廉政档案管理制度

第一篇：廉政档案管理制度

村级廉政档案管理制度（试行）

第一条为切实加强对村主干领导干部廉洁自律情况的监督和管理，增强村主干领导干部执行党风廉政责任制的自觉性，促进党风廉政建设责任制的落实，推动党风廉政建设和反腐败斗争的深入开展，依据区教育局党委《关于实行党风廉政责任制的规定》和《关于落实党风廉政建设责任制规定的实施办法》制定本制度。

第二条建立廉政档案是党组织对领导干部在政治生活和从事各类公务、经营活动中形成的，能够反映领导干部在廉洁自律和廉政建设方面的思想认识、行为表现等有关备考文件、材料的搜集和保存。

第三条廉政档案管理应坚持客观、准确、及时、全面的原则，为考核村主干领导干部、为干部的任免、奖惩提供重要依据。

第四条廉政档案是村主干领导干部人事档案的重要补充，是全面反映、评价领导干部政治素质、道德品质、廉洁情况和廉政业绩的重要参考依据。廉政档案内容包括以下10类：

1、村主干领导干部基本情况表；

2、村主干领导干部任职变化表；

3、配偶、子女及子女配偶工作情况表；

4、个人重大事项报告、收入申报、礼金、礼品登记、住宅电脑等情况；

5、党风廉政建设责任制考核情况，含述职报告、民主测评情况、考核结论；

6、落实党风廉政建设责任制工作成绩突出，受到村主干级以上纪检监察机关表彰、奖励的决定和有关事迹材料；

7、因违反廉政准则和有关制度、规定而受到批评、诫勉的谈话纪要和受到处罚的结论材料；

8、党组织以及纪检监察部门对有关信访举报的检查结论及相关证明材料；

9、离任审计和经济责任审计报告内容；

10、其他应归于廉政档案的资料。

第五条廉政档案要严格管理、落实专人负责，管理人员必须本着对党组织和对干部本人高度负责的精神，严格按要求做好材料归档，不得擅自修改、损坏、丢失、伪造和泄露档案的具体内容，特别是涉及领导干部个人隐私的内容和属于党组织内部掌握的情况。

第六条廉政档案管理实行自我回避制度，任何人不得接触自己的档案。

第七条廉政档案仅提供上级领导机关、党组织、纪检监察部门、组织部门了解有关情况时使用。查阅档案的有关组织或人员必须填写借阅单，说明查阅人身份和事由，经局

党委批准后方可查阅，未经批准，任何人不得私自翻阅、复印、抄录卷内材料。

第八条学村主干要积极配合，做好归档材料的日常搜集、整理、审核、督促、移送工作。领导干部应自觉接受监督，主动完成各类归档材料的填报任务，切实保证档案材料的完整、齐全。

第九条廉政档案作为工作档案使用，不存入组织人事档案，保存期限为五年。

第十条本制度由局纪检监察室负责解释。第十一条本制度自发布之日起执行。

p;第十二条本制度自发布之日起执行。

第二篇：廉政档案管理制度（办法）

廉政档案管理制度（办法）

第一条为进一步加强对纪检监察干部的监督，落实“把队伍建强，让干部过硬”的要求，规范市纪委监委纪检监察干部监督室（以下简称干部监督室）监督对象廉政档案管理工作，根据《中国共产党党内监督条例》《中国共产党纪律检查机关监督执纪工作规则》等党内法规和《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》有关规定，结合实际，制定本制度。

第二条监督对象廉政档案是以文字、电子数据等形式记录监督对象党风廉政方面的表现，反映监督对象党风廉政方面具有保存价值的基础性动态资料，重点为监督对象选拔任用、推荐“两代表一委员”、评先评优等廉政审核提供有关参考或依据。

第三条监督对象廉政档案实行一人一档，纸质档案和电子档案并用。

第四条监督对象廉政档案管理工作应当坚持实事求是、全面准确、安全保密的原则，实行动态管理，确保及时更新。

第五条监督对象廉政档案由干部监督室负责建立。

第六条廉政档案的建档对象为市纪委监委机关、派驻（出）机构全体干部（市纪委书记、副书记，市监委主任、副主任除外），市委巡察机构中属市纪委监委管理的干部，市廉政教育中心全体干部，各县（市、区）纪委监委领导班子成员。

