公文讲座资料（推荐五篇）

第一篇：公文讲座资料

第一章 公文种类

命令、决定、公告、通告、通知、通报、方案、报告、请示、批复、意见、涵、会议纪要，共十三类。

一、决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

从以上的适用范围看，决定分为两类

1、部署性决定：国务院关于整顿税收秩序加强税收管理的决定(国发[1988]85号)。

2、表彰性决定：关于给××记三等功的决定,关于表彰2006年度先进单位的决定。

3、处分性决定：关于给××同志行政记过处分的决定。特点:决定具有普遍的指导性、行政的约束性和相对的稳定性。决定属下行文。

二、通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免人员。

通知的种类：

1、发布性通知。发布规章制度等。关于印发《连云港市国家税务局固定资产管理办法》的通知。

2、指示性通知。要求下级机关按通知的要求贯彻执行。如：关于开展2006税收宣传月活动的通知。

3、事务性通知。要示下级机关办理某一事务。如：关于做好2006年组织收入工作的通知。（结束语，请结合本单位的实际情况贯彻执行）。

4、知照性通知。上级机关告知下级机关某项事情。不要求受文单位办理什么事项，也不对受文单位提出什么要求。如成立、调整、合并、撤销某一机构，任免人员等。（但也有例，如会议通知）

5、转发性通知。

另外根据行文的特殊性，还有紧急通知、联合通知、补充通知等。通知属于下行文，也可作平行文使用。

三、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。具有宣传、教育、沟通信息的作用。通报在传递信息，反映领导意图方面同通知有相似之处，但有显著区别。特别是指示性通知所通知的事项一般都是要照办的，具有较强的约束力和强制力。通报则只能起引导、启发、告诫、规范和沟通信息的作用。

特点：

1、通报的事项一般具有典型性、代表性和重要性，或是值得向全系统推广的先进经验，或是一个时期里富有代表性的错误倾向，或是事关全局的重要事情。

2、主要以叙述的表达手法将通报事情的前因后果、基本过程、主要情况反映出来。有的加以适当的议论，表明发 文单位的看法、态度。

种类：通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报具有针对性，通报属下行文。

表扬性通报：《关于表彰税收与服务同行百日竞赛活动优胜单位和先进个人的通报》。

批评性通报：《关于市软办对市局第一税务分局办税服务厅明查暗访情况的通报》。

表扬性和批评性通报在写法上有类似之处，有事情发生的经过，有分析、有结论、有要求、有号召。

情况通报：《关于2006年4月份全市国税收入的情况通报》 向下级机关通报有关情况，传达重要精神。

四、报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问。其主要作用是使上级机关了解本机关、本系统某个阶段的工作和活动情况。报告属上行文。

种类：综合性报告和专题性报告。

综合性报告：《连云港市国家税务局2005年工作总结和蔼006年工作打算的报告》

专题性报告： 《关于出口退税新机制运行性情况的报告》。

五、请示，适用于向上级机关请求指示、批准事项。具有鲜明的隶属性。请示一般分为政策性请示、核准重大问题请示和具体事务请示。请示属上行文。下级机关向上级机关 提出请示时应当做到：

（一）凡属职权范围内的一般问题不随意请示。

（二）请示必须在事前。

（三）请示必须一文一事，（四）一般只写一个主送机关，不得多头请示；需要同时送其他机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（五）不能越级请示。

（六）不直接向领导个人请示，领导直接交办的除外。

（七）在公文末页附注处注明联系人的姓名和电话。

（八）文末应当有请示语。可否（当否、妥否），请批示；是否可行，请批示；如无不妥，请批示。

六、批复，适用于答复下级机关请示的事项。具有答复事项专指性的特征。批复一般分为政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性批复。批复属下行文，上级机关批复下级机关的请示时，必须明确肯定地表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性、且涉及有关政策的调整，可使用“通知”文种行文，不再单独批复请示单位。

七、意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性 意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。

参考建议性意见：《××市公安局关于检查整改火险隐患的几点意见》。《××市人民政府批转市市公安局关于检查整改火险隐患的几点意见》。

表明意向性意见：一般是上级机关根据形势和任务，就某项必须提前谋划的重要工作，在对未来形势发展进行分析和判断的基础上，提出一个较长时期的倾向性意见，指导下级机关开展工作。《关于进一步加强行政效能建设的意见》

工作指导性意见：就解决问题的原则，方法和开展活动的指导思想、目标、要求所制发的意见《关于在全市国税系统开展道德教育活动的意见》。《中共中央关于在全党开展以实践“三个代表” 重要思想为主要内容的保持共产党员先进性教育活动的意见》。

八、函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。具有在不相隶属机关之间使用的灵活性和广泛性。函分为告知函、商洽函、询问函、请求批准函和答复函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。

第二章 公文格式

一、秘密等级：“绝密”、“机密”、“秘密”，等级应当分别标注在公文首页的右上角。“绝密”：含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

“机密”：含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

“秘密”：含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。

二、紧急程度：特急、急件两种。

“特急”：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。

“急件”：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。

电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的紧急程度应当标注在公文首页的右上角。

三、发文机关标识：发文机关标识是指公文的文头，应当使用发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；也可只用发文机关全称作文头。联合行文，主办机关排列在前。

四、发文字号。

联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。连云港市国家税务局公文的发文字号包括：

（一）连国税发„公元年份‟××号。适用于：向上级 机关请示、报告和提出意见；对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作，制订工作制度，提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设置、变动；转发上级机关的重要文件；与平级机关或有关团体单位的联合发文；其他有关重要事项的通知。

（二）连国税函„公元年份‟××号。适用于：向下级机关部署局部的、阶段性的或临时性的工作；对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；对年度税收计划作局部调整；对税务经费作局部和临时性的安排；对税务日常工作有关情况的通报；一般性的表扬或批评；与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；转发平级机关与税收工作有关的文件；对下级机关的请示事项予以批复；对人大议案、建议和政协提案的答复等。

（三）连国税任字„公元年份‟××号。适用于：按照干部管理权限，任免干部行政职务。

（四）连国税办发„公元年份‟××号。适用于：代表市局向各级国税机关布置日常性的事务工作，通报有关情况；发布局机关内部适用的各类制度规定；通报局机关内部的有关情况。

（五）连国税办函„公元年份‟××号。适用于：代表市局向平级单位的有关部门或其他单位行文，通报有关情况，商洽事宜；向上级机关的有关部门报送有关情况，提出意见和建议；向下级机关征求意见；下发各类会议、培训通知，向有关单位发出邀请；向有关单位提供证明。

（六）便函》。市局机关的内设机构根据工作需要，可以在规定的职权范围内，向下级机关的相关部门和其他机关的有关部门行非正式公文，即“便函”。便函由国税机关名称和内设机构名称组成，不加“文件”字样。便函的发文字号按内设机构代字自行编号，成文日期上加盖内设机构印章，无版记。

市区分局如向市局和区委、区政府、管委会请示报告工作，按规定的格式行文，发文字号按分局代字自行编号。如与地方同级部门商洽工作，通报有关情况，可行便函（文件格式见附件）。

五、签发人、会签人。向有行政隶属关系的上级机关行正式公文，应当在首页文头之下、横线以上，与发文字号平行的右侧位置注明签发人、会签人姓名；联合上报的公文，应当注明联合单位签发人的姓名。

六、公文标题。公文标题主要由发文机关、发文事由和文种组成。由于版头中已标明发文机关，标题中一般不标明发文机关。（总局规定上报的公文一般不标明发文机关）公 文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题；如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。（见样）

七、主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者约定俗成、为社会所公认的规范化简称、统称。主送机关应当视公文内容明确具体的发送范围，顶格标列于标题之下、正文的上一行。

在主送和抄送中，国税机关的名称应当使用“×××国家税务局，不得使用简称。

在公文的正文中，国税机关的名称可以使用规范化简称。规范化简称为“×××国税局”。不得使用国税、国、地税局、国地税等。

八、公文附件。公文附件指附属于公文正文的其他材料，具有对公文进行补充说明或提供相关资料等作用，是公文的重要组成部分。

印发规章等公文或转发公文时，正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。

公文印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关 加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。

成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。

成文日期应当用汉字写全公元年、月、日，不得用阿拉伯数码书写。

公文附注。公文附注指需要说明的其他事项。公文附注在公文印章和成文日期之下，版记之上。公文如有附注，应当加括号标注。

抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。

第三章 行文规则

行文规则共20条。着重讲以了几条

一、根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内行文。也可以向没在隶属关系的同级政府各部门和下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

二、可以与同级政府各部门和下一级政府联合行文；可以与相应的党组织和军队机关联合行文；可以与同级人民团 体和具有行政职能的事业单位联合行文。

三、向上级机关行文一般不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行文可以抄送其他同级机关。

四、“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。不得以机关名义向上级机关负责人报送请示类公文。五、一般不得越级行文。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故等)必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关

六、机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发。

七、国税机关党组织的公文按照中共中央有关公文处理的规定办理。在公文格式上，发文机关标识、发文字号和印章不得与行政公文混用；国税机关不得向党的组织发布命令、决定，除特殊情况外，不就具体行政事务向党的组织直接报告工作，请求指示。

八、党的组织不向行政机关请示或者报告工作，除特殊情况外，不直接向国税机关下达命令或者决定，一般应向国税机关的党组行文。

第五章 发文办理 发文办理指以机关名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、封发等程序。拟稿。

一、拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位。

拟制公文的基本要求是：

1、拟制的公文如涉及国家秘密，应当根据国家保密法和有关规定，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级和具体的保密期限

2、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，办理紧急公文应当遵循以下规定：

对标明“特急”、“急件”字样的紧急公文，已规定具体办理时限的，按规定时限办结；没有规定具体办理时限的，分别在3个工作日和5个工作日内办结。

3、对外单位来文中提出具体办理时限要求的，在时限要求内办结。确有困难不能按时完成的，应当向来文单位及时说明原因。

4、对下级机关请示问题的批复，一般在7个工作日内办结。

5、向下级布置工作或下达任务的紧急公文，应当在文中明确时限要求。对需要紧急发出的公文，由公文主办部门的办文人员随文跟踪办理。

6、人名、地名、数字、引文应当准确规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或者不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2004年”不能写成“04年”。

7、结构层次序数应当规范。第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”。

8、应当使用国家法定计量单位。

9、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称缩写或其他缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

10、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

11、主办部门起草的公文，涉及其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。

凡需会签的公文，主办部门应当与会办部门取得一致意见后行文，送办公室审核。

对会签的公文，会办部门如无不同意见，由部门负责人签署姓名和日期；如有不同意见，应当提出书面会签意见，经会办部门负责人签字后送主办部门。

12、起草的公文，涉及其他单位职权范围的，应商得其他单位同意或征求意见。会签前，本机关负责人应当在文头稿纸签发栏内明确签署意见，再送有关单位。如需紧急办理的，可派人持会签文直接送该单位。如需会签的单位较多，可将会签文复印后分头送达。

如会签单位返回修改意见，需对起草的公文作出相应调整，调整后再送机关负责人明确签署意见。

13、对由外单位主办和联合行文的外单位来会签的公文，应当由办公室提出拟办意见交有关部门办理。有关部门对来文应当按办文程序提出会签意见，报机关负责人审签后，将会签文稿复印一份备查。

二、审稿。公文拟制完成后，由部门负责人初审签名后，送办公室审核。需要机关内有关部门会签的公文，会签后送办公室审核。属于政策、法规性文件送政策法规处复审后送办公室审核。初审的重点是：

三、核稿。部门负责人初审的公文，由秘书初核后送主任复核。复核后再报机关负责人签发。审核公文的重点是：

四、签发。公文审核后，报经机关负责人签发生效。

（一）以机关名义制发的文件，由主要负责人或者由其授权的分管负责人签发；对涉及重要税收政策或重大问题的，由其他负责人审阅后送主要负责人签发。

（二）以机关名义制发的命令、公告、通告和人事任免的通知由机关主要负责人签发。

（三）会议纪要由会议主持人签发。

（四）联合行文须经所有发文机关负责人签发。其中，联合制发的上行文，由机关主要负责人或者主持工作的负责人签发。

（五）以办公室名义制发的公文，由办公室主任签发，或者授权副主任签发；如有需要，送机关负责人签发。

（六）签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。其他审签人圈阅后签署姓名和日期，视为同意。

（七）未经办公室审核的公文，机关负责人不予签发。

（八）文稿经负责人核准签发后，即定稿生效，具有法定效力。

（九）签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。

（十）拟稿人不得签发自己草拟的公文。

五、用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月。联合行文需加盖3个及3个以上印章时，应当将各发文机关全称或规范化简称排在成文日期和正文之间，主办机关印章在前，各印章应当在本机关名称上加盖。公文发出后，发现错误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内的所有单位将公文收回。

第六章 收文办理

收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查催办等程序。

对下级国税机关上报并需要办理的公文，办公室应当对来文的合法性、规范性进行审核。

来文出现以下情况的，应予退回：不应当由本机关办理的；与有关法律、法规及规章相抵触的；文种使用不当，违反行文规则的；未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的；未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺漏的等。

对来文标有“特急”或“急件”字样的，收文部门应当优先进行审核，及时送下一环节办理。

第二十八条 拟办。由办公室主任提出拟办意见，报本机关负责人批示后交有关部门办理。

批办。机关负责人对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示已阅知。

承办。机关有关部门根据批办意见处理公文，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向办公室说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。经机关负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。

对需要查办落实的事项，有规定时限的,在规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。

第二篇：行政公文讲座

第二章 行政公文

教学目的：通过学习本节内容，了解各类行政公文的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握各类行政公文的文体结构和内容结构，具备撰写行政公文的能力。

教学重点和难点：不同类别行政公文的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直到符合撰文要求。

教学课时：32课时 教学过程：

第一节 行政公文概述

教学目的：通过学习本节内容，了解行政公文的概念、特点和种类。重点掌握行政公文的基本行文规则。

教学重点和难点： 行政公文的基本行文规则 教学形式：教师讲授为主。教学课时：2课时 教学过程：

理论部分（2课时）

一、行政公文的概念

公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的文书。在实际应用中，这个概念有狭义与广义之分。狭义的公文指行政公文。根据国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）的规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”广义的公文泛指党政机关、企事业单位、社会团体处理公务的文书。它既包括《办法》中的13种公文，也包括各种专用文书，如经济文书、科技文书、司法文书、社交礼仪文书、外交文书等。本章主要介绍狭义公文。

二、行政公文的特点

（一）公文的制发者须是法定作者

公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。特殊情况下，机关领导人也可以以个人名义制发公文，但其所行使的是单位职权，而非处理私人事务。《中华人民共和国刑法》第167条明确规定：伪造、变造国家机关、企业、事业、人民团体的公文，“处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑”。这充分说明，任何单位和个人都无权假冒机关或组织的名义擅自制发公文，对于伪造公文的人是要依法治罪的。

（二）公文的制发具有严格的程序性

公文在撰写和制发过程中要受公文处理程序的严格制约。公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节之间的先后次序是固定的，不能随意颠倒或错乱。

（三）公文具有法定的权威性和约束力

公文是机关或组织在职能活动中形成的，是职能活动的直接产物。它代表制发机关颁布法律、命令、决定或进行报请、指挥等，传达的是制发机关的决策意图，体现的是制发机关的权力意志，因而具有极强的权威性和约束力。但应注意，公文的权威性和约束力受着一定的时空限制，其法定效力也是现实效用，任何公文都不是永远有效的。

（四）公文具有规范的体式

任何单位制作公文都必须执行标准的公文格式。国家质量技术监督局1999年12月27日发布、2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999，以下简称《标准》）和《国家行政机关公文处理办法》等对此作了明确的规定。坚持公文格式统一，既是为了维护公文的权威性和约束力，也是为了实现公文处理标准化、自动化，有利于提高公文处理的工作效率。

三、行政公文的种类

（一）按照公文的功能来划分

《办法》规定，我国行政机关现行的公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

（二）按照行文方向来划分

可分为下行文（如命令、通知、批复等）、上行文（如报告、请示等）和平行文（如函）。下行文指具有隶属关系的上级发给下级机关的公文；上行文指具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文；平行文指不相隶属机关之间来往的公文。所谓隶属关系是指上下级机关具有直接管理和被管理的关系。

（三）按照缓急程度来划分

可分为特急、急件、一般文件三类。对特急文件要求在接件后1天内办理完毕，急件应在接件后3天内办理完毕。有的紧急公文不仅标明紧急程度，还可在标题的文种前加以限定，如《辉煌前程总公司关于加强安全检查工作的紧急通知》。

（四）按照保密级别来划分

可分为绝密、机密和秘密三个等级。绝密文件是指涉及党和国家最核心机密的文书；机密文件是指涉及党和国家重要机密的文书；秘密文件是指涉及党和国家一般秘密的文书。具有密级的文件一旦泄漏，会使党和国家的安全和利益遭受不同程度的损害。

四、行政公文的作用

（一）领导和指导作用 上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下级机关的工作产生领导作用。指示性批复等公文则对具体工作如何开展有着十分重要的指导作用。

（二）行为规范作用

许多公文如令、公告、通告等，明确体现了政府机关对人们行为的要求，而通过公文发布的法律、法规、条例、办法等，同样对有关单位和人们起着规范和准绳作用。

（三）宣传和教育作用

行政公文虽然有着极强的权威性，但若不同时加强宣传教育，再好的方针政策在执行过程中也会影响其效能的发挥。利用行政公文进行宣传教育，在公文意图得到直接体现的同时，使有关单位和人员从中吸取经验和教训，从而具体地了解政策、规范和要求，受到生动的教育和启发。下行公文最能体现公文的宣传教育作用。

（四）联系知照作用

在现实工作中，有关机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协商和处理的，许多对工作开展有着重要意义的信息资料也是通过公文往来获得的。而有些公文如公告、通告、通知、通报等在告知有关单位和人员相关事项方面，起着知照作用。

（五）依据和凭证作用

公文反映着执法机关的行政意图，因而具有法定的效力，受文机关必须以此作为开展工作、解决问题的依据。会议纪要、函等公文还具有某项活动的凭证作用。

公文的上述作用多是互相联系的，有时一种公文可以同时具有多种作用。

五、行政公文的基本行文规则

《办法》第13条至第23条详细说明了行政公文行文时应遵守的行文规则。它们是：

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

（四）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（五）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（六）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（八）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（九）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

（十）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送 “请示”、“意见”和“报告”。

（十一）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

六、行政公文的格式

《标准》把公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

（一）眉首部分

公文的眉首也称文头，是指置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素，包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

1、公文份数序号。公文份数序号又叫份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。绝密、机密公文要求必须标明份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般说来，至少要用两位数标识公文份数序号。

2、秘密等级。如需标识秘密等级，须用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3、紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

