行政秘书学考试知识点

第一篇：行政秘书学考试知识点

名词解析

一、公务秘书：指为党政机关、军队、社会团体、国有（或集团）企事业单位服务的秘书。

二、秘书工作：是因领导工作需要而存在的，是机关工作的一部分。秘书工作在领导工作中具有辅助性，在机关工作中具有枢纽性。

三、协调：是指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。（103）

四、期望值：是人们对他人或社会的期望指数。（105）

五、听知能力：又称理解能力。是秘书人员基本能力要求之一。听取领导者的口头指示，记录与会者的发言和来访者的陈述，都离不开秘书人员的听知能力。秘书人员的听知能力要求秘书人员注意力高度集中，具有迅速准确的理解能力。（94）

六、公务接洽：是办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。（41）

七、公文：公务文书的简称，属于应用文。广义上，指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务形成的文字材料。狭义上，指党政机关处理公务时所使用的公文。（151）

八、决定：

九、“T”型人才：是指按知识结构区分出来的一种新型人才类型。用字母“T”来表示他们的知识结构特点。“—”表示有广博的知识面，“|”表示知识的深度。两者的结合，既有较深的专业知识，又有广博的知识面，这类集深与博于一身的人才。（89）

十、智能素养：智能是知识、智力与能力的统一。素养是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习和积累所达到的水平。（88）

简答

一、简述公文写作的形式与要求。1.导语要提笔入题。2.正文要主题突出。3.表述要准确无误。4.篇章要条理清楚。5.结尾要当断即断。

二、简述秘书人员的基本能力要求。（93）1.表达能力:文字表达能力、口头表达能力。

2.听知能力：听取领导口头指示、记录与会人员的发言等都离不开秘书人员的听知能力。3.组织管理能力：计划组织能力、协调能力。

4.应变能力：对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和素质在应急状态下的临场发挥和综合反映，要求秘书人员有冷静的头脑和随机应变的机智性。

5.交际能力：秘书人员每天要与许多人员交往，要协调沟通上下、左右、内外的各种人际关系，因此秘书人员要加强交际能力的培养。

三、简述请示的概念与种类。(ppt)1.概念：是“适用于向上级机关请求指示、•批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。

2.种类：请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

四、简述秘书越位错误的主要表现。（104）

1.决策越位：决策是领导工作的基本内容，决策必须由领导作出。有的秘书人员不能充分认识这一点，本应由领导作出的决策，他却超越权限，自己为之。

2.表态越位：单位之间交涉问题，对实质性问题的表态，应由领导或领导授权才能进行。而有的秘书，领导未表态也没授权，他却先表明态度，造成喧宾夺主之势，陷领导于被动。3.工作越位：什么工作应由谁干，有时也有几分奥妙。有的秘书不明白这点，本来有些工作由领导出面更合适，秘书却抢先去做，从而造成工作越位。

4.答复问题越位：答复问题需要有相应的权威。而有的秘书缺乏这种权威，却擅自答复，这也是越位。

5.场合越位：有些场合，应适当突出领导。有的秘书张罗过欢，显自己过多，显上级太少，这也是越位。

五、简述协调领导之间关系的艺术。（107）

1.正确认识领导者之间的矛盾。领导者之间由于工作关系产生一些矛盾和分歧在所难免，秘书人员要正确对待领导者之间的矛盾和分歧，决不能一遇矛盾和分歧就意志消沉、无所作为。领导者之间矛盾级分歧可分为四类：（1）认识上的矛盾和分歧。（2）工作方法和领导风格上的矛盾。（3）利益上的矛盾。（4）感情上的矛盾。2.灵活处理领导者之间矛盾的艺术。

灵活处理领导者之间的矛盾，需采取有效的方法：

（1）沟通。当领导者之间的矛盾尚在萌芽状态，或这些矛盾源于认识和工作上的矛盾时，秘书应当采取积极沟通的方法予以协调。

（2）折中。当领导者之间各抒己见、相持不下、有损工作时，秘书可择机提出双方都乐意接受的折中方案，是矛盾得以解决。

（3）回避。对于领导之间有些长期积累、无法沟通的矛盾，秘书应当回避，避免夹在其中。（4）中立。领导者之间的矛盾和分歧可能暴露在秘书面前，秘书不得以被夹在其中时，秘书密须坚持不介入原则，严守中立。

六、简述秘书工作的形式。（39）1.撰拟公文 2.办理公文 3.办理会务 4.调查研究 5.信息工作 6.督查工作 7.协调工作 8.信访工作 9.公务接洽

七、简述协调同事之间关系的艺术。（109）1.处理矛盾的艺术（1）及时与同事沟通。

（2）注意自我反省并激励自己。

（3）通过“中间人”传话来终止对方的不满。2.增进同事间感情的艺术（1）主动沟通。（2）相逢开口笑。（3）善于“制怒”。（4）关键时刻送温暖。（5）求同存异。

八、简述配置秘书实施的原则。（79）

1.适应性原则。根据领导者个性特点和工作习惯来配置秘书。2.职能性原则。按照领导者的管理职能职能配备秘书。

3.类型性原则。根据领导工作的性质和秘书人员的特长，按照不同类型来配备秘书人员。

论述题

一、秘书工作的管理措施（83）

在当前社会下，各级领导机关面临着繁重的工作任务，因而对秘书人员提出了更高要求。机关领导任必须在宏观方面加强对秘书工作的领导与指导。在微观方面应采取必要的管理措施，以便高质量、高效率地为领导工作服务。1.对秘书宏观方面的管理要求

（1）坚持正确的政治方向，在思想上、政治上同党中央保持高度一致。（2）遵守工作纪律，全心全意为人民服务。（3）树立谦虚谨慎的优良作风。（4）严守党和国家的机密。（5）严格秘书人员的调配制度。（6）加强对秘书人员的领导和管理。2.对秘书微观方面的管理要求（1）分级管理与直接领导相结合。（2）实行严格的岗位责任制。（3）实行明确的目标管理。（4）实行交接班制度。（5）把好人才素质关。

二、公文撰写的基本步骤（160）1.接受任务，明确公文主旨。2.围绕主题，广泛收集材料。3.总体构思，拟定写作提纲。4.落笔撰文，从事草稿写作。5.加工润色，完成修改审核。

