第一篇：现代公文写作与处理：述职报告
现代公文写作与处理：述职报告
现代写作与处理：述职报告
述职报告概述
一、述职报告的含义
述职报告是领导干部向选举或任命机构、上级领导机关、主管部门及本单位的群众汇报自己在一定时期内履行职务责任的书面报报告，是干部管理考核专用的一种事务性。
二、述职报告的特点
（一）内容的规定性
根据有关方面的规定，述职报告要从任某一职务以来或某一时段以来本人的德、能、勤、绩四方面来陈述。
（二）自我评价性
述职报告不仅反映所在单位工作的情况，还要侧重陈述自己在任职中做了什么工作，取得了什么成绩和经验，这些具有自我评价性的特点，要用第一人称来写。
（三）公务性
述职是一种十分严肃的公务活动，述职报告作为干部考核、评优、晋升的一个重要依据，要求述职者必须客观地陈述自己履行岗位职责的情形，不允许随意夸大事实，甚至是虚构事实，更不允许刻意掩盖工作中的失误。
三、报告的分类
根据不同的标准，述职报告有不同的类型。
（一）从时间的角度来分，可以分为任期述职报告、年度述职报告、临时性述职报告、阶段性述职报告。
（二）从表达的方式来分，可以分为口头述职报告、书面述职报告。口头述职报告一般面向基层群众。书面述职报告一般也要在一定的范围内口述。
述职报告的格式
职报告的格式包括：标题、称谓、正文和落款四个部分。
一、标题
述职报告的标题有三种格式：一是只写“述职报告”这一文种名称即可。二是写明任职时间、职务和文种名称。三是用正标题概述报告的主要内容，副标题写明职务和姓名。
二、称谓
述职报告的称谓格式一般可写“×××考证组”、“××领导”，一般口头述职报告可以用“各位领导”、“各位同志”等称呼。向人大常委会述职的，要按照人大的惯例来写。
三、正文
述职报告的正文部分包括前言、主体和结尾三部分。
（一）前言
前言在概括叙述清报告人的自然情况后，经常用“现将本人任职期内的情况报告如下”之类的转接语，以引出主体部分。
（二）主体
主体格式大致有三种：
.工作项目归类法。即把自己所做的工作按性质加以分类，如思想方面、工作方面、作风方面等等，一类作为一个层次依次进行阐述。自己主持做的工作和协助别人做的工作也要分开写。另外，对自己做出突出成绩的工作、有创造性开拓性进展的工作要重点写，即在反映一般成绩时突出重点。一般性的工作，日常事务性工作要简单一点。
2.时间发展顺序式。即把任期内的时间按先后顺序分成几个阶段来写，这种形式在任期述职报告中经常采用，因为任期时间较长涉及面广，所做的工作和存在的问题较多，为了便于归纳总结，以展现工作的全貌，所以将一个时期的主要工作按时间分段，这样也便于在各个阶段中详细叙述所取得的成绩和经验。
3.内容分类集中式。这种形式是最常用的，一般分为主要工作、突出成绩、经验教训、存在问题和对策措施等几部分。
（三）结尾
可以对自己做一个基本的评价，也可以简明扼要地写一下今后的打算。这些内容如果前面已经说过，也可以不写结尾部分。
四、落款
常用“以上述职，请予审查”、“述职完毕，请批评”、“以上是我的述职报告，请指正”等模式化用语来作结束语收束全文。
署上姓名和日期。如姓名已出现在标题下，则不能重复使用。
述职报告的写作
一、前言和结尾的写作
前言的写作应首先简明扼要地介绍一下述职者个人的任职时间、负责某项工作、职务责任及工作是否称职等情况，然后再概括性地叙述一下任期内的主要成绩，并做一个自我的总体性评价。
结尾的写作根据主体内容而定。必要时，可以安排一个专门的结尾部分，对自己做一个基本的评价或谈谈自己工作中体会或提出今后的打算。如果这些内容主体已经说过，也可以不写结尾部分，而直接结束全文。
二、主体的写作
