浅谈秘书在管理工作中的作用

第一篇：浅谈秘书在管理工作中的作用

浅谈秘书在管理工作中的作用

前言：秘书，作为行政部门的关键职位。之所以关键，主要是从它的作用和意义层面上来讲的。要做好秘书工作，并非一件易事，这其中涉及到的，除了丰富广泛的知识储备，细致缜密的洞察力，清晰明确的辨别力。但更重要的是人际关系，为人处事的方式技巧。处理好领导和下属的关系，做好他们之间的桥梁和纽带，起到一个承上启下的作用。

关键词：秘书 管理工作 桥梁作用 关键职位

一、秘书的含义

自古以来，秘书一词其实就有其专有的称谓：文牍、文书、参谋、智囊等。

1、文牍

宋代词人苏轼的《上初即位论治道》之二中说道：“而尚书诸曹，文牍繁重，穷日之力，书纸尾不暇，此皆苛察之过也。”文中提到的“文牍”,即指古时的公文、书信、案牍。而在郭沫若先生的《黑猫》中：“我们一些在省城或府城里读书的人便做了文牍。”这里说的“文牍”指的是在官府或其他团体草拟文稿的人。而现在文牍这个称谓已经不再沿用了，它可以作为一个朝代和一个文明的标志和文化记号。

2、文书

与文牍的性质相似，从第一层含义讲，就是指记载重要事件的公文、书信、契约。古时的条件有限，文书的载体大多都是甲骨、青铜器、石头或贝壳。更有战国、秦汉时期的竹、木简。第二层含义也就是指从事公文、书信工作的人员。直到现在，文书这个称谓还在使用，它主要强调了秘书工作中的文字驾驭能力的重要性，以及对信息的分析整理能力。

3、参谋

唐朝后期，参谋为节度使幕僚之一，掌参预谋划。清末，军、政、师设立参谋一职，掌管军训及谋划筹事。虽然现在参谋也常常被用来称赞有谋略有见识的人，但大多时候是体现一个人的辅助性服务作用的，也就是秘书的主要职责之一，为领导出谋划策，参与重要事宜的讨论。

4、智囊

同样，跟参谋一样，它们都指的是足智多谋的人，可以给别人出谋划策的人。现在也有人将有某有略的人称作智囊团，同时这也是一个优秀的秘书所必须具备的能力，拥有丰富的知识，方可以临阵不乱，处事泰然。仅仅从这些名称中，我们就可以分析出自古秘书所从事的工作内容和职责要务。时代变迁，统治方式也不尽相同。因此，在一定时期内，秘书所充当的角色和需要完成的任务也是不同的。但总体来说，有一点是亘古不变的，秘书所处的位置是一人之下，万人之上，服从上级统治者的命令，接受上级的安排，并按时完成既定的任务。

二、秘书工作在领导决策中的作用

秘书处于领导的近身旁侧，就表明其地位是一人之下，被领导，接受指示，服从命令，完成任务。同时也体现出它的重要性，以及不可取代。当然，秘书所从事的工作内容的复杂繁琐，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小觑的。

1、参谋、助手作用

作为领导的左膀右臂，秘书的辅助性服务是非常重要的。怎么使这个作用更完美地发挥，如何做好这个助手，就要看秘书自己的智谋了。所谓参谋，即参与谋划，也就是说，在整个事务的完成过程中，秘书所提供的服务都是辅助性的、建议性的。工作思路，事件的流程内容以及主旨大意，都要遵从领导的意愿，而不是替领导做决定，自作主张代领导决策。一个睿智优秀的秘书会将自己的意见和看法与领导的意愿融汇整合，做到互不冲突，并且在这过程中，为领导提供最优质的服务，使整个工作程序能够顺利进行。

2、提供信息的作用

秘书本来就需要是一个信息智慧的集合体，秘书工作的性质需要秘书必须具备对信息的敏感的洞察力。为领导服务，参与领导决策，就要及时搜集掌握科技、文化、技术、教育、医疗卫生、等等国内国际的相关信息。同时也要同步了解本地区、本单位、本部门的近期发展状况及其长足发展规划，在领导需要的时候，能够保证像电脑一样，迅速准确地输出信息，提供服务。及时准确地提供信息，既节省了工作时间，有保证了办事效率，同时也能获得领导的信任。

3、协调作用

协调是管理的手段之一，秘书在一个部门的管理工作中所起到的作用其实就像一座桥，连接两个不相交的点，协调得好，这座桥就会稳固，不相交的两个点也就连成了一条线；若协调得不好，那这座桥就很可能会坍塌，那么不相交的两点便会相距更远。

