浅谈秘书这一角色

第一篇：浅谈秘书这一角色

浅谈秘书这一角色

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。无论是一位高层管理人员还是一位国家领导人，秘书就好像是自己的左右手一样，在日常的办公工作中，不仅要业务出色，工作细心谨慎，还要有修养，拥有一位好秘书就好比多了一位军师，可以使自己的事业蒸蒸日上，如果选错了秘书，不但会使自己的事业受阻，还有可能使自己陷进犯罪的泥潭里。

秘书的职能是辅助性的，为领导的活动提供直接或间接的服务，秘书工作人员要善于从领导的角度思考问题，要顾全大局，对整件事情要心中有数。领导的职能是决策和宏观管理，当领导需要做出某一项决策时，秘书只能当军师，而不可以安排领导该怎样做或私自为领导做出决策。任何情况下秘书都不能越权，当遇到秘书与领导的看法不同时，秘书不能按自己的意愿自行其事，只能按照领导的旨意去办文、办会、办事。秘书无论是办理常规业务还是完成领导直接交办的事项，都 必须准确领会领导的意图，事要多请示，多回报，这样才能当好领导的军师。

秘书要有素养，在领导面前是尊重而不奉承吹棒，根据领导者的性格类型相处。作为一位秘书，当遇到领导在独立思考的时候就不要乱给建议，那样会干扰领导思考的。与领导相处时应与事业为重，从工作出发，要维护领导们的团结与威信，不能从主观感情出发，更不能利用自己的地位或优势去威胁其他领导人，或者暗中拉拢其他领导而从中获取利益。在遇到的众多领导中不能表现出靠近谁、疏远谁、听从谁、不听从谁，更不能挑拨离间，要与领导保持纯洁、真诚的友谊，做领导好助手。

秘书人员要具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念，无论是党政机关还是一般企业单位的秘书对自己知晓的秘密事项必须都要做到守口如瓶，因为领导在决策或管理活动中都会有一些暂时不公布的事项，如果泄露出去可能会使工作陷于被动或造成损失。

秘书工作人员要了解各个部门、各个方面的工作情况，要综合协调各部门各方面的关系。秘书工作要上下达情、左右疏通，就是要学会换位思考，在帮助领导把事情交给下级时，要站在上级的角度、把事情一字不漏地说清楚；在把下级的事情上报给上级时，要站在下级的角度、把事情说得明明白白。帮助领导处理好下级的关系，而不是以自己的地位去恐吓或辱骂下级的工作人员，处理好人际关系更有助于领导事业的发展。秘书的工作对于领导来说是很重要的，因为秘书经常要为领导起草文件，文件内容要符合党和国家的方针政策，有时还

要为领导处理文书。

一位秘书应该要做到“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”，别是国家领导人身边的秘书，要做到“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”，无论是党政机关的还是企业的秘书的工作都要为广大的人民着想，但两者为民的本质不同。作为一个国家机关工作人员的秘书应该要高效、廉洁、公正、公开、公平、透明、亲民，善集民意，敢为人民说话，办民事，就好像毛泽东身边的秘书胡乔木、陈伯达、田家英一样，帮助领导解决民事。而不能像“河北第一秘”李真那样，他不但没为民着想，李真一贯霸道，在机关中口碑很不好。李真多年来当省领导的秘书，不但没有学会对自身的严格要求，而且思想政治素质低下，他总是把自己放在一个“至高无上”的位置，还威胁领导级的人物，经常对许多市县和厅局级领导干部说，“我这回跟你谈了半个小时，可是高看你了”。因为他把自己的地位“定得很高”，幻想着自己将来要当“封疆大吏”、“副总理”。李真私欲膨胀，作风败坏，李真曾多次干预司法案件，为一些犯罪分子说情。他对比自己职务低、或者差不多甚至地位比他略高的人，从来不尊重，呼来喝去。

秘书这一职位是神圣的，一位敬业的秘书可以使一个领导人就像多了一对手一样，一个私欲膨胀的秘书就像是埋在领导身边的定时炸弹一样。

参考文献1、3、华洁芸，现代秘书学，首都师范大学出版社，2007.

第二篇：秘书角色论

秘书角色论

摘 要：不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责，不同的岗位职责限制了工作者不同的工作范围。秘书的地位是从属于领导的，其职责是服务于领导，辅佐领导决策。如何把握好

秘书角色的分寸，为秘书工作定好位、定准位，是秘书开展好工作的先决条件。

关键词：秘书角色定位

社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同的角色，在“剧”中有不同的要求，不能随心所欲。领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬

尽瘁，辅佐决策，不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸，指的是作

为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决

定自己在处理与其他角色（比如领导）关系时的行为。

一．秘书沟通艺术

《孙子兵法》 日:知己知彼,方能百战百胜.要处理好与领导之间的关系,首先要对领导有一

个全面的了解.一般说来,秘书能够和领导相处愉快,大多是秘书了解领导的管理风格、工作作

风以及性格等方面,从来都是秘书配合领导工作,鲜有领导被秘书“牵着鼻子走的”.只有明白

这些,秘书才能察言观色,投其所好。秘书职责上主要在于与领导沟通以及和同事之间的沟通。一）与领导沟通时要学会未雨绸缪

无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以

外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时,不发表有

关领导个人的议论,不当传话筒,不说不利用于团结的话。

领导每天需要面对和解决的事情很多,为了提高沟通的质量,秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟,对领导的工作日程也要有个清晰的了解 还要对领导的心情

做个大致的揣摩。这样既能节省时间,也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心

情又很糟糕的时候去与之沟通,往往会事倍功半,不但达不到沟通的目的,反而会使领导对秘

书人员产生反感。

二)要学会把领导的“脉”

秘书平时在与领导的接触中,要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导,找出适合与

之沟通的方法，所谓一千个人就有一千个哈姆雷特。比如与冷静型的领导相处时,秘书人员

可能会觉得对方难以捉摸,这就需要秘书人员善于观察,从领导日常的工作中去了解他的喜

好。在与领导沟通的过程中，多聆昕他的意见和建议,切勿自作主张;凡是领导交办的事务,务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处→段时间后,就会取得冷静型

领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快,很欣赏有才能的人。因此在与他相处

时,可以大胆地提出自己的想法和建议,他到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相

当有魄力,所以只要你的建议可行,他都会支持你。在和这类领导相处时,除了要扎实稳妥地

办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,会让这类领导认为你是在故意卖弄,反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要

秘书人员在工作中兢兢业业,多思考、勤学习,加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容

面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离

开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来

很多意想不到的麻烦。

三）与同事的沟通技巧

（一）。如何与人相处之怎么样待人

在一个单位里面,秘书除了要面对领导,更多的时候是要面对各个科室的同事。为了使

各项工作顺利开展,秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点:

每个人都渴望得到别人的尊重,尊重别人也就等于尊重自己。所以,在与同事的接触中,秘书人员要牢记：不做不能做的，不说不该说的。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其说话,这样很不利于团结。和平团结更有助于工作的顺利开展。

诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时,要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,凡事以一颗平常心对待。在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这样问题就来了。当这种情况出现时秘书人员要做到的是如何去解决而不是拼狠斗强，要做到与人友善。与人以渔，人必与之以鱼。

（二）老老实实做人，踏踏实实做事

很多人认为秘书是领导身边的人,不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会,就必须在和同事的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情，不高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保 持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

