企业办公自动化实施方案

第一篇：企业办公自动化实施方案

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企业办公自动化实施方案

网络运营中心 2011/03/04

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目

录一、二、三、四、关于办公自动化…………………………………………………………… 实施OA系统的必要性…………………………………………………… OA系统实施计划………………………………………………………… 总结…………………………………………………………………………

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一、关于办公自动化

企业办公自动化也称为OA(Office Automation)，是一门综合性的科学技术。使用简单、投入相对较小，大多数企业往往选择从OA系统着手实施企业的信息化管理。

OA系统的优点：

1.可以实现分布式协同办公。可以支持多分公司（工厂）、跨地域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要用自己的帐号登录OA系统就可以查看和处理自己的工作流程、邮件和信息。

2.可以落实管理制度、工作流程自动化。工作流程是OA系统的核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率。各个企业都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高企业协同工作的效率。

3.信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、新闻发布、电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解企业内部的发展动态。可以建立企业内部邮件系统，短信系统，即时通讯系统等，使企业内部的通讯和信息交流快捷通畅。

4.文档自动化管理。各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便快捷的查找手段。

OA系统的局限性：

由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统，并不能实施企业产销存，财务统计等较为复杂的信息化应用。

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二、实施OA系统的必要性

目前集团公司在长沙，湘潭，宁乡等地都设有分公司、工厂和办公地点，涉及不同的行业和业务范围。随着集团规模的扩展和员工的增加，在集团内部规章制度管理、分公司与各部门之间协调沟通、财务申报与审核、人力资源管理等方面将会遇到越来越多的问题，正如虞总所总结的“人在路上跑，事情办不好，费用降不下，效率难提高”。

OA系统正好能解决异地办公，分布式管理所遇到的问题，利用互联网的快速便捷，能将工厂、分公司、各个部门和所有员工集中在一个平台进行管理和沟通，而且集团公司相对于其他企业的优势在于新业务刚刚起步，不至于像老企业那样积重难返。

所以我认为集团目前实施OA系统是必要的，即可以规范企业管理，提高工作效率，减少办公费用，也可以为将来实施更加复杂的ERP、CRM等系统打下良好基础，实现集团的现代化信息管理。

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OA结构图

三、OA系统实施计划

系统实施需要做以下的工作：

1、管理架构的调研。因为OA系统以工作流程为核心，所以必须明确集团总部、工厂、分公司、各部门的管理关系。例如某公司业务副总经理负责业务部门，总经理亲自管理行政部与财务部，这样的管理架构体现在OA系统里，行政部与财务部的工作流程无需通过业务副总经理的审核就可提交总经理，而业务部门的工作流程则需副总经理审核通过后，才能提交给总经理审核。如果管理关系不明确，OA系统的基础不稳，将不可能成功实施。

2、管理权限的调研。各个岗位的管理者、员工有什么样的权限，权限有多大必须要明确。例如某部门的主管有1000元以下的业务招待费审核权，体现在OA系统里他的部门员工发生了1000元以下的招待费时，则只需员工申请后，部门主管审核通过后提交财务部审核，无需通过总经理审核。如果管理权限不明确，会造成工作流程的混乱和拖延，不能体现OA系统的优点。

3、岗位员工的调研。需要纳入OA系统管理的员工需要明确，在OA系统里可允许一员工兼多岗位和多员工同岗位，但设立了某个岗位却没对应的员工的话，则会造成工作流程的中断。

4、提供商与选型。目前国内协同OA软件厂商近400家，相对成熟稳定、有一定规模效应的有点击、金和、用友、合强、协达、泛微、浪潮、思创、慧点、明基、通达等厂商，这类厂商软件价格偏高，支持50-100用户企业版售价在3万至5万元。免费期满后需交纳2000～4000/年的服务费。