时代变迁，在新的历史时期，领导面临的问题越来越复杂，难题越来越难解。政策方针的变革，会引来不少争议和矛盾，在这千丝万缕的复杂关系面前，领导要及时解决这些问题，就十分需要一座桥来权衡了。秘书的协调作用要从矛盾双方入手，分析掌握情况，看清矛盾着的双方与自己的关系，也给自己定定位。首先要顾全大局，权衡矛盾的轻重缓急，其次还要做到原则性与灵活性的统一，既不违背上级领导的意愿，也不过分迁就不合理的要求和观点。处理好矛盾双方的关系，做好沟通工作，不仅缓和了工作氛围，提高工作效率，同时也能体现出一个优秀秘书的素质修养。

4、耳目作用

耳目，顾名思义，就是要做领导的耳朵和眼睛。当然不是去监督领导的言行，而是要求秘书人员具有灵敏的应变能力和精确的分析能力。在领导的决策过程中，若有不妥或不恰当的地方，要及时向领导提出合理化建议和意见，在领导实施一项方针或决策前，能够适时提醒，并协助领导及时修正，以免出现不必要的错误和问题。秘书工作的耳目作用，体现出秘书人员丰富的知识储备和敏锐的思维。同时也是一个卓越领导背后的重要支撑力量。

三、秘书与上下级的关系

秘书人员在办公室主要起到桥梁纽带的作用，负责上下级、内外部门的沟通，同时还是领导工作上的参谋和助手。要处理这么多层关系，秘书所要具备的能力也就更加严格具体了。

1、对上级服从，但不盲从。

领导的工作就是制定方针计策，然后向秘书传达并命其执行。而秘书的工作就是听从指示，服从安排，完成任务。然而一个称职的秘书人员，在接受到一条指示命令后，若发现其中有不妥之处，定会认真分析，及时了解领导的想法和思维，并适时与领导协商调解，而不是为了不得罪领导而盲目听从执行。虽然秘书和领导是上下级关系，分工不同，职位不同，但没有贵贱之分，因此，处理好与上级领导的关系，既能提高工作效率，有可以增加领导的信任。

2、同下属和谐相处，共同提高

在执行上传下达任务的过程中，秘书需要与各个部门的人员沟通和交流。在与各部门人员相处时，尤其是跟下设部门的工作人员。尽量放低自己的身份，以平视的目光注视每个人，不要依靠自己的领导来压迫或排挤他们。能够及时发现他们的困难并及时给予帮助和支持，良好的人际关系能够帮助自己扩展人脉，提高办事效率。

3、与同事和气共事，公平竞争

在同一个部门，水平相当，年龄相仿的年轻工作人员之间，难免会出现很多矛盾和争端。随着市场竞争日趋激烈，职场当然也避免不了暗中的斗争。面对这些，秘书人员就要体现出专业的职业素养。面对诋毁、暗刀伤人，无论什么情况，都要使自己的头脑保持清醒、镇定，反省自己的工作是否有不当之处。以防招致不必要的误会，要及时跟对方沟通调解，并在今后的工作中不断提升完善自己。避免此类事件重蹈覆辙。

四、秘书人员所需的职业素质

现代秘书不比从前，它是一个综合性的工作职位，所以对秘书从业人员的素质和修养要求越来越高。要成为一名优秀出色的秘书，就要不断提升自己，完善自己，使自己变得多面、博学、有见识。主要有一下几个方面：

1、扎实的文字功底

秘书作为领导的助手，主要是完成一些辅助性的工作。主要有记录抄写新闻消息，起草文稿，登记来访人员的信息记录，领导的会议记录等，这些都需要秘书具有一定的文字驾驭能力和分析能力。在起草文稿时，根据领导所给出的题目，秘书能够快速掌握领导的意愿拟定提纲，并及时搜集查阅相关资料。将这些零散的信息汇总整合，在既定的时间内拿给领导做批阅。这整个流程，都需要秘书人员具有非常扎实文字撰写能力，才能够在规定的时间内完成符合领导口味的文书。扎实的文字功底是秘书人员所需具备的最基本的一项技能。

2、敏锐的政治头脑

在行政部门工作，大部分内容都是涉及到政治的。秘书工作中的方方面面，都带有很强的政治性，在工作中，要时刻保持清醒的头脑，以最好的状态投入工作当中。因为一个部门的政治主张、部门形象、以及本部门人员的切身利益都会从秘书的工作中体现出来。所以，要关注政治时事问题，培养自己站在政治的角度看待、分析、解决问题的能力，要保持立场坚定，旗帜鲜明，不做墙头草。提高自己的政治理论修养。