第七条监督对象廉政档案主要包括以下内容：

（一）领导干部任免情况、人事档案情况、因不如实报告个人有关事项受到处理的情况。

1.纪检监察干部廉政档案信息采集表；

2.干部任免审批表；

3.动态报告表；

4.其他应列入的干部基础信息。

（二）巡视巡察、信访、案件监督管理以及其他方面移交的问题线索和处置情况。

（三）开展谈话函询、初步核实、审查调查以及其他工作形成的有关材料。

1.谈话函询情况；

2.干部问题线索的初步核实情况报告；

3.接受组织处理和党纪政务处分决定、问责决定材料。

（四）党风廉政意见回复材料。

（五）其他反映廉政情况的材料。

对有关问题线索或反映予以了结或作出谈话提醒、批评教育、诫勉、组织处理、党纪处分、政务处分等决定后，三个月内完成廉政档案归档。

第八条建立监督对象廉政档案材料收集汇总机制。材料收集的渠道主要有：

（一）干部监督室收集。

干部监督室负责将与监督对象有关的问题线索及处置情况，对监督对象开展谈话函询、初步核实、审查调查以及其他工作形成的有关材料进行汇总并及时归档。

（二）市纪委监委相关部门提供。

协调委组织部提供监督对象干部任免审批表、组织处理等档案材料；协调委信访室、案件监督管理室、各监督检查室提供监督对象任现职以前与廉政档案相关的材料；协调案件审理室提供监督对象违纪违法案件的处分决定文书和处分解除文书等材料。

（三）本人填报。

监督对象按要求应填报的相关情况。

（四）其他途径收集。

第九条干部监督室综合相关纸质、电子档案材料，及时整理汇总更新。遇有重要材料，随时更新。

第十条因提任、调入等原因成为新建档对象的，干部监督室在收到委组织部正式文件一个月内，协调相关部门及时收集材料，为其建立廉政档案。

第十一条监督对象的纸质档案、电子档案均由干部监督室统一管理和维护，纸质档案专柜存放，电子档案定期更新。干部监督室明确专人负责，管理人员和室内其他同志应当明晰各自职责，做好协同配合。

第十二条监督对象工作调动或职务变动后，如有需要则由干部监督室负责将其廉政档案移交到新单位。

第十三条监督对象退休或调离本市的，其廉政档案按照档案管理有关规定办理存档或传递。

第十四条有下列事项需要提供相关情况的，可查阅廉政档案提供参考或依据：

（一）市纪委监委领导了解掌握监督对象廉政状况；

（二）监督对象选拔任用廉政审核工作；

（三）党代表、人大代表、政协委员等提名人选廉政审核；

（四）巡视巡察、监督检查和审查调查涉及监督对象工作；

（五）监督对象出国（境）审核工作；

（六）监督对象受到市委、市政府及以上重大表彰奖励征求意见、出具廉洁自律证明等；

（七）监督对象评先评优审核；

（八）综合分析监督对象党风廉政方面出现的规律性、倾向性问题等；

（九）其他需要使用的情形。

第十五条监督对象廉政档案的有关要求：

（一）廉政档案严格按照密级登记管理，纸质档案材料传递专人送取、登记备案、专柜存放、专人保管；

电子档案严格按照授权进行管理使用。

（二）监督对象廉政档案原则上不得对外查阅。

确因工作需要查阅档案的，应填写《纪检监察干部廉政档案查（借）阅审批表》，按程序逐级报干部监督室负责人和分管委领导审批。涉及市纪委常委、监委委员以及各县（市、区）纪委监委主要负责人的，需报委主要领导审批。未经批准，任何单位和个人不得私自查阅。

