办公室风险管理工作浅析

第一篇：办公室风险管理工作浅析

办公室风险管理工作浅析

风险管理是一门新兴的管理科学，起源于上世纪30年代的美国，70年代后世界各主要发达国家都开始进行风险管理研究，并逐渐形成了风险管理标准。随着我国加入WTO，企业管理标准逐步与国际接轨，风险管理越来越受到企业的重视。今年，我局进一步加大了风险管理工作力度，编发了《全面风险管理暂行办法》，还专门聘请专家讲课，组织培训学习，在全局范围内开展了风险初始信息收集和风险辨识工作，为后续的全面风险管理工作的深入进行奠定了良好基础。可以说，2011年是我局的“风险管理年”。

办公室作为一个单位的神经中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室工作的好坏直接关系到一个单位工作效能的高低、管理水平的优劣，直接影响到单位的对外形象。由于办公室业务独有的复杂性、多样性和灵活性的特点，也是风险易发区和多发区，一旦发生办公风险事故，将对整个企业的工作和形象造成严重影响。因此如何做好办公室风险源点的辨识工作，制定防范措施，加强风险管理，实现办公风险从事中、事后弥补转变为事前预控的闭环管理，是一个非常值得探讨的问题。

办公室工作职能由文秘工作、文档工作、保密工作、信访工作、公关接待、办公信息化、新闻工作等多个方面组成，其中风险因素主要集中于文件管理、印章管理、档案管理、保密工作四个方面。

一、文件管理风险。文件管理是指公文的拟制、办理、整理、归档、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件管理中存在的风险主要集中在文件的审批、转发、办结等环节，包括文件未及时报送领导审批、未及时转发给承办科室、未督促科室按时办结和重要文

件多环节运转后丢失等风险。

对于未及时将文件报送领导审批的风险，文件管理人员在收到文件时首先要快速浏览文件，根据文件时限要求，区别处理。对符合规定的公文，办公室应先进行登记，并提出拟

办意见送负责人批示，根据领导的批阅意见交有关科室办理或阅知。对于紧急公文，应当明确办理时限，若主管领导不在，可先交有关部室阅知，再报有关领导审批，以免贻误工作。

对于未及时将文件转发承办科室的风险，要建立科室文件管理制度，落实文件运转、管理责任。在领导批示后，按照批示意见，及时发送相关科室承办，不得延误。负责公文运转的人员在文件送出合理时限内要与承办科室联系，掌握文件运转情况。对需要由有关科室办理的特急件，在报送领导批办的同时，应与有关承办科室提前沟通，请其先行做好相关准

备工作，并做好后续督促工作。

对于未督促科室按时办结的风险，要严格遵照单位对于办文时限的规定。办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。建立阶段性重点

工作督办提醒台账，跟踪公文办理进度。

对于重要文件多环节运转后丢失的风险，文件管理人员在领取文件时，要与文件收发清单仔细核对，从源头上防止文件缺失。在文件运转过程中严格执行文件签收制度，跟踪文件办理流程，做到当日文件当日清。平时工作中要加强文件跟踪管理，密切关注文件去向。

二、印章管理风险。印章管理是指印章的刻制、发放和回收、保管和使用。近年来，随着电子印章的使用，也给印章管理带来了新的风险源点。印章管理的风险点最主要体现在印章违规使用和丢失风险。

印章使用风险防范措施。建立严格的用印审批程序，单位及各部室对外提交的各种文

本需加盖单位印章的，要视用印文本形式不同采取不同的审批程序。

印章管理人员用印前要做到确切了解用印内容是否在规定范围内，对文件内容和印章使用单上载明的签署情况认真核对，审核是否符合用印手续，确认无误后方可盖印，不允许不看内容盲目盖印，不允许在空白信笺上盖印。重要材料底稿应在办公室留存一份。

公司各部室要建立印章使用登记簿，专门记录印章的使用情况，以备存查。用印后，印章使用登记簿和印章使用审批单作为用印凭据由印章管理人员留存，定期归档。印章丢失风险防范措施。为防止印章丢失，应明确印章管理的相关规定，原则上使用正式印章要在办公室内，不许带出单位。确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经办公室主管领导批准后，由印章保管人同经办人共同携带使用。平时

印章保管必须存放在保险柜内，不得随意放置。

三、档案管理风险。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录，是企业的无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识。一位企业高管曾经说过：一个公司的管理水