主体是述职报告的核心部分。这部分要写清楚自己做了哪些具体工作，工作的数量是多少；自己的职责是什么，是否能履行职责；办事的效率如何，是否收到了满意的效果；任职期间的目标是什么，是否实现了预定的目标；外部评价如何，是否受到表彰和奖励。具体工作的陈述在述职报告中占据主导地位。存在的问题必须写，它是述职报告必不可少的部分，要客观真实，但也不要小题大做。未来设想也就是努力方向，写这一部分的目的是让他人了解你对以后的工作是否有全面的设想和明确的目标。
三、写作的基本要求
（一）实事求是，切忌空谈
（二）突出重点，分清主次
（三）文风朴实，个性鲜明
第二篇：现代公文写作与处理：公文处理
文 章来源
莲山 课件 w w
w.5 Y k J.COm 9
现代公文写作与处理：公文处理
公文的处理
一、公文处理的概念
公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。
二、公文处理的作用
公文处理具有十分重要的作用。
（一）是各级党政机关实现管理职能的前提和基本方式。
（二）是国家档案事业的基础。
（三）是机关联系的纽带。
三、公文处理的任务
行政公文处理的主要任务有：拟制、传递、办理、管理。
（一）行政公文的拟制
行政公文的拟制，是任何行政机关、社会团体和企事业单位处理公务的必须工作。
拟制行政公文，首先，拟制者要认真学习和深刻领会党和国家的方针政策。其次，拟制者要熟悉本地区、本部门的客观实际情况，将党和国家的方针政策与本地区、本部门的实际结合起来。再次，拟制者要熟练地掌握公文写作的基本知识。
（二）行政公文的传递
行政公文的传递，是行政公文处理中的一个重要环节。因为任何公文只有通过传递这一环节，才能送达受文机关，发挥公文的效用。
传递公文的要求，一要准确，二要快速，三要保密。
传递公文的方法，一般采用外邮、内传和电传三种。
（三）行政公文的办理
公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（四）行政公文的管理
1.分发与阅读。
分发的公文，要经过严格的登记手续，一般只发组织，不发个人。要注意时限与密级。时限性强的公文，要及时分送；密级高的公文，要控制发送机关，并编号备查。
公文的阅读有一定的范围。要按有关规定办事。不得自行扩大阅读和传达范围。对传阅的公文要随时了解公文去向，加强催阅、清退制度。
2.翻印与复制。
行政机关的文件，未经制发机关的批准或授权，不得自行翻印与复制。经批准翻印或复制时，要注明翻印或复制机关的名称、翻印或复制的时间及份数，并向原发文机关备案。秘密文件的复制，须按规定履行批准手续，并建立严格的登记管理制度。复制的文件要有复制机关的标记，并按原本文件样子和要求管理。
3.利用与保管。
加强公文的管理，其根本目的是为了利用，充分发挥公文的效用。而公文的利用，又对公文保管工作提出了更高的要求。文秘人员要对本机关现有公文、存档公文、余存和准备销毁的公文，分门别类地妥加保管，不断健全保管制度。机关撤、并，干部和文秘人员调动时，有关公文都应按规定保管和移交。
4.清退和销毁。
行政机关文秘部门，都应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关报告。应清退的文件，要按规定和有关手续清退，不得自行处理。凡是不需要立卷和超过保管期限的文件，要定期销毁，不得散失。销毁秘密文件，必须履行登记手续，报经主管领导人批准，并由二人以上监销。
四、公文处理的原则
（一）执行政策
（二）实事求是
（三）集中统一
（四）优质精简
五、公文处理的管理机构
《办法》第七条规定：“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”
公文的发问办理程序（略）
公文的收文办理程序
收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
一、签收
