文书档案整理过程中应注意的原则

第一篇：文书档案整理过程中应注意的原则

文书档案整理过程中应注意的原则

[摘 要]在文书档案的管理中，文书档案的整理是一个非常关键的工作环节，所以要想更好的提高工作质量，就一定要对文书档案整理过程中应该把握的原则予以更加清晰的认识，只有这样，文书档案整理的效果才会更好，工作的效率也会更高，本文主要分析了文书档案整理过程中应注意原则，以供参考和借鉴。

[关键词]档案;原则;整理

在档案管理工作中，文书档案整理占据着非常关键的位置，它也是档案工作中不容忽视的一个环节，只有不断的提高文书档案整理工作的质量，才能更好的提高档案查阅和利用效率的提高，所以在档案工作中，工作人员一定要仔细、认真的将这项工作顺利的完成。

一、重视档案管理和利用的便利性

(1)注意不同档案的保管期限、单位整理、装订

在整理工作中，应该按照文件材料自身的特点和使用价值的大小来确定其保管的期限，国家档案局已经做出了相关的规定，规定指出，文书档案的保管期限主要有两大类，一类是永久保存，一类是定期保存。前者就是说在不发生特殊的状况下，档案的保存期限可以无限期延长。定期保存的档案在年限上分成两种，一种是保存十年，一种是保存30年。

大家都知道整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等都按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件。

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后;计算机及其网络环境中形成的文件。若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后;(大家应注意的是发文稿纸;领导签字后，必须加盖单位公章)，正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;有文件处理单位的来文，文件处理单在前，正文在后。

方式与用材的选择：应归档的文件，可根据件内文件的厚薄而定，文件较薄的全县统一，可采用无粮浆糊等方式粘贴文件左上角，件内文件较厚的，用原来三孔一线的装订方式，装订时按1：8：6：的尺寸，以文件的左侧为装订边进行装订;去掉金属物后文件应取左边和下侧对齐，线两头分别留线背后打死结。

(2)保证档案形成机关和部门之间建立良好的关系

在充分的保证文件之间形成有机联系的前提下，将上级机关，同一级的机关和本机关应该管理的材料进行科学的划分，将同一类的进行妥善的整理，但是需要注意的是对于一些联系非常密切的文件，如果其不属于同一个部门，不能随意将其分开，如果要分开，必须要请示上级主管部门，得到上级主管部门的批示以后才能将其分割开。

(3)做好档案利用中的保密工作

在档案保密性上，总是采用一种观点去看待它是不正确的，但是这并不意味着档案的使用者就不对重要的档案进行保密，在实际的工作中，应该强化档案使用者的保密意识，同时还要做出严格的保密规定，让档案信息的使用者知道什么样的情况下需要对档案信息进行保密，保密的范围又是什么。

二、要保持档案的自然联系

(1)维护档案原有的历史联系

档案是对历史的最为真实和客观的反映，所以在档案工作中，对档案进行严格的管理的缘由之一就是要将事物原本的面貌更加真实客观的还原。

(2)保持档案信息的来源联系

档案是社会实践活动的过程中，由不同的党委构成的，在档案接收的时候也必须要体现出档案自身的形成单位，这也就说明，每一个档案都是有其出处的，在文书档案的来源方面应该注意到的一点就是注意保持文书档案自身的形成机关或者时生效机关，这也是工作中需要注意的一个重要内容。

(3)注意档案承载物的形式联系

一般情况下，档案都是又很多文书材料构成的，但是对文书材料内容进行承载的物质却存在着一定的差别，同一个内容，可以用文字的形式展现出来，也可以用声音和图像的形式展现出来，这样也就形成了文字稿和录音带以及录像带等多种文字资料。当前计算机技术在文书档案工作中也得到了非常广泛的应用，所以也出现了电子文件的形式，在文书档案管理的过程中，电子文书档案和纸质文书档案在管理的方法上存在着非常大的差别，所以在实际的工作中也需要对其进行研究，做好电子档案保护工作。

