第一篇：商务英语电子邮件的格式、写法
商务英语电子邮件的格式、写法
商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：
①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。
准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。
例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。
完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。
清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：
例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。
礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。
例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则
第二篇：【商务英语】怎么写好英文电子邮件？
【商务英语】怎么写好英文电子邮件？
对于商务人士而言，需要写各种各样的英文邮件，如果写的多了，就会感觉很词穷匮乏，尤其是当需要经常写给同一个人的时候。乐小知在这给大家整理了邮件的开头、结尾、一些客套英文用语，意思可能相近，但有很多种不同的表达方式。
邮件的开头：
感谢读者是邮件开场白的好办法。特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.” Thank you for providing the requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感
激，就用这个句子，“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”Thank you raising your concerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”
邮件的结尾：
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。
Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。
Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。
Thank you again for everything you've done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
十种场合的表达
Greeting message 祝福
Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。
How are you? 你好吗?
How is the project going? 项目进行顺利吗?
Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十号(周四),老时间,开会。
I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Should you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?
Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。
Please let me know what you think? 欢迎您的评论和建议!
Do you have any idea about this? 对于这个您有什么建议吗?
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第三篇：商务英语请柬的写法
英语应用文写作实例分析——请柬的写法
英语应用文是一种极其重要的文体。随着我国改革开放的进一步深入，英语应用文在日常交际中的作用变得越来越重要了。对于大学生来说，了解一些英语应用文写作的知识无论从哪个方面讲都是十分必要的。正因为如此，我们想通过一些实例，对常用应用文的写作技巧作一些扼要的介绍。本文仅介绍英文请柬的写法。英文请柬和英文邀请信是完全不同的两种形式。请比较下列两个实例： 1．邀请信（Letter of invitation）
Mar．20，2003 Dear Mr S．Lewis，Our daughter Mary and Mr John Smith are going to get married．The wedding ceremony will be held at eleven o'clock，on Sunday，the first of May，2003at Shanghai International Hotel．Will you and Mrs Lewis come to the ceremony？Please give us a reply at an early date．
Yours sincerely，J．Thomas 2请柬（Invitation card）
Mr ＆Mrs J．Thomas request the honour of the presence of
Mr ＆Mrs S．Lewis at the wedding ceremony of their daughter
and Mr John Smith on Sunday，the first of May two thousand and three at eleven o'clock Shanghai International Hotel
R．S．V．P．
主要格式： 在内容安排上按照 1.邀请者 2.套语request the pleasure（honour）of the presence of 3.被邀请者
4.邀请之意活动内容 5.时间 6.地点
注意事项：
上面第一封是邀请信，第二封是请柬。两种信内容基本相同，但形式完全不同。邀请信实际上是一封普通的私人信件，而请柬却是一种十分正式的信的形式，它有其特殊的格式。
1．请柬需排成两边整齐对称的锯齿形，应用第三人称写
2．邀请信是一种重要的社交书信，它包括正式和非正式两种。正式的邀请信即请柬，它有固定的格式，一般用第三人称书写；通常“先生”写在其“夫人”前。行文不用标点符号。