二．秘书工作者的定位

秘书所在的办公室是一个单位联系上下、协调左右的枢纽部门。工作关联度高、辐射面广,倘若牵不住“牛鼻子”就会被任务拖着走而疲于应付。而要提高办文、办会、办事效率,把繁杂的工作任务梳理整齐,分理清楚,按时完成,真正为领导分忧、为基层服务、为同级助力,角色的定位非常重要。正确的角色定位就是要知道自己“该做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“补位”。

秘书是一种职务的名称,指处于枢纽地位,主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员,是领导的参谋和助手。秘书既是参谋也是助手,秘书在工作中处于承上启下、沟通内外的地位。

一、现实生活中秘书定位的误区角色定位分为社会定位和血缘定位。而社会定位又可分为职责定位和交际定位。这里所指的角色定位是指社会定位中的前者,即个体对自身在某个社会单位中所担任的职位及所拥有的权利和义务的认识。具体而言就是秘书对自己在本单位和本部门担当的角色及所有的权利和义务的认识定位。秘书是领导的参谋和助手,许多工作是通过秘书来完成„

秘书与领导之间的关系,是秘书人际关系中最重要的关系,是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的领导环境和愉快的工作氛围,但现实工作中很多时候领导们的意见是不一致的,这就导致秘书经常处于领导与领导之间的“夹缝”中进退维谷的局面,处理得不好,就会将两方都冒犯。那么,在工作中秘书该如何应对这种局面呢?求同存异,统筹兼顾

领导分工不同,考虑问题的出发点就不同,即使都是为了搞好工作,意见也不一定全都一致。另外,当一项工作涉及各个相关方面时,往往不同方面的分管领导人都会关注这项工作。如果各领导人分别从自己的职能角度,对这项工作做出了看法不同的指示时,就出现了使秘书左右为难的多头指示,秘书就可能被“夹”在中间,两头受气。对此,秘书一定要认清楚领导意见的相同之处,做到求同存异。因为这样做,一则两个领导的意见都符合,二则领导也希望团结一致,不讲团结的毕竟是少数。这样就可避免两头受气了。领会精神 ,维护大局

从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求领导人意见的共同点,灵活处理。如果处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与领导甚至影响领导人之间的关系。我们常说,秘书执行领导指示,必须抓住“精神实质”,这就是强调正确

领会领导意图。不同领导的指示尽管在许多具体细节上各有所异,但在大的方面精神实质是一致的,有时秘书之所以会出现被领导之间“夹”住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹”住了。所以,秘书在执行领导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精髓再干。力争协调,融洽关系

按理说,领导人之间的工作意见不一致,确有领导层本身协调不够的原因,但作为被“夹”者,秘书多从好处着眼,充分发挥自身的主观能动性,通过创造条件争取让领导意见统一起来,才能改善被动局面。秘书应主动与领导们沟通或促进领导之间的沟通,共同商讨出一个妥善的办法。若各分管领导人各持已见,相持不下,秘书要请示主要领导人,由主要领导出面协调或裁决。掌握特点,灵活运用

任何领导者都有一套具体的领导方法,其安排工作都存在着一定的灵活性,而这种灵活性又常常体现在每个领导的性格、习惯、作风等特点中。因此,要想避免被领导之间的“夹板”夹住,平时就要注意摸清并掌握不同领导的特点,做到心中有数,将影响工作的矛盾消除在萌芽状态。比如对爱说过头话的领导,理解时就要防止“过头”,对说话“欠火”的领导,理解时就不能总“欠”着应该到的“火”。只有摸清不同领导的喜好,才能采取灵活机变的措施,防止生搬硬套而制造的“夹板”,从而避免自己“夹住”自己

当遇到领导的意见是不一致时,秘书决不能偏向一方,擅作主张;或者搬弄是非,投机讨好;或者按照秘书个人意愿取其所需。秘书应竭尽全力,使之协调统一,避免酿成领导之间的矛盾和纠纷。若发现个别领导的指示有明显的错误,将会带来不良后果时,应把事实和情况向该领导人汇报清楚,提出参谋建议,分析利弊得失,帮助修正决策。若该领导人固执已见,秘书可按照程序和原则,向上报告情况。对于事关几个分管领导职权范围内的问题,各分管领导人的意见难以统一时,最好在适当的场合,向领导班子请示,由领导班子的办公会集体研究决定。这样,秘书就能不被领导们的“夹板”夹住。

找准自己的定位，演好自己的角色。与领导配成搭档，努力成为他的好伙伴、好助手，提他担责分忧，随时随地抓住时机表示自己对他的忠心，永远站在领导这一边，以你的态度说明一个事实：我是你的好朋友，我会尽自己所能为你做事。以你的力量使上司更有光彩，其终极结果你会发出耀眼的光芒。

三、秘书角色意识秘书角色及秘书角色意识

“角色”,原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治•米德引入到社会心理学的领域中,意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”[那么,套用这一概念,“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中,经常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻,在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。在这里,我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时,他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。

“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的,秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。正确认识秘书角色,是成为称职秘书从业人员的基本要求,是脚踏实地做好秘书工作的保证,更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。秘书角色意识的培养

形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角

色。秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是所有职工中的普通一员,他和其他所有职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特殊之处;在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是辅助者和服务者,应该接受领导的指挥和安排,协助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参加一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出决定,同时应该注意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。

形成正确的职业认知,还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,在我国,很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就容易给人造成一种错觉:今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统“官本位”文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个“错误氛围”,也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备,秘书是“准领导”,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应该被看作是和教师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的跳板。许多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。

我们无意否定有些人走仕途的理想,固然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确认识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确认识自己的职责,做一个优秀的士兵。

所以,培养正确的秘书角色意识首先应该培养正确的职业角色认知。

虽然“认知”与“认同”仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。如果说“认知”还只是从客观上正确认识自己所从事的职业,那么“认同”则是从主观上给自己一个正确的评价。

许多秘书人员在谈到自己的工作时,常常不愿意用“秘书”两个字,似乎这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用“助理”、“文员”等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了许多琐碎而复杂的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……这些事情看似简单并不复杂,更看不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么决定性的作用,所以,许多秘书人员觉得自己的工作“技术含量太低”,“随便换个人都能做”,“好似勤杂工”,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成绩是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。其实,作为秘书人员,应该看到自己在一个组织中所发挥的作用,应该自己首先认同自己的作用、肯定自己的价值。秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用却是不容替代更不能缺少。试想一下,一部正常运转的机器如果忽然掉了一只螺丝钉,是不是得出故障呢?这些看似小事,却代表了一个组织的形象,一个没有经历过秘书职业培训的人想把这么一项简单的工作做得完美无可挑剔还真不容易。这仅仅是初级秘书,中级(新标准四级)秘书主要负责起草文稿、办理公文、信息调查研究和整理。高级秘书则需要参与政务和管理事务,他们不仅是领导得力的左右手,更有可能是领导中枢的成员,工作的综合性更强,对知识和能力的要求更高,在组织工作中发挥的作用就更不容小觑了。所以,秘书从业人员大可不必自我轻视,应该对自己的价值有一个正确的认同。

在认同和肯定了自己的作用与价值,给了自己一个客观、正确的评价之后,还应该进一步以自己的职业而骄傲与自豪,树立一个“我是秘书我自豪”的自信形象和坚定信念。

可以说,每一个成功的企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位成功的领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。比尔•盖茨曾经在公开场合说过:“我和微软的成功因为有露宝。”(注:露宝是微软总裁秘书)

秘书人员应该自豪地肯定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。尽管秘书人员不直接做决策,也不直接创造经济效益和社会效益,但是秘书人员所做的每一项工作,文字工作、会议筹办、活动策划、信息搜集、协调沟通,都在创造价值,都在间接地创造经济和社会效益。就这一点而言,秘书的作用是不容轻视更不容忽视的。秘书人员应该以自己所从事的职业为荣,以自己为组织为社会所做的贡献而自豪。

