农村商业银行会计档案管理办法1

第一篇：农村商业银行会计档案管理办法1

农村商业银行会计档案管理办法

181号（5月26日）

第一章 总 则

第一条 为强化农村商业银行股份有限公司（以下简称本行）会计档案管理，确保会计资料的完整和充分发挥会计档案的价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华民共和国档案法实施办法》、财政部、国家档案局《会计档案管 理办法》、中国人民银行《银行会计基本规范指导意见》和《 省农村信用社会计档案管理办法》，结合本行实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所指会计档案是在业务经营和财务活动中形成的会计记录和重要史料。

第三条 总行财务会计部负责对各支行（部）会计档案工作的 指导、监督和检查。各支行（部）会计主管负责本行（部）会计 档案的日常检查和管理，建立健全会计档案的归档、保管、查阅、交接、销毁和保密制度。

第二章 会计档案的分类

第四条 会计档案包括会计凭证、、会计账簿、财务会计报表（报告）及其他会计资料。

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（统一上缴总行事后监督中心）

（二）会计账簿类：总账、各种分户明细账、日记账、固定资产卡片账、低值易耗品管理账、附注账簿、其他账簿；

（三）财务会计报表（报告）类：月度、季度、年度财务会

计报表（报告）），包括各种报表、余额表、附表、附注及文字说明、其他财务会计报表（报告）；

（四）其他类：银行对账单、各种登记簿、会计档案移交（保 管、销毁）清册、机构撤销（合并）交接清册、房屋购建的契据、计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。

第三章 会计档案的归档

第五条 会计档案应依据归档要求，整理立卷，装订成册，按照保管期限进行分类，以及内容和形成时间进行分类索引，编制 会计档案保管登记簿，以便查阅。总行采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。

第六条 会计档案归档的基本要求：

（一）分类组卷。会计档案立卷应采用“保管期限/年度/档案类别”的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷，并形成分类索引。

（二）整理与装订。

1．会计凭证的整理与装订。每日营业终了，各柜员按照柜员流水号顺序整理传票，打印凭证号码，同时登记《柜员传票整理封面》，注明机构代码和日期，加盖经办人和会计主管人员印章，由会计主管汇总填制《事后监督资料交接登记表》》，隔日上缴总行操作风险控制中心，操作风险控制中心在扫描结束后塑封归档。

2．会计账簿的整理与装订。总账按月份科目顺序整理装订，活页分户账分科目、账号按年整理装订。账页过多可分册整理装

订。各种登记簿应分类别、科目按年整理装订。各种销讫卡片账按照销账日期按月或按季整理装订。在年度中间更换或结清账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一整理装订。整理 装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

3．会计报表的整理与装订。日计表、余额表、每日流水按月整理装订，月计表、季报表、（半）年报按年整理装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

（三）会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。

（四）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。第四章 会计档案的保管

第七条 各支行（部）应建立档案室，会计主管是会计档案管理员，对本支行（部）会计档案进行管理。

各支行（部）档案室应具备“五防”、“五无”的标准。即： 防盗、防火、防潮、防尘，防有害生物；无火患、无虫蛀、无霉 烂、无鼠咬、无失窃。总行磁介质档案保管应具备防磁条件，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管。磁介质档案应打印出书面档案装订保管。

支行（部）档案室须按规定建立健全各类会计档案管理登记簿。

第八条 会计档案的保管期限分为 3 年、5 年、15 年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年 1 月 1 日算起，如有必要可以延长，但不能缩短。

总行同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保管的，至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

第九条 存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5 年。

第十条

分理处会计档案纳入管辖支行（部）整理装订保管，不单独设库保管。

第十一条 会计主管应按照档案规定保管期限对会计档案分类管理，逐项编号、登记，并及时入库（柜）保管，确保会计档案的完整无缺。会计档案管理人员调动须办理交接手续。出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 会计主管要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理。

第十三条 支行（部）分立，原机构存续的，会计档案由原机 构保管；原机构解散的，会计档案由总行协调处理。支行（部）合并，会计档案应由合并后的支行（部）保管。支行（部）关闭、撤销，会计档案由总行协调处理。