发文字号有三要素：发文机关代字、发文年份和该年的发文顺序号。如国务院2000年8月24日发布的《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》一文，其发文字号是“国发〔2000〕23号”。“国”是国务院的代字，“〔2000〕”是发文年份，“23号”是国务院2000年的发文顺序号，也就是说这份文件是国务院2000年发出的第23号文件。

6、签发人。上报的公文需标识签发人（会签人）姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人（会签人）姓名居右空1字；签发人（会签人）用3号仿宋体字，签发人（会签人）后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人（会签人）姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

签发人标识仅是在上报的公文中才出现，主要目的是为上级单位的领导了解下级单位应由谁对上报事项负责，便于查明责任。“请示”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。

（二）主体部分

主体是指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素，包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、印章、附注等项。

1、公文标题。公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分组成。如《××市人民政府关于开展教育收费大检查的通知》。

标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，不要把一个词或词组拆分两行，排列对称，间距恰当。

撰拟标题时，发文机关的名称应写全称或规范化的简称；若文件首页有发文机关标识，标题中可省略发文机关。事由应准确、简要地概括公文的主要内容。文种是公文文体的名称，标明公文的功能和制发目的，应正确使用。通常在发文机关名称后用介词“关于”引出文件事由，用助词“的”与文种相连。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题的三个组成部分一般要写完整，有时也可省略：一是法规类、单位内部使用的公文，标题中可以省略发文单位，如《关于调整作息时间的通知》；二是有些公文内容单一，正文较简单，标题中可省略事由，如《××公司办公室通知》。

2、主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化的简称。主送机关的位置标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

所有上行文都必须有主送机关。上行文的主送机关一般只有一个，这样便于公文的办理。主送上级领导机关的请示、报告，需要另一个同级的上级机关知道的，一般不同时主送，只根据解决问题的需要主送其中一个，另一个可以在文尾版记处“抄送”。必须同时主送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。

下行文的主送机关有两种情况：一是针对性强的下行文，都应当有主送机关，如通知、批复等；二是收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关，如一些公告、通告等。平行文一般都有主送机关。

除领导人特别交办的事项，公文一般不主送领导者个人。

当下行文主送机关不只一个时，其顺序应根据关系密切程度、级别高低及有关规定排列。关系密切者、级别高者应排在前面。

3、公文正文。公文正文即公文的主体，是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分。公文正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，这是因为公文中的数字、年份不能出现半点纰漏，数字、年份回行极易出现差错，也易使读者看错。应通过挤一挤、空一空等办法加以解决。

除综合性内容的公文主体外，一般公文要求一文一事，以便于分送与处理。

4、附件。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，若穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便，这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，并将其放在公文生效标识印章之后。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

附件的位置在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

特别注意的是，一些批转、转发、发布类的通知，从形式上看其正文之后也有附件，但这些附件并非本来意义上的附件，无需在文尾写上“附件”二字。这类被批转、转发、发布的公文，与前面的通知不能分开装订，且页码应连贯。

5、成文日期。成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的公文以通过的日期为准。

成文日期的书写位置，通常有两种情况：（1）文尾标注。公文大都采取文尾标注的方法。其书写位置因单一发文或联合发文而不同。单一发文只有一个印章时，成文日期右空4字；两个单位联合行文且有两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字（即居中排布）；3个以上（不含3个）单位联合行文且有3个以上印章时，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。（2）题下标注。题下标注是指那些经法定会议通过的公文，如章程、条例，以及开头即分章列条，或被发布的规定、办法等规章性公文，因无法在落款处盖章，或有些法定会议根本就没有印章，其成文日期放在标题之下，正文之上，并加括号。如是会议通过的公文，应写明会议名称和通过日期。行政机关公文的成文日期一定要用汉字书写，零要写作“〇”，如“二〇〇四年二月六日”，不能将阿拉伯数字与汉字混用，年、月、日要写全。应注意的是，党委机关的公文成文日期按规定用阿拉伯数字书写。

6、印章。印章是公文的生效标志。其作用一是证实公文的效力，二是证实公文的信用，三是表示对公文的负责。

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

当联合行文需加盖两个以上印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。两印章之间互不相交，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

7、附注。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。应注意，附注不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的解释或注释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。

附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

（三）版记部分

版记是指主题词以下的各要素，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等项。

1、主题词。主题词又称关键词，是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的、规范化的词或词组。标引主题词的目的是便于制作公文索引和利用电子计算机检索。

“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

标引主题词的方法和步骤是：①审读文稿，了解主题；②分析主体，确定主题概念；③查阅主题词表，转换主题概念；④著录标引。

确定主题词排列顺序的原则一般是：先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的排列顺序是：“行政机关 公文 办法”。再如，《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。标引主题词的数量一般是3—5个。

2、抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送的基本原则是：①公文只抄送给有关机关。②本机关的重要下行文，可以抄送直接上级机关。本机关向上级机关的请示，不得同时抄送平级和下级机关。③受双重领导的机关，在向其中一个领导机关行文时，应根据公文内容抄送另一领导机关；上级机关在向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。④因特殊情况须越级行文时，应抄送越过的机关。⑤如同一份公文既要抄送上级机关，又要抄送平级和下级机关，应分段书写，上级机关在前，平级和下级机关在后。

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3、印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。

印发机关位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，与印发机关同处一行，右空1字，用阿拉伯数码标识。

七、公文的用纸及印装

（一）公文用纸

公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

（二）公文印装

公文排版正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文应双面印刷。

公文文字从左至右横写横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

公文应左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。要保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

第二节 公告和通告

教学目的：通过学习本节内容，了解公告和通告两个文种的使用场合、特点、区别、写作要求，着重掌握其文体结构和内容结构，具备撰写通告的撰写能力。（因公告的写作机会极少，所以暂不要求学生撰写公告）

教学重点和难点：公告和通告写作场合的差别。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直到符合撰文要求。

教学课时：4课时 教学过程：

理论部分(2课时)

一、“公告”、“通告”的区别

1．制发单位不同。公告必须由一定级别的国家机关、人大机关、政府机关发布；通告分为两种。禁止类通告由各级政府部门发布，具有政策性和法规性。知照类通告一般任何企事业单位、社会团体都可以发布。

2．适用范围不同。“公告”用于向国内外宣传重大事项和公布某些法定专门事项；“通告”用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。

3．发送对象不同。公告是向国内外有关方面发布；而通告是向国内一贯范围内的机关、单位和人员发布。

4．发布的方式不同。公告在报刊上刊登，一般不用红头文件，不能印成布告公开张贴。而通告可以在新闻媒体上刊登，也可以用红头文件。

二、通告的特点

1．使用的广泛性。表现在两个方面：一是通告的使用单位广泛，上至国家机关，下至基础单位，都可以使用通告来公布具体事项。如供电局的停电通告，机关、学校、公共场所维护正常秩序的通告。二是通告的内容广泛，既可以是法规，也可以是一些具体事务，既可以是大事，也可以是较小事宜。

2．事项内容的专业性

通告往往在特定的单位和部门使用，如公安交通部门、工商税务局、公用事业部门、邮电银行等，它们常用通告来公布一些专业方面的规定或具体事务、事项。

三、公告和通告的种类

1、公告的种类:（1）行政公告，适用于国家机关向国内外宣布重要事项。例如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。

（2）法规性公告，适用于政府的有关职能部门依据有关法令、法规，按照法定程序发布有关规定。例如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》。

2、通告的种类：

（1）禁止型通告，法规性文件，是有关规定的具体化，带有强制性，多由地方政府发布。例如《北京市人民政府通告》[1981]，用于“禁止在天安门广场进行任何形式的有损国家声誉、扰乱公共秩序、防害公共安全、有碍市容观瞻的一切活动”。（2）知照型通告，不具有强制性，用途广泛，具有通知的性质。常见于报纸，如建设征地通告、更换证件通告、修路通告等。

四、公告和通告的文体结构和内容结构

1、标题

公告和通告的标题有的不写事由，仅写发文机关和文种，例如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》、《北京市人民政府通告》；有的省略“关于”和“的”，例如《北京市海淀区人民政府建设用地通告》；也有的是制发机关、事由、文种都齐全的，例如《国务院办公厅关于夏时制的公告》。

2、发文字号

非完全式，有的省略。

3、主送机关

公告和通告是周知性文体，无主送机关。

4、正文

正文一般由两部分组成，即事由——写公告或通告的原因及依据，事项——写公告或通告的具体内容。正文的结尾常用“此布”、“特此公告”、“特此通知”等词语。

5、落款

在正文右下方写明发布机关名称，如果发布机关在标题中出现，此处可省略。

6、成文日期

公告或通告的成文日期可写在标题之下用括号括上，也可以写在落款之下。

五、写作要求

1、公告的作者通常是国家领导机关，而地方机关、基层单位、群众团体不能制发公告。通告的作者比公告范围宽，可以是各级政府及其职能机关，也可以是社会团体、企业事业单位。

2、公告是向国内外宣布事项，有的公告事项要求公众执行，有的公告事项要求公众周知，所以公告重在事项写作，要求明确而具体，事由可简明或不写。通告事项也是一样，以便实现和办理，而不做解释说明。

3、一件公告或通告只公布一项专门事件或事项

4、公告或通告的语言要准确、简明、通俗。

六、本节内容小结

1、本节内容里，公告和通告的使用场合是难点，因为社会上关于公告和通告使用场合错误太多，学生对此存在很多误解。这方面内容以后适合出成简答题的题型。

2、公告和通告的文体结构和内容结构是本节内容的重点，掌握了这方面的理论，对撰写通告有很好的指导作用。（公告不要求学生撰写）

实践部分——学生写作实践和教师评讲（2课时）

七、布置作业

（一）判断下列标题的正误

1．宁波大学关于招收MBA研究生的通告（）2．中国进出口商品检验局公告（）3．宁波市电信局关于安装私人电话的公告（）4．国家税务局关于个体工商户必须依法纳税的通告（）5．新亚商城关于举办大型服装展销会的公告（）6．云南省丽江市公安局关于收缴非法枪支武器的公告（）7．宁海县税务局关于建筑纳税的有关事项，用公告（）

8．中共杭州市纪律检查委员会公布关于严肃党纪、杜绝“去后门”等不正之风的有关规定，用通告（）

（二）请在下面标题填上适当的文种

1．宁波市教委关于维护中小学正常教学秩序的------2．中华人民共和国海关关于简化进出口旅客手续的-------3．上海市交通局-------4．济南市铁路局关于维护春运期间铁路治安秩序的-------

（三）修改下面的通告

严禁赌博的通告

为了搞好我市的精神文明建设，维护治安秩序，根据市政发[2000]78号《关于严肃社会风气的通知》精神，现将有关事宜通告如下：

一、通告的必要性：赌博是一种危害社会治安的行为，导致家庭失和诱发犯罪，因此，必须坚持取谛。

二、凡是以任何方式参与任何形式的赌博者，均应在本《通告》公布之日起10日内进行登记。

三、自本《通告》公布之日起，凡继续赌博旦赌资超过1000元以上者，将处以5年以下，3年以上的有期徒刑。

四、凡为赌徒提供赌资、赌具、赌窝者，将处以5000元以上罚金。

五、凡变相赌博者，如利用扑克机，老虎机进行赌博，将予以拘留。

六、因赌博形成的债务，经公安机关核实后，一律废除。

特此通告

宁海县安局

2000年10月11日

（四）撰写通告

1、随着新生的到来，我校餐厅在就餐时人数很多，很多同学，尤其是新生，不遵守就餐规矩，出现任意插队等不良现象。假如你是后勤处的一名秘书，针对如何做好就餐管理工作撰写一则通告。

（要求：条例清晰；字数200－300）

2、近日，你所在的班级出现教室环境卫生差、很多同学上午第一节课迟到等现象，请你针对搞好班级环境卫生工作，或杜绝迟到现象，撰写一则通告。

3、摘抄一则通告范文。

（五）请同学们在报刊、杂志、网络上收集三则公告以及三则通告的错误范文，并对其进行修改。（教师提醒学生准备报纸）

第三节 通知

教学目的：通过学习本节内容，了解通知的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握各类通知的文体结构和内容结构，具备撰写通知的能力。

教学重点和难点：不同类别通知的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直到符合撰文要求。

教学课时： 4课时 教学过程：

理论部分(2课时)

一、通知的概念和种类 1．通知的概念

通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。通知是使用相当广泛的公文文体，一般是下行文或平行文。

2．通知的种类

通知根据其适用范围，可分为如下类别：

①指示性通知。用于布置下级机关工作事项、指示方法、步骤。例如《国务院办公厅关于禁止发放使用各种代币购物券的通知》。②任免人员的通知。用于任免和聘用干部。例如《国务院办公厅关于调整国务院三峡工程移民试点工作领导小组组成人员的通知》。③批转、转发性通知。即颁布（颁发）与转发公文时使用的通知。④会议通知。是组织会议的单位制发的公文。例如《宁波市外贸局关于召开外贸会议的通知》

二、通知的文体结构和内容结构

（一）指示性通知的文体结构和内容结构

上级机关对下级机关传达、布置工作或要求下级机关办理一般性工作，用指示性通知。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。

1、标题：通知标题与其他公文文种标题的格式相同，由发文机关、事由、文种三部分组成。

2、发文字号：为完全式。

3、主送机关：所有通知都须有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应当知晓的主要受文机关。这些机关一般为直属下级机关，或需要了解通知内容的不相隶属的单位。

4、正文：颁发此次通知的依据、目的、任务、要求等。

5、落款

6、成文时间 例文

浙江省人民政府办公厅关于调整城镇 国有粮油零售网点房产经营管理权的通知

浙证发[2004]26号 各行政公署，各省辖市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门：

为贯彻《国务院办公厅关于调整城镇国有粮油零售网点房产经营权的通知》（国办发[2004]47号）的精神，进一步完善粮油销售服务体系，保证城镇居民粮油的正常供应，省政府决定对我省先现有城镇国有粮油零售网点的房产经营权进行部分调整。现就有关问题通知如下：

一：这次房产调整范围为：现由城镇房管部门经营管理的粮店和粮油食品店的房产，属于国家所有的，其经营管理权全部由国有房管部门无偿划给县级以上粮食部门经营管理。

二：在进行房产划转时，有关部门应依照《中华人民共和国城市房地产管理法》、《浙江省城市国有土地使用权出让和划拨管理条例》和国有资产管理有关法律、法规的规定，办理国有土地使用权过户登记手续和国有资产划转等有关手续。

三、房产经营管理权利划转后的国有粮油零售网点，必须坚持以粮油供应为主，在确保城镇居民粮油供应的前提下，可以开展多种经营，拓展经营门路。

四、原有文件的规定与本通知不一致的，以通知为准。

浙江省人民政府办公厅

二00四年五月二十八日

分析：开篇第一自然段，简要介绍了通知的根据、目的，是“为贯彻„„，保证„„”；再用“现就有关问题通知如下：”转到具体通知事项，分条款方式，条理清晰，最后为保证此通知的切实执行，规定“原有文件的规定与本通知不一致的，以本通知为准”。

（二）转发性通知的文体结构和内容结构

转发性通知一般用来转发上级机关或平行机关以及不相隶属机关的公文，起到传达、联系或借鉴的作用。

1、标题。由制发机关+“转发”+被转发文件的标题+文种构成。如《国务院办公厅转发国家教委关于推动联合办学校和校际协作若干问题意见的通知》。

2、发文字号：为完全式

3、主送机关

4、正文：第一段，写明被转发文件的发文机关；被转发文件的标题；被转发文件的发文字号；发文机关的态度；此次行文的目的。

第二段，写明转发该文件的意义； 第三段，写明转发该文件的要求。

被转发的文件作为附件形式附于正文之后。（注意：有时甚至用一句话写明转发该文件的目的、意义及对本单位提出的执行要求，或“请依照执行”，或“结合实际情况组织实施”等。被转发的文件作为附件形式附于正文之后。）

5、落款

6、成文日期。

7、附件。形式上的附文，实际上的正文，是受文者真正要认真学习贯彻的内容。

国务院办公厅转发国务院纠正行业不正之风 办公室关于1996年纠风工作实施意见的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

国务院纠正行业不正之风办公室《关于1996年纠风工作的实施意见》已经国务院同意，现转发给你们，请结合本地区、本部门实际认真组织实施。

附件：《关于1996年纠风工作的实施意见》一份。

国务院办公厅

一九九六年三月二十九日

（三）批转性通知的文体结构和内容结构 当上级机关对下级机关的来文，认为具有广泛印发的必要性和重要性时，即加上批语以通知的形式向下级转发。批转性通知与批示相似，反映了批转机关的意志与权威，是指导性文件。与批示所不同的，在于批转性通知一般是普发性文件，发往所属的多个下级机关，而批示只是针对一个单位。

1、标题。由制发机关+“批转”+被批转文件的标题+文种构成。

2、发文字号：为完全式

3、主送机关

4、正文：第一段，写明被批转文件的发文机关；被批转文件的标题；被批转文件的发文字号；发文机关的态度；此次行文的目的。

第二段，写明批转该文件的意义； 第三段，写明批转该文件的要求。

被批转的文件作为附件形式附于正文之后。（注意：有时甚至用一句话写明批转该文件的目的、意义及对本单位提出的执行要求，或“请依照执行”，或“结合实际情况组织实施”等。被批转的文件作为附件形式附于正文之后。）

5、落款

6、成文日期

7、附件。被批转的公文作为附件附于正文之后。与被转发件一样，形式上的附件，其实是真正的正文。

浙江省人民政府批转省计厅关于全省计划生育

事业费和计划外生育费省计情况报告的通知

浙证发[2005]62号 各行政公署，各省辖市人民政府，各县（市、区）人民政府，省财政厅、省审计厅、省计生委：

省政府同意省审计厅《关于全省计划生育事业费和计划生育费审计的报告》，现批转给你们，请认真研究，纠正违纪做法，对性质恶劣的要依法依纪查处，并建立健全管理制度，进一步健全管理制度，进一步加强检查监督，使计划生育两项经营的管理、使用逐步走向正规。

附件：《关于全省生育费和计划生育费审计情况的报告》一份。

浙江省人民政府（章）

二00五年九月十六日 ★第一，上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。

第二，上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转性通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。

（四）会议通知的文体结构和内容结构

会议通知的用途仅限于开会。这在日常工作中用的较多，而且不管是上级对下级，还是下级对上级，或是平行级之间、不相隶属机关之间均可使用。其写作格式与写法：

1、标题。格式“关于召开XX会议的通知”。也有的直接用：“会议通知”作标题。

2、发文字号

3、主送机关

4、正文：会议通知，看起来非常好写，但真要写好，也并非易事。必须做到准确、齐全、具体。要求写明开会的目的，参加会议需知事项、会议名称、会议期限、会议地址、参会人员和范围、参加会议的人数、承办会议的单位、食宿安排（包括标准、经费来源），需携带的文件、物品，甚至有XX会议室，汽车出入证等。