3.秘书人员工作意识

自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

四、秘书工作的参谋之道

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

1.重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

2.学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法·计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

3.掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要

把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓“机”，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋！

参考文献：

1.《如何把握好秘书的角色》 作者：谢晓聪 ；

2.来源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 <浅谈秘书工作中的沟通技巧>；

3.周春彦、鞠琳、盛恩泽：《如何当好参谋》物资出版社；

4.王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社,2007；

5.蔡超,杨锋主编.现代秘书实务[M].广州:暨南大学出版社,2006；

6.《秘书工作的参谋之道》作者：佚名。

第三篇：浅谈秘书的角色意识

浅谈秘书的角色意识

作为一名秘书工作者，能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会及领导对秘书角色的普遍期待，这是秘书工作者能否进入秘书角色，适应工作岗位的关键。因而可以说秘书的角色意识，就是指秘书人员对自己作为“秘书”这一角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。

在当前的社会里，存在着一些对秘书角色的误解和偏见，有人认为秘书不过是领导的“高级保姆”，不需要掌握专业技能，也有人觉得秘书就是领导身边的“高参”，是领导跟前的红人。这些对秘书角色片面以至错误的认识和说法，给秘书从业人员树立正确的角色意识造成了消极的影响。从秘书人员在组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是领导的下属，是助手，是配角，而领导是上级，是主角，这是不变的模式。每个秘书人员都应该自觉并且心甘情愿地当好领导的助手和配角。然而秘书人员也不能因甘当配角而事事被动，而缺乏工作的主动性，这只会给领导造成不必要的负担，不利于自身职业的发展。因此，了解并注重培养秘书正确的角色意识，有利于秘书人员形成鲜明、强烈的角色意识，加深秘书对自身职能的认识，挖掘秘书自身工作潜能，改善组织工作作风，提高工作效率。

一、秘书人员的角色意识及其培养

（一）增强服务意识和服从意识

没有组织机构，没有领导，秘书角色就无从谈起。秘书的工作主要是以为组织、领导服务为主的，工作中的一切活动都应该服务并服从于领导的活动和安排。由于秘书的工作具有服务性和从属性，因此秘书在组织中居于较为次要的配角地位。作为一名合格的秘书人员，要在思想上充分认识到自己的配角地位，增强正确的服务意识和服从意识。

服务性是秘书工作的重要特点之一，由于办公室是组织中的中枢机构，秘书人员不仅服务于领导，更要服务于组织中的其它部门，服务于整个组织机构。因此，秘书人员应增强自身的服务意识，树立热情奉献的精神，自觉主动地做好服务工作，在领导活动中当好领导的配角。由于秘书工作具有从属性，服从便成为秘书人员的一个最基本的角色意识。在任何情况下，秘书都应当坚决地执行和维护领导的正确决定，服从领导的指挥。当领导下达任务时，秘书人员首先要做到的便是服从，而不是推诿抱怨，刨根问底。倘若秘书人员总是对领导交予的任务要细细斟酌，左右犹豫一番才去执行，或是总是追求别出心裁，自行其道，这往往会贻误工作或者与领导的要求大相径庭。美国名将巴顿是美国历史上最张扬、最强悍却是又最懂得服从的四星上将。关于服从，巴顿将军曾说过：“服从不只是一种品德，更是一种责任。” 如果你不懂得服从，或者打了折扣去服从，不仅会损害团队的利益，甚至会有性命之虞。

[1]在当前社会中，不懂得服从，固然不会有性命之虞，但是却会使秘书人员无法进入“秘书”这个角色中去，不利于自身职业的发展。

（二）树立参谋意识和规劝意识

随着当代社会的发展，办公室的职能在组织中越来越不容忽视，秘书人员的工作也从以往简单的端茶送水、纯粹的办文、办会、办事转变为不仅要办文、办会、办事，还要能够为领导出谋献策。

秘书工作具有辅助性，秘书人员在做好自己的事务性工作时，还要积极主动地收集与组织有关的各种信息，发现工作中存在的问题。在领导进行决策时，适时适当地为领导提供一些有用的信息或者相对优化的方案，并能够细心敏锐地发现领导在工作中、决策上的问题和错误，通过恰当的方式和渠道向有关各方面反映，以便及时进行纠正和处理。因此，当代的秘书人员树立起较强的参谋意识和规劝意识是十分必要的。首先，要摆正自身的态度。秘书人员的主要职责，是辅助领导开展各项工作，其中大部分工作仍然是以办文、办会、办事为主。秘书人员可以参谋者、进谏者，但绝不是决策者。其次，要抓住正确的时机。领导难免会有思虑不周的时候，秘书人员应当在适当的时机委婉、含蓄地向领导提出工作中的不妥之处。最后，要坚持细致到位的原则。秘书人员平时不仅要抓住领导关注的问题，发现工作中的新问题和新情况，更要思考其切实可行的应对措施和解决方法。因此，一名优秀的秘书，往往能够发现问题，并及时地以适当的方式提出有效的建议，做到“参之有道，谋之有方，言之及时”。

（三）强化责任意识和纪律意识

秘书人员作为组织中承上启下、平衡左右、沟通内外的角色，总是直接或间接地参与到领导的活动中，在各种组织活动中负有重要责任。在工作中，往往秘书人员的一个不良的行为或是不负责任的工作态度就会耽误组织的工作，影响领导的决策，甚至导致组织机密的泄露，造成重大的损失。因此，秘书人员必须树立并有意识地强化自身的责任意识和纪律意识，更好地履行秘书职责。

秘书人员日常工作琐碎复杂，充满了各种小事，然而当这些简单的“小事”办砸就变成了大事。两千多年前的老子就认识到了“天下难事必作于易，天下大事必作于细”这个道理。周恩来总理更是曾语重心长地告诫道:秘书工作无小事，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果。试想若一份要印发几百份的文件材料，由于工作的不认真、不负责，出现了常识性的错误，那么将给组织带来多么负面的影响！细微之处体现着专业，更检验着秘书人员的责任感。在任何的组织中，端正个人作风，自觉严格地遵守各项规章制度都应该是组织成员的基本意识。秘书人员则更应该强化这种纪律意识：第一，要端正个人作风。由于秘书人员是服务于领导的，总在领导身边工作，处于一种较为特殊的地位，秘书人员必须清醒地认识到，并非接近有权力的人就意味着自己也拥有了权利，要始终严格地要求自己，淡泊名利。第二，要加强保密意识。秘书工作与领导活动密切相关，秘书人员对领导的思想作为最为了解，并时常有机会接触到一些机要文件，参与重要会议。对此秘书人员要做到守口如瓶，滴水不漏，严格依照组织的程序办文、办会、办事。[3]

[2]

（四）树立公关意识和形象意识

当今社会纷纭复杂，组织的平稳发展要求秘书人员必须树立一定的公关意识和形象意识。首先，秘书人员是组织的信息中转站，是各种工作关系的辐射中心。秘书人员想要开展好工作，不仅要协调处理好组织中各种人际关系，更要做好外来接待，应对处理好各种突发的紧急事件。这些事务考验着秘书人员坚定的意志，更考验秘书是否有一定的公关意识，具备较强的公关能力。其次，办公室有时是组织中的对外窗口，是组织的形象部门。秘书人员的一言一行，对内体现着办公室的形象，对外代表着组织的形象。这要求秘书人员要做到：一是与人为善，对待同事同等友好，谦虚和蔼，维护办公室形象和组织的团结；二是秘书人员要严于律己，绝不做假公济私、有损组织集体形象的事；三是秘书人员要讲究仪表，注重衣着得体，举止大方。整理外表的目的就是让对方看出你是哪一类型的人，人们往往会通过外在的形象去判断分析一个人的性格和可靠度。孔夫子说过：人“不可以不饰。不饰无貌，无貌不敬，不敬无礼，无礼不立。”在工作中，秘书人员要给人以友好、可信赖之感，首先就要外在的个人形象上做好功夫，秘书人员的形象在一定程度上也代表了组织的形象。[5][4]