签收是公文发送方与接收方的交接手续。公文发送一般以信件形式套封送达。送出文件时，应在公文送达簿上填写以下项目：发文单位、送达日期(月、日，急件需具体到时、分)、收件人(单位)、收文号、件数、密级等。收件人应在公文送达簿上签收。
二、登记
收文登记是公文进入收文处置过程的重要环节。收到的公文经过拆封、清点、分类后，应立即登记在《收文登记簿》上(用微机处理的公文也不例外)。登记的内容包括：收文日期(月、日，急件需具体到时分)、来文字号、收文号(即顺序号)、来文单位、来文标题、份数、密级、紧急程度、处置过程及结果等。还要在登记完毕文件首页的固定位置(一般在右上方)盖上本机关的收文章。收文章内容有：机关名称、收文号和收文年、月、日三项。一份文件在《收文登记簿》上和收文章上的收文顺序号、日期要一致，以方便日后查找。来文字号的登记，可以全登(包括机关代字、年份和序号)，也可以只登序号。收文号为本机关收文登记的顺序号，不应有漏号或重号。收文号须同时登记在文件加盖的收文章之内。
来文登记注意的事项：一是随到随登，应于收文当日进行登记。二是要准确无误，特别要防止随意简化或省略，特别是使用计算机管理公文，这一点尤为重要。三是几个部门联合发的公文，可只登记主要部门和联合发文的机关数。四是对没有标题的来文，可根据公文内容自拟标题，不应只登记“通知”、“函”，这样日后查找困难。对标题太长的，可做摘要式登记或使用主题词。机密以上密级的公文，应注明密级，保密期可不注。
登记以上内容，应做到及时、准确，用语简明扼要。
三、审核
审核的重点有以下几点：一是先审核来文是否应由本机关办理，对不应由本机关办理的公文要选出，待下一步做退办件处理。二是审核来文是否符合行文规则，如发现有越级请示、一文多事、报告中夹带请示内容的，视为违背规则之处，要予指出。三是审核来文是否符合国家法律、法规及其他有关规定，这项工作是审核中的重点和难点，应十分谨慎。四是涉及其他部门和地区的事项是否经过了协商和会签。五是文种使用、公文格式是否规范。审核重点一般是“请示”、“意见”文种方面；格式上注意“签发人”、“附注”等是否标注齐全。
四、公文摘编
摘编是对重要公文在办理前做的加工处理，目的是为节省办理公文的时间提供便利条件。
文摘是公文内容的摘要，它对篇幅较长、内容较复杂的公文，做了简单而精确的再表达。文摘应该准确地反映出原文的精神，不遗漏重要内容，不能做补充解释或评论，力求简要而明确，要使读者不需看原文就能知道公文的重点内容与概貌。
提要是公文的内容提要，对公文内容有简要介绍和评价，作用是向读者概要提示公文内容。编写提要时对内容做出的分析和评价，要言之有据，客观而准确，篇幅简短。
综述是针对某一问题，对一段时间内收到的有关公文进行全面系统的归纳、整理、分析后编成的综合材料。它一般不需要评论和提建议，只是客观地综合叙述各份公文中涉及的情况和问题即可。
数据资料汇集是根据一定的需要和题目，对分散在多份公文中的有关基础数据资料加以汇编集合而成的系统材料。它的内容可以是针对某一地区、系统、机关单位的全面情况，也可以是集中反映一个方面或一个具体问题。其形式有文章式的、报表式的等多种。
文摘、提要可以附在公文上供有关人员阅处，还可刊登在《公文信》、《来文摘报》、《今日来文摘要》等刊物上。综述、数据资料汇集一般是单独成文，也可刊登在《信息快报》、《大事纪要》等刊物上。
五、拟办
拟办是公文的处理人员在对公文认真阅读和分析之后，提出自己的见解和建设性意见，供领导人审核决策。
（一）摘写“内容提要”。对篇幅长、内容较复杂的公文，要用准确、简练的文字表达出来，为领导阅文提供便利。做好此点，首先要细读全文，然后把核心内容提炼出来加以“压缩”，做到“言简意赅”。
（二）提出具体的处理意见，也称办文预案。这是秘书人员在办文中根据文件内容和要求，预先为领导提出的办理意见或设想的方案，并附上有关的背景材料，供领导人审批时选择、参考，如果所提的方案有两个或两个以上时，应将倾向性意见放在最前面。如果对公文中的问题处理认为有把握时，可以草拟出复文文稿一并供领导审核等。