(4)尊重档案反映的内在联系

在文书档案工作中，我们所填写的文字材料实际上都是为了可以更好的解决单位运营和发展中存在的问题，在单位进行了一些重要的活动之后也会形成文字材料，这些档案的内容都是有着十分紧密的联系的，有些材料甚至是相互补充的，也是因为文字材料上存在着非常明显的内在联系，所以在实际的工作中也逐渐体现出了文字材料的整体性，不同的案卷虽然不划归为一类，但是其内在的联系是不能忽视的，在对文书档案进行整理的过程中也应该得到高度的重视，只有做好了这一点，才能更好的在工作中提高工作的效率和质量。

(5)考虑档案形成的时间联系

档案中的各种文字材料实际上都是在一定的历史时期所形成的，所以，同一个时期形成的档案在反应的内容上一定存在着某些共同点，将同一时期的档案放在一定位置可以很好的展现出这一过程中存在的问题，这对整体管理工作质量的提升都有着十分重要的推动作用。

三、尊重、利用档案的原有基础

原有的档案能够反映历史面貌。历史的原始记录和客观的有机联系，使档案能够如实反映本单位社会活动过程和历史原貌，继而使档案对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有重要的凭证或参与作用。

档案管理的标准不断变化，原有的案卷总是无法符合新要求。然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，反映了过去的真实历史面貌，起到了历史凭证作用。

四、结语

档案整理工作在档案管理工作中是一项基础性的工作，它也是档案工作得以顺利展开的前提，所以工作人员一定要对这一过程中出现的各种问题予以总结，同时还要掌握工作中应该坚持的原则，只有这样，档案整理工作的质量才能得到有效的提升。

[1]李萍.浅谈档案管理的保密工作[J].陕西档案.2012(03)

[2]陈碧燕.浅谈企业科技档案的收集与整理[J].办公室业务.2012(03)

第二篇：文书档案整理注意的几个问题

文书档案整理过程中 应当遵守的几个注意事项

归档文件的收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位工作会议材料（总结、计划、规划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上的发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

归档文件的判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材

稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文在前，复文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。文书档案管理分类：

归档文件采用机构——保管期限分类法进行分类。以每个科室为单位进行归档整理。

1、区分

①以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨的文件放入办结的。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008； 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。（参照本机关修订的保管期限表）

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的归永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设臵、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。（参照本机关修订的保管期限表）

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年。（参照本机关修订的保管期限表）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。（参照本机关修订的保管期限表）

设臵全宗号、机构、、保管期限、件号等必备项目。

1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

2、机构：填写所在科室。如：办公室或财务科。

3、：文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。

4、保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

5、件号：归档文件的排列顺序号。以为界，每年必须从1编起，不能跨连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号：永久、30年、10年各编一条）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如：

2007年永久件号：1、2、3……82 30年件号：1、2、3……73 10年件号：1、2、3……243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。归档文件编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

如20080708。

6、页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。文书档案管理装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1、装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。

3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设臵全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设臵全宗名称、、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

：填写本目录所登录文件的形成。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年

第三篇：文书档案划分保管期限应注意的问题

划分保管期限应注意的问题：

各部室整理文书档案，要根据总经理工作部电司总【2007】15号《关于印发公司机关文件材料归档范围及保管期限表和文书档案分类表的通知》文件规定划分保管期限。保管期限分为永久、30年、10年，在对每一份文件划分保管期限时，注意分析文件的责任者和具体内容来确定保管期限。

1、分析归档文件的责任者（即发文单位）

我公司的档案是以本公司为主，即本单位归档文件保管期限的划分，应“以我为主”，即“我公司”形成的归档文件的保管期限相对较长。针对“我公司”的文件的保管期限相对较长。

在相同内容、相同文种的情况下，本公司形成的文件比外单位形成的文件至少要长一个档次。如《湖北省电力公司关于印发新农村电气化建设管理等办法的通知》为永久保管，《国家电网公司关于印发新农村电气化建设管理等办法的通知》为30年保管。

针对“我公司”的文件的保管期限相对较长。如国家电网公司等单位针对我们公司下发的各项指标、计划、任务，各项专业工作、机构、组织设置等批复、通知为永久保管。

2、分析归档文件的具体内容

分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。

一是反映本公司的主要职能、基本面貌，其中以反映本公司职能的典型性问题尤为重要。本公司各项指标、计划、任务、工作总结、各专业总结、统计报表、重要的报告、本公司制定的法规政策性文件、召开重要会议、举办的重大活动等文件材料，为永久保管。二是反映本单位经济关系，如本公司的房产、物产及资产登记、重要的合同协议等凭证性文件材料。