三、正确认识秘书工作特征的意义（52）

认识秘书工作的特征，不只是出于秘书学研究的需要，对于秘书人员角色意识来说，具有重要的启迪意义。

1.要有服从意识。由于领导工作与秘书工作是主辅关系，秘书人员就要充分认清职业角色，自觉服从领导指挥，围绕领导工作的目标和要求，调节秘书部门的行为。不能因为有了贴近领导的特殊地位，就以为具有了领导职权，不愿服从领导指示。从工作关系和职能地位，秘书就是秘书，领导就是领导，秘书必须服从领导，一心一意为领导工作服务。

2.要有全局意识。由于领导工作直接涉及全局利益，秘书人员就必须具有全局意识，要站在领导工作的角度观察和思考问题。立足具体工作，时刻从全局着想。

3.要有创新意识。在当今领导决策逐渐由经验决策变为科学决策，秘书人员必须提高参谋水平，为领导出新主意、新办法。

4.要有奉献意识。秘书人员把工作中的大量时间和精力用在了“幕后”，为处于“前台”的领导人的工作活动做准备，却很少得到夸奖。因此，秘书人员要增强奉献意识。

5.要有学习意识。秘书工作的综合辅助性特点，要求有高素质的秘书人员来承担。秘书人员要树立终身学习的观念，不断提高自身素质，努力使自己成为石英领导工作需要的“T”型人才。6.要有独立人格意识。秘书人员处理好工作的从属性与人格的独立性的关系。工作中既要按照领导意图行事，又要保持独立的人格。不能助纣为虐，最终与领导者滑向犯罪的泥潭。7.要有贯彻领导意图意识。领导意图是秘书人员思维的基点，秘书人员必须有贯彻领导意图的意识，不仅要领会领导意图，还要补充完善和创造性地贯彻领导意图。

四、秘书调查研究是“谋事之基，成事之道”（40）

材料分析

一、协调（103-110）（43）

（一）协调的涵义

协调：指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。

（二）协调自己与领导关系的艺术

秘书与领导的关系是一种特殊的上下级关系。领导与秘书的人际关系是互相理解的关系。1.正确认识角色地位，做到出力而不“越位”

秘书要正确认识自己的社会角色，在处理与领导关系时，要防止越位。这是社会分工所决定的差别，不承认或违背这种差别，就会影响整体效能。因此，在处理与领导关系时、秘书防止越位是一种积极的措施，而不是一种消极的限制。2.秘书设立恰当的期望值

期望值是指秘书对领导的物质和精神方面的期望。秘书要找到既能基本得以实现，又大体合理、适中的期望值。应做到：（1）正确审视自己，使期望值与自我相符。（2）将心比心，多站在领导角度考虑问题。（3）合理控制，减少或降低不合理的期望值。3.秘书加强信息反馈的艺术

首先，要实事求是地反应工作中的成绩和问题，辅助领导总结经验教训，完善措施，改进工作。其次，要抓住主流和共性的内容，把群众的意愿、要求和建议及时反映给领导，便于领导调动一切积极因素进行工作。

4.秘书处理自己与领导群体关系的艺术

秘书在日常工作中，不仅要面对直接领导，还要面对领导群体。处理好与领导群体的关系要做到：（1）在工作上，对领导要一视同仁，一样尊重。（2）在组织上，一定要做到下级服从上级。（3）在态度上，无论是主管领导还是非主管领导，要一律平等，一样对待。（4）在汇报和请示工作时，应按权限和程序办事。先是直接上级领导，再是高一级领导；先主管领导，再是全面负责的领导。

5.秘书提升自己在领导心目中地位的艺术

（1）善举无声。帮出好点子，绝不与领导争名利，把自己的功劳悄让给领导。领导会记住你的好。

（2）争辩有术。在某种场合做出某些让步，避免无谓争辩。把问题“冷处理”，使领导和自己得到重新思考的机会。（3）暗示有法。在不知不觉中把意见传达给领导，使领导觉得是他自己改正的，而不是因为你的指点。不伤害领导自尊心。

（4）进言有方。选择恰当时机进言，否则好事也会办砸。

（三）协调领导之间关系的艺术 1.正确认识领导者之间的矛盾

（1）认识上的矛盾和分歧：因为所受教育、所处地位、环境及思维方法不同造成的。（2）工作方法和领导风格上的矛盾：雷厉风行、三思后行，超脱、细致。

（3）利益上的矛盾：每个领导形成每一局部，局部利益与整体利益，局部利益与局部利益。（4）感情上的矛盾：能力不强、心胸狭窄，过分计较局部和个人利益等。2.灵活处理领导者之间矛盾的艺术

（1）沟通。当领导者之间的矛盾尚在萌芽状态，或这些矛盾源于认识和工作上的矛盾时，秘书应当采取积极沟通的方法予以协调。

（2）折中。当领导者之间各抒己见、相持不下、有损工作时，秘书可择机提出双方都乐意接受的折中方案，是矛盾得以解决。

（3）回避。对于领导之间有些长期积累、无法沟通的矛盾，秘书应当回避，避免夹在其中。（4）中立。领导者之间的矛盾和分歧可能暴露在秘书面前，秘书不得以被夹在其中时，秘书密须坚持不介入原则，严守中立。

（四）协调与同事之间关系的艺术 1.处理矛盾的艺术

（1）及时与同事沟通。有矛盾时，及时沟通。

（2）注意自我反省并激励自己。当得知有人对自己不满时，不用愤愤不平。不妨反省自己，想想与同事交往时是否有不妥之处，因而使别人对自己产生抵触情绪。（3）通过“中间人”传话来终止对方的不满。2.增进同事间感情的艺术

（1）主动沟通。第一，时机、场合、话题。第二，谦虚诚恳。第三，讲究语言艺术，商量式、安慰、互酬式语言，注意分寸。第四，善于体察对方心理变化，及时选择话题。（2）相逢开口笑。缩小彼此心灵距离等。（3）善于“制怒”。（4）关键时刻送温暖。（5）求同存异。

（五）协调的作用

做好机关内部人际关系协调工作，对促进决策形成，保证决策落实，理顺各种关系，优化整体功能，提高机关效率，具有重要作用。

二、会谈接洽（公务接洽、接待）（41）（136）公务接洽是秘书工作的主要内容之一。

第二篇：现代秘书学知识点考点免费下载

现代秘书学

1、秘书工作的含义、特点

含义：指的是以为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。

特点：政治性、综合性、辅助性、被动性、事务性、机密性

2、秘书如何正确处理与领导者的关系

1)尊重而不阿谀奉承4）诚实而不作假弄权

2)主动而不越位脱轨5）沟通而不封闭堵塞

3)服从而不盲目附和6）挡驾而不阻拦干涉

3、综理制、分理制（P44）

我国秘书机构的布局方式，根据秘书机构的性质和基本职能，大体上可以分为两种：一种是总体办公型模式——综理制；另一种是职能分工型模式——分理制。综理制又称分散制、集中制；分理制又称分散制、混合制。

