06-02 11:12:34

一直以来，不少毕业生由于对档案的作用不了解和不重视，在签订就业合同时并未考虑应该如何管理自己的档案，大多数毕业生认为档案的管理并不重要，忽视对档案的管理，这样的状况令人担忧，忽视对档案的管理，最后损失的还是毕业生自己，所以毕业生一定要了解和掌握档案管理的相关政策，切实维护自己的合法权益，以免给自己今后的发展埋下“隐患”。下面是毕业生档案相关问题的解答。

一、什么是人事档案？人事档案有什么作用？

答：

1、人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

2、人事档案作用是：（1）办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明的依据；（2）职称申报，需要根据人事档案中所记录的工龄来确定申报资格；（3）转正定级，可以确定干部身份，计算工龄。在行政事业单位工龄是作为工资、职务晋升的主要依据，是办理退休手续，享受社会保险的依据；同时干部身份是单位之间、城市之间流动的必备条件之一。（4）户口可以根据档案中是否具备干部身份，随档案调动而迁移。（5）录用公务员、事业单位工作人员政审时所必备的材料。（6）公务员、事业单位、国有企业确定工资的依据。

二、什么是户口？户口有什么作用？

答：

1、户口是国家个人基本信息的记录凭据。

2、户口的作用是：（1）办理身份证、住居证、暂住证的凭据；（2）办理结婚、生育指标的凭据；（3）办理出国、买房、子女入学、入职的凭据；（4）、办理银行存款的凭据；（5）办理社会保险的凭据；（6）公务员事业单位报考等各类考试的凭据；（7）住宿、乘飞机、火车等入行凭据。

三、什么是户籍卡？什么是户口迁移证？

户籍卡即本人户口本。户口迁移证是户口跨市迁移的凭据，随着户口迁移证的开出，其在校的户籍信息将随之消除，因此户口迁移证不能做为户口使用，毕业生在毕业前应尽快确定户口的去向，领到户口迁移证后应在规定时间内到迁往地办理落户手续。

目前我国银行、保险等行业的业务办理需要与户籍信息挂钩，如不及时处理好自己的户籍，将直接影响你的工资、保险、信用卡等业务的办理。

四、什么是人事代理

答：人事代理是与社会主义市场经济体制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部门所属人才服务机构受单位或个人委托，运用社会化服务方式和现代科技手段，按照一定的法律程序和政策规定，代办有关人事业务。根据国家《人才市场管理规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等规定，其他机构未经政府人事部门批准或授权一律不得从事该项业务，个人不得保管人事档案。

推行人事代理制度，有利于实现人档分离和人才社会化管理。对用人单位而言，可减轻大量的人事事务性工作，解决在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理等方面遇到的问题；对各类人才而言，个人不再是“单位所有”，流动变得十分方便，权益得到有力保障。譬如毕业生凭报到证将档案挂靠在人才交流中心后，可保留干部身份、连续计算工龄、转正定级、职称评定、购买各类保险等。

五、为什么要办理人事代理？

答：人事代理是一种人事管理与人员使用分离的新型人事管理方式。三资、民营、私营等所有非国有企业对员工的人事档案、户口没有相应的人事管理职能；改制后的股

份制企业员工，事业单位聘用员工也涉及到人事档案、户口的管理问题。上述员工都可能会遇到如：各类保险的缴纳、户口落户、计划生育证明、购买经济适用房证明；干部身份的确认、档案工资的调整、工龄的确认与计算；党团关系的管理、技术职称初任、评审或者企、事业单位调动、考公务员、考研究生等问题；护照中组部、人事部有关文件精神，政府人事部门所属的人才服务机构负责上述上员的档案、户口等人事事务的管理，并为之提供配套的服务，以保护其合法权利。