第十四条 支行（部）会计档案交接应编制移交清册，经总

行财务会计部门批准后办理交接手续，交接应由经办人员清点，总行稽核部门负责核对，双方负责人、监交人签章后进行。

第五章 会计档案的调（查）阅

第十五条 严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失或泄密。

内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经支行（部）会计主管批准后方可查阅。由会计主管到网点查阅的，应严格执行有关控制制度。法律、法规授权部门调（查）阅会计档案时，应持有效证件和县以上主管部门的正式公函（文件），经支行（部）行长（经理）批准后方可查阅。

调（查）阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。支行（部）会计主管应对调（查）阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。

调（查）阅会计档案的申请及公函由经办人员和会计主管共同签章、专门保管，以备查考，并做好相关的查阅记录。

第六章 会计档案的销毁

第十六条 保管期限届满的会计档案，按照下列程序销毁：

（一）由销毁会计档案的支行（部）会计主管编制会计档案销毁清册；

（二）销毁会计档案的支行、部（室），行长或部门经理在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）总行财务会计部、稽核部对销毁会计档案进行清查、核对会计档案销毁清册；

（四）财务会计部、稽核部、分管行长签署意见后报请总行

行长室审批（销毁清册作为附件）；

（五）总行财务会计部、稽核部、安全保卫部共同派人到现场监销，并在销毁清册上签章确认；

（六）总行统一集中销毁会计档案，财务会计部编制销毁清册，并上报省联社。

会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；总行采用磁盘或其他介质保存的会计档案，应注明保存介质的档案编号、名称等内容。

支行（部）销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案，应会同科技部门有关技术人员共同进行。

第十七条 保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。

第七章 罚 则

第十八条 各支行（部）会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复，防止会计档案毁损、散失、泄密。对违反会计档案管理规定并造成严重后果的，按照有关法律、法规追究相关人员责任。

第八章 附 则 第十九条 第二十条

本办法由总行负责解释、修订。本办法自印发之日起执行。

附：会计档案保管年限分类

一、永久保管的会计档案 1．年度财务会计报表 2．资本金、股金及股权明细

3．挂失申请书、登记簿及补发凭单收据 4．会计档案保管及销毁清册 5．存、贷款开销户记录 6．机构变动交接清册

7．有权机关查询、冻结及扣划书 8．销账案存记录

9．会计出纳基本制度中规定的应永久保管的其他会计资料

二、保管15年的会计档案 1．会计凭证及附件 2．总账及明细核算资料 3．中期财务会计报告

4．重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录 5．会计人员及会计档案移交的清册

6．会计出纳基本制度中规定的应保管15年的其他会计资料

三、保管5年的会计档案 1．上报的财务会计报告 2．联行往来的核算资料 3．密押表使用、保管记录 4．对账回单

5．已处置固定资产卡片

6．计算机应用系统运行日志

7．会计出纳基本制度中规定的应保管5年的其他会计资料

四、保管3年的会计档案 1．日报表 2．流水账、余额表 3．不定期报表

4．会计出纳基本制度中规定的应保管3年的其他会计资料

第二篇：农村商业银行统计档案管理办法

XX农村商业银行统计档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强统计档案的规范化管理，进一步夯实统计数据基础，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国统计法》，结合本行实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的统计档案是总行各部门、各支行（以下简称各机构）在统计工作中形成的具有保存和利用价值的不同载体形式的统计资料，包括统计制度及要求、统计台帐、统计报表、统计调查资料、统计分析、统计信息等。统计档案包括电子版及纸质版两种形式。

第三条 本办法适用于XXXX农村商业银行总行各部门、各支行及各营业网点。

第四条 统计档案管理包括统计档案的保管、查阅、借阅、保密。

第二章 统计档案保管制度

第五条 统计档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各机构应根据需要，指定专人（原则上统计填制岗）负责管理统计档案，各机构负责人负责统计档案管理制度的执行。

第六条 统计归口管理部门负责全行对外报送监管统计报表、人行数据大集中报表等统计档案的集中管理。第七条 统计档案存放需做到专夹专柜，专人管理，做好保密和安全措施，非工作需要并经批准，其他人员不得接触。