4、秘书职能的定义、分类（P53）

定义：指的是秘书的工作、任务、职责、功用和效能的总称，它从总体上规定了秘书的工作方向、活动范围和行为准则，主要回答秘书大体上应该“做些什么”和“取得怎样的成效”的问题。

分类：基本职能：参谋政务、管理事务；

一般职能：是秘书工作任务、职责、内容的概括和综合，是秘书基本职能的具体化和明确化，带有普遍性和常规性，既适用于党、政、军、三资企业和私营企业的秘书部门大体上也是适用的。包括辅佐决策、协助管理、处理信息、协调关系、保守秘密

5、国家秘密的定义、划分

定义：指的是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限于一定范

围的人员知悉的事项。

国家秘密的密级：绝密、机密、秘密

6、秘书职能环境的含义

秘书职能环境：指的是从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。

7、文书及其相关概念的含义

文书：是人们在社会实践活动中，以一定的文字体式，用以表达某种意思、处理各种事

务的书面材料。

分类：1.私人文书2.公务文书

私人文书：是指个人、家庭或者家族在社会实践活动中形成和使用的文书。

公务文书：是指法定机关或组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成，并在特定范

围内使用的书面材料，是发布政令、传达领导意图、联系公务、指导和商洽工作、传递信息、交流经验、处理机关、单位内部业务工作及记载工作活动的一项工具。

公文就是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。

公文的分类：1.通用公文：是指党政机关和社会组织都普遍运用的公文。

2.专用公文：指的是军事、外交、司法、税务、审计等专门职能机构在其

特定公务活动中根据特殊需要专门使用的公文。

文件的含义：是指法定机关或组织按照一定程序撰制的文书，具有指挥性、指导性、知照性和法定的权威性，并印有固定版头的那一部分公文，是公文的一

部分。

文书、公文、文件三者的关系：文书的范围大于公文，公文的范围大于文件。

8、文书处理含义、基本要求、意义

文书处理：广义，指文书在机关、单位通过一道又一道的衔接程序和手续，使公务文书

从拟制形成到完成使命的全过程所做的处理工作，包括公文撰拟、公文办理，最后以立卷归档告终。狭义，一是收文处理，二是发文处理。

文书处理的基本要求：及时、准确、安全、简便、统一、实事求是、高效

文书处理的重要意义 : 1)、机关、单位联系各方的纽带

2)、可从中获取大量有价值的信息

3)、能有效减轻领导的负担

4)、保守党和国家机密的重要环节

5)、为档案工作奠定基础。

9、行文关系、方向和制度

行文关系：指的是根据机关、单位之间的组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。

这种关系，大体上可分为以下三种情况：同一组织系统上下级机关、单位之

间的关系；不同组织系统上下级机关、单位之间的关系 ；平行机关、单位

之间的关系。

行文方向：指以公文发出的机关、单位为基点，就发文机关、单位与收文机关、单位的职级关系所认定的公文运行去向。公文的运行方向有以下三种情况：上行文、下行文、平行文

行文制度：又称行文规则，是指公文在运行传递中应遵守的有关制度，这些制度主要包

括行文关系、行文方向、行文方式等。

根据国家行政机关公文处理办法的有关规定有以下几条：

1）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

2）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门

行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不

得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正

式行文。

3）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同

级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行

文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

4）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确

主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经

政府同意。

5）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

6）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关

应当责令纠正或撤销。

7）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

8）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用

抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

9）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

10）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

10、公文处理程序

收文处理程序可分为四个阶段：

a、公文的收受与分流（收受、分拣、拆封、登记、分送、（摘编））

b、办理收文阶段（拟办、批办、承办、注办、（办复））

c、组织传阅与催办、查办阶段

d、处置办毕公文（清退、归档）

发文处理：公文制发机关、单位的秘书部门从接收文稿到制作发出的全过程。

发文处理程序：拟稿、核稿、签发、批注、编号、审定密级、确定阅读范围、印刷、校

对、盖印、登记、封发等。

11、公文撰拟含义、特点、功用、基本格式

公文撰拟：公文撰拟就是秘书在其本职范围内所从事的各种通用公文和准公

文的起草。

公文撰拟的特点：1）有特定读者对象和明确的实用目的2）有法定的作者和法定的权威性

3）有相对稳定、约定俗成的规范格式

4）撰拟过程的集体性

5）内容表述上的简明性

公文撰拟的功用：1）决策和领导功用

2）规范准绳功用

3）宣传教育功用

4）知照联系功用

5）凭证依据作用

公文三大部分：A、眉首部分：1.文件份号 2.秘密等级 3.保密期限 4.紧急程度 5.版头 6.发文字号 7.签发人

B、主体部分：1.公文标题 2.主送机关 3.正文 4.发文机关 5.成文日期

6.印章 7.附件 8.附注 9.阅读范围

C、版记部分：1.主题词 2.抄送机关 3.印制版记（包括公文

印发机关或部门名称、印发时间和印刷份数）

12、调查研究的定义、特尔斐式调查法、头脑风暴式调查法

定义：指的是人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。

特尔斐式调查法：又称专家调查法，是函询的形式，向参与预测问题的有关领域的专家分别提出问题，然后将他们回答的意见进行综合、整理、归纳，又匿名反馈给各专家，再次征求意见，然后再加以综合、整理、反馈，经过多次反复循环，最后得出一个比较一致的意见。

头脑风暴式调查法：简称BS法，即无拘无束、自由奔放地思考问题的意思，是借开调查会的形式来研究问题，这种会议，不受任何框架的限制，在融洽、轻松的气氛中进行。

13、公共关系的含义

公共关系：是社会组织及其成员，为实现特定的目的，通过一定的传播媒体，加强与公

众的双向信息沟通，协调好与各方面的关系，塑造组织的美好形象，使组织与公共相互了解、相互适应和相互支持的一种持久的策略行动。

第三篇：秘书学知识点总结

秘书学知识点总结

第一章

秘书学的政治性与实践性很强，是一门综合性应用学科。秘书学的研究对象是研究秘书工作和秘书人员的一门学科。

秘书学是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和 1.秘书：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。2.秘书的类别：（美国）行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书；（我国）商业秘书、私人秘书、机关秘书、涉外秘书、企业秘书。3.秘书的职业特征：①服务的直接性②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化⑥资格认定制度化。

