速记在秘书工作中的应用文献综述

第一篇：速记在秘书工作中的应用文献综述

速记在秘书工作中的应用文献综述

摘要：21世纪是信息时代，谁掌握了信息谁就掌握了先机，掌握了主动权。所以“速度”便成为这个世纪发展的显著元素。而作为一名秘书“速记”是必须具备的基本技能之一。所以，速记也成为诸多学者、老师研究的重点，自速记在我国诞生100年以后，关于研究速记的文章如雨后春笋，而且速记也越来越受到关注。速记凭借着声像同步的录入速度，提高了行政机关、企事业单位、社会团体的工作效率，是节能减排的举措。速记在我国的发展前景也是广阔的。

关键词：速记;应用； 发展前景；

引言：

速记，应用语言学的一个分支，一门用一套系统的符号和简便的省略方式快速记录语言的书写形式，可以称为追赶声音的艺术。有人把它比作“音落书成，追及思维”的飞笔，可见速记在文字方面给我们带来的快速、准确、便利具有重要的意义。速记曾在人类历史上发挥过重要的作用，一直到现在，对它的研究和应用依然继续着。

一、我国速记的产生

关于我国的速记的诞生，很多老师的观点是一致的，就是从1896年蔡锡勇撰成《传音快字》一书开始便有了现代速记。在1986年8月和1996年8月都在我国的首都北京中共中央党校隆重举行了“庆祝中国速记诞生九十周年学术交流会”和“纪念中国速记诞生一百周年学术交流会”。在这两次盛会上，都进行了大规模的学术交流和手写的速记比赛与电脑速记（1996年）的比赛，这是中国速记历史上最有意义的、最值得回顾的两次盛会。在“纪念中国速记诞生一百周年学术交流会”上，全体代表一致公认我国的速记应该从1896年蔡锡勇发表的《传音快字》、沈学发表的《盛世元音》（又名《天下公字》）和力捷三发表的《闽腔快字》作为我国速记的纪元年。1896年(清、光绪22年)，正值我国文字改革的切音运动时期。这一年出版的切音新字方案有上述三种，其中最有代表性并正式转化为速记技术的并传播到后世的是蔡锡勇的《传音快字》.查阅文献说明，蔡锡勇先生当时创作《传音快字》的动机，并不是为了解决汉字书写速度的问题，而是把它作为一种文字的改革方案提出来的。当时在北京译学馆的福建学生蔡玮很少写汉字，而绝大部分是用一种简单的符号作记录，书写非常之快，经了解得知我国早已发明了快速记录的方法，当年蔡锡勇先生已经去世，因蔡玮年纪还小，学业未竟，于是改召蔡玮的哥哥蔡璋，到北京担任速记教授，以《传音快字》为教材，创办京师速记学堂，为我国培养了第一批速记人才（约200人）。其蔡璋于1903年留学日本，研究了日文源纲纪、熊崎健一郎等诸式速记之后，将父的《传音快字》改编为《中国速记学》，于1913年(民国2年)正式出版，这是我国第一本以速记命名的专著。

二、速记在秘书工作中的应用

所有研究者都认为速记在秘书工作中的重要作用，所以则从不同的角度出发提出了不同的看法。

在杂志《秘书之友》上阅读张娇的《浅谈速记知识在秘书工作中的应用》，她提出以下几个观点：

1.速记可以提高办文效率。利用速记符号，结合一定的速记方法与技巧，秘书在文件草拟中可以准确完整地呈现领导口授的意旨，还可以记录个人瞬间的灵感，提高办文工作效率。

2.速记可以提高办会效率。在会务处理中，秘书可以利用速记知识与方法处理会议文书，提升会议记录速度。在会议记录中可根据会议的内容、性质、主题及讲话人的习惯与风格选择会议记录的方式，科学合理利用速记符号开展记录。3.速记可以提高办事效率。秘书在记录领导口授意见、接打电话、来信来访、收集和整理资料等工作中，恰当运用速记方法，灵活使用速记符号，可以快速、高效、准确地记录领导讲话、口授意见、电话留言、摘抄资料等。