3．先是写邀请人的姓名，前面需带称谓或头街。request the pleasure（honour）of the presence of是套语，邀请别人跳舞、吃饭等也可用request the pleasure（honour）of the company of，有时不必写明被邀人就用request the honour（pleasure）of your presence，request the pleasure（honour）of your company。套语后是被邀请人的姓名，也需带称谓或头街。接着写邀请的具体内容，然后是时间。时间安排的顺序是星期几，几月几日，年和点钟，数字都要用英语数字写，不能用阿拉伯数字写，最后是地点。4．时间不用阿拉伯数字写。写请柬的日期一般不写在请柬上。需安排座位的宴请活动，应要求被邀者答复能否出席。
5．R.S.V.P.是法语缩略词，意思是“请赐复！”（A reply is requested！）并注明联系电话，也可用电话询问能否出席。
6．若邀请人对被邀者出席时的服装有要求，可在请柬的左下角或右下角加以注明。请柬一般提前一周至二周发出。
7．无论是英语请柬还是汉语请柬，在语言上的要求是一致的，都须简洁明了，措辞庄重、文雅 8．
下面附上一篇例文，仅供参考。
下面请比较一张中文的请柬和一张英文的请柬，以便在翻译时可以有个参照：
请柬
兹定于1999年6月8日星期六下午四时在湖州师院教学楼102室举行英语晚会，恭请希尔曼先生夫人大驾光临。
英语系学生会
请赐复！
Invitation Card The students'union of the English department requests the honour of the company of
Mr ＆Mrs Hillman at the English Evening on Saturday，the sixth of August
nineteen ninety-nine at four P．M．
Room One Zero Two，Classroom Building
Huzhou Teachers College
R．S．V．P．
中文、英语请柬、邀请函的不同和英文请柬的格式：
现代的社会是交际的社会，需要举办或参加各种国际或国内的会议以及宴会等，写邀请信和请柬是一个人必备的素质。今天我们就来介绍中文请柬和英文请柬的格式，并在后面给出中文请柬和英文请柬的范文！
由于邀请信是一种重要的社交书信，它包括正式和非正式两种。正式的邀请信即请柬，它有固定的格式，一般用第三人称书写；非正式的邀请信格式不严格，使用第一人称，称呼也比较自由。
中文请柬和英文请柬、邀请函的格式
中文请柬和英文请柬有固定的格式和措辞，因此不能简单地以单句为单位进行翻译，而应从整个篇章的角度去把握，使译文符合目的语的表达习惯。请看下面这则例子：
Mr.and Mrs.John Smith request the honour of the presence of Mr.and Mrs.J.A.Brown at the marriage of their daughter Elizabeth Smith to Mr.John Frederick Hamilton Saturday, the twenty-ninth of September at four o'clock p.m.Church of Heavenly Rest New York 译文如下：
J．A．布朗先生及夫人：
兹定于九月二十九日（星期六）下午四时在纽约天安教堂为小女伊丽莎白．史密斯与约翰?弗雷德里克．汉密尔顿先生举行婚礼，届时恭请 光临。
约翰．史密斯夫妇谨订
这是一张正式的英文结婚请柬，格式采用固定的分行式。在内容安排上按照“邀请者 被邀请者 邀请之意活动内容 时间 地点”这样的先后顺序。汉语的顺序是“活动时间 活动地点 活动内容 邀请之意邀请者的姓名”，邀请者的姓名应写在右下角，与正文分开。无论是英语请柬还是汉语请柬，在语言上的要求是一致的，都须简洁明了，措辞庄重、文雅，比如，原请柬中为表达邀请之意所用的是“request the honour of the presence of”，翻译时用“恭请光临”与之对应。此外，译文的开头用了“兹定于”，结尾处用“谨订”，这样的用词都体现了请柬正式的文体。但有两点不同：第一，英文请柬从头至尾都采用第三人称，译成中文时，一般应改用第一人称，如：“the marriage of their daughter”译成“为小女”；第二，英文请柬中星期应写在日期之前，译成汉语时，星期应写在日期后面的括号内。
有时请柬下角有一些备注，提醒被邀请人应注意的事项，如：R.S.V.P.：法语 “Répondez s'il vous plait” 的缩写，即 “Please reply”，“请复函”;For regrets only：“若不能来请告知”（regrets意为“谢绝邀请的短柬”）；Dress code：着装要求。
下面是一封英语邀请函、请柬的范文，供大家参考：
July 29, 2005 XXX, CEO XXX, VP Sales XXXXXXXX Corporation(Address)
It’s our great honor to invite you to visit XXX Company located at(address)in August, 2003.This visit will provide an opportunity for you to make a better understanding of our marketing issues, and to communicate our future business cooperation in detail.XXX Company, as one of your distributors in China, has been great progressing in promoting and selling your products.We believe this visit will be of great benefit to our future business cooperation.Please use this invitation letter to apply for your VISA to China.We are all looking forward to seeing you soon, and should you have any questions, please feel free to inform me.Yours truly，XXX Vice President Sales XXX Company 范例一
INVITATION CARD On the occasion of the sixtieth anniversary of the founding of the Peoples Repubilic of China(事由)the „(举办单位)requests the honour of your presence at the reception to be held in „(举办场所)on Thursday, Oct.1, 2009 at „(钟点)p.m.请 柬