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二线厂商如华天动力、思道、竞凡、极限等，售价在8千至2万元，价格的降低导致相关服务的减少，系统的安装，部署与维护都需要公司专人负责。通过与厂商的接触和节省开支的考虑，我建议在华天动力，通达科技和极限三家厂商中选择，将软件成本控制在3万元以内。

5、系统的部署与试用。OA系统在全公司推广之前，需要在小范围如分公司内试用，测试系统平台的安全性和稳定性，同时测试设置的工作流程是否完善和通畅，并在此基础上进行功能的修改和调整。如果测试通过，则在集团内推行。

6、系统的培训和维护。OA系统的实施触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，在实施过程中，难免会遇到阻力，甚至抵触情绪，所以在全面推行的同时，需要对各个部门进行培训，加强员工对系统的认同感和习惯性。同时系统平台的日常维护也需要专人负责，保证系统运行的稳定和安全。

系统实施的时间安排：

1、前期调研工作。需要2周时间，更需要管理高层的积极配合。对集团公司架构的规划和安排、人员的管理和分配将是OA系统实施的基本条件。

2、提供商的选择与产品选型。需要1周时间。需要对各个提供商的产品是否满足和适合我们的要求进行评估。有必要可派人实地考察提供商的实力与服务。

3、系统的部署与试用。需要4周时间，需要分公司配合系统的测试与调试，尽量将问题解决在试用阶段。

4、系统的培训和维护。时间待定。需要组织分公司、工厂的各个部门进行现场培训，重要部门如财务部更需要单独培训。系统的维护则将持续进行 系统的实施的费用预算：

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1、购买系统软件：30000元。（这笔费用可省）

2、厂商考察差旅：2000元。（1人3天北京出差）

3、系统平台搭建：0元。（与网站共用服务器）

4、培训差旅：2000元。（湘潭、宁乡两地出差）

5、系统维护：2000元/月。（招聘1人负责维护网站和OA平台服务器）

四、总结

OA系统只是一种辅助企业管理的工具，并不能代替管理者本身的作用。通过它可以帮助树立企业的管理架构，理顺业务的流程，推动规章制度的执行，建立快捷方便的办公环境和沟通协调渠道，从而达到科学管理，提高效率，节省费用的作用，请集团领导考虑。

第二篇：企业办公自动化

企业办公自动化

随着网络技术和软件技术，特别是internet/intranet的出现及其相关技术的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内实现信息共享﹑协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率﹑增强企业的竞争力。

一.国内外办公自动化发展的趋势

1.传统办公模式

传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统﹑轻印刷系统﹑文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享﹑交换﹑传递；无法实现单位﹑企业内部的协调；难以对非文本的如声频﹑视频﹑图形﹑扫描对象等多媒体信息﹑超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况﹑不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。

2.办公自动化

办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称office automation，缩写为OA,办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。

3.网络办公模式

网络办公就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂﹑低效的手工办公方式，实现迅速﹑全方位的信息采集﹑信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。

4.办公自动化的发展趋势

随着三大核心支柱技术：网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：

（1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。

（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。

（3）多媒体化。包括对数字﹑文字﹑图象﹑声音和动画的综合处理。

（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

二.目前企业办公自动化的现状及问题

1.目前企业办公自动化的现状

近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境，实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等，极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，节约了办公空间。据Cisco网络公司介绍，以网络为基础设施的OA系统比没有网络的OA系统提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支机构，公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打印机、Modem等设备，可以在任何地方办公，得以将办公大楼从9层减少成4层；美国第二大会计公司安达信公司，实施网络OA后将办公面积减少了一半。这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡全美。

我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类：

（1）起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。

（2）已经建立了自己的intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

（3）已经建立了自己的intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

（4）已经建立了自己的intranet网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet发布，宣传企业的产品﹑技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

我厂的办公自动化系统经过几年的发展，已经属于第四类。

2.企业实现办公自动化面临的问题

我国从80年代开始，尤其是进入90年代，办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入﹑问题处理﹑排版编辑﹑查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（intranet）,企业外部网(extranet)，已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前,在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意：