（三）传阅。传阅是公文拟办的一部分。在多种传阅活动中若想取得好的效果，应做到以下几点：一是科学合理地安排传阅路线。二是适当分流。一份公文的阅读者有既阅又办的，也有只阅不需要办的。三是创新传阅方式。如开辟阅文室；设置内部阅文栏窗；利用有关会议集中传达文件；四是要有一套严格而又简便的传阅登记管理制度，既使阅文者便于阅读，又能严格管理。
六、批办
批办就是将公文批交承办部门办理。
对上级来文需要遵照办理和长期执行的，要明确主办部门，转请办理。批办意见要明确，不能只阅不批。请承办部门如何办理，是研究提出意见还是遵照执行，或是综合协调；是正常办还是限时急办，都应该有明确的意见，不能模棱两可。涉及两个以上部门共同承办的，要确定主办部门，这是为了明确承办中的责任。
应该注意的是，在公文送批时，文秘人员要严格按照程序办理，那就是先将公文送分管领导阅批，然后才能送主要领导者阅批。如果把送批程序弄颠倒了，会带来很多麻烦，甚至影响到工作。
七、承办
公文批办后到达承办部门，即进入了承办过程。承办部门收到交办的公文后应及时处理，不得延误或推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，要及时说明情况。对不属本单位或不宜本单位办理的，要及时退回交办部门并说明理由。
八、催办
催办的方式有以下几种：一是电话催办。也是最为常用的一种方式，用电话询问公文办理的情况方便快捷，可以反复使用多次，有利于随时掌握新情况、新进展。二是发催办函(单、件)，此时需要对方按要求填写催办内容，这样便于催办方掌握日后有可查的资料。三是会议催办，召开专门会议催促和了解承办方的办理进度及有关情况。对牵涉到诸多部门的事项，适宜采用会议催办的方式。四是上门催办，针对十分紧迫的重要事项，有关人员到承办事项所在地现场催办，这种方式较前几种效果要好得多，但除非情况紧急时不宜过多使用上门催办方式。
九、查办
查办是公文处理的管理机关或其他专门组织对一些重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。查办与催办都带有监督性质，但又有明显区别：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文“按时”完毕；查办不仅监控公文的承办过程，重点要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕。催办是以一份公文展开活动；查办则是以一类事情展开活动。在若干份公文都反映同一类事情的情况下，查办往往针对这类情况展开活动。
十、注办
由公文的承办人在承办公文的过程中，将承办活动中的情况记录在《文件处理单》上，其主要内容有：是否办复，复文号和日期，召开会议的名称和与会人员，决议和结果，电话联系时受话人姓名和通话内容，现场办公的人员、解决问题的方法和结果，主要阅卷人、签注日期等。
办毕公文的处置
一、清退
清退即经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。需要清退的公文包括：绝密公文、有重大错漏的公文，被明令撤消的公文，仅供征求意见或审阅的公文，一些未经领导本人审阅的讲话稿，其他发文机关指定需要清退的公文。清退公文的办法，或按规定成批定期进行，或随时清退。但不论以何种方式清退，都应该办理一定的手续。对要清退的公文，任何人不允许私自摘录或复制。
二、销毁
销毁即对没有保存价值和可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁的方式有：焚毁、变成纸浆、粉碎、清洗消磁等。但对要销毁的文件必须按照规定履行有关手续，个人不得私自销毁文件。
三、暂存