第八条 做好防盗、防火、防潮、防光、防尘等工作。

— 1 — 严禁在档案存放处放置易燃易爆物品和杂物，做好统计资料的安全性保障措施。

第九条 统计档案需按照时间序列进行整理，便于对比管理。

第十条 坚持统计档案管理的连续性原则，根据资料的变更调整，动态更新存储。

第十一条 定期对档案进行整理核对工作，做到目录与档案相符。

第十二条 严格履行档案移交、接收等手续。档案的移交、接收必须制作并填制《统计资料交接清单》，做到第三方监交、三方签字确认。

第十三条 档案保管不善，造成毁坏和丢失，追究有关人员的责任。

第三章

统计档案查、借阅制度

第十四条 建立健全统计档案查、借阅制度。因工作需要查、借阅统计档案的，需事先填写《统计资料查、借阅申请单》，查阅统计档案时，需填写《统计档案查、借阅登记簿》，各机构统计档案查、借阅须经本机构负责人同意。总行统计档案查、借阅须由统计管理归口部门报经分管行领导同意后方可。

第十五条 查阅档案只能在指定范围内，不得随意扩大查阅范围。

第十六条 借出档案要及时归还，不得转借或擅自复制，经机构负责人批准或分管行领导批准后，方可复制统计资料。第十七条 严禁在借阅纸质版统计资料中涂改、增删、— 2 — 剪裁或撕换，严禁擅自修改、删减、增加电子版统计资料数据。

第十八条 查、借阅统计档案的人员，要严格遵守《保密制度》的规定，负责对所查阅的统计档案进行保密，并确保统计资料的整洁和齐全。

第四章 统计档案保密制度

第十九条 统计档案保密管理按照《XX农村商业银行统计保密工作制度》相关要求执行。档案管理人员须认真学习档案保密相关规定，增强保密观念，保守统计机密，统计档案内容和数据不得向外泄露，维护档案的安全和完整。第二十条 查、借阅统计档案资料需要履行查、借阅手续。未经批准，不得擅自拍照、复印纸质版统计档案、拷贝电子版统计档案或携带档案出档案室。

第二十一条 发现失、泄密现象，应及时逐级报告本机构负责人、分管领导和保密委员会。

第二十二条 总行相关部门应要求所有统计档案管理岗位人员签订《保密协议》，确定统计岗位脱密期为１个月。

第五章 附则

第二十三条 本办法由XX农村商业银行负责解释和修订。

第二十四条 本办法自印发之日起施行。

第三篇：安徽农村商业银行系统档案管理办法

安徽农村商业银行系统档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强安徽农村商业银行系统档案管理，提高档案管理工作质量和效率，使之进一步规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》，结合安徽农村商业银行系统工作实际，制定本办法。

第二条 安徽农村商业银行系统档案是指省联社及各农村商业银行在各项工作中形成的具有查考价值的文书、音像、实物及其他特殊介质等不同载体的历史记录。包括文秘会议类档案（收发文件、会议文件材料）；纪检监察类档案（纪检监察活动记录、案件查处卷宗、来信来访处理材料）；审计稽核（或风险管理）类档案；财务业务类档案（信贷档案、会计档案、银行卡档案、统计报表等）；科技类档案（计算机系统及机房建设档案、设备档案、科研档案等）；人事教育类档案（员工招聘辞退材料、工资审核材料、劳动保险材料、教育培训、考察考核材料）；党务及群团事物类档案；行政事务类档案（招投标及大宗采购材料、基建档案、车辆档案、工商税务及房产登记材料）。本办法所称文件是指各农村商业银行在经营过程中产生和执行的公文、合同文本、资信证明、会计簿册、声像资料、电子数据、重要会议记录

等。

第三条 安徽农村商业银行系统档案工作实行统一领导、分级管理。省联社办公室是安徽农村商业银行系统档案管理工作的主管机构，负责指导、监督全省农村商业银行档案管理工作；省联社财务会计部负责具体指导、监督全省农村商业银行会计档案归档工作；省联社人力资源部负责具体指导、监督全省农村商业银行员工人事档案材料归档工作。省联社对本机关职能部门、审计中心、督导组在工作中形成的档案进行集中统一管理。各农村商业银行对本单位在工作中形成的档案，进行集中统一管理。