（1）效率。办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。

（2）安全性。人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视，而今，病毒的破坏﹑黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。

3.企业实现办公自动化的要求

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待：

(1)第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。

(2)对于第二﹑第三类企业，由于企业intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公

应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。

(3)对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

三.怎样实现办公自动化

1.实施办公自动化的原则

在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：

（1）实用性原则

（2）先进性及成熟性原则

（3）可靠性原则

（4）开放性及安全性原则

（5）标准化原则

（6）可扩充性原则

（7）可维护性﹑可管理性原则

（8）节约性原则

2.实施办公自动化的环境

人是系统第一因素，即现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，设备维护人员等。

现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到：

(1)具备计算机硬件、软件常识

(2)熟练掌握一种汉字录入方法

(3)了解计算机上的目录和文件的基本概念

(4)网络软件的基本操作：会收发Email、文件和传真，会用浏览器

(5)了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念

(6)其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。

技术设备﹑计算机是系统重要因素。设备中有各种机器，如计算机﹑复印机﹑电话机﹑传真机﹑路由器﹑服务器﹑光盘机等等，这些设备也要维护﹑更新。

各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统﹑网络操作系统﹑文字处理软件﹑专项工作程序软件等等。

此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。

3.实施办公自动化的步骤

第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批﹑通知纪要﹑会议管理﹑信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在internet上建立公用网站，进行信息采集﹑发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区﹑跨省市。

在以上过程中，网络信息系统的安全性﹑稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起

强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。

4.我厂办公自动化的实施

我厂实施的rj-eflow全网络办公自动化系统基于internet/intranet技术开发，通过统一的信息共享与发布平台，实现传统OA的公文运转与企业内部管理信息的协调统一，达到信息的高度共享与管理，集成了企业的各种信息系统的应用，是新一代基于知识管理的办公自动化系统。它改善了无纸化办公环境，提高了工作实效，为领导及时决策提供支持信息，同时，各职能部门实现信息共享。根据我厂办公及业务的特点将系统分为个人办公﹑部门办公﹑公文管理﹑机关事务以及公共信息等栏目。

四.对企业办公自动化的几点思考

1.什么样的企业适合使用办公自动化系统？

绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体体现在：

(1)信息化尚未入门的企业。由于没有信息化的应用基础，先上办公自动化，OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

(2)信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

(3)缺少信息化资金准备的企业。信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。办公自动化与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

2.办公自动化并不代表办公“无纸化”

有人认为实现办公自动化就是实现无纸化办公，实现无纸化办公就是在日常事务中不再需要纸张，这种想法是错误的。“无纸化”办公从信息处理角度上讲，是办公自动化的基本要求或者说是办公自动化的直接效果。改革传统办公模式，开展电子政务，使业务办公﹑公文流转和管理过程电子化﹑信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的时候，纸张仍然是必不可少的，尤其在文件的存档系统不够完善，考虑到突发事件的发生，这时纸质文件的保存是必不可少的。一些重要合同文书﹑技术规范也需要纸质文件。

3.实现办公自动化需要自上而下的推进

办公自动化建设是一项艰巨复杂的系统工程，涉及方方面面，难度大，要求高，因此，必须加强领导，搞好组织协调，确保各项工作任务完成。加强领导，强化配合，构筑合力。各部门﹑各车间要高度重视办公自动化建设工作，切实纳入重要议事日程，强化组织领导。主要领导要经常听取工作汇报，及时指导工作运行。分管领导要具体抓，要深入实际，及时掌握办公自动化建设情况，及时解决工作中遇到的问题。要加强督促检查，有计划﹑有力度地搞好工作推进。各部门要落实专人，全程抓好本部门的工作。要集中人力﹑物力﹑财力保障本部门网络﹑应用系统的健康运行。尽快理顺办公自动化建设管理机构，积极开展工作，确保全厂办公自动化建设协调发展，整体推进。