谨定于二零零九年九月一日（星期四）下午某时在某地举行中华人民共和国成立六十周年纪念招待会。敬请
光临
范例二
INVITATION CARD Mr.„(邀请者)头衔
requests the pleasure of the company of Mr.and Mrs „(被邀请者)at a dinner party
in honour of Mr.„（邀请者）
头衔
On Saterday, Sept.the 1st, 2009
at „(钟点)p.m.at the „ Hotel, in „ Avenue
The favour of a reply is requested Tel: „
Dress: informal 请 柬
谨定于二零九九年九月一日下午某时在某饭店举行宴会。敬请 届时光临
XX先生及夫人
XX单位X
X先生 谨定
如不能出席
请赐复为盼
电话：„„
第四篇：商务英语请柬的写法
1．邀请信（Letter of invitation）
Mar．20，2003 Dear Mr S．Lewis，Our daughter Mary and Mr John Smith are going to get married．The wedding ceremony will be held at eleven o'clock，on Sunday，the first of May，2003at Shanghai International Hotel．Will you and Mrs Lewis come to the ceremony？Please give us a reply at an early date．
Yours sincerely，J．Thomas 2请柬（Invitation card）
Mr ＆Mrs J．Thomas
request the honour of the presence of
Mr ＆Mrs S．Lewis at the wedding ceremony of their daughter
and Mr John Smith on Sunday，the first of May two thousand and three at eleven o'clock Shanghai International Hotel
R．S．V．P．
主要格式： 在内容安排上按照 1.邀请者
2.套语request the pleasure（honour）of the presence of 3.被邀请者 4.邀请之意活动内容 5.时间 6.地点
注意事项： 上面第一封是邀请信，第二封是请柬。两种信内容基本相同，但形式完全不同。邀请信实际上是一封普通的私人信件，而请柬却是一种十分正式的信的形式，它有其特殊的格式。1． 请柬需排成两边整齐对称的锯齿形，应用第三人称写
2． 邀请信是一种重要的社交书信，它包括正式和非正式两种。正式的邀请信即请柬，它有固定的格式，一般用第三人称书写；通常“先生”写在其“夫人”前。行文不用标点符号。
3． 先是写邀请人的姓名，前面需带称谓或头街。request the pleasure（honour）of the presence of是套语，邀请别人跳舞、吃饭等也可用request the pleasure（honour）of the company of，有时不必写明被邀人就用request the honour（pleasure）of your presence，request the pleasure（honour）of your company。套语后是被邀请人的姓名，也需带称谓或头街。接着写邀请的具体内容，然后是时间。时间安排的顺序是星期几，几月几日，年和点钟，数字都要用英语数字写，不能用阿拉伯数字写，最后是地点。
4． 时间不用阿拉伯数字写。写请柬的日期一般不写在请柬上。需安排座位的宴请活动，应要求被邀者答复能否出席。
5． R.S.V.P.是法语缩略词，意思是“请赐复！”（A reply is requested！）并注明联系电话，也可用电话询问能否出席。
6． 若邀请人对被邀者出席时的服装有要求，可在请柬的左下角或右下角加以注明。请柬一般提前一周至二周发出。
7． 无论是英语请柬还是汉语请柬，在语言上的要求是一致的，都须简洁明了，措辞庄重、文雅
8．下面附上一篇例文，仅供参考。
下面请比较一张中文的请柬和一张英文的请柬，以便在翻译时可以有个参照：
请柬
兹定于1999年6月8日星期六下午四时在湖州师院教学楼102室举行英语晚会，恭请希尔曼先生夫人大驾光临。
英语系学生会 请赐复！
Invitation Card
The students'union of the English department requests the honour of the company of
Mr ＆Mrs Hillman at the English Evening on Saturday，the sixth of August
nineteen ninety-nine at four P．M．
Room One Zero Two，Classroom Building
Huzhou Teachers College
R．S．V．P．
由于邀请信是一种重要的社交书信，它包括正式和非正式两种。正式的邀请信即请柬，它有固定的格式，一般用第三人称书写；非正式的邀请信格式不严格，使用第一人称，称呼也比较自由。
中文请柬和英文请柬有固定的格式和措辞，因此不能简单地以单句为单位进行翻译，而应从整个篇章的角度去把握，使译文符合目的语的表达习惯。请看下面这则例子： Mr.and Mrs.John Smith request the honour of the presence of Mr.and Mrs.J.A.Brown at the marriage of their daughter Elizabeth Smith to Mr.John Frederick Hamilton Saturday, the twenty-ninth of September at four o'clock p.m.Church of Heavenly Rest New York 译文如下：
J．A．布朗先生及夫人： 兹定于九月二十九日（星期六）下午四时在纽约天安教堂为小女伊丽莎白．史密斯与约翰?弗雷德里克．汉密尔顿先生举行婚礼，届时恭请 光临。
约翰．史密斯夫妇谨订