二、秘书角色转换应当注意的问题

（一）忌做 “算盘珠”，不拨不动

秘书工作具有被动性，这是由秘书工作的性质决定的，但这不代表着秘书人员只能被动地开展工作，教条式地照搬领导的指示。工作缺乏主动性、创新性和技巧性，领导拨一下动一下，这样的秘书往往会在纷繁复杂的事务中捉襟见肘，疲于应付。秘书人员领会领导的意图，听命行事很重要，但是个人的主动进取精神同样要受到重视。那些能够自觉主动并出色地把事情做好、沉浸在工作中的秘书无疑会更受领导的欢迎。

约翰和汤姆两人同时在一家零售店铺工作，并且领同样的薪水。一段时间后，约翰青云直上，而汤姆却仍旧原地踏步。汤姆不满于老板的“不公正待遇”，终于有一天他到老板那儿去发牢骚了。所幸老板并没有生气，而只是让约翰和汤姆去集市上看看有什么货，然后分别回来报告。汤姆很快从集市上回来了，却只报告卖的是什么，对所卖货品的数量、价格一无所知，只得又跑到集市去问了好几次。然而，约翰不仅把货品的数量、价格和质量详细地汇报清楚，还考虑到了老板的需要，带回了货物的样品，甚至还把贩卖货品的农民也请了回来，方便老板了解详情。相比汤姆只做领导交代的事，细致主动的约翰当然更能受到领导的重视。作为一名秘书人员，不能做算盘珠子，不拨不动，而是要想领导之所想，急领导之所急，积极主动地做好秘书职责范围内的事。

（二）忌反客为主，滥用职权

秘书人员在领导身边工作的时间较长，对领导的性格、秉性以及领导的做事风格都比较熟悉，往往能够在领导决策时提出与领导的思路和意图相符的建议而受到赞赏。长此以往，秘书人员若是对自身的角色没有准确的定位，就难免造成秘书角色意识的不当膨胀，做出超越自身职责范围内的事，甚至反客为主，滥用职权。

“被领导者得到授权，最忌讳的是越权和弄权。”《韩非子》中“昭侯醉酒”的典故，就讲述了

[6]这样一个故事：有一次韩昭侯醉酒睡着了，负责掌管衣服的人不在，专门掌管帽子的侍者担心韩昭侯受凉，便拿衣服帮昭侯盖上。韩昭侯醒来十分开心，但当他知道是专门掌管帽子的人给他盖的，就以越职之名将其处死了。可见领导者对下属的越权行为往往是十分忌讳，不能容忍的。又如：秘书小杜工作认真，做事漂亮，人缘也是极佳的，可是尽管如此，入职五年的她却很少得到领导的嘉奖。这是为什么呢？原来是因为小杜常常在某些问题上自作主张，不请示也不及时汇报。比如：公司要新进一批办公设备，领导让小杜去询价作比较，然后再下订单，然而小杜找到多个商家的资料作了比较后，就自行订了货。领导问起，她还总分辩出一堆理由。

不管是“昭侯醉酒”还是秘书小杜的经历都说明了，在工作中，既要把自己的本职工作做好，更要注意不能侵犯到领导的权利。因此，当领导授权给秘书人员时，与其回应领导说“好的，我知道了，我会在我的权限范围里运作的”倒不如告诉领导“我会向您请示汇报的”更让领导放心。

（四）忌规行矩步，不知变通

秘书人员常常身处琐碎繁杂的工作中，如何才能更好更快的地完成各项工作呢？这就需要秘书人员灵活变通，善于运用创新性和技巧性的工作方式和方法去解决工作中的难题。秘书人员墨守规章制度，不懂得审时度势、灵活变通，不仅会给自己的工作增添负担，降低工作的效率，更有可能给组织造成损失。

昔日“郑人买履”中郑人“宁信度，无自信也”，买鞋子的人死板教条，宁愿相信自己量好的尺码，也不愿意相信自己的脚，最终没能买到鞋子。又如：有一次，某公司的王总经理接到多年合作的客户给他寄来的一封非常无礼的信，他当下怒不可遏便叫来李秘书，让李秘书强硬回信与之断绝业务往来关系，李秘书当下并未对王经理的决定予以劝阻。只是在当天快下班的时候，李秘书把写好的信拿给王经理过目，并再次请示是否要寄出。此时早已心平气和的王经理也意识到这个决定不妥，收回了成命，避免了冲动之下而造成的业务上的损失。试想，若是这位李秘书不懂得察言观色，不知变通，当下便向正在气头上的王总经理意见相左，或是毫不犹豫地按照王总经理的交代，把信件发给客户，都不是合适的解决办法。

《易经》中云“穷则变，变则通，通则久。”可见，秘书人员在工作中要懂得达权通变，遇到困难应该要有迎难而上的精神，不畏惧，不推脱，巧妙地化解工作中的各种难题。

[8]

[7]

四、秘书人员树立正确的角色意识的作用

（一）有利于提升自身的职业素养 80、90后作为新时代的职场新生代富有主见，进取心强，重视自我价值的实现，追求个性的发展。新生代的秘书从业人员在工作中往往更具主动性和创造性，但同时，也要在工作中定位好自己的角色，忌过分张扬个性。此外，当代秘书的工作内容比以往更加复杂化、广泛化，对秘书人员的素质水平提出了更高的要求。秘书人员不仅要处理日常办公室程序性的事务，还要协助领导开展各项工作并为领导的决策及其实施服务，工作琐碎复杂，责任大。恩格斯说过：“每一个阶级，甚至每一个行业，都各有各的素养。”素养可以说是一种社会意识形态，秘书人员树立正确的角色意识，甘于奉献，办事主动细致，处事谦虚谨慎，与领导、同事和谐相处，有利于提升秘书的职业素养。

（二）有利于提高工作的业务水平

秘书人员业务水平的好坏常常在其工作能力和工作方法上就可以体现出来了。一位对自己的角色定位准确，有着强烈的角色意识的秘书在平时的工作中是会不断学习、勤于钻研、善于总结的。这样的秘书会在工作中不断地发现自己的不足，努力提高自己的办事能力以及正确理解和领会领导的意图、指示的能力，在自己的职权范围内，认真遵循办事程序，掌握工作的规律，创新工作的方式，将复杂的工作化繁为简，并且能够与人为善，待人以诚，随机应变，具有良好的人际关系和较强的应变能力，更加能够善于总结工作中的经验和教训。因此，秘书人员树立正确的角色意识，有利于提高工作效率，改善工作作风，提高业务水平。

（三）有利于促进组织的高效运转

一名优秀的秘书必然是了解各方对秘书这一角色的期待，有着强烈的角色意识的。这样优秀的秘书人员在工作中将始终以高标准，严要求，认真细致的态度做好本职工作，对自己工作职责范围内的事不推脱，不拖延；秘书机构有时在组织中起到润滑剂的作用，秘书人员对待领导，敬重有加，对待同事真诚友好，并要及时有效地做好各方的信息沟通工作，避免各种误会摩擦，维护组织团结。所谓“政通人和”，只有这样才能有助于秘书各项活动的开展，组织的各项活动也才能落到实处，组织的运转也才能更和谐、更高效。