第二章 档案管理体制和任务

第四条 省联社和各农村商业银行分别设立综合档案室，具体负责档案接收和集中管理日常工作。综合档案室由办公室或综合管理部门负责管理。综合档案室应配有至少一名兼职档案管理员；有条件的，可配一名专职档案管理员。省联社各部门、审计中心、督导组，各农村商业银行应明确一名兼职档案管理员。

第五条 省联社各部门、审计中心、督导组对使用和形成的档案，在规定的时间内负责保管，并按照规定进行整理、立卷、归档和移交。除在规定的时间内使用以外，不得以任何理由留置和分散保存，以确保档案完整、准确和有效利用。

第六条 安徽农村商业银行系统档案工作的基本任务：

（一）收集、整理、立卷、归档本单位形成的各种文件材料、音像材料和实物材料等。

（二）集中统一管理和利用本单位档案，为安徽农村商业银行系统各项工作服务。

（三）定期对档案进行检查、鉴定，符合条件的予以销毁。按规定做好向上级档案部门移交工作，维护档案的完整与安全。

（四）对各农村商业银行的档案工作进行监督、检查、指导和组织经验交流。

（五）办理领导交办的其他有关档案业务工作。

第三章 档案材料的整理与归档

第七条 应当归档的档案材料：

（一）中共中央、国务院和各级党政领导机关关于农村商业银行工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等；

（二）中共中央、国务院和各级党政部门颁发的非农村商业银行经营业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等；

（三）人民银行、银监会及其下属机构颁布的命令、决定、办法、指引、通知等文件；

（四）本单位以党委或以行政名义向上级党政领导机关的请示、报告及上级党政领导机关的批复、指示；

（五）本单位党委会议、股东（社员）大会、董（理）

事会议、行（社）务会议、行长（主任）办公会议等重要会议的记录、纪要；

（六）反映本单位重要活动的大事记、年鉴、简报、展览照片、有关声像材料。各种荣誉奖励证书，有纪念意义的实物；

（七）各种会议材料，包括会议通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示，会议讨论和参阅的文件，以及有关的重要音像材料；

（八）本单位下发的各种文件及底稿等；

（九）稽核审计和监察工作形成的重要材料，包括工作底稿、检查通知、事实确认书、检查（调查）报告、报表等；

（十）统计报表汇总和分析材料；信贷业务档案；

（十一）财务报表、凭证、账簿、财务移交凭证和清册等会计档案；

（十二）机关党、团、工、妇等群团组织工作材料；

（十三）固定资产购建中规划、设计、造价、竣工验收、房屋土地权证等文件材料；招投标文件材料；重要设备合格证、使用说明书等资料；综合业务网络建设和运营的技术资料等科技资料；

（十四）重大案件的相关材料；

（十五）主办刊物、简报和各种汇编材料；

（十六）重要的来信、来访材料，处理重要来信、来访

形成的记录、信函、摘要单、处理报告等；

（十七）干部任免、调配，职工录用、转正、定级、调资、退休在内的各类人事、劳资文件材料；

（十八）与有关单位签订的各种合同、协议书等；（十九）与外国机构签订的协议、合同（正本、副本），有关领导同志外事活动中形成的重要文字材料及声像材料，互赠礼品清单等；

（二十）同级单位和非隶属单位制发的非农村商业银行主管业务但需要执行或办理的文件材料；

（二十一）其它需要归档的材料。第八条 不归档的文件材料：

（一）上级机关的文件材料

1.上级机关普发供阅、不需办理的文件材料； 2.上级机关征求意见，未定稿等文件材料，供工作参考的抄件。

（二）本单位的文件材料 1.重份文件材料；

2.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 3.未经会议讨论或未经领导审阅的各种文件材料，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、负责人修改稿除外）；

4.询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信及

无特殊保存价值的信封；

5.为工作参考从各方面收集的各种材料。

（三）同级单位和非隶属单位的文件材料同级或非隶属单位送来仅作参阅、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