在我看来这几个观点都可以归结为提高办事效率，办文、办会也是为了办理事情，为以后高效的办理事情服务。

在中国知网上查阅《速记在秘书工作中的应用》一文，张广义老师认为速记在秘书工作中的作用有以下几点：

1.加快记录和书写速度，提高工作效率。它主要的特点就是“快”。因此，在我国面临着当今世界新的 技术革命挑战的时候，秘书部门需要速记和速记在秘书部门工作中的作用更为明显的反应出来。

2.简便快捷，迅速及时。目前，每个办公室全部配备录音装置还不现实。因此，速记在这方面更显示出优越性。

3.稳固的反制约能力。秘书工作者采用速记，可以避免周围条件的限制和排除外界环境的干扰。在使用录音设备是，难免会出现某些自然的故障和损坏。而速记 却较为稳固，具有连续的特点。

4.具有独特的保密作用。保密是秘书部门的一项基本要求。秘书工作者采用速记能起到独特的保密作用。现在除了一些特殊措施外，速记也能充当类似于“密码”的角色。

5.锻炼敏捷思维，培养高效率的习惯。秘书工作者的工作常常是简单、复杂劳动交替进行。速记也是如此，每当今日速记记录时，就要调动手、脑、耳、眼一起配合工作，可以锻炼思维的敏捷。

湖南大众传媒职业技术学院曾雪晴老师在《速记与秘书工作》一文中提到根据秘书人员的具体工作的需要速记在以下工作汇总发挥作用：记录领导口授意见、接传电话、收集资料、进行会议记录、调查研究记录、起草文献、摘抄文献资料、进行档案文献编纂等文字工作。

另外还有作者认为速记的作用为会议记录、文秘工作记录、调查研究、起草文稿。从以上作者观点我们可以看出，作者的观点大致相同，提出了速记在秘书工作中的几点应用。张广义老师总结的最为全面，从文本看来是综合了其他几位老师的观点。现代秘书工作的基本要求就是为领导提供全面、准确、及时、创新的参谋和服务，速记作为一种强化效率意识的学科和技术，恰恰满足了现代社会快节奏的生活方式与工作需要对秘书工作的新要求。作为一名现代秘书，速记是必备的基本技能，只有具备了速记这一技能，才能谈到它在秘书工作中的应用，才能高效率地为领导办事。就现在讲究速度、效率的时代，速记不仅在秘书工作中作用大，其他方面如：新闻、编辑、司法、科技等等领域速记不可忽视，所以它的发展前景也是可观的。

三、速记的发展前景 今天,速记应用范围是比较广泛的,凡是需要文字记录的地方,都有速记的用场。所以速记被广泛应用于各种大型会议的现场记录、媒体的采访记录、法院庭审记录以及网站的直播聊天等等。从目前的情况看,无论是业务市场还是人才市场,高水平的速录员都是非常紧缺的,根本无法满足市场的需求。

根据河北科技师范学院李文玲老师的《中国的速记发展现状与问题》中可以看出速记员的稀缺：以北京市场为例,北京平均每天有200场会议,真正用速记的不足1/10，而业内的人才就连这1/10都满足不了。目前,我国计算机速记人才奇缺,全国的计算机速记员只有数万人,达到高级速记师水平的人才更是奇缺。所以速记的发展前景是可观的：

首先，市场需求大。随着国内市场经济的不断深化，越来越多的场合开始依赖电脑速记，会议、审判、网站访谈等均需要及时进行文字记录、处理。据不完全统计，全国每天各类会议达上万场，如果其中的30％有速记需求，那么，速 记员将非常紧缺。而且，这个市场需求还会随着经济的发展而变得越来越大、越来越广。