五、结语

时代的发展将对秘书工作提出新的要求，秘书的角色意识同时也将增添新的内涵。秘书人员只有正确认识、理解秘书工作的新含义，树立和强化正确的角色意识，才能真正做到“在其位谋其政，在其职尽其责”，拥有更大的职业发展空间，实现自己的人生价值。

论文结构完整，条理清晰。论述能围绕中心展开，论述过程中能举古今中外的例子加以佐证，论述具有说服力。第一论点有关概念界定可作为引子出现，不必作为一独立论述部分出现，这样更合理，论述重点更为明晰。进一步修改论文语言，使之准确无误，把摘要、关键词补上。

参考文献：

[1]杰伊•瑞芬博瑞(美)，路大虎(中).没有任何借口（中国版）[M].杭州:浙江人民出版社,2013 [2]老子.老子道德经[M].北京市海淀区成府路205号:北京大学出版社,2008.[3]陈银平.浅谈高校办公室秘书的素质要求[J].资治文摘(管理版),2009,01:119.[4] 候典牧.秘书心理学[M].北京:首都经济贸易大学出版社,2008.1 [5]金正昆.社交礼仪教程[M].北京:中国人民大学出版社,2009 [6]曾仕强.被领导的的艺术[M].北京:北京联合出版社,2013.9 [7]张富祥.韩非子解读[M].济南:泰山出版社,2003.12 [8]伏羲,周文王.家藏四库系列•图解易经[M].沈阳:万卷出版公司,2008.1

第四篇：浅谈秘书的角色意识

毕业论文提纲

浅谈秘书的角色意识

引言 “角色”，原本是戏剧、电影等表演中的概念。上世纪初，由乔治•米德引入到社会心的领域中，意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”那么，套用这一概念，“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中，经常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻，在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。但在这里，我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时，他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。本论

一、秘书在领导生活中担任的几种角色

（一）领导思维的脑筋

（二）政策活动的枢纽

（三）决策的督办员

（四）决策的督办员

（五）领导信息的资料库

（六）领导公关活动的组织者和随员

二、秘书人员的角色意识及其培养

（一）服务意识

（二）参谋意识

（三）协调意识

（四）公关意识

（五）保密意识

（六）创新意识

（七）学习意识

（八）规劝、进谏意

三、秘书尽快掌握并进入角色的方法

（一）看——看经验丰富的秘书人员是如何工作

（二）听——多听别人的经验之谈

（三）读——坚持学理论与读书报有机结合

（四）练——自我训练

（五）写——发挥秘书的“笔杆子”优势 结语

随着政治经济体制改革的不断深化，社会对秘书的需求量越来越大，对秘书的要求越来越高，秘书职业化程度也越来越高。在这个过程中，秘书人员应该对自己有一个正确的定位，方能增强秘书工作的应变能力和适应能力。

秘书角色意识是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。一个秘书要想做好自己的工作，就必须清楚自己所担任的角色意识，深刻了解自己的角色本质，对自己进行良好的角色定位，并能主动驾驭他人的特殊心理，抓住人们在工作、学习、生活等各种活动中的特定心理来明确秘书的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在，在现实的秘书工作中，只有把握秘书的角色特征，深入分析秘书角色意识并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能树立正确的角色意识。浅谈秘书角色意识

摘要：作为秘书人员，要真正的为领导做好政务性、事务性服务，就要弄清楚自己的社会角色和分工，努力培养和强化正确的角色意识，只有这样才能明确职责和任务，顺利完成领导交给的各项工作，更好地为领导提供各种服务。了解秘书的角色并培养秘书的角色意识，对于加深秘书对自身的认识和对自身的角色定位以及改善机关工作作风、提高办公效率，都具有很大的现实意义。关键词：秘书；角色意识 引言 “角色”，原本是戏剧、电影等表演中的概念。上世纪初，由乔治•米德引入到社会学的领域中，意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”那么，套用这一概念，“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中，经常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻，在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。但在这里，我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时，他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。

“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的，秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。

正确认识秘书角色，是成为称职秘书从业人员的基本要求，是脚踏实地做好秘书工作的基本保证，更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。本论

一、秘书在领导活动中担任的几种角色 秘书基本角色是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和政务活动，实行组织、行政管理和社会管理。具体角色为：协助领导处理政务，直接在领导的授意下受理机关发生的行政公务，直接处理在机关发生的与领导和领导活动有关的部门的事务活动，为领导分身、挡小事，协助领导抓大事，使领导从繁杂的行政事务中解脱出来，集中精力开展领导活动和决策思考。秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体为：

（一）领导思维的脑筋 秘书是领导的幕僚、资政人员和决策参谋者。秘书思维是领导思维的前导补充和延伸。因此，秘书要随时关注宏观环境、关注国际环境情势、关注国内环境情势，做好思想及知识的储备，为领导分忧解难。

（二）政策活动的枢纽

在上级与平级、下级，领导与群众的多维关系中，秘书是传递文件、沟通政务情况的载体。秘书要负责疏通政务渠道，强化政务联系，使上情下达，下情上达，达到很好的沟通效果。秘书还要密切政权之间、政权与社会组织、党政领导与其他社会成员之间的关系，起到秘书的枢纽或桥梁作用，辅助领导决策。

（三）决策的督办员

在领导与领导机关做出的决策、决定颁发实施以后，秘书直接负有检查、督办、催办、落实的职责。

（四）领导的信息资料库

秘书负有搜集、掌握、储存大量经济、行政、社会信息，及时向领导提供必要情况的责任，并能很好掌握机关档案、文书，保管与工作有关的社会资料。

（五）领导公关活动的组织者和随员

在以公共关系活动形态表现的领导活动和政务活动中，如集会、庆典、宴请、接待、应酬等，秘书是秉承领导意图的具体组织者，在正式活动场合则要当好领导的随员。

二、秘书人员的角色意识

秘书是办公室人员结构的重要组成部分，是办公室开展工作的直接组织者和参与者，他们的角色是复杂的，可以是服务者、代言者、保密员、调解员等等。社会学原理告诉我们，角色就是某一个体在社会关系中所处的地位以及这种地位要求的行为模式。任何人都以一定的角色存在于社会关系之中。秘书的角色是由秘书在社会活动中的内容和活动方式规定的。在社会实践中秘书的职责不是单一的，这就决定了秘书扮演的角色也不是单一的。

因此，一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，而且更应该具备正确的角色意识，这样才有助于秘书在工作中获得“事半功倍’的效果。秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的日常工作中灵活自如的转换角色，调整角色冲突，改善角色错位，这样就能在恰当的时间、地点、场合如鱼得水般扮演好自己的角色。要做到这些秘书人员必须要树立正确的角色意识有：

（一）服务意识

秘书工作总的指导方向与其他社会工作一样，都是为人民服务、为社会服务的，所不同的是秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务领导为直接目的，也包括间接为基层或其他部门服务。秘书必须把服务作为基本职能，树立自觉服务的角色意识，在领导活动和政务活动中甘当领导的配角。