4.秘书工作：是一个涵义很广的概念，其工作范围包括文书处理、立卷归档、机要保密、综合承办、安排会晤、调查研究、公文写作、会务工作、信访接待以及领导交代的各项工作。

5.秘书工作的内容（简答）

答：1）文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）

2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）

3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）

7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理）

9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）10）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）

12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14）办公室管理（环境、设备、经费等）15）其他临时交办事项。

6.秘书工作的职业特点：①辅助性②综合性③机密性（机要性）④服务性（事务性）⑤政治性⑥被动性

7.泄密渠道：人员泄密、办公设备泄密、传媒泄密、科技泄密 8.如何理解秘书工作的辅助性？

答：辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位，决定了秘书工作的辅助性。

一、从属性：1）不能脱离领导，工作围绕领导2）不能超越职权3）只有发言权、无表决权。

二、能动性：1）秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和发展的，是受领导活动的制约和支配的。2）秘书部门需要处理的许多日常事务工作，往往预先估计不到，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。

9.秘书工作的作用：①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用（承上启下、联系左右、沟通各方）⑤公共关系作用⑥门面作用⑦耳目作用 10.秘书的原则：①保密原则②准确性原则③迅速性原则④实事求是原则 11.秘书工作的基本方法：①调查方法②研究方法③参谋方法

调查方法分：典型调查法、个案调查法、重点调查法、抽样调查法 研究方法分：比较方法、类比方法、分析方法、综合方法 12.秘书工作的常规方法

答：1）领会领导意图的方法（①把握领导近期工作的重点②从不同角度捕捉和领会领导意图③从把握领导个性中领会领导意图④从把握领导意图的实质上领会。如明示、暗示）

2）请示的方法（对象准确、内容单

一、时机适当、形式灵活）

3）报告的方法（客观事实、简明扼要、区分不同对象、选择时机、方式灵活）

4）挡驾的方法（来访、电话、事物活动）5）协调方法

6）督促检查的方法 7）信息沟通的方法 8）工作进程调查方法 9）工作时间管理方法

10）特殊情况下变通的方法

13.秘书常用的沟通方法：①口头沟通②书面沟通③手势沟通

14.秘书学：就是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。

15.秘书学的研究对象：①秘书工作及其规律②秘书活动③秘书学教学理论和相关学科。

秘书学的研究对象是专门研究秘书工作和秘书人员的工作。16.提高时间效率：①制定时间计划②合理使用空余时间 第三章

1.设置秘书工作机构的原则：①适应性原则②精简原则③稳定性原则④高效原则 2.日本秘书机构：①日本内阁官方②日本总理府③日本行政管理厅

美国：①总统办公厅②内阁部③政府服务总局

英国：①英国内阁办公厅②英国枢密院③英联邦秘书机构 3.秘书工作机构的性质：①机密性②辅助性③综合性④服务性 4.秘书工作机构的职能：①助手职能②参谋职能③枢纽职能④协调职能⑤保密职能⑥公关职能

5.秘书人员的自我管理：①工作管理②行为管理③时间管理④办公室环境管理.6．秘书环境安全需要：①房屋、设备的安全②信息的安全③处理突发事件 7.个人形象在其构成上主要包括六个：仪容、表情、举止、服饰、谈吐、待人接物。第四章

1.秘书职业道德修养：是秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下所进行的自我教育、自我修炼活动，以及通过自我反省、自我改造、自我锻炼所形成的职业道德情操和所达到的职业道德境界。

2.秘书必备的职业品质：①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习

3.高素质秘书：懂得两三门外语、会计算机操作、能熟练运用互联网、具有组织活动能力、语言组织能力、与人沟通能力、获得新知识的能力、与团队合作能力。4.介绍顺序：①将男士介绍给女士②将将年轻着介绍给年长者③将职位低的介绍给职位高的④将晚到者介绍给早到者 5.秘书的心理素质：是指秘书工作的特殊性要求其具备的对秘书职业活动有所帮助的心理品质特征的总和。

6.如何克服焦虑的心理障碍：①树立自信②不患得患失③制定新计划 7.如何在工作中保持心理健康：①树立正确的人生观②创造良好的人际关系③及时调整不良心理④参加各种有益活动

8.气质的种类：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质 9.秘书的知识结构

答：

一、秘书工作必备的基础知识：①科学文化知识②政治哲学知识③法律政策知识④外语知识

二、秘书工作必备的专业知识：①理论知识②业务知识③行业知识

三、秘书应具备的相关知识：①新的学科知识②管理学知识③社会交往知识④心理学知识⑤社会学知识

10.秘书的能力结构：表达能力、办事能力、组织管理能力、社交能力、实际操作能力、危机处理能力 第五章

会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。

1.会议的含义：一）是指有组织有领导地商议事情而集会的一种工作形式。二）是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。

2.“会务”是“会议事务”的简称，它包括会议的会前筹备、会中服务和会后落实等工作。

3.会议的构成要素：①会议名称②会议时间③会议地点④会议参加者⑤会议议题和议程⑥会议的形式⑦会议的文书⑧会议的结果 4.会议名称一般由四部分组成：①会议主办单位或会议范围②会议的时间或届别③会议的主题或内容④会议的类型

实际工作中，往往有的部分会被省略。要求突出主题，简单明了。如：经理办公会议、人力资源专业分析会

5.会议时间：要根据会议目的、客观条件等因素选择适当的时间和会期。包括：①通知开会的时间②会议开始时间③结束时间④每项议程时间

6.会议地点：根据会议的性质、参会人数、会议成本选择会议的具体地点。

如：琼州学院学术报告厅（至少容纳400人，6种语言同声传译）或者：人文社科学院会议室9603（最多容纳40人）7.会议参加者：①会议的主持人②会务组织人员③出席者④列席者⑤因讨论具体事项而特别要参会的而人员

要规定参与人员资格，适当控制会议人数。

8.会议议题和议程：包括会议的主要议题和其他要上会讨论的问题。会议的议程是会议讨论解决议题的程序

9.会议的形式：指会议进行的具体方式方法，由会议内容确定。如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。

10.会议的作用：①实施领导的重要工具。②领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学化的必要手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。③各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。