这是一张正式的英文结婚请柬，格式采用固定的分行式。在内容安排上按照“邀请者 被邀请者 邀请之意活动内容 时间 地点”这样的先后顺序。汉语的顺序是“活动时间 活动地点 活动内容 邀请之意邀请者的姓名”，邀请者的姓名应写在右下角，与正文分开。无论是英语请柬还是汉语请柬，在语言上的要求是一致的，都须简洁明了，措辞庄重、文雅，比如，原请柬中为表达邀请之意所用的是“request the honour of the presence of”，翻译时用“恭请光临”与之对应。此外，译文的开头用了“兹定于”，结尾处用“谨订”，这样的用词都体现了请柬正式的文体。但有两点不同：第一，英文请柬从头至尾都采用第三人称，译成中文时，一般应改用第一人称，如：“the marriage of their daughter”译成“为小女”；第二，英文请柬中星期应写在日期之前，译成汉语时，星期应写在日期后面的括号内。有时请柬下角有一些备注，提醒被邀请人应注意的事项，如：R.S.V.P.：法语 “Répondez s'il vous plait” 的缩写，即 “Please reply”，“请复函”;For regrets only：“若不能来请告知”（regrets意为“谢绝邀请的短柬”）；Dress code：着装要求。下面是一封英语邀请函、请柬的范文，供大家参考：
July 29, 2005 XXX, CEO XXX, VP Sales XXXXXXXX Corporation(Address)
It’s our great honor to invite you to visit XXX Company located at(address)in August, 2003.This visit will provide an opportunity for you to make a better understanding of our marketing issues, and to communicate our future business cooperation in detail.XXX Company, as one of your distributors in China, has been great progressing in promoting and selling your products.We believe this visit will be of great benefit to our future business cooperation.Please use this invitation letter to apply for your VISA to China.We are all looking forward to seeing you soon, and should you have any questions, please feel free to inform me.Yours truly，XXX Vice President Sales XXX Company 范例一
INVITATION CARD On the occasion of the sixtieth anniversary of the founding of the Peoples Repubilic of China(事由)the „(举办单位)requests the honour of your presence at the reception to be held in „(举办场所)on Thursday, Oct.1, 2009 at „(钟点)p.m.请 柬 谨定于二零零九年九月一日（星期四）下午某时在某地举行中华人民共和国成立六十周年纪念招待会。
敬请
光临
范例二
INVITATION CARD Mr.„(邀请者)头衔
requests the pleasure of the company of Mr.and Mrs „(被邀请者)at a dinner party
in honour of Mr.„（邀请者）
头衔
On Saterday, Sept.the 1st, 2009
at „(钟点)p.m.at the „ Hotel, in „ Avenue
The favour of a reply is requested Tel: „
Dress: informal 请 柬
谨定于二零九九年九月一日下午某时在某饭店举行宴会。敬请 届时光临
XX先生及夫人
XX单位X
X先生 谨定
如不能出席
请赐复为盼
电话：„„
1、婚礼请柬(Invitation Cards on Wedding)
Mr.and Mrs.Dave Brown request the honor of your presence at the marriage of their daughter Susan Lora to Mr.Michael Fredrick Hardiman Sunday, the twenty-fifth of May at five o“clock church of the St.Johnson Los Angeles
2、舞会请柬(Invitation Cards on Dance Party)
Mr.and Mrs.Luther Basler request the pleasure of your company at a small dance Friday, the ninth of April at seven o”clock The Kentshire House
Please reply
第五篇：Letters of invitation商务英语邀请信写法
Letters of invitation
Patterns of invitation
1)Very formal Pattern:
• So-and-so requests the pleasure of your company at …
• very formal expressions： “R.S.V.P.”（French：Repondez s’il vous plait，French abbreviation for “please reply”).)Formal Pattern :
• You are cordially invited to …
• inviter appears at end;
3)Less formal Pattern:
So-and-so cordially invites you to …
4)Informal: Some possible patterns:
I am writing to ask whether you would like to come …, I hope you will …, I wonder whether you’ll be able to come…
informal language;may bring in more than one sentence.5)Casual: Some possible patterns:
• How about coming …?