平取决于这个公司的档案管理水平。

档案管理中的风险最主要体现在档案的保管上，包括：没有按照管理制度要求保管，造成档案的损坏或丢失；没有按照期限保管，导致不够保管年限的档案提前销毁；没有建立相关借阅手续将原始档案借出，或没有按时归还借阅档案，导致档案的丢失；对销毁档案没有进行造册登记；销毁档案时未经审批鉴定随意销毁档案等。防范档案管理工作中的风险，要做好以下五个方面：

要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛

选、送审以及追踪反馈制度等。

要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保

障。

要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案信息网络和数

据库建设。

要及时做好档案归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子信息系统建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文

件同步归档和有效管理。

要严把档案归档质量关。这是做好档案管理的关键。

高质量、低风险的档案管理来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于

工作程序的合理和管理制度的健全。

四、保密工作风险管理。保密工作，是指为达到“保密”目的所采取的手段和措施。保密工作的主要风险包括：对保密文件的保密范围、级别、期限的确定、变更和解密没有按规定执行；对保密文件的制作、收发、传递、保管没有按规定执行；对密码设备没有妥善保管、使用；没有按规定保守客户秘密等。

对于保密工作风险源点的管理措施，一是要严格保密制度，健全组织机构，明确岗位职责，加强宣传教育，使干部员工具备保密意识，做到不该问的不问，不该说的不说，不该看的不看，不该记录的不记录。二是加强对保密环节的管理，对于涉密文件、档案、传真件、影音资料、会议记录等内容要妥善保管，不得随意打印、复印、发送、借阅等。三是发现秘

密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告，立即做出相应处理。

办公室工作职能范围广、工作头绪杂、敏感问题多、协调任务重，风险源点无处不在，要想达到防范、化解，最终杜绝风险的目的，方法只有一个，那就是要在日常工作中熟知风险点，将按制度办事、按规范操作培养成良好的工作习惯，这样才能防止由于不良的操作习惯引发的各类风险事件。办公室工作风险管理，要秉承高标准、严要求的理念，对办公业务风险点实现常态化管理，从源头上进行梳理，从制度上进行规范，从流程上进行固化，从执行上进行管控，从根本上避免或杜绝风险点演变为风险事故，为将办公室建设成服务好、管

理好、形象好的规范化部门奠定基础，为公司的全面风险管理做出贡献。

第二篇：风险管理工作安排

2014风险管理工作安排

（一）风险描述

风险一：供应链风险

1.风险类别：运营风险

2.风险来源：道德风险、信息扭曲，生产组织与采购、企业文化差异等

3.产生原因

1）供应商由于自身生产能力上的局限或是为了追求自身利益的最大化而不择手段，偷工减料、以次充好，所提供的物资达不到采购合同的要求给采购带来风险。

2）物资需求信息传递延迟或传递不充分将导致与供应商的沟通不充分，会对产品的生产以及物资实际需求在理解上出现分歧，导致采购的物资不能完全满足生产的需要。信息的不对称，也可能会导致在原料供应、原料运输、原料缓存、产品生产、产品缓存和产品销售等过程中出现衔接失误。

3）物资采购需求计划执行不到位会导致生产过程刚性太强，缺乏

柔性，如果在采购过程中出现问题可能会耽误生产。

4）企业文化差异会导致供应商对我公司的各项规章制度理解不到位，对相同的问题看法不同，采取不一致的处理方式，会导致最终输出的结果不能达到预期。

4.风险影响

（二）风险管理策略和解决方案

1.风险管理策略

风险偏好：风险厌恶

风险承受度：低

2.风险解决方案

（1）风险管理现状诊断：在物资采购过程中已制定《武汉重型机床

集团有限公司物资采购管理流程》、《物资比质比价采购管理暂行规定》、《固定资产招标管理办法》、《武汉重型机床集团有限公司供方选择与重新评价准则》等制度。存在问题和缺陷包括物资采购计划性不强，计划准确率与及时率有待提高以及上述各项管理规定在运行中还存在于现实情况不能完全吻合规范的情况，需要进行制度的规范与修改。

（2）责任主体：招标中心、各物资需求单位、采购部、设备动力部、公司办公室、铸锻公司、金结公司、机加公司、销售公司、各装配公司、物流部、资产运营部、规划发展部

（3）关键节点：2014年第一季度完成采购相关各项管理制度的制

定与修订工作。

（4）拟采取的控制措施：

1）首先是选择风险可能性低的优秀供应商，其次是采用多供应商

策略，设置备用供应商，一旦某一供应商不能正常供货，可以紧急调整供应安排，从别的供应商处采购，同时可以减少对单一供应商的过度依赖，防止被套牢。

2）必要时要对重要供应商的经营情况进行有针对性的跟踪监视，监视供应商的重大变化与调整，监视供应商完成任务情况的绩效表现，监视自然灾害等外部重大事件对供应商经营环境的影响，甚至监视供应商的上游供应商的反常举动。