（四）下属单位的文件材料

1.下级机关抄送备案的一般性文件材料；

2.下级机关转发本联社的通知、规定、办法等抄报文件。

第九条 省联社机关各部门、审计中心、督导组，各农村商业银行在每年第一季度，按照本办法的规定，对上属于归档范围的各类档案及时收集、整理、立卷、归档；综合档案室对归档的档案进行验收，合格的予以接收集中保管；不合格的，责成有关部门、单位重新整理和归档。审计中心、督导组将上年档案归档后，可以保存一年，于次年元月份移交省联社综合档案室集中保管。信贷、财务、稽核、监保部门的业务档案归档后，可以保存一年，于次年元月份移交综合档案室集中保管。

省联社管理的干部和机关员工的人事档案，可由人力资源部按员工人事档案管理要求自行管理。

省联社根据需要，可以将各农村商业银行保管的重要档案调至省联社综合档案室保管。

第四章 档案的保管和利用

第十条 档案的保管：

（一）档案管理部门接收档案时，应进行审查，根据案卷目录查点清楚，及时记录入库。

（二）档案管理部门应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和架柜。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施和器具。库房内应保持整齐、清洁，调整温湿度，严禁烟火和电磁辐射等。同时应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。

（三）档案部门应根据工作需要，配备复印机、扫描仪、照(摄)相机、去湿机、空调和计算机等设备。

（四）非档案管理人员不得擅自进入档案库房。

（五）消防设备经常保持齐备，定期检查维护。第十一条 档案管理部门应定期会同相关部室对超过保管期限的档案进行审查、鉴定，对确无保存价值的档案提出销毁的建议，报领导批准后销毁。

对批准销毁的档案，必须在归档总目录上予以注销，并要执行两人签字和两人监销制度。

第十二条 需永久保存的档案，按规定在本单位保存20年，经过整理、鉴定后，连同“案卷目录”（一式三份）向上级档案管理部门移交，并办理交接手续。

第十三条 实行档案管理信息化。库存档案目录实行信

息化检索；省联社档案内容逐步实行全息化检索。

第十四条 档案的利用：

（一）档案的借阅

1.档案借阅人员应填写《借阅档案登记簿》。2.借阅人员不得在档案文件上划杠、圈、点等，严禁涂改和撕页，应保持档案原貌和整洁。

3.所借档案，不得转借他人或无关人员阅读。4.借阅一般在档案阅览室进行，确需借出的，必须事先经档案管理部门领导批准。

5.调阅带有密级文件档案应在档案室阅文。如需要摘录或借出，需经办公室主任签字后方可办理借阅手续。

6.借阅党委或省联社办公会议记录，须经党委书记（主任）或经其指派的省联社领导签字批准，并只限在档案室阅文。

7.借阅人归还档案时，档案管理人员应当面核查无误后，在《借阅档案登记簿》上注销并签字；如发现归还的档案中有缺页、缺卷现象，应立即要求借阅人弥补；如有遗失，应由借阅人所在部门写出书面报告，按有关规定处理。

（二）档案的复制

1.普通档案应在档案室复制。

2.涉密档案一般不得复制。特殊情况需复制的，机密级（含）以下档案，需经本单位主管负责人审批。复制绝密

级档案需经原发文机关批准。

3.外单位复制档案资料，需持单位介绍信，经批准后办理。

第五章 附 则

第十五条 本办法施行中的具体问题由省联社办公室负责解释。

第十六条 各农村商业银行可以根据本办法制订实施细则。

第十七条 本办法自印发之日起实施。

第四篇：会计档案管理办法

会计档案管理办法

会计档案管理办法

第一条为加强会计管理，特制定本管理办法。

第二条企业的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。

第三条会计档案的保存。

由财务部专人负责保

存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。

会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

第四条会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

第五条由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第六条本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。

会计档案保管期限

档案名称保管期限

(一)会计凭证类

1.原始凭证、记帐凭证15年

其中：涉及外来和对私改造的会计凭证永久

2.银行存款余额调节表3年

(二)会计帐簿类：

1.日记帐15年

其中：现金和银行存款日记帐25年

2.明细帐、总帐、辅助帐15年

3.涉及外来和对私改造的会计帐簿永久

(三)会计报表类：

1.主要财务指标报表3年

2.月、季度会报表15年

3.会计报表永久

(四)其它类：

1.会计档案保管清册及销毁清册25年

2.财务成本计划3年

3.主要财务会计文件、合同、协议永久

第五篇：会计档案管理办法

会计档案管理办法

1.0目的：为了加强会计档案管理，更好地为公司经营管理服务，制订本办法。2.0适用范围：会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等。3.0职责：