3、灵活的应变能力

秘书工作大多都很繁琐复杂，既要协助领导决策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一细心做好。所以秘书人员就要有灵活的头脑和干练有效的办事能力。在工作中，难免会遇到棘手的事儿，要做到两不耽误，就得沉着冷静下来，不慌乱，尤其是在遇到突发事件时，要知道分清轻重缓急，抓住重点，恰当合理、有条不紊地解决好问题。

4、务实的工作作风

秘书工作复杂枯燥，在这个岗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任劳任怨。付出的辛苦不一定能得到补偿和回报，但是要始终保持一种向上的心态，将热情和活力注入到工作中去，服务社会。同时，要看得到他人的优点，从而发现自己的不足，取长补短，扬长避短。给自己适当的定位，树立信心，当然也不能高人一等，坚持正确的价值导向，发掘自己的奉献精神，从而实现自己的价值。秘书工作能否做好，取决于是否能够在岗位上发挥作为秘书应该具备的能力和作用。秘书受人管理，同时也在管理其他人和事，作为桥梁和纽带，秘书人员的工作在整个人事管理过程中就显得尤为重要。所以，每个优秀的领导背后，总有那么一个出色的秘书。

第二篇：办公自动化在秘书工作中的作用

摘要

办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”的概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍秘书工作、办公自动化知识以及秘书工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。

关键词： 办公自动化秘书工作文字管理档案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

办公自动化，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。社会的竞争日益激烈,信息的搜集与利用显的越来越重要,如何作好信息化社会大环境中的秘书工作,如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用,已经成为一个不可争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来,有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情,从而提高了工作效率。本论文将围绕现代秘书在“办公自动化”环境中,如何更好的提高工作效率展开讨论。

目录

前言 ···························································································································· I

第一章 办公自动化概述 ························································································· 3

第一节办公自动化的概念、特征、内容................3

第二节办公自动化的功能与作用.....................3

第二章 办公自动化与秘书工作的关系 ································································· 3

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、档案管理工作 ················································································································ 4

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征....................4

一、高效率的秘书工作 ········································································································ 4

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变 ································································ 4

三、自动化的秘书工作 ········································································································ 4

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用··························································· 5

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化...................5

一、处理情报信息方面的变化 ···························································································· 5

二、处理各种统计数据方面的变化 ···················································································· 5

三、在办理会务工作方面的变化 ························································································ 5

第二节极大地提高秘书工作效率.....................5

一、会务工作方面 ················································································································ 5

二、处理信息方面 ················································································································ 5

第三节促进秘书工作职能的扩展.....................6

一、领导工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘书工作的可能性 ········································································································ 6

第四节使秘书的服务意识得到更新.................6

一、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘 ············································ 6

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建 ············································ 7

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓 ············································ 7 参考文献 ······················································································································· 7 致谢 ························································································· 错误！未定义书签。

办公自动化概述

第一节办公自动化的概念、特征、内容

办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、自动化、信息化、从而达到最大限度的提高工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

第二节办公自动化的功能与作用

一是内部通信简捷化。建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递。二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。四是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。五是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。六是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

第二章 办公自动化与秘书工作的关系

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容

一、文字管理工作

在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。

二、信息管理工作

秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。

秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。可以通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位之间的资源共享。

三、档案管理工作

在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。

秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。

秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：掌握好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征

一、高效率的秘书工作

信息时代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也为秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变

秘书工作未实行自动化时，只是简单、重复、机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需要动脑考虑有关软件的升级，开发、引进新的设备。如何才能有效的进行工作？这就需要大量的，复杂的基于简单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作就逐渐转变到脑力的使用上，秘书人员的实质也随之发生了变化，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维能力由此变活跃，有更多的时间向领导提建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这都是秘书由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。

三、自动化的秘书工作

自动化秘书工作体现在办公自动化大环境中，就是秘书工作基本任务的根本改变。随着科学技术的高度发展，某些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督、照看的作用。例如：现代机器人有待取代哟写经常性的、无聊的、单调的工作，这是自动化的典范。

这里强调的是自动化的秘书工作，但是再自动化，也离不开作为主体的人，人是秘书工作中最重要的一部分。自动化的秘书公作主要还是秘书人员的职能自动化。在某种程度上讲，这不只是软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一个由被动到主动的发展过程。自动的去工作，自动的去思考，在工作中始终体现出自动，即用一种积极的、主动的、热情的心态去面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性，这是自动化秘书工作的一种至高境界。

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化

在秘书工作中引进计算机技术和一系列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性”的，它使传统的抄抄写写式的秘书工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