以不属于上述范围的公文暂时予以妥善保存。
四、立卷与归档
文 章来源莲山 课件 w w
w.5 Y k J.COm 9
第三篇：现代公文写作与处理：述职报告
现代公文写作与处理：述职报告
述职报告概述
一、述职报告的含义
述职报告是领导干部向选举或任命机构、上级领导机关、主管部门及本单位的群众汇报自己在一定时期内履行职务责任的书面报报告，是干部管理考核专用的一种事务性公文。
二、述职报告的特点
（一）内容的规定性
根据有关方面的规定，述职报告要从任某一职务以来或某一时段以来本人的德、能、勤、绩四方面来陈述。
（二）自我评价性
述职报告不仅反映所在单位工作的情况，还要侧重陈述自己在任职中做了什么工作，取得了什么成绩和经验，这些具有自我评价性的特点，要用第一人称来写。
（三）公务性
述职是一种十分严肃的公务活动，述职报告作为干部考核、评优、晋升的一个重要依据，要求述职者必须客观地陈述自己履行岗位职责的情形，不允许随意夸大事实，甚至是虚构事实，更不允许刻意掩盖工作中的失误。
三、报告的分类
根据不同的标准，述职报告有不同的类型。
（一）从时间的角度来分，可以分为任期述职报告(对担任某一职务的整个任期内的总体情况予以汇报)、述职报告(对某一的任职情况予以汇报)、临时性述职报告(对某一临时任职的情况予以汇报)、阶段性述职报告(对任职后的某一阶段情况予以汇报)。
（二）从表达的方式来分，可以分为口头述职报告、书面述职报告。口头述职报告一般面向基层群众。书面述职报告一般也要在一定的范围内口述。
述职报告的格式
职报告的格式包括：标题、称谓、正文和落款四个部分。
一、标题
述职报告的标题有三种格式：一是只写“述职报告”这一文种名称即可。二是写明任职时间、职务和文种名称。三是用正标题概述报告的主要内容，副标题写明职务和姓名。
二、称谓
述职报告的称谓格式一般可写“×××考证组”、“××领导”，一般口头述职报告可以用“各位领导”、“各位同志”等称呼。向人大常委会述职的，要按照人大的惯例来写。
三、正文
述职报告的正文部分包括前言、主体和结尾三部分。
（一）前言
前言在概括叙述清报告人的自然情况后，经常用“现将本人任职期内的情况报告如下”之类的转接语，以引出主体部分。
（二）主体
主体格式大致有三种：
1.工作项目归类法。即把自己所做的工作按性质加以分类，如思想方面、工作方面、作风方面等等，一类作为一个层次依次进行阐述。自己主持做的工作和协助别人做的工作也要分开写。另外，对自己做出突出成绩的工作、有创造性开拓性进展的工作要重点写，即在反映一般成绩时突出重点。一般性的工作，日常事务性工作要简单一点。
2.时间发展顺序式。即把任期内的时间按先后顺序分成几个阶段来写，这种形式在任期述职报告中经常采用，因为任期时间较长涉及面广，所做的工作和存在的问题较多，为了便于归纳总结，以展现工作的全貌，所以将一个时期的主要工作按时间分段，这样也便于在各个阶段中详细叙述所取得的成绩和经验。
3.内容分类集中式。这种形式是最常用的，一般分为主要工作、突出成绩、经验教训、存在问题和对策措施等几部分。
（三）结尾
可以对自己做一个基本的评价，也可以简明扼要地写一下今后的打算。这些内容如果前面已经说过，也可以不写结尾部分。
四、落款
常用“以上述职，请予审查”、“述职完毕，请批评”、“以上是我的述职报告，请指正”等模式化用语来作结束语收束全文。
署上姓名和日期。如姓名已出现在标题下，则不能重复使用。
述职报告的写作
一、前言和结尾的写作
前言的写作应首先简明扼要地介绍一下述职者个人的任职时间、负责某项工作、职务责任及工作是否称职等情况，然后再概括性地叙述一下任期内的主要成绩，并做一个自我的总体性评价。
结尾的写作根据主体内容而定。必要时，可以安排一个专门的结尾部分，对自己做一个基本的评价或谈谈自己工作中体会或提出今后的打算。如果这些内容主体已经说过，也可以不写结尾部分，而直接结束全文。