5、落款

6、成文日期

关于召开宁波大学思想政治教育研究

会成立五周年暨2000年年会的通知 机关各部门、各院（系）、各工厂：

经研究，决定召开宁波大学思想政治教育研究会成立五周年暨2000 会。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：6月13日下午、14日下午（下午3：00准时开会）

二、地点：大会议室

三、参加会议人员：

1、各学院党委正、副书记；各院团委书记；

2、机关各党总支书记、副书记；

3、机关党群系副处级以上干部；

4、马列教研部、思政教研部教研室主任以上干部；

5、公共基础部分院、各工厂党委各一名同志。

四、会议内容：

听取校党委副书记、校思研会会长王任明同志的工作报告；专题讨论；颁发首届优秀论文奖；事理会换届等。

五、专题讨论分组情况：

第一组：机关干部和“两课”干部（召集人：XXX；联络员：XXX）第二组：院书记和工厂书记（召集人：XXX；联络员：XXX）要求：与会代表必须准时到会，有事需事先请假。特此通知

宁波大学思想政治教育研究会

二000年六月二日

（五）任免通知的文体结构和内容结构

用于机关向所属各单位传达本机关或所属单位的人事任免事项，以增加透明度并方便工作联系。这也是机关人事管理的一项制度。

1、标题。一般写明内容和文种，如“关于XX等同志职务任免的通知”，也有的只写明“任免通知”。

2、发文字号

3、主送机关

4、正文。要求以简要文字分条列写明：通过什么会议作出的决定，日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。

5、落款

6、成文日期

XXX等同志职务任免的通知

X市政发[2005]19号

各行政公署，各省辖市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门： 经省政府研究决定，任命：

XXX、XXX为XX地区行政署副专员（均列XXX之前）； XXX、XXX为XX地区行署副专员。免去：

XXX的XX地区行署副专员职务； XXX的省XXXXXX局副局长职务。

XX省人民政府

X年X月X日

三、本节内容小结

1、通知是同学们非常熟悉的文种，通知的撰写既是学习的重点，也是学习的难点。由于通知在企事业单位日常工作中使用频率很高，所以该文种是学习的重点；通知有五个类别，每一个类别的文体结构和内容结构都有所不同，这是学习的难点。必须对撰写通知的类别、该类别的文体结构和内容结构、各种通知的使用场合相当熟悉，才能撰写出符合要求的通知。

2、必须加强写作训练，这是有助于学生理解理论知识、提高写作水平的最佳途径。

3、通知的类别、使用场合适合出成简答题类型；五种通知的文体结构和内容结构适合出成写作实践题。

实践部分——学生写作实践和教师评讲（2课时）

四、布置作业：

1、阅读下面的材料，判断其类别，然后撰写通知。

宁波市外贸局决定于2005年12月5日召开一次市外贸工作会议，传达、贯彻省外贸局对当前外贸工作的指示，布置明年的工作。通知的发文字号：浙外字（2005）8号；主送机关：各区、县外贸局、市直外贸公司；抄送：省外贸局、市府办公厅。（要求：写出通知的类别；字数150－250）

2、下面这则公告有错误，请把它修改成一则通知。

“人间重晚情，情系XXX” 大型健康知识讲座公告

老年朋友：

您们好！

华康集团是国家医药行业的重点骨干企业，主要从事医药实业投资开发和医药产品的制造，销售和技术咨询等服务。公司生产的植物药前列康牌普乐片（前列腺疾病治疗药）、天保宁牌银杏叶片（心脑血管疾病治疗药）因其独特的疗效和优秀的品质，自上市以来，就得到了广大医务工作者和老年患者的接受和好评。

为了感谢广大老年朋友对华康集团的支持和厚爱，在新世纪重阳节到来之际，我公司特举办“人间重晚情，情系华康”大型健康知识讲座，同时安排重阳电影招待会，欢迎各位老年朋友参加。

请各位老年朋友于10月22日、23日携带本人身份证到剧院售票处领取入场券，具体安排如下：

讲座内容：心血管疾病预防与治疗

时间：2001年10月25日上午8：30——11：30 主讲人：心血管教授 电影：《留住心中的月亮》 地点：西北影城三楼大厅

3、针对本院学生在考试中出现的做弊现象，学院教务处下发一则通知至各系教务办，要求各系严格考试纪律，请你代学院教务处撰写这则通知。（先判断要求：先判断通知的类别，再撰写通知；字数150――200）

4、兴达公司的人事部经理黄敏因故调离原单位，经兴达公司董事会研究决定，现由李志伟任人事部经理。请你撰写这则通知。（要求：先判断该通知的类别，然后撰写这则通知；字数50――100）

5、请找一则批转通知，并分析其文体结构和内容结构。

6、请找一则转发通知，并分析其文体结构和内容结构。

7、下面一份指示性通知在格式上、语言表达上、中心突出方面都有毛病，请指出并在此基础上重拟写一份通知。

飞亚达机械厂关于在全厂进行一次法制道德教育的通知 厂内各单位：

自今年6月29日工厂发出《坚决煞住打架斗殴歪风的紧急通知》以后，各单位认真地进行了传达贯彻。一个多月以来，我厂的劳动纪律和治安秩序经过领导和广大职工的努力，有了明显的好转。但问题仍然存在，隐患仍有不少。最近厂里处理了李绪光、杨明等斗殴打人违纪的几起事件。从这些案例中，我们可以看出，有些青年根本不懂什么是法律，什么是厂规厂法。有的随意行凶打人，有的无故旷工，有的知法犯法，流氓偷盗。甚至有的老职工也在这些方面犯了错误。这就证明了当前在全厂进行一次法制教育尤为重要。为配合各单位的宣传教育，先将李绪光、杨明等人斗殴打人违纪的处理决定发给你们，望组织职工进行传达，并结合国家《治安管理处罚条例》和工厂《职工守则》、《工厂劳动管理制度》、《职工奖罚条例》的学习，发动群众讨论，进行具体的法制道德教育。使广大职工特别是青年职工，增强法制观念，树立共产主义道德风尚，提高遵纪守法的自觉性。

第四节通报

教学目的：通过学习本节内容，了解通报的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握其文体结构和内容结构，具备撰写通报的能力。

教学重点和难点：不同类别通报的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直到符合撰文要求。

教学课时：4课时 教学过程：

理论部分（2课时）

一、通报的概念和种类

1、通报的概念

通报是“适合于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的公文。

2、通报的种类

通报根据其使用范围，可分为如下类别：

（1）表扬通报。用于表扬先进人物和先进集体的事迹，树立榜样，宣传典型，总结成功经验。

（2）批评通报。用于批评错误，通报事故或反面典型，总结教训。（3）情况通报。用于传达情况、沟通信息。

二、通报的文体结构和内容结构

(一)表彰通报和批评通报的文体结构和内容结构

1、标题：由发文机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。如《共青团XX市委关于表彰XXX等同志英勇救儿童的通报》。

2、发文字号

3、主送机关：一般有主送机关，有的特殊某一范围内，可以不标注主送机关。

4、正文：表彰（批评）通报正文结构有四部分：

第一部分，情况简介，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实地反映事实；

第二部分，写作本通报的事由；

第三部分，通报的事项。如果是表彰通报，指出表彰的先进作出嘉奖；如果是批评通报，指出对错误的惩处；

第四部分，根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出希望和要求。

(二)情况通报的文体结构和内容结构

1、标题：由发文机关、通报的事由和文种组成，如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》；或写明通报的事由和文种，如《关于XX市民政府事业费管理使用情况的通报》；有的只写《情况通报》。

2、发文字号

3、主送机关：有的在一定范围内可以不标注主送机关。

4、正文： 第一部分，通报的事由或者依据。一般是“为了。。”

第二部分，情况介绍，即对事情的发展情况、主要情节分段分条叙述。第三部分，分析情况的客观意义。分析要入情入理，合乎实际，不可脱离通报的情况。

第四部分，根据通报的情况提出具体要求或提出一些指导性意见。

5、落款

6、成文日期

例文：

宁波市电厂关于在全厂青年工人中开展“小改小革”活动情况的通报

宁电字[2005]87号

各团支书：

为了更好的配合全厂“双增双节”活动，发挥青工在这项工作中的优势，也为提高我厂经济效益和产品科技含量作出贡献，充分发挥广大青工参与企业管理和技术进步的积极性，厂团委于今年上半年在全厂职工中展开了“小改小革”活动。

这项活动的重点是立足于本厂的各车间、班级、岗位，紧紧围绕提高产品质量，降低物耗，减少工时，提高设备利用率，提高管理水平等方面发挥职工的聪明才智。号召职工在改进工艺水平，改进工装等方面进行攻关。

据统计，上半年全厂职工完成小改小革项目126个，提出合理化建议25条。这项活动还将继续进行，望各团支部组织青工踊跃参加。

特此通报

宁波电厂团委（章）

二00五年十月二十日

三、写作要求

1、及时、快递。通报具有较强的时间性。因为通报的内容都是新发生的事件和情况，与推动当前中心工作密切相关，因此，必须不误时机，否则，时过境迁，就失去通报的价值。

2、材料必须新颖、典型、具有代表性。通报必须选择新颖、典型、具有代表性的人和事，选择与中心任务有关的重大情况和事项，使人周知，引起重视和警惕，从而对各机关的工作有所启示与推动。

3、通报的材料必须调查核实。无论是哪种通报，材料都应当真实可靠。特别是批评性通报，通常被认为是对被批评者的一种处分形式，因此应特别慎重。通报应力求事实正确，用词分寸恰当，以理服人，不乱扣帽子，这样才有说服力，才能起到教育作用。

四、本节内容小结

1、通报共分为三个类别。这方面的知识适合出成简答题的题型。

2、每种通报的文体结构和内容结构都不相同。尤其是如何根据同一份材料，写成不同类型的通报是学习的难点。通报的主送机关是关键因素。不同种类的通报的主送机关不同，针对的通报内容也就不一样。

3、关于通报的文体结构和内容结构的知识适合出成写作实践题

实践部分——学生写作实践和教师评讲（2课时）

五、布置作业

1、英国丽达集团的考察团来到杭州市神奇食品有限公司考察期间，神奇食品有限公司第五生产车间的四名工人张旭东，陆林，常轩和吴一鸣，不遵守公司规章制度，上班期间在车间打牌，幸好被人发现，及时制止。此事若被考察团发现，将导致恶劣后果，对合作事宜影响极大。为此，在外国考察团走后，公司即发布批评性通报，对他们四人给予扣除一年奖金，并留公司查看一年的处分。请你拟写这则通报。（要求：写出这则通报的类别；目标明确、措施具体；文体结构和内容结构清晰、完整；字数：200－400）

2、请将下面的这段文字改写成一篇通报。

大红鹰学院谱写爱心佳话

5万元善款助女大学生战胜病魔

本报讯（刘胜林）青海身患白血病的女教师罗南英，用母爱感动宁波同时又被宁波感动的故事，成为宁波申报首批全国文明城市的一段佳话。如今，“罗南英”大红鹰版在已经成为文明城市的甬城再次上演，续写了一段动人的爱心故事。

一个有着一头飘逸秀发的女孩，同时也是一个在老师和同学眼中品学兼优的好学生。就是这样一个女孩，如今头发已掉得所剩无几，健全的双腿少了一条。这样一个反差极大的残酷现实发生在一个名叫陆海英的女孩身上。她是宁波市大红鹰职业技术学院的一名学生，一切的灾难和不幸皆源于可怕的病魔——骨癌。

陆海英的不幸在该院传开后，人们在为其扼腕痛惜之余，纷纷自发慷慨解囊，以实际行动为她做点实事。该院团委牵头举行了一场大型的募捐活动，学院党委书记孙慧敏亲临现场带头捐款，并在横幅上签名寄语，衷心祝福陆海英同学战胜病魔，早日康复。该院党委和工会还在全体教工中组织了“爱心基金一日捐”活动。在全院师生的大力支持下，目前已为陆海英募得善款5万余元。

当收到学院募得的首批善款和全院师生签名的条幅以及全班同学寄语的留言本时，这位一向坚强乐观的海宁姑娘已是泣不成声，她用含泪的双眼表达了对学院关怀的感激。

目前，陆海英病情比较稳定，现在在家中静养。学院已经为其办理了休学手续，对她的爱心捐助活动还将在大红鹰职业技术学院进一步深入展开。（要求：先写出你撰写的这则通报的类别；字数：200－400）

3、请将下面的这段文字改写成一篇情况通报。（要求：字数200——400）

职教学生就业行情看涨 学生“贷款”也要上培训课

如今大学生勤工俭学、助学贷款人们早已司空见惯，可是贷款上职业教育培训班却还是头一回听说。

对于职教市场火爆到学生贷款上培训班的现象，职教领域的资深专家表示，这可以看作整个社会职业教育观念正在发生深刻变化的一个标志。2004年职业教育招生人数达到历史最高水平。促使职业教育招生人数增长的直接原因是——职业教育就业率从2002年开始水涨船高，就业机会的增加使人们学习的天平开始向职业教育倾斜。教育部抽样调查显示，中等职业教育的就业率已经达到了94％，全国各地“20万年薪招高级技工”、“蓝领走俏”等消息更是不绝于耳。职业教育的高就业率让众多年轻人越来越看重职业教育的份量。在刚刚结束的全国职业教育工作会议上，温家宝总理重点强调，要大力发展职业教育，提升和优化我国的产业结构，把巨大的人口压力转化为人力资源优势，使我国经济建设切实转到依靠科技进步和提高劳动者素质的轨道上来。

4、下面一则批评性通报在写作格式、内容选择、语言、文字方面都存在不当之处，请指出并以此材料重写一份批评性通报。

晋阳市煤气场关于发生煤气爆炸的通报

各街道、各工厂、企业单位：

今年2月10日，爆气场检修工擅自离岗，在煤气管发生漏气的时刻，不在值班室，因此，未能急时处理漏气问题，以至造成爆炸，不幸造成伤4人，直接经济损失业500万元的特大事故。

这次严重事故，尽管责任在检修工，但因厂领导管理不严有关，为严肃纪律，教育本人，给予厂长撤撤销职务，给予党委书记撤销书记职务处分。

晋阳市西区政府 二00五年二月十六日

5、根据下面的材料写一份通报。

2006年年5月13日中午，前进轮胎厂单位职工何林在单身职工宿舍使用电炉烧水，水未开时遇厂突然停电，后何林未将插头拔出便离开宿舍上班了。下午4：00来电，电炉烘烤旁边的写字台达两个小时之久，致使写字台着火，蔓延至窗户，烧毁三开窗户一扇，写字台一张，幸亏厂里工人及时发现，才避免造成更大的火灾。为此，厂里对何林记行政大过处分一次，并责令按价赔偿火灾造成的损失，扣发第二季度奖金。

第五节 报告

教学目的：通过学习本节内容，了解报告的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握其文体结构和内容结构，具备撰写通报的能力。

教学重点和难点：不同类别报告的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直到符合撰文要求。

教学课时：4课时 教学过程：

理论部分（2课时）

一、报告的概念和种类

1、报告的概念

报告是“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的公文。报告为上行文。

2、报告的种类

报告根据其适用范围，可分为如下类别；

（1）工作报告。即定期向上级领导机关汇报本单位的全面工作情况而写的报告。

（2）专题报告。即针对某项工作或问题所写的报告。（3）答复报告。用于答复上级询问的报告。

（4）递送报告。向上级机关递送文件、物件时使用的报告。

二、报告的文体结构和内容结构

（一）工作报告的文体结构和内容结构

工作报告主要反映本机关的某一阶段的工作进展情况、发生的重大问题、对于政策法令和有关指示的贯彻执行情况，以及对于上级交办事项的完成情况等。

1、标题：由制发机关、事由和文种构成。标题也可只写明事由和文种，如《关于全省利用外资工作情况的汇报》。

2、发文字号

3、主送机关：报告是上行文，所以报告的主送机关是上级机关。

4、正文。正文包括四部分：一是工作进程和成绩；二是经验体会；三是存在的问题；四是将来的工作安排。重点放在第一部分。结尾要写明“特此报告”，或针对“报告”中提出的观点和工作意见，请求领导审核指示。如“以上报告如有不当，请指示”。

5、落款

6、成文日期

★撰写工作报告的写作要求：

1、在正文中主要写明工作进程、工作成绩、经验、存在的问题与下一步工作安排。结语写“特此报告”。

2、主要运用记叙方式。按时间顺序、工作发展过程或逻辑关系分设若干小问题，有层次地概括叙述。

3、要重点撰写本机关或本部门的中心工作的情况。点面结合，既需要概括叙述整体情况，又需要适当地引用数据，举出有代表性的典型事例说明工作的深度，从而使报告达到全面、具体的表述效果。

4、实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，不夸大，也不缩小，并能从中揭示出一定的规律。可提工作建议、工作设想，不能请示问题。

（二）专题报告的文体结构和内容结构

专题报告是针对某项工作或问题写的报告。

1、标题：由发文机关、事由和文种构成。

2、发文字号

3、主送机关

4、正文：正文第一部分指出要专门报告的情况；第二部分这个情况的详细内容，一般分条列项，使层次分明。第三部分如果报告的情况是不好的方面，指出造成这种情况的原因，提出改善方案；报告的情况是好的方面，则总结出优点。

5、落款

6、成文日期。

★撰写专题报告的写作要求

1、在内容上要求反映新事物、新问题和新情况，要有助于推进当前工作的开展。

2、写作要及时，做完一项专门工作或解决某项问题之后，立即报告。例文

宁波市海曙区防疫站关于个体饮食店卫生情况的报告

甬字[2005]6号

宁波市防疫站卫生科：

最近，我们对本区个体熟食店的卫生情况进行了一次抽查，发现不讲究卫生的情况十分严重，现报告如下。

被抽查的65家个体熟食店，其中一项或几项不符合卫生标准的为50家，近77%；食品不合格率60%。总的来看，这些食品的卫生有“三差”：

一.卫生设施差。一些店家的操作专用间面积小于规定标准，其中绝大多数店家完全有条件扩大操作专用面积，但店主不愿意因此缩小店堂面积而影响盈利。如大里街十里香烤鸡店，操作专用面积不到2㎡，而防疫站规定为3㎡以上。新华路面店、顺风酒店、泰来小吃店33个店家都没有专用洗碗池和消毒池。