一、处理情报信息方面的变化。

在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。

二、处理各种统计数据方面的变化。

在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。

三、在办理会务工作方面的变化。

传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的发展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。如网络会议的产生，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，通过电视会议系统，不出差即可召开地区性或更大范围的会议。使用移动通信和电传呼，可以使秘书随时同外出的领导和工作人员保持联系，大大减少出差人员和出差费用，极大地改变了秘书的工作方式。秘书的工作方式虽然发生了重大的变化，但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的变化。由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公自动化环境下仍要保持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书人员避免了在领导、同事与部分之间的穿梭，人与人面对面的接触大为减少，纯手工操作的成分大大降低，秘书工作方式发生了重大变化。

第二节极大地提高秘书工作效率

一、会务工作方面

会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。

二、处理信息方面

网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用，现在通过internet 之后，这些都可以在internet 上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步扩展，这就使得他们有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

第三节促进秘书工作职能的扩展

传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。具体来说主要有文书工作、档案工作、会务工作、信息工作、信访工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。随着网络的发展，使秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统的工作模式，工作的内容不仅仅是以上所说几点，凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以当作秘书的职能。秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素：

一、领导工作中的需要

领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要促进秘书工作职能的扩展。

二、秘书工作的可能性

网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询，还要及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布，定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。

第四节使秘书的服务意识得到更新

“秘书意识”是一种角色意识，是主体基于个人的社会活动而形成的对自我的社会地位和由此规定的职责的知觉、理解和体验，它直接源于人的实践活动。随着网络的发展，缩短了大量的体力劳动过程，把全部或部分的体力活动交给计算机去完成，秘书服务内容发生了变化，主要从以下几个方面更新：

一、.秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘

网络的飞速发展，会伴随着系新型办会设备与软件的产生，秘书体力劳动大大减少，智力方面的事务会增多。由于领导不动这些软件与设备的用法，需要秘书去填补这方面的缺陷。秘书面对这一现实，为了更好地实现其自我价值，会花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法，以随时为领导提供智力服务。

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建

在办公自动化产生之前，秘书为领导服务的活动是秘书独立完成的，没有凭借外在力量（如计算机办公设备），然而随着网络的发展，秘书可以凭借各种办公设备与软件为领导服务。秘书已经深刻认识到为领导服务方式的多样性是现代优秀秘书人才所必备的基本要求，更重要的是已经有了一种运用旧有的服务方式创建新的服务方式的意识。

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓

传统的秘书工作使服务范畴停留在抄抄写写式的范围之内，计算机等办公设备扩大了秘书服务范畴。只要是为领导工作服务可以通过办公设备解决的事务都可以列入服务范围之内。同样秘书也认识到服务范围的扩大，通过提高自身素质来适应其需要，去发现更多的服务范围为领导服务。如秘书人员要密切关心当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果，不断地搜集及时信息，并技能型归纳总结，找出有参考价值的技术资料，及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。秘书服务意识得到更新，主观上会使秘书

服务工作的质量的到提高，指导秘书工作，从而有利于服务工作深入展开。

参考文献

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[2] 刘宵，《现代办公自动化实用教程》。北京希望电子出版社，2003年4月版。

[3] 顾孝华，《现代秘书》。上海科学技术出版社，2005年6月版。

[4] 杨洪山，《办公自动化与秘书工作》。上海交通大学出版社，2007年4月版。

[5] 袁维国，《秘书学》。高等教育大学出版社，2006年9月版。

[6] 张宗耀、刘百善，《办公自动化与现代办公设备》。西安电子科技大学出版社，2001年3月。

[7] 周贺来，《办公自动化技术与应用》。中国水利水电出版社，2008年6月版。

[8] 陈冠任，《顶尖秘书》。当代中国出版社，2002年4月版。

[9] 廖金泽，《公司秘书手册》。海天出版社，2004年9月版。

[10] 赵映诚，《秘书学》。中国经济出版社，2009年5月版。

第三篇：语言艺术在秘书工作中的作用

语言艺术在秘书工作中的作用

摘要

秘书懂得并掌握一定的公关语言艺术是非常必要的。所谓公关语言艺术是指在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众、组织与组织之间相互理解、相互协调、相互适应，为组织树立良好的社会形象，也就是说能引起对方愉悦性的互动，即满意的反应，从而形成良好的情感氛围，产生最佳的“社会效应”。公关语言艺术，按其语言表达的形式，可以分为三类:有声语言、无声语言和书面语言。本文着重就有声语言、无声语言两种形式略作论述。有声语言即自然语言，是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作，回答问题.提出建议;或代表组织到下级机关口头传达领导指示;或下基层进行调查研究;或在机关接待客人等，使用口头语言的机会很多。因此，秘书人员必须具有较强的口语表达能力。关键词：语言，艺术，秘书，工作，作用，研究；