其次，会议速记服务公司的准入门槛低、投资风险低。据业界人士介绍，目前成立一家小型速记公司，有10 万元投资、几个专业人员就可以。这样的准入门槛，在很多行业根本是不可能的。由于准入门槛低，因此其风险系数也相对较低。总的来说，速记公司经营的主要成本还是在人力资本方面，如人员的基本工资、福利等，至于电脑、速记机等设备，成本不高，且折旧期较长。尤其是在市场萌芽期，人才奇缺，速记人员的水平往往是直接决定速记公司口碑、营业状况的关键，这个时期，速记公司花在人才招聘、培训等方面的成本会更高。

再次，近年来就业形势不容乐观，一部分接受高等教育的青年人开始进入速记服务业，这对改变速记服务行业从业人员素质、转变人们对速记服务行业的传统看法会起到积极的作用，也有利于提高速记服务行业的社会认知度。

结论：

我认为在现如今的社会上，速记就是一门实用的、新兴的、大众的社会科学，它是语言学的一个分支，同文字学一样，是一门具有实用价值的科学技术，应该引起人们的重视。在众多研究文献中，我们可以看到速记的功用，发展前景。参考文献：

[1] 李文玲 《中国速记发展现状及问题》 河北科技师范学院院报2008年3月第7卷 第一期

[2] 陶虹 《速录技术的产生与发展》 海南大学三亚学院 东南传播 2010年第2期

[3] 孟晓燕 《速记的前景探析》 内蒙古师范大学青年政治学院 2011年1月 [4] 张广义 《速记在秘书工作中的应用》 秘书之友

[5] 曾雪晴 《速记与秘书工作》 衡阳师范学院学报 2014年4月 第35卷第2期

[6] 饶素华 《速记及其在秘书工作中的应用》 南昌高专学报 1998年 第4期 12月

[7] 宋斌、赵利坛 《试论速记在秘书工作中的作用》 湖北大冶文秘速记学校、武汉地质学院

[8] 张娇 《浅谈速记知识在秘书工作中的应用》 秘书之友

[9] 曾雪晴 《浅谈汉子速记的优势及其在秘书工作中的应用》 湘潮月报 2013年 第9期

[10] 梁晓莹 《浅谈高职院校速录技能人才的培养》

[11] 李文玲 《关于中国速记人才培养问题的思考》 河北科技师范学院学报 2009年12月第8卷第4期

[12] 张纪州 《从美国速记员的认证看速记的重要性》 办公自动化杂志 2010年9月

第二篇：应用文献

一、应用文书的含义与分类

（一）含义

应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文

体总称。

（二）分类 主要分为三类：

行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活

动的重要工具。又称“通用公文”。

主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：

意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

二、文书的制发过程

（一）通用公文的制发程序

草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发

（二）事务文书、商务文书的制度发程序

事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式

一、通用公文的格式

指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

（一）通用公文用纸和印装规格

（要求字目闪动）

1、采用国际标准A4型纸

2、公文页面与版心尺寸

3、文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。

4、公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。

（二）通用公文中各要素标识规则

1、眉首 1)公文份数序号 2)秘密等级和保密期限

3)紧急程度 4)发文机关标识 5)发文字号 6)签发人（会签人）

7)红色反线

①0000

1②机密★一年

③ 特 急

④××××××××文件

⑤×××〔2006〕号

分析：“①”表示 公文份数序号

1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。

2、份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999

“②”表示 秘密等级和保密期限

1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。如无保密内容，不得标注此项，以免

给工作增添麻烦。

2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密” “③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。

紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。

“④”表示 发文机关标识

一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。

版头用套红大字居中印在公文首页上部。

版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：

**发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。

眉首

第三篇：秘书工作中的艺术性

秘书工作中的艺术性

秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在“三服务”方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？

一、尊重而不奉承吹捧

理顺

与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。

如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。

实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不?quot;参谋“了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。

在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

二、主动而不越位脱轨

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。

日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。

三、服从而不盲从附和

秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。”分析"有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