二.个人卫生差（内容略）。三.操作工具卫生差。（内容略）。

造成个体饮食卫生状况差的原因，主要是我们重视不够，管理工作抓的不好，还因为社会商业管理人员少而管理范围较大，抽不出专业人员负责个体的食品卫生检查监督工作。为了改变个体饮食店的不卫生状况，保障人民群众的身体健康，我们准备与工商行政管理局联合组成一支专门的队伍对个体饮食店的卫生情况进行监督管理，聘请一些责任心强的退休人员参加这项工作。督促不符合卫生标准的个体饮食店尽快改善卫生条件，达到卫生标准。

宁波市海曙区防疫站

二00五年二月十二（章）

（三）答复询问报告的文体结构和内容结构

答复询问的报告是下级机关答复上级机关的询问使用的文种。从内容上看，也属于工作报告或情况报告。所不同的是这类报告为被动报告，即针对上级的询问给予答复，汇报有关情况，不能答非所问。

1、标题：由发文机关、事由和文种组成。如“宁波市卫生局关于第四次卫生调查的报告”。

2、发文字号

3、主送机关

4、正文：分三部分：第一部分，写明来文的日期、问题和询问的内容。第二部分，围绕上级机关询问的问题，针对性给予明确而具体的回答。第三部分，结尾，一般用结尾语“特此报告”。

5、落款

6、成文时间

★答复报告的要求：在撰写中要针对上级的询问，实事求是地回答问题。例文：

海天市人民政府收到关于电子商业技术学校“乱收费用”情况的反映，特向海天市教育局咨询此事。海天市教育局又发文给电子商业技术学校询问此事，电子商业技术学校接到海天市教育局的文件后对各专业进行认真调查核实，将核实后的情况写成答复报告上报海天市教育局。例文

海天市电子商业技术学校关于学生收费情况的报告

市校字[2006]60号

海天市教育局：

前接市教字[2006]76号文件，询问我校对学生收费的情况，现报告如下：

我校对学生收费的标准是根据省人民政府[2005]XX号文件精神，同时又针对我校所设专业的不同而制定，并报市物价局核准后执行的，不存在乱收费、多收费的情况。另一方面我校对特困生实行减免部分学费和不定期补助的作法，使部分特困生得以顺利完成学业。

今后，我校在收费方面将继续严格按上级有关精神和当地物价部门核准的收费标准执行，决不做违规之事。

特此报告

附件：

1、《海天市电子商业技术学校收费标准》 1份

2、《海天市物价局关于第二十中学收费标准的批复》 1份

海天市电子商业技术学校（章）

二00六年九月十日

（四）递送报告的文体结构和内容结构

递送报告是向上级机关递送文件、物件时使用的报告。

1、标题：由制发机关、事由和文种构成。

2、发文字号

3、主送机关

4、正文：正文一般简要说明报送文件的名称，结尾用“收阅”即可。最后写附件的名称和份数。附件是递送报告重要的组成部分。

5、落款

6、成文日期。

★递送报告的写作要求：写作内容简单，将报送的材料（文件、物件）的名称、数量写清楚就可以了。结尾用“请收阅”、“请查收”等惯用语结束。例文：

杭州电子机械学校为落实2006年的招生计划，特向本市教委招生管理处行文报送当年的招生计划，以期得到上级的批准。

杭州电子机械学校关于报送《杭州电子机械学校2006年招生计划》的报告

杭电校字（2006）18号

市教委招生管理处：

我校2006招生计划已拟订好，现随文上报，请审阅批准。

附件：《杭州电子机械学校2006年招生计划》 2份

杭州电子机械学校（章）

二00六年一月五日

三、本节内容小结

1、报告分为四种类别，这方面的知识适合出成简答题型。

2、工作报告和专题报告在写作上有近似之处，其余两个文种的写作较简单，容易掌握。

3、报告的文体结构和内容结构适合出成写作实践题。

实践部分：——学生写作实践和教师评讲（2课时）

四、布置作业

1、假如你是班长,请你本学期每个月末向班主任上交一份关于本班纪律方面的报告。（要求：选择合适的报告类别；字数250――500）

2、以本班或本校当前存在的一种不良倾向为例向校领导写一份专题报告（要求：学生自己去观察，自己去收集材料；选择合适的报告类别；字数150――200）。

3、根据下述内容，拟写一份报告。

黄利县永平粮站于2005年6月20日晚突降暴雨，凌晨一点左右山洪暴发，冲毁了仓库两座，冲走稻麦等粮食100万公斤，冲垮宿舍平房八间。事前，气象站未发出准确预报，所以事情刚发生时全所职工措手不及，公私财产损失严重。目前大雨仍时断时续，粮站职工正在全力抢救国家财产。已有30万公斤粮食转移到安全处。黄利县永平粮站需将上述情况报告黄利县粮食局。（要求：选择合适的报告类别；字数150――300）

4、你最近参加班级里的团日活动了吗？如果参加了，请以报告的形式写给的你的领导，简介活动的情况。（要求：选择合适的报告类别；字数150――200）5、2005年10月9日星期日晚，大红鹰学院进行“大学生守则”的学习测评活动。人文艺术系办公室要求各班上报当晚测试的情况。请你撰写这则报告。（要求：选择合适的报告类别；字数150――200）

第六节 请示

教学目的：通过学习本节内容，了解请示的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握各类请示的文体结构和内容结构，具备撰写请示的能力。

教学重点和难点：不同类别请示的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直到符合撰文要求。

教学课时：4课时 教学过程：

理论部分（2课时）

一、请示的概念和种类 1．请示的概念

请示是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题给予答复。

2．请示的种类

（1）请求指示的请示。请求上级机关对有关的方针、政策、规定中的难以理解或不明之外，以及在执行过程中需作变通处理的问题或涉及其他机构职权范围的问题予以回复。

（2）请求批准的请示。请求上级机关批准编制、机构设置、领导班子组成、干部任免以及经费、工作任务等问题。

（3）请求批转的请示。请求上级机关对本部门就全局性或普遍性问题所提出的解决办法予以批转各单位执行。

二、请示的文体结构和内容结构 1．标题

请示的标题与其他公文文种标题相同，由制发机关、事由、文种三部分组成。

2．发文字号 为完全式。3．主送机关

为直属上级机关，即一般只报送一个主管的领导机关。4．正文

正文由事由、请示事项和尾语组成。

正文的结尾，常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。如“以上意见，请予批示”，“以上要求，请予批准”，或“如无不当，请批转„„”等。

5．落款

6．成文日期

三、写作要求

1．写请示须遵循下列原则：一文一事，一般只主送一个主管的领导机关，不多主送，不送领导者个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下，不越级请示；请示的同时不抄送下级与同级机关。请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写“请示报告”。

2．两个以上单位联合向上级机关请示时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统一认识，而后会签、印发。

3．提出请示事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请示的问题提出解决的初步意见与方案，供领导批复时参考，因此，事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与方案准确切实。

4．请示批准行政规章的请示，要在正文中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，而后将拟制发的规章作为请示的附件，一并报送。

四、请示与报告区别

1、请示是用于上级作出指示或批准某事时使用的公文，上级一般要给予答复；报告是下一级机关向上级机关汇报工作、反映问题、提出建议、答复上级询问时使用的公文，上级可答复，也可不答复。

2、请示是请求上级批准或答复，内容包括请示事项；报告重点在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，上级一般不予答复，所以不允许有请示事项。

3、在报告中有时也提出要求，但这种要求一般不是要求上级机关批准本机关办某事，而是建议上级机关批转此报告到有关部门贯彻执行。报告一经批转，其执行者并不仅是原报告机关本身，而是某一领域中某一系统的若干机关。请示，一般是以批复作为答复而且仅针对于请示单位。又需要适当地引用数据，举出有代表性的典型事例说明工作的深度，从而使报告达到全面、具体的表述效果

4、实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，不夸大，也不缩小，并能从中揭示出一定的规律。

5、在报告中可以写设想、提建议，但不可写请示事项。

五、本节内容小结

1、请示的使用场合、行文语言、有多个上司的单位如何抄送等问题是本节内容的重点。

2、请示的文体结构和内容结构适合出成写作实践题。

实践部分——学生写作实践和教师评讲（2课时）

六、写作训练

1、下面是一则永兴中学请求建印刷厂的请示，在内容上，格式上都有不妥之处，请指出并重写一份请示。

请 示

市教委：

在改革大潮面前，在以经济为中心的形式面前，我们不甘落后。我们要做时代弄潮儿。所以我们决定筹建印刷厂。

我们有技术力量，不是吗？我们有三名老师家属是印刷厂的退休工人，这还不够吗？我们有36个班，将近二千名学生，而且还有周围四五所兄弟学校愿做我们未来的“上帝”，这不是产品的好销路吗？

我们学校去年建立了一所教学楼，学生空出平房喜迁高楼，这不是工厂场地吗？如果上级不予答复我们的请求，那学校的经费紧张，教委就不得不多拨给一点，我们的教师子弟没活干，由此造成的教师队伍不稳定，我们也不负责任。

永新中学

二00五年一月十九日

第七节 批复

教学目的：通过学习本节内容，了解批复的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握各类批复的文体结构和内容结构，具备撰写批复的能力。

教学重点和难点：不同类别批复的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直至符合撰文要求。

教学课时：4课时 教学过程：

理论部分（2课时）

一、批复的概念

批复是用于“答复下级机关的请示事项”的公文。批复为下行文。

二、批复的文体结构和内容结构 1．标题

批复的标题与其他公文文种标题的格式相同，由制发机关、事由、文种三部分组成。

2．发文字号 为完全式。3．主送机关

为直属下级机关，即向本机关发出请示的机关。4．正文

正文由事由和答复事项组成。5．落款

6．成文日期

三、批复的写作要求

1、写批复的具体要求是：第一，批复在开首第一行写明所答复的请示的日期、标题或发文字号，如“你局XXX年X月X日关于XXXX问题的请示收悉”，以便收文单位查找办理。第二，批复具有针对性。批复要针对下级机关的请示表明意见，因此，在内容上要有具体的针对性，即有问有答，问什么答什么，避免泛泛而谈。第三，尾语常用“此复”、“特此批复”等语。

2、请示必须予以答复。答复要简明扼要，观点明确，措词肯定，决不能含糊其词，此外，批复的意见要具体可行，以便下级机关按照办理。

3、批复问题应持慎重态度，要加强调查研究与磋商，而不宜轻率定夺。有的批复如需要其他所属机关周知时，亦可批转给有关的下属机关或在文件公报上刊登。

四、本节内容小结

一般是有请示才有批复。所以在布置作业和考试时，要注意和请示联合起来写作，这样更有实践意义。

实践部分——学生写作实践和教师评讲（2课时）

五、布置作业

1、辽宁省电子商务学校因资金缺乏，新开设的机械和自动化两个专业实习场地无法建设，影响了这两个专业学生操作技能的基本训练和教学计划的完成。据此，学校拟向其上级主管部门辽宁省教育局物资管理处写一份请示，建议从局物资管理处以无偿或缓期付款方式，调给学校部分机床，以解决教学上的燃眉之急。（附《调入机床明细表》一份）。请以上述材料替辽宁省电子商务学校向其上级主管部门写一份请示。

2、辽宁省教育局物资管理处收到辽宁省电子商务学校的请示后，即做批复。请你替辽宁省教育局物资管理处给辽宁电子商务学校写一份批复。

3、慈溪市华明灯具厂因地处城乡结合部，治安情况较差，为保障国家和全厂职工的财产及职工的生命安全，该厂欲加强厂内警卫力量，成为一支护厂队，负责厂内厂外所属地段的治安，护厂队人员由厂内保卫处招收的保安人员组成。华明灯具厂不知此举是否合法，因此向慈溪市公安局写了一份请示，请求公安局给予政策上的答复。

4、慈溪市公安局收到华明灯具厂的请示后，根据国发[2005]310号文件和市政办公[2005]7号文件精神给华明灯具厂批复。可以成立护厂队，并提供一些具体的要求。

第八节 函

教学目的：通过学习本节内容，了解函的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握各类函的文体结构和内容结构，具备撰写函的能力。

教学重点和难点：不同类别函的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直至符合撰文要求。

教学课时：4课时 教学过程：

理论部分（2课时）

一、函的概念和种类 1．函的概念

函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项”的公文。函为平行文。

2．函的种类

a.商洽函。是不相隶属机关之间商洽工作的函。b.询问函。是向有关机关询问情况的函。c.答复函。是针对询问函而制发的函。

二、函的文体结构和内容结构 1．标题

函的标题与其他公文文种标题格式相同，由制发机关、事由、文种三部分组成。如果是便函，也可以不写标题。

2．发文字号

为完全式。如果是便函，也可以不写文号。3．主送机关

为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。4．正文

正文由事由和具体事项组成。5．落款

在正文之后的右下方写，标注发文机关名称。6．成文日期 写在落款之下。

三、函的写作要求

1．函是平行文，无论商洽工作还是询问情况，文辞不能像私人函件那样随意，要措辞得体，既有公文的庄重，又有礼貌。

2．询问函，要求一函一事，便对对方尽速办理与答复；答复函，因是针对询问函而回答的，因此，在开头第一行要写明来函的标题、日期、发文号或标题，如“XXX年X月X日关于XXX问题（或XX字[XXXX]XX号）的来函收悉„„”，而后再写答复的内容。

3、在正文结尾时，常用致意的词语，如“烦请予以大力支持为盼”、“„„为荷”以及“敬礼”等。

例文点评

XX厂无法解决本厂技术人员进修外语问题，向不相隶属的XX大学请求协助解决这些问题，为此写一份函。

新华印刷厂关于请求协助解决技术人员进修外语的函

新厂字[2004第7号

为了能够正确使用从国外引进的先进金属和设备，我厂拟选派10名技术员到贵校“出国人员英语强化进修班”进修半年。为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜按贵校有关规定办理。

谨请函复

新华印刷厂（公章）

二00四年二月十二日

宁波大学接到新华印刷厂请求协助解决技术人员进修外语问题的函后，当即就给新华印刷厂作了复函，告知自己的意见

宁波大学关于新华印刷厂请求协助解决技术人员进修外语的复函

宁大校字[2004]6号

新华印刷厂：

贵厂《关于请求协助解决技术人员进修外语的函》（2004）第27号函收悉。现答复如下：经与外语系研究，同意接受贵厂10名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费，时间安排等具体事宜，请贵厂速派人到我校与外语系有关人员做具体商议。

特此函复

宁波大学校长办公室（章）

二00四年二月二十八日

四、本节内容小结

1、进行写作练习或考试时，注意将函和复函结合起来。

2、函的文体结构和内容结构适合出成写作实践题。

实践部分——学生写作实践和教师评讲（2课时）

五、布置作业

1、下面一则公函在格式上，内容上有不妥之处，请重写一份符合要求的公函。

宁波市政府办公厅：

据悉，贵市化肥富足，我市目前化肥短缺，已严重影响我市农业春耕生产，为此，特去此函，请贵市支持我市尿素XX吨。望能照此办理，并及时复函。

温州市人民政府办公厅 199X年X月X日

2、宁波市东风机械厂缺乏得力的企业管理干部,拟从现有的技术人员中抽出四人参加培训。据悉宁波大学将举办一个短期企业管理干部培训班,于是该厂向宁波大学办公室发了一则询问是否同意代培本厂管理干部的公函,宁波大学办公室收到函后即给东风机械厂回了函，请按上述的材料替东风机械厂和省经委宁波大学办公室各写一份询问函和复函。

3、根据下面的材料写一套公文。

沈阳飞达无线电工业学校经过几年的发展已升为高等职业技术学院，在校生人数已超过三千人。但是学校的一些必要的教学设施却一时不能适应其发展规模的需要，特别是缺乏一座独立的图书馆，这既影响了学生的学习也制约了学校的发展。为解决这一问题，学校决定建造一座独立的图书馆。为此，学校向省计委计财务写一份请示，请示拨款150万元修建一座4000平方米的图书馆，并抄报省教委计财处，省财政厅计财处。请你代拟这份请示。省计委计财处接到沈阳飞达无线电工业学校的请示后，能否批准其所提出的要求？请你代省计委计财处给沈阳飞达无线电工业学校写一份批复。

4、根据下面材料写相关的公文。

（1）杭州电子信息职业技术学院2005届机要专业学生按教学计划要到杭州市机要局下属单位进行为期一个月的毕业实习。实习内容：机要知识；实习时间：2005年5月25日——6月25日；实习人数：30人；食宿无需对方安排；实习费用按有关文件规定付给对方。按上述内容，以学校之名给杭州市机要局下属单位写一份公函，然后再以杭州市机要局下属单位之名，给学校写一份回函作答复。

（2）浙江省机要局办公室根据5月10日局办公会议精神给各地、市、县机要局下发一份通知，要求其做好接收杭州电子信息职业技术学院为本系统代培的2005届机要专业毕业生回各自原委培单位实习的工作。请按此内容写一份布置事项的通知（按公文的格式写）

（3）宁海县机要局由于接收本单位委培学生实习而发生了经费困难，请以宁海县机要局之名向上级主管部门（宁波市机要局）写一份请示，请求上级主管部门增拨学生实习经费。

第九节 会议纪要

教学目的：通过学习本节内容，了解函的使用场合、特点、类别、写作要求，着重掌握各类函的文体结构和内容结构，具备撰写函的能力。

教学重点和难点：不同类别函的文体结构和内容结构。

教学形式：教师讲授理论；学生实践写作；教师批改并及时反馈，不符合要求的学生再进行写作，直至符合撰文要求。

教学课时：2课时 教学过程：

理论部分（1课时）

一、会议纪要的概念

会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。任何类型的会议都可印发纪要，尚待决议的或者有不同意见的，也可以写入纪要。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种。

二、会议纪要的特点

1、纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

2、概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。

3、条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。

三、会议纪要的种类

1、议决性会议纪要。是对领导层经过集体讨论所形成和议决性意见进行阐述的纪要。它具有政策性、理论性、指导性等特点，行政约束力很强，具有明确的指示性。

2、学术性会议纪要。这类纪要属讨论型的会议纪要，它既可以按发言人的先后顺序纪要整理，也可按问题类别进行整理。有的纪要还要注意表达清楚问题分歧的焦点。学术性纪要不具有法定的行政权威和约束力。

四、会议纪要的文体结构和内容结构

会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

（一）标题。标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。

（二）正文 会议纪要正文一般由两部分组成。

1、会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。

2、会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

五、会议纪要的写作要求和注意事项

（一）要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理部分，也要注意吸收。

（二）例会和办公会议、常务会议的纪要，重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。

（三）会议纪要用“会议”作主语，即“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”、“会议听取了”、“会议讨论了”等。