六、什么是干部身份？干部身份对毕业生以后的发展有什么帮助？

按照我国现行人事管理政策，国家统一招收的全日制大中专院校毕业生，执行一年见习期考核合格办理转正定级手续后具备干部身份。干部身份是国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件，同时也是单位之间，城市之间人才流动的必备条件之一。案例：某学生2003年毕业于长沙某高校，毕业后去了广州某民营企业工作，因民营企业不能管理他的档案、户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。2006年他跳槽到一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、户口调入广州。因为他毕业时没有办理就业和人事代理手续，档案和户口已退回原籍。干部身份保留期限只有2年，他毕业已3年，指标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这时候机会就永远失去了。

七、什么是工龄？工龄对毕业生以后有什么作用？

工龄是指职工以工资收入为生活资料全部来源的以年为单位的工作时间，工龄是我国职工退休的一个条件，也是行政事业单位，国有企业工资计算的内容之一。

案例：长沙某高校2001年毕业生，毕业后在公安厅户政中心工作，属聘用员工。该单位在市人才服务中心为所有聘用员工办了人事代理。工作两年后，该毕业生考取了公务员，工龄、档案工资从2001年计算，那么他到新单位的工资级别比同年毕业没有

办理人事代理手续的同学档案工资要高一个档次。

八、哪些单位能够保管毕业生的档案和户口？

答：

1、毕业生如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业。这些单位又同意接受其档案、户口，那么档案、户口就可以在这些单位管理。如果这些单位采用聘用合同制，档案、户口须放在当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。

2、毕业生如果是在三资、民营企业、股份制企业就业，这些企业按国家现行人事政策不具备人事档案管理职能，档案、户口应交由当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。

九、如何办理改派？

答：

1、到原接收单位开具退函，提取原报到证；

2、到长沙理工大学就业指导中心办理相关证明；

3、凭退函、证明、原报到证、毕业证、身份证原件到湖省

大中专就业指导中心办理新报到证。

十、办理人事代理手续，有报到证与没有报到证有什么区别？

毕业生办理人事代理手续，可要报到证也可不要报到证。但有报到证的，可取得干部身份；自开出报到证时间始，连续计算工龄；一年后可办理转正定级手续。而没有办理报到证的，就没有干部身份、不能连续计算工龄、不能按时办理转正定级手续等等。

十一、应届毕业生什么情况下需要办理人事代理？

应届毕业生在毕业后未找到正式的接收单位的（如私企、外资企业和暂时没有人事编制的单位）或准备出国的，应尽快办理人事代理手续。

十二、什么是报到证？

报到证是由省级高校毕业生就业管理部门签发的列入国家计划

招生的毕业生持有的证件。报到证为一式两联（正本和副本），正本为蓝色由毕业生持有，到单位或办理人事代理报到时交给单位或人才中心；副本为白色，由学校负责放入毕业生档案。

十三、报到证具有何种功能？

1、是毕业生到接收单位（人才服务机构）报到的凭证；

2、证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；

3、凭报到证及其它有关资料办理户口和人事档案等手续；

4、确定干部身份，调入调出的依据之一。

十四、应届毕业生办理人事代理有哪些好处？

1、向毕业生提供国家人事法律、法规和政策方面的宣传咨询服务。

2、为毕业生保管人事档案

3、为毕业生申报专业技术资格考评。

4、按国家有关政策为毕业生调整档案工资。

5、委托毕业生的养老、医疗保险、工伤保险等

6、负责管理毕业生的中共党员的组织关系。

7、为在市区无入户地址的毕业生挂靠户粮关系。

8、负责接转毕业生的人事关系手续，在委托代理期间，按规定保留干部身份、计算工龄，为毕业生办理出国（出境）政审呈报手续。承办与人事管理相关的其他事宜

十五、毕业时暂未落实工作单位以及准备考研的毕业生档案如何处理？

答：可在湖南省大中专毕业生就业指导中心办理档案户籍托管，因为在落实就业单位需要办理就业派遣手续时，只需携带与省中心签订的《人事档案与户籍托管合同书》、与用人单位签订的就业协议书原件与毕业证复印件，即可直接到省中心办理《报到证》，毕业生户籍随新办《报到证》转迁；考研毕业生凭报考学校调档函即可在省中心办理档案调出手续，而不需要再到学校办理任何相关有续。