11.会前筹备工作：①明确会议内容②制定会前文件③准备会议用品④布置会议场地⑤沟通会议信息⑥开展会前检查

12.制定会前文件：①制定会议议程②制定会议日程③制定会议程序④编制会议方案⑤完成会议通知⑥制发会议请柬（邀请函）

13.会议通知：是传达要求相关单位或个人周知召开有关会议的文本。

会议通知：有书面、口头、电话、传真、电子邮件、广播、报纸、电视媒体等多种方式。

会议通知多采用书面和电话两种形式，以书面形式为主。

通知的内容包括：①会议的名称、目的、议题、②会期、与会人员、③报到日期和地点、交通路线、④携带的材料和个人支付的费用、⑤主办单位、联系人姓名和电话等。

14.准备会议用品：①制作会议证件②准备会议用品③制作证件

如：代表证、选举证、电子签到证、工作证、记者证、就餐证等。

设计上常选择红、黄、蓝、白等不同颜色区分正式、列席、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

15.准备会议用品：常用的：纸、笔、本、签到册、横幅、标语、花卉、会标、台布、照明设备、影音设备、复印机等。

现代电子会议所需的大屏幕、投影仪、传输设备、音译设备、电脑数据库等。

秘书人员要及时落实大会发言稿、讨论文件材料的打印、校对、装订工作。可以列出会议用品明细表，做好登记以免遗漏。

16.会场的布置应该考虑一下几个方面：①会场的选择②布局的选择③会场的气氛④会场用品，包括文具、饮料等⑤会场的音视频设备、灯光、空调等⑥签到、标识座次

会场气氛主要通过会标、会徽、画像、旗帜、标语、花卉、灯光、窗帘、台布等物品的装饰烘托出来

第六章

1.办公环境的概述：办公环境即办公室环境，它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围、公众关系、所在地、建筑设计等、装饰装修、室内温度等一系列因素的综合构成。

2.办公模式：开放式、封闭式 3.办公环境选址：①根据组织的业务性质的需要选址②通讯和交通灯服务设施的配套水平③周围绿化水平、空气质量等因素④对所处地区的长远发展做合理的预期，以免给组织未来的发展造成不必要的困扰。

4.保持办公环境的整洁有序：1）办公环境的清洁：①保证上司办公室的整洁②保持自己办公位置的清洁有序2）办公设备的合理摆放：①办公台要放在光线良好的地点②书柜、文件柜靠墙③小型的办公设备可直接摆放桌面，当然这要给秘书提供空间足够大的组合式办公台④一些常用文件的存放工具要以台上文件存放架等办公用品来进行分类，清晰地摆放并置于可以随手取到的地方以便查阅⑤电话机（左边）、垃圾箱、笔尺和起钉器放在小盒子里 5.信件分类：急件、要件、普通件

6.邮件的收取：①分拣（按收件人分拣、按照收件部门分拣、按收件的重要性分拣）②拆信（确定拆信的种类、邮件拆封的方法）③阅函④登记⑤呈送 7.邮件的寄发：①检查邮件②签发邮件③复印存档④打印信封⑤核对地址⑥装封登记

8.接待工作：是指组织在对内、对外联络交往中所进行的接洽接待工作。接待工作是组织整个联络工作的一个重要组成部分，也是秘书工作的一个重要内容。9.接待的分类：①上级检查、业务往来、参观访问等一般事务接待②内容接待和外宾接待③个别接待和团体接待④有约接待和无约接待⑤日常一般性接待和高规格接待

10.接待的方式：迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式

接待规格往往通过迎送、宴请、陪同、食宿等方面来体现。对等接待是最常用的接待方式 11.接待工作程序（重要）

答：1）制定接待计划：①接待规格②接待规格的确定③日程安排④经费预算⑤工作人员⑥其他事宜

2）开展接待工作：①内宾接待（接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、迎接来宾、商议日程、安排会谈、陪同参观、送别客人、接待小结）②外宾接待（接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、欢迎来宾、商议日程、礼节性拜访、宴请、正式会谈、签订协议书、陪同参观游览、互赠礼品、欢送来宾、接待小结）

3）善后总结工作：①通知接站②总结提高③文件归档

12.接待经费涉及方向：①工作经费（租借会议室、打印资料等费用）②住宿费③餐饮费④劳务费（讲课、演讲、加班等费用）⑤交通费⑥参观、游览、娱乐费用⑦纪念品费⑧宣传公关费用⑨其他费用 第七章

1.分析开放式办公室

答：优势：①灵活应变，工作位置能随需要而移动改变②节省面积和门，节省费用，能容纳更多员工③易于沟通，便于交流④易受监督，员工的行为易受监督⑤容易集中化服务和共享办公设备

劣势：①难保机密②难集中注意力，员工容易受电话、人们走动等干扰③房间易于有噪音，影响他人④员工难于找到属于自己的私人空间 2.分析封闭式办公室

答：优势：①比较安全，可以锁门②易于保证工作的机密性③易于员工集中注意力，从事细致或专业工作④易于保证隐私，明确办公空间由自己使用

劣势：①费用高，墙、门等占用空间多，装修费用高②不利于监督③难于交流、员工被分隔开，易感觉孤独。

3.公章的使用程序和方法：①用印申请②用印签批③用印规范（确定用印方向、蘸均印泥、端正盖印、用印监督）

4.值班工作的分类：常设值班、轮流值班、临时性值班 5.值班工作的主要任务：传递信息、办理领导临时交办的事项、负责接待工作、处理来函来电、掌握领导外出情况、确保安全、处理突出事件、承办临时事项。6.值班记录包括：接待记录、、值班日志、值班报告、会晤接洽记录、来访登记表、外来人员登记表、值班电话记录表

7.交接班的注意事项：①当面交接②交齐各项值班记录表，说明在班内出现的情况和处理方法③接班人清点物品，并与记录表进行核对，比如值班钥匙数目、仓库设备数量等④交接双方签字 8.电话接待的程序与方法

答：1）接听电话：①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录

2）拨打电话：①通话准备②准备拨号③自我介绍④陈述清楚⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录 第八章

1.信息的定义：信息是事物存在方式或运动状态的直接式、间接的反映。

2.信息的基本特征：①客观性②传输性③时效性④共享性⑤开发性，受历史与认识能力局限

3.信息的分类：

①按人对信息的感知方式分：直接信息与间接信息； ②按运动状态分：动态信息和静态信息； ③按信息内容分：社会信息与非社会信息； ④按信息形式分：内储信息和物化信息； ⑤按信息载体分：语言信息与非语言信息； ⑥按信息的范围分：微观信息与宏观信息。4.秘书应做到以下工作：①制定合理科学的突发事件处理程序②对全体工作人员和相关负责人做安全常识、急救、自救逃生的培训③在办公室的显著位置④定期举行紧急情况模拟演习⑤明确工作人员在突发事件处理中的职责⑥定期检查维护安全设备，保证安全通道畅通。