（四）会议纪要写成后，可由会议主办单位直接印发，也可由上级领导机关批转。有的会议纪要还可由会议主办单位加按语印发。

六、会议纪要与诀议的区别

1、会议纪要内容可轻可重，讨论事项可大可小；诀议内容一定是单位或部门原则性的重大问题。

2、会议纪要可以反映会议上不同观点或几种同时存在的不同意见；诀议则只能反映多数人通过的统一观点或意见。一份会议纪要可以同时写出不同方面互不关联的几项决定；而一份诀议只能写某一方面、某一问题的诀议。

3、形成过程不同。会议纪要是将会议内容、形成经过整理、撮其要点，记其重点并条理化，作为与会者共同遵守、执行的依据；而诀议则是经过一致通过的程序。

七、本节内容小结

会议纪要是在各个机关、企事业单位使用频率非常高的文种。多实践是写好会议纪要的保障。在写作中要注意会议纪要和会议记录的差别。

实践部分（1课时）每学期，班级都会召开班会。请你根据其中某次会议的情况，编写一则会议纪要。

第三篇：公文处理工作讲座材料

关于公文处理工作的几点体会

今天，很高兴有这么个机会和南乐的同行们共同探讨、交流公文处理方面的有关问题。此时此刻我有两点突出感受：一是见到很多同行，大家年富力强，很有活力，今日一见，分外亲切，倍感高兴；二是自己心里有点忐忑。大家知道，公文工作虽很重要，但它不同于文学创作，讲起来难免枯躁乏味。况且在座的诸位都是这方面的高手，有丰富的公文工作经验，不少同志听过省办、中办专家的讲课，我恐怕讲砸了，浪费大家宝贵的时间，破坏了您的好心情。然而和基层部门办公室系统搞好交流，也是我们应尽之义务，同时对我们来说也是一次难得的学习机会。所以，讲好讲坏，是水平问题，但讲与不讲，是态度问题。于是，今天我就斗胆前来献丑。这里，我是卖力地去讲；您呐，就凑合着去听。不过，我“白水煮挂面—有盐（言）在先”：能坚持您就尽量坚持，实在忍受不了，可以到外面透透气、抽抽烟、聊聊天，都行！别不好意思。我择其要而言之，尽量讲得快些，争取三个小时结束战斗。中间如需要休息大家告诉我一声。

闲言道罢，书归正传。公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。党和政府机关实施领导职能，有多种方式和手段，如召开会议、调查研究、现场办公、直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、最常用、最规范的是发布公文。公文在党委政府机关工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。从公文中可以明显看出一个地方、部门的工作水平，可以影响到对一个地方、部门工作情况、班子能力及其他方面的评价，更重要的是影响到党和国家的方针政策能否及时准确传达贯彻和有效地执行。所以说，公文处理工作是整个机关工作的重要枢纽，具有不可替代的重要作用。办公室工作无小事，公文处理无小事。而公文拟制工作，更是重中之重。这里，我主要就公文的种类、格式、起草、修改、校核等五个方面须注意的问题和同志们共同探讨一下。

一、公文种类及特性

1、公文的起源。公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。

2、公文的涵义。公文是公务文件或公务文书的简称，人们习惯上又把它叫做“文件”。用一句规范的话说：公文是党政机关、企事业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定格式的文字材料。

3、党的机关公文。党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

4、公文种类。所谓公文种类，一般是指出公文制发机关根据公文的内容，性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。

对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛指和特指。从广泛义上理解，公文包括的面很广，分类也比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。

按照制发机关和适用范围标准来划分，公文分为：

党政机关公文（14种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；

政府行政公文（10类15种）：命令、指令，决定、决议，指示，布告、公告、通告，通报，报告、请示，批复，函，会议纪要。

经济公文：经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意见书、招标通告、产品说明书、广告等；

司法公文：立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破案报告，公诉书、判决书，刑事诉状，民事诉状，刑事裁定书、民事调解书、公证书、辩证词等；

外交公文：国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、备忘录等；

军事公文：命令、通令、通告、作战方案、演习方案等；

科技公文：科技任务书，科研报告、科技成果报告，鉴定证书，实验报告，专利说明书（请求书）等。

除上述专用文种外，还有通用文种，也就是在全国党政军机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文种，如计划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺电、简报、章程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提纲、悼词、唁电等等。

今天我们着重说的文种，是狭义上的文种，特指党的各级机关使用的文种(14种)，是我们实际工作中常用的重要文种。

5、公文的特性。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有6：⑴政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色；⑵政策性。经常体现为一定的方针政策，指导工作和日常生活；⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强的约束力；⑷实用性。行文针对性强，与实际工作和生活密切相关；⑸稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式；⑹广泛性。内容涉及面宽、使用公文的领域广，各行各业都离不开公文，公文已经成为人们生活、工作中不可或缺的因素。

二、公文格式

公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文是给人看的。因此，就要设法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚，文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面整洁，标识齐全，给人以清新悦目的感觉，吸引人阅读，便于处理，否则，就无法很好地发挥公文的效用。

目前党委办公厅系统正在进行的公文规范化工作，对公文格式看得很重。在此方面我市比较落后，存在的问题较多。如：有的公文红头大小不一，字体设计粗糙 ；有的发文字号、机关代字的使用不科学、不准确；有的标题用字不规范，有用三黑的，有用二宋的，还有用楷体、隶字和行草体的；有的上行文不标注签发人，有的下行文、平行文却注标签发人；公文用纸大小不一，装订质量不高；在文排方面，有的未落实每页20行、每行25个字的要求。另外，在文种使用、主题词标引、发文时间和印发传达范围的标注等方面，都还存在不规范的问题。下面，按照《条例》规定，我简要给大家谈一谈在这些方面应当注意的问题。

《条例》第八条从17个方面规定了党的机关公文的格式：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、发送机关、印刷版记组成。”由于时间关系，这17项不一一细讲，挑几项讲一下。

（1）密级。即公文的秘密等级，分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于版头左上角、份号下方位置，用三号黑体，第一个字同正文左边取齐，当中空一个字的间距，如“机 密”。按照国家保密局有关规定，密级后注明保密期限，如“机密★ 年”。但考虑到党的机关公文涉主的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，《条例》中未提及保密期限问题。在省委办培训班上，我就这个问题请示省委办的同志，他们的意见是，如果需要，可以找保密局帮忙标上；若未标保密期限，则按《条例》第37条规定执行。即“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。”

（2）紧急程度。是对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。《条例》未对紧急程度的标准位置作具体规定，所以，除个别情况外，一般不标紧急程度。如有的文件确实很急，可在文件上盖“特急”、“加急”章。如确需在公文上标注的，省委办公厅认为应标注在份号下边，与密级并排列出，中国加一个圆点相隔。

（3）发文字号。由机关代字、发文和发文顺序号三部分组成，缺一不可（用4号仿宋）。需要请大家注意的问题是：机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用，发文要用全称，并且用“〔〕”（六角括号）括起来，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括号。发文字号在大红字与红线之间居中稍偏下，用四号仿宋表示，文号之间应空半格，如“濮发〔2000〕5号”正确表示是“濮发〔2000〕5 号”。在使用“请示”、“报告”等文种，需标注签发人的，发文字号则标注在红线之上左方位置，签发人则标注于红线之上右方位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

（4）签发人。《条例》规定，上报公文应在发文字号右侧标注签发人姓名，这主要是强调领导负责制，体现公文的严肃性和领导人对公文的负责性。要注意三点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，要标明联署单位签发人的姓名，不能只标其中一个单位的签发人；三是签发人姓名后不必加“已阅”、“同意”等字样。

（5）标题。是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。有时也有省略发文机关名称的情况（如标题过长时省略）。标注于红线之下居中排列，用二号宋体（加粗），一般不用标点（书引号除外）。标题下面如有时间，应用三号楷体。公文标题一定要准确、鲜明、简炼，排列整齐、美观。

（6）正文。是公文的主体和核心所在，用来表达公文的内容，位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首行空两个字，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款（应尽量避免），为维护公文的完整性，应在末页第2行注明“（此页无正文）”。文件若是转发通知，转发通知部分用三号楷体，后边转发的内容部分仍用三号仿宋。正文中的序号应当按照

一、（一）和 1.等顺序排列，序号后面的标点应是：一后为顿号，（一）后不用符号，1后为小圆点（中办）或顿号（省办）。

（7）附件。是正文的补充材料或参考材料。若带省附件，应在正文之后，落款之前写明附件的名称，并与主件装在一起。有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明“见附件”或“附后”也可以。另外，印发规章或批转有关部门的报告，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主体的一部分，其内容应视为正文。

（8）发文机关署名。也叫落款，和“抬头”是对应的，位于正文末页的右下方，凡有主送单位的公文必须有落款，不能以标题中的发文机关代替落款。落款最后一个字同正文倒数第5个字取齐，中间应当空半格，如“中共濮阳市委”应当表示为“中 共 濮 阳 市 委”。

（9）成文日期。一般署会议通过或领导人签发日期。联合发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。特殊情况署印发日期。要用年、月、日全称，位于落款右下方，日期最后一个字同正文部分倒数第2—3个字取齐，并于落款单位第2或第3个字取齐，时间（阿拉伯数字）与年月日之间应空半格，正确表示为“2000 年 9 月 5 日”。决议、决定、条例、规定、意见等不标明主送机关的公文，成文日期加括号（用3号楷体）标注于标题下方居中位置。

（10）主题词。是将自然语中的名词术语经过规范化和优选处理的词或词组，标注于报送机关或印制版记上方，用于文献的标引和检索。每件公文选用的标引词数量，一般应在10个以内，主题词三个字用三号黑体，后面跟冒号。主题词内容部分用三号宋体加粗，词与词之间要空出一格。

下面，谈一谈公文主题词的标引问题。时间关系，主题词标引的意义、总则，标引词选定规则、主题标引的组配规则等等，我们不能细谈。这里只能讲两个问题：

首先，讲一下公文主题词标注上的误区。一是认为标注主题词只是“文件标题的简缩”。标注中不是根据公文的主题，而是根据公文的标题。二是认为标注主题词就是标注主题词就是将内容说清楚，于是不厌其烦的列出一大串词。三是认为标注主题词要“符合语法”，认为主题词就是无主句，谓语、宾语要齐全。四是不熟悉词表，多作自由标引，想当然、随随便便一标了事。这都是不行的。大家一定要主意。

其次，讲一下公文主题标引的步骤和方法。

步骤有5个，即审读公文、分析主题、提炼主题概念、转换主题概念和标引主题词。

审读公文。要注意两点：一是注意审读公文的外部特征，即公文标题。二是审读公文的内部特征，即公文内容，搞清楚公文内在的逻辑关系，了解公文中各部分的重点问题，摘理出公文中的关键句子和结论性意见等等。

分析主题。从形式上看，主要是分析主题的类型；从内容上看，主要是分析主题的结构。公文主题有单主题和多主题之分。所谓单主题，是指一篇公文只有一个主题；所谓多主题，是指一篇公文有两个或两个以上并列的独立主题。公文结构有主体因素和非主体因素之分。主体因素是公文主题的主要成份，表述公文主题的核心；非主体因素是公文的次要成份，表述公文主题的时间、地点、状态等修饰成份。例如：《市委、市政府关于新形势下加强和改进思想政治工作的意见》，这就是一个单主题公文；其主题是“新形势下加强和改进思想政治工作”。在此主题中，主体因素是“加强和改进思想政治工作”，“新形势下”表示状态，起修饰作用，是非主体因素。

提炼主题概念。提炼主题概念的过程即是分析、归纳和概念的过程，是对公文的内容加以表述或标识的过程。其目的在于确切反映和表达公文的主题思想，为公文主题词标注做好必要的准备。公文主题概念不同于公文主题，公文主题是公文的中心思想，它用一个完整的句式表示出来。而公文主题概念则是表达公文主题的关键词汇，它用名词或名词性词组表示出来。

转换主题概念。提炼出的主题概念属于一种自然语言，主题概念要作为主题词进行标引，心须进行主题概念的转换，使自然语言变为检索语言。一是直接转换，即是从词表中抽出同主题概念相同的正式主题词直接进行转换。二是间接换，即采取分解的办法，把复杂的主题概念分解为若干单主题 概念，然后再进行转换。

标注主题词。查表抽词进行主题概念转换后，我们即按照公文主题检索的要求和主题标引的深度，采用一定的标引方式，标注出主题词。我们将主题词“党校教育”和“意见”标注在文件尾部，并按照公文主题标引规则的要求正规地书写。

公文主题标引方式有四种：

（１）概括标引。又称整体标引，以每个文件为标引单位，对文件整体内容作概括性的标引。只标引文件最主要的主题内容。概括性的标引能完整反映文件的主题思想。

（２）重点标引。根据不同部门、不同业务的需要，文件标引应有不同的重点。经济工作、政法工作、文化教育、科研、军事各部门，都有各自的业务上的需要。各有重点，应根据各自的重点而有所取舍。也可以针对本部门本系统的工作特点，建立适合本部门专业的检索系统。还有，从文件的重要程度上，也应有所选择。要着重抓住那些重要的主题，即主体因素。

（３）分析标引。以文件计时分析为基础，对涉及的所有主题因素分别加以标引。如：《关于经济体制改革的决定》，按概括标引，主题词是经济体制改革；按分析标引，还可以确定以下主题：增强企业活力、发展社会主义商品经济、发展多种经济、改革价格体制等。同概括标引相比，分析标引更深入、更全面，能够反映公文主题的各部分、各方面的主题因素，从检索效果上，查全率和查准率也高得多。

（４）全面标引。这是相对于重点标引和概括标引而言的。重要文献的主题标引，需要文献的主题标引，需要有深度和全面，不漏标有检索价值的主题，必须采取分析标引和全面标引。如对《市委、市政府关于2001年农业和农村工作的意见》这篇文件进行标引时，我们可采取概括标引方式。通过主题分析提炼出的主题概念是“农业”和“农村工作”。它们和词表中的正式主题词是一对一的对应关系，可直接进行转换。〈意见〉的标引词为：“农业”、“农村工作”、“2001年’和‘意见’。此处，我们还可对〈意见〉进行重点标引、分析标引和全面标引。则对〈意见〉中所有的主题因素，即“农民收入”、“农村改革’、‘农业综合生产能力’、“科教兴农”、“农村基层组织建设’等主题进行标引。

下面，我们举两个例子。

１）。中共中央印发〈关于县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会的若干规定〉的通知

其主题概念是：县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会规定通知

主题词是：党政机关　党员　领导干部民主生活会规定通知

分析说明：（１）单主题公文。

（２）概括标引。

（３）“县以上党和国家机关党员领导干部”分解转换为“党政机关”、“党员”和“领导干部”。

（４）“民主生活会”为概念直接转换。

２）。郑大文同志在乡镇党委书记座谈会上的讲话

其主题概念是：选拔培养中青年干部郑大文讲话

主题词是：干部选拔郑大文讲话

分析说明：（１）单主题公文。

（２）主题标引要反映公文内容。

（３）“干部选拔”为概念直接转换。

（４）人名做为自由词，不标“△”。

（11）印制版记。也叫印发说明，包括印发机关名称、印发日期和份数。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能标打印、校对人员姓名；③不能部门要文号印刷，就标上部门为印制单位。

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步，是公文处理工作的“始发站”，具有很强的政治性和业务性。这方面的内容很多，简要介绍五点（即步骤、方式、准备工作、基本要求、修改）。

（一）公文起草的步骤

（1）领受任务；（2）调查研究；（3）拟出初稿；（4）协调修改；（5）报请审批。（大家都清楚，不再细讲。）

（二）公文起草的方式（5）

（1）办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作，是为党委领导 工作服务的一个重要方面。特点：一是起草的内容广，综合性强，涉及党委工作的各个方面；二是起草的公文种类多，从重要批示性文件到简单事务性文件，从讲话稿到信函等，都要去办；三是起草时限往往比较仓促，有些文稿说要就要；四是起草的有些公文影响较大，一些重要公文和紧急公文，常常事关全局。办公室起草公文，具有一定的有利条件，主要是靠近领导，了解领导意图和全局情况；不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉，有些紧急公文常常缺少较为充裕的调研和准备时间。所以，工作中要注意扬长避短。

（2）部门起草。即部门主管范围内的工作需要党委办公室行文时，由部门代为拟稿。这是部门应尽的职责和义务。优势是：情况较熟，研究较深，较易抓住问题的要害，提出可行的解决办法。不足的是有时带有局限性，容易强调本部门工作的重要，而对其它方面的问题照顾不够。

（3）联合起草。部门主管范围内的工作需要党委办公室行文，涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头共同起草。

（4）组成起草小组起草。起草特别重要的公文用此形式。如党代会报告等（如十六大报告，由胡锦涛同志任起草组组长，组织各路好手，历时一年零两个月，做了大量艰苦细致的调查研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告，体现全党的意志、代表了全国各族人民的愿望，成为我党在新世纪新阶段的政治宣言和行动纲领。省市县党代会报告，一般都采取起草组的方式）。

（5）领导亲自起草或主持起草。这有助于加强领导工作和保证公文质量。写作，历来被认为是“经国之大业，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重视自身的文字修养。唐代公文有严格的“职述”和“代拟”规定。“职述”就是担任某种职务的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称的公文，不得假手他人，如有违例，轻则贬官，重则治罪。在以科学、法治、人本为主要特征的现代社会，写作更是一项高素质领导干部不可或缺的能力。小平同志这样说过：“实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法。”中央指出：“各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。现在重申这一原则，是在新的历史条件下提高党的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加强对社会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。”领导同志亲自起草或主持起草 公文时，办公室和有关部门要积极做好服务工作。

（三）公文起草的准备工作

1。明确发文目的。定位不准，累死三军。作为领导要交待清楚，作为撰稿人要问清楚起草公文的目的，即主题。如公文的基本观点是什么？需要解决的主要问题是什么？发文的依据是什么？发文的范围有多大等等。做到 任务明确、方向清晰，防止在主要观点和内容上偏离要求。

2。认真领会领导意图。领导交待任务和意图，往往是原则性的指点，只能是粗线条的轮廓，因而，起草人还要进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实质，融会贯通，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，进而变成自己的思想，用自己的语言表达出来。有句话说得好：“领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头”。

3。收集整理有关材料。常言道：巧妇难为无米之饮。公文起草更是如此，来不得半点杜撰和假想。要通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过有关材料表现公文的思想观点。

另外，要注意平时的积累。要养成勤奋读书、阅报、看文件、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文件的关键段落要能够背诵，对文件格式和主要公文的写作特点要熟烂于心。只有厚积薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。汉字约有6万字，常用的只有3000多字，一些词语、成语要常读读、看看，用时才会信手拈来。人脑不怕用，就怕空。其记忆力的容量是无比巨大的，相当于全世界图书馆的信息储存总量，是数字计算机的100万倍。只要用心，积累大量的语言材料丝毫没有问题。大家都知道，省委办公厅对办公室中层以上干部提出的目标要求有三条：一是政策水平达到同级服务对象所要求的水平；二是政治理论水平达到同级党校讲师以上的水平；三是对全局情况了解和掌握程度达到同级综合部门的水平。要达到这个要求，不勤奋学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行的。