三归档文件涉及个人利益的文件都是永久保存。如土地使用证、房屋产权证、员工学历证明、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、人事考核、职称评审、调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；职工、党员、团员、工会名册等文件材料；一般应作永久保管。

分析归档文件利用的时效性。某些文件只能在一段时间内有作用，其保管期限从短。归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析，同时还要结合文件的责任者来分析，一般来说，本机关、本系统责任者形成的内容重要的文件材料，可永久保存；内容一般重要的可30年保存。外机关、外系统形成的属本专业内容，且重要的文件材料，可30年保存；内容为一般的可10年保存，非本单位专业的文件材料一般不归档。

归档文件的形式分析要结合文件材料的责任者、内容的重要性等来分析。一般来说，本单位、本系统上级机关形成的重要的文件材料，可永久保存；一般的文件材料可30年、10年保存。

第四篇：清产核资过程中应注意的几个问题

清产核资是 企业 所有权人对企业的各类资金、权益、债务等有形资产与无形资产进行确认的过程。对企业进行清产核资是企业的所有权人在不对企业进行直接管理的前提下掌握企业经营状况的有效手段。因为任何一个企业的经营过程中发生的债权债务关系都会导致企业资产的变化，在 会计 报表上就显示为负债的增减、所有者权益的增减以及企业总资产的增减。诚然，任何企业都是营利性的组织，都要以合法前提下的赢利最大化为目标。因此，对企业进行清产核资的首要目的是检查企业的总资产是否比最初投入的资产减少了，并且检查这种减少是否合理——即检查总资产的有形流失 问题。而清产核资的最终目的是检查企业总资产在增涨的前提下增涨的幅度是否高于同期银行存款利率，否则这种增涨是不 经济 的增涨，等于是总资产的无形流失。对企业进行清产核资的主要方式是通过核查帐务、现有资金，确定损溢情况，进行资产重估，进而确定资产总值。进行清产核资工作，理论 上程序应由企业的所有权人发起，而不能由企业的直接经营者发起——当然，所有权人与直接经营者为同一特定主体(1)时没有必要进行启动程序人的区分，因为任何的自营机构都不会损害自身利益。这就产生了一个所有权人在清产核资问题上如何对待企业的心理问题。因为进行清产核资是一个客观行为，而清产核资的结果的产生却是主观作用于客观的结果。任何所有权人都不会希望自己的企业有亏损，都希望盈利，并且希望盈利幅度高于同期银行存款利率，——在企业有银行贷款的情况下更希望盈利幅度高于银行同期贷款利率——因此希望对企业的总资产进行确定，并时时进行监控，以防止资产缩水。针对企业所有权人的上述心理特征，本人认为对企业进行清产核资要从以下两个大方面着手。第一个大方面是规范企业的会计制度。所有权人首先要规范企业报表的统一性，因为企业的直接经营者会由于各种各样的原因导致企业报表的不统一。这就要求企业的所有权人在清产核资的过程中注意审查报表在一段时间内是否是连续一致的，中间有无间断，间断的原因以及间断被恢复后报表是否继续保持一致等问题，使报表体系首先有一个 历史 性的统一。在保证企业报表的历史性统一的基础上，审查企业在同一时段内的报表体系是否一致——如审查企业上交统计局的统计报表、上交国税局、地税局的税务报表、交予贷款银行的资产流转报表、向上级单位提交的经营报表、对公众和下级发布的报告等是否统一，有无差别(1)。但以上两个统一性审查只是形式上的清产核资，本人认为，在形式审核的基础上还要对企业进行实质的清产核资。具体来说，在对企业进行清产核资的过程中，主要应从以下四方面进行审核。第一，是否物证相符，即对企业现有实物进行清点，在此基础上将清点的结果与记帐凭证进行核对，看是否一致。第二，是否帐帐相帐符，即审核企业的明细帐与总帐是否一致，一定时间内的同类帐是否连续、衔接。第三，是否帐证相符，即在帐帐相符的基础上，审核记帐凭证与实际所做的帐是否一致，帐上的每笔数据是否都有相应的记帐凭证存在，相对应的记帐凭证有无更改、涂抹等可能使凭证不能反映真实情况的情形存在。第四，是否帐表相符，即审核企业所做的帐是否与企业上交的报表相一致。总之，要通过一切会计制度的规定对企业的清产核资进行审核。第二个大方面是建立并完善 现代 企业制度。通常认为清产核资行为只是一个确认企业所有权人权益的问题，而建立健全现代企业制度是企业建立的过程中章程的规定是否能够有效的、顺利的实施的问题，两者是互不相干的。但本人却认为，建立现代企业制度与清产核资二者是相辅相成、缺一不可的。因为现代企业制度不仅限于将原有企业改制为公司，也包括在改制过程中建立完善的会计制度、监管机制、人事制度以及资产保护制度(1)等。这些制度的建立有助于清产核资的顺利进行。同时，清产核资的开展是未建立现代企业制度的企业建立现代企业制度的重要契机，通过清产核资的有效进行，确定企业所有权人的所有权范围，为建立现代企业制度提供准备。最后探讨一下进行清产核资的学理上的原因。由于进行清产核资不是企业所有权人单方的行为，是其与企业直接经营者的互动性的过程，因而不能过于强硬，采取的 方法 也不应过于僵化。在维持工作原则的基础上，尊重经营者的意见、照顾经营者的情绪是极其必要的。这就要求企业所有权人不能随意对企业进行清产核资，而必须有选择、有理由、有步骤的进行。尽管各国实践中在对企业进行清产核资的过程中都会出现企业经营者借清产核资之机、利用清产核资过程内的混乱侵吞企业现有实际资产，或者用故意更改企业报表、记帐凭证等方式减少企业的帐面资产；更有甚者上述两种方式双管齐下。探究企业直接经营者上述行为的心理，本人认为，主要是因为企业内部激励机制不健全所致。企业直接经营者在经营过程中总会面对利益的双重选择问题，即经营过程中是实现企业的利益最大化还是实现自身的利益最大化的问题。因为这个问题不是简单的手段能解决的问题，涉及到具体的企业直接经营者的个人价值取向问题和个人心理问题。这种虚化的、隐性的问题，不可能通过普通的劝导、教育 解决，只有建立与这种心理针锋相对的机制。这类机制大体上可分为两类，一大类是惩戒机制，另一大类是激励机制。从当前实践的效果上看，惩戒机制并不适用于营利性的企业(1)，只可能适用于行政部门(2)，这就使激励机制在企业中的健全与完善成为必要。