目录

摘要..................................................................................................................................................1 目录..................................................................................................................................................1 引言..................................................................................................................................................2

一、秘书交际的有声语言艺术.......................................................................................................2

1.1、体现情感性......................................................................................................................2 1.2、讲究预设性....................................................................................错误！未定义书签。1.3、考虑对象性....................................................................................错误！未定义书签。

二、秘书交际的无声语言艺术.......................................................................................................3

2.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率......................................................................................3 2.2、服饰语力求健康、端庄、潇洒....................................................错误！未定义书签。

三、文字表达能力...........................................................................................................................3

3.1、善于谋篇布局、合理安排............................................................错误！未定义书签。3.2、具有一定的文字学知识，不写错别字........................................错误！未定义书签。3.3、要有好的文风................................................................................错误！未定义书签。3.4、熟悉各种公文种类的规矩、格式................................................错误！未定义书签。结论..................................................................................................................................................3 参考文献...........................................................................................................................................4

语言艺术在秘书工作中的作用

引言

秘书是在领导机关和领导者身边直接为其服务而承办文书、会务、信息、文电起草、催办查办、调查研究、公务接待等工作的，其工作内容无不应用到语言。秘书要做好为领导服务、为机关服务、为基层服务，就要求具有较高的语言素质。特别是，秘书经常要起草文件、领导讲话稿，编写会议纪要、调查报告，对基层发通知，向领导汇报工作等，而且要求质量高，出手快，语言准确精炼，通顺流畅。如果传达领导意图话讲不清，有可能使对方贯彻时不合领导意图或违背意图；如果起草文件文字表达不准确，就可能使政令贯彻得不够彻底，甚可能造成不良后果，给工作带来损失。在中国近代史上就有这么一件事，腐朽的清朝政府曾德国借款修胶济铁路，双方签订的条约中有一款规定：沿线铁路左右内煤铁等矿德国有权开采。这里的所谓里，原意是指铁路左右共里。因为语言表达不准确，模棱两可，被德国人钻了空子，被说成是左右各清政府白白将里的开采权“拱手”送给了德国人，哑巴吃黄连有苦说不出。因此，注意恰如其分地使用语言，对表达人的思想感情，准确无误地反映客观事物的本来面目是极为重要的。秘书人员提高语言素质，是当好领导助手，搞好服务工作的重要基础。

一、秘书交际的有声语言艺术

有声语言是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作、反映情况、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或下基层进行调查研究，或在机关接待访客等，都要使用有声的口头表达语言。因此，秘书必须提高交际的有声语言艺术。

1.1、体现情感性

有声语言的情感性，即以声传情，以声达意。秘书说的每一句话、要把音调的高低、语速的快慢、语音的轻重、音量的大小等语言的具体形态直接展现在听者面前，同时，要富于情感。因为“人的喜怒哀乐，一切骚扰不宁，起伏不定的情绪，连最微妙的波动，最隐蔽的心情，都能由声音直接表现出来，而表达的有

语言艺术在秘书工作中的作用

力、细致、正确，都无与伦比”。秘书要善于调节自己的情绪。从跨出家门或进人办公室的那一刻起，就应该把烦恼留在家里，抛在脑后，以积极、愉快、欢畅的心情迎接每一天的到来，每一句话每一个措词都要体现出良好的心情。例如，在打电话时，不论自己的心情如何，都应以一种机灵、愉快、适中、热情、轻松的语调，有条有理地讲清要讲的事情，使人对本机关留下良好印象。

二、秘书交际的无声语言艺术

2.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率

秘书不仅要有较深厚的理论修养，良好的思想品德，能够正确地调节好自我情绪，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己内在的情感流露在表情上。具体地说，秘书的神情应是开朗、坦然、温文尔雅、临危不惧、遇急不慌，从容自若，给人以信任感。切不可神色严峻，愁容满面。特别值得一提的是微笑语。心理学认为，微笑作为一种表情，不仅是一个人形象的外在表现，而且也反映出一个的精神面貌。一个奋发进取、乐观向上的人，总是微笑着走向生活、走向社会。微笑与形象有着一种微妙的、奇特的关系。一个善于微笑的秘书，能为自己和组织树立起良好的公关形象，成为展现机关风采的“门面”或“窗口”，使群众感受到党和政府的温暖。

三、文字表达能力

结论

秘书工作人员如何来提高自己的语言素质呢？简单地说，一是要学点语法、修辞；二是大力推广普通话；三是加强正音正字的读写训练；四是多实践，活到老，学到老，锻炼到老。在今天的信息时代，秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的。随着科学技术的飞速发展，高科技的手段层出不穷，给秘书工作带来了便利，也给秘书带来了挑战。秘书传统的工作方法或操作方法基本是手 3