首先，要料事在先，想事在前。秘书在工作中要有超前意识，要把工作的主动权掌握在自己手中，如果事事要领导催着办，秘书只能是疲于应付，捉襟见肘。其次，要随机应变，反应迅速。在实际工作中，许多事情，若死守条条框框，往往行不通，必须把握好原则性和灵活性的统一，在不违反原则的前提下变通处理，一个方案不行换另一个方案。例如，客人按照约好的时间来访，可是领导因为有事要办出去了。此时，秘书人员就应随机应变，根据具体情况，变通处理。因此，准确的判断、机敏的行动对于秘书人员来说尤为重要。

（二）参谋意识

秘书的参谋工作，是为领导服务的，具有对领导者的从属性，不过它更直接从属于领导者的决策行为。秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，把强烈的社会责任感和事业心转化为积极的参谋意识，为领导出主意，想办法，当好参谋，为领导提供最佳的服务。

1、要增强参谋的角色意识。秘书人员应当尽量跳出事务圈子，加强政务服务和智力服务，极其谨慎地、竭尽全力地为领导当好参谋。

2、掌握参谋时机，找准位置。秘书人员要善于站在全局的角度和领导的高度去认识问题、分析问题，找到解决问题的办法或方案。只有这样，我们的参谋服务才能符合工作大局，符合领导的思维节拍，实现参谋意识的优质高效。

3、要参在点子上，谋在关键处。要抓住领导关注的问题和群众反映的热点问题来提供信息，出主意，想办法。在工作中，许多新情况和新问题会不断出现，有些问题虽没能进入领导视线，但却可能是影响改革和发展亟待解决的大问题。因此，秘书人员一定要经常性地深入基层，深入生产一线，把握事物的发展规律，及时发现不易进入领导视线的潜在性的问题，才能为领导做好参谋，提出相应措施，服务领导决策。

4、要善于进言，更要善于参谋。秘书人员只能发现问题，却不能提出切实可行的解决办法和有效措施来解决问题，就不能算是一个好的参谋。因此，秘书人员要注重学习，不仅要认真学习唯物辩证法，还要大量涉猎政治、历史、文学、金融、法律、现代科技等各方面的书籍，来不断丰富自己的知识结构；还要多动脑筋，勤于实践，从日常的工作实践中增长分析问题、处理问题的能力，积累处理各种问题的经验。

（三）协调意识

爱因斯坦说过，统一、联系、和谐、协调是自然界的普遍性质。协调工作已成为秘书工作中的一个重要部分，文秘人员利用协调艺术可以使社会组织的相关公众达成协调，并通过具体的协调行为使双方进入和谐状态。秘书协调的基本方法与注意事项:

1、秘书协调是经领导授权，在秘书部门的职责范围内进行的。因此，必须了解研究领导协调的全局性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点，努力做到：一要从全局出发，尽可能站在领导的全局高度考虑问题;二要按本层次的职权范围办事;三要讲究协调的科学性，认真细致地做好协调前期的各项准备工作，如调查研究，研究政策，讲究方式，选择最佳时机等;四要在协调中注意维护领导的威信，特别是注意依法协调、公正协调和讲究协调艺术，完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段，使协调事项得以兑现;五要加强预见性，即要超前、及时协调，减少“马后炮”，从被动中力争主动。

2、秘书协调既然是辅助领导协调，在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行，加强请示报告，遵守秘书纪律，不擅自作主，不掺杂私心杂念处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中，应由领导亲自出面的，秘书要做好信息综合、沟通联系、事务准备和有关文字工作等，并对领导考虑不周的事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协调中，秘书则应积极主动，大胆负责，为领导分忧解难，使领导能把精力解放出来，去抓大事。

3、由于领导工作的全面性，而协调又贯穿于一切工作之中，因此，必须明确重点，并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作。一些有专门机构负责的问题，诸如经济计划的协调，组织人事的协调，财务预算的协调等，则应当主要是协调领导，调动有关部门的积极性，提出方案，适当配合。

（四）公关意识

科学的公关意识和公关能力是现代秘书的重要素质要求。

1、现代秘书工作要取得成功，必须时刻注意树立和保持自身及其所在组织的良好形象和声誉，并将其贯彻于组织工作的始终。

2、现代秘书必须学会协调组织与公众之间的利益，树立以公众利益为重的观念。秘书工作必须以符合社会公众利益为原则，任何损害公众利益的行为都是不利于组织发展的。所以，现代秘书人员必须牢记公众至上的原则，树立起与社会公众真诚互惠的意识，并将其落实到自身的工作实践中去。在任何时候和任何情况下，秘书人员都应该而且必须做到让组织与公众沟通交流，达到利益的相融，实现组织与社会的和谐发展。

3、现代秘书必须具备创新审美的意识和能力。公共关系的目的就是通过各种媒介传播交流，争取公众对组织的理解、信任和支持，扩大组织的知名度和美誉度。

4、现代秘书人员必须具有长远发展的眼光。秘书工作在某种意义上代表着一定的组织形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，秘书的一举一动、一言一行都必须从组织的长远和全局利益出发，不能只顾眼前，搞短期行为。如果目光短浅，心胸狭隘，就不能从组织发展的角度去考虑问题和处理问题，就很难与组织内外部公众保持良好关系来实现组织新的新发展。

（五）保密意识

保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范，秘书在信息传递过程中，牢固树立保密观念，严格要求自己执行有关保密的法律、法规和制度。切记莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人。秘书保密意识的加强要做到以下几点：

1、重视保密工作，提高保密观念，牢固树立保密意识，把保密观念和保密意识贯彻到秘书工作中。

2、落实保密规定，明确保密职责。秘书的保密工作，要求奖惩分明，应当把保守国家和组织秘密当成秘书的基本政治素质和职业道德，杜绝一切泄密事件的发生。

3、养成保密习惯，严肃保密纪律，健全保密法制。秘书在日常工作中，养成保密习惯是做好保密工作的重要保障，严格的保密纪律和健全的保密制度是做好保密工作的根本保证。

4、完善保密设施，加强技术防范。要做好保密工作，秘书一定要有个很好的保密环境，要提供必要的保密设施。

（六）创新意识

办公室工作是一项综合性很强、服务性要求很高、成就感却很低的工作，需要的是综合素质较强的秘书。文秘人员处理要准备大量的会议材料、简报、信息外，还要撰写新闻报告、调查报告，这些都需要文秘人员在政策、党组织允许的范围内，敢于创新，敢于探索。在工作实践中还要不断注重工作手段的创新，充分运用现代化的信息处理技术和管理技术。

（七）法规意识

秘书部门和秘书人员在政务活动中承担着起草行政公文和行政法规的任务，因而秘书人员必须具有鲜明的法规意识，用以指导自己的政务活动和约束自己的社会行为。

（八）进谏、规劝意识

秘书人员除了对领导工作上服务、支持以外，还要在发现领导工作、决策出现失误时，要能通过正当的渠道、妥善的方法向领导机关和有关领导反映，进行及时的纠正和处理；处理领导生活中的违纪问题，要进行坚持原则的必要抵制。

三、秘书尽快掌握并进入角色的方法

初上岗的年轻秘书，都迫切希望迅速进入角色、尽快缩短与领导要求的差距。要实现这个目标，关键在于研究别人、剖析自己、勤于总结。具体方法是看、听、读、练、写。

（一）看——看经验丰富的秘书人员是如何工作

处处留心皆学问。可从面上看，无论是上级、平级、下级，还是年长、年轻的秘书都归入自己看的范围，见多识广，开阔视野；还可从点上看，确定一两位熟悉的取得突出成就的秘书作为研究对象，从思想品德、性格特征、知识结构、理论观点、工作方法以及言语表达技巧等方面深入分析、系统学习；可横向看，对不同层次、不同年龄、不同风格、不同职业的秘书进行比较，扬长避短，为我所用；亦可纵看，了解优秀秘书的成长过程，走别人的捷径，让自己少走弯路。