3.1财务经理：负责制定会计档案的各项管理办法，对会计档案管理工作进行指导、监督和检查。

3.2会计档案管理员：负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

3.3秘书处：负责对财务部会计档案工作的指导、监督和检查。4.0定义：

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

4.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

4.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

4.3财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、会计科目明细表，会计审计报告、其他财务报告。

4.4税务报告类：月度、季度、纳税申报表、税务文件。

4.5财务预算报告类：月度、季度、财务预算报告，包括预算编制报告、预算差异分析报告、附表、附注及文字说明，其他财务预算报告。

4.6其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，业务报告审批单，经济合同，请示报告书，各类会计档案清册。

4.7电子文件类：记载会计档案的光盘、磁盘、磁带等。4.0 工作程序：

4.1 会计档案管理员：由财务部指定专人负责，出纳人员不得兼管会计档案。4.2会计档案的立卷、归档：

4.2.1财务部档案管理员对每年形成的会计档案，负责整理立卷、编号并装订成册，注明名称、卷号、册数、起止。

4.2.2财务部档案管理员对会计档案立卷后，应按照4.0所述类别分别归档保管。4.2.3已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。确需拆封重新整理的，经财务经理批准后，方可拆封整理。4.3会计档案的保管：

4.3.1公司当年形成的会计档案，由财务部负责保管。

4.3.2会计档案应存放于有一定防盗和防火功能的档案柜中，不得随意堆放，档案柜钥匙由专职人员保管，备用钥匙由财务经理保管。

4.3.3以电子媒介形式存储的会计档案资料，应当根据公司计算机安全管理程序的有关规定进行备份管理并储存在安全的场所。

4.3.4会计档案的保管期限，分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限从会计终了后的第一天开始。

4.3.5会计档案管理人员如发现会计档案被人非法销毁、丢失、隐匿、涂改、复印、长期借阅不还等情况，应立即报告财务经理和主管经理进行调查。对违纪者，按公司奖惩规定予以处罚。

4.4会计档案的借阅：

4.4.1会计档案管理人员应当建立查阅登记簿，全面登记会计档案的查阅情况。

4.4.2公司内部非财务人员因业务需要查阅会计档案，事先应当经过财务经理的批准，并按规定办理查阅登记手续。

4.4.3公司内部非财务人员因业务需要复印会计档案，事先应当经过财务经理的批准，复印资料必须由财务人员进行，并按规定办理查阅登记手续。非财务人员不得单独接触会计档案。4.4.4政府主管机关或外单位因业务需要查阅会计档案，事先应当经过财务经理、总经理的批准，并按规定办理查阅登记手续。

4.4.5借阅者查阅资料时，档案保管员应在现场陪同，借阅者归还时要检查资料是否完整，并办理注销借阅手续。

4.4.6会计档案原则上不得借出财务部或档案管理室。确因业务需要，应取得财务经理及总经理批准。借出会计档案时，经办人员双方必须进行全面的数量清点并做好登记记录。4.4.7非控股股东单位需要查阅、调阅公司会计档案时，应取得控股股东单位的同意。4.5会计档案的销毁：

4.5.1会计档案保管期满需要销毁时，由档案管理员提出销毁意见，财务部会同秘书处共同鉴定、严格审查，并编制会计档案销毁清册，报总经理、上级主管公司财务部及董事长批准后放可销毁。

4.5.2对涉及公司未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始凭证，应单独抽出、另行立卷保管，直至案件结束为止。

4.5.3档案销毁前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对，并由财务部和秘书处共同派员监销。

4.5.4监销人必须亲临销毁现场，监督档案如数完全销毁。

4.5.5会计档案销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告，报送财务经理、上级主管公司财务部，并归入档案备查。5.0 相关附件和记录

5.1附件1：会计档案移交清册 5.2附件2：会计档案保管清册 5.3附件3：会计档案销毁清册 5.4附件4：会计档案保管期限表 5.5附件5：会计档案借阅登记表 5.6附件6：会计档案管理流程图 6.0参考文件

6.1《会计档案管理办法》（财政部（98）财会字第32号）