四、补台而不挖角拆台

秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

五、沟通而不封闭堵塞

秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。

现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化

第四篇：秘书工作中的艺术性

秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在“三服务”方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？

一、尊重而不奉承吹捧理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不?quot;参谋“了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

二、主动而不越位脱轨秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。

三、服从而不盲从附和秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。”分析“有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

四、补台而不挖角拆台秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

五、沟通而不封闭堵塞秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

六、挡驾而不阻拦干涉挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种”门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。

第五篇：秘书工作中的礼仪

秘书工作中的礼仪

在各个领域，秘书人员都是一个不可缺少的群体，在趋于知识化、年轻化、女性化的现代社会。现代的秘书人员有机会随同领导或上司单独外出联系工作、访问、调查研究、或参加各种会议、集会。秘书活动的目的可以是传达某项指标，检查督促某项工作，或是获取信息，也可以是取得经验或教训，或是增进友谊，或是完成领导或上司赋予的特殊使命等等。秘书将出入各种机关和企事业单位，出入各种公共交际场合，将接触各行各业的人。秘书社会活动往往是被动的，要根据领导和上司的指示办事，但这只是针对秘书活动的目的和范围而言的，秘书活动的方式、过程、结果并不能有领导和上司来一一规定，而应该由秘书人员的主观能动性或者说是秘书个人才华与魅力来决定的。这就要求秘书要约束自己的一言一行，在遵纪守法的前提下，学会遵守不同交际场合，不同民族地域的礼仪。洛克说，礼仪是在他的一切别种美德之上加上一层藻饰,使它们对他具有效用,去为他获得一切和他接近的人的尊重与好感。众所周知，世界上无论哪个国家，大至国家政府首脑，小至个体企业的老板，在日常工作和生活中们都少不了秘书；无论是行政单位、事业单位还是企业，在日常运行过程中，都需要通过秘书进行上传下达，辅助上司做好各项工作，其中免不了与人交往，而秘书要在工作者能够运筹帷幄，获得同时和他人的好感，不管在什么样的场合,在什么样的地点, 文明礼仪在秘书工作中都起了至关重要的作用。那么注重礼仪，就是秘书进行人际交往的润滑剂了。

所谓秘书礼仪是指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止，是指秘书人员在各种公务活动和日常工作场合中待人处事的准则,是对秘书个人的仪表、仪容、姿态、言谈举止、待人接物等方面的具体规定,是秘书个人的道德品质、内在素质、文化素养、精神风貌的外在表现。对于个人来说，能否表现出对他人的礼貌，是一个修养问题，有时还涉及到个人的道德水准问题。对于一个组织来说，秘书礼仪应用得得当与否，则体现出了该组织的管理水平和人员素质。这不仅有助于人际交往，现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。有助于事业发展，不论是个人还是组织，要想使事业得到发展，都离不开他人的帮助。适度的礼仪，能营造出良好的合作范围。

秘书礼仪所涉及的范围较广，办公礼仪规范、接待礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等，哪个方面都不可偏废。个别秘书人员认为，在工作中只要注意办公礼仪规范就可以了，至于个人形象，那是自己的事情，“穿衣戴帽，各有所好”，与他人无关。其实，这是对秘书礼仪认识的误区。总体说来，秘书礼仪的内容大致有：

一、办公室礼仪

办公室礼仪规范在很多方面都有明确的规定，例如电话礼仪，会议礼仪，行为举止礼仪，同事之间的礼仪，等等。电话是秘书处理日常事务时最常用、不可缺少的交流工具,凡上级指示、下级意见、商务联系、人际交往、业务咨询等都要通过电话来进行。因此,接打电话是办公室最普遍的日常工作,是公司和外单位接触的第一渠道。电话是无形的接待员。电话虽然是机械,只能传声,不能传情,但人人要打电话,偶尔一次小小的疏忽也许会铸成极大的失误。如何接打电话,接听电话应注意那些基本的礼节,尤其是政府公务机构、企业单位接打电话是否得体适度,直接影响自己的公众形象和社会美誉度。因此,接打电话的礼节颇为重要,正确使用电话能提高工作效率,创造友好气氛,可能使人留下对你公司的最好印象。接打电话是一个只凭声音话语传达意义的过程,因此要格外讲究说话的技巧。接打电话时注意力一定要集中,要认真应答,态度要真诚,记录要详细,动作要轻柔。吐字要清晰,声音要平稳,语言要简洁,措辞要得体,解释要耐心,传话要准确。