5.秘书信息工作的含义：秘书工作一般由收集、整理、传递、储存、反馈和利用六大程序组成。6.信息的渠道：①信息收集的范围②网络渠道③会议渠道④文件渠道⑤业务渠道 7.安排旅行计划：①出差时间，返程时间②出差的路线③会唔人员④ ⑤携带文件⑥陪同人员⑦差旅日程表 8.鉴证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的鉴证盖章。

9.黄皮书：国际已生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。

10.调查研究：是人们运用专业的调查研究方法，对具有重大意义的事件或需要解决的问题，通过正确的方法搜集、整理、分析、研究资料，得出结论，从而认识客观现象的本质及其发展规律的一种主动的实践活动。11.秘书调查研究工作的特点：一致性、经常性、广泛性

12.调查研究的作用：①为领导决策和管理提供支撑②调查研究是完成工作的基础③提高综合素质的重要途径。

13.调查研究的方法：①实地观察法②个别洽谈法③座谈调查法④问卷调查法⑤通信调查法⑥网络调查法 14.调查研究的阶段：

答：1）准备阶段：①明确目的、确定课题②确定调查对象③制定调查方案

2）实施阶段：①调查材料的收集②认真综合分析研究材料3）表述阶段：①研究调查材料②撰写调查报告

15.调查方案内容：①调查的目的和课题②调查对象和范围③调查的时间和步骤④调查的类型和方法⑤调查的组织和分工⑥调查的准备和经费 16.秘书督促检查工作的具体范围包括： 答：1）上级组织交办的要求汇报的事项

2）本组织的领导批示及会议决定的事项

3）本组织执法的文件贯彻落实情况，下级请示的办理情况以及下级要求帮助解决的有关事项

4）新闻单位披露的或人民群众反映的有关本组织工作上存在的问题或要求核查的问题，各信息渠道反映的有关本组织中出现的重要问题等等。

17.秘书工作进程调度常用的方法：①ABC分类处理方法②集中办理与分段办理进行相结合的方法③统筹计划法 第十章

1.文书工作：是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

文书处理工作的内容包括：发文、收文、管理、立卷归档。公文办理分为收文和发文。

2.收文的处理程序：①签收、拆封和登记②分办和传阅③拟办与批办④承办、催办和注办

3.发文的处理程序：①拟稿、审核与签发②缮印与校对③用印、登记与封发 4.文书整理归档的基本原则：文书归档的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5.机关文件材料的归档范围（重点）

答：一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。6.文书整理归档的基本程序和方法：①编制分类方案类目②初步整理③系统整理④归档

7.机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。8.档案工作的基本内容

答：档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

基本内容包括：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。9.档案工作的性质：①信息性②管理性③科学性④服务性⑤政治性⑥机要性

秘书文档管理

文书工作和档案工作是秘书工作的重要组成部分，包括以下三个方面：

一、文书处理的程序 •

（一）发文处理。

•1.草拟：指秘书根据领导指示或意图起草稿件。•2.修改：草拟完稿件要认真进行修改。

•3.审核：审核又叫核稿，秘书部门负责人或机关领导人，对文件做从内容到形式的全面的检查和修正。把握好“三关”，行文关，政策关和文字关。•4签发：领导人在签发时要做到严谨、谨慎。

•5.复核：是发文办理中的第二次审核，是在正式的公文印制之前，秘书部门对签发的文稿进行复查审核。

•6.用印：经过复核的公文要加盖公章以示有效性。

•7.发文登记：有专门的发文登记本，一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。以便日后核查。

• 8.分发：即分封和收发，由秘书部门通过邮寄、传真、直接递送等方式送达收文单位或个人。

（二）收文处理程序 •1.签收：

• 首先要清点，其次要检查，最后签字 •2.分类：

•将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分 •3.呈送：

• 记得文件中的要件、保密函件，重要人物或部门来的信件，及时呈送给领导和各个部门。•4.拆封：

•要保持信件的完整，特别是里面的文件不得损坏，拆开后对信件的内容进行检查，核对订购物品的品种、数量、规格。传真信件进行复印后在进行处理。不慎拆了别人的信件，要及时向收件人道歉

•5.阅信：注意不要误看私人信件，不要遗漏信件中的附件等等。•6.登记:按收文薄所列内容逐一登记

•7.处理:秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。

•8.拟办:是由领导人批办之前，由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见。•9.批办:是指领导人对来文由谁处理，如何办理做出决断的行为

•10.传阅:。需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向。

•11.承办:是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求，对文件进行具体办理、落实的过程。•12.催办:指对每份文件处理环节的催促。

•13.办结:由具体的承办人在文件处理单上留注或电话回复承办结果和日期。表明文件办理结束的行为。

二.文书的整理归档

（一）文书的整理归档的基本原则与要求。

•文书处理必须准确、及时、安全、保密、加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。

•文书处理工作的具体要求是： •1.必须准确、周密、确保质量。•2.必须及时、迅速、注重时效。

•3.必须做到安全、可靠﹐确保国家机密。•4.必须加强集中统一管理。

•5.必须坚持实事求是，按要求和规定进行。

•6.精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。

（二）机关文件材料定义及分类

•机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

• 从门类上可分为：文书、人事、基建、会计等。• 从载体上可分为：纸质、磁性、电子等。

（三）机关文件材料的归档范围。

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

4.其他对机关工作具有查考价值的文件材料。

（四）机关文件材料不归档范围

1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三.档案工作的内容。

（一）档案工作的基本内容。

•档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的工作内容从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说，是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为八个环节。前六个环节为基础工作，后两个环节为编研利用工作。

（二）档案工作的基本性质。

•1.服务性：档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，所以是服务性的工作。

•2.管理性：档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

•3.政治性：档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

•4.科学性：档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容，它为科研和科学管理工作提供必要条件，所以是科学性的工作。

•5.文化性：档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。

（三）档案工作的基本任务。

•1.坚持集中统一管理档案的原则。•2.建立国家档案工作制度。

•3.科学地管理档案，大力开展档案信息资源4.逐步实现档案管理的现代化。•5.使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。

（四）档案工作的基本原则。

•《档案法》第五条明确规定了我国档案工作的基本原则，即档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。其内涵包括3方面：

1.统一领导、分级管理。这是我国档案工作的组织原则和管理体制。•2.维护档案的完整与安全。这是档案工作的基本要求。•3.便于社会各方面的利用。这是档案工作的根本目的。