（四）公文起草的基本要求（9）

1。公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则，也是在公文起草中贯彻讲政治的要求，同党中央保持高度一致的问题。党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳，也是起草公文的依据和准绳。如果制发的公文不符合党和国家的路线、方针、政策，那就会造成严重的后果。办文人员一定要把握政策规定，要有政治头脑，有政策水平，特别是对一些敏感问题、带有倾向性的问题，要有自己正确的主见，不能人云亦云、随波逐流。

2。要符合上级机关的有关指示、规定

下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则，各级机关起草的公文必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离或违背上级机关的指示。一般来说，上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针政策，更能把握全局，因而它的指示对下级机关具有较强的针对性。所以，各地、各部门起草公文，不但需要研究党和国家的有关政策，法规，而且还要了解研究自己上级机关的有关指示，并同本地、本部门的实际结合起来。

3。要同现行有关公文相衔接

一是在同一个问题上，各有关公文不能相互矛盾，以免执行者无所适从。《条例》规定，“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文”，就是为了防止相关公文之间发生“打架”。二是当根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，就制发的公文要以适当形式有所交待，说明。

4。要完整、准确地体现发文机关和领导同志的意图

这是公文特殊性的具体体现，是做好公文处理工作的基本要求。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言，能否把握住这“五特”，决定着公文写作的成功与否。而这“五特”是行政活动有相当大的关系，行政目的决定行文目的，也决定了公文的特定关系，是行政特征所派生的。因此，在动笔写作之前要准确把握行政目的和行文目的，头脑要尽快“定位”，把自己放在特定的制发主体位置上，根据特定读者的情况，紧紧围绕主题内容，遵循规定的格式去写，也就是进入角色、找准感觉。有人总感到提笔难以下手，说起来就是思想盲目，不知谁云、对谁云、为何云、云什么，其原因就是没有准确“定位”。因此说，在公文写作之前自己要很好地“定位”。要注意把握两点：

一是要“号准脉膊”。要准确把握发文机关对某事物的基本态度，抓住要义，对于提倡什么，限制什么，支持什么，反对什么，一定要旗帜鲜明；对于必须怎样做，不能怎样做，出现何种情况怎么办，一定要明确具体，不能会糊不清，模棱两可，也不能一味宣讲道理谈原则。现实中我们见到有的公文用五分之三的篇幅讲道理。如果公文没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就成了“空文”。这样的公文还有什么实际意义呢？它甚至会给正常工作带来干扰。

二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以领导人署名发出，但并不是领导人以私人身份，而是以机关代表的身份行文，体现的是发文机关领导集体的意图。公文起草人必须切实注意，绝不能凭个人好恶在公文中掺杂个人感情及小集团的私利，不能主动地把自己的想法当成机关的意图。要仔细了解和听取领导的意见和要求，学会“换位思考”，“不在其位，学谋其政”，从领导角度和工作大局来认识形势、分析问题、提出对策。

5。要全面、准确地反映客观实际情况

关键是突出“三性”，即全面性、准确性、客观性。

所谓全面性，就是对反映情况的“量”的方面的要求。即要包括事物的各个方面和各个部分的情况（现状、历史、发展趋势等等），不能以偏概全，也不能报喜不报忧。

所谓准确性，就是对反映情况的“质”的方面的要求。就是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只是某些表面现象，更不能是虚假情况。

所谓客观性，就是反映的是客观存在的实际情况，而不是主观臆造或故意编造的东西。不能搞“科学幻想”或“文学创作”，随意修饰，笔下生花。

只有全面、准确、客观地反映实际情况，才能对问题作出正确结论，找到解决问题的有效办法，公文才有说服力，才能够发挥应有作用。

6。提出的政策、措施要切实可行

这是公文的核心问题，必须慎重对待。因为发公文总是为了解决一定的问题，所以公文中有关解决问题的政策、措施，就很自然地成为公文的主体和关键所在。具体政策、措施归纳起来，基本上是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。解决问题离开必要的政策、措施是空谈，空谈是要误国的。但如果提出的政策、措施要求过高，也难以实现。所以公文中提出的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说、不要提，否则会出现麻烦。

7。表述要准确严密

怎么样做到“表述要准确严密”呢？主要须把握5点：

一是观点明确。主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、要求、措施等，都要清楚明白。

二是条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。不要搞成一团乱麻。

三是内容充实。不仅要有明确的观点，还要有丰富的材料和充分的论据。以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。

四是结构严谨。这里说的结构，指的不是 公文 的外在形式方面的结构，指的是公文内容上各个部分的安排问题。公文的结构，包括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色。公文由一层意思转到另一层意思，由总述到期分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用过渡词过渡，如：“综上所述”、“由此可见”等；可以用过渡句子过渡，如“现将有关情况报告如下”等；有时也可以用过渡落过渡。通过 过渡承上启下，使文意须畅自然。公文的照应，指的主要是公文内部相互衬托、呼应，如开头与结尾相照应，题目与正文相照应等，以此加强公文各部分的联系性，增强表达效果。总之，公文的结构安排是一个重要问题。比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至会把衣料给毁掉了。起草公文也一样，即使有了必要的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。这一点要引起重视。公文开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有序，严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。公文结构安排的原则是：（1）联系性和层次性。即一篇公文的各个部分或段落之间，应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。否则就会造成条理还不清、层次混乱。如公文拟制与起草工作就不能并列论述。（2）专一性和完整性。即公文的每个部分或段落内部，应保持有关内容的专一和完整。就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里来，也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。如有的报告，前边部分已讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要的重复，造成结构的不严谨。

五是表述准确。要用最准确的语言、最精炼的文字来表达本机关的意图，观点、论述都要客观准确。防止疏忽漏误，避免发生歧义，尤其涉及政策性较强的公文，更要注意这个问题，防止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成政治、经济上不必要的损失。因此在表达手段上，主要用叙述、说明、议论，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱两可的双关语，不得使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。

8。要注意行文关系和行文方式，合理使用文种

行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、联合行文及受双重领导的机关的行文。

文种格式和规范既是公文的“包装”，又是公文的规矩。如何选择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便，影响了公文的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关文字工作的基本要求。

日常工作中，我们常常遇到一些公文文种格式和规范错误（大都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认识不清，概念混淆，选用原则掌握不好所致）。

一是规范文种中常有“报告”与“请示”两者混淆。在运用“报告”与“请示”两种规范性公文文种时，应注意两者的区别。一般来讲，“报告”与“请示”有两个共同点、四个不同点。共同点是：（１）两者都是上行公文，即由下级向上级行文。（２）两者都是用于反映情况。其不同点是（１）“报告送达上级后，上级可给予批复，也可以不批复。但“请示”必须给予批复或答复。（２）“报告”的发送时间可以在事情办理或发生之前，也可以在办理之后。但“请示”必须在事情办理之前。（３）“报告”可以同时报告若干情况或事。但“请示”必须一事一文，否则由于上级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复（用于口头汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文。）。（４）“报告”可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或非主管部门报告，但“请示”必须向上级直接主管部门行文。总之，报告和请示是明显不同的。千万不能混为一谈。否则就会延时误事出问题。（如南阳“清官祠”事件。其他原因不讲和办公厅（室）工作不到位是有直接关系的。南阳市委、市政府转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项。秘书部门按照办文规定，把此件作为一般性报告分送给了领导，致使没有一个领导批示，酿成重大政治事件，教训十分深刻）。规范性公文应用中，还存在“决议”与“决定”、“通告”与“公告”、“函”与非规范公文“便函”等概念不清，使用混淆的问题。

二是非规范文种中常有“讲话”与“发言”两者混淆。“讲话”与“发言”属于两者相近的非正式公文，既有相似之处，也有较大区别。在机关中也常见把两者混淆起来的情况。两者相比，有３个相同点，有４个不同点。相同之处：（１）两者都是口头表达的附属文字材料，有口语的思维和逻辑表达方式。（２）其使用都是在公开或一定范围的公开会场上发表。（３）在同一个会议上两者都对同一对象围绕一个共同的主题。其不同点：（１）“讲话”是属于会议上领导者使用的体裁，而“发言”则是属于被领导或其他非领导人使用的体裁。（２）“讲话”体现会议的中心思想，一定意义上讲是总体性的，而“发言”体现的是局部性的。（３）“讲话”有下行文的许多特征，“发言”则有平行文和上行文的特征。特征不同，因而两者使用的语气也就不同。（４）体现主题的则重点不同。“讲话”一般用于对一个事情讲应当做什么，如何去做；而“发言”一般常用于介绍现有的客观情况和工作情况，今后怎样具体做得更好。

三是口头表达与书面表达两种类别的文种混淆。口头表达附属文字材料与非规范格式文种常有混淆的情况。这个问题在日常工作感到并不明显，但对工作影响较大，如“汇报提纲”与“工作报告”、“报告”，“讲话”与“工作意见”，“发言提纲”与“工作计划”，“谈话”与“意见”等都经常遇到混淆的情况。两者混淆的原因主要是概念上的混淆，（１）一般来讲，书面非规范格式公文具有一定的法定的效力，有较强的约束力、强制性，而口头表达文字材料的则不完全具备这些特点，即使是领导人的讲话也是如此。但是口头表达所用的文字材料在通过法定办文程序后，如以“通知”等形式下发、转发等等，就具备了一定的法定效力。所以“讲话”、“发言”、“汇报提纲”以及“信”等格式，是领导活动中常用的辅助性文体，若使其内容、中心思想具有效力，就应当在公开场合发表后以正式公文的形式发布，或者经一定形式通过后发布。（２）口头表达辅助材料与书面公文在写作的内容构成上也有不同。一般来讲，口头表达材料篇幅较长一些，客观具体情况介绍、分析得多一些，思想观点的论述较系统，所讲的内容集中重点问题。书面公文，一般来讲具体要求、安排和直接涉及的具体事多一些，理性议论较少。总之，这些区别是书面材料与口头表达的内在要求不同而不同。

四是法定规范性公文常有的标题错误。公文标题由三部分组成，即由“机关规范简称、事由（主要内容）和文种”三要素组成。常见错误有：（１）不分条件省略机关名称。一些内容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。（２）事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。（３）自造文种，用“意见”、“安排”、“规划”、“情况”、“汇报”等非规范文件名称直接当做法定规范性文件的文种。（４）书名号使用不当。除法律法规性文件名称外，其它文件名称在公文标题中不用书名号，也不用其它标点符号。但是违反这种规范的错误较为常见，如《关于转发〈×××××通知〉的通知》，就属这种类型。

五是落款、时间、编号等规范错误。例如，单位名称落款和时间落款错误。单位落款错误常出现在正式格式公文之中，也就是常见的红头文件中。有许多同志起草法定公文时，都在题目上写明单位全称，还要把本单位的全名称落在最后一页的右下方，然后再注明时间，最后再加盖机关公章。一般的来讲，只要文头已注明单位文件或单位名称的，文件的内容除非十分严肃、庄重，正文最后就不必再落款，直接加盖公章即可。再一种单位名称和时间落款错误是出现在会议讲话稿、发言稿中。其错误表现在两个方面。一个是落款时间没有按国家规定用阿拉伯数字，并且加上括号，而是仍沿用过去的汉字写法，不加括号。另一个是名称落款和时间先后顺序不对，不是在标题下面先落款，再写时间，而是顺序反了，或者标题下面落一个，文章最后再落一个。行文编号，有的红头文件编号里加了“函”、“第”等字样，也属不当。

六是报、送文的概念和要求把握不准，确定不当。应注意区别开主送、发送，抄送、抄报有什么不同。（１）主送，公文的主送单位即该公文的主要受理单位，一般在公文正文之首，即抬头称谓。按照格式规定，在文首不写抬头称谓的公文，如命令、决定等等，主送单位放在文尾。“主送”放在文尾时，习惯上使用“发送”或“发”，也可写“主送”。“主送”与“发送”无实质性区别。（２）抄送，在向主送单位发文的同时，向不相隶属的有关单位发文，称抄送。抄送有三种情况：一是上行文抄送有关业务主管机关，二是下行文抄不相隶属机关，三是向受双重领导的下级机关行文抄送该下级机关的另一上级机关。（３）抄报，向非主送的上级机关发文称抄报。抄报有两种情况：一是下行文需报请上级了解掌握的公文，二是受双重领导的单位向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报。（４）报送书写的顺序是先报后送。

9。文字要精确、简练、朴实、庄重和规范

公文的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语言表达出来。要确保公文质量，一定要重视语言的提炼，在文字方面狠下功夫。

一是要精确。遣词造句要恰当、周密、明确，尽量少使用基本、几乎、不少、绝大多数等模精语言，做到观点鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬弃适度。如毛泽东同志在1949年4月21日撰写的《向全国进军的命令》一文中写道：“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派。”这里用了四个词来修饰“歼灭”这个动词。“坚决”表达了歼敌的决心；“彻底”表达了歼敌的程度；“干净”表达了歼敌的的标准；“全部”表达了歼敌的范围。四个词表达了歼敌的全部意义，用法贴切完整，读来气势恢宏，语气坚定，令人振奋，由此可见主席练字功夫之深。公文的语言有自身的特殊要求，而且其自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思，“不得”、“不准”、“严禁”存在着明显的差别，语气的轻重也不相同，必须将它们细加区分。同时，公文的语言要考虑到文体、文体的服务对象、含义等的多重影响，要使语言所表达的意思准确、全面、不留漏洞。如有的教育部门在下达关于加强校园秩序管理的通告的时候，有“上课期间不准学生在校园走动”的句子，这一句子在表意上是存在严重问题的，试想，如果学生在体育课上不走动，那么体育课又如何锻炼学生的运动技能呢?所以，不能随意、乱用词汇，诸如“上课不许说话”、“不该收的礼坚决不收”之类，还有“对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局”。这里，到底扣留谁，是扣留“发现者”还是“使用者”，由于语言表述有问题，则使这里闹出了笑话，其实只须将句中的“对”字去掉即可。

二是要简练。开门见山，简明扼要，别拖泥带水。要大力提倡写短文，在“文字精炼”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表达尽可能多的意思。山不在高，有仙则名。言不在多，达意则灵。要语不烦，字字珠玑，简练有力，自然使人愉悦；冗词赘语，唠唠叨叨，不得要领，怎不令人生烦？刘勰（协）言道：“缘学在博，取事资约。”文学大师林语堂说：“绅士的演说应该象女人穿的迷你裙，越短越好。”为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。先说古代——明朝初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七千字。朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。第二天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。这就是说前面一万六千五百字全是废话。此后，下令，凡上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。此事载于明史，绝非虚构。贾岛、韩愈“鸟宿池边树，僧敲月下门”的“推敲”故事，也已成为精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一个是孤寂之意，一个是幽静之美；一个是莽撞闯入，一个是礼貌拜访；一个是音节阻滞，一个是音节响亮，给人的感觉绝对是不一样的。杜甫有个名句“朱门酒肉臭，路有冻死骨”，两句10字，就把阶级矛盾深刻地揭露出来了。诗仙李白《早发白帝城》中云“两岸猿声啼不住，轻舟已过万重山”，两句14个字，就把三峡两岸崇山峻岭的秀美景色、长江的急流及个人的心情都写出来了。刘邦《大风歌》只四句，荆轲《易水歌》仅两句（风萧萧兮易水寒，壮士一去兮不复还！），陈子昂《登幽州台歌》仅有四句（前不见古人，后不见来者。念天地之悠悠，独怆然而涕下。)，但都壮怀激烈，语短意长。苏辙作《六国论》，总结六国灭亡的教训，也仅用了600来字。所以，炼字就是要删繁就简，选词就是要有高度概括性，这样才能做到简炼。以上说了这么多，无意让大家都去当诗人、骚客，而只是想说明一词一语如果用得好、炼得精，往往会使全篇生辉。公文语言虽不能如文学作品那样“为求一字稳，耐得半宵寒”、“两句三年得，一呤双泪流”，达到“语不惊人死不休”的地步，但也要严格锤炼，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必须有的内容一个字不能少，无关的内容半个字不能多。再说当代——现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。周总理四届人大会议的报告，因总理身体有恙，毛主席指定小平同志负责组织起草，要求不超过5000字，小平同志认真照办。5000字不也很管用吗？党的十五大报告中的第一部分“世纪之交的回顾与展望”，只用了四个自然段，通过“三个伟人”、“三次巨变”的高度概括，便把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史进程简述得十分清楚，极富内涵。党的十六大报告通过八个成就、十条经验，便把十五大以来的五年及江总书记在位的13年的工作总结得一清二楚。在起草十六大报告时，江泽民同志强调，是政治报告，要抓住重点，切中要害，讲大的方针、政策和原则，要下决心精简文字。有人提出对13年的成就的评价应有分量，建议用“几个最”，有人提出用“几个新”。起草组经过认真斟酌，用“三个时期”（即：综合国力大幅度跃升、人民得到实惠最多的时期，社会长期保持安定团结、政通人和的时期，国际影响显著扩大、民族凝聚力极大增强的时期。）对13年的历程作出恰如其分的评价。十六大报告还把全面建设小康社会概括为６个“更加”（经济更加发展、民主更加健全、科教更加进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实），６句话３６个字，就描绘出一幅新世纪前２０年宏伟蓝图，可以说是公文“要言不繁”的典范。三说国外——能文者惜墨，善辩者寡言。国外也这么认为。恩格斯在马克思墓前的演说只有1260字；列宁在马克思、恩格斯纪念碑揭幕典礼上的讲话只有552字；斯大林在1941年7月3日发表的反对法西斯德国入侵的重要广播演说只有3800字；罗斯福的总统就职演说仅有985字；最短的总统就职演说是1793年华盛顿的演说，仅135字；林肯著名的葛提斯堡演说只有10个句子。他的演讲重点突出，一气呵成，仅600多字的演讲辞，从上台到下台还不到三分钟，却赢得了15000名听众经久不息的掌声，并轰动了全国；1984年7月17日，37岁的法国新总理洛朗·法比尤斯发表的演说，更是短得出奇，只有两句：“新政府的任务是国家现代化，团结法国人民。为此要求大家保持平静和表现出决心。谢谢大家。”有人曾问美国第28任总统伍德罗·威尔逊：“准备一份10分钟的讲稿，得花多少时间？”他答道：“两个星期。”“那准备一小时的讲稿呢？”“一个星期。”“如果是两个小时的讲稿呢？”“不用准备，马上就可以讲。”所以，简短不是一味求短，而是深思熟虑、高度概括的结果，是要下苦功夫才能做到的。