举止行为是一个人外在美的有机组成部分,一个人即使长得漂亮,如果姿势不雅,他的外在美就不完善。秘书是一个单位的门面和窗口,一举一动都反映着秘书本人及企业的形象,举止规范的基本原则是保持端庄、文静、温和的形象,使对方产生尊重和信赖。秘书的日常姿势主要包括站姿、走姿、坐姿和蹲姿。站姿是其他人体动态造型的基础和起点,站立时,头部要保持挺拔,目光平视,肩平直,胸略挺,双肩打开,自然放松,手臂下垂,双腿成小八字或丁字步站法,身体重心落在两个前脚掌。坐姿是人体的静态造型,端庄优美的坐姿给人以文雅、稳重、自然大方的美感。秘书坐姿的基本要领是:腰背挺直,肩放松。女秘书两膝并拢;男秘书膝部可分开一些,但不要过大,一般不超过肩宽。走姿的基本要求:轻巧、自如、稳健、大方。走路要尽量走成一条直线,步伐要稳健,步态要轻盈,脚步朝前跨时有一点点朝前踢的感觉,跨出后,身体重心应在前脚大拇指处,着地后延伸至前脚掌,千万不能用后跟着地。

二、接待礼仪

接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何,直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。

秘书接待来客时要面带微笑,温和亲切,热情有礼,落落大方,不卑不亢。秘书的打扮要得体,精神要饱满,办公室和办公桌要整理得整整齐齐。秘书不能随便离开岗位,特别是知道有客人要来,应耐心等待。如有急事离开,回来时客人已在等待,应该立即向客人致歉。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。要热情友好地送别来客,客人离开后要将接待结果记载在约会簿上。

三、社交礼仪

一个人在社会中要生存、发展,都必须以各种形式与其他人进行交往,因为没有交往就难以合作,没有合作就难以生存、发展。交际礼仪是人们在日常交往过程中形成的约定俗成的道德行为规范,是调节人际关系的重要手段。在日常生活和工作中广为运用。在与人交往过程中,自如得体地运用交际礼节,能给人们留下良好的印象。熟悉礼仪,应用得体。坚持原则,灵活应变。讲究谈吐,文明礼貌。社交礼仪作为一种文化，是人们在社会生活中处理人际关系，用来对他人表达友谊和好感的符号。讲礼仪可以使一个人变得有道德，讲礼仪可以塑造一个理想的个人形象，讲礼仪可以使你的事业成功，讲礼仪可以使得社会更加安定。礼仪是个人乃至一个民族素质的重要组成。

社交礼仪是在社会交往中使用频率较高的日常礼节。秘书生活在社会上，要想让别人尊重自己，首先要学会尊重别人。掌握规范的社交礼仪，能为交往创造出和谐融洽的气氛，建立、保持、改善人际关系。人们在创造优美物质环境的同时还应创造和谐的人际环境。生活的意义在于不断创造和进取。同时，还应在复杂的人际关系中表现、欣赏和发展自己，从中享受无尽的乐趣。秘书能否对现实社会或周围环境有良好的、积极的适应是衡量他心理健康状况的重要标准。