4.建立严格的使用权限和层次分明的管理制度

根据工厂对文档的具体操作，从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门﹑职务，进行优先等级和功能模块的设定。企业最高领导有权进入所有的模块，能查看到所有文档，但为了防止误操作，封掉了有些不会用到的修改功能。企业最高领导有权签发﹑

查阅人事资料等与本部门有关的工作。秘书有起草﹑传递及允许查阅数据库的权限，应该说NOTES（办公自动化的支持软件）的保安工作是非常出色的，无密码就进入不了系统，有密码无权限时，进入了系统，也只是告诉你无权使用；有密码有权限无功能，重要操作不显示操作钮。可见信息化部门要把握好角色﹑权限和密码的设定，这样，办公自动化系统的宝贵数据才能高枕无忧。要建立办公自动化管理制度和考核办法，明确单位的责任领导﹑责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定相应的奖惩措施，推行一套融管理﹑监督﹑激励相一致的有效机制。

5.牢固树立信息安全意识

(1)要牢固树立网络安全意识。要树立保密意识，高度重视网络安全工作，不得将内部涉密的计算机﹑设备和网络接入网络，不准在网上传输和存放涉密信息。各单位主要责任人为网络安全的第一责任人，信息员为具体责任人，各司其职，将工作落到实处。

(2)要做好计算机信息网络技术安全管理工作。信息化部门要加强技术及管理知识的学习，经常对各单位网络进行检查，对存在的问题及时指出﹑及时纠正，务必确保安全。建立安全事件报告制度，各单位一旦发现网络安全事件，必须在第一时间向信息化部门报告。

(3)要加强网络设备的管理，凡安装﹑维护﹑连接和设置，均由信息化部门统一负责，严禁随意更换﹑改变其物理的位置﹑形态﹑性能，严禁改变其连接关系﹑运行状态和系统的设置。

6.要加强对职能人员的培训

办公系统在初始启动时，大量的资料需要输入，许多表结构需要进行设置。在还没能驾驭电脑的时候，有一些畏难和办公习惯，一些障碍和惰性是可以理解的，信息化部门的工作人员要从用户的角度出发，帮助他们克服困难，推进项目的进展。目前，我厂已经对办公自动化的使用人员进行了多次系统培训，其中包括厂级领导﹑中层领导﹑工厂信息人员﹑信息发布人员﹑一般使用人员。通过系统的培训使他们能够熟练的操作办公自动化系统，保证了办公自动化系统的良性运行。

7.勤维护，常保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中

办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现一些问题，因此要认真对待办公人员的每一个求助，认真解决操作中的问题，及时处理系统的疵点。曾经遇到到这样的一种情况，财务部的报表无法发布，NOTES提示有错，在排错时，才发现是系统的源程序设定范围中，为包含那个出错的特殊字符。诸如此类问题的处理过程，可以让系统管理员获得更多的维护办公自动化系统的经验。还有定期的程序整理。以一年为限的数据库复制等工作都有利于办公自动化系统的良好运行。

综上所述，办公自动化发展到今天，办公自动化系统的定义已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经有了极大的飞跃。然而，随着计算机技术水平的不断发展和用户对功能不断增长的需要，企事业单位办公自动化的道路还很漫长。愿我们共同努力，为我国的计算机技术在办公自动化领域得到更好的应用和发展做出我们应有的贡献。

第三篇：企业OA办公自动化系统

秉承“魔方架构，智慧协同”的理念，企业OA办公自动化系统完美融合人员、目标、资源、过程管理，在给用户带来先进办公方式的同时，也将给组织导入先进的管理理念，促成组织管理和业务管理的全面升级，工作更有效，管理更科学，执行力和竞争力更强。魔方架构：

企业OA办公自动化系统采用框架+组件的形式，具有平台性、开放性、集成性、智能性的特点，是真正的协同办公平台，是构建智慧协同的基础。

它像魔方一样灵活、开放、便捷、把无序变有序，允许用户自由配置各种业务模块，整合数据，生成报表，构建统一的信息化中心平台，并具有无限生长和扩充的能力，实现随需应变的管理。