语言艺术在秘书工作中的作用

工作业，已不适应时代前进的需要，又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高。因此，秘书工作人员还应努力掌握计算机语言，努力学习电脑、网络、通讯和办公自动化等先进技术知识，使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分。这样，秘书才能很好地实现服务领导工作的使命，方能更好地适应世纪的到来。

参考文献

第四篇：语言艺术在秘书工作中的作用

语言艺术在秘书工作中的作用

摘要

秘书懂得并掌握一定的公关语言艺术是非常必要的。所谓公关语言艺术是指在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众、组织与组织之间相互理解、相互协调、相互适应，为组织树立良好的社会形象，也就是说能引起对方愉悦性的互动，即满意的反应，从而形成良好的情感氛围，产生最佳的“社会效应”。公关语言艺术，按其语言表达的形式，可以分为三类:有声语言、无声语言和书面语言。本文着重就有声语言、无声语言两种形式略作论述。有声语言即自然语言，是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作，回答问题.提出建议;或代表组织到下级机关口头传达领导指示;或下基层进行调查研究;或在机关接待客人等，使用口头语言的机会很多。因此，秘书人员必须具有较强的口语表达能力。关键词：语言，艺术，秘书，工作，作用，研究；

目录

摘要...........................1目录...........................1

引言...........................2一、秘书交际的有声语言艺术..........................21.1、体现情感性...........................21.2、讲究预设性.....................错误！未定义书签。

1.3、考虑对象性.....................错误！未定义书签。

二、秘书交际的无声语言艺术..........................32.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率................32.2、服饰语力求健康、端庄、潇洒..........错误！未定义书签。

三、文字表达能力.........................33.1、善于谋篇布局、合理安排...........错误！未定义书签。

3.2、具有一定的文字学知识，不写错别字............错误！未定义书签。

3.3、要有好的文风.................错误！未定义书签。

3.4、熟悉各种公文种类的规矩、格式.............错误！未定义书签。

结论...........................3参考文献...........................4引言

秘书是在领导机关和领导者身边直接为其服务而承办文书、会务、信息、文电起草、催办查办、调查研究、公务接待等工作的，其工作内容无不应用到语言。秘书要做好为领导服务、为机关服务、为基层服务，就要求具有较高的语言素质。特别是，秘书经常要起草文件、领导讲话稿，编写会议纪要、调查报告，对基层发通知，向领导汇报工作等，而且要求质量高，出手快，语言准确精炼，通顺流畅。如果传达领导意图话讲不清，有可能使对方贯彻时不合领导意图或违背意图；如果起草文件文字表达不准确，就可能使政令贯彻得不够彻底，甚可能造成不良后果，给工作带来损失。在中国近代史上就有这么一件事，腐朽的清朝政府曾德国借款修胶济铁路，双方签订的条约中有一款规定：沿线铁路左右内煤铁等矿德国有权开采。这里的所谓里，原意是指铁路左右共里。因为语言表达不准确，模棱两可，被德国人钻了空子，被说成是左右各清政府白白将里的开采权“拱手”送给了德国人，哑巴吃黄连有苦说不出。因此，注意恰如其分地使用语言，对表达人的思想感情，准确无误地反映客观事物的本来面目是极为重要的。秘书人员提高语言素质，是当好领导助手，搞好服务工作的重要基础。

一、秘书交际的有声语言艺术

有声语言是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作、反映情况、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或下基层进行调查研究，或在机关接待访客等，都要使用有声的口头表达语言。因此，秘书必须提高交际的有声语言艺术。

1.1、体现情感性

有声语言的情感性，即以声传情，以声达意。秘书说的每一句话、要把音调的高低、语速的快慢、语音的轻重、音量的大小等语言的具体形态直接展现在听者面前，同时，要富于情感。因为“人的喜怒哀乐，一切骚扰不宁，起伏不定的情绪，连最微妙的波动，最隐蔽的心情，都能由声音直接表现出来，而表达的有

力、细致、正确，都无与伦比”。秘书要善于调节自己的情绪。从跨出家门或进人办公室的那一刻起，就应该把烦恼留在家里，抛在脑后，以积极、愉快、欢畅的心情迎接每一天的到来，每一句话每一个措词都要体现出良好的心情。例如，在打电话时，不论自己的心情如何，都应以一种机灵、愉快、适中、热情、轻松的语调，有条有理地讲清要讲的事情，使人对本机关留下良好印象。