二、主体的写作
主体是述职报告的核心部分。这部分要写清楚自己做了哪些具体工作，工作的数量是多少；自己的职责是什么，是否能履行职责；办事的效率如何，是否收到了满意的效果；任职期间的目标是什么，是否实现了预定的目标；外部评价如何，是否受到表彰和奖励。具体工作的陈述在述职报告中占据主导地位。存在的问题必须写，它是述职报告必不可少的部分，要客观真实，但也不要小题大做。未来设想也就是努力方向，写这一部分的目的是让他人了解你对以后的工作是否有全面的设想和明确的目标。
三、写作的基本要求
（一）实事求是，切忌空谈
（二）突出重点，分清主次
（三）文风朴实，个性鲜明
第四篇：现代公文写作与处理：调查报告
现代公文写作与处理：调查报告
现代写作与处理：调查报告
调查报告概述
一、调查报告的含义
调查报告是根据某种特定的需要，有计划地对典型事物、社会问题或工作情况等，进行认真调查研究后形成的书面报告形式的。
二、调查报告的特点
（一）针对性
调查报告是为了解决工作中急需解决的某些问题而写作的，因此，应及时反映情况，揭露存在的问题，提出迫切需要解决的问题，回答人们最关心的问题，做到有的放矢。
（二）用事实揭示事物的本质和规律
调查报告不论是研究新事物、总结新经验，还是揭示问题的真相，都必须反映事物的本质特征和客观规律。
、原因、结论层层递进的方式安排结构。一般综合分析性质的调查报告多采用这种形式。
3.纵横式结构。这种结构形式兼有纵式和横式两种特点，互相穿插配合，组织安排材料。采用这种方式，一般是在叙述和议论发展过程时用纵式结构，而写收获、认识和经验教训时采用横式结构。
4.对比式结构。这种方法是用两种不同事物的对比，来提示问题的本质。这种对比的方法可以更深刻地让读者辨别某种现象的问题所在，也便于突出显示调查报告的中心旨意。
（三）结尾
结尾是调查报告分析问题、得出结论、解决问题的必然结果。不同的调查报告，结尾的格式各不相同。一般来说，有以下几种：
.总结式。对调查报告做归纳说明，总结主要观点，深化主题，以提高人们的认识。
2.展望式。对事物发展做出展望，提出努力的方向，启发人们进一步去探索。
3.补充式。补充交代正文中没有涉及到而又值得重视的情况或问题。
4.问题式。写出尚存在的问题或不足，说明有待今后研究解决。
三、落款
落款应署上调查者（单位、调查组织或个人）和调查报告完成的日期（年、月、日）。
调查报告的写作
调查报告的写作包括标题、正文和落款的写作。
一、标题和落款的写作
（一）标题的写作
标题的写作比较灵活，采用何种格式应根据调查报告的主题来定。有的调查报告为节省标题文字，还可以不用“关于„„的”这个介词结构。
（二）落款的写作
调查报告落款的写作内外有别。
内部使用的调查报告正文之后，应署上调查者（单位、调查组织或个人）的名称或名字，并写上完成调查报告的日期。
公开发表的调查报告可以用上述落款的方式，但大多把调查者署在标题之下，正文之后也不写完成日期。
二、正文的写作
正文的写作包括前言、主体和结尾的写作。
（一）前言的写作
前言是调查报告的开头，用来简要叙述为什么对这个问题进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由调查者根据调查的目的来确定，不必面面俱到。开头的方法很多，采用什么方法开头要根据主题来定，没有固定的格式。
（二）主体的写作
主体是调查报告的主干和核心。这部分主要写明事实真相、收获、经验和教训，即介绍调查的主要内容是什么，为什么是这样的，分析问题所在及主要原因，提出处理意见或结论、办法等。内容较长的，可分列几部分或加上小标题，以求眉目清晰，让人便于阅读。主体部分包括了大量的材料，因此，要精心安排调查报告的层次，安排好结构，有步骤、有次序地表现主题。
（三）结尾的写作