（二）听——多听别人的经验之谈 听取不同类型、不同民族、不同习惯的文秘人员介绍心得体会；与自己工作接近、性格相投、阅历相似的秘书人员交朋友，借鉴成功的经验，吸取失误的教训；也可侧面了解，利用各种机会，向群众了解文秘工作的新要求。广听博彩，相得益彰，只要主动听，善于听，就能不断丰富工作阅历，增长实践才干。

（三）读——坚持学理论与读书报有机结合 秘书首先要通读马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，把握精髓；同时古今中外的明名著、党报党刊的调研文章，从中央到地方主要的讲话等凡是能见到的，都要挤时间尽量去读，抓住要点，掌握实质。有志者，事竟成。只要长期坚持批判性地阅读，并有意识地从事实验性研究，就能迅速提高理论修养，增强认识问题、分析问题和解决问题的能力。

（四）练——自我训练 三天不读口生，三天不练手生。一要勤练脑。脑子是人体机器的中枢，只有练就灵巧的头脑，才能产生一种好思想、好作风。二要勤练身。身体力行，在工作中不讲价钱，不计名利，争挑重担，以身作则；在同事面前作表率，讲文明、讲团结、讲协作、讲奉献，言行正派，表里如一。三要勤练手。遇事多动手，小到案头文件、资料的摆放，细到出差前后行装打点，秘书要精心设计，细心操作，确保万无一失，为领导提供一流服务。

（五）写——发挥秘书的“笔杆子”优势 是在看、听、读、练的基础上进一步提高。可颂高尚的人，可叙难忘的事，可写美丽的风景，可抒真挚的情，可讲成功的经验，可谈失败的教训，选题广泛，体裁灵活，一情一景，一事一议，点点滴滴，比比皆是，信息新闻，随见随记。写能帮助秘书掌握写作规律，积累写作经验。无论是调研报告还是经验论文，其构成都离不开准确的理论阐述和大量典型的事实论证。这就促使秘书要读更多的书，想更多的事，看更多的现场，要动更多的脑筋，形成思维上的灵活敏捷、认识上的条块结合，能力上的巩固提高。结语

随着政治经济体制改革的不断深化，社会对秘书的需求量越来越大，对秘书的要求越来越高，秘书职业化程度也越来越高。在这个过程中，秘书人员应该对自己有一个正确的定位，方能增强秘书工作的应变能力和适应能力。

秘书角色意识是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。一个秘书要想做好自己的工作，就必须清楚自己所担任的角色意识，深刻了解自己的角色本质，对自己进行良好的角色定位，并能主动驾驭他人的特殊心理，抓住人们在工作、学习、生活等各种活动中的特定心理来明确秘书的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在，在现实的秘书工作中，只有把握秘书的角色特征，深入分析秘书角色意识并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能树立正确的角色意识。参考文献

[1]翁世荣﹒秘书学概论﹒上海：上海出版社，1984.[2]朱传忠叶明﹒秘书理论和实务﹒杭州：杭州大学出版社，1995.[3]袁维国﹒秘书学[M]﹒北京：高等教育出版社，1990.[4]季水河﹒秘书心理学[M]﹒上海：复旦年夜学出书，2007.[5]崔永江﹒浅谈秘书的角色意识及其培养[J]﹒佳木斯大学社会科学学报，2004.

第五篇：浅谈秘书角色的定位

浅谈秘书的角色定位

摘要 进入21世纪，随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题，了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析，以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。[ 关键词] 秘书； 角色；定位

进入21世纪，特别是中国假如WTO后，我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，社会对秘书工作者的要求也随之提高，而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是做好秘书的角色定位工作。

在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，而在现代社会中，方国雄教授曾经在《秘书学》一书中提到：秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能，是领导者的参谋和助手。因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中，因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路，耳听八方”的这并不是一种夸张，而是秘书工作的真实写照，因此如何定位秘书角色成为其关键。而秘书的角色定位要从做人和做事做起。

一、做人

做人首先强调两个方面，分别是人品和人样，所谓人品就是人的品质和道德修养，俗话说：要做事先学做人，而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。秘书人员的职业道德则显得尤为重要，秘书是公司服务的办公室人员，最关键的是要以公司为荣，为公司效力，为公司尽力，即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。有了这个态度秘书在本职岗位上将是兢兢业业，任劳任怨。在这个社会中，一旦走上岗位，去扮演一名秘书的角色，就必须民明白自己作为公司的一员，要遵守公司的职业道德，俗话说:“做一天和尚撞一天钟”，一个负责任的和尚即使中午要还俗，早上该撞的钟也不该漏，这就是职业道德、职业伦理，也是秘书人员所必须遵守的。如果你是卖瓜的，即便卖的是老板的瓜，既然拿了老板的薪水为他工作，就应当尽量说瓜甜，即便瓜不甜，也不该当着顾客的面说“别买这瓜，其淡如水”。这么说，不是希望每个人都帮老板去赚不义之财，也不鼓励大家去参加骗人的行当，“道不同，不相为谋”“君子绝交，不出恶声”。你可以因为理念不同而求去，最少不能穿着人家的制服，站在人家的屋里，吃这人家的饭，却砸人家的锅，也许不少刚走上工作岗位的年轻人年轻气盛，接受不了这样的结果，那么即便是选择离开也要在位一天，遵守一天，职业道德是你作为一名秘书人人员走上工作岗位要遵守的第一条游戏规则，要遵守职业道德必须做到以下两个方面：（一)要遵守职业道德，必须时刻维护公司的利益和顾客的权益。

（二）要尽忠职守，维护工作岗位和工作伙伴的权益，不能吃里扒外，资奸通敌。

其次，在人事问题上我们必须面白自己的身份，秘书职业只是领导工作的辅助人员，我们不能代替领导作出决策，这是很容易被忽视也是领导很忌讳的问题，所以不挂把你认为你的决策是多么正确，领导的决定是多么的荒谬，我们能做的最多的只是在领导作出决策之前尽最大努力的提醒他，而不是你带他作出决定，即便事实证明你是对的，那你也休想再在他身边待下去了。

刘墉曾在其作品中提到这样一则例子，张小姐是王经理的一名秘书，张经理遥望小姐发一封信给某公司，将其骂一顿，并称其为骗子，后来张经理发现使自己误会了此家公司，要亲自过去道歉，王小姐却说不用了，那封信她没寄，王经理如释重负的松了口气，半晌，突然说“我当时不是叫你立刻发的吗？” 张小姐浅笑：“是啊!但我才到您会后悔，所以压下了。” “压了三个礼拜 ？” “对啊，您没想到吧?

