英文电子邮件格式及

第一篇：英文电子邮件格式及

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。一般电子邮件： Sincerely, Sincerely yours, 私人电子邮件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers，As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

邮件中常用词汇：

附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中

转发forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给Alice 保持联系 stay /keep in touch 对方告知决定.Please let me know your decision as soon as possible.写信给别人时一般常用How are you been recently? 回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.实用邮件举例： 工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为参考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表达谢意

日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨询了解

咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致包含如下：

1）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。

2）说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清晰 as possible.3）末尾用一句话结束总结这次咨询。I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表达希望时用语：I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。

英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

一、主题

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达，YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正规)Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正规的(例如客户)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落)总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司

客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.邮件范文 1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

第二篇：英文电子邮件

Subject: Some employment information related to my major.Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to express my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000

第三篇：英文电子邮件格式及[技巧]

英文电子邮件格式及范文[技巧] 英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如:Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如:“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“:”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

一般电子邮件: Sincerely, Sincerely yours, 私人电子邮件: Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers, As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

邮件中常用词汇: 附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中 I've forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给转发forwarded Alice 保持联系 stay /keep in touch 对方告知决定.Please let me know your decision as soon as possible.写信给别人时一般常用How are you been recently? 回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.实用邮件举例: 工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。

i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为

参考。

或者:Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表达谢意

日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次 party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类 邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would li ke to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨询了解

咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致

包含如下: 1)告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。

2)说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清

晰 as possible.3)末尾用一句话结束总结这次咨询。

I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表达希望时用语:I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。

英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

一、主题

主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

YES:Supplier training NO:professional trainees from sister company should abide by rule of local company(太长)主题框的内容切忌含糊不清。

NO:像News about the meeting 这样的表达，YES:应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES:New E-mail Address Notification;Detailed calculation NO:detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information，供参考)，如:URGENT:Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy，或者Mr.Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如: Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES:用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright;Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright;Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔, 干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ,Ken Green ,Vice President of International Operations NO:Ken Green ,Vice President of Unicom China YES: Ken Green ,Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES:Michael J.Smith, Jr.,Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些: Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司: YES: Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: YES:Dear Mr.Jones:(非常正规)Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正规的(例如客户)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以

用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一

般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落)总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话(Complimentary close)通常也很简明。常常只须一个词，如:'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名:不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司

客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.邮件范文 1.Dear Mr./Ms, Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日

下午2:00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。您诚挚的

第四篇：怎样写英文电子邮件

怎样写英文电子邮件？

一、文法上

1、切忌主客不分或模糊

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”

应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(We决定呀, 不是report.)

2、句子不要凌碎

例子: He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.应该连在一起.3、结构对称,令人容易理解.例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.例如: An authorized person must show that they have security clearance.5.动词主词要呼应.想想这两个分别:

1）.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.2）.This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.7.标点要准确.例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.改为: He did not make repairs;however, he continued to monitor the equipment.8.选词正确.好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.9.拼字正确.有计算机拼字检查功能后,就更加不能偷懒.10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人

例如: MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.二、写信提示

1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, D.D.SPhD.Dr.Howard E.Hyatt

2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold

Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

4.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations但这个就显得有点。。:

Ken Green ／Vice President of Unicom China

正确应为:

Ken Green ／Vice President, Unicom China

5.老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.7.127 Ninth Avenue, North

E.15 StreetPark Avenue

One Wingren Plaza

556-91 Street

三、其他内容

从问候开始

用问候语开始邮件内容非常重要，例如“Dear Lillian,”。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如“Dear Mrs.Price,”。如果关系比较亲密的话，你就可以说，“Hi Kelly,”如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写“To Whom It May Concern:”

感谢收件人

如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，“Thank you for contacting ABC Company.”如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，“Thank you for your prompt reply.”或是“Thanks for getting back to me.”如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

表明你的意图

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，“I am writing to enquire about …”或是“I am writing in reference to …”

在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。

结束语

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以“Thank you for your patience and cooperation.”或“Thank you for your consideration.”开始接着写，“If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.” 及“I look forward to hearing from you.”