调查报告结尾的写法形式多样，采用何种方式结尾应根据调查报告的内容来确定。不论哪种方式结尾，都应简洁、凝练，不能拖泥带水。有些调查报告的前言和主体部分把话都说完了，就不必另加结尾了。
三、写作的基本要求
一般地讲，要想写出一份有价值的调查报告，应该注意以下几点要求：
.深入实际，详尽地占有材料
2.实事求是，如实反映情况
3.认真分析，科学概括
4.夹叙夹议、叙议结合
第五篇：现代公文写作与处理：讲话稿
现代公文写作与处理：讲话稿
一、讲话稿的概念
讲话稿也称“发言稿”，是讲话人在各种会议、集会、仪式上发表讲话而准备的发言文稿。它能帮助讲话人准确表达意思，避免讲话的随意性。
二、话稿的特点
（一）贴近性
拟制讲话稿一定要先弄清讲话的场合、对象，做到有的放矢，抓住受众最关心的问题，予以切合实际的解答。说真话，说实话，切忌空话、套话、大话、假话、过头话，切忌打官腔。讲话稿一般使用第一人称，这样便于阐述自己的观点，使听众感到贴近和亲切，容易使听众与讲话者产生共鸣，情不自禁地与讲话者站在一起，信服讲话的内容，接受讲话的观点。
(二)鼓动性
讲话的目的一般是宣传和发表个人的观点，或是借个人名义发表国家、集体的意见，因此常采用富有鼓动性的语言去煽情，让听众信服真理和正义就在讲话者一边，甘心情愿地听从他的安排和调动。批驳错误时，要有理有据、论证严密，让人无懈可击、口服心服。
(三)通俗性
为了最大限度地适应受众的听觉需要，讲话稿要尽可能少采用书面语，而要突出口语色彩。讲到激动时，可适当辅以某些动作，但不宜过多。成功的讲话，无不是靠精彩的语言(口语)打动听众的。适当地运用—点典故、成语、俗语，可以增强语言效果。
(四)政论性
讲话稿是机关领导班子或领导针对具体的某个问题所作的发言的蓝本，它的内容或阐述党和国家的路线方针政策，或申明领导核心的主张、决策，或分析形势以统一认识，或总结成绩阐述经验教训以鼓舞士气，都有较强的政治色彩。
三、讲话稿的分类
讲话稿的应用范围非常广泛，种类非常丰富，从事务性公文的角度可以将讲话稿分为两类。一类是致辞类讲话稿。包括开幕词、闭幕词、欢迎词、答谢词、悼词等。另一类是报告类讲话稿。包括大会报告、讲话、发言、工作汇报等。尽管每一类讲话稿应用的场合不同，形式也多种多样，但总体说来都具有讲话稿的一般特点和格式。
讲话稿的格式
讲话稿的格式包括标题、称谓和正文三部分。
一、标题
讲话稿的标题一般包括讲话人的姓名、职务、事由、机关名称和文种等要素。不同要素组合构成不同的标题形式。常见的标题形式有三种：
（一）公文式标题
公文式标题，即“机关名称 + 事由 + 文种”，如《某某市 2005 工作报告》，有时还可以省略机关名称，如《政府工作报告》。
（二）会议名称 + 事由 + 文种，有的还在题前加上报告人的姓名。如《中国人民政治协商会议某某市第十届常务委员会工作报告》。
（三）新闻式双标题，正题突出报告内容，副题说明会议名称、文种，有的还写明报告人和时间。如《中国的和平发展与东亚的机遇——温家宝总理在东亚峰会领袖对话会议上的演讲》（2005 年 12 月 12 日，马来西亚吉隆坡）。
二、称谓
讲话是面对听众的，所以要根据对象选择用何种称谓，如“各位代表”、“同志们”、“朋友们”等。如有外国人士参加，要称“女士们”、“先生们”；如有重要来宾到会时，也可加上专指性称呼，以示礼貌、尊重。用称谓要注意周密得体，不能遗漏一部分与会考，以免引起这些人的不快。
三、正文
正文包括开头、主体和结尾三部分。
（一）开头
开头也称“导语”，是指讲话稿的导入部分。开头要先把重点提出来，以引起听众的兴趣，把握好开头就会容易地把听众的注意力吸引过来，这是讲话成功的关键。因此，要根据不同的讲话场合、讲话地点、讲话对象以及讲话者自己的身份来设计，可以因时、因地、因人而异，总的原则是能立刻吸引听众的注意。
（二）主体