第五篇：高考过程中应注意哪些问题

高考过程中应注意哪些问题？

第一、考前应该合理调节情绪及心理，考生应该每天合理安排作息时间，力争将自己的最佳学习状态调整到与高考时间同步。考生家长应尽量避免谈及考试结果，多和自己的孩子谈些轻松的话题，不要苛责自己的孩子，避免加重学生的紧张情绪。

第二、考生家长应合理安排考生的一日三餐。饮食要荤素搭配，营养全面，注意清淡，容易消化，保证能量。避免大鱼大肉，水果和蔬菜要保证。

第三、对于远离考场的考生，应适当提前一点时间出发，避免因交通拥堵耽误入场考

试。家长要提醒孩子带好各种证件和必备的文具。

第四、在每一考结束后，不要与孩子谈论发挥正常或者失常等问题，避免影响下一科的考试状态和考试心理。要注意调节孩子的情绪，多减压，少加压。

第五、家长要多关心孩子在考试期间的生理或者心理变化，当出现状况时，要及时疏

导。

第六、高考是一种高度紧张的脑力劳动，考生应讲究方法，全神贯注，注意解题技巧。

努力保证会的，冲刺有困难的，舍弃没有思路的。提倡全社会都要给学生创造安静的备考环境。考生家庭更是如此。

第七、考试结束后，应允许孩子合理放松，适度娱乐。但要提醒孩子注意安全，珍爱

生命。