电子邮件管理

第一篇：电子邮件管理

广州XXX电子科技有限公司

电子邮件管理规定

第一章 总纲

第1条 为了规范员工对电子邮件的收发和使用，特制定本规定。第2条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。

第二章 公司电子邮箱的使用

第3条 各员工需要有一个属于自己的电子邮箱。以方便公司内部之间信息的传递。并且由行政人事部备案。

第4条 员工必须妥善保管好电子邮箱地址及密码，防止被盗用。第5条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件。

第6条 员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

第7条 员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：（1）称谓：包含“先生、小姐、主管、经理”等敬称；（2）问候语：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；（4）告知邮件中的附件个数以及内容描述；

（5）结束语：如“商祺”“非常感谢”、等，如需回复，应写明：“候复”“请立即回复”等内、容。

（6）个人签名，可按如下样板设定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部门名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收发

第8条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。重要文件则抄送行政人事部进行备案。

第9条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为扫描文件或图片格式：（1）公司发文单，包括部门通知等；（2）会议纪要（3）各类报告、工作计划、工作总结等（4）企业内刊或简报（5）员工通讯录

（6）工程技术普及性知识文档（7）其他需要发送电子版本的文件

第10条 各部门员工在阅读电子邮件后应当进行回复，回复内容可以为：“知悉。收到。”等一切表示你已经阅读邮件并理解邮件内容的文字。

第11条 邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第四章 电子邮件的管理

第12条 接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第13条 发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。第14条 邮件发送时可设定要求回执，并电话确认对方是否收到。

第15条 员工离职时，人事经理/主管必须及时注销或更改电子邮箱密码。商务岗位工作人员的电子邮箱需在离职前完成交接手续。

第16条 若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况，应立即报告人事行政部。第17条 人事行政部负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工，随时有权停止和取消其服务帐号。第18条 公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：（1）已离职的商务人员邮箱（2）邮箱收发异常，有泄密可能的（3）邮件来往中发现病毒较多的（4）公司重要邮箱

（5）其他重要邮件需进行跟踪的

第五章 处罚

第19条 发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤职、开除：具体如下：

（1）长期不阅读邮箱内的邮件，导致重要邮件接收延误的；处以50元/天.直到发现此邮件为止。（时间以电子邮件到达时间为准）

（2）请示邮件规定在三天内答复，若超过三天，按照50元/天处罚，若收件人遇到特殊情况不能及时批示或者必须请示更高一级指示的，则等待答复时间不能超过5天；（时间以电子邮件到达时间为准）

（3）批示邮件必须当天答复，超过当天的，则按照50元/天处罚；（时间以电子邮件到达时间为准）

（4）对于邮件中的“收件人”，接到邮件必须答复，对于邮件中的“抄送人” 接到邮件可以不答复。“收件人”若一个月内出现5封电子邮件未回复，则处以通报批评，6封电子邮件以上则按20元/封处罚。

（5）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的，经查实，处以通报批评，若再犯，则以撤职、开除处罚。（6）邮件只是针对某人、某事发放，不能够乱发、群发，如果行政部接到投诉，初犯处以警告。若再犯，每次处罚20元/次。

（7）以上情况，若“收件人”处于出差或休假期间，则“发件人”应以电话形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”产生的处罚则由“发件人”承担。第20条 本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。

2012年04月01日

第二篇：公司电子邮件管理规定

公司电子邮件管理规定

随着公司管理水平的提升，电子邮箱的数量也日益增多。为了维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@njchem.net。公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二 管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。2禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发

送。

5各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。

第三篇：公司电子邮件管理规定

公司电子邮件管理规定

为了维护公司以及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率，特制定本规定。

一、总则

1、公司对员工邮箱进行统一规划和管理。

2、公司鼓励和提倡各下属以及员工采用电子邮件进行内外交流。

3、员工或部门已电子邮件对外联系是必须提供公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱 ***@*****.com。

4、公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重 名，允许用户自定义1-3位的识别码，已有账号员工可保留原账号不变。考虑国外客户的使用习惯以及工作方便，出口部员工可以使用自己的英文名作为账号名。

5、在职人员名片以及公司其他对外宣传资料上必须印有公司域名为后缀的邮件地址。

二、管理权限和职责

办公室：统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作

使用邮箱用户：应熟练使用各种办公软件进行邮件的收发。

三、邮箱管理流程

1、新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向办公室申报开通，办公室同时做好登记备案工作

2、使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由部门通知办公室执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3、公司邮箱账号限本人使用，禁止借用他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网路。

四、邮箱使用

1、一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分发送。

2、不得传递与本人工作无关以及有害社会、企业安定的邮件。经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛

4、部门员工使用电子邮箱需要接收监督，员工发送邮件必须同时抄送到部门邮箱中，以便监督、检查和备案。

第四篇：公司电子邮件使用管理规定

电子邮件使用管理规定

第一条 总则

公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。

第二条 邮件服务器管理

信息工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。

第三条 邮件开户须知

申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到信息工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

第四条 电子邮件使用规定

1．用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。

2．禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，资料室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。

3．在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。

4．严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。

5．发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待：

(1)秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。

(2)机密级： 由部门主管签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。

(3)绝密级：禁止在网上发送。

第五条 监督检查工作

公司员工使用公司电子邮件要接受行政部和信息工程部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司行政部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。

第六条 违规处罚

1．对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIP下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以X X X——X X X元的罚款。

2．转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他 与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。

3．在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款X X X元。

4．任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。

第七条 附则

本规定的解释权属信息工程部和行政部，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。

第五篇：公司电子邮件使用管理规定

公司电子邮件使用管理规定

为维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@daikho.com.cn。公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二 管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。2禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。

5各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。