三是要朴实。公文不同于小说、戏剧、诗歌、散文等文学语体。文艺作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很强、情感性很重的语言去感染读者。而公文具有实用价值，必须直接晓之以理，告之以规，使人们明于行止。所以，语言要平和实在，质朴无华，通俗易懂，叙事求实，论理有据，不夸张，不掩饰，不用冷僻字，不拐弯抹角，不追求华丽词藻，不能照搬文艺作品的语言，更不能说大话、套话和空话。

四是要庄重。公文是机关行使权力的工具，具有法定效力。特别那些指示性、法规性公文，更具有强制执行的约束力，它所表达的意图，是要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地。所以，公文的语言要郑重、严肃，有气派，不轻浮，不俗气，说一不二。现在公文语言运用常见错误之一就是语体错误。语体即“语用环境”。公文的语体，即各级机关、单位在运用公文进行交际时必须依赖的一定的环境。同样意义的词汇，在不同的场合中运用往往表现出不同的含义、不同的感情色彩。如《中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道：“她一贯是共产党的最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母……。”假如将其中的“同胞”改为“兄弟”、“战士”改为“闯将”、“祖母”改为“奶奶”，也许词的意义本质没有多大区别，但用在该份决定中显然失其庄重，是错误的。一般来讲，指示性公文语言要严肃；法规性公文语言要严谨；计划性公文语言要严密；表彰性公文语言应热情稳慎；惩戒性公文语言应义下辞严。对上行文语言应尊重但不讨好；对下行文语言应谦和但不失度； 对平行机关行文语言应诚恳不命令。对上汇报情况不要讲大道理；对下布置工作不可过于原则。对外行文注意语言委婉；对内行文禁忌语言粗俗。

五是要规范。规范能保证公文的庄重性，促进公文的准确性，提高工作效率。要遵守语法规则，使用规范化语言。要使用书面语言，不用口语、方言，以免使公文语言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文参杂行文，不得生造词语和滥用简称（如空干招待所、白开办等，有的还含有黄色成分，“百开办”——百万亩良田开发办公室等，很不严肃）。现在社会在上存在用语、用字不规范的现象，要防止这种现象在公文语言中出现（例如：（1）随便使用外来词语。眼下已有流行之势的“写真”、“空港”、“手袋”、“镭射”等，汉语中已有内容相同的现成词语“照相”、“机场”、“手提包”、“激光”，再用外来语，既无必要，也无好处。如空港，可能会被人理解成“无船停泊的港口”，而手袋在日语中是指手套。有些店家不知道“激光”是意译外来词，“镭射”是音译外来词，两者所指本为一物，竟然打出“供应激光镭射唱片”的广告，岂不是叠床架屋，令人好笑吗？（2）随意使用新词语。语言是活的，新造词语或新出现的说法总是层出不穷的，有些也很有生命力。如新出现的“爽”、“酷”、“帅呆”、“作秀”、“发烧”、“搞定”、“坏菜”、“码字儿”、“没商量”等等，文学作品或游戏场合使用这些词语无可厚非，但公文中使用这些时髦的东西，显然是不行的。又如“抓手”，中央文件中从未出现过。还有一些网络词语，如“MM”是指美媚、妹妹，“GG”指哥哥，“青蛙”指丑男，“恐龙”指丑女，:）表示高兴等等，五花八门，不熟悉网络生活的人简直是丈二和尚摸不着头脑。这类特殊用语绝对不能写入公文。）。要使用一些公文专用或惯用语，达到“文约事丰”的目的。如公文开头用语的根据、遵照、现将等，询问用语的当否、要否、是否要行如无不要等，表态用语的同意、批准、原则批准、基本同意等，结尾用语的此复、特此报告、请指示等，这些词语既能体现公文特点，又很方便适用。起草公文时要根据情况适当使用。如请示中一般不用“速”，函的语言要委婉、谦和，求人办事自己不能“决定”等等。

六是要生动。公文强调规范，更需要生动。“公文不是无情物”，不能成为千篇一律、沉闷呆板的八股文，或演变为套话连篇、浮光掠影的官场应景文章；不能摆出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文写得生动活泼一些，是毛泽东同志的一贯主张。在《工作方法六十条》中，他还强调指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”把生动性提到了一个很高的地位来认识。他在《反对党八股》一方中，把“语言无味”作为党八股的罪状之一加以声讨，指出：“颠来倒去，总是么几个名词，一套‘学生腔’，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么？”１９５８年，他在看到一份写得很差的文件后，尖锐地批示道：“此事我讲了一万次了，依然纹风不动，灵台如花岗之岩，笔下如玄冰之冻。哪一年稍稍松动一下，使读者感觉有些春意，因而免于早上天堂，略为延长一年两年寿命呢！”他还身体力行，为我们写下了大量极其生动的公文范例。如他在党的七大的闭幕词中，不落俗套，别具一格，讲了一个愚公移山的故事，相比今天的开幕词、闭幕词，简直不可思议。在《湖南农民运动考察报告》中写道：“很短的时间内，将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来，其势如暴风骤雨，迅猛异常，无论什么大的力量都压抑不住。他们将冲决一切束缚他们的罗网，朝着解放的路上迅跑。”这段文字运用比喻辞格（以暴风骤雨作喻体），形象而生动地说明了中国农民运动崛起的态势和发展方向，描绘了一幅绚丽多姿的农民运动的历史画卷。此外，文中“迅猛”、“压抑”、“冲决”、“迅跑”等一系列形象化词语的运用，极大地增强了行文的生动色彩。再如毛主席写的《敦促杜聿明等投降书》，通篇采用面谈形式，表达形式很新，风格独特，给人以别开生面之感。如：“你们想突围吗？四面八方都是解放军，怎么突得出去呢？你们这几天试着突围，有什么结果呢？……你们想一想吧！如果你们觉得这样好，就这样办。如果你们还想打下去，那就再打一下，总归你们是要被解决的。”显然，这样表达，生动、明快、犀利，耐人寻味，如果用书面语言，不仅与促降书的题旨和情境不相协调，而且会使行文黯然失色，达不到应有的效果。又如毛主席在政协第一届全体会议上的开幕词，其结尾是：“让那些内外反动派在我们面前发抖罢，让他们说我们这也不行那也不行罢，中国人民的不屈不挠的努力必将稳步地达到自己的目的。”这番话何等清脆响亮、慷慨激昂，恰如黄钟大吕之声，三日绕梁不绝，言尽而意无穷，充分显示了站起来的中国人民的革命英雄气概！我们要认真地体会、研究和学习，努力提高公文写作的品位，以更好地发挥公文的效能。很多人认为，公文写作很机械，没有创造性，更难生动性，其实不然。公文和其它文章的写作一样，每个环节都体现着创造性。特别是立意和语言，既要有对政策的准确把握和体现，又要有创见，还要有精辟、严谨的语言表达，其中处心孤诣的运作，无不是创造性的极大发挥。创造性体现出来了，生动性自然也就脱颖而出了。

以上说了这么多，不大好记。其实在公文起草方面可以把握住12个字：即“求高、求实、求准、求短、求快、求精”，就行了。

四、公文修改

公文草就之后，须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。因为一遍写出的稿子往往来不及仔细推敲，难免有这样那样的毛病。不少问题是在修改中发现和订正的，不少内容是在修改中充实和完善的。即使起草时字斟句酌，也毕竟只是一时之功力，一人之智慧，仍要进行反复修改。只有反复推敲，精雕细刻，才能成为精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字频改，工夫自出”。修改一遍，就会有一次提高。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“好文章是改出来的”，可见修改在写作中的重要作用。那种“老子的文章天下第一，谁也动不得”和“改我一字，男盗女娼”的态度，是极其错误的，可以说是狂妄自负、浅薄无知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《红楼梦》曾“披阅十载”、“增删五次”；列夫·托尔斯泰一部《战争与和平》竟然重写了8 遍！至于白居易作诗后先读给老妪（音雨）听、征求老太太的意见啦，欧阳修把稿子挂在墙上边读边改折腾不少日子啦，人们都耳熟能详了。我们的古人在语言艺术上非常注重“炼字”，主张“意胜”，要求做到“平字见奇，常字见险，陈字见新，朴字见色”。越是名家，越不肯放过对自己语言的铸炼。王安石在《泊船瓜洲》一诗中云：“京口瓜洲一水间，钟山只隔数重山。春风又绿江南岸，明月何时照我还？”其中“春风又绿江南岸”一句，先用“到”字，再用“过”字，又换“入”、“满”等10余字，最后才选定为“绿”字。一个“绿”字使春风有了颜色。还有“红杏枝头春意闹”一句，一个“闹”字动感十足，据说也是经过多次改动才定下来的。其实“绿”字也好，“闹”字也罢，好处就在于准确、鲜明、生动，在人们面前呈现出一幅春的画卷，动态地刻划了春天蓬勃、盎然的生机，而其它的字就没有这个效果。伟大领袖毛主席不但是举世公认的政治家、革命家、军事家、思想家，还是一位旷世少有的文学巨匠和语言大师，他特别注重文章的修改。他的七律《登庐山》“一山飞峙大江边，跃上葱茏四百旋。冷眼向洋看世界，热风吹雨洒江天。云横九派浮黄鹤，浪下三吴起白烟。陶令不知何处去，桃花园里可耕田。”它的开头开始用的是“盘”字，发表时主席改为“旋”。既与出句“飞”相呼应，“旋”更突出动态，“四百旋”比“四百盘”生动多了，更把庐山写活了。他老人家的七律《送瘟神》：“红雨随心翻作浪，青山着意化为桥”两句，原来是“红雨无心翻作浪，青山有意化为桥”，将“无心”改为“随心”，突出“红雨”所象征的时代；将“有意”改为“着意”，显得更深刻生动有力。还有“不周山下红旗乱”一句的“乱”字，都是深思熟虑的结晶，和刚才说过的“绿”字、“闹”字一样，均属卓绝千古之字。这些，都值得我们认真学习。

修改的范围大概有四：一是修改观点，二是修改材料，三是修改结构，四是修改语言。具体要求不再细说，这里简单介绍一下修改的主要方法。

1。审阅修改法。初稿完成后，起草者本人应从头至尾进行审阅，从字到词，从词到句，从句到段，到全篇的结构布局，发现问题，留下标记，全部阅完，再回过头来认真细致地修改。

2。通读修改法。通过朗读，发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。

3。冷藏修改法。就是稿子写出后，先放一放，等头脑冷静、思维清晰之后，再拿出来“复看”。这时，有些毛病不需别人指点，自己能很快发现。这个方法实践证明是有效的，缺点是对较急文稿不太适用。

4。讨论修改法。这是一种集体的方式。主要是对一些内容复杂、事关重大的公文，组织有用关人员碰头、讨论，提出意见，然后由起草人汇集大家的意见，进行必要的修改。

5。特邀修改法。一些政策性强、业务难度大的公文，可邀请有关领导、权威人士进行把关，使公文更加可靠、科学、准确。

五、公文校核

公文校核是在公文审批和发印前由办公厅（室）所进行的校正、修改、加工和核对工作。它是公文自然的延伸，是公文处理地程中的一个不可缺少的重点环节，是公文发出前的最后一道工序，是办公室的一项重要任务。它的作用是：对领导决策起着参谋助手作用，对行文要求起着保证作用，对公文内容起着把关作用，对公文涉及事项起着协调作用。不少问题是在校核中发现和订正的，不少内容是在校核中充实和完善的，不经过认真校核的公文的不可能成为“精品”。无论是党委自身制发的公文，还是印发、批转有关部门的公文，都代表着一级党委的声音和形象，所以，校核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。

校核工作内容也比较多，重点要遵循“四项原则”，使用“五种方法”，把好“八个关口”。

第一，要遵循“四项原则”：

（1）依据原则（最高依据—国家法律和党的政策；基本依据—行文机关的意图；参照依据—本机关过去 规定和有关部门的相关规定。）

（2）质量原则（一是校核工作本身要讲究质量，提高工作水平，增强工作的有效性；二是公文要讲究质量，高标准，严要求，对已起草的公文进行“质量检验”，横挑鼻子竖挑眼，不达标准不出手，务求经过校核的公文都成为精品。）

（3）效率原则（缩短校核时间，急件校核符合时间要求，文件办结率高）。

（4）精简原则（少发文，发短文）。

第二，要使用“五种方法”：

（1）讨论法。科学确定讨论题目，审慎确定讨论人员，正确选定讨论形式。

（2）协调法。通过书面、电话、上门、请来、座谈等形式，就公文内容涉及的事项同有关部门进行协商。

（3）论证法。通过演绎、比较、假设论证，证明公文观点的正确性、内容的准确性、材料的真实性和主旨和鲜明性。

（4）借助法。借助行家、专家和有关方面的力量，请他们协助校核。

（5）上交法。就是矛盾上交，请领导裁定。公文校核本身不是决策，是为领导决策所作的准备。校核人员只有提供情况、文字修改和参考意见权，决策权在行文机关。校核既要大胆，敢于提出问题，又不能代替领导决定问题。上交时要把矛盾摆清楚，情况说明白，对公文中存在的主要总是 发出后可能出现的后果，新公文与以往公文的矛盾之处，有关部门的不同意见及理由，协调的情况，修改建议及理由等，都要有所交待。这样，领导才能及时地正确地果断地下决心。

第三，要把好“八个关口”：

一是要严把发文关。发文是组织开展工作的一种必不可少的手段，实际工作中需要的公文非发不可；但公文过多过滥，就会助长空谈，助长形式主义，下仅增加了各级领导的工作负担，也容易使执行者产生逆反心理，影响公文的权威性，以至贻误工作。校核是解决“文山”困扰的基础环节和有力措施，要通过校核做到少发文，可发可不发的公文不发，重复的公文不发，该部门发的公文上级党政领导机关不发，不成熟的公文暂时不发，并尽量减少党政联合行文（以免使党委管了政府的工作，也不便于人大监督）。在核文中要敢于坚持原则，对那些不应该发或应降格发的公文，要大胆提出不发或降格的建议，协助领导做好控文、减文工作。当然，这样做很难，控、减一件公文往往比多发一件公文更花费精力，有时还常常闹误会、伤感情，弄得不亦悦乎。但职责要求我们协助领导控文、减文，我们就不能怕得罪人。要多做解释工作，讲清道理，争取部门领导同志的谅解。（现在，减文的措施已不少，如：领导讲话一般不发文件；充分运用明电、密电等现代传媒，会议通知用电报、电话，工作经验、报告等通过报纸刊物登载等。）要发短发。核文时，把一切与主题无关的内容、材料和论述统统删去，即使这些材料，论点很精彩，也要忍痛割爱。穿鞋戴帽的话、修饰描述的话、过场话、客套话等，对公文是个累赘，也要尽量删减。合并同类项，能一句话说清的不说两句。为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。明朝初年有一个喜写长文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，两万多字还未言及主旨，朱皇帝龙颜大怒，狠揍了他一顿板子，舒服了。现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。中央多次作出规定，要求一般报告不超过2000字，综合报告不超过3000字，我们要认真做到。

二是要严把政治关。政治性是机关公文的根本属性，是灵魂。一个政治性很强的公文，必然会有很强的指导作用。政治性不强或发生偏误，就会产生不良后果。因此，在核文中要始终把讲政治放在第一位，努力用马克思主义的政治主场、观点，去把握公文的内在质量，贯彻党的基本理论、基本路线和基本方针，保证完整、准确体现各级党委的意图和工作重心，保证每一件公文在政治上不出任何偏差。

三是要严把全局关。一件公文牵涉到全局，个人荣辱无所谓，党的事业重如山。秘书人员要“关起门来当书记，小人物作大文章”。要时刻关注大局，认真研究大局，准确把握大局，做到局部服从整体、微观服从宏观、小道理服从大道理、全局统帅局部、局部体现全局。对每一件公文都要从全国、全省、全市、全县整个工作的大局中去考虑，去办理。核文既要从局部看是否合理可行，又要从是否有利于全局方面进行认真分析、论证。对那些从部门产生的由于过份强调局部工作而影响全局的，要坚决进行修改或调整。

四是要严把政策关。“政策和策略是党的生命，千万不可粗心大意。”毛主席的这句名言，应当成为我们办文人员的座右铭。党委机关公文的权威性就在于它的政策性，把好这个关口至关重要。首先，要注重公文与党和国家政策规定的一致性。不管哪一级，以哪种形式行文，都不能与党和国家的方针、政策相违背。这是行文的一个重要政治原则和组织纪律。其次，要注重政策纵向的连续性。政策相对稳定，有利于事业发展。有句民谣说：“党的政策象月亮，初一十五不一样。”如果政策措施缺乏稳定性，连续性，人们就会担心，就会倒致短期行为。当然，不变是相对的，变是绝对的。原创文秘材料，尽在网络网。形势发展这么快，新情况、新问题不断出现，政策一成不变行吗？但这种变动绝不是轻率的“朝令夕改”，一会儿一个样。核文时要进行必要的前后对照，政策内容有变化的，要标出来并明确说明。再次，要注重政策的相关性。各地、各部门都要结合本地、本单位实际制定一些具体政策，千万不要越权，并兼顾左领右居，注意衔接。如果你来一套，我来另一套；你否定我，我否定你，那谁的规定的落实不了。那种我行我素、各执一端、政出多门、政策打架的情况，是一种内耗，必须坚决纠正。要注意，凡文稿涉及民族、宗教、外事、农民负担等敏感问题，涉及组织、人事、财政、税收、计划生育、机构编制等热点问题时，一定要慎之又慎，不搞清楚、不协调处理好决不进入下一道程序。

五是严把法规关。随着社会主义法制和党内法规建设的加强，必然要求涉及党内活动的公文也要有鲜明的法规性。我们代党委校核的各种公文，凡内容涉及国家有关法律，法规的，都要进行认真对照，以国家法律、法规为准绳。

六是严把规格关。规范行文是一门科学，我们必须按照公文种类、公文格式和行文规则办事。突出三个方面：

1、看文种是否恰当。有些文种容易搞乱，如请示与报告决议与决定，批复与指示等，搞乱了就闹笑话，甚至出大事

2、看行文形式是否准确。该上级机关行文的，下级机关不能行文；工作仅涉及到一个部门的，就没有必要联合行文。尤应指出的是，除党委办公室根据党委授权，可以向下级党委行文外，党委其他部门不能对下一级党委发布指示性公文；平级机关之间一般用函行文。现在有些部门请示解决资金等问题时，该用“函”却偏偏使用“请示”，用下级对上级的口气请求批准，这是不对的。有的同志讲，只要能批到钱就行，用什么文种都无关紧要。但以后这样做不行了，省、市委检查公文，发现了要给予通报的。再说，你这样办，对于受文单位来说，看了心里也不一定舒服。人家批给你钱并不是看你“请示”批的，是“函”就不批了。所以，一定要按《条例》和《意见》的要求办，大家都自觉照办，就不会出现乱用文种的问题了。