“我是没想到，可是我叫你发，你怎么能压，那么我叫你发南美的那封你也压了？” “我没压，我知道什么该发什么不该发…”

“你做主，还是我做主？”王经理沉声问，后来，张小姐被记了一过，后到孙经理的办公室诉苦，希望调到他的部门，“不急，不急！”孙经理笑笑“我会处理。”隔了两天，张小姐被开除了。

我们肯定会说：明明张秘书挽救了公司，他们非但不感激，还恩将仇报，对不对，那么你错了，正如王经理所说-“你做主还是我做主”

假使一个秘书，可以不听命令，自由心证的把主管要他发出去的信压了三个礼拜不发，她岂不是成了主管？如果有这样的“黑箱作业”以后交代他做事谁还可以放心？

再进一步说，自己部门的事，跑去跟别的主管抱怨，工作的忠诚又在哪里？如果孙经理收了她。会不会跟王经理对上，孙经理会不会想“那天她会不会有倒伐，跟别人告我一状？”

所以，你必须明白，在不该佐助的时候做主，就得付出代价，还有你无论帮老板管了多少事情，也不论老板多糊涂，甚至依赖你，到了没你在，他连电话都不会博的地步，但他毕竟还是你老板，也早该他做主。此外，老板永远向着老板，就算工作上对立，你的魅力也不会大到让他为了你与别的老板翻脸，因为老板在立场上也一致，正所谓一个不忠于自己老板的职员也不会得到别的老板的欣赏。所谓人样，也就是职场礼仪。

职场礼仪包括仪容、仪表、仪态。从你走进公司的那天起，你的角色就发生了转变，你已经不再是每天素面朝天

T恤、牛仔、运动鞋的学生，也不是每天浓妆艳抹、头发五颜六色、大耳环、穿着暴露随便的时髦女郎。作为一名秘书人员，往往是以上司代表和企业发言人的身份与外界接触，秘书的整体形象象征了企业的形象，因此，塑造一个良好的秘书形象，不仅给人于好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

（一）、仪容

作为一名文秘人员一般不素面朝天，化妆是为了对自己容貌上的某些缺陷加以弥补，以期扬长避短，使自己更加美丽，更为光彩照人。经过化妆之后，人们大多可以拥有良好的自我感觉，身心愉快，振奋精神，缓解来自外界的种种压力，而且可以在人际交往中表现得更加放松，更为自尊、自信，更加潇洒自如。在社交场合中，通过恰到好处的化妆，可以充分展示自己容貌上的优点，维护自己的形象，反映一个人对某种活动的重视，因其他人好感，对他人表示尊重，而优雅清淡的淡妆会增加你的自信心与亲和力，更好的与对方沟通。

（二）、仪表

仪表多指穿衣。服装被称为人的“第二肌肤”，其可美化人体，扬长避短，展示个性，反映精神面貌，体现生活情趣，发挥多种装饰性功能。孔子曾经说过：“人，不可不饰，不饰无貌，无貌不敬，不敬无礼，无礼不立。”其“饰”则指服装，而在一般生活中，别人对你的第一印象取决于你的服装，在企业中，尤其作为一名代表上司与公司形象的秘书人员，在服饰上的要求则更加严格，它是社交取得成功的重要前提，因此，在公司或与外界沟通适应船公司规定的制服、套装、套裙、工作服等。注重着装的系统性，整体考虑精心搭配。着装是整个部分应各个部分相呼应、配合。在整体上尽可能的完美和谐，恪守服装本身约定俗成的搭配，并且好的职业服饰应具有实用性、审美性和象征性等职业服饰的基本特征，能体现人的责任与义务，使人产生庄重、自尊的心理，并且利落、大方、干练，更一波的客户的信任。但此时必须注意一点，在服装上也有禁忌，风头切不可盖过老板，遵守自己的秘书角色。

（三）、仪态

仪态，强调的是坐姿、站姿、及走姿的问题，要做到站有站相，坐有坐姿，行有风度，因为仪态是一个人意识的直接显露的直接反映，也是外界对一个人的形象、气质、修养判断的一大方面。因此，作为一名秘书人员，并且是时时带边上司与公司形象的职业秘书来说，优雅的仪态显得尤为重要，在很多时候，它甚至会是一笔生意成败的决定因素，收起你自以为耍酷、另类、帅气的姿态将肆无忌惮的大笑变成优雅的微笑，优雅的仪态会让你在与外界的沟通和社交上大大提分，增加你的魅力与亲和力，增加你业务成功的几率。

二、做事

做事即在企业中的办事能力，随着时代发展的要求，对秘书要求掌握的技能也越来越严格，因此一名合格的秘书人员必须具备以下基本能力：

（一）、写作能力（办文能力）

办文在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行及保管利用，因此写作成了秘书工作极为重要的内容，即使在信息化时代的今天。并且要求秘书在撰文的基础上学会网络化的文字处理技术，采用以计算机为主要工具的秘书办文也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。秘书撰文应注意以下几点：

1、明却自己代笔者的地位，明确表明组织或领导意图，不掺杂个人情感。

2、准确使用规范文种，选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求草拟成文。

3、要选用准确庄重的语言表达，并且充分考虑到领导的个人风格及现场氛围。

4、要根据领导要求反复修改。

5、要一据可靠，禁止违法。

只有这样，才能不辜负领导与组织对执笔秘书的信任。

（二）、执行能力

执行能力在秘书的工作中主要表现为办事与办会能力。

1、办会

办会是秘书的一项经常性工作，不仅要求能够操办具体的会务工作，而且还要根据领导意图拟定大中型会议的筹备计划，具有组织会务工作有序进行的管理和协调能力，作为一名刚走上工作岗位的秘书人员，应虚心向本单位的老职工学习，掌握会务管理技巧，诸如会前拟定会议筹办方案和应急方案；检查审核会议状况并及时与领导沟通；汇中队会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理；会后对会议的总结等等。

2、办事

办事是秘书的重要任务，要高效周密的按程序办理日常办公事务。如:办公室环境管理、办公室日常事务管理、办公用品和设备管理及信息管理。还要忠诚可靠、不折不扣的完成领导交办的事项和协助领导处理各种突发事件。领导活动安排往往是秘书的重要工作内容，此项工作需要较强的组织协调能力和总结工作的经验。在管理信息网络中，秘书往往处于枢纽位置，需要敏锐的洞察和敏捷的分析综合能力，是上司得到一手的有效信息，便与其做出正确的决策，要有效的进行人机配合具体操作管理信息系统的运作。

在秘书办事过程中，秘书人员要随时接受指派去完成临时交办的工作，这就要求其准确、规范、有序的完成交办事项，并且积极、灵活、机敏、准确把握办事原则和领导意图。此外，秘书必须具有综合性管理知识和综合办公能力，熟练掌握打字、速记、电脑操作、办公室软件、音响设备等专门技术，只有这样秘书在组织运转中才能发挥应有作用。

从执行能力看，其共组内容都是具体而琐细的，其作用在于减轻领导者的事务工作负担，要有熟练的办公技巧，接待、应对电话等方面的技巧，还要有良好的服务态度和敬业精神，注重礼仪，善于处理人际关系。

（三）、沟通能力

成功沟通是秘书开展工作的基础，是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的根本。而秘书的辅助性工作大多涉及办文、办事办会，其具体的工作必须从有效的沟通开始，由此看来，秘书的沟通对象不外乎三种：上司、同事和客户。秘书以上司沟通时应在日常工作中摸清领导的脾气、性格，寻找拾到的沟通方法，投其所好，但必须尊重领导的身份，尊重但不吹捧，请示但不过分依赖，主动但不越权。

秘书与同时沟通有助于营造公司同事之间真的有好和谐信赖关系形成和谐的工作氛围，因此要关心同事，不轻视嘲讽同事。

与客户沟通时要学会区分和确认不同的客户及其需求，及时发现客户需要。

三、最后，秘书人员虽时常陪领导外出，但更多的时间是在平凡的岗位上默默无闻的工作，秘书工作的内容不仅十分繁苦，无名无利，如果想成为一名合格的秘书人员，必须具备良好的心理品质和良好的素质修养，吃苦耐劳，甘当配角，敢做无名英雄，否则是不会干好这项工作的。

作为一名文秘专业的学生，面对严酷的就业压力，我们必须学会如何定位自己的秘书角色，成为一名专业而成熟的秘书工作者。