（三）廉政档案一般不得外借。

因特殊原因需借出的，须严格履行借出手续。

（四）严禁涂改、增删、折叠、损坏廉政档案，不得泄漏档案内容。

未经同意，不得私自摘抄、复制档案内容。

第十六条干部监督室应对监督对象廉政档案的客观性和准确性负责。室负责人是第一责任人，具体负责同志是直接责任人。

有下列情形之一的，按照有关规定，对相关责任人员，视情节轻重，分别给予通报批评、诫勉谈话，直至给予党纪政务处分，造成严重后果的，追究主管领导的责任：

（一）因保管不善造成档案损毁、丢失的；

（二）私自摘抄、复制、公布档案内容，或销毁档案的；

（三）私自外借给其他单位和个人，向无关人员泄露档案内容的；

（四）私自涂改、伪造、调换、销毁档案材料的；

（五）玩忽职守造成档案材料损失的；

（六）其他需要处理的情形。

第十七条本制度由云浮市纪委监委负责解释。

第十八条本制度自印发之日起实施，实施过程中如与上级制订的规定不一致的，按照上级相关规定执行。

第三篇：廉政档案管理办法

关于印发《驻马店市烟草专卖局领导干部廉

政档案管理暂行办法》的通知

各直属单位、机关各部门：

为加强纪检监察基础建设，统一规范廉政档案管理，促进全市行业党风廉政建设，市局制定了《驻马店市烟草专卖局领导干部廉政档案管理暂行办法》（以下简称《办法》），现印发给你们，并提出以下要求，请一并遵照执行。

一、市、县级局要按照《办法》的规定和干部管理权限建立健全所管辖干部的廉政档案，并切实加强管理。依照《办法》规范廉政档案的工作，各县级局应当按照《办法》规定的时限完成，年底前市局将进行检查和验收，以确保《办法》落实到位。

二、廉政档案的档案盒由市局统一规格，各单位自行购买。

三、《办法》下发后，各单位不再自行制定廉政档案管理办法。《办法》在执行中有何问题，请及时反馈市局纪检组监察科。

二〇一一年八月一日

驻马店市烟草专卖局领导干部廉政档案管理暂行办法

第一条 为做好市局反腐倡廉建设的基础性工作，加强对科级以上干部廉洁自律情况的监督检查，特制定本办法。

第二条 市局建立科级以上干部廉政档案。依据党和国家关于领导干部廉洁从政的若干准则和相关规定执行，按照干部管理权限，如实记载各级领导干部遵守党风廉政制度规定的情况，要保证廉政档案的客观性、真实性和连续性，并以此作为对领导干部业绩评定、奖励惩处、选拔任用的重要依据。

第三条 廉政档案立卷对象是：科级以上干部。

第四条 廉政档案的立卷内容：

（一）领导干部基本情况登记表

（二）党员领导干部个人有关事项报告表；

（三）领导干部配偶、子女及其配偶从业情况登记表；

（四）领导干部住房情况登记表；

（五）本人收入申报和礼品（金）上缴情况登记表；

（六）领导干部出国（境）情况登记表；

（七）领导干部操办婚丧喜庆事宜报告表；

（八）领导干部在企业兼职情况登记表；

（九）干部调离廉政情况登记表；

（十）领导干部述廉述职报告；

（十一）其他需要归档的材料；

（十二）群众举报所反映的问题及查证核实处理情况。

第五条 廉政档案的管理工作

（一）廉政档案实行分级管理，并由纪检监察科负责立卷管理。

（二）纪检监察科指定专人按照有关规定，做好档案材料的收集、整理、立卷等业务工作。档案管理人员要认真履行岗位职责, 严格规章制度, 妥善保管档案材料, 严格遵守保密制度。

（三）建立廉政档案的对象要积极配合, 有关部门必须按要求及时填写上报有关材料, 纪检监察部门要督促检查, 共同做好廉政档案工作。

（四）针对领导干部不断调整变化的情况, 管理人员要及时与组织人事部门联系, 及时建档, 及时收集、催交廉政档案材料。

（五）科级以上干部要进行考核、任用、调离的，纪检监察科要根据廉政档案的记载，写出廉政情况报告。

（六）廉政档案只供纪检监察科掌握，向市局党组和本人负责，一般情况下不对外借阅，如确需借阅，须经局领导批准。

第六条 本办法自下发之日起执行。

第四篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。

第五篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第1条 目的

为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门

行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 企业档案管理体制

第3条 归档范围

（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门

（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷

第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理

（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案

资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围