智慧协同：

智慧：开放、智能、灵便、随需应变；

协同：人员协同、流程协同、数据协同、资源协同；

企业OA办公自动化系统通过流程引擎、自定义平台、统计报表工具，分别面向执行层、管理层和决策层，为之提供一整套切实好用的管理工具，实现办公、管理、决策的高度协同一体化，发挥最大的团队效能，从而有效提升企业的核心竞争力。

协同办公系统的主要作用为：

1、建立内部的通信平台。

2、建立信息发布的平台。

3、文档管理的自动化。

4、工作流程的自动化。

5、行政日常事务处理。

6、决策支持的科学化。

7、安全机制的可靠性。

本系统利用先进的计算机信息技术，实现组织管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个组织的协同办公，将最大限度地提高办公效率和办公质量，降低管理和办公成本，改善办公环境和条件，提高办公管理和决策的自动化和科学化水平。

本系统旨在加速组织信息化进程，充分利用计算机和现代通讯手段面向组织服务，建立组织内部信息交流的快速通道，以共享信息资源，强化部门业务管理，加强各业务部门之间的交流，实现组织信息的快速上传下达，促进协同办公，提高办公效率，为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。

通过使用本系统，将建立整个组织内高效的群体运行机制，在提高个人办公效率的同时提高组织整体的办公效率，使组织分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变大、变慢，保持持续的效率和活力。迅速成长为一个国内领先，国际知名的现代化企业，一个具有相当竞争力的优秀企业，一个备受信赖与尊敬的卓越企业。

第四篇：办公自动化

办公自动化设备应用与维护

浅谈对办公自动化设备的应用及维护

摘要

我是一名管理工程学院国贸专业的学生，通过这几周《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，我感觉自己得到了很大的提高，同时对我们大学生的综合素质也具有提高作用。在《办公自动化设备应用与维护》课程的学习中，我主要对办公自动化颇有认识。

马兊思说过：“对于不懂音乐的耳朵，最美的音乐也没有意义。”这句话不仅适用于音乐，对于我们对办公自动化的认识同样也适用。这说明，如果学生缺乏必要的科技技术应用能力，那么，科技所带来的美感和便利就不能为乊所感受，这样科学技术本身也会黯然失色。作为一名大学生，我很庆幸自己选择了《办公自动化设备应用与维护》这门选修课，通过老师的讱解，和每课必到的毅力，我学到了在科技日新月异发展的今天，如何实现优化管理，提高工作效率。

互联网的出现与迅速发展，信息技术步伐的加快，使得企业面临着众多的挑战与竞争，在竞争过程中，对于一个集团企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。随着中国加入WTO，各行各业都在努力提高自身的竞争力，电信的重组、企业信息化管理迚程的加快都在说明一个趋势：传统以红头文件为主的、强调公文处理的办公自动化将从主导地位逐渐减弱，以强调信息服务、知识管理为主的企业信息服务系统将逐渐代替原有的办公自动化。商场如战场，新一代的战争是信息化战争，如何通过互联网这一利器，使企业信息化建设完善起来? 这就需要一种高效，稳定的办公自动化系统。而我所说的课题是办公自动化系统（即OA系统），乊所以开发和研究这一系统，是 1

办公自动化设备应用与维护

为了提高办公效率、方便企业管理。在科技化、网络化的时代背景下，我们的工作管理方式也有更大的变革，原有的办公管理模式已经渐渐突显出它效率低、耗费人力资源等诸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，为我们企业的管理带来更方便、更高效的工作已经成为现代企业管理中关键和最棘手的问题。而办公自动化就是在这一时代背景需求下，通过对管理模式、先迚的管理方法、以及互联网的研究，应用计算机编程技术，设计了符合先迚管理以及提高办公效率的这一软件。办公自动化系统兊服了以往办公软件中功能单一，且系统操作复杂，管理不便，通过网络有效的建立了公司内部资料管理以及信息的交流，让公司内部信息交流可以更加便捷，使办公效率大大提高，使企业管理更加现代化、科技化。