主体部分是讲话稿的核心内容，要紧接开头的话题从各方面加以阐述和论证，做到突出重点，分清层次。结构上要有张有弛，有起有伏，不能平铺直叙，像流水账一样，否则听众会产生厌恶感，达不到预期的效果。
（三）结尾
结尾是讲话稿最精彩部分的展现，有一个妙趣横生、令人难忘的讲话结尾，就会使听众或欢欣鼓舞、或心服口服地对讲话人产生信赖感，留下深刻的印象并按他说的去做。有的讲话稿可以用“谢谢大家”等平实的词语结尾，表示对听众的尊重。
讲话稿的写法
一、正文开头与结尾的写作
（一）开头的写作
开头的方式多种多样。有的开篇入题，又叫开门见山，开篇点题；有的介绍内容，又叫论题；有的阐明意义，借题发挥，说明依据，表示感情等开头语。总的来说，开头语要平直、概括、简短。
（二）结尾的写作
结尾不是对开头和正文的重复，而是对整个讲话的总结。结尾的方式同样是多种多样的，常见的写法有概括式、希望式、憧憬式、哲理式、抒情式和宣布式。
概括式，即概括要点，强调或揭示主题，对全文进行回顾和总结。
希望式，即向听众提出一些希望和要求。
憧憬式，即展望未来，指出美好前景，鼓舞斗志。
哲理式，即饱含哲理，发人深思。
抒情式，即表示感情、祝愿，求得情感上的共鸣。
宣布式，即宣布会议的某个决定、某一事项的开始或结束。
二、正文主体的写作
主体部分应根据讲话内容的不同而选择不同的写法。一般说来，主体结构有以下几种方式：
（一）并列式
并列式，即各层次平起平坐，不存在谁主谁次、谁轻谁重的问题，各层次都是直接对主题负责。
（二）递进式
递进式，即各层次之间存在相互作用的逻辑关系，循序渐进式的铺展开来，这是比较常用的写作形式。
（三）交互式
交互式，交互式是并列式和递进式的补助排列形式，当遇到各层次内容有所交叉或重复的时，应把各层次并列部分的共性问题都抽出来，集中成为另外的层次，而这一层次只是并列层次的递进，是为前面几个层次服务的。
（四）总分式
总分式，总分式有二类形式，一类是先集中说，提出纲领性、覆盖性的层次，然后再分开来说，提出具体方法、步骤。另一类是主体部分并列起来说，然后再围绕主体部分分开来说，一般这一类文体多数用于对过去工作进行总结评价，对今后工作进行布置。
（五）附带式
附带式，把主要问题和附带问题结合起来讲，先讲主要内容，然后讲补充部分。
（六）叙议结合方式
叙议结合方式，即在传达客观事实时，同时发表讲话者的感受和认识，将客观的材料与主观的体验结合起来，夹叙夹议。
三、写作要求
写讲话稿除了要做到观点正确、中心突出、结构合理、逻辑严密、语言规范等基本的写作要求外，还要把握好以下几个问题：
（一）要准确领会领导意图
准确领会领导意图就是了解上级机关的精神，掌握全局的工作重心，把讲话稿写成领导人认识的丰富和观点的完善。
（二）要体现领导个人特色
要体现领导者个人的特色，就是要考虑领导人的具体身份和平时讲话的特点，写成领导人想讲、愿讲的讲话稿。
（三）要弄清不同种类的讲话在语言等方面的差异
讲话的种类不同，语气、内容结构等方面也就各不相同。起草之前一定要有清楚的认识。如，报告类讲话稿一般要求内容客观、全面，格式比较固定，语气平缓、严肃；致词类讲话稿则要求语气热烈、感情充溢，格式活泼，内容恰切主题。
（四）要善于搞好前后衔接
要善于搞好前后衔接就是要求讲话稿的内容（精神）要与上级精神、全局工作、以往工作、其他领导的工作相兼顾，辩证地分析阐述问题，不能肯定一切，也不能否定一切。
（五）重要的讲话稿要由领导人亲自动手或主持起草
《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》文件中指出：“领导干部必须亲自动手准备自己的重要讲话、报告，亲自指导、主持自已领导范围的重要文件的起草，否则他对自已所领导的主要工作就不能担负政治责任。”
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