二、秘书交际的无声语言艺术

2.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率

秘书不仅要有较深厚的理论修养，良好的思想品德，能够正确地调节好自我情绪，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己内在的情感流露在表情上。具体地说，秘书的神情应是开朗、坦然、温文尔雅、临危不惧、遇急不慌，从容自若，给人以信任感。切不可神色严峻，愁容满面。特别值得一提的是微笑语。心理学认为，微笑作为一种表情，不仅是一个人形象的外在表现，而且也反映出一个的精神面貌。一个奋发进取、乐观向上的人，总是微笑着走向生活、走向社会。微笑与形象有着一种微妙的、奇特的关系。一个善于微笑的秘书，能为自己和组织树立起良好的公关形象，成为展现机关风采的“门面”或“窗口”，使群众感受到党和政府的温暖。

三、文字表达能力

结论

秘书工作人员如何来提高自己的语言素质呢？简单地说，一是要学点语法、修辞；二是大力推广普通话；三是加强正音正字的读写训练；四是多实践，活到老，学到老，锻炼到老。在今天的信息时代，秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的。随着科学技术的飞速发展，高科技的手段层出不穷，给秘书工作带来了便利，也给秘书带来了挑战。秘书传统的工作方法或操作方法基本是手

工作业，已不适应时代前进的需要，又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高。因此，秘书工作人员还应努力掌握计算机语言，努力学习电脑、网络、通讯和办公自动化等先进技术知识，使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分。这样，秘书才能很好地实现服务领导工作的使命，方能更好地适应世纪的到来。

参考文献

第五篇：沟通在管理工作中的作用

沟通在管理工作中的作用

沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。无论是在平时的日常生活中，还是在企业的管理中，沟通无处不在，无时不起作用。我们任何时候都可以感到它的重要性。其实沟通不能只从表面上理解为交流，有时候一些动作，眼神等都可以成为一种沟通。而在企业管理工作中沟通则是企业组织的生命线。管理的过程，也就是沟通的过程。通过了解客户的需求，整合各种资源，创造出好的产品和服务来满足客户，从而为企业和社会创造价值和财富。所以沟通尤为重要，是企业生命有机体的血管，通过流动来给组织系统提供养分，实现机体的良性循环。沟通是管理工作中的核心内容和实质。

一、沟通的类型和功能

沟通不是简单的交流，要想更好的沟通，我们还要知道沟通的类型。沟通可以分为纵向沟通和横向沟通、真是沟通和非正式沟通、内部沟通和外部沟通、单项沟通和双方沟通等等。沟通的基本结构包括信息、反馈、通道三个方面，缺少任何一方都完不成沟通。沟通按具体结构划分可分为非正式沟通网络与正式沟通网络两种。通过对“小道消息”的研究发现，非正式沟通网络主要有集束式、流言式、偶然式等典型形式；正式沟通网络有链式、轮式、全通道式、Y式等形式。沟通按信息流动方向分类可分为上行沟通、平行沟通和下行沟通三种。沟通按沟通方式分包括语言沟通和非语言沟通，语言沟通是包括和书面语言沟通，非语言沟通包括声音语气（比如音乐）、肢体动作（比如手势、舞蹈、武术、体育运动等）最有效的沟通是语言沟通和非语言沟通的结合。一般来说，在群体或组织中，沟通有四种功能：控制，激励，情绪表达和获取信息。沟通可以控制员工的行为。员工们必须遵守组织中的权力等级和正式指导方针，比如他们首先要与上级交流工作方面的困难，要按照工作程序工作，要遵守公司的政策法规等等，通过沟通可以实现这种控制功能。另外，非正式沟通也控制着员工的行为；激励：在沟通中明确告诉员工做什么、如何做、没有达到标准时应如何改进，可以激励员工努力工作；情绪表达：对很多员工来说，工作群体是主要的社交场所，员工通过群体内的沟通来表达自己的挫折感和满足感。因此，沟通提供了一种释放情感的情绪表达机制，并满足了员工的社交需要；通的最后一个功能与决策角色有关，它为个体和群体提供决策所需要的信息，使决策者能够确定并评估各种备择方案。

二、沟通是一种有效的管理方式

沟通管理是指管理者为了实现组织目标，在履行管理职责、实现管理职能过程中有计划的、规范性的职务沟通活动和过程。它包括组织成员内部相互之间，或者组织成员与外部公众或社会组织之间发生的，旨在完成组织目标而进行的多种多样的沟通形式。从内容来说，尽管沟通管理与其他沟通一样，也是信息、思想、观点、感情、意见等内容的交流，但这些交流与组织目标、任务和要求等密切相关。沟通管理的实施和展开，都是受组织目标引导并且是一种有计划的、自觉的、规范性的活动和过程。这意味着沟通管理不仅是一种活动，也是一种有效沟通和符合组织特定管理沟通要求的制度或体制。一切矛盾的根源均在于沟通，缺少了良好的沟通渠道，工作很可能会失效。有关研究表明，管理中70%的错误是由于不沂于沟通造成的。可见，管理离不开沟通，沟通渗透于管理的各个方面。