3）与供应商建立长期的战略合作伙伴关系，加强信任，加强成员

间信息的交流与共享。

4）加强相关部门的绩效考核，严格控制临时计划，加强计划的准

确性与及时率。

（三）监督保障机制

招标中心严格执行供方选择与重新评价准则，对质管部向招标中心反馈的物资质量事故进行调查总结，必要时联合相关部门对相关供应商进行再评审，对再评审不合格的单位及时清除其合格供应商资格。

招标中心

2014-1-17

第三篇：办公室管理工作职责

综合办公室管理工作职责

1、拟订本公司的规章制度，并组织检查督促；

2、管理公司行政服务工作，监督工作的执行，并提出改进意见；

3、负责公司行政事务的上传下达；

4、负责公司的印章管理；

5、负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；

6、负责各部门之间和领导之间的协调；

7、负责公司车辆管理工作、车辆调度、司机的管理，服务于领导和各部门；

8、负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作；

9、负责公司会议的筹办工作，对会议决议的贯彻执行情况进行督促检查；

10、负责公司各资质证照的报批、认证、复审和年检；

11、检查、督导各部门员工的业务培训工作；加强办公室内务工作管理，督促检查办公室工作人员履行岗位职责情况并予以考核；

12、正确贯彻执行有关人事、劳动工资等方面的政策和规定，做好各部门的绩效考核与职能监控工作 ；

第四篇：办公室风险管理

办公室风险管理

为了建立公司的风险防范体系，结合办公室工作的职能，所查找的风险点，有以下几点：

1、公文的拟定、传递和管理的风险

在公文拟定的过程中，为了保证公司各种文件的严肃性和正确性，防止出现未及时将文件报送领导审批、文件拟定手续不全、文件的传递不通畅或不能有效控制文件的发放范围等风险，公司制定了文件的管理程序，对文件的拟定、起草、制作、下发、回收及销毁都有了明确的规定，任何文件的拟定，都必须有拟定人的签名，部门和主管领导的审核，公司领导的会审和总经理的批准，方可形成文件，并按照规定程序签字下发。对文件的借阅也有一套完整的审批程序和手续。

2、各种公章的使用和管理的风险

办公室掌握着公司法人印章和法定的代表人的私人印章，如果管理不严，往往就会在印章方面出问题，为了防止在公章管理方面的风险，公章出台了关于印章的使用和管理的规定，规定中明确指出，所有盖章必须有部门领导的签字经综合管理部经理的审核后，才能盖章，所有与合同、经济有关的材料需要盖章，必须有主管领导和总经理的批准后，有综合管理部管理公章人员亲自盖章。未经批准和许可的任何资料和材料任何人不得私自盖章。

3、车连使用的风险

在车辆的使用和管理上存在很大的风险，一个是车辆的安全风险，为了避免车辆在使用过程中的安全风险，公司制定了车辆使用管理规定，所有车辆的出动，都必须严格遵守派遣手续和审批程序，杜绝私自动车和

第五篇：办公室后勤管理工作标准

办公室后勤管理工作标准

1．制定制度与监督

1．1根据处相关规定，结合后勤工作性质，制定后勤管理处的各项规章制度 1、2督促检查各项制度执行情况，对职工进行考核，将考核的情况做为工作评定的重要标准。2．环境卫生及绿化工作 2、1做好处辖区、办公楼、生产区及相关区域的卫生清扫。2、2要做到卫生清扫的经常化、规范化，特别是对卫生重点部位的清扫。2、3做好全处的园林绿化工作，合理规划科学栽培。3．院内设施管理与维护 3、1对处辖区内各基础设施进行摸底排查，根据摸底情况制定维修计划。3、2对易产生跑、冒、滴、漏的部位要定期检查，发现问题及时处理。3、3及时维修给、排水管道，保证其畅通。3、4及时对损坏的门、窗、办公桌椅、工作用具、灯、插座等电气设备定期维修和更换。3、5对一些基础设施及设备进行维护和保养。4．办公用品的采购、发放及管理 4、1为各部门提供优质的服务和后勤保障。4、2对所需办公用品、工作用具及其它用品要加强管理。4、3要根据实际需要，按计划采购并货比三家，力争做到物美价廉。4、4完善各种采购、入库、出库、保管相应手续，所有物品都要建立台帐。