四、形象设计礼仪 它具体涉及秘书人员的穿着打扮、仪容仪表、言谈举止，是对秘书人员的礼仪修养所提出的具体要求，是其自尊自爱的具体表现形式。秘书人员的礼仪形象向来被视为个人素质非常重要的组成部分。形象体现于细节，细节展示素质。衣着打扮、言谈举止、待人接物，其实都是素养问题。有些同志在正式场合甚至在国际交往中不修边幅，歪戴帽子斜穿衣，当众“打扫”个人卫生，这些都是礼仪修养不够的表现，都会给交往对象留下不良的印象。不过，秘书也应该学会在服饰打扮上面有所变通，一味追求职业化，有时候可能会闹出笑话。

例如，秘书小刘和陪同公司的客户参加一次聚会，为了表示对客户的尊重，星期天一大早，小刘就西服革履地打扮好，对照镜子摆正漂亮的领结前去赴约。北京的八月天气酷热，他们来到一家酒店就餐，边吃边聊，大家好不开心快乐！可是不一会儿，小刘已是汗流浃背，不住地用手帕檫汗。饭后，大家到娱乐厅打保龄球，在球场上，小刘不断为朋友鼓掌叫好，在朋友的强烈要求下，小刘勉强站起来整理好服装，拿起球做好投球准备，当他摆好姿势用力把球投出去时，只听到“嚓”的一声，上衣的袖子扯开了一个大口子，弄得小刘十分的尴尬。这个案例当中，小刘的出发点是正装赴会，表示对聚会的重视和对客户的尊重，但是，他忽略了盛夏的时候是不适宜穿西装的，可以穿休闲装赴约。这也就反映了，小刘作为秘书对礼仪的不了解，所以才闹了这样的笑话，秘书在赴会之前必须搞清楚聚会的性质，提前做好准备，才不会失礼于人。

五、沟通技巧

沟通技巧是秘书礼仪的核心内容，因为我们从事任何一项具体工作都需要与其他人打交道。如果不善于同对方进行必要的沟通，在沟通时缺乏必要的礼仪，往往会给工作带来障碍，甚至事倍功半。例如，公务宴请的目的在于促进部门、单位之间的沟通，并为此提供一个临时性的交流场所。因此，参加公务宴请时应当注意适度的交际，适当地进行沟通。但是，有些同志在公务宴席上对身边的人不闻不问，爱搭不理，甚至一声不吭，只顾埋头吃喝，吃完就撤。还有些同志却表现得过度热情，不分对象地劝酒夹菜，非要对方吃下去不可。这些不当的举止都扭曲了公务宴请的作用，并没有实现真正意义上的沟通与交流。除此之外，秘书礼仪还要求秘书谨记，尊重领导，秘书主要是为领导提供服务的。这种特殊性，决定了秘书有时具有“很大”的权力。因此，作为秘书人员一定要保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，甘当“绿叶”和“小草”，参谋而不决断，服务而不越位，认真做好本职工作，切实为领导搞好服务，决不能代替领导决策。注意仪表。秘书人员在工作和社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅的风度和较高的修养。大体要求是:穿着要端庄大方，打扮要美观得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不要扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效，给人以良好形象。热情文明，秘书人员经常要与各方面、各层次的人群接触，这些人群由于地位、经历、学识、水平和修养的不同，性格各异，感情丰富，这就对秘书人员的待人接物提出了较高要求。秘书人员决不能因为自己处于领导身边，就自我感觉特殊，趾高气扬。要坚持做到尊重他人、热情亲切、诚恳友善、办事耐心，努力为每一个对象提供最佳服务。此外，秘书人员还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。

现代社会，文明程度空前发展，对人类礼仪素质提出了较高要求。良好的礼仪修养，不仅能折射出一个人的文化素质、道德修养、精神风貌和工作态度，给人留下深刻的印象，也有助于同他人进行沟通和交流，方便工作开展。秘书人员的性质和特点决定了秘书必须具备较高的礼仪修养。注重礼仪,是一种态度,展示了秘书美好的个人魅力,做到真正注重礼仪,将会给秘书工作如鱼得水,无往而不利!

商学院

金融（2）班

曾勤勤 20080737