三、沟通在管理工作中的目的

沟通是企业管理工作的重要组成部分与手段，是企业中管理艺术的精髓，企业是有许多不同的成员组成的整体，为了达到企业的目标，员工之间需要密切的配合和合作，只有包括管理者在内的员工之间存在良好的沟通意识和行为时，才能促进团队意识的形成，增强企业目标的导向性，所以管理工作的角度讲，沟通是为了实现企业行为的协调统一，通过彼此信息的交流，实现高效率管理，促使企业目标的实现。

四、沟通在管理工作中的作用

1.沟通能使决策更加正确、科学、合理 在管理过程中，经常有或大或小的各种决策需要定夺或确定方向。沟通有助于改进决策。领导者可以从企业内部的沟通中获取大量的信息情报来提升判断力，然后进行决策。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通，提出自己的建议，供领导者做出决策时参考。企业内部的沟通使决策更加正确、科学、合理。

2.沟通促使企业员工协调有效地工作 在日常工作中，工作目标、工作进程、工作方式方法、工作要求等因素只有通过沟通达成共识，才能使工作不折不扣的完成。没有适当的沟通，上下级之间、各部门之间的了解就不会充分，甚至可能出现错误的理解，使工作任务不能正确圆满地完成。

3.沟通有利于领导者激励员工 在实际生活和工作中，每个员工都有要求得到他人尊重和自我价值实现的需要，都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价。如果领导的表扬、认可或者满意能够通过各种渠道及时传递给员工，就会对员工造成激励，激发他们的工作热情和潜力，从而充分发挥其积极性、创造性与智慧，更加勤奋地工作。

4.通过与外界的沟通交流，塑造良好外部形象 对现代企业来讲，与外界交流可以说是一个必然趋势，光闷头做好企业自身内部工作远远不够，还需要不断加大外部沟通力度，使企业在社会上不断取得声誉。企业应密切联系社会，加大与政府部门、其他企业及媒体单位的沟通交流，从而塑造良好的外部形象，建立有利于企业发展的外部环境。

五、企业管理工作中运用沟通推动企业发展的两个要素

1、沟通需要艺术。

沟通要讲究“听”的艺术。作为一名领导者在与员工的沟通过程中，应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。就是说，领导者不仅要倾听，还要听懂职工的意思。因此，在听对方讲话时要专心致志，不要心不在焉；其次，不要心存成见，也不要打断对方讲话，急于作出评价，或者表现出不耐烦，这样会使对方不愿把沟通进行下去；最后，要善解人意，体味对方的情感变化和言外之意，做到心领神会。沟通要讲究“说”的艺术。与人沟通，不仅要会听，还得会说，会表达自己的意见。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。如果过分显露自己，以先知者自居的话，即使有好的意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要，用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度也要从容不迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时，就应适可而止或转换话题，使沟通能在良好的氛围中进行。而且，在表明某个意思后，最好能稍作停顿，并向对方投以征询的目光，这样，使对方有插话的机会，也是尊重对方的表现。

2、企业需要对沟通进行制度建设。

沟通的技巧和方法固然重要，但我们应该明白沟通不仅仅是一种临时性的技巧和方法，而且是一种组织制度，要获得有效的沟通效果必须有制度性的措施，我们应该针对本单位的特点及发展的需要，对内部原有的沟通制度进行不断的改革和补充。

建立常用沟通形式。为使管理人员和全体员工更好地了解情况，可以在单位的内部刊物中开辟一个专栏，刊载职工们的不满和意见，或是印发一些小册子等，还可以建立定期的例会制度，使有关的工作情况在会上得到及时沟通。

只要有经常性的沟通制度，单位的职工向心力和凝聚力就会增强，员工就会把单位看成自己的家，就会热心参与单位的一切事务，由于员工们心情舒畅了，所以工作效率和机构效能也会提高。

有必要提及的是，沟通是双方面的事情，如果任何一方积极主动，而另一方消极应对，那么沟通也是不会成功的。所以，加强单位内部的沟通管理，一定不能忽视沟通的双向性。

六、总结

没有沟通就没有管理。只有良好的管理沟通才能打通人们的才智与心灵之门，激励人，挖掘人的潜能，更好的为企业创造价值。沟通就是现代企业管理工作的核心、实质和灵魂。