关键字 办公自动化、应用、维护 正文

在科技日新月异发展的今天，如何实现优化管理，提高工作效率，已经成为办公管理的主要目标了。在此乊前，人们曾经开发出众多针对个人提高工作效率的软件来实现这一目标。而后，经过发展，一些利于提高整体办公系统效率的软件已经出现端倪。

而随着越来越多方便办公管理的新技术的出现，办公自动化这一概念也随乊产生了。办公自动化不仅兼顾了个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要迚行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包拪在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动 2

办公自动化设备应用与维护

化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只需点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识得到尽快迚行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

说了这么多有关办公自动化，我们来了解一下到底什么是办公自动化。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。办公自动化是指在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先迚的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。此外，办公室自动化也是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包拪更广泛的意义，即包拪网络化的 3

办公自动化设备应用与维护

大觃模信息处理系统。通常办公室的业务，主要是迚行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先迚设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导迚行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来乊外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

办公自动化技术有三个层次。事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立进距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

第一个层次。OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称乊为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、4

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人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序乊间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。

此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改迚办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。

第二个层次。信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包拪政策、法令、法觃，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包拪和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包拪工商法觃、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础乊上，构成信息管理型的OA系统。

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第三个层次。决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已迚入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。多媒体化。包拪对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间迚行交换和自动化处理。这个层次包拪信息管理型OA系统和决策型OA系统。

其中，事务级OA系统称乊为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称乊为高级办公自动化系统。例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件乊后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过。

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这说明，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法觃也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更迚一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快迚行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

这说明，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法觃也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更迚一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间迚行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。7

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随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会乊外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去。

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间迚行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会乊外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去。

这时办公自动化就提供办公人员在办公室以外的办公手段，它可以进程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

通过《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，我了解了很多关于办公自动化的知识，我觉得这就是一个优势，这要感谢老师的精心传授和精彩讱课，让我记忆犹新。与没有学习这门选修课的同学相比，同时在做事时也许我会比他们多一份感觉，不仅仅在以后工作中，也使我整体素质也得到了提高，如果不学习这门课程，我还不知道办公自动化的发展和应用在我们日常生活和工作中是多么重要，尤其是对一个企业。通过《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，可以发展大学生的视觉能力、记忆能力和丰富的想象力。通过《办公自动化设

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备应用与维护》课程的学习，可以使学生接触很多科学技术。《办公自动化设备应用与维护》课程是一种感觉与理解、感性认识与理性认识的统一活动，也有一个由浅入深的反复过程。但《办公自动化设备应用与维护》又有自己的特点，这就是它比其它技术更需要观众主观方面的配合。正是因为这种主观意识的需要让我们的综合素质得到提高。

第五篇：办公自动化

工作流(Workflow)，就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。

工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域，是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念，目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控，达到提高工作效率、更好的控制过程、增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。尽管工作流从已经取得了相当的成就，但对工作流的定义还没有能够统一和明确，不同学者从不同角度对工作流做出了不同的定义.工作流属于计算机支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一个群体如何在计算机的帮助下实现协同工作的。

工作流的具体应用

1.关键业务流程：订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等

2.行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。

3.人事管理类：员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。

4.财务相关类：付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。

5.客户服务类：客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。

6.特殊服务类：ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。

许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。

广州天翎的myApps快速开发平台是工作流领域中一个前沿的集成化的柔性软件平台，它的目标是无需任何编码，也可以轻松构建各种类型的信息化软件系统，并支持手机客户端功能。客户可以方便地通过它构建适合自身企业需求的协同、CRM等软件系统。

Workflow Workflow是一个灵活可扩展的基于流程和状态的工作流引擎。它的目标是满足可以想象的所有工作流程，从企业级的业务流程到小范围的用户交互流程。通过使用可插拔和分层结构，可以方便地容纳各种工作流语义。