3、看文件体式是否规范。密级、发文字号、签发人、标题、主题词等该标注的一项不能少，不能错。

七是要严把文字关。科学而又规范的文字，能准确表达行文机关的决策意图和意志，便于受文单位正确理解公文精神。搞好文字校核，就能防止和避免文字的粗糙和不规范现象，增强公文的准确性和严肃性。要重点审核公文的结构是否清晰，语句是否符合形式逻辑，字词使用是否妥贴，人名、地名、时间、引文、数字是否准确，文风是否纯正。好的文风应该是实实在在，直书不曲，平直明快，端正不俗，深入浅出，言简意赅，朴实无华，严谨准确，规范统一。有的公文洋洋千万言，大题套小题，谈上几遍不解其意；有的公文，堆砌词藻，套话叠出，空话连篇，使人一看就烦，更无心去思考如何遵循了；还有的公文，把上级的文件改改抬头和落款，照抄照搬，没有自己的情况和措施。这是要不得的。再强调一点：搞好印制前的核对工作，是确保公文质量的一个关键环节。“差之毫厘，谬之千里。”一字错误，有时后果不堪设想。汉字象形字很多，稍有疏忽就会出现差错。如“资产阶级、无产阶级”、“路线、线路”，搞错就是政治性错误。又如“史无前例、史无前列”、“选拔干部、选拨干部”等，搞错了是常识性错误。据史料记载，1930年4月，阎锡山、冯玉祥结成反蒋联盟，预定在沁阳会师聚歼在河南的蒋军。冯的参谋拟制命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，一个在焦作，一个在驻马店，相隔数百里，结果会师不成，反被蒋介石分割包围而打败。仅仅多了一撇，冯阎兵败中原。否则，这段历史也许就要重写。另外，标点符号的使用也很重要。（⑴有一篇报道，原意是“送子服法”，一字用错，将服从的“服”写成降伏“伏”，从纸面上把人家儿子给毙了。⑵再如，古时一人骑马不慎踏死了人，别人告他的罪状是“跑马踏死人”，眼看性命难保，有人为他着想，取笔在状纸上一勾，变成“马跑踏死人”。这样，主犯由人变成了马，罪行减轻，免于一死。⑶还有，太平天国时曾国藩镇压太平军，连吃败仗，上奏时幕僚写道：屡战屡败。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提笔一划，改成屡败屡战。这样，意思就有了很大不同。这都说明用词用字的重要性。标点符号例：(1)一个媒人介绍一女子：“麻子，无头发，黑脸，大脚，不大好看。”因无标点，男方误认为：“麻子无，头发黑，脸大，脚不大，好看。”娶回家后，大失所望。(2)一地主与教师在下边一句话的理解上，酿成一场官司。地主解成：“无鸡鸭也可，无鱼肉也可，唯有青菜咸菜不可少，不得半分文学费。”而教师则解为：“无鸡，鸭也可；无鱼，肉也可；唯有青菜咸菜不可，少不得分文学费。”⑶ 有一条报纸标题新闻：“西哈努克亲王，八日到京，外交部长姬鹏飞，到机场迎接。”因无标点，被一领导干部读成“西哈努克亲，王八日到京，外交部长姬鹏，飞到机场迎接。”引得哄堂大笑。⑷已取得文凭的和尚，未取得文凭的干部；⑸某人规定其子每天要记日记，晚上他要检查儿子的日记。一日，他查完日记后，对儿子的母亲大发雷霆。妻莫名其妙，为夫曰：“有据可查！”他把儿子的日记摊在桌前，其上歪歪扭扭地写着：“今日王叔叔来我家玩，我做完作业后，叔叔夸我做得好，叔叔亲了我妈妈，也亲了我。”妻大怒，斥问小儿。小儿哭叫：“是我把标点点错了，……应该是叔叔亲了我，妈妈也亲了我。”你说标点符号事大事小？她居然能够影响到家庭安定！所以，要教育孩子从小就正确使用标点符号哟！以上这些，不少有文字游戏之嫌，但至少都说明了标点符号的重要性。）所以，办公室工作无小事，文字处理工作无小事。

八是要严把程序关。只有按程序办事，才能保证公文质量，提高办文效率。目前工作中，存在着文件倒流问题。一些部门、地方向市委的请示、报告及要求市委、市政府办公室批转的公文，不经市委办公室审核，而常常是直接送领导同志审签，甚至同时送几位市委领导同志审签，既干扰了领导同志的工作精力，也增加了办公室的工作难度和部门间工作的掣肘。对此，要采取措施努力避免。对已经形成的倒流件，不管领导是否签发，都要无一例外地认真校核，发现问题仍然敢于负责地提出处理意见和建议，积极向领导同志报告、反馈，绝不能让一件不合格的公文发出。对那些因公文倒流造成不良影响的，要采取一定方式给予提示和警告，以树立党委办公室的权威。

最后，公文经领导签发后，还要进行再次校核。一是看“五官”是否端正：版头、标题、主送机关、发方机关署名、成文日期有无问题。不要前面是县委文件，后面落款却是县委办。二是看“四肢”是否健全：即发文字号、密级、主题词、印刷版记怎么样，有无漏项。发文字号要用对，密级要核准，主题词要列全，印刷版记要完整。另外，还有份号、签发人、附件、印章、抄送机关、印发传达范围、份数等8个部件，都要逐一检查。做到该有的不漏，不该有的不加。复核以后，就可以送印了。

公文处理工作的内容很多，因时间关系，不能一一细讲。由于自己的水平有限，对《条例》、《意见》理解不深，对基层公文工作情况不大了解，所以讲得不好，敬祈原谅；不当之处，还请指正。今天，不管我讲的合不合大家的口味，但同志们还是坚持到了最后，况且秩序还这么好，这是给我的面子，对我的鼓励，使我非常感动。希望以后大家加强联糸，多进行一些交流，欢迎各位有空光临市委办公室做客。

最后，祝愿同志们、同行们工作顺利，事业有成，家庭幸福，万事如意！谢谢大家！

第四篇：讲座资料

讲座资料

一、教育思想和教育理论

孔子教育思想：因材施教、温故知新、有教无类、启发诱导、教学相长

苏格拉底教育思想：美德即知识、产婆术（诘问、启发、归纳）

夸美纽斯《大教学论》：第一部教育学专著（1632）

赫尔巴特《普通教育学》：现代教育学的奠基之作（1806）

二、教育研究的产生

1879年，德国心理学家冯特在莱比锡建立了世界上第一个心理学实验室。同年，另一位德国心理学家艾宾浩斯开始以联想主义心理学为基础研究儿童学习生次过程中的记忆和遗忘规律。实验研究成为不可抗拒的时代潮流。

十九世纪八十年代，儿童研究运动兴起。当时最显著的代表人物是美国心理学家霍尔，他坚持用科学方法研究心理学，并把科学方法应用于研究教育问题和儿童发展问题。

1896年，美国心理学家杜威在芝加哥大学创建了第一个教育实验学校“杜威学校”，实验他的教育理论。

赖伊：德国教育家，实验教育学倡导者。他著名的实验研究是对识字教学的试验。1905年，法国心理学家比纳和西蒙出版了《智力测验》，并把智力测验的方法直接应用于学校。

1912年，瑞士心理学家克拉帕雷德创建了卢梭学院，是欧洲影响最大、持续最久的一个教育科研基地。

三、我国教学实验

俞子夷（1886—1970）江苏人，早年就读上海南洋公学中院。1909年江苏省教育会选派他赴日本考察单级、单级复式与二部制教学。1913年冬，俞子夷又受江苏省教育司之命赴美国考察。半年中跑遍美国南北，详细研究美国各派教学理论和实验，着重地研究了杜威的实验主义教学实验，回国后，俞子夷做的第一种教学实验叫“联络教材”实验，后来转变为“设计教学”实验。

《黑山县北关小学的语文教学改革》和《黑山县北关小学的算术教育改革》（辽宁省教育厅，1960）；

《小学低年级识字教学的心理探讨——斯霞老师的“字不离词、词不离句”识字教学法》（肖毓秀、罗艰，1962）；

1960年5月成立了景山学校，校长、研究人员和教师来自北京师范大学、人民教育出版社、北京外国语学院、北京体育学院、文字改革委员会、中国科学院心理研究所和北京市几所中小学。1960年开始，实验项目是以学制改革为龙头的多项改革，实验大约集中在1958～1965几年间，景山学校教学改革实验活动的变化，准确地反映了全国教学实验的变化。

第五篇：公文写作知识·原创整理资料

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目录

政府部门的公文格式............................................2 公文的特征............................................................6 公文的行文关系....................................................9 日期书写格式......................................................14 公文的格式..........................................................22 公文写作中常见的问题......................................24

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政府部门的公文格式

国务院办公厅秘书局编 二〇〇〇年十一月 1 范围

本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 3 定义

本标准采用下列定义。3．1 字 word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3．2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。公文用纸幅面及版面尺寸 5．1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×

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297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。

5．2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm 版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）6 公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。7 排版规格与印装要求 7.1 排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

7.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7.3 印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

7.4 装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题

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词以下的各要素统称版记。

8.1 眉首

8.1.1 公文份数序号

公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序

编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。

8.1.2 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

8.1.3 紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

8．1.4 发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；对一些特定 的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15mm(高×宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

8．1．5 发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识

下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年

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份应标全称，用六角“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。

发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8．1．6 签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签 支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序 依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名 处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。8.2 主体

8．2．1 公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。8．2．2 主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

8．2．3 公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

8．2．4 附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件” 公文写作试论（公文写作与管理规定）

(注；本文为1997年在延华集团董事局起草，作为董事局公文管理规范； 2007年在武汉捷讯软件公司改为《公文写作制发使用管理规定》，作文件下发，现仍使用）

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公文的含义

公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。

公文的特征

一、有鲜明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。

四、有现实的效用。公文的作用

一、有上传下达、互通情报的作用。

二、有工作依据和凭证的作用。

三、有宣传教育的作用。

四、有规定人们行为的规范作用。

五、代表着公司形象、企业文化、人员素质，是重要的有形资产和无形资产。

公文的格式

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《武汉万网捷讯科技有限公司关于表彰2006先进工作者的通知》这一文件标题中，“武汉万网捷讯科技有限公司”是发文机关，“关于表彰20067先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开

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首，居于正文的上端中央。

二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5

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号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在

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左侧装订。

公文的行文关系

行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：

一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。

三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。

公文写作的基本要求

不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

二、要符合客观实际，符合工作规律。

三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：

（一）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精炼，篇幅要简短。

（三）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。

（四）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生歧义，耽误工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。

（六）必须使用公文语

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体，切忌使用网络语言。

（七）正确使用标点符号。

（八）正确使用顺序号，顺序号为：

第一级；一、二、三、四„„

第二级；

（一）（二）

（三）（四）„„ 第三级；1、2、3、4、„„ 第四级；（1）（2）（3）（4）„„

五、要符合保密制度的要求。公文的种类

公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：

上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

一般行政机关和企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

请示和报告

一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

（一）什么事情应该请示？

一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

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3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：

1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

二、报告。

报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：

一、情况；

二、经验；

三、问题；

四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：

一、情况；

二、原因；

三、责任；

四、处理情况和意见。

通知

通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事

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宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

通报

通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。

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通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。

通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。函

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

四、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。会议纪要

专门用于记录和发布重要会议内容的文种。格式为： 标题；会议纪要 会议时间： 会议地点： 会议主题： 与会人员： 会议记录：

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企业公文的制发程序

凡以公司或部门名义制发的各类文件，均须按以下程序处理：

一、制发文件单位拟稿。

二、送公司办公室核稿。

三、呈领导审阅签发。

四、机要员登记编号。

五、打字校对付印装订。

六、机要员用印留存归档。

七、发文单位发出文件（均以电子文档发出并打印一份张贴）。

八、发文单位检查、督办，报告文件贯彻、执行、落实与收效等情况。

九、重要文件回收登记销毁。

日期书写格式

在使用Word和Excel起草的各类文件中，如果日期书写格式五花八门，不仅难看还容易和数据发生混淆，特别是报表中错写的日期不能立即参与计算，给统计工作带来一定的影响。文件中的日期书写格式应为：

一、公历日期标准格式为；2007年2月6日；或：2007-02-06。

中文（农历）日期标准格式为：二〇〇七年二月六日，或：丙戌年腊月十九日。

二、日期书写不得以小数点或顿号代替年月日，如：2007.2.6； 2007、2、6。

三、年月日中的年号必须写全，不能简写成： 07年2月6日；或： 07-02-06。

四、中文日期的书写：

（一）凡使用繁体字的文件，日期可以中文格式书写，其方法是在Word中点“插入”/“日期和时间”，选择中文日期格式，如：二〇〇七年二月六日。

（二）书写中文日期不得以键盘输入“0”，如：二00七年二月六日，这样书写会十分难看。

（三）凡使用简体字的文件，最好不要书写中文格式日期。

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五、文中涉及到中国干支纪年和夏历月日应使用汉字。如：甲子年十月十五日 腊月二十日 正月初八等。

六、文中凡涉及到中国清代和清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年等均用汉字，这类纪年不应与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。如：秦文公四十四年（公元前722年）。

七、Excel中的日期是可以参与计算的，只能按公历日期标准格式书写。即；2007年2月6日；或：2007-02-06。如果需要使用实时走动日期，可输入日期函数：“＝TODAY()”。日期函数可以参与计算。

八、Excel中输入日期是十分简便的，如要显示；2007年2月6日，或：2007-02-06，只需输入“2-6”回车即可，如果未能正常显示，可在“设置单元格格式”中进行设置。

九、凡报表中含日期错写者，可替换为正确日期格式后再使用。

十、没有日期落款的文件是不规范的文件，法规性的文件日期落款就尤为重要。文件署有落款日期，可追索文件的成文时间与时效性，并可作为法律诉讼的重要依据。

公文的种类

公文的种类简称文种。

一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。

这些文种包括行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

一般行政机关和企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

请示和报告

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一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。“请示报告”不是一个文种，一个文件决不可同时使用。

（一）什么事情应该请示？

一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：

1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目

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原创整理资料 的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

二、报告。

报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：

一、情况；

二、经验；

三、问题；

四、今后意见。

如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：

一、情况；

二、原因；

三、责任；

四、处理情况和意见。

通知

通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

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一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是什么单位通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

通报

通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。

通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。

通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。函

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某

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项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

四、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。会议纪要

专门用于记录和发布重要会议内容的文种。格式为： 标题；会议纪要 会议时间： 会议地点： 会议主题： 与会人员： 会议记录： 会议内容：

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公文写作 使用正确顺序号 解决自动编号问题

一、文稿撰写、文件录入和文字排版的正确顺序号为： 第一级；一、二、三、四……

第二级；

（一）（二）

（三）（四）…… 第四级；（1）（2）（3）（4）……

二、去掉自动编号。在word中书写文件，如没有对序号进行设置，当回车时就会出现自动编号。只有不使用自动编号，排版才会十分自如。去掉自动编号的方法是：打开“工具/自动更正选项/键入时自动套用格式”，去掉“自动编号列表”勾选即可彻底去掉自动编号。

三、解决多种字体和序号问题。自动编号是有其方便的一面，但对于整篇文章排版会带来诸多的不便，特别是从多个文档中复制粘贴到一起的文件，除了字体不一，格式混乱之外，最令人头痛的就是序号不同。解决办法：将文件全选复制粘贴到记事本中，选取自动换行，统一格式后，再从记事本中复制粘贴到word文档中排版。

在office2007版本中 word 如何去掉自动编号 第一种办法：文字录入时即时去掉自动编号：

当在office2007版本中 word 中输入文字时，当输入第一个编号后，回车即会出现第二个编号，同时第一个编号左边会出现一个小图标（如下图）：

将鼠标对着小图标，即出现一个小三角下拉箭头，同时出现自动更正选项按钮：

点击小三角下拉箭头，即会出现如下图的下拉菜单，点“撤消自动编号”即可在本文中去掉本级自动编号。

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第二种去掉自动编号的办法（彻底去掉自动编号）：

一、单击word中左上角的“Office “Word 选项”。

按钮”，然后单击对话框下方的二、在“Word 选项”对话框中，单击“校对”，然后单击“自动更正选项”。

三、选择‘键入时自动套用格式“去掉”自动编号列表“勾选。

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公文的格式

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《武汉市人民政府关于表彰2006先进工作者的通知》这一文件标题中，“武汉人民政府”是发文机关，“关于表彰2006先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。

二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点

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符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

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十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

公文的文头纸模板制作 公文的载体是公文的文头纸。文头纸传统的制作与弊端：

传统的文头纸是在印刷厂印制。每年必须印制大捆大捆的文头纸备用。遇有机构改革或机构更名，就会重新印刷文头纸，造成大量的纸张浪费。电脑制作文头纸

现在使用电脑可直接将文头纸与文件制作一体化。其方法是：在Word中使用艺术字体即可制作完成，保存为文头纸模板，随时调用，既简单快捷，又方便排版。

制作一个文头纸模板文件即可。

公文写作中常见的问题

一、文种使用不当

（一）有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文文种，其余文种一概不用；

（二）有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；

（三）有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用

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时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；

（四）有的不知有命令（令）、批示、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等文种去代替。

二、格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：

（一）公文文头不规范；

（二）标题冗长、混乱、残缺不全；

（三）主送机关排列混乱；

（四）结构层次序数混乱；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送单位不正确。

三、行文规则混乱

（一）越级行文。

（二）多头行文。

（三）请示一文多事。

（四）党政不分。

四、提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

五、名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有： 一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

六、时间表述含糊

(一)用时间代名词而不用具体日期。(二)年份随意省略。

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(三)年份不使用公元纪年。

七、用词不当(一)词义误用。(二)生造词语。(三)词语使用不当。(四)滥用模糊词语。

八、不符合语法

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。

（一）成分残缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不当。

（四）语序不当。

九、数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

（一）是数字概念不清楚。

（二）是数字概念不准确。

（三）是数字书写形式不统一。在Word中按组合键输入注册商标符号 符号 符号名称

输入方法

© 版权符号 ® 注册符号 ™ 商标符号 Alt+Ctrl+C“组合键

按”Alt+Ctrl+R“组合键即可输入 按”Alt+Ctrl+T“组合键即可输入

按”Shift+Alt+Ctrl+?“组合键即可输入 ¿ 上下颠倒的”?“号 € 欧元符号 € 欧元符号 号 按”Alt+Ctrl+E“组合键输入

按下”Alt+128(小键盘上的数字)"组合键，也可以输入欧元符