结束

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。“Best regards,” “Sincerely,”及“Thank you,”都很规范化。最好不要用“Best wishes,”或“Cheers,”类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

第五篇：英文电子邮件格式

英文电子邮件格式

Dear Mary,This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards,Tom Yu

(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

例子：

一、主题

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达，YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation

NO：detailed calculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy,I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best,David3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知

道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International OperationsNO：Ken Green ／Vice President of Unicom China

YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：Dear Mr.Jones:(非常正规)Dear Joan:

Dear Jim, Jim,(非正规)

三、拼写

1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Express等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。

2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.3、标点要准确

NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.YES：He did not make repairs;however, he continued to monitor the equipment.4、大小写要注意

非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。

NO：MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

四、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfully yours, Yours respectfully,2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,3、Less Formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样)

I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了)

Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.五、其它注意事项：

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(We我们是主语, 不是report。)

2、句子不要凌碎

例子：He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.应该连在一起。

3、结构对称，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为：The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。

例如：An authorized person must show that they have security clearance.5、动词主词要呼应。想想这两个分别：

1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

7、选词正确

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

Ninth Avenue, North

E.15 StreetPark Avenue

One Wingren Plaza

556-91 Street

B、文体

1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)，技术性的字,就更加要简单易明.2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:（1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally.两者强调的事情就有分别了.3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.4、意思转接词要留神.例如: but(相反), therefore(结论), also(增添), for example(阐明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.5、句子开头不要含糊不清的主词。

例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members.They have delayed further action.They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which.6、修饰词的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15.应为 He could reimburse the cost only after July 15.7、用语要肯定准确.切忌含糊.例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,改为: The figures show an increase of 19%.8、.立场观点一致.少用被动语.例如: Partial data should be submitted by April.改为: You should submit partial data by April.就很好了.C.格调

1、式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.2、弱软的词(e.g.was, were, is, are...)可以加强一点.例如: Prunton products are highly effective in...改为: Prunton products excel in...就有力很多了.3、亲切,口语化是比较受欢迎!用宾词和主动的词,让人家受落.例如:（1）.This information will be sincerely appreciated.”

（2）.We sincerely appreciate your information.明显地,我们会喜欢第2句.D、内容与附件

E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。

中文电子邮件格式 收信人姓名：

你好！

正文（就是要告诉对方某件事情的内容）

祝

生活快乐！(等等想要说的话)

写信人签名

写信时间

例子：

私人信件通常由五部分组成：

1．信头：指发信人的地址和日期。写在信纸的右上角，可以从靠近信纸的中央写起。信头上面要留空白。先写发信人地址。地址的写法与汉语不同，要先写小地方，后写大地方。在地址的下面写上日期。日期的顺序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：May 17 2003。在年份之前有一个逗号。

2．称呼：指对收信人的称呼。写在信头之下，从信纸的左边开始。写信给熟悉的人，一般用Dear…或My dear…作称呼。如：Dear Li Lei，Dear Miss Thomas或My dear Dad．

3．信的正文：指信的主体部分。从称呼的下一行第一段顶边写。从第二段起每段第一个词都缩进3或5个字母写。

4．结束语：指正文下面的结尾客套话。一般从信纸的中央靠右写起，第一个字母大写，末尾用一逗号。在非正式的社交信中，常用Yours或Sincerely。假如对方是亲密的朋友，可用Sincerely yoursYours等。

5．签名：指发信人签名。写在结束语的下面，稍偏右。

另外，英文信封写法与汉语的不同。一般把收信人的地址写在信封的中央或偏右下角。第一行写姓名，下面写地址。发信人的姓名和地址写在信封的左上角，也可以写在信的背面。(来源：英语麦当劳－英语快餐EnglishCN.com)

英文书信的格式

1、信头（Heading）

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺

序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

2、日期的写法：

如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可写成97。

3、信内地址（Inside Address）：

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

4、称呼（Salutation）：

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。

（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。(来源：EnglishCN英语问答中心[e问e答])

（2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。

（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof.Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

5、正文（Body of the Letter）：

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不

同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。