以下以报销流程为例说明工作流模块的使用，报销单据凭证处理都是在财务系统完整的，但是财务系统一般不支持所有员工在财务系统中录入报销单据数据（如发票号码、金额等），同时由于财务软件是产品化的软件，很难进行大的改造。因此实现每个员工填写报销单据，并由上级领导审批报销单据，最后由财务进行审核，需要一个报销管理。报销管理单据的维护、审批处理，信息简单，可以直接用表单定制和工作流管理模块定制出来，包括填写报销单据、直接上级审批、领导审批等流程节点，就像一般的办公自动化系统实现的功能。领导审批完成之后，启动一个业务流程（采用 BPEL 进行编排），将单据数据自动写入财务系统（只需要财务系统提供写入单据 Web 服务）。由于财务系统无法进行大的改造，在财务审批、财务入账环节，采用消息流程节点处理方式，由财务系统提供一个查询单据状态的接口，这样财务人员就可以在待办任务中看到报销单据的待办，财务人员通过单点登录，点击待办任务进入财务系统进行操作，报销单据的填报者则不需要进入财务系统，在报销系统中就可以看到报销单据的整个流程的状态，这样既可以实现整合所有流程，又对财务系统本身不会造成大的影响。

办公自动化发展

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，最后实现提高决策效能的目的。

第1代OA：硬件配置阶段

第2代OA：数据处理自动化阶段

第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段

第4代OA：无障碍工作流自动化阶段

第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代）

第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）

第7代OA:移动OA

三大发展阶段起步阶段

（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过

程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。应用阶段

（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。发展阶段

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。OA办公自动化系统软件的发展历程大致经历了以下四个阶段：

第一阶段：文秘型OA软件

时间段：1980年—1999年

特点：MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等单机版的应用软件，以办公文件和档案管理为核心，基本实现无纸化办公。

第二阶段：流程型OA系统

时间段：2000年—2005年

特点： C/S形式的OA办公系统应用软件，以工作流为核心，实现了大多数流程管理如公文流转、流程审批、业务流转等的自动化。

第三阶段：协同型OA系统

时间段：2005年—2009年

特点：以B/S形式的OA办公系统应用软件为主流，以协同办公为理念，结合了Internet、工作流、表单系统、即时通讯和SOA等多种技术和手段，实现了协同办公、协同政务、协同商务等多种协同应用。

第四阶段：平台型OA系统

时间段：2009年—未来

特点：OA系统架构于综合的协同应用平台之上，充分利用了支撑平台强大的技术优势，实现了企业信息化高级阶段下的更高需求——综合的协同管理平台。

最早期的OA办公系统主要都是完成文件的输入及简单的管理，这个时期的主要平台是FoxPro、DBASE等数据库，其优点主要就是简单，操作简单，功能也简单。缺点同样也是简单，由于平台标准太简单导致我们无法可靠地实现非结构化文档的处理、联机备份、全文检索、容错技术、工作流这些重要的OA办公系统功能。这个时期主要的成就就是实现了文档的共享及简单的查询功能。

OA办公系统真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出现了以后，它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的OA办公系统功能，OA办公系统应用进入了实用化的阶段，但随着管理水平的提高，Internet技术的出现。单单实现文档管理和流转已经不能满足我们的要求，我们的领导和员工希望能够获取更广泛的信息来源。

这个时候OA办公系统的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即我们所说的决策系统，同样NOTES作为一个非结构化数据库已经越来不能满足我们的需要，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，WEB作为前台(三层次结构)的全新OA模式，这种模式下，我们可以将OA办公系统纳入由业务处理系统、财务系统等系统构成的单位整体系统内，使我们可以通过OA办公系统看到、分析得到更全面的信息。我们会将大量的业务数据，甚至是文档数据放回数据库内。随着COM、OLD、WEB等技术的应用，我们将可以通过各种不同的开发工具方便地获取所需的信息