办公费用支出管理规定

第一篇：办公费用支出管理规定

办公费用支出管理规定

一总则

第一条本制度适用于我办部门、正式员工、以及由我办承担办公费用的临时用工和外雇人员。

第二条本制度所称办公费用是指在我办日常经营过程中，由我办统一支付或由部门或个人分别支付但由我办承担的与我办业务相关的费用。

第三条我办办公费用预算体系分为公共办公费用预算、部门办公费用预算、临时办公预算三部分。

第四条各预算体系分别制定年度和月度预算。其中，公共办公费用的年度和月度预算由我办秘书科长制定；部门办公费用的年度和月度预算由各个部门负责人分别制定；临时办公预算由秘书科长制作。财务科科长统一汇总所有预算。

二 预算表与核算表

第五条我办办公费用预算表应明确列出所有费用科目，费用科目名称应能够直接与费用开支的票据种类直接对应，以便于追溯。

第六条公共办公费用预算表应明确列出各个部门在各个费用科目下的预算金额；部门办公费用预算表应明确列出本部门每个人在各个费用科目下的预算金额；临时办公预算表由财务科根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类。

第七条核算表分为实际开支核算表和预算核算算差额比较表组成。核算表与预算表采用完全相同的格式和形式，以便于比较和分析。

第八条预算表与核算表由财务科统一制定，具体形式参见附录。

三 预算

第九条年度预算表在头年12月20日前以电子版本形式下发给秘书科长；月度预算表在前月10日前以电子版本形式下发给各科负责人；临时办公预算由财务科根据具体情况确定预算表下发时间。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。

第十条年度预算制作人应在每年12月23日前完成下年度预算；月度预算制作人应在每月23日前完成次月预算；临时办公预算自财务科预算表下发之日三天内由相应预算制定人完成。所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务科长审核。书面预算表需要预算制作人清楚签字。

第十一条财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或作出合理书面解释。

第十二条 财务部科长应在每月25日前完成预算汇总。

第二篇：办公费用管理规定

办公费用管理规定

（2006年2月）

第一条为加强公司办公管理，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定适用于大连元瑞科技有限公司。

第三条办公费用：凡在日常工作中所发生的快递费、邮寄费、车费、复印费、交通费、维修修缮等等由办公引起的相关费用统称为办公费用。

第四条日常发生的相关费用低于30元以下的经部门领导同意后，自行垫付后于每月的25日报销日报销。

第五条超过30元以上的费用可以向财务部门申请现金，有部门领导签字的申请单交财务部门领取现金办理。

第六条超过100元以上的费用按规定申请用支票结帐。

第七条在财务部门请款及办理支票的费用，在拿回支票的最短时间里到财务部门办理结算。

第八章请款后由于各种原因没有花费的现金，及时交到财务部门，没有请示不得挪为他用。

第九条如果实际花费超过请款范围，应电话申请经同意后方可执行，否则多出费用自行负担。

第十条同时购买多种东西，应列明细清单，否则不予报销。第十一条本规定由管理部门负责解释并组织实施。

第十二条本规定自发布之日起实施。

第三篇：费用支出规定(拟)

费用支出规定（拟）第一部分 总则

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条 本制度适用公司全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程

第一条 借款管理规定

(一)出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三)各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。

(四)借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

(五)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第二条 借款流程

(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分 日常费用报销制度及流程

第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第二条 费用报销的一般规定

(一)报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名。

(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

(三)按规定的审批程序报批。

(三)报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第三条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

第四条 差旅费报销制度及流程。

（一）费用标准:

职 务

交通工具

住宿标准

伙食标准

外埠市内交通费用

一般员工

火车硬卧

150元/天

30元/天

30元/天

部门负责人

火车硬卧

180元/天

40元/天

40元/天

总经理助理

飞机

200元/天

50元/天

50元/天

总经理及以上

飞机

实报实销

实报实销

实报实销

（二）费用标准的补充说明：

1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准。

3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，应扣减出差人当天的伙食补贴。

5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（三）报销流程

1.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

2.借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3.购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

4.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

第六条 电话费报销制度及流程

(一)费用标准

1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。

(二)报销流程

1、公司人力资源部将员工手机费执行标准交财务部。

2、财务部通知员工于每月按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

3、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

第七条 交通费报销制度及流程

(一)费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。

(二)报销流程

1.员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

2.审批:按日常费用审批程序审批。

3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

1．购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

3.其他费用：根据实际需要据实支付。

(二)报销流程：

1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程

第十四条 工薪福利等支出包括工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

第十五条 工薪福利支付流程

(一)工资支付流程：（1）每月31日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准转交财务部；（2）总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）次月10日由财务部通过银行代发形式支付上月工资。