第四篇：秘书学考试重点

秘书工作的特点是什么？

（1）辅助性

“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

（2）综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

（3）机密性

秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

（4）服务性

秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。1985年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。①为本机关领导和上级机关领导服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。

秘书工作机构设置有哪几项原则？

1.精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。

2.纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。

3.横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。秘书工作机构有哪些职能？

1.助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。

2.参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。

3.枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。

4.协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

5.保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。

6.公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。女性秘书自我保护意识和方法

有了自我保护意识，还需要自我保护方法。有经验和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的经验，概而言之是：坚持原则，灵活对待，防微杜渐，自尊自爱。具体方法主要有： 工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；

穿着打扮朴素优雅，不艳丽，不新潮；

言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻；

对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；

不接受分外的报酬和贵重的礼物；

不参与同事关于男女情事的谈话；

不在上司办公室作非工作性的逗留；

不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；

不让对方误解你的关心和帮助是爱情；

不接受男性上司或同事的单独邀请；

尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；

尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；

及时表明你已婚或已有男朋友；

不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；

必要时依靠法律，寻求保护。

秘书应怎样处理好与上司的关系？

1、秘书与上司关系的特征

（1）工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。

（2）知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。

（3）人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。

2、秘书与上司关系的处理原则

（1）主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。

（2）服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。

（3）委婉提醒，适时规劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。

（4）维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。

怎样做好日程安排工作

1、服从于组织的总目标和整体计划：上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分。秘书为上司，即使是主管安排日程时，首先应该考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合、工作制约，如发现有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决。

2、区分轻重缓急：秘书应对上司的工作任务、各种会议、经常联系的同事和客人、计划中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录。然后，分清轻重缓

急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排。

3、随时补充、调整：秘书不可墨守成规，而应随机应变，仍应根据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消。

4、提示和督促：秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表。而且还有责任帮助上司实施。包括帮助上司记忆工作的内容和时间表，及时提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司密切配合等等。

5、酌留弹性、劳逸结合：安排上司的工作日程切不可满打满算，一般不超过工作量的50%。既要考虑到临时增加的内容，又要留出足够的时间让上司做准备，免得穷于应付，反而达不到工作效果，也应该注意上司的劳逸结合，白虎上司的身体健康和情绪稳定。

收文和发文的办理程序是怎样的？

收文处理程序：

（1）签收、拆封和登记。

签收。要对照文件投递清单或送文登记薄认真清点，做到四个“查清”。

拆封。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件是否齐全。登记。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式。

（2）分办和传阅。

（3）拟办与批办。

拟办。文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

批办。指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（4）承办、催办和注办。

承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

主办。也称办复。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简单注明。发文办理程序：

（1）拟稿、审核与签发。

拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

审核。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”。

签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

（2）缮印与校对。

缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。

校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

（3）用印、登记与封发。

用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。

登记。主要是为了便于对文件的管理和查找。

封发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

公文立卷的意义。

（1）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

（2）公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。

（3）公文立卷，为档案工作打下了基础。

什么是案卷归档？怎样进行案卷归档？

案卷归档：有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。

(1)案卷目录的编制。案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。

有2种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

（2）检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。编制的内容有：文号索引，文件分类目录。

（3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。要注意归档范围，归档时限和归档要求。

沟通有哪些类型和方法？

沟通，由不同的标准可分不同的类型和方法。从组织关系来分，可分为内部沟通和外部沟通；又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。从沟通的一般关系来划分分为

1）单向沟通。即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通。

2）双向沟通。即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。

3）多向沟通。即一方同时向两个以上的对象所做的呈辐射型的沟通。

沟通的主要方法分

1）直接沟通。即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。

2）间接沟通。即通过第三方中介或媒介所传达的沟通。

3）明示沟通。即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通

意图，这是常用的、基本的方法。

4）暗示沟通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例题

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

第五篇：秘书学考试试题及答案

«秘书学»试题及答案

一、名词解释(每小题3分，共18分)

1．秘书

秘书是为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务，发挥助手作用的一种社会职业。（1）秘书的社会属性，是社会中的服务职业，第三产业。秘书是一种社会职业人员，有职业准入的权利。（2）职业性质，是秘书的本质属性，具体表现为，为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务。

2.秘书的表达能力

秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。

3.信访

是来信来访的简称，是指信访人通过书信、走访、电话、电报等形式，向党和国家机关、人民团体、企事业单位及其负责人反映情况，表达个人或集体意愿，并由有关机关和单位负责处理的社会活动。

4.办公自动化

办公自动化或称办公室自动化，其英文名称为office Automation,简称为OA。这是自动化的一个分支，最早是由美国通用汽车公司D.S.哈德于1956年首创的。这是一门综合性很强的学科。

5.协调

就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。

6.会见

会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。

二、简答题(每小题5分，共30分)

1.简述秘书工作的政治性主要体现在哪几个方面?

政治性主要体现在三个方面：一是阶级性。领导工作是有阶级性的。任何领导集团总是代表着一定的阶级利益，为实现一定的政治目标服务的。因之，作为辅助领导的秘书工作，也必然具有鲜明的阶级性。二是政策性。秘书工作必须遵循政策性原则。办文是政策性很强的工作，不少文件本身就是政策性的规定。三是机要性。秘书工作是一项机要性工作，这是秘书部门处于领导中枢的辅助地位

所决定的。秘书工作的机要性，使保守秘密成为秘书工作的一条重要原则。

2.简述信息工作的原则。

信息工作的原则：

一、实事求是原则。实事求是是党的思想路线，也是信息工作必须遵循的根本原则。

二、时效性原则。信息与时效不可分割，两者的关系是正比。

三、主动性原则。秘书工作具有从属性，带有一定的被动性。

四、整体性原则。信息工作的整体性在于它的联系性和协调性。

五、内部性原则。秘书部门的信息工作具有较强的内部性。因而决定了它具有一定的保密性。

3.简述公文撰拟的特点。

(一)写作动机的制约性。公文的写作动机不是撰拟者个人的意愿，不是有感而发，而是完全受命于领导的指令授意，必须忠实地贯彻领导意图。

(二)写作思维的抽象性。公文写作以抽象思维即逻辑思维为主，舍弃事物的具体形象，以抽象的概念、判断、推理来揭示事物的本质。在写作中，主要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段。

(三)写作体式的规范性。作为公务文书主要构成的通用公文与专用公文，它们在体式上的要求更为严密规范，带有法定性、程式性的特点。(四)写作受体的确指性。文章写作，都有其写作受体，即读者对象。但公文写作的受体是确指的，它有特定的读者对象，即收文机关。