• colloquial language;
What are the elements should include in an invitation?
Is it appropriate?
-I’d like you and Tom to come to dinner next Monday.-I’d like you and Tom to come to dinner next Monday, May the fifth at 6 o’
clock.P.M., at the Locus Hotel”.(1)Be sure to include in your invitation letter:
a)the name of the person sponsoring the event(who is the host/hostess?)
b)exactly who is invited(can someone bring a guest, spouse, child?)
c)what type of social event is being held
d)the date, address, and time of the event
Optional Parts
directions or a simple map if the location may be difficult to find
what type of dress is appropriate or preferred
the phone number and deadline to reply;precede these facts with “R.S.V.P
1.Admission by Invitation only
2.R.S.V.P(regrets only)/(acceptance only)
3.Potluck(supper)
4.BYOF: bring your own food
5.BYOB: bring your own bottle
• Try to send your invitation letter two weeks or more in advance!
Three usual formats of invitations
1)Formal Letters of invitation
Tel: 027-87861723 Fax: 027-87851454
January 10, 2008
Dear Sirs,180 Luoyu Road Wuhan 430071 P.R.China
This is to advise that we are going to hold an 2009 International Fairin Wuhan from April 29 to May 4.A great variety of samples will be on exhibition.It is a pleasure for us to invite you to the Fair.Please confirm your participation at your earliest convenience.Yours faithfully
2)Informal Letters of invitation
Mr.Richard Adkins
Sales Manager
ELECTRICALAPPLIANCESCO.68 High Street
London EC 4
England
Dear Mr.Adkins
We would like to invite you to attend the 2008 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Sincerely,Li Bo
A Letter of Accepting an Invitation
Dear Mr.Li Bo
Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to participate in the 2008 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr.Norman will be in your city from April 22 to 28 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Sincerely,Richard Adkins
Richard Adkins
Sales Manager
How to decline an invitation
It’s important to know
There will be times when you will have to decline an invitation to a special event or party.Following proper etiquette in declining will not only spare feelings, but will also make the task of planning for the occasion a lot easier on the host and/or hostess.A letter of Declining an Invitation-1
Dear Mr.Li Bo
Thank you very much for your invitation to attend the 2008 International Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we
shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Sincerely,Richard Adkins
Richard Adkins
Sales Manager
26.A letter of Declining an Invitation-2
1)I’d like you to come to our dinner this evening.2)Request the pleasure of … 恭请…
3)The favor of a reply is requested.敬赐复函。
4)May I have the honor of your company at dinner?
5)Thank you for inviting us to dinner.6)We are delighted to accept your invitation.7)I wish I could be there, but I expect to be away on vacation at that time.8)Please reply to Thirty-five Park Avenue.9)We’ll be awaiting your arrival on the twelfth.10)I hope you are not too busy to come
11.I’m looking forward to seeing you.12)We thought it would be pleasant to have some of our friends to celebrate it.13)The reception will be held in …, on…
14)We sincerely hope you can attend.15)We have decided to have a party in honor of the occasion.16)Please let me know as soon as possible if you can come and tell me when you will be able to do so.17)Please confirm your participation at your earliest convenience.
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