第五篇：人事档案

《公司人事档案管理办法》

一、公司人事档案管理办法总则

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及《企业职工档案管理工作规定》，结合公司实际，制定本办法。

1、人事档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

2、在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

二、公司人事档案管理办法职责

（一）综合办劳资员

1、负责正确应用好档案，做到职工档案工资的准确无误。

2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。

3、负责登记工人工作变动情况。

4、负责为有关部门提供职工情况

5、负责定期向本单位档案室移交档案。

（二）综合办档案员

1、负责保管工人档案，做好对劳资使用档案情况的监督。

2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。

3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。

三、公司人事档案管理办法管理规定

（一）工人档案的内容和分类：

1、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证明等材料；

2、自传材料。是指自己撰写的传记材料；

3、鉴定、考核、考察材料。包括实习、毕业鉴定，学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料；

4、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料；

5、政审材料。包括政审表，政治历史问题和本人检查交代及证明材料，申诉及落实政策的材料；

6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料，退出党团组织和民主党派的材料等；

7、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料；

8、处分材料。包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料；

9、招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。包括岗位工种变动审批表、工龄改变证明、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证明等材料；

10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大参考价值的，以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。

11、材料内容混在一起无法按上述分类的，按其主要内容确定归类。

（二）档案的收集、鉴别与归档

1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。

3、档案材料不齐全的，应由劳资部门负责收集、补充，经分管领导批准后归档。

4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。

5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。

7、各类归档材料一般按每项材料形成的时间，由远至近依次排列。其中第一类，应将一份近期职工登记表（履历表）放在首页（在目录上仍按时间顺序排列）。

（三）档案的保管

1、建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案应转交组织、人事部门代管。

4、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序，并按规定的分类装订成册。

5、职工死亡后，其档案移交本单位档案管理部门保管。对国家和单位有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》（齐办发〔1996〕66号）有关规定移交公司档案馆保管。

6、退职、退休、失踪、逃亡、自动离职、出国不归等人员的档案，按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》有关规定移交档案管理部门保管。

7、调动、解除（终止）劳动合同或被开除、除名人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司劳动工资部在30日内转交新的工作单位或劳动保障行政部门。

（四）档案的借阅与查阅

1、任何人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

2、档案除特殊情况外一般不借出查阅，如必须借阅时，须持注明借阅理由的单位介绍信，经劳资部门负责人批准，办理借阅手续。外单位借阅档案时，还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。

3、借阅档案时，档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。

4、查阅档案，必须有查阅单位领导签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证，经劳动工资部门负责人同意后，方可查阅。未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

5、档案查阅应遵守以下规定：

（1）查阅档案应在阅档室进行，且应2人以上，其中至少要有1名中共党员；

（2）在查阅档案时，严禁吸烟等可能污损档案的行为；

（3）查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。

（五）档案的转递

1、档案应通过公司机要部门转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

2、对转出的档案，必须按“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。对转出的材料，不得扣留或分批转出。

3、接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

（六）处罚

有下列行为之一的，视情节轻重，由主管部门对有关责任人员给予行政处分或经济处罚：

1、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；

2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；

3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的；

4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

5、阻挠、拒绝档案管理部门依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；

6、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

7、违反国家有关档案法规的。

（七）档案员守则

1、认真执行档案管理规定，遵守保密制度，忠于职守。

2、保护档案的安全，不得擅自转移、分散或销毁档案材料。

3、除转正定级、党团、调资升级、奖惩等政党性材料可以随时归档外，其它材料应随时进行登记，经主管领导批准后，方可归档。

4、需要销毁或处理的档案材料，必须经登记和批准后方可处理。

5、不准无关人员进入档案室。不向无关人员泄露档案内容。

5、档案材料书写时一律用钢笔或毛笔，字迹要端正、清楚，不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

6、档案管理应做到：认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查（借）阅有手续。