4.列举值班工作的任务。

值班工作的任务，主要有以下几项：

(一)信息沟通。这是值班工作的一项基本任务，它包括上情下达和下情上达两个方面。(二)承办领导交办事项。领导交办的任务是多方面的，值班人员应积极主动地办好这些事情，并向领导汇报办理结果。(三)负责工作接待。对外来联系工作的人员，值班人员应热情接待，酌情处理。(四)处理急文和突发事件。值班人员在节假日和领导下班期间，要担负起处理急文和突发事件的任务。(五)承担本部门，本单位的一些基础性服务工作。

5.简述调查研究的基本原则。

秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

6.简述保密工作的特点

保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时间性与一定的区域性(即保密范围)而言。

三、论述题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）

1、试述现代秘书职业的主要特征。

（1）秘书服务对象多元化。现代秘书活动的范畴，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的生产实践和科学文化活动之中。不仅国家机关、社会团体的领导人身边设置了秘书部门和配备了秘书人员，而且实业家、科学家、作家、学者、演员等一切需要秘书辅助和综合性服务的社会人士，只要具备一定的财力，都可以聘用秘书。秘书已成为从业范围十分广泛、从业人数十分众多和一种社会职业。服务对象的多元化，已成为现代秘书职业的一个重要特征。

（2）秘书主体商务化。所谓秘书主体商务化，是指我国秘书队伍的主体将由党政秘书逐渐让位于商务秘书。从我国政治、经济体制改革的大趋势看，在精兵简政的制约下，党政秘书的数量不可能有较大的增长。然而，随着社会主义市场经济的长足发展，国有企业尤其是乡镇企业、“三资”企业、私人企业异军突起，给为数众多的秘书就业提供了广阔的市场，这就使秘书队伍将发生了巨大的变化；商务秘书以惊人的速度增长。二十一世纪，我国将实现四个现代化，社会主义市场经济将长足发展，与工商企业的迅速发展相适应，商务秘书的增长也就必然越来越大。在市场经济的舞台上，商务秘书必将唱起主角。这是国际秘书职业发展的历史经验，也将是我国秘书职业发展的大趋势。

（3）秘书知识技能专业化。秘书工作已形成一门专业。秘书有了办文、办公、办事，综合处理信息资料，办理日常公务等特定的职业活动内容。秘书已有了职业技能培养教育体系和任职资格考核体系，以及指导秘书从业实践的秘书工作理论体系，还有了秘书行业协会、学会和国际性秘书行业组织，由此可见，现代秘书同教师、医师、律师、会计师、工程师等一样，都属于现代社会的专业人才。

（4）秘书劳动价值商品化。在商品经济时代，任何劳动都含有商品性质。秘书工作是一种复杂的脑力劳动，秘书的劳动也带有商品性，其价值也就具有商品化特征。在市场经济条件下，他们的劳动价值的商品化特征就日益突出地表现出来。

2、秘书处理人际关系的一般准则有哪些？

（1）尊重。秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。

（2）礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是最近的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

乐于助人。秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和帮助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。

（3）赞美他人。秘书不是卑贱者，但他（她）的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确地估量自己，又能正确地看待别人。

宽容与体谅。秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和谅解。

（4）公允。公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。

四、实务操作题(本大题共1小题，12分)

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

五、讨论题（本大题共1小题，20分）

结合材料，谈谈你秘书这个职业的看法。

另类秘书

“在公司里做秘书。”——以前别人问起我的职业，我总是据实道来。十之八九，人们会因此对我投来异样的目光。

真的，不知道从什么时候起，秘书成了“小秘（蜜）”的同义词，也因此被蒙上了一层暧昧的色彩。这让我很有些不自在进而愤怒起来。

于是我学乖了，只说是“做行政工作的”。——反正这也不能算是撒谎！我上职高时念的就是文秘专业，选择它仅仅因为它很适合女孩子。毕业后进了外企，而且是一家非常规范的公司。据说在国外的总部,倘若一位男员工对女同事说句“你真漂亮”,就可以被投诉性骚扰。在这里秘书就是秘书，干的活儿繁杂而琐碎。替经理们订机票，订酒店，打字，复印，发传真„„这些都是工作职责中明文规定的。还有一些是虽未明文规定却约定俗成的事——中午到马路对面替老板买三文治，帮老板的菲佣办护照„„中国人还好些，倘若碰上个丝毫不懂中文的外国老板，真的像照顾一个孩子。

公司的规矩：秘书永远是秘书，在工作性质和发展机会上与经理级有着质的区别。因此很自然地，有些秘书会觉得这份工儿没有多大前途。她们喜欢这个公司，喜欢身旁的工作环境，喜欢这里不低的薪水和福利，惟独不喜欢自己的工作。于是心里便盘算着先做几年看准了机会离开。亦有另一部分人干得很专心也很安心。因为这并非人们想象中那样是吃青春饭的职业。恰恰相反，它可以做一生。无需年轻美貌，只须细心、耐心，外加性格好即可。国外有不少四五十岁的妇女做了半辈子的秘书，那是她们一生的职业。

在这里经理们与秘书们工作中互相尊重。经理让秘书办事通常都会用“please”开头，用“thanks”结束。然而二者间几乎不曾有过暧昧的关系。这是禁令，亦是人们所认同的现实。经理们行则飞机住则五星级大酒店，秘书是那个为他们订机票订房间的人。虽然在一个办公室里，却生活在两个世界。正应了那一句话：“你有你的，我有我的方向。”

就这么一天天干着这份工作，不管心中是不是喜欢它。秘书只是一份工作，正如同经理也是一份工作一样。我们是高级办公楼里惟一不穿名牌的人，心中却也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘书节。几乎没有人会忘记在我们的桌子上放一束花，一张卡，或是一个可爱的绒毛玩具。已经习惯了身旁有如此能干的秘书，经理们知道，没有我们，自己的工作会是一团糟。

《另类秘书》的主要倾向，相对而言，具有多样化的特点。因此允许考生把握以下各点中的任何一条展开分析论述：既可以着眼于领导与秘书的关系，也可以着眼于秘书与经理、助理在管理层次上的界限分明，还可以着眼于秘书工作中的明文规定与约定俗成之间的关系，或者着眼于秘书从业者必须具备的耐心与细心等等。要求自圆其说，具有一定的深度，不必面面俱到。（本题较为开放，主流价值观正确即可。可酌情给分。）