（二）社会保险流程：（1）由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

（三）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

第五部分 专项支出财务报销制度及流程

第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

(一)填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

(二)报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

(三)结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第十八条 其他专项支出报销制度及流程

(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。

(三)财务报销流程

1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。

3．付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第七部分 附则

第二十条 本制度解释权归公司财务部。

第二十一条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。

第四篇：关于公司各项费用支出和报销管理规定

关于公司各项费用支出和报销管理规定

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，根据公司实际情况特制定本规定。以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

一、部门各项费用审批管理：

客服部：300元以内的现金或物品的支出，报请部门主管审核，部门经理审批；

300元以上的现金或物品支出，由部门主管申请，报部门经理审核，最后由总

经办张总经理审批；

其它各部门费用申请及报销，均需报总经理审批。

二、各项费用或物品申购审批流程：

员工——部门主管——部门经理——总经理

三、部门支出具体规定

1、部门业务费用支出：

所有费用支出需填写《费用支出申请单》，均需有相关审批后的凭据方可支出，并

由总经办陈燕经理凭单据入帐。

2、物资申购：

（1）各部门员工申购物品，需提前报写《物品申购单》，按流程审批后，由总经办陈

燕经理统一安排采购；

（2）物资采购返回单位，须经物资使用部门核实、验收签字，单件超过300元以上的物资由人事行政部统一编号算入公司固定资产；

（3）、物资采购报销必须以发票为据，不准出现白条报销

3、借款：

（1）.员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公

司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；

（2）.试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若

借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任；

（3）.员工因公需要借款时，需提前报写《借款申请单》，凭按流程审批后的借款申请

单至总经办陈燕经理处领款；

（4）公司员工借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借；

（5）.借款人员完结事务，须在费用发生的第二天填写《费用报销单》，按流程审批后，到总经办陈燕经理处报销，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时

不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回

（6）个人非公原因一律不得向公司借支。

四、费用报销

（1）报销时间与时限：

每周五14：00-15:30分为报销时间（借款报销不受时间限制），报销上周五14：后周一至本周五14：00前发生的费用，如不按时报销，公司将不予以报销，员工按流程审批后，由总经办陈燕经理统一安排报销；

（2）报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)，如不能提供则由直接上级领导签字同

意方可报销；

（3）公司实行实名报销原则，即个人费用个人报销、领款，不得由他人代为报销领款。

以上规定自通知发放日开始执行，请各部门员工知悉！

签名处：

第五篇：2业务招待费用支出及报销管理规定

业务招待费用支出及报销管理规定

一、原则及目的本着节约同时又能招待好客户的原则，有效控制公司的业务招待费支出，节省成本费用，提高公司的经营管理水平。

二、业务招待费的含义

因业务需要招待客人而发生的食品（含茶叶）费、餐饮费、娱乐费、礼品费、门票费等费用。

三、业务招待费分管规定

1、业务招待费的发生由综合服务部经过货比三家的评估后实施。餐饮费的发生一般 先在省城内选好4~5家酒店作固定招待用餐地点。但做选点工作的人员不得在该酒店用餐，不许抽酒店的烟，更不可接受酒店的各类招待。

2、公司举办的对外客户活动及员工活动产生的食品费、礼品费、娱乐费、门票费等 用由综合服务部、财务部联合控制管理。

3、特殊业务招待费如现金回扣、红包等由总经理直接控制。

四、餐饮费管理规定

1、原则上仅限副总经理以上方可报销业务招待费，副总经理以下人员发生的招待费必须事先口头申报待批，否则自理。总经理以标准额度为主要控制依据。

2、经批准后方可实施招待，事后两个工作日内补填业务招待费审批单。无补办手续的不得报销。

3、超出招待标准的费用，无特殊情况由招待申请人负责，当场以现金补齐。如遇特殊情况，也应及时短信汇报给公司总经理，经短信回复批准后才能超支。

4、标准：政府官员接待100元/人次（正餐），企业间高层往来接待80元/人次，重要客户接待60－80元/人次，一般人员接待60元/人次，便餐类接待40元/人次，由公司组织的内部员工聚餐40元/人次。出面接待的内部人员人数一般不允许超过来客人数。超出标准部分由招待人自行承担。

5、结算注意事项：

（1）结算时经办人尽量刷卡结算，必须向用餐地索要发票，消费明细单。

（2）报销时须附上以下单据：A、业务招待费审批单；B、银行卡消费单据（财务人员需核对是否与用餐地发票总金额一致）；C、用餐地的发票（财务人员需核对申请用餐地点是否与发标上加盖的单位印章一致）；D、用餐地提供的消费明细单（财务人员需核对此单是否与用餐地开具的发票总金额一致）。

五、报销纪律：如出现虚报人数，夸大金额，一经查出，按公